Главная Страхование Круглая печать на больничном листе. Печати на больничном листе: вид, количество и общие требования. Печати в государственных организациях

Круглая печать на больничном листе. Печати на больничном листе: вид, количество и общие требования. Печати в государственных организациях

В начале апреля 2015 года вышел Федеральный закон №82-ФЗ , согласно которому печать перестает быть обязательным атрибутом организаций .

Какой должна быть

Вне зависимости от организационной формы клише организации должно содержать полное ее наименование и адрес . Допускается указание на иностранном языке. Нормативные акты не регламентируют ни размер клише, ни его цвет.

Более того, неизвестно, можно ли указывать сокращенное наименование компании, а также дополнять печать такими реквизитами, как надписи «для документов» или «для накладных». Можно сделать вывод, что проставление сокращенного наименования и надписей законодательство оставило на усмотрение предпринимателям.

Общепринятый размер равен 38-42 мм . Обычно штамп компании синего или фиолетового цвета. Если он утерян или износился, то компания должна изготовить новый экземпляр. То же самое касается и ситуаций, когда у организации изменились реквизиты, указанные на оттиске (например, адрес или наименование).

Федеральный закон №82-ФЗ допускает возможность того, что у организации может не быть печати, однако, законодательство обязывает применять печать на бланках строгой отчетности, в трудовых книжках, а также в кассовых ордерах. Из этого следует, что пока упоминание об обязательном проставлении на некоторой документации сохраняется в нормативных актах, компания обязана ее иметь.

Конечно, есть и некоторые исключения из вышеназванных правил. Так, заверять запись в трудовой книжке работника можно не только синим оттиском компании, но и штампом кадровой службы.

Применение печатей обязательно, если с каким-то определённым контрагентом компания не прописала в договоре пункт о возможном ее неиспользовании. Если такого пункта нет, то сделка может считаться недействительной.

Штамп ставится на документах, чтобы придать им юридическую силу. Однако далеко не вся документация нуждается в этом. На некоторых кадровых документах можно упустить проставление этого реквизита.

Штампом заверяются некоторые бухгалтерские бумаги (например, сметы и поручения). Обязательны и к заверению вся учредительная документация, договора, дополнительные соглашения.

Оттиск ставится внизу текста рядом с подписью должностного лица. Штамп ни в коем случае не должен попадать на расшифровку подписи. Иногда в месте проставления печати ставится отметка «М. П.» или «Место печати» и оттиск должен ставиться именно на нее.

Первичные

Первичная документация в компании относится к так называемому первичному учету, который означает самый первый этап обобщения операций в организации . Первичными считаются документы, которые могут подтвердить факт существования какой-либо хозяйственной операции. Все информация, которая содержится в «первичке», должна быть отражена в бухгалтерском учете.

Штамп ставится на тех первичных бумагах, которые выполнены по унифицированной форме. Пример унифицированного первичного документа — товарная накладная, выполненная по . Если компания сама утверждает форму какого-либо первичного документа, то проставление оттиска не является обязательным.

Приказы

Приказ является внутренним документом в организации, т.е. за ее пределы он не выходит. Таким образом, проставление оттиска на приказе не является обязательным, и в большинстве случаев это опускается. Если работник просит предоставить копию приказа, то копия заверяется по всем стандартам, с проставлением печати и прочих надлежащих реквизитов.

Штамп не ставится ни на какой внутренней документации в компании. Единственный обязательный реквизит, который должен присутствовать на приказе – это подпись руководителя.

Фирменные бланки организации

Штамп ставится на бланке организации в зависимости от того, каким способом изготовлен бланк. Так, если бланк компании принадлежит к бланкам строгой отчетности, то оттиск на такой бумаге обязателен. Если же бланк организации выпущен на разноцветной бумаге с логотипом компании, то оттиск не ставится.

Для заверения обычного информационного письма на бланке организации достаточно проставить подпись должностного лица. В некоторых случаях оттиск на бланке компании обязателен к проставлению. Печать ставится на гарантийных письмах, а также на доверенностях (например, на представление интересов компании в суде или на получение материальных ценностей).

Другое

Проставление штампа на том документе, на котором он не ставится, не приведет ни к каким разбирательствам. Однако, если вы не проставите этот реквизит на обязательных к заверению таким образом бумагах, то последствия могут быть неблагоприятными.

Незаверенный должным образом документ лишается юридической силы, и как доказательство при судебном разбирательстве его уже нельзя будет рассматривать.

Кроме вышеназванных документов, обязательны к заверению следующие виды бумаг :

При заполнении трудовой книжки следует учитывать следующие моменты. Штамп организации должен обязательно стоять на титульной стороне книжки. Если у работника изменились анкетные данные – на внутренней стороне обложки. При увольнении запись об увольнении всегда должна сопровождаться синей печатью организации.

Типичные оттиски

В зависимости от организационной формы предприятия оттиски печати могут различаться по внешнему виду . Так, оттиск ИП немного проще, чем у ООО или ЗАО, и содержит меньше обязательных элементов. Рассмотрим типичные оттиски штампов в зависимости от типа и формы компании.

