Главная Вопросы Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере Акционерного общества 'Информационные спутниковые системы'. Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направле

Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере Акционерного общества 'Информационные спутниковые системы'. Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направле

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство культуры Российской Федерации

Казанский государственный университет культуры и искусств

Факультет информационно-документных коммуникаций

Кафедра документоведения

Курсовая работа

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

СЛУЖБЫ КАДРОВ

Исполнитель работы:

студентка 0-103-с группы Е. Станкевич

Научный руководитель: к.п.н., доц. Матвеева Г.В.

Казань, 2012

- Введение

Введение

документация кадровый отдел обеспечение

Актуальность темы работы обусловлена тем, что документационное обеспечение деятельности кадровой службы - важная часть управленческой деятельности учреждения любой организационно-правовой формы собственности, так как кадровая документация является основанием для начисления пенсии, учета трудового стажа и размера заработной платы и др. вопросов персонального характера. Сложность документационного обеспечения кадровой деятельности организации объясняется тем, что никогда не разрабатывался комплексный единый нормативный или нормативно-методический документ общего действия, в котором были бы установлены требования к комплексу и оформлению документации по личному составу. Система кадровой документации складывалась годами и является «продуктом» труда целого ряда ведомств. При таком положении дел неизбежно появляются разноречивые требования, как к видам документов, так и к их оформлению. Следует добавить, что в последнее десятилетие возникли сложности с распространением нормативных документов, регламентирующих деятельность кадровых служб, и автоматизацией их деятельности. Все сказанное выше определило актуальность изучения документационного обеспечения деятельности кадровой службы.

Объект исследования

Предмет исследования

Цель исследования - изучить документационное обеспечение управления отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани» и возможности его совершенствования.

Задачи исследования :

Изучить теоретические основы кадрового делопроизводства;

Проанализировать деятельность отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани»;

Охарактеризовать нормативно-методическую базу, регламентирующую документационное обеспечение отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани»;

Проанализировать особенности документирования и организации работы с документами в отделе кадров МУК «ЦБС г. Казани»;

Поставленные задачи решались поэтапно с привлечением следующих методов: аналитико-синтетического, сравнительно-описательного и системного методов.

Выбор названных методов обусловлен необходимостью рассмотрения документационного обеспечения деятельности кадровой службы как системы, в рамках которой функционируют подсистемы и отдельные элементы. Изучение данных подсистем и элементов (методы, способы и средства документирования, документные массивы и потоки, и т. д.) позволит выявить состояние документационного обеспечения кадровой деятельности учреждения и наметить пути его совершенствования. Таким образом, системный метод лежит в основе данного исследования.

Методы анализа и синтеза использованы при изучении а) литературы по теме исследования, б) документов, регламентирующих деятельность учреждения и службы кадров в составе данного учреждения, в) документов, как продукта документирования, а также постановки делопроизводства в кадровой службе учреждения.

Сравнительно-описательный метод привлекался в ходе изложения материала публикаций и результатов исследования.

Что касается литературы по теме, ее круг достаточно разнообразен. Это учебники, учебные, справочные и практические и методические пособия. Среди них следует отметить издания последних лет: Т.В. Кузнецовой, Л.М. Вяловой, Л.В. Санкиной, А.В. Пшенко, и др.

Книги Л.М. Вяловой «Документационное обеспечение деятельности кадровой службы», В.А. Кудряевой «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов», Т.В. Кузнецовой «Кадровое делопроизводство», Л.В. Санкиной «Справочник по кадровому делопроизводству: С учётом нового трудового кодекса РФ» - наиболее полно раскрывают вопросы ведения кадрового делопроизводства.

Должностные обязанности специалистов по кадрам;

Положение об оплате труда;

Положение об охране труда;

Правила внутреннего трудового распорядка; и пр.

Исходя из поставленных задач, данная курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

1. Документационное обеспечение кадровой деятельности: общая характеристика

1.1 Кадровая деятельность и её документационное обеспечение в современных условиях

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов. Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

По мнению В.И. Андреевой, кадровая деятельность - это деятельность государственных органов, органов управления отдельных организаций, кадровых служб и должностных лиц, направленная на реализацию кадровой политики .

Направлениями кадровой деятельности являются:

Формирование системы управления персоналом и её стратегии;

Планирование кадровой работы, найм, отбор и приём кадров;

Деловая оценка, профориентация и адаптация персонала;

Обучение, управление карьерой и продвижением кадров;

Мотивация, организация труда и обеспечение безопасности деятельности персонала;

Создание нормальной психологической обстановки в коллективе.

Согласно публикациям Ш.А. Янковича, кадровая деятельность призвана содействовать осуществлению целей конкретной организации, для чего должна решать ряд важных задач, в числе которых:

Обеспечение организации опытными, квалифицированными кадрами;

Эффективное использование потенциальных возможностей каждого работника;

Создание комфортных условий труда и системы материальной заинтересованности, обеспечивающих высокую степень удовлетворенности персонала своей работой;

Стимулирование стремлений работников поддерживать достойный морально-психологический климат в организации;

Пробуждать интерес работников к инновации и получению наибольшей выгоды от деятельности своей организации .

Как видим, в определении кадровой деятельности указывается, что ключевым её направлением является кадровая политика, определяемое совокупностью важных, принципиальных положений, выраженных в решениях руководства на длительную перспективу либо в отдельный период.

Важным направлением деятельности кадровой службы является кадровое делопроизводство, то есть документирование всех направлений кадровой деятельности и организация работы с данными документами.

Документационное обеспечение деятельности кадровой службы является неотъемлемой частью жизнедеятельности каждой организации. В любой организации принимают и увольняют сотрудников, отправляют их в отпуска, командировки и награждают премиями. Решение этих текущих вопросов должно сопровождаться соответствующими документами, должны издаваться приказы, вноситься записи в трудовые книжки, а также необходимо отслеживать изменения законодательства. Ежедневная рутина требует внимания, времени и крайне мешает сосредоточиться на решении стратегических задач, которые стоят перед руководством и отделом по работе с персоналом.

Согласно существующим определениям кадровое делопроизводство (ДОУ) - это:

Это комплекс методов и процессов работы с кадровыми документами, осуществляемых предприятием при выполнении своих функций ;

Это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов ;

Документальное сопровождение управления персоналом Компании в соответствии с Трудовым законодательством РФ и требованиями к кадровому делопроизводству.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач :

Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления, этот удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений;

Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путём чёткой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя;

Создать организационно-правовые основы трудовых отношений для работников и работодателя. С одной стороны, кадровые документы поддерживают интересы работодателя, с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;

Разрешить трудовые споры. Часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Кадровое делопроизводство включает разработку штатного расписания, должностных инструкций, приказов по личному составу и ведению личного дела. Сюда же относится информация о расчете заработной платы сотрудников организации.

Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учёте кадров и кадровой документации руководители вспоминают, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности. Именно поэтому важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести документирование трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Основная задача кадрового отдела (службы) организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководителями данного учреждения и укомплектование трудового коллектива специалистам высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственность за порученное дело.

1.2. Законодательная и нормативно-методическая основа, регламентирующая организацию кадрового делопроизводства

Работникам кадровых служб, как и другим лицам управленческих систем, по роду своей деятельности приходится ежедневно составлять массу документов. Для правильного ведения кадровой документации необходимо хорошо знать и руководствоваться нормативно-методической и законодательной документацией.

Законодательная и нормативно-методическая документация по вопросам ведения кадровой документации регламентирует единообразную практику ведения кадрового делопроизводства. Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства не мыслимы без знания и изучения нормативных документов в этой сфере.

Так, В.В. Федин считает, что знание законодательной и нормативно-методической документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет решить следующие задачи :

Правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;

Обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности;

Предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае - избежать ответственности, установленной действующим законодательством;

Предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

В целом законодательную и нормативно-методическую базу, регулирующую документирование трудовой деятельности работников, условно можно разделить на несколько групп.

К первой группе относятся федеральные нормативные акты, касающиеся вопросов трудового права работников. Одним из значимых документов, входящих в данную группу является Конституция, которая является главным документом государства и «имеет высшую юридическую силу».

Затем следует Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) . Трудовой кодекс внёс некоторые дополнения и изменения в систему кадровых документов, но принципиально и по существу не поменял её. Она осталась стабильной, отражающей трудовые отношения между работником и работодателем.

Ст. 5 Трудового кодекса по-прежнему определяет систему нормативно-правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) в ряде статей касается нарушений в сфере кадровой документации, персональных данных и др.

Например, ст. 13.11 КоАП РФ говорит, что нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от трехсот до пятисот рублей; на должностных лиц - от пятисот до одной тысячи рублей; на юридических лиц - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) также уделяет внимание вопросам ДОУ: учредительные документы юридического лица (ст. 52), учреждение общества с ограниченной ответственностью и его учредительный документ (ст. 89), учредительные документы ассоциаций и союзов (ст. 122), бездокументарные ценные бумаги (ст. 149), последствия неисполнения обязанности передать принадлежности и документы, относящиеся к товару (ст. 464), техническая документация и смета (ст. 743), внесение изменений в техническую документацию (ст. 744), документы и другая информация, предоставляемые экспедитору (ст. 804), отказ в принятии документов (ст. 871), проекты официальных документов, символов и знаков (ст. 1264), внесение изменений в документы заявки на изобретение, полезную модель или промышленный образец (ст. 1378), право ознакомления с документами заявки на товарный знак (ст. 1493), экспертиза заявки на товарный знак и внесение изменений в документы заявки (ст. 1497), экспертиза заявки на наименование места происхождения товара и внесение изменений в документы заявки (ст. 1523).

На документационное обеспечение кадровой деятельности и документационного обеспечения управления кадрами значительное влияние оказывают законодательные акты.

В федеральном законе РФ «О коммерческой тайне» раскрыт вопрос конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений (ст. 11), положения которого обязательно учитываются при оформлении на должности, предполагающие работу с конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными .

В федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» изложены принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации: свобода поиска, получения, передачи, производства, распространения информации законным способом; достоверность, своевременность, открытость; равноправие языков при создании информации; обеспечение безопасности и неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия .

Персональным данным и их защите полностью посвящен федеральный закон «О персональных данных». Цель Закона - «обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну». Для любого работника кадровой службы крайне важно положение ст. 1 закона, в которой говориться, что законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации и без использования таких средств, то есть положения закона распространяются и на традиционные технологии работы с документами, содержащими персональные данные .

К важнейшим законодательным актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести и законы Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» и федеральный закон «О государственном языке Российской Федерации». Они регулируют использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов. Прежде всего, напомним, что ст. 68 Конституции РФ устанавливает: «государственным языком Российской Федерации на всей её территории является русский язык».

Ст. 16-19 Закона «О языках народов Российской Федерации» посвящены использованию языка в официальном делопроизводстве, в том числе при оформлении кадровой документации, а ст. 3 федерального закона «О государственном языке Российской Федерации» устанавливает требование идентичности содержания и технического оформления текстов, выполненных на нескольких языках.

Учитывая, что службе кадров приходится иметь дело с обращениями граждан, надо знать и руководствоваться федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», в котором даётся определение, что понимается под обращением, предложением, заявлением, жалобой. В нём изложены требования к составу содержания письменного обращения: наименование адресата (наименование государственного органа или органа местного самоуправления) либо должность или должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата.

Исходя из требований закона к структуре текста обращения, фактически строятся требования службы кадров к заявлениям, подаваемым работниками при поступлении на работу, увольнении, перемещении по должности, отпуске и т.д.

В законе прописана технология работы с обращениями: регистрация (по ст. 8 «в течение трёх дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу»), обязательность рассмотрения (в срок до 30 дней с момента регистрации и может быть увеличен на срок до 30 дней в случае проверки), контроль за исполнением.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет учёт и сроки хранения архивных документов, комплектование архивов архивными документами, доступ к архивным документам и их использование.

Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» устанавливает перечень лиц, имеющих право на трудовую пенсию; виды трудовых пенсий и их размеры; условия назначения трудовых пенсий; страховой стаж; назначение, перерасчёт размеров, выплату и доставку трудовых пенсий.

Для кадровых служб, обслуживающих государственных служащих, состав необходимых законодательных правовых актов значительно расширен, так как правовое положение государственных гражданских служащих определяется федеральным законом «О системе государственной службы Российской Федерации» и федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации», а также указами Президента РФ .

Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» содержит кадровую информацию о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях .

Постановление «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» содержит тарифно-квалификационные характеристики основных видов работ по профессиям, а также требования, предъявляемые к профессиональным знаниям и навыкам рабочих.

Постановление «О трудовых книжках» определяет порядок введения трудовых книжек нового образца.

Постановление «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» утверждает Инструкцию по заполнению трудовых книжек, форму приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, форму книги учёта движения книжек и вкладышей в них.

Следовательно, чтобы правильно оформлять кадровые документы, необходимо иметь полный пакет законодательных правовых актов, особенно затрагивающих трудовые отношения в организации, и руководствоваться ими при оформлении трудовых отношений.

Ко второй группе относятся нормативно-методические документы по труду, учёту, делопроизводству по кадрам, классификации и стандартизации кадровой документации и архивному делу :

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;

Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций;

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров;

Инструкция по заполнению трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях;

Общероссийские классификаторы: профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); информации о населении (ОКИН); специальностей по образованию (ОКСО); управленческой документации (ОКУД); предприятий и организаций (ОКПО); информации по социальной защите населения (ОКИСЗН); органов государственной власти и управления (ОКОГУ); объектов административно-территориального деления (ОКАТО); специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК);

Государственные стандарты (ГОСТ Р 51142-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; и др.);

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения .

К третьей группе относятся локальные нормативные акты работодателя.

По отношению к кадровому делопроизводству наиболее важными представляются требования ст. 8 ТК РФ о локальных нормативных актах.

Работодатели, за исключением работодателей физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В случаях, предусмотренных Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).

Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников.

Локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 Кодекса порядка учёта мнению представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяется трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения:

Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);

Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ);

Положение о персональных данных работника (п. 8 ст. 86 ТК РФ);

График сменности (ст. 103 ТК РФ);

График отпусков (ст. 123 ТК РФ);

Положение о системе заработной платы и премирования (ст. 135 ТК РФ);

Положение о нормах труда (ст. 162 ТК РФ).

Основным локальным нормативным актом в сфере работы с документами является Инструкция по кадровому делопроизводству. Инструкция по кадровому делопроизводству решает много практических задач. В инструкции утверждаются шаблоны всех документов по личному составу, очередность их оформления и порядок прохождения внутри организации, учитывается специфика организации. А главное, утверждается перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия. Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции .

Инструкция состоит из нескольких частей: общие положения, тематические разделы и приложения.

Наряду с локальными нормативными актами, предусмотренными ТК РФ, работодатель может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками: положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников организации .

Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учётом следующих требований :

1) локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учётом мнения представительного органа работников (ст.ст. 103, 123, 135, 144, 162, 190 ТК РФ);

2) штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции утверждаются единолично;

3) другие локальные нормативные акты могут приниматься с учётом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, так как свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, то есть о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).

К четвёртой группе относится литература по трудовому праву, делопроизводству по кадрам, документированию трудовой деятельности работников и др.

Специализированная литература включает общие вопросы организации и функционирования кадровых служб, работы с кадровой документацией и отдельные участки кадровой деятельности (учёт кадров, ведение личных дел и трудовых книжек и др.).

К пятой группе относятся нормативные документы по кадрам самих организаций, которые включают общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, и специфические положения, принимаемые в организациях (положение о службе кадров и должностные инструкции работников службы).

В нормативно-методических документах по труду и в литературе по кадровой деятельности подробно освещены вопросы разработки положения о службе кадров и должностных инструкций её работников, состава этих документов, приводятся перечни разделов положения и должностных инструкций, раскрывается содержание разделов.

Существенным недостатком некоторых положений и должностных инструкций являются минимальные сведения о правах службы и её работников, но подробно расписаны функции службы и обязанности работников.

Поэтому рекомендуется разрабатывать нормативные или методические документы (инструкции, рекомендации и т.д.), в которых отражалась бы технология процесса кадровой деятельности, в том числе вопросы работы с кадровыми документами.

1.3 Технология документационного обеспечения кадровой деятельности

Документационное обеспечение кадровой деятельности условно можно подразделить на две взаимосвязанные части: документирование кадровой деятельности и организация работы с кадровыми документами.

Документирование кадровой деятельности представляет собой создание кадровых документов, обеспечивающих решение кадровых задач. Процесс документирования осуществляется с помощью традиционных методов обработки кадровых документов и автоматизированным способом.

Организация документирования процесса управления кадрами включает в себя:

Состав документов по кадрам;

Требования к оформлению реквизитов и составлению текстов документов по кадрам;

Документирование деятельности службы кадров охватывает следующие кадровые управленческие задачи:

Организацию труда работников;

Заключение трудового договора (контракта) и приема на работу;

Перевод на другую работу;

Предоставление отпусков работникам;

Поощрение работников;

Наложение дисциплинарных взысканий на работников;

Аттестацию работников;

Учет использования рабочего времени;

Привлечение работников к работе в выходные дни;

Оформление служебных командировок;

Прекращение трудового договора и увольнение с работы.

По каждой кадровой задаче создается максимальный набор унифицированных документов, которые отражают специфику каждой конкретной задачи и входят в состав документов по кадрам.

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот предполагает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Вся документация, составляемая в кадровой службе организации, подлежит учету. Группа учетной документации выполняет функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработке необходимых сведений по составу и движению кадров.

С точки зрения последовательности регистрации и накопления учетных данных о работниках в составе учетной документации можно выделить две подгруппы:

1) первичные учетные документы;

2) вторичные учетные документы.

Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов предоставляемых работниками при приеме на работу.

Они включают в себя: личное дело, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процедуру приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника у данного работодателя.

В личных делах, в соответствии с правилами архивной службы, документы группируются в следующей последовательности (при их наличии):

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

Заявление о приеме на работу, направление или представление;

Анкета (личный листок по учету кадров);

Дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);

Резюме (автобиография);

Копии документов об образовании;

Выписки из приказов о назначении, размещении, увольнений;

Справки и другие документы, относящиеся к данному лицу;

Лист-заверитель дела.

Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку. Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается.

Обложка личного дела, как и обложки дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411).

На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, Ф.И.О. работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела. Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, Ф.И.О. работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Личные дела хранятся в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию.

При работе с документами, входящими в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством.

После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение. Личные дела уволенных работников в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года хранятся 75 лет. Личные дела руководителей хранятся постоянно.

Вторичные учетные документы производны, базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основные цели создания этой подгруппы документов:

Обеспечение полноты, достоверности и динамичности информации в работе с кадрами;

Обеспечение оперативного хранения кадровых документов;

Обеспечение эффективного поиска кадровых документов.

Вторичные учетные документы включают в себя: личную карточку работника (унифицированные формы №Т-2, №Т-2ГС (МС), №Т-4), документацию по учету рабочего времени и расчетов с персоналом и разнообразные регистрационные формы учетных сведений.

Регистрационные формы ведутся для учета кадровой документации.

Выделяют следующие виды регистрационных форм:

Регистрационно-контрольные карточки (РКК);

Регистрационные журналы (книги);

Экранные формы (при использовании компьютерных технологий).

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Но большинство форм разрабатываются по своему усмотрению работодателем.

С учетом специфики организации труда на локальном уровне могут быть созданы также:

Журнал учета совместителей;

Журнал учета поощрений и взысканий;

Журнал регистрации приказов об учебных отпусках, отпусках без сохранения заработной платы и др.;

Журнал учета больничных листов и др.

Все документы, создаваемые в кадровой службе, формируются в дела.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело, в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. При формировании дел следует:

Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии дел по номенклатуре;

Помещать все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

Приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;

Документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;

Соблюдать нормы объема документов, которые должны помещать в данное дело, может быть подшито не более 250 листов, затем заводится новая папка с тем же индексом;

Включать в дела только по одному экземпляру каждого документа .

Листы дела нумеруются, в начале подшивается внутренняя опись документов, в конце дела - заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс).

Затем следует составление номенклатуры дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел отдела кадров составляется его руководителем, согласовывается с архивом, утверждается руководителем предприятия. Следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми ведомственными перечнями документов со сроками хранения, основными правилами работы ведомственных архивов.

В номенклатуру дел включается заголовки дел, отражающие все документированные участки работы отдела кадров, заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела .

Работники отдела кадров в номенклатуре дел должны предусмотреть следующие разделы:

Прием, перемещение (перевод), увольнение работников;

Установление квалификации работников;

Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников;

Награждение.

Дела отдела кадров подлежат оформлению при их заведении, при отсутствии надобности в них и по завершении календарного года. Оформление дел представляет собой комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками отдела кадров.

Оформление дел предусматривает: систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. В центральный архив передаются дела постоянного, временного хранения и по личному составу, их передача производится только по описям.

1.4 Автоматизация деятельности кадровой службы

История автоматизации кадровых служб в России началась практически одновременно с внедрением информационных технологий в управлении. Однако рост спроса на специализированные программы для кадровиков был несопоставим с темпами распространения программных продуктов, предназначенных для организации работы бухгалтерии или управления производством. Отчасти это связано с тем, что длительное время управленцы не считали автоматизацию служб персонала первостепенной задачей .

В настоящее время большая часть российских предприятий уже завершила автоматизацию основных подразделений и теперь вплотную подошла к необходимости внедрения новых технологий в службах персонала. Это диктуется не модой, а растущей конкуренцией, необходимостью быстрого принятия решений, потребностью в оптимизации штатов и т. д.

Системы автоматизации кадрового делопроизводства обладают следующими возможностями:

Ввода, подготовки и редактирования документов;

Составление документов на основе типовых шаблонов - унифицированных форм, хранящихся в памяти ПК;

Ввода и обработки сведений о документах (их регистрация);

Осуществление контроля исполнения документов;

Систематизация документов, формирования папок дел;

Хранения и поиска необходимых документов или информации из них;

Обмена документами с руководителем и сотрудниками в режиме одновременного доступа;

Пересылка документов адресату;

Разграничения доступа к информации;

Экспертизы ценности документов и их архивирования;

Составление отчетных, аналитических и других данных;

Создание единого архива электронных документов .

Кадровые информационные технологии (кадроведческие технологии) - совокупность методов и организационных процедур, направленных на оптимизацию принимаемых кадровых решений.

Лидирующие позиции по количеству внедрений информационных систем в управлении персоналом, занимают системы, базирующиеся на финансовой составляющей, и интегрированные с общей системой финансового и бухгалтерского учёта компании. Среди этих систем, можно выделить такие, как: «Босс-кадровик», «1С: Зарплата и кадры», Platinum, Ultima-S, Scala, «Галактика», «Парус», «БЭСТ», «Инфософт». Хорошо решая задачи, стоящие перед финансовой службой компании, такие программы, к сожалению, не учитывают потребности в области собственно управления персоналом .

При выборе системы для внедрения компании-потребителю необходимо задаться вопросом, для каких целей ей необходима система, какие задачи она будет решать, и будет ли это просто автоматизация кадрового делопроизводства и документооборота или же компания желает перевести на новую ступень весь процесс управления персоналом?

По мнению Д.В. Силантьева, классифицировать программы, предназначенные для кадровых служб, можно по нескольким признакам: стоимости, функциональности, объемам продаж продукта. Однако корректнее использовать некий обобщенный, сравнительно-типологический критерий, по которому программы разбиваются на три группы:

Модули кадровых служб в комплексных системах управления предприятием (ERP.системах);

Универсальные программные продукты, выпущенные российскими разработчиками;

Небольшие программы, не претендующие на полноценную автоматизацию кадрового делопроизводства .

Сегодня рынок программ для автоматизации кадрового учета только начинает развиваться. Разработчики чувствуют сильный интерес со стороны предприятий самого разного масштаба и видов деятельности. Это стимулирует дополнительные вложения в разработку и продвижение новых продуктов. Нет сомнений, что в дальнейшем предложений на рынке будет все больше - автоматизация кадрового учета становится насущной необходимостью .

Но практика показывает, что внедрение информационных систем, автоматизация документирования кадровой деятельности предприятий не приносит результата из-за проблем, связанных с человеческим фактором. Любое предприятие, уже прошедшее через этапы внедрения или компания-провайдер таких услуг согласятся с тем, что основная трудность, подстерегающая компании, заключена в явном или скрытом сопротивлении персонала готовящимся изменениям, в нежелании сотрудников компании принимать на себя ответственность и стандартизировать (типизировать) свою повседневную работу.

Способ борьбы с подобным отношением сотрудников - проведение установочных занятий, на которых им продемонстрируют положительные изменения в их работе. Каждый человек, участвующий во внедрении, должен быть уверен в необходимости (пользе) этого процесса именно для него, и тогда руководству компании и специалистам по внедрению не придётся ломать голову над тем как «побороть инертные массы».

Как видим, кадровая документация играет большую роль непосредственно в жизни конкретного человека. Поэтому к составлению и оформлению кадровой документации, организации работы с ней предъявляются повышенные требования.

2. Методология и методика исследование

Программой исследования называют изложение теоретико-методологических предпосылок в соответствии с основными целями работы и гипотез исследования с указанием правил процедуры, а также логической последовательности операций для проверки гипотез. Программа исследования является концептуальной схемой исследования, которая содержит общий логический план, на основе которого осуществляется переход от теоретических положений к использованию методов исследования, регистрации и анализа данных .

2.1 Методологический блок исследования

Исходным пунктом исследования любого типа является проблемная ситуация. Ее наиболее важными сторонами являются гносеологическая и предметная.

Гносеологическая сторона характеризует имеющийся объем знаний, которыми располагает исследователь для решения конкретной проблемы библиотечного дела, содержит оценку соответствия этих знаний практическим действиям, необходимым для эффективной деятельности библиотеки по удовлетворению читательских потребностей. Другими словами, гносеологическая сторона фиксирует и описывает дефицит социологической информации, касающейся любого содержания библиотечно-информационного обслуживания: ресурсов, информационных потребностей и форм предоставления ресурсов пользователям. Это - «знание о незнании».

Другая сторона проблемной ситуации называется предметной и связана с реальными отношениями, складывающимися в процессе организации библиотечного дела или деятельности конкретной библиотеки: отношения между различными группами персонала библиотеки, взаимоотношениями персонала библиотеки с читателями по поводу качества обслуживания, отношениями с конкретными на рынке библиотечно-информационных услуг, отношениями с партнерами и спонсорами библиотеки. Эти отношения могут касаться интересов различных читательских групп по поводу комплектования, приоритетного обслуживания, если оно имеет место, оказания услуг на бесплатной или коммерческой основе и т.д.

Формальные требования к определению проблемы исследования сводятся к следующему:

Необходимо как можно более строго отделить неизвестное, непонятное, «проблематичное» от уже описанного, объясненного и понятного;

Отделить существенное для изучения проблемы от несущественного, сопутствующего, второстепенного;

Следует расчленить общую проблему на составляющие ее элементы и упорядочить их по уровню общности и приоритетности .

Проблемная ситуация нашего исследования заключается в следующем.

Созданная в современной России система кадрового делопроизводства явилась прочной основой для развития кадровой документации. Сегодня специалистами-документоведами ведется активная работа, направленная на совершенствование методики документирования и организации работы с кадровыми документами на основе законодательного и нормативно-методического регулирования.

Кадровая документация играет важную роль в жизни любой организации. Важность правильного оформления и хранения кадровых документов, защиты в них персональных данных, разработки нормативного документа, который определял бы единый подход к составу и правилам составления и оформления кадровой документации и др. актуальных вопросов возрастает.

Сегодня кадровая документация ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Трудовым кодексом, Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами.

Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации, а при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель может быть оштрафован. В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами занимается структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное лицо. В маленьких организациях (с небольшим штатом сотрудников) функцию кадрового работника обычно совмещает секретарь или бухгалтер.

Актуальность темы работы обусловлена тем, что документационное обеспечение кадровой деятельности организации любой организационно-правовой формы собственности - важная часть управленческой деятельности организации, так как кадровая документация является основанием для начисления им пенсии, поскольку в ней фиксируется трудовой стаж и размер заработной платы. Все сказанное выше определило актуальность темы нашего исследования.

В ряду факторов, влияющих на качество документации по личному составу, следует назвать и ту объективную специфику документирования кадровой деятельности организации, которая вытекает из ее ведомственной принадлежности или особых условий работы. Оформление специфичных документов регулируется ведомственными подзаконными актами, которые зачастую являются единственным документов, регламентирующим то или иное направление в кадровой работе.

Формулировка проблемной ситуации исследования позволяет перейти к следующему этапу программы - определению объекта и предмета исследования.

Объект исследования - это то, на что направлено знание. Следовательно, изучению может быть подвергнут любой элемент, фрагмент, процесс, любые отношения, складывающиеся в библиотечном деле или в конкретной библиотеке, порождающие проблемную ситуацию .

Иными словами, объектом может быть все то, что явно или неявно содержит социальное противоречие и порождает проблемную ситуацию.

Объект исследования - деятельность отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани».

Помимо объекта, выделяется также предмет изучения, или те наиболее значимые с практической или теоретической точки зрения свойства, стороны, особенности объекта, которые подлежат непосредственному изучению. Остальные стороны или особенности объекта то, что содержит социальную проблему, поскольку предмет - это те его свойства и стороны, которые наиболее выпукло выражают несходство интересов социальных субъектов, личности и организаций, образуют как бы полюса социального противоречия или конфликта.

Предмет исследования - это результат предварительной аналитической деятельности, направленной на выявление необходимых и достаточных свойств, особенностей, факторов, сторон, которые следует изучить для решения теоретической или практической проблемы. Отношения между объектом и предметом не являются отношениями целого и частей, так как определение предмета, в конечном счете, направлено на объяснение и понимание тех явлений, которые оказывают различные стороны объекта на проблемную ситуацию .

Обычно предмет исследования содержит в себе центральный вопрос проблемы, связанный с предположением о возможности обнаружить в нем закономерность или центральную тенденцию.

Предмет исследования - документирование и организация работы с кадровыми документами в отделе кадров МУК «ЦБС г. Казани».

...

Подобные документы

Документационное обеспечение деятельности кадровой службы Ростовской областной филармонии. Анализ структуры отдела кадров. Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника. Внутренняя служебная переписка. Должностной состав Ростовской филармонии.

отчет по практике , добавлен 07.04.2013

Документационное обеспечение управления персоналом. Упорядочение и оптимизация информационных потоков в сфере государственной службы. Документирование оценки деятельности персонала. Организация работы с кадровой документацией, движение документов.

реферат , добавлен 22.04.2015

Понятие и суть кадровой службы, ее роль в современных условиях. Организация кадровой службы, структура положения об отделе кадров. Должностные инструкции сотрудников отдела кадров. Советы по совершенствованию работы кадровых служб в современных условиях.

курсовая работа , добавлен 09.06.2011

Характеристика ОАО "Санаторий-профилакторий "Энергетик"". Нормативные акты, внутренняя структура, организация деятельности структурных подразделений общества. Законодательство, регулирующее деятельность отдела кадров. Ведение кадровой документации.

отчет по практике , добавлен 11.10.2008

Нормативно-методическая база организации документационного обеспечения. Термины и определения в делопроизводстве. Делопроизводственные функции системы управления персоналом. Документирование оценки деятельности персонала, организация документооборота.

реферат , добавлен 21.03.2010

Организация кадровой службы, структура положения об отделе кадров. Основные должностные обязанности начальника отдела по работе с персоналом. Полномочия, структура и функции отдела. Пути к совершенствованию работы кадровых служб в современных условиях.

курсовая работа , добавлен 25.06.2014

Изучение теоретических основ работы отдела кадров. Характеристика деятельности гостиницы "Гольфстрим". Исследование организации работы кадровой службы в гостинице, оценка ее эффективности, рекомендации для дальнейшего совершенствования деятельности.

курсовая работа , добавлен 12.05.2015

Рациональное документационное обеспечение управления (ДОУ). Анализ научной организации труда работников службы ДОУ подразделения МВД - ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга. Определение методов совершенствования системы делопроизводства.

дипломная работа , добавлен 24.07.2012

Появление понятия "документационное обеспечение управления". Способы документирования (запечатления информации). Требования к оформлению организационно-распорядительных документов и архивного их хранения. Постановление: оформление и состав реквизитов.

контрольная работа , добавлен 30.12.2012

Назначение и деятельность основных подразделений завода ООО "Мечел-Кокс", выполняемые функции. Описание деятельности Отдела внутреннего контроля предприятия. Документационное обеспечение предприятия, используемые программы для автоматизации управления.

Ведение……………………………………………………………………………

ГЛАВАІ. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав……………………………………………………………………………...

1.1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи ……………………………

1.2. Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления предприятия……

1.3. Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется……………

1.4. Организационная структура и численный состав службы………………..

1.5. Квалификационный состав………………………………………………..

ГЛАВА ІІ. Организационно – распорядительная документация службы ДОУ………………………………………………………………………………

2.1.Штатное расписание предприятия…………………………………………

2.2. Положение о службе ДОУ. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)……………………………………...

2.3. Инструкция по документационному обеспечению управления…………

2.4. Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ…….

2.5. Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ……

2.6. Нормы времени на выполнение работ по ДОУ…………………………...

2.7. Документы планирования и отчетности службы ДОУ…………………..

2.8. Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ……….

2.9. Должностные инструкции персонала службы ДОУ……………………..

Заключение ……………………………………………………………………...

Список использованной литературы…………………………………………...

Приложение………………………………………………………………………

Введение

Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса.

По подсчетам специалистов, на составление документов и работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени управленческого персонала. Современный бизнес- это в значительной степени непрерывный процесс составления и перемещения документов. Заключаются и расторгаются сделки, происходит купля-продажа ценных бумаг, недвижимости и иных активов предприятия, оформляются взаимоотношения работодателей и персонала, происходит передача информации между предприятиями и гражданами - за всем этим стоят документы.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлены и оформлены документы, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.

Тема моей курсовой работы: организация службы ДОУ в условиях функционирования современного предприятия.

Цель – рассмотрение всех аспектов в организации службы ДОУ.

ГЛАВАІ. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав

1.1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи

«В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управления (далее - службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия. На предприятиях с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников».

Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами. При этом основными задачами службы ДОУ являются:

1.2. Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления предприятия

Конституция Российской Федерации.

Гражданский кодекс Российской Федерации (части I и II).

Федеральный закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации» (с последующими изменениями).

Федеральный закон РФ от 25.01.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации».

Федеральный конституционный закон РФ от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи».

Федеральный закон РФ от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании».

Закон Российской Федерации от 25.10.1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 24.07.1998 г. № 126-ФЗ).

Основные требования к концепции и разработке проектов федеральных законов (утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.08.2001 г. № 576).

Указ Президента Российской Федерации от 02.05.1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации».

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. № 1009 (с последующими изменениями)).

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 1547-р «О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и усилении исполнительской дисциплины».

ГОСГ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).

ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст).

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 г. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г. №33).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68).

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов служащих (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 -93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299).

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000г.).

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).

1.3. Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется:

Положением о службе ДОУ;

Положениями о структурных подразделениях (при наличии последних в составе службы ДОУ);

Инструкцией по ДОУ;

Инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;

Инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;

Нормами времени на выполнение работ по ДОУ;

Документами планирования и отчетности;

Должностными инструкциями персонала службы.

В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы -

частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ.