Простой . Содержит в середине наименование организации, а в окантовке находится форма организационной деятельности, а также ОРГН и КПП. Также в окантовку может быть пущен адрес компании.
С микротекстом . В таких печатях, в отличие от предыдущих, более сложная окантовка, проходящая по краю в 2 слоя. Во внешнем слое находится более мелкий текст, которым прописывается, например, ее реестровый номер. Во внутреннем слое окантовки, также как и в простой печати, находится адрес, ОГРН и , а также организационная форма компании.
С окантовкой в виде орнамента . Крупные компании предпочитают использовать в своей деятельности фантазийные оттиски, в которых между внутренним и внешним слоем окантовки идет узор.
Для ИП . Содержит, как правило, ФИО предпринимателя в середине, по краю же пущены такие реквизиты, как , адрес, а также ИНН.

На каких документах ставится печать, можно узнать из данного видео.

Особенности проставления

Печать обязательна к проставлению на всех договорах, большинстве кадровых документах, а также на . Гарантийные письма и акты не имеют юридической силы, если на них не проставлен оттиск. Ничего страшного не случится, если на документе, на котором оттиск необязателен, его проставить. Однако следует всегда проставлять его там, где его присутствие может в дальнейшем понадобиться при судебном разбирательстве.

Некоторые фирмы разрабатывают специальное положение или инструкцию по применению печати. Как правило, утверждается она руководителем и содержит такие разделы, как перечень штампов, используемых в организации, место их хранения, а также порядок пользования.

Штамп ставится только рядом с подписью того должностного лица, которое имеет право подписания данного вида документации. Как правило, это либо руководитель компании, либо доверенное лицо.

Юридический смысл данного реквизита заключается в том, чтобы заверить подпись того должностного лица, который входит в руководящий круг людей, работающих в компании, наименование которой указано на печати.

Оттиск не может быть проставлен рядом с подписью обычного сотрудника компании. Желательно, чтобы печать не заходила на подпись должностного лица, была читабельной и давала возможность различить всю информацию на ней.

Заверка документов печатью организации - особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Печать применяется также во всех случаях удостоверения прав должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей, и др.

Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица, может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Простые печати могут иметь различную форму: круглую, квадратную и треугольную. Герб на ней не изображается. Простые (без изображения государственной символики) ставятся на справках, пропусках, копиях документов и пр. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица и был хорошо читаемым.

В государственных учреждениях используют гербовую печать (с изображением герба РФ) и простую печать данной организации.Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (ставится на документах, удостоверяющих права предприятия или должностных лиц, фиксирующих расходование денежных средств, а также предусмотренных государственными правовыми актами).

Примерный перечень документов, на которых ставится главная печать организации, может выглядеть следующим образом:

1. Акты (приема выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.).

2. Архивные справки.

3. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей и т.д.)

4. Договоры (о поставках, подрядах, аренде и т.д.)

5. Командировочные удостоверения.

6. Положение об организации.

7. Письма гарантийные.

8. Сметы расходов.

9. Удостоверения.

10. Устав организации.

11. Штатные расписания

12 Приказы по основной деятельности и выписки из них

13 Приказы по личному составу и выписки из них

14 Приказы по отпускам и командировкам и выписки из них

Организации, предприятия и органы власти разрабатывают свой перечень документов, на которых ставится печать, и объявляют его в приказах или постановлениях.

35) Состав удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющий документ.

Реквизиты удостоверения документов: гриф утверждения,подпись, печать.

Гриф «Утверждено» («Утверждаю») это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, а также своеобразная санкция на действие этого документа в отношении определенного круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия.

Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов.

Обязательному утверждению подлежат:

1. уставы;

2. положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия;

3. структура, штатная численность и штатное расписание;

4. акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;

5. должностные инструкции;

6. правила внутреннего трудового распорядка;

8. расценки на проведение работ и оказание услуг и др.

Исходя из специфики своей деятельности, предприятие должно разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих право утверждать эти документы.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Подпись. Подпись подтверждает ответственность поставившего ее лица за все изложенное в документе. Право подписи на документах имеют уполномоченные должностные лица организации. Такие полномочия определяются локальными нормативными актами организации (например, уставами, положениями, приказами). Документы структурных подразделений могут подписывать их руководители. По ряду вопросов право подписи имеют другие сотрудники организации.

На различных видах документов ставится разное количество подписей. Одна подпись ставится на документах, издаваемых единоначально. Так, подписываются одним должностным лицом приказы по основной деятельности или личному составу, распоряжения, телефонограммы, доверенности (кроме доверенностей на получение материальных ценностей). Если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц или структурных подразделений, то на нем ставятся две и более подписей (в зависимости от количества ответственных).

На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи, если документ разрабатывался и издавался несколькими должностными лицами).

В состав реквизита "Подпись" (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Печать. Реквизит «Печать» также является юридически значимым и применяется в целях заверения подписи должностного лица на некоторых видах документов. Оттиск печати является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности к указанному на документе наименованию организации.

Большинство документов, создающихся в организациях, не требует обязательного наличия оттиска печати. Оттиск проставляется на документах, в которых отражена информация:

О фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации организации и т. д.);

Удостоверяющих права организации или отдельных лиц (доверенности);

Фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями (акты списания материальных ценностей, платежные поручения, гарантийные письма).

Такие документы обретают юридическую силу лишь с момента заверения печатью.