1.4. Организационная структура и численный состав службы

Организационная структура и численный состав службы ДОУ определятся в соответствии со штатным расписанием.

Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:

«На государственных предприятиях (объединениях) - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются:

а) подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств;

б) рассмотрению писем (жалоб);

в) секретариат;

г) экспедиция;

д) машинописное бюро;

е) копировально-множительное бюро;

В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации. В совместных предприятиях (организациях) - правлением. В акционерных обществах - учредительной конференцией. В кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива. В органах местного самоуправления и в аппарате, управлениях общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются:

а) секретариат;

б)канцелярия;

в) группа контроля;

г) протокольная группа;

д) группа совершенствования работы с документами;

е) группа писем (жалоб);

ж) машинописное бюро;

з) копировально-множительное бюро;

В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо».

Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений предписывается возлагать на управления делами (рис. 1), в составе которых находятся:

Секретариат, включающий приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро;

Инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учреждения), включающая канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множи-тельное бюро, телетайпную;

Отдел писем (жалоб), то есть отдел по работе с обращениями, поступающими в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения);

Отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводственных процессов;

Центральный архив (архив).

Рис.1. Примерная организационная структура управления делами

Вариант 2. Обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведений и других аналогичных организаций предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) (рис. 2), в составе которых находятся:

Группа (отдел) учета и регистрации;

Группа (отдел) контроля;

Группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (средств автоматизации и механизации);

Группа (отдел) рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия (организации);

Секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально -множительное бюро; архив.

Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др., предписывается возлагать на службы ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организации) (рис. 3).

Рис.2 Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) негосударственного предприятия

Рис.3 Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации)

Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций предписывается возлагать на обилие отделы (рис. 4), в составе которых находятся:

Секретариат;

Канцелярия (группа делопроизводства);

Группа контроля;

Протокольная группа;

Группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);

Группа рассмотрения писем (жалоб);

Машинописное бюро;

Копировально-множительное бюро;

архив.

Рис. 4. Примерная организационная структура общего отдела

Определение численного состава службы ДОУ - по структурным подразделениям и в целом - рекомендуется производить на основе соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий), а также исходя из реальных потребностей предприятия в документированной информации, учитывающих:

Объем документооборота;

Основные виды управленческих документов;

Периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятельности предприятия и т. п.).Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ.

Пример расчета представлен в табл. 1. (См. Приложение)

1.5. Квалификационный состав

Определение квалификационного состава службы ДОУ производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по ДОУ, выполнение которых предполагает наличие у сотрудников соответствующей квалификации. Квалификационные требования к основным категориям сотрудников службы ДОУ представлены в приложении 2 к настоящему пособию.

Окончательные результаты расчетов после тщательной проверки на предмет достоверности берутся за основу при подготовке проектов документов, определяющих квалификационный и численный состав службы ДОУ (важнейшим из них является штатное расписание, см. далее). Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью работников до 1000 человек представлен в табл. 2.(См. Приложение)

ГЛАВА ІІ. Организационно – распорядительная документация службы ДОУ

2.1.Штатное расписание предприятия

Штатное расписание - это организационный документ, устанавливающий количественный и качественный состав работников предприятия (организации, учреждения) в целом и по каждому из его структурных подразделений. Штатное расписание службы ДОУ составляется по установленной форме.

Указанная форма - форма № Т-3 «Штатное расписание» (см. шаблон формы на прилагаемом к книге компакт-диске) - предназначена для документального оформления структуры, штатного состава и штатной численности и ежегодно утверждается по состоянию на 1 января приказом руководителя предприятия. Изменения в штатное расписание, в том числе и обусловленные формированием на предприятии новых структурных подразделений (например, службы ДОУ), вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия или уполномоченным им лицом. Образец такого приказа представлен на компакт-диске.

Общий порядок подготовки штатного расписания определен «Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

«Штатное расписание оформляется уполномоченным должностным лицом предприятия (как правило, уполномоченным сотрудником отдела кадров), подписывается разработчиком и утверждается руководителем предприятия. В штатном расписании указываются:

Наименование предприятия;

Его код по ОКПО;

Дата введения в действие штатного расписания;

Дата и номер документа;

Дата и номер приказа, в соответствии с которым утверждено штатное расписание;

Численность штата в единицах;

Размер фонда заработной платы (в рублях);

Наименование структурного подразделения;

Наименование профессии (должности) работника;

Количество штатных единиц;

Размер месячного фонда заработной платы по каждой должности (профессии)».

2.2. Положение о службе ДОУ. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)

При подготовке текста положения о службе ДОУ представляется целесообразным использовать в качестве основы примерное положение о службе ДОУ, представленное в приложении 12 к ГСДОУ. Текст положения о службе ДОУ приводится в приложении 3 к настоящему пособию.

Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)

При подготовке текста положения о структурном подразделении в составе службы ДОУ представляется целесообразным использовать в качестве основы соответствующие примерные положения. В частности, примерное положение об архивном отделе, функционирующем на правах структурного подразделения в составе службы ДОУ, размещенное в приложении 4 к настоящему пособию. (Примерное положение об архиве предприятия (организации, учреждения), функционирующего в качестве самостоятельного структурного подразделения (вне состава службы ДОУ) утверждено Постановлением Росархива от 18.08.1992 г. № 176.)

2.3. Инструкция по документационному обеспечению управления

При подготовке текста инструкции по документационному обеспечению управления также рекомендуется использовать в качестве основы соответствующие типовые документы, - например, Инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

(Утверждена, Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68.)

При этом должны быть в необходимой мере приняты во внимание соответствующие положения других документов, регламентирующих те или иные направления ДОУ. Помимо ГСДОУ, это, в частности, ГОСТ Р6.30-2003. На их основе составляется текст инструкции по документационному обеспечению управления предприятия (организации, учреждения).

2.4. Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ

Инструкция по виду деятельности - нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (порядок применения положений иных нормативно-правовых актов для осуществления такой деятельности) должностными лицами (структурными подразделениями) предприятий (организаций, учреждений). Общий порядок и правила оформления инструкции по виду деятельности определены параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству.

Инструкция по виду деятельности подписывается начальником соответствующего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия. Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Инструкция по виду деятельности должна оформляться на общем бланке предприятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответствующей инструкцией.

Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.

2.5. Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ

Инструкция по организации рабочих мест - нормативный документ, в котором излагается порядок организации рабочих мест персонала структурного подразделения предприятия (персонала определенной квалификационной или профессионально-должностной категории). При подготовке подобных инструкций следует руководствоваться вышеизложенными требованиями, регламентирующими порядок подготовки инструкций, а также положениями документов, устанавливающими конкретные требования к организации рабочих мест в той или иной области деятельности.

Инструкция подписывается начальником соответствующего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия.

Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об его утверждении.

Инструкция должна оформляться на общем бланке предприятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответствующей инструкцией.

Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабскими цифрами.

2.6. Нормы времени на выполнение работ по ДОУ

Нормирование времени на выполнение работ по ДОУ, как правило, осуществляется на основе соответствующих документов - нормативов времени и норм времени, разработанных органами по нормированию временных затрат на выполнение тех или иных видов работ. Так, в целях надлежащего нормирования времени на выполнение работ по ДОУ на предприятиях (в организациях, учреждениях) применяются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 25.11.1994 г. № 72, а в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти - нормы времени на работы по документационному обеспечению, утвержденные Постановлением Минтруда и социального развития от 26.03.2002 г. № 23. На основе нормативов (норм) времени:

Определяется и обосновывается численность работников служб ДОУ;

Устанавливаются должностные обязанности работников;

Распределяются работы между работниками (категории «технический исполнитель»).

В необходимых случаях на основе указанных документов предприятиями (организациями, учреждениями) разрабатываются уточненные нормы времени. В таких нормах, как правило, фиксируются:

Временные затраты на выполнение отдельных видов работ, не предусмотренных укрупненными нормативами (нормами);

Временные затраты на выполнение отдельных видов работ - в случае, если в связи со спецификой ДОУ в условиях конкретного предприятия (организации, учреждения) фактические временные затраты на их выполнение существенно отличаются от установленных укрупненными нормативами (нормами).

«Расчет уточненных норм, как правило, производится методом технического нормирования, основанного на фиксации (хронометрировании с последующей записью) затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. При этом должны, кроме того, приниматься во внимание затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест, отдых и личные потребности работников.

Значения норм времени устанавливаются в часах (долях часа) на единицу измерения каждого конкретного вида работы - например, лист, коробка, папка, дело.

Нормы времени на выполнение наиболее распространенных операций по ДОУ представлены в приложении 5 к настоящему пособию».

2.7. Документы планирования и отчетности службы ДОУ

«Обеспечение планирования и отчетности, а также своевременной и правильной подготовки соответствующих документов - планов, отчетов - является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ предприятия. В общем случае план работы - это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководимое им структурное подразделение, предприятие), сроки, места и ответственных за их проведение в пределах определенного периода времени (в течение дня, недели, месяца, квартала и т. д.)».

Исходными данными для планирования деятельности службы ДОУ на предстоящий календарный год являются:

Показатели финансового и экономического развития предприятия на планируемый период;

Основные итоги деятельности службы ДОУ за истекший период;

Цели и задачи службы ДОУ, вытекающие из содержания соответствующих разделов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития предприятия и т. п.).

На основе показателей плана работы службы ДОУ уточняются и утверждаются в окончательном виде планы работы структурных подразделений службы ДОУ.

Индивидуальное планирование работы сотрудниками службы ДОУ осуществляется на основе планов соответствующих структурных подразделений и с учетом указаний своих непосредственных начальников. Основным документом планирования индивидуальной работы сотрудника является личный план работы.

Отчет - это документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятельности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более). Отчетность по вопросам деятельности службы ДОУ осуществляется в порядке, установленном положениями соответствующих нормативно-методических и организационно-распорядительных документов, а также указаниями руководителя предприятия.

Формы планирующих и отчетных документов по вопросам деятельности службы ДОУ утверждаются руководителем предприятия на основании соответствующего представления руководителя службы ДОУ. Пример плана работы начальника службы ДОУ представлен на компакт-диске, а пример отчета о работе с письменными обращениями граждан - в приложении 6 к настоящему пособию.

2.8. Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ

Особую группу в составе организационно-распорядительной документации службы ДОУ образуют документы по совершенствованию ее деятельности. Совершенствование деятельности службы ДОУ предполагает планомерное осуществление комплекса мероприятий, направленных на достижение более высоких показателей функционирования всех структурных подразделений (участков работы) в составе службы ДОУ и службы в целом. Содержаний мероприятий определяется в зависимости от того, на каком направлении концентрируются управленческие усилия руководства службы ДОУ. Однако на практике проведение подобных мероприятий чаще всего связано с внедрением в повседневную деятельность службы новых нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов по тем или иным вопросам документационного обеспечения управления.

Как отмечалось, осуществление комплекса мероприятий по совершенствованию деятельности службы ДОУ должно носить планомерный характер. С этой целью руководство службы разрабатывает проект плана (при необходимости - во взаимодействии с другими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия). Такой план может предусматривать проведение мероприятий, касающихся:

Разработки новых (уточнения действующих) нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов предприятия по вопросам ДОУ;

Изменения существующего документооборота предприятия с учетом новых требований к его организации;

Обучения персонала службы ДОУ и, если требуется, других должностных лиц предприятия, допущенных к работе с управленческой документацией;

Обеспечения соответствующей документацией структурных подразделений предприятия.

Реализация мероприятий, предусмотренных планом, отражается в акте. Шаблоны плана мероприятий по совершенствованию деятельности службы ДОУ предприятия и соответствующего акта представлены на прилагаемом к книге компакт-диске.

2.9. Должностные инструкции персонала службы ДОУ

«Должностная инструкция - нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников - руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учреждения) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов. Общий порядок и правила оформления должностной инструкции регламентируются параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству».

Должностная инструкция должна подписываться ответственным за ее разработку и утверждаться руководителем предприятия - в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: «Инструкция главному метрологу».

Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются соответствующими ведомственными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами. Так, в соответствии с приложением 2 к приложению 12 ГСДОУ в разделе должностной инструкции «Общие положения» устанавливаются:

Задачи работника (например, для делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов);

Порядок замещения должности, то есть, кем назначается и освобождается от должности данный работник;

Профессиональные требования и работнику (уровень образования, стаж работы и др.);

Основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе должностной инструкции «Функции работника» определяются:

Предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;

Перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т. д.).

В разделе должностной инструкции «Обязанности работника» указываются особенности деятельности:

Связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;

Предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль над формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.);

Требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

Касающиеся порядка исполнения поручений;

Затрагивающие этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе должностной инструкции «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей. В разделе должностной инструкции «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.

В разделе должностной инструкции «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т. д.

Заключение

Исследуя научный и практический материал по данной теме можно сделать следующие выводы:

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управления (далее - службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

Основными задачами службы ДОУ являются:

Внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

Осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;

Обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

Совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

Список использованной литературы:

Нормативные акты

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М: Изд-во стандартов, 1998.

ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИКДАД, 1998.

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000г. № 68). - М., 2001.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ.

Учебная литература

Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2002

Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо,2007

Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб пособие.- Ростов н/Д.: Феникс, 2004

Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на Дону: Феникс, 2004

Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. - Челябинск.: Кн. Изд - во, 2000

Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, докуметы, организация и технология работы. - М.: ООО «ТК Велби», 2005

Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2004

Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003

Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА- М, 2003

Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Издательство НОРМА, 1996

Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2004

Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии до-кументационного обеспечения управления. - М.: Юнити-Дана, 2003

Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. - Киев: Знання, 2000

Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция. - Ростов-на-Дону: МарТ ИЦ, 2002

Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2004

Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- СПб.: Пмтер,2006

Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003

Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство - СПб.: Питер, 2005

Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. - М.: Приор, 2005

Приложение

Таблица 1

Пример расчета для определения совокупных затрат времени (СЗВ)

по виду работ по ДОУ

Наименование вида работы	Объем за год	Значение нормы, ч	Затраты, чел.-ч
Обработка входящих документов
Обработка исходящих документов
Контроль исполнения документов
Разработка норм.-мет. пособий
Исполнение тематич. запросов
Проведение проверки организации работы в подразделениях
ИТОГО чел.-ч:

Примечания.

СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 12 651 х Ку = 13 916 чел.-ч, где Ку - учетный коэффициент со значением 1,1.

Примерная численность специалистов (с учетом квалификационных требований, предъявляемых содержанием работ), исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работника (Фпв) составит: СЗВп: Фпв =13916: 2006 = 7 ед.

Таблица 2.

Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью работников до 1000 человек

		Кол-во штатных ед.	Примечание
Административная группа - управление службы ДОУ
Начальник службы	Руководитель
Заместитель начальника службы	Руководитель		Может не вводиться
Инспектор по контролю исполнения поручений	Специалист
Документовед	Специалист
Секретарь-машинистка	Техн. исполн.		Может не вводиться
Наименование профессии (специальности)		Кол-во штатных ед.	Примечание
Группа технической подготовки и тиражирования документов
Начальник группы	Руководитель		Может не вводиться
Старшая машинистка - оператор ПК	Техн. исполн.
Машинистка - оператор ПК	Техн. исполн.	2-5 и более	Зависит от объема работы
Группа делопроизводства
Начальник группы	Руководитель		Может не вводиться
Ст. делопроизводитель	Техн. исполн.
Делопроизводитель	Техн. исполн.	2-5 и более	Зависит от объема работы
Группа хранения документов
Начальник группы	Руководитель		Может не вводиться
Старший архивариус	Техн. исполн.
Архивариус	Техн. исполн.	2-5 и более	Зависит от объема работы
Группа обеспечения
Начальник группы	Руководитель		Может не вводиться
Секретарь-стенографист	Техн. исполн.
Экспедитор-курьер	Техн. исполн.
В целом по службе ДОУ
	Руководитель	Специалист	Техн. исполн.
			12-20 и более

Служба делопроизводства как структурное подразделение гостиницы "Турист": состав и функции. Документы, регламентирующие ее деятельность (положение, должностные инструкции). Основные принципы рациональной организации документооборота, движение документов.

Назначение и состав унифицированной системы документации. Общероссийские унифицированные системы управленческой (организационно-распорядительной) документации. Виды основных классификаторов по кодированию технико-экономической и социальной информации.

Задачи, порядок проведения экспертизы ценности документов. Организационные мероприятия проведения экспертизы. Оперативное хранение документов. Хранение документов в структурных подразделениях организаций. Оперативное хранение машиночитаемых документов.

Распорядительные документы, их состав, назначение. Экспертиза ценности документов. Этапы и порядок ее проведения. Правила оформления реквизитов «гриф утверждения», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Составление резюме.

Системы документации в организациях. Классификация распорядительных документов. Этапы подготовки, процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиального или единоличного принятия решений. Правила оформления распорядительных документов.

Нормативная база, регулирующая документационное обеспечение управления администрации Родинского района. Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции. Организация контроля и проверки исполнения служебных документов. Передача дел в архив.

Порядок составления, классификация и назначение организационных документов - комплекса документов, содержащих правила создания организации, в том числе: ее организационно-правовую форму; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей.

Организация службы документационного обеспечения управления. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания. Контроль за сроками исполнения документов. Формирование и хранение дел в делопроизводстве, передача дел в архив.

Состав, организация работы в автоматизированной системе "Документум", в структурированном справочнике, содержащем все сведения о сотрудниках и руководстве с наименованием их должностей, подразделений и контрагентах с которыми ведет переписку ООО "ВИТУС".

Задачи по обеспечению документирования и организации работы с официальными документами в учреждении. Совершенствование форм работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов. Нормативные и методические документы по делопроизводству.

История делопроизводства России. Состав и характеристика организационно-правовых документов. Учредительный договор и цель его заключения. Устав организации. Структура и штатная численность. Положение о структурном подразделении. Должностная инструкция.

Понятие и особенности организации службы делопроизводства, что такое организационно-распорядительные документы. Требования к оформлению эмблемы организации. Характеристика документооборота, номенклатуры дел. Экспертиза ценности и классификация документов.

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме. Справочно-информационная работа и сроковый контроль исполнения документов как основная цель регистрации. Журнальная форма и карточная система регистрации. Виды и реквизиты приказа.

Документационное обеспечение управления (ДОУ). Цели, задачи и функции службы ДОУ. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях.

Методика формулирования должностной инструкции. Недостатки кадровой документации фирмы, в частности должностных инструкций работников кадровой службы. Разработка табеля учета рабочего времени и штатного расписания. Преимущества должностных инструкций.

Пример составления приказа директора фирмы о премировании работников за досрочную разработку бизнес-плана. Характеристика полного протокола собрания рабочих производственного кооператива. Приказ о приеме работника на работу начальником отдела продаж.

Документы на предприятии. Понятие "документооборот", нормативно-методическое регламентация. Основные правила организации документооборота в учреждении. Делопроизводство в структурном подразделении производства печатных плат ФГУП "Северный Рейд".

Основы делопроизводства и его основные компоненты. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Виды классификации документов. Направления совершенствования документационного обеспечения в туризме на основе научно-обоснованных принципов и методов.

Характеристика группы справочно-информационных документов (определение, виды документов, правила оформления). Отличия в оформлении общего бланка и бланка для письма. Требования к текстам организационно-распорядительных документов, порядок их оформления.

Ведение……………………………………………………………………………

1.2. Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих орга-низацию документационного обеспечения управления предприятия……

1.3. Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется……………

1.4. Организационная структура и численный состав службы………………..

1.5. Квалификационный состав………………………………………………..

ГЛАВА ІІ. Организационно - распорядительная документация службы ДОУ………………………………………………………………………………

2.1.Штатное расписание предприятия…………………………………………

2.3. Инструкция по документационному обеспечению управления…………

2.4. Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ…….

2.5. Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ……

2.6. Нормы времени на выполнение работ по ДОУ…………………………...

2.7. Документы планирования и отчетности службы ДОУ…………………..

2.8. Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ……….

2.9. Должностные инструкции персонала службы ДОУ……………………..

Заключение ……………………………………………………………………...

Список использованной литературы…………………………………………...

Приложение………………………………………………………………………

ВВЕДЕНИЕ

По под-счетам специалистов, на составление документов и работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени управленческого персонала. Современный бизнес- это в значительной степени непрерывный про-цесс составления и перемещения документов. Заключаются и расторга-ются сделки, происходит купля-продажа ценных бумаг, недвижимости и иных активов предприятия, оформляются взаимоотношения работодате-лей и персонала, происходит передача информации между предпри-ятиями и гражданами -- за всем этим стоят документы.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От то-го, насколько правильно составлены и оформлены документы, органи-зована работа с ними, во многом зависит своевременность и правиль-ность принятия управленческого решения. Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.

Тема моей курсовой работы: организация службы ДОУ в условиях функционирования современного предприятия.

Цель - рассмотрение всех аспектов в организации службы ДОУ.

1.1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи

«В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой -- службой документационного обеспечения управле-ния (далее -- службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руково-дителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия. На предприятиях с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников».

Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершен-ствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами. При этом основными задачами службы ДОУ яв-ляются:

1.2 . Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих орга-низацию документационного обеспечения управления предприятия

* Конституция Российской Федерации.

* Гражданский кодекс Российской Федерации (части I и II).

* Федеральный закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах мест-ного самоуправления в Российской Федерации» (с последующими измене-ниями).

* Федеральный закон РФ от 25.01.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации».

* Федеральный конституционный закон РФ от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Госу-дарственном гербе Российской Федерации».

* Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи».

* Федеральный закон РФ от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регули-ровании».

* Закон Российской Федерации от 25.10.1991 г. № 1807-1 «О языках наро-дов Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 24.07.1998 г. № 126-ФЗ).

* Основные требования к концепции и разработке проектов федеральных законов (утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.08.2001 г. № 576).

* Указ Президента Российской Федерации от 02.05.1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Феде-рации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Пра-вительства Российской Федерации».

* Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов ис-полнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Поста-новлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. № 1009 (с последующими изменениями)).

* Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 1547-р «О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах испол-нительной власти и усилении исполнительской дисциплины».

* ГОСГ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде-ления» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).

* ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифициро-ванная система организационно-распорядительной документации. Требо-вания к оформлению документации» (утвержден Постановлением Госстан-дарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст).

* Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 г. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г. №33).

* Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполни-тельной власти (утверждена Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68).

* Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов служащих (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

* Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 -93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299).

* Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятель-ности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000г.).

* Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением кол-легии Росархива от 06.02.2002 г.).

* Нормы времени на работы по документационному обеспечению управлен-ческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).

1.3 . Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется:

* положением о службе ДОУ;

* положениями о структурных подразделениях (при наличии последних в со-ставе службы ДОУ);

* инструкцией по ДОУ;

* инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;

* инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;

* нормами времени на выполнение работ по ДОУ;

* документами планирования и отчетности;

* должностными инструкциями персонала службы.

В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы --

частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ.

1.4. Организационная структура и численный состав службы

Организационная структура и численный состав службы ДОУ определя-тся в соответствии со штатным расписанием.

«На государственных предприятиях (объединениях) -- от-дел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются:

б) рассмотрению писем (жалоб);

в) секретариат;

г) экспедиция;

д) машинописное бюро;

е) копировально-множительное бюро;

В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется ру-ководством организации. В совместных предприятиях (организациях) -- правле-нием. В акционерных обществах -- учредительной конференцией. В кооперати-вах -- состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива. В органах местного самоуправления и в аппарате, управлениях об-щественных организаций -- общий отдел. В состав общего отдела включаются:

а) секретариат;

б)канцелярия;

в) группа контроля;

г) протокольная группа;

д) группа совершенствования работы с документами;

е) группа писем (жалоб);

ж) машинописное бюро;

з) копировально-множительное бюро;

В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управ-ления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секре-тарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо».

Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений предписывается возлагать на управления делами (рис. 1), в составе которых находятся:

* секретариат, включающий приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро;

* инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учрежде-ния), включающая канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистра-ции документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множи-тельное бюро, телетайпную;

* отдел писем (жалоб), то есть отдел по работе с обращениями, поступающи-ми в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения);

* отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводствен-ных процессов;

* центральный архив (архив).

Рис.1. Примерная делами

Вариант 2. Обеспечение потребностей в документированной информации го-сударственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструк-торских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведений и других аналогичных организаций предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) (рис. 2), в составе кото-рых находятся:

* группа (отдел) учета и регистрации;

* группа (отдел) контроля;

* группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения тех-нических средств (средств автоматизации и механизации);

* группа (отдел) рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприя-тия (организации);

* секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально -множительное бюро; архив.

Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации не-государственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концер-нов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др., предпи-сывается возлагать на службы ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организа-ции) (рис. 3).

Рис.2 Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) негосударственного предприятия

Рис.3 Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации)

Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации ор-ганов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций предписывается возлагать на обилие отделы (рис. 4), в составе кото-рых находятся:

* секретариат;

* канцелярия (группа делопроизводства);

* группа контроля;

* протокольная группа;

* группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);

* группа рассмотрения писем (жалоб);

* машинописное бюро;

* копировально-множительное бюро;

Рис. 4. Примерная организационная структура общего отдела

Определение численного состава службы ДОУ -- по структурным подразделе-ниям и в целом -- рекомендуется производить на основе соответствующих расче-тов. Выполнение таких расчетов следует производить на основе данных о норма-тивных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий), а также исходя из реальных потребностей предприятия в документированной ин-формации, учитывающих:

* объем документооборота;

* основные виды управленческих документов;

* периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятель-ности предприятия и т. п.).Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ.

Пример расчета представлен в табл. 1. (См. Приложение)

1.5. Квалификационный состав

Окончательные результаты расчетов после тщательной проверки на предмет достоверности берутся за основу при подготовке проектов документов, определя-ющих квалификационный и численный состав службы ДОУ (важнейшим из них является штатное расписание, см. далее). Примерный квалификационный и чис-ленный состав службы ДОУ предприятия с численностью работников до 1000 человек представлен в табл. 2.(См. Приложение)

ГЛАВА ІІ. Организационно - распорядительная документация службы ДОУ

2.1.Штатное расписание предприятия

Штатное расписание -- это организационный документ, устанавливающий коли-чественный и качественный состав работников предприятия (организации, уч-реждения) в целом и по каждому из его структурных подразделений. Штатное расписание службы ДОУ составляется по установленной форме.

Указанная форма -- форма № Т-3 «Штатное расписание» (см. шаблон формы на прилагаемом к книге компакт-диске) -- предназначена для документального оформления структуры, штатного состава и штатной численности и ежегодно ут-верждается по состоянию на 1 января приказом руководителя предприятия. Из-менения в штатное расписание, в том числе и обусловленные формированием на предприятии новых структурных подразделений (например, службы ДОУ), вно-сятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия или уполномоченным им лицом. Образец такого приказа представлен на компакт-диске.

Общий порядок подготовки штатного расписания определен «Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету тру-да и его оплаты».

«Штатное расписание оформляется уполномоченным должностным лицом пред-приятия (как правило, уполномоченным сотрудником отдела кадров), подписы-вается разработчиком и утверждается руководителем предприятия. В штатном расписании указываются:

* наименование предприятия;

* его код по ОКПО;

* дата введения в действие штатного расписания;

* дата и номер документа;

* дата и номер приказа, в соответствии с которым утверждено штатное распи-сание;

*численность штата в единицах;

* размер фонда заработной платы (в рублях);

* наименование структурного подразделения;

* наименование профессии (должности) работника;

* количество штатных единиц;

* размер месячного фонда заработной платы по каждой должности (профессии)».

2.2. Положение о службе ДОУ .

При подготовке текста положения о службе ДОУ представляется целесообраз-ным использовать в качестве основы примерное положение о службе ДОУ, пред-ставленное в приложении 12 к ГСДОУ. Текст положения о службе ДОУ приво-дится в приложении 3 к настоящему пособию.

Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)

При подготовке текста положения о структурном подразделении в составе службы ДОУ представляется целесообразным использовать в качестве основы соответству-ющие примерные положения. В частности, примерное положение об архивном от-деле, функционирующем на правах структурного подразделения в составе служ-бы ДОУ, размещенное в приложении 4 к настоящему пособию. (Примерное положение об архиве предприятия (организации, учреждения), функциони-рующего в качестве самостоятельного структурного подразделения (вне состава службы ДОУ) утверждено Постановлением Росархива от 18.08.1992 г. № 176.)

2.3 . Инструкция по документационному обеспечению управления

При подготовке текста инструкции по документационному обеспечению управ-ления также рекомендуется использовать в качестве основы соответствующие типовые документы, -- например, Инструкцию по делопроизводству в федераль-ных органах исполнительной власти.

(Утверждена, Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68.)

При этом должны быть в необходимой мере приняты во внимание соответству-ющие положения других документов, регламентирующих те или иные направле-ния ДОУ. Помимо ГСДОУ, это, в частности, ГОСТ Р6.30-2003. На их основе со-ставляется текст инструкции по документационному обеспечению управления предприятия (организации, учреждения).

2.4 . Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ

Инструкция по виду деятельности -- нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (порядок применения положений иных нормативно-правовых актов для осуществления такой деятельности) должностными лицами (структурными подразделениями) предприятий (орга-низаций, учреждений). Общий порядок и правила оформления инструкции по виду деятельности определены параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопро-изводству.

Инструкция по виду деятельности подписывается начальником соответству-ющего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия. Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительно-го документа об их утверждении.

Инструкция по виду деятельности должна оформляться на общем бланке пред-приятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Ме-тодических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентиру-емой соответствующей инструкцией.

2.5 . Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ

Инструкция по организации рабочих мест -- нормативный документ, в котором излагается порядок организации рабочих мест персонала структурного подразде-ления предприятия (персонала определенной квалификационной или професси-онально-должностной категории). При подготовке подобных инструкций следует руководствоваться вышеизложенными требованиями, регламентирующими по-рядок подготовки инструкций, а также положениями документов, устанавлива-ющими конкретные требования к организации рабочих мест в той или иной обла-сти деятельности.

Инструкция подписывается начальником соответствующего структурного под-разделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководите-лем предприятия.

Инструкция должна оформляться на общем бланке предприятия. Текст доку-мента должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомен-даций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответству-ющей инструкцией.

Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабски-ми цифрами.

2.6 . Нормы времени на выполнение работ по ДОУ

Нормирование времени на выполнение работ по ДОУ, как правило, осуществля-ется на основе соответствующих документов -- нормативов времени и норм вре-мени, разработанных органами по нормированию временных затрат на выполне-ние тех или иных видов работ. Так, в целях надлежащего нормирования времени на выполнение работ по ДОУ на предприятиях (в организациях, учреждениях) применяются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 25.11.1994 г. № 72, а в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти -- нор-мы времени на работы по документационному обеспечению, утвержденные По-становлением Минтруда и социального развития от 26.03.2002 г. № 23. На основе нормативов (норм) времени:

* определяется и обосновывается численность работников служб ДОУ;

* устанавливаются должностные обязанности работников;

* распределяются работы между работниками (категории «технический ис-полнитель»).

В необходимых случаях на основе указанных документов предприятиями (орга-низациями, учреждениями) разрабатываются уточненные нормы времени. В та-ких нормах, как правило, фиксируются:

* временные затраты на выполнение отдельных видов работ, не предусмот-ренных укрупненными нормативами (нормами);

* временные затраты на выполнение отдельных видов работ -- в случае, если в связи со спецификой ДОУ в условиях конкретного предприятия (орга-низации, учреждения) фактические временные затраты на их выполнение существенно отличаются от установленных укрупненными нормативами (нормами).

«Расчет уточненных норм, как правило, производится методом технического нормирования, основанного на фиксации (хронометрировании с последующей записью) затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. При этом должны, кроме того, приниматься во внимание затраты времени на орга-низационно-техническое обслуживание рабочих мест, отдых и личные потребно-сти работников.

Значения норм времени устанавливаются в часах (долях часа) на единицу из-мерения каждого конкретного вида работы -- например, лист, коробка, папка, дело.

Нормы времени на выполнение в наибольшей мерераспространенных операций по ДОУ представлены в приложении 5 к настоящему пособию».

2.7 . Документы планирования и отчетности службы ДОУ

«Обеспечение планирования и отчетности, а также своевременной и правильной подготовки соответствующих документов -- планов, отчетов -- является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ предприятия. В общем слу-чае план работы -- это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководи-мое им структурное подразделение, предприятие), сроки, места и ответственных за их проведение в пределах определенного периода времени (в течение дня, не-дели, месяца, квартала и т. д.)».

Исходными данными для планирования деятельности службы ДОУ на пред-стоящий календарный год являются:

* показатели финансового и экономического развития предприятия на пла-нируемый период;

* основные итоги деятельности службы ДОУ за истекший период;

* цели и задачи службы ДОУ, вытекающие из содержания соответствующих раз-делов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития предприятия и т. п.).

Индивидуальное планирование работы сотрудниками службы ДОУ осуще-ствляется на основе планов соответствующих структурных подразделений и с учетом указаний своих непосредственных начальников. Основным документом планирования индивидуальной работы сотрудника является личный план ра-боты.

Отчет -- это документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических дан-ных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятель-ности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более). Отчетность по вопросам деятельности службы ДОУ осуществляется в порядке, установлен-ном положениями соответствующих нормативно-методических и организацион-но-распорядительных документов, а также указаниями руководителя предприя-тия.

Формы планирующих и отчетных документов по вопросам деятельности служ-бы ДОУ утверждаются руководителем предприятия на основании соответству-ющего представления руководителя службы ДОУ. Пример плана работы на-чальника службы ДОУ представлен на компакт-диске, а пример отчета о работе с письменными обращениями граждан -- в приложении 6 к настоящему посо-бию.

2.8 . Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ

Особую группу в составе организационно-распорядительной документации служ-бы ДОУ образуют документы по совершенствованию ее деятельности. Совершен-ствование деятельности службы ДОУ предполагает планомерное осуществление комплекса мероприятий, направленных на достижение более высоких показателей функционирования всех структурных подразделений (участков работы) в составе службы ДОУ и службы в целом. Содержаний мероприятий определяется в зависи-мости от того, на каком направлении концентрируются управленческие усилия руководства службы ДОУ. При этом на практике проведение подобных мероприя-тий чаще всего связано с внедрением в повседневную деятельность службы новых нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов по тем или иным вопросам документационного обеспечения управления.

Как отмечалось, осуществление комплекса мероприятий по совершенствова-нию деятельности службы ДОУ должно носить планомерный характер. С этой целью руководство службы разрабатывает проект плана (при необходимости -- во взаимодействии с другими должностными лицами (структурными подразде-лениями) предприятия). Такой план может предусматривать проведение мероп-риятий, касающихся:

* разработки новых (уточнения действующих) нормативно-методических (орга-низационно-распорядительных) документов предприятия по вопросам ДОУ;

* изменения существующего документооборота предприятия с учетом новых требований к его организации;

* обучения персонала службы ДОУ и, если требуется, других должностных лиц предприятия, допущенных к работе с управленческой документацией;

* обеспечения соответствующей документацией структурных подразделений предприятия.

Реализация мероприятий, предусмотренных планом, отражается в акте. Шаблоны плана мероприятий по совершенствованию деятельности службы ДОУ предприя-тия и соответствующего акта представлены на прилагаемом к книге компакт-диске.

2.9 . Должностные инструкции персонала службы ДОУ

«Должностная инструкция -- нормативный документ, регламентирующий деятель-ность конкретного должностного лица (категории сотрудников -- руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учрежде-ния) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов. Общий порядок и правила оформления дол-жностной инструкции регламентируются параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству».

Должностная инструкция должна подписываться ответственным за ее разработ-ку и утверждаться руководителем предприятия -- в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: «Инст-рукция главному метрологу».

Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст инструкции мо-жет делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производит-ся арабскими цифрами.

* задачи работника (например, для делопроизводителя -- прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов);

* порядок замещения должности, то есть, кем назначается и освобождается от должности данный работник;

* профессиональные требования и работнику (уровень образования, стаж ра-боты и др.);

* основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться ра-ботник в своей деятельности.

В разделе должностной инструкции «Функции работника» определяются:

* предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;

* перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т. д.).

В разделе должностной инструкции «Обязанности работника» указываются особенности деятельности:

* связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;

* предполагающие обязательное использование определенных форм и мето-дов работы (например, периодический контроль над формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.);

* требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

* касающиеся порядка исполнения поручений;

* затрагивающие этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллек-тиве.

В разделе должностной инструкции «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязаннос-тей. В разделе должностной инструкции «Взаимоотношения» указываются под-разделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.

В разделе должностной инструкции «Оценка работы» перечисляются крите-рии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т. д.

Заключение

Исследуя научный и практический материал по данной теме можно сделать следующие выводы:

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой -- службой документационного обеспечения управле-ния (далее -- службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руково-дителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

Основными задачами службы ДОУ яв-ляются:

* внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соот-ветствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

* осуществление методического руководства организацией работы с докумен-тами в структурных подразделениях предприятия;

* обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного по-рядка работы с документами;

* совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

Документационное обеспечение управления -- деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непос-редственно руководителю организации.

Список использованной литературы:

Нормативные акты

1. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной доку-ментации по учету труда и его оплаты».

2. ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной докумен-тации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М: Изд-во стандартов, 1998.

4. ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Ме-тодические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИКДАД, 1998.

5. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной доку-ментации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата Рос-сии от 05.01.2004г. № 1.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000г. № 68). - М., 2001.

7. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ.

Учебная литература

8. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2002

9. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо,2007

10. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб пособие.- Ростов н/Д.: Феникс, 2004

11. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на До-ну: Феникс, 2004

12. Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. - Челябинск.: Кн. Изд - во, 2000

13. Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, докуметы, организация и технология работы. - М.: ООО «ТК Велби», 2005

14. Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных докумен-тов. - СПб.: Питер, 2004

15. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003

16. Колесник Е.Н. ВВЕДЕНИЕ в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА- М, 2003

17. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Издательство НОРМА, 1996

18. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2004

19. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии до-кументационного обеспечения управления. - М.: Юнити-Дана, 2003

20. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. - Киев: Знання, 2000

21. Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю. Документирование управленче-ской деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонден-ция. - Ростов-на-Дону: МарТ ИЦ, 2002

22. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2004

23. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- СПб.: Пмтер,2006

24. Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003

25. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство - СПб.: Питер, 2005

26. Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. - М.: Приор, 2005

Приложение

Таблица 1

Пример расчета для определения совокупных затрат времени (СЗВ)

по виду работ по ДОУ

Наименование вида работы	Объем за год	Значение нормы, ч	Затраты, чел.-ч
Обработка входящих документов
Обработка исходящих документов
Контроль исполнения документов
Разработка норм.-мет. пособий
Исполнение тематич. запросов
Проведение проверки организации работы в подразделениях
ИТОГО чел.-ч:

Примечания.

СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 12 651 х Ку = 13 916 чел.-ч, где Ку -- учетный коэффици-ент со значением 1,1.

Примерная численность специалистов (с учетом квалификационных требований, предъявляе-мых содержанием работ), исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работника (Фпв) составит: СЗВп: Фпв =13916: 2006 = 7 ед.

Таблица 2.

		Кол-во штатных ед.	Примечание
Административная группа -- управление службы ДОУ
Начальник службы	Руководитель
Заместитель начальника службы	Руководитель		Может не вводиться
Инспектор по контролю исполнения поручений	Специалист
Документовед	Специалист
Секретарь-машинистка	Техн. исполн.		Может не вводиться
Наименование профессии (специальности)		Кол-во штатных ед.	Примечание
Группа технической подготовки и тиражирования документов
Начальник группы	Руководитель		Может не вводиться
Старшая машинистка -- оператор ПК	Техн. исполн.
Машинистка -- оператор ПК	Техн. исполн.	2-5 и более	Зависит от объема работы
Группа делопроизводства
Начальник группы	Руководитель		Может не вводиться
Ст. делопроизводитель	Техн. исполн.
Делопроизводитель	Техн. исполн.	2-5 и более	Зависит от объема работы
Группа хранения докумен-тов
Начальник группы	Руководитель		Может не вводиться
Старший архивариус	Техн. исполн.
Архивариус	Техн. исполн.	2-5 и более	Зависит от объема работы
Группа обеспечения
Начальник группы	Руководитель		Может не вводиться
Секретарь-стенографист	Техн. исполн.
Экспедитор-курьер	Техн. исполн.
В целом по службе ДОУ
	Руководитель	Специалист	Техн. исполн.
			12-20 и более

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации

Деятельность любой современной организации полуфункциональна и требует от ее руководителей понимания целостности и, одновременно, разноплановости направлений деятельности. Однако во всех случаях основная задача менеджмента организации - управление ресурсами, одним из которой является информация, а применительно к деятельности по документационному обеспечению управления - документационная информация. Очевидно, что ни одно из управленческих решений не может обойтись без этого ресурса, который состоит из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся между собой и с внешним миром, и определят информационную среду организации. Поскольку документационное обеспечение имеет прикладное, т.е. практическое значение, то и ее структура непосредственно связана с функциональной структурой организации.

Служба ДОУ: задачи, функции, место в системе управления организации

Основным элементом системы ДОУ организации является специально создаваемая служба ДОУ, основной задачей которой является организация, руководство деятельностью, координация, контроль и реализации работ по документационному обеспечению управления. В небольших организациях, где создание специального структурного подразделения не представляется возможным, выделяются сотрудники, обеспечивающие реализацию этих задач. При создании подразделений, выполняющих функции службы ДОУ, должны учитываться объем документооборота, штатная численность, трудозатраты на конкретные виды работ, наличие информационных технологий и др. Наименования и структура таких подразделений может быть разнообразными, в зависимости от условий конкретной организации: отдел ДОУ, канцелярия, Управление делами и проч. В настоящее время традиционно подразделения, реализующие функции службы ДОУ в организации, являются и носителями культуры применения новых информационных технологий в данной отрасли управления, что находит отражение в перечне реализуемых задач и функций, фиксируемых в положениях о данных структурных подразделениях.

В соответствии с положениями Государственной Системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) задачами службы ДОУ являются:

Обеспечение и контроль соблюдения требований нормативно-методических документов по ДОУ в организации;

Совершенствование форм и методов работы с документами;

Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

Организация и обеспечение функционирования информационно-поисковых систем;

Организация и обеспечение функционирования систем контроля исполнения;

Обеспечение организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организации;

Сокращение документооборота, количества форм документов;

Разработки и внедрение внутренних нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления организации;

Разработка и внедрение систем ДОУ с использованием прогрессивных информационных технологий.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля над правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

Обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

Разработка и проектирование бланков документов;

Разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

Организация контроля над работой с документами в структурных подразделениях; - разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины;

Осуществление контроля над правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

Организация работы архива в соответствии с требованиями федеральных правовых и нормативных методических актов;

Повышение квалификации работников службы ДОУ и архива;

Проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.

Состав службы ДОУ в организации должен состоять из профессиональных работников, знающих специфику данного направления деятельности и умеющих оперативно выполнять свои функциональные обязанности, не «раздувая» бюрократию.

Документы, регламентирующие ДОУ в организации, должны разрабатываться на основе законов Российской Федерации, нормативных правовых актов в области информации, документации, организации делопроизводства и архивного дела с учетом специфики деятельности конкретного учреждения.

Организация ДОУ в организации возложена на службу ДОУ (управление делами, канцелярию, общий отдел, секретариат). Формирование и разработка внутренних нормативных и методических документов, регламентирующих все аспекты документационного обеспечения управления организации, относятся к компетенции именно этой службы.

Практика и существующие нормативные требования и методические рекомендации по реализации всех задач и функций по делопроизводственному обслуживанию в организации устанавливают необходимость создания следующих внутренних организационно-правовых документов:

Положение о службе ДОУ;

Инструкция по делопроизводству;

Табель унифицированных форм документов;

Альбом унифицированных форм документов;

Перечень документов, не подлежащих регистрации;

Положение (инструкция) о ведении делопроизводства по заявлениям и жалобам;

Перечень документов, составляющих служебную (коммерческую) тайну;

Перечень документов, подлежащих утверждению;

Перечень документов, заверяемых печатью организации;

Должностные инструкции;

Положение о постоянно действующей экспертной комиссии;

Сводная номенклатура дел организации.

Все вышеперечисленные документы необходимо разработать и утвердить в любой организации, не зависимо от формы собственности.

Должностные инструкции должны быть разработаны на каждого сотрудника службы ДОУ и должны отражать реально выполняемые функции и обязанности. Должностные функции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда.

Одной из функций службы ДОУ является разработка Инструкции по делопроизводству организации, устанавливающей единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ведения учета, регистрации, контроля исполнения и хранения документов. Инструкция утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников. Инструкция по делопроизводству должна разрабатываться на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на документы, Основных правил ведомственных архивов, Основных правил работы архивов организаций. Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Состав разделов инструкции по делопроизводству, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами от их создания или получения до исполнения, отправки и/или сдачи в архив.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству должно быть отражено, что организация ДОУ, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на службу ДОУ организации, а ответственность за организацию ДОУ в структурных подразделениях возлагается на руководителей подразделений, для чего руководитель назначает ответственного за делопроизводство в подразделений, который и обеспечивает учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

Также службой ДОУ разрабатываются Табель и Альбом унифицированных форм документов организации - перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также производить контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Для обеспечения правильного формирования и учета дел организации должна составляться номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Систематизация документов - одна из важнейших задач в ДОУ. В номенклатуру дел включат все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме печатных изданий.

Номенклатура дел организации состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям, отражает организационную структуру организации.

Кадровая служба АО «ИСС»

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ), выполняется специальной службой, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом, и зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для любой кадровой службы вне зависимости от ее размеров. Кроме того, на каждом предприятии разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данной организации. Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел, формирование которых также признается обязательным для сотрудников кадровой службы. Алимова Н.А. Большой справочник кадровика/ Н. А. Алимова. - М.: Дашков и К, 2010. - 534 с.

Нормативно-методическая база - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

1) законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2) указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;

3) нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;

4) государственные стандарты на документы;

5) общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

6) унифицированные системы документации;

7) нормативно-правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством организаций и предприятий.

В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями и предприятиями, действующими на их территории. http://www.telenir.net/delovaja_literatura/deloproizvodstvo_kompanii/p2.php

В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (в дальнейшем - ТК РФ). На основании статей ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы. Алимова Н.А. Большой справочник кадровика/ Н. А. Алимова. - М.: Дашков и К, 2010. - 534 с.

Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ - основной законодательный акт, основанный на общепризнанных принципах и нормах международного права и Конституции РФ, он регулирует отношения в трудовой сфере.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют, чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности);

Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;

Разрешить трудовые споры. От качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Весь комплекс этих документов можно систематизировать по различным признакам.

Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года № 299 (далее ОКУД) эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу : заявление о приеме на работу; контракт о назначении на должность; приказ о приеме на работу; протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу : заявление о переводе на другую работу; представление о переводе на другую работу; приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы : заявление об увольнении; приказ об увольнении; протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков : график отпусков; заявление о предоставлении отпуска; приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений : представление о поощрении; приказ о поощрении; протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий : докладная записка о нарушении трудовой дисциплины; объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; приказ о наложении дисциплинарного взыскания; протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

1. Организационно-правовая документация:

Правила внутреннего трудового распорядка;

Штатное расписание;

Положение о структурном подразделении;

График отпусков;

Должностные инструкции.