Государственные организации имеют гербовую печать (с изображением Государственного герба Российской Федерации). В негосударственных структурах существует приравненная к гербовой круглая печать. Помимо гербовой (или приравненной к ней) печати, организации могут иметь ряд простых круглых печатей.

36) Отметки на документе, их значение и оформление.

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.

Служебными считаются отметки:

· о поступлении документа в организацию;

· резолюция;

· о контроле;

· об исполнителе;

· об исполнении документа и направлении его в дело;

· о наличии приложения;

· о заверении копии;

· идентификатор электронной копии документа.

1.Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу документа и содержит: наименование организации-получателя, очередной порядковый номер и дату поступления (при необходимости – часы и минуты).

2.Резолюция.Резолюция ДОКУМЕНТА – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя, задание, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции. Резолюция пишется от руки в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, она может быть поставлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

3.Отметка об исполнителе с одержит: инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Ее располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

4.Отметка о контроле проставляется справа на верхнем поле первого листа с помощью штемпеля “Контроль” или буквы “К”.

5.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:

· запись “В дело”, номер дела, в котором будет храниться документ. Она подписывается и датируется исполнителем документа либо руководителем соответствующего структурного подразделения.

6.Отметка о наличии приложения вносится после текста документа перед подписью. Оформляется без абзаца и отделяется от основного текста документа 3 межстрочными интервалами.

7.Отметка о заверении копии проставляется на копиях документов и выписках из документов.

8.Идентификатор электронной копии документа является отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Резолюция. Ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.

Резолюция-это решение должностного лица по вопросу исполнения документа, выраженное в письменной форме или указание по исполнению документа.

ЗНАЧЕНИЕ

Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения.

ТРЕБОВАНИЯ

· В резолюции желательно указывать: фамилию исполнителя(ей), содержание поручения, срок исполнения, срок исполнения, дата, личная подпись руководителя.

· Если решение вопроса поручено нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное первым, принято считать ответственным за работу всех остальных

· Если документ имеет типовой срок исполнения, то в резолюции срок можно не указывать

· Указанный в резолюции индивидуальный срок исполнения не может содержать типовой срок

· Р. обязательно переносится в регистрационную форму при регистрации документа и является основанием взятия документа на контроль

· Дата, указанная в Р., становится сроком исполнения документов

· Может быть написана руководителем от руки на свободном поле документа

· Допускается оформление Р. на отдельном листе формата А6 или А7 (способ применяется в органах власти)

В законодательстве не имеется общего правила, по которому все документы в обязательном порядке должны скрепляться печатью. Печать как обязательный реквизит кадрового документа является строго необходимой только в специально установленных случаях, например, в трудовой книжке.

Кроме того, прямое нормативное требование иметь печать относится далеко не ко всем организациям. Например, о печатях не упоминается в отношении обществ с дополнительной ответственностью и товариществ.

Заметим, что и Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» также не обязывает организации или индивидуального предпринимателя иметь печать. При регистрации юридических лиц, в соответствии с названным Законом, не требуется представлять в регистрирующие органы ни эскиз печати организации, ни иные сведения о ней.

В то же время федеральные законы, касающиеся других форм юридических лиц, требуют наличия печати. Это требование определено в:

пункте 5 статьи 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»;

пункте 7 статьи 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;

пункте 3 статьи 2 Федерального закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»;

Этими законами установлено, что печать юридического лица обязательно должна быть круглой, содержать полное фирменное наименование и указание на место нахождения общества.

Итак, необходимость иметь печать прямо установлена только для некоторых организационно-правовых форм юридических лиц. Однако требование о наличии печатей можно обосновать не только прямым указанием соответствующего нормативно-правового акта, но и косвенно, из смысла законодательства. Именно такое толкование дал Верховный суд РФ, разрешая одно конкретное дело: «…в практике делового оборота наличие у любого юридического лица и частного предпринимателя печати признается обязательным и само собой разумеющимся. Без такой печати не может быть открыт расчетный счет в банке или другом кредитном учреждении, надлежащим образом удостоверены заключаемые сделки и иные документы. При таких условиях в соответствии со статьей 6 Гражданского кодекса РФ допускается применение гражданского законодательства по аналогии» .

Итак, юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны иметь печать, иначе они не смогут надлежаще оформлять отдельные обязательные документы, в том числе кадровые.

Реквизиты печати

Как уже упоминалось, отдельные законы в качестве обязательных устанавливают следующие реквизиты круглой печати : полное фирменное наименование и местонахождение . Печать может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке. Иногда на печать помещается товарный знак или другие средства индивидуализации (обычно в центре). При их отсутствии в центре помещают сокращенное наименование юридического лица.

Прежде изготовление печати строго контролировалось государственными органами. Это было установлено в ранее действовавшем приказе МВД СССР от 13 февраля 1978 г. № 34 «Об утверждении инструкции о порядке открытия штемпельно-граверных предприятий (мастерских), изготовления печатей и штампов». Так, заказать печать организации в штемпельно-граверной мастерской можно было лишь по специальному разрешению, выдаваемому органами внутренних дел. Для получения такого разрешения требовалось подать заявление с приложением выписки из устава и эскиза самой печати. Из Инструкции усматривалось, что печать должна была содержать наименование организации (не сокращенное). Отдельные требования предъявлялись к печатям филиалов. И даже изготовление так называемых «простых» печатей (печати общего отдела или отдела кадров, треугольные печати, угловые штампы, печати для удостоверений) было невозможно без санкционирования органами внутренних дел.