2. Персональная документация:

Трудовая книжка;

Личное дело;

Личная карточка работника.

3. Договорная документация:

Коллективный договор (соглашение);

Трудовой договор.

4. Распорядительная документация (приказы по личному составу).

5. Учетная кадровая документация:

Учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;

Документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.

6. Информационно-справочная документация.

Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы. http://fimir.ru/about/articles/176

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления, всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

Плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

Первичной учетной (по учету труда и заработной платы);

Отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени и т.п.);

По социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам и т.п.);

Организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки и т.п.).

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы:

Личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.;

Личные карточки;

Трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры и т.д.

Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

В подразделениях управления персоналом составляется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры, графики прохождения аттестации сотрудников, направления на трудоустройства специалистов и рабочих и т.д.

Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.

К учетным документам по кадрам (персоналу) относятся:

Личная карточка;

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

График отпусков;

Другие документы.

Личная карточка работника - основной документ системы учета личного состава, оформляется на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли данное место работы основным или работник принят по совместительству, принят он на постоянную, временную или сезонную работу. Она ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника в данной организации и закрывается только при увольнении.

В ОА «ИСС» сотрудник отдела по работе с персоналом заполняет личную карточку формы Т-2. Хранятся карточки формы Т-2 в отдельной запираемой комнате отдела по работе с персоналом.

Личные карточки формы Т-2 заполняются на сотрудников, принятых на работу, на основании приказа о приеме. Для этого используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

Кроме того, требуются такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками - эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы работник присутствовал при оформлении личной карточки (а не сам заполнял ее). Личная карточка формы Т-2 является документом строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.

Личная карточка формы Т-2 сотрудника изготавливается в количестве 1 экземпляра. Хранится данный документ в течение 75 лет, отдельно от личных дел.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в АО «ИСС» ведет бухгалтерия. В ней регистрируются все операции получения и расходования бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в АО «ИСС» ведет сотрудник отдела по работе с персоналом. В данной книге регистрируют все трудовые книжки сотрудников, которые работают в Обществе. Стоимость бланка трудовой книжки и вкладыша к ней оплачивается работником.

Бланки трудовых книжек выдаются ответственным за ведение трудовых книжек лицам только по заявкам. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (сотрудник кадровой службы), обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, которые получены за трудовые книжки. При этом подотчетное лицо должно приложить приходный ордер кассы организации.

Формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей приведены соответственно в Приложении № 2 и Приложении № 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Все страницы книги делятся на необходимые графы, нумеруются, регистрационная форма сшивается (прошнуровывается), заверяется подписью (начальника отдела кадров, заместителя руководителя предприятия по персоналу, руководителя предприятия) и скрепляется печатью. Книга учета движения трудовых книжек заверяется только подписью руководителя предприятия. Алимова Н.А. Большой справочник кадровика/ Н. А. Алимова. - М.: Дашков и К, 2010. - 534 с.

График отпусков - документ, определяющий очередность предоставления отпусков работникам.

В АО «ИСС» отпуска предоставляются в соответствии с графиками отпусков самостоятельных структурных подразделений Общества. График отпусков ежегодно утверждается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа Общества не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. В нем отражаются сведения о времени распределения оплачиваемых отпусков работников на календарный год.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч.2 ст. 123 ТК РФ).

Для отражения сведений о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений применяется унифицированная форма № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков в самостоятельных структурных подразделениях Общества составляется с помощью программы АСУ ФЭЗ.

Согласно положению «Об отпусках работников АО «ИСС» в срок до 15 ноября каждого года готовые графики отпусков передаются самостоятельными структурными подразделениями в отдел по работе с персоналом в количестве двух экземпляров. График отпусков согласовывается начальником отдела по работе с персоналом не позднее 14 декабря каждого года, и первый экземпляр документа хранится в отделе по работе с персоналом. Второй экземпляр согласованного графика отпусков возвращается в самостоятельное структурное подразделение.

Если в графике отпусков запланирована конкретная календарная дата отпуска, то не позднее, чем за две недели до начала отпуска работодатель обязан известить об этом работника под подпись (ч.3 ст.123 ТК РФ). Если в графике отпусков не указана конкретная дата начала отпуска, то не позднее, чем за пятнадцать дней до его начала работник вправе написать заявление о предоставлении ему отпуска в установленном графиком отпусков месяце на имя непосредственного руководителя самостоятельного структурного подразделения с указанием конкретной даты начала отпуска.

В случае изменения (переноса) периода ежегодного оплачиваемого отпуска (отдельных его частей) по инициативе работника или в связи с производственной необходимостью, а также в случае отзыва работника из ежегодного оплачиваемого отпуска, указанные изменения подлежат внесению в утвержденный график отпусков.

Руководитель самостоятельного структурного подразделения несет дисциплинарную ответственность за своевременность и правильность составления графика отпусков, его соблюдение, а также за внесение в него соответствующих изменений в случаях.

К информационно-справочным документам в кадровой работе относятся:

Справки;

Докладные, служебные записки;

Объяснительные записки и др.

Эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата другому, либо для фиксации каких-либо сведений. На основе резолюции руководителя такие документы могут послужить основанием для принятия отдельных решений или подготовки распорядительных документов. Касьянова Г.Ю. - Настольная книга кадровика - 2-е изд., перераб. и доп. - М: АБАК, 2009.

Информационно-справочные документы в АО «ИСС» издают по вопросам, предусмотренным Уставом предприятия и положениями о его структурных подразделениях.

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты отличаются разнообразием по своему назначению и содержанию:

Сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

Обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);

Выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

Передачи (документов);

Нарушения установленных правил;

Расследования аварий, несчастных случаев и т.д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. http://www.edou.ru/enc/razdel23

Управление по работе с персоналом АО «ИСС» оформляет акты на бланке Общества с логотипом предприятия, которые содержат обязательные реквизиты:

Цех (отдел), составляющий акт;

Место составления;

Заголовок (содержание);

Подписи.

Обычно отделом по работе с персоналом с АО «ИСС» оставляются акты по вопросам связанным с дисциплиной, такие как:

Акт об отказе ознакомления с приказом;

Акт об отказе ознакомления с приказом и получения экземпляра акта;

Акт об отказе предоставить письменное объяснение по факту отсутствия на рабочем месте;

Акт о проведении служебного расследования по поводу утери документа режимного характера - служебного пропуска (пластиковой карты) для прохода на территорию Общества.

В справках описываются или подтверждаются различные факты и события. Обычно справки бывают двух видов:

· подтверждающие те или иные юридические факты и выдаваемые заинтересованным лицам.

Справки могут быть внутренними и внешними. Внутреннюю справку подписывает исполнитель, а справки, составляемые по запросам внешних организаций, подписывает руководитель предприятия.

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ администрация обязана выдать работнику по его просьбе справку о работе в данной организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы. Касьянова Г.Ю. - Настольная книга кадровика - 2-е изд., перераб. и доп. - М: АБАК, 2009.

Управление по работе с персоналом АО «ИСС» чаще всего выдает именно эти справки. Оформляется справка на листе формата А4.

Обязательные реквизиты справки:

Наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения);

Наименование вида документа;

Дата и регистрационный номер;

Место составления (для внешней справки);

Адресат;

Заголовок (содержание);

Подпись;

Докладная записка - документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу. http://www.edou.ru/enc/razdel23

Служебная записка является разновидностью докладной записки.

Докладные и служебные записки АО «ИСС» печатают на установленных формах бланков с логотипом предприятия и реквизитами предприятия.

При оформлении записки на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруют в середине верхнего поля листа.

Текст докладной или служебной записки, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, разработки, отчета).

Объяснительные записки бывают двух видов:

В записках первого вида поясняют содержание отдельных положений основного документа;

В записках второго вида работники предприятия пишут о причинах своих поступков или комментируют какие-либо события.

Объяснительные записки оформляются аналогично докладным запискам (только не содержат выводов и предложений) и подписываются составителем с указанием должности и расшифровки подписи. Касьянова Г.Ю. - Настольная книга кадровика - 2-е изд., перераб. и доп. - М: АБАК, 2009.

Так как АО «ИСС» является режимным предприятием, где применяется система автоматизированного учета рабочего времени, то наиболее частой причиной, по которой управлением по работе с персоналом АО «ИСС пишется докладная записка - совершение дисциплинарного проступка.

Определенных правил по написанию объяснительной записки не существует, работник может писать ее от руки или напечатать на компьютере в произвольной форме. Он должен указать факт, послуживший поводом для написания докладной записки и причины, которые смогли бы объяснить данную ситуацию.

Управление по работе с персоналом АО «ИСС» играет важную роль на предприятии, т.к. ему приходится создавать огромное количество различных документов, которые необходимы для организации работы Общества.

Таким образом, можно сделать вывод, что вся документация, которую разрабатывает и использует служба кадров, стоит назвать нормативно-методическим обеспечением системы управления персоналом.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).

На основе типовых документов с учетом особенностей организации работники службы управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего пользования. Так, важным организационно-распорядительным документом являются правила внутреннего трудового распорядка, которые регулируют трудовой распорядок в организации. В соответствии с Трудовым кодексом РФ трудящийся обязан выполнять возложенную на него работу с подчинением внутреннему трудовому распорядку.

Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, юридического отдела).

Коллективный договор - это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на срок от одного до трех лет.

Порядок и условия заключения коллективного договора определяются Законом РФ «О коллективных договорах и соглашениях» от 11.03.92 № 2490-1 в редакции Федерального закона от 24.12.95 № 176-ФЗ. Ч. II Редакция Москва Законы и Кодексы Российской Федерации 2011-2014, ТК РФ, Глава 7 Ст. 49, Ст. 50, Ст. 51.

К документам организационно-методического и методического характера относятся регламентирующие выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят: положение по формированию кадрового резерва в организации; положение по организации адаптации работников; рекомендации по организации подбора и отбора персонала; положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе; положение по оплате труда; инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др. Разработку этих документов осуществляют работники соответствующих звеньев системы управления персоналом.

Для разработки этих и других документов, а также для выполнения ряда функций по управлению персоналом используется такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Минтруда РФ в 1998 г. (в новой редакции от 2007 г.). Призванный регламентировать организацию труда этих категорий работников, обеспечивать рациональный подбор, расстановку и использование кадров, устанавливать оплату труда работникам в зависимости от уровня их квалификации. Справочник включает квалификационные характеристики должностей, каждая из которых имеет следующие разделы:

Должностные обязанности;

Должен знать;

Требования к квалификации.

Для характеристики рабочих должностей, тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим, составления программ подготовки и повышения квалификации рабочим используется такой нормативный документ, как Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС). Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих даются по разрядам и состоят из разделов:

- «Характеристика работ» - перечень трудовых навыков, которыми должен обладать рабочий для получения соответствующего выполняемой работе разряда;

- «Должен уметь» - минимум специальных знаний и навыков, требующихся для работы по данному разряду;

- «Примеры работы» - перечень наиболее типичных для данной профессии и данного тарифного разряда работ Кибанов А.Я. - Управление персоналом организации. Учебник. - 4-е изд. - М: ИНФРА-М, 2010..

Вывод: таким образом, ДОУ находится под регулированием законодательных нормативных актов, устанавливающих общие требования к документированию деятельности организации, а также работе с этими документами, корректности их ведения и заполнения. Учитывая ведение личного дела каждого сотрудника с внесением отметок в личное дело и трудовую книжку.

Составление Приказов и распорядительных документов строго в соответствии со стандартизированными формами (например, формы Т и др.) и положениями делопроизводства и кадрового управления, оговоренными в законодательстве и учитывая внутреннюю распорядительную документацию предприятия.

АО «ИСС» является режимным предприятием, где применяется система автоматизированного учета рабочего времени, с учетом принципов систематизации кадровой документации по основным кадровым процедурам.