Данная Инструкция утратила силу на территории РФ в связи с изданием приказа МВД РФ от 14 февраля 1994 г. № 48. Однако региональное законодательство довольно долго после этого сохраняло разрешительный порядок изготовления печатей. Например, в г. Москве для получения разрешения на изготовление печати обращались в районное или городское управление внутренних дел (п. 4.14 Положения о порядке регистрации предприятий в г. Москве, утв. постановлением правительства Москвы от 17 сентября 1991 г. № 97). Этот порядок существовал в г. Москве до 1997 года.

Одно время московское законодательство устанавливало дополнительные требования к обязательным реквизитам печатей. Эти требования устанавливались во Временных правилах изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы (утв. распоряжением мэра от 25 августа 1998 г. № 843-РМ), которые с 8 февраля 2005 г. утратили силу.

В частности, предусматривалось обязательное указание следующих реквизитов:

полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;

местонахождение;

основной государственный регистрационный номер;

номер городского Реестра печатей.

Для «простых» печатей, помимо перечисленных реквизитов, предусматривалась дополнительная надпись, например, «секретариат», «канцелярия», «управление делами», «отдел кадров», «для счетов», «для удостоверений», «для справок» и т.д.

Предусматривалась возможность по усмотрению организации указать идентификационный налоговый номер (ИНН) и код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Для получения разрешения на изготовление печати или штампа необходимо было получить разрешение Московской регистрационной палаты. Для этого организация должна была представить эскиз печати (штампа) и другие необходимые документы .

В настоящее время регистрация юридических лиц и индивидуальных предпринимателей находится в ведении федеральной власти, которая не устанавливает никаких дополнительных требований к реквизитам печати и их изготовлению, кроме обозначения полного наименования и указания местонахождения. Однако юридические лица следуют деловым обычаям, сложившимся на практике, и не ограничиваются в своих печатях только обязательными реквизитами. Напротив, принято указывать как можно больше реквизитов.

Если организация решает завести «простую» печать, например, для отдела кадров, в этой печати должны присутствовать все реквизиты, которые имеются на «основной» печати организации. Однако в центре вместо логотипа помещают надпись «ДЛЯ ОТДЕЛА КАДРОВ». Если же в организации не имеется отдела кадров (например, есть только инспектор по кадрам или менеджер по персоналу), то заказывать печать для отдела кадров совершенно нецелесообразно. Тогда дополнительный реквизит в центре печати выглядит так: «ДЛЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ». Однако Правила и Инструкция указывают именно на печать отдела кадров (то есть печать соответствующего структурного подразделения), а не на иную «простую» печать (впрочем, проверяющие весьма редко обращают на это внимание).

Если в организации отдел кадров именуется «Департамент по работе с персоналом» и в его функции входит работа с трудовыми книжками, то в центре печати целесообразно поставить именно такой дополнительный реквизит: «ДЕПАРТАМЕНТ ПО РАБОТЕ С ПЕРСОНАЛОМ». Порядок использования этой печати следует закрепить в положении о данном структурном подразделении или ином локальном нормативном акте организации.

Печать на трудовом договоре

Трудовой кодекс РФ (ст. 67) в обязательном порядке требует наличия трудового договора в письменной форме в двух экземплярах (один для работника, другой для работодателя). Требования к содержанию трудового договора определяются в статье 57 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ), однако обязательного наличия на нем печати юридического лица или индивидуального предпринимателя законодатель не предусматривает. Вместе с тем незаверенная печатью подпись представителя работодателя может вызвать вопросы о ее правомерности, особенно если представителем работодателя, подписывающим трудовой договор, является не руководитель юридического лица (директор, генеральный директор, президент), а иное уполномоченное лицо (например, заместитель руководителя, директор по персоналу и т.п.). Вполне возможна ситуация, когда в ходе «корпоративных войн» руководитель, лишенный своих полномочий учредителями, отказывается покидать свой пост и продолжает «руководить» организацией, в том числе принимать работников на работу и подписывать с ними трудовые договоры. Такой «руководитель» уже не имеет доступа к печатям организации, поэтому его подпись остается незаверенной. Значит, отсутствие печати юридического лица (индивидуального предпринимателя) на трудовом договоре должно насторожить работника. Обычно аудиторы также делают замечание, если трудовой договор не скреплен печатью со стороны работодателя. Фактически речь идет о правовом обычае, сложившемся в отрасли трудового права и предписывающем скреплять печатью договоры (трудовой, о полной материальной ответственности) и дополнительные соглашения (приложения) к ним.

Ошибкой также является заверение подписи работодателя (его представителя) не печатью организации, а любой, так называемой «простой» печатью (например, печатью «для отдела кадров»).

Печать на приказах

Печать на приказах не проставляется. Это связано с тем, что приказ является внутренним распорядительным документом, который включает вновь принятого работника в организационные связи предприятия. Так, кадровые работники начинают вести на данного работника табель учета рабочего времени, вносят запись о приеме в трудовую книжку и т.п. на основании приказа о приеме. Унифицированная форма приказа о приеме работника на работу не предусматривает этого реквизита (отсутствует аббревиатура «М.П.»). В принципе кадровые приказы допустимо вести и в произвольной форме, но и в этом случае печать не нужна.

Однако не следует забывать, что работник имеет право потребовать копию приказа о приеме на работу (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Копии приказов о приеме на работу, равно как иные копии кадровых документов, исходящие от организации, требуют надлежащего заверения, что невозможно без проставления печати.

Как заверять копии кадровых документов

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдавать работнику копии документов, связанных с работой, причем эти копии должны быть заверены «надлежащим образом». Рассмотрим, как именно необходимо заверять копии и какими нормативно-правовыми актами при этом следует руководствоваться.

Согласно действующему до настоящего времени Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись (см. Пример 1):

ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;

проставляется его личная подпись;

делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

указывается дата заверения;

проставляется печать.

Также на практике можно встретить следующую заверительную надпись (см. Пример 2). Этот способ заверения вполне допустим.

Чаще всего работники обращаются за выдачей копии трудовой книжки (например, для оформления загранпаспорта и т.п.). Иногда они просят выдать копию приказа о приеме на работу по совместительству, чтобы «основной» работодатель смог внести в их трудовую книжку соответствующую запись.

Поскольку речь идет о кадровых документах, которые хранятся в отделе кадров, то их копии заверяет инспектор отдела кадров. Желательно, чтобы в локальном нормативном акте организации (например, в Положении о кадровой службе предприятия или в инструкции по кадровому делопроизводству) был определен порядок такого заверения, а также определено, какие именно копии допустимо заверять печатью отдела кадров. Это вполне сообразуется с рекомендациями ГОСТа Р 6.30-2003, который допускает заверение копий печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26).

Конечно, ГОСТ Р 6.30-2003 не имеет общеобязательной силы, фактически он содержит рекомендации. Однако Указ не делает акцента на виде печати, определяя лишь, что «верность копии документа свидетельствуется… печатью» (без уточнения «печатью организации»). Иными словами, нормативно-правовой акт безразлично относится к виду печати, проставляемой при заверении. Поэтому рекомендации Госстандарта РФ не противоречат в этой части нормам права.

Указ также требует, чтобы на копии указывалась дата ее выдачи и делалась отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. На практике это требование почти не соблюдается, чему имеется множество объяснений. Например, отдел кадров выдает копию трудовой книжки. Понятно, что ее подлинник в полном соответствии с Правилами ведения и хранения трудовой книжки, утвержденными постановлением Правительства № 225, хранится в сейфе отдела кадров. Однако этот подлинник не будет храниться там вечно, рано или поздно трудовая книжка будет выдана на руки работнику при увольнении (в отличие, например, от приказа о приеме на работу, который хранится не менее 75 лет). Указание на дату выдачи также не имеет правового значения для свидетельствования подлинности копии документа. Скорее, это имеет отношение к внутренним взаимоотношениям работника и работодателя, ведь работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником выдать ему копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). Кроме того, совершенно необязательно такую отметку делать на самом документе, если на предприятии ведется журнал учета выдачи справок и копий документов.

Печать в трудовой книжке

В отношении трудовых книжек это требование закреплено в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее - Правила) и Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (далее - Инструкция).

Так, печать необходима на титульном листе и проставляется при оформлении трудовой книжки (п. 2.2 Инструкции). Для этого в правом нижнем углу предусмотрено соответствующее поле, отмеченное аббревиатурой «М.П.». При этом можно воспользоваться как печатью организации, так и печатью отдела кадров.

Печать проставляется также на внутренней стороне обложки при внесении изменений в сведения, содержащиеся на титульном листе (п.п. 2.3 Инструкции).

Например, самый распространенный случай - работница вышла замуж и изменила свою девичью фамилию на фамилию мужа. Перед кадровиком стоит задача отразить эти изменения в трудовой книжке работницы. Для этого он зачеркивает прежнюю фамилию одной тонкой чертой, позволяющей прочесть зачеркнутое, и над ней аккуратно вписывает новую фамилию. Инструкция предписывает вносить подобные изменения только на основании соответствующих документов (в данном случае - свидетельства о браке) и делать на них ссылку на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Такая ссылка обязательно должна быть заверена подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Особо следует остановиться на заверении записей при увольнении работника (п. 35 Правил). Так, при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника .

Заметим, что аналогичные требования содержались в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162).

При заверении записей при увольнении чаще всего встречается ошибка, заключающаяся в том, что кадровик ошибочно проставляет печать другой организации. Обычно это бывает в структурах холдингового типа. Тогда возникает ситуация, когда заверение произвела организация, не имеющая отношения к той организации, которая открыла данный блок своим наименованием (полным и сокращенным).

Как исправить такую ошибку? К сожалению, ни Правила, ни Инструкция не дают на это никаких ответов. Многие специалисты предлагают после неверно закрытого блока записей открыть новый блок этой же организации в виде полного и сокращенного наименования, внести исправительную запись о признании записи об увольнении недействительной, заверить подписями и проставить правильную печать. Такое решение небезупречно, потому что оснований признавать запись об увольнении недействительной не имеется. В этой записи все реквизиты (порядковый номер записи, дата, формулировка, реквизиты приказа) соответствуют действительности. Кроме того, заверительная запись имеет совершенно самостоятельный характер и относится не только к записи об увольнении, а ко всему блоку записей (см. п. 35 Правил: «при увольнении работника… все записи … заверяются…»). Думается, совершенно бессмысленно признавать все записи у данного работодателя недействительными.

Заверительная запись в данном случае ошибочна в виду неверного реквизита «печать». Следовательно, необходимо исправлять именно ее. Многие обходятся проставлением рядом оттиска верной печати. Но наличие двух печатей в качестве реквизита в документе выглядит некорректно. Представьте себе трудовой договор, скрепленный со стороны работодателя двумя печатями, одна из которых не имеет отношения к юридическому лицу, выступающему работодателем. Конечно, это недопустимо.

Некоторые кадровики предлагают под следующим порядковым номером внести исправительную запись такого содержания:

Рядом с этой записью они предлагают проставить правильную печать. Однако блок записей уже закрыт записью об увольнении и заверен (пусть даже заверен не совсем верно). Следовательно, у прежнего работодателя нет оснований вносить какие-либо записи после этого. А открывать блок записей для внесения одной только заверительной записи бессмысленно, ведь такая запись не может существовать в отрыве от тех записей, которые заверяются.

Итак, идеального выхода из данной ситуации не существует, любое исправление неверно проставленной печати так или иначе будет противоречить Инструкции и Правилам. Представляется, что можно выбрать любой из этих способов, но при этом следует выдать работнику справку, подтверждающую период работы у данного работодателя, и посоветовать хранить эту справку для предъявления другим работодателям и пенсионным органам (при необходимости).

Аналогичным образом следует вносить пояснения, если ошибочно проставлена печать на внутренней стороне обложки трудовой книжки («печать такой-то организации проставлена неверно»). Например, при внесении записи об изменении фамилии кадровик при заверении взял не ту печать. Только вместо подтверждающей справки в этом случае уместно выдать заверенную копию приказа, на основании которого в документах организации производилось изменение фамилии работника.

Если ошибочная печать проставлена под записью о дополнении сведений об образовании и / или профессии, то в этом случае можно выдать справку, составленную в произвольной форме, которая удостоверит, что соответствующая запись на обложке внесена именно этим работодателем.

Иногда бывает, что проставленная печать частично не соответствует наименованию организации в заголовке. Это может быть ошибка кадровика, небрежно открывшего блок записей. Неверное название организации также практически невозможно исправить, поскольку оно не имеет нумерации. В этом случае выходом также будет выдача справки, подтверждающей соответствующий период трудового стажа.

Подобная ошибка также возникает, если пропущена запись об изменении названия организации. Например, ООО «Ромашка» переименовалось в ООО Аудиторская фирма «Ромашка», и это отражено в ее учредительных документах. Соответственно, при увольнении работника работодатель проставит печать, принадлежащую ООО Аудиторская фирма «Ромашка». Но поскольку запись о переименовании просто забыли внести, наименование блока записей не соответствует реквизитам печати. То есть формально считается, что эти записи внесены двумя разными организациями.

Пока не закрыт блок записей, пропущенную запись внести довольно просто (п. 3.2 Инструкции). Но если записи уже закрыты, то оснований вносить пропущенную запись уже не имеется. Конечно, можно открыть новый блок записей и внести пропущенную запись, однако к моменту обнаружения такой ошибки работник может уже работать на новом месте. В этом случае опять выдается справка, в которой отражаются сведения о стаже работника и о переименовании организации, произошедшем в период его работы. Работник имеет право предъявить такую справку по новому месту работы, и работодатель обязан внести соответствующую запись на основании этой справки (п. 27 Правил). Такую справку работнику следует хранить как подтверждающий документ.

Весьма часто встречаются трудовые книжки, в которых блок записей какой-либо организации закрыт записью об увольнении, подписью кадровика и подписью работника, но печать организации (печать отдела кадров) отсутствует. Данный недочет устранить весьма просто - работнику следует лишь прийти на прежнее место работы и попросить проставить печать. Главное, не затягивать с этим, поскольку организация может сменить название, заказать новые печати и уничтожить старые. Тогда заверение печатью может вызвать затруднения. Но и в этом случае выручит выдача подтверждающей справки.

Проблемы также могут возникнуть, если отсутствие печати пытаются исправить, когда прежняя организация уже ликвидирована или реорганизована. В этих случаях за подтверждающими справками нужно обращаться к правопреемникам той организации или в архивы, куда сданы документы по личному составу. Однако сохранность документов по личному составу не всегда обеспечивается должным образом, поэтому вполне вероятно, что может и не получить архивную справку. И тогда соответствующий блок записей навсегда останется без печати и будет считаться ненадлежаще заверенным. В принципе, последующий работодатель может открывать после такого блока записей свой собственный блок. Однако учет трудового стажа на основании предыдущих записей, заверенных ненадлежащим образом, будет проблематичным.

Еще более сложная ситуация возникает, когда в трудовой книжке отсутствует не только заверяющая печать, но даже запись об увольнении. Тогда работодатель, принимающий работника на работу, не сможет вести такую книжку, ведь формально работник считается работающим в другой организации, хотя на деле эта организация может быть уже ликвидирована. Но если работник предъявит архивную справку, из которой будет видно, что увольнение все-таки было произведено, «новый» работодатель имеет право начать свой блок записей и в его составе отразить сведения об увольнении работника с предыдущего места работы.

Расположение печати на документе

Проставление оттиска печати на кадровом документе также имеет немаловажное значение. Самая распространенная ошибка: печать закрывает полностью личную подпись должностного лица, тем самым делая невозможным ее сличение с подписями на других документах или на образцах подписи (то есть ее идентификацию в качестве подлинной). Иногда такое проставление печати бывает намеренным, потому что за должностное лицо подписывалось неуполномоченное лицо. Подобный документ имеет все признаки поддельного документа и свидетельствует о недобросовестности такой организации.
Общепринято, чтобы печать захватывала часть наименования должности, оставляя открытой для прочтения личную подпись должностного лица и ее расшифровку. Подобные правила всегда существовали в СССР , а в настоящее время такие требования закрепляются в ведомственных актах, предписывающих соответствующим государственным органам определенный порядок делопроизводства .

Еще один недочет, который часто встречается на документах, - слишком густой или слишком бледный оттиск печати на документе, а также оттиск с частично отсутствующим изображением (обычно бывает при слабом нажиме). Рекомендуем, чтобы оттиск был четким и удобочитаемым.

* * *

Таким образом, печать организации на кадровых документах является необходимой в случаях если документ оформляет какие-либо взаимные права и обязанности работодателя и работника, а также в случаях когда документ или его копия удостоверяют какие-либо факты или права работника (в том числе и бывшего работника). Внутренние документы работодателя заверению печатью не подлежат. И поскольку печать свидетельствует о важности документа, не следует допускать ошибок при ее проставлении. В противном случае возможно возникновение негативных ситуаций как у работника, лишенного возможности доказать свои права предъявлением документа, так и у работодателя, рискующего быть привлеченным к административной ответственности за нарушение порядка ведения кадрового делопроизводства.\

2 В некоторых случаях закон не упоминает указание местонахождения как обязательный реквизит печати (п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»).

3 Приказ Московской регистрационной палаты от 20 января 1999 г. № 17 «О порядке утверждения эскизов печатей и штампов» (фактически документ утратил силу). См. также закон г. Москвы от 30 июня 2004 г. № 44 «Об учете печатей» (утратил силу в связи с принятием закона г. Москвы от 22 июня 2005 г. № 28).

4 Заметим, что в трудовой книжке образца 1974 года для подобных изменений в поле «фамилия» было предусмотрено целых три графы. Поэтому в таких книжках новая фамилия вписывается не вверху, а внизу, в свободной графе.

5 Подпись работника может отсутствовать, если он при оформлении трудовой книжки в день увольнения отсутствовал на работе (например, в связи с болезнью и т.п.) или если он сам отказывается поставить подпись (обычно в случаях «конфликтного» увольнения, «по статье»).

6 См.: «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена решением коллегии Главархива СССР от 27 апреля 1988 г., приказ Главархива СССР от 23 мая 1988 г. № 33).

7 См.: Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах), утв. приказом ФТС России от 18 октября 2004 г. № 160; Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, утв. приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 93.

Какую печать выбрать и чем штампы отличаются друг друга? В этом вопросе вам поможет закон. Порядок использования печатей и штампов был закреплен 40 лет назад, и до сих пор он остается неизменным. Однако есть нюансы, о которых необходимо помнить во время работы с печатями и штампами.

Как использовать печати в организации

Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г. № 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

Важно знать:

Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Основные виды печатей

По своему назначению печати подразделяются на основные (гербовые и печати юридических лиц) и вспомогательные (простые).

Печати в государственных организациях

В статье 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба Российской Федерации на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Что представляет собой гербовая печать? Гербовая печать имеют круглую форму. В центре находится изображение государственного герба Российской Федерации, а по окружности - наименование организации. Герб города и района Российской Федерации помещается на печатях органов представительской и исполнительной власти города и района в соответствии с нормативно-правовыми актами этого города или района.

Печати в коммерческих организациях

В негосударственных организациях используется печать фирмы, которая приравнивается к гербовой. В центре такой печати размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре).

Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Организации могут иметь простые (вспомогательные) печати. Они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение и вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок», «Для пакетов», «Для копий» и т.д.

Простые (вспомогательные) печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными.

Лица, уполномоченные проставлять печать на документы должны знать, что оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностного лица ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица.

На документы финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»

Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями

В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которые проставляется печать. Он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Так же в организации издается приказ (распоряжение) со списком должностных лиц (руководителей), имеющих право подписи на документах.

акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
архивные справки;
архивные копии;
доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ве¬дение дел в арбитраже и т.д.);
договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производст¬ве работ и т.д.);
задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);
заключения и отзывы;
заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
исполнительные листы;
командировочные удостоверения;
нормы расхода;
образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (свод¬ные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
положения об организациях;
представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);
реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуля¬цию к договору и т.д.);
соглашения;
справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и при¬читающейся заработной плате и т.д.);
спецификации (изделий, продукции и т.д.);
титульные списки;
удостоверения;
уставы организаций;
штатные расписания.

Оттиски вспомогательных печатей проставляется:

для заверения справок;
на копии документов;
на выписки из документов;
учетные документы и др.

Как использовать штампы в организации

Помимо основных и вспомогательных печатей, в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

Штампы бывают нескольких видов:

угловой (адресный);
регистрационный;
ограничения права доступа;
с реквизитами организации;
маркировочные.

Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать. Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штамп с реквизитами предприятия , как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Как хранить печати и штампы

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Как вести учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе).

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы (см. ).

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.

Замена и приобретение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны:

время и место уничтожения;
состав комиссии;
основание уничтожения печатей и штампов;
наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
способ уничтожения;
заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
подписи членов комиссии.

Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.

Кто несет ответственность за печати и штампы

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.

Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.

Т.В. Войцехович

консультант по вопросам

делопроизводства

Казалось бы, о печати уже все сказано, и вряд ли можно что-то добавить. Что может быть проще, чем «штамповать» принесенные документы? Однако, столкнувшись с обучением практикантов, я поняла, что даже такая простая манипуляция порою вызывает сложности и вопросы, а потому требует определенных разъяснений.

На каких документах и в каких случаях нужно ставить оттиск печати?

Прежде всего необходимо помнить о том, что основной печатью организации заверяются подписи только первых лиц: руководителя, его заместителя, главного бухгалтера.

Для заверения подписей руководителей управлений/департаментов/отделов в структуре организации служат вспомогательные печати – печати структурных подразделений, например, «Отдел кадров», «Управление кредитования» и др. При этом наименование подразделения на печати и в организационно-штатной структуре организации должны быть идентичны.

Перечень основных документов, подлежащих заверению печатью, был разработан ВНИИДАД в 80-х годах прошлого века. На него можно опираться при разработке внутренних правил использования печатей вашей организации. Однако не стоит забывать, что за три десятка лет многое изменилось. Кроме того, в перечне приведены документы, подлежащие заверению головной печатью, и оставлены без внимания их вспомогательные коллеги – печати структурных подразделений.

Соглашения;

Чековые книжки;

Платежные поручения, поручение на перевод средств, другие бухгалтерские документы, подтверждающие прохождение денежных средств (мемориальные ордера и т.п.);

Банковские карточки и другие документы с образцами подписей уполномоченных лиц, представляемые в соответствующие организации для операций, совершаемых организацией;

Архивные справки о подтверждении трудового стажа, копии (выписки) архивных документов;

Отчеты установленной формы и пр.

Внутриведомственными инструкциями может быть оговорено обязательное наличие печати на запросах, направляемых в сторонние организации (например, запросы силовых структур в банки о движении денежных средств на счетах подозреваемых организаций).

А вот приказы и распоряжения по основной деятельности, а также письма, за исключением финансовых и гарантийных, печатями не заверяются.

Перечень документов, заверяемых печатями структурных подразделений , следует оговорить в локальном распорядительном документе организации.

При этом следует помнить, что на большинстве кадровых документов (приказах, распоряжениях и т.п.) печать не ставится. Исключение составляет трудовая книжка, в которой печатью нужно заверять титульный лист (при его заполнении или внесении изменений) и запись об увольнении .

Печатью службы ДОУ заверяются копии растиражированных внутренних документов.

Обратите внимание

Много споров возникает по поводу печати на счетах-фактурах. Точку в этом вопросе поставило постановление Правительства РФ от 16.02.2004 № 84, пунктом 12 которого реквизит «М.П.» был исключен из типовой формы счета-фактуры.

Где проставить оттиск?

Вне зависимости от вида печати, существуют универсальные правила их проставления на документах: печать проставляется либо на специально обозначенном месте (М.П.), либо так, чтобы она захватывала окончание наименования должности лица, подписавшего документ . Данное требование закреплено в п. 2.6.22 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

Если требуется удостоверить заверительную надпись на прошитом документе, оттиск печати должен захватывать как часть листочка-заверителя, так и поверхность, к которому приклеен лист.

Оттиск печати на квитанции к приходно-кассовому ордеру должен захватывать и ту часть документа, которая остается в вашей организации.

Недопустимо ставить печать поверх личной подписи.

Как ставить печать?

При «пропечатывании» документов, прежде всего платежных, старайтесь, чтобы оттиск не был тусклым, размытым. Плохо читаемый или частично пропечатанный оттиск печати может стать основанием для отказа нотариуса заверить копию документа, а для банка – принять платежное поручение к исполнению. Поэтому своевременно меняйте (заправляйте) штемпельную подушку.
После замены или заправки штемпельной подушки, прежде чем ставить печать на документ, сделайте контрольный оттиск на черновике. Иногда печать необходимо промокнуть от излишней краски, чтобы избежать размытости или смазанности оттиска.
Готовясь «проштамповать» документ, убедитесь, что под ним ничего нет. Скрепка, неровно сложенные листы многостраничного документа или иной инородный предмет, лежащий под стопкой документов, могут послужить помехой для оттиска. В результате вы получите его половинку или смазанный отпечаток.

Уход за печатью

В результате эксплуатации резиновое клише забивается грязью, буквы становятся похожими на кляксы. Неряшливый вид печати на документах не только не красит организацию, но и является основанием для отказа в приеме тех или иных документов, например платежных поручений. Поддержать печать в надлежащем виде можно при помощи обыкновенной зубной щетки, которой можно мягко очистить клише, не повредив нанесенного рисунка. После чистки печать надо промыть под струей проточной воды и промокнуть.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33).

Иногда организации, имеющие филиалы, делегируя полномочия своему представителю, оформляют доверенность неправильно: вместо печати головной компании они ставят штамп подразделения. Такая доверенность недействительна.

Согласно п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008).