Приказ о возложении кадрового учета. Приказ о возложение обязанностей по ведению трудовых книжек образец Приказ возложении обязанностей по ведению делопроизводства

Особенности кадровых вопросов организации: как правильно возложить обязанности по ведению кадров на бухгалтера организации - читайте в статье.

Вопрос: Было решено из штатного расписания убрать должность специалиста по кадрам и возложить обязанности по ведению кадров на бухгалтера в связи с тем, что в организации намного уменьшилась численность сотрудников. Получается: нужно убрать должность специалиста по кадрам из штатного расписания и добавить в должностную инструкцию бухгалтера ведение кадров? И в документах, где требуется подпись кадровика, расписывается бухгалтер и ставит должность бухгалтер?

Ответ: Да, нужно убрать из штатного расписания должность специалиста по кадрам, путем сокращения штата.

Отвечает Александр Сорокин,

рекомендации ».

В должностную инструкцию бухгалтера нужно внести изменения. Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора, то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней) необходимо оформить дополнительное соглашение
приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Да, в документах расписываться будет бухгалтер и ставить должность бухгалтер.

Обоснование

Можно ли вносить изменения в должностную инструкцию

Да, можно.

Необходимость внести изменения в должностную инструкцию чаще всего возникает при корректировке объема должностных обязанностей сотрудника. В свою очередь, такая корректировка может потребоваться, например, при изменении организационных и (или) технологических условий труда в организации.*

Законодательно порядок внесения изменений в должностную инструкцию не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе. Вместе с тем, при внесении изменений необходимо учитывать следующее:

• способ оформления должностной инструкции, в которую необходимо внести изменения (на практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ);
• характер вносимых изменений в инструкцию (вносимые изменения могут затрагивать или не затрагивать обязательные условия трудового договора).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить изменения путем подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору с сотрудником. Указанный порядок следует применять независимо от характера изменений, вносимых в должностную инструкцию. Подробнее о том, как составить и согласовать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, см. Как изменить трудовой договор.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:

• должностной инструкции в новой редакции;
• или изменения к должностной инструкции (документа, который содержит перечень поправок к действующей редакции должностной инструкции).

Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней) необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.
Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись.*

Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 .

Дополнительно следует учесть и тот факт, что если причиной внесения поправок в должностную инструкцию является изменение организационных или технологических условий труда в организации, то о предстоящих изменениях сотрудника необходимо уведомить заранее. А именно: не позднее чем за два месяца до введения в действие необходимых работодателю изменений. Об этом говорится в статьи 74 Трудового кодекса РФ. Указанный порядок следует соблюдать независимо от того, как оформлена должностная инструкция, в которую требуется внести изменения (как самостоятельный документ или приложение к трудовому договору).

Пример внесения изменений в должностную инструкцию, которая является самостоятельным документом. Необходимость внести изменения связана с изменением организационных условий труда

ЗАО «Альфа» находится в г. Москве. При этом оно имеет обособленное подразделение, расположенное в г. Иркутске. Должностной инструкцией главного бухгалтера предусмотрено, что главный бухгалтер головной организации А.С. Глебова два раза в год направляется в командировку в обособленное подразделение для проведения финансового анализа и подготовки к сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности.

9 октября 2007 года принято решение о закрытии обособленного подразделения организации. На следующий день Глебовой вручено уведомление о том, что в ее должностную инструкцию будут внесены изменения в связи с предстоящим закрытием обособленного подразделения. Глебова выразила свое предварительное согласие на изменения соответствующей записью на уведомлении.

20 декабря 2007 года обособленное подразделение организации было закрыто. Отдел кадров подготовил:

Руководитель организации издал приказ об утверждении изменений к должностной инструкции главного бухгалтера.

Из ситуации: Когда вносить изменения в штатное расписание

Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1).* Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (), организационные или технологические изменения () и т. д.

В завершение процедуры оформите приказ о внесении изменений в штатное расписание.* К этому приказу приложите штатное расписание с внесенными изменениями. С приказом под подпись ознакомьте сотрудников, которых коснулись изменения.

Пример внесения изменений в штатное расписание

Директор организации решил переименовать в штатном расписании должность помощника бухгалтера в младшего бухгалтера и добавить в производственный отдел ряд новых должностей. Для этого ему потребовалось внести изменения в штатное расписание. Он издал приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Из форм

Приказ о возложении полномочий и предоставлении права подписи кадровых документов должностному лицу

ПРИКАЗ № 3

О возложении полномочий и предоставлении права подписи кадровых документов
должностному лицу

г. Москва 09.01.2013

В целях соблюдения порядка и сроков оформления кадровых документов

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С 9 января 2013 года возложить на руководителя отдела кадров Е.Э. Громову
осуществление в отношении работников «Альфа» прав и обязанностей работодателя,
предусмотренных трудовым законодательством РФ, за исключением полномочий,
реализуемых непосредственно директором .

2. Предоставить право подписи кадровых документов «Альфа» , в том числе:

• трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним ;
• ученических договоров ;
• приказов на отпуска - ежегодный оплачиваемый, без сохранения заработной платы, учебный, дополнительные ;
• приказов о приеме на работу ;
• приказов о переводах и перемещении работников ;
• приказов о направлении в командировку, командировочных удостоверений,
  служебных заданий ;
• приказов на обучение работников ;
• приказов о поощрениях и дисциплинарных взысканиях работников ;
• приказов об увольнении работников ;
• справок о работе .

3. Предоставить право заверения копий документов, связанных с трудовой деятельностью работников.

4. Образец подписи Громовой Елены Эдуардовны приводится в приложении 1 к настоящему приказу.

Приложение: упомянутое по тексту на 1 листе в 1 экземпляре.

Директор А.В. Львов

С приказом ознакомлен а

Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова

09.01.2013

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в

Возложить на работника дополнительные обязанности, не предусмотренные его трудовым договором, безусловно, можно.

Например, во время отсутствия специалиста отдела кадровой службы, приемом на работу новых сотрудников может заняться секретарь или бухгалтер, работающий в одной организации с временно отсутствующим сотрудником.

Однако увеличить объем работы, возложив на работника дополнительные обязанности, в одностороннем порядке работодатель не вправе.

Во-первых, необходимо получить согласие работника на выполнение функций отсутствующего коллеги. Во-вторых, оформить данные изменения в трудовых отношениях документально.

Что такое дополнительные обязанности?

В трудовом праве под понятием «дополнительные обязанности» подразумевается выполнение сотрудником за отдельную плату дополнительно возлагаемых на него трудовых функций наравне с его основными обязанностями (установленными в трудовом договоре) в течение рабочего дня (ст. 60.2 ТК РФ).

Ограничений относительно круга лиц, которые могут быть привлечены к выполнению дополнительных поручений, не существует.

Руководитель вправе возложить дополнительные обязанности на любого подчиненного, исходя из его загруженности, опыта, профессиональных качеств. Главное условие – получение письменного согласия со стороны сотрудника.

Труд, связанный с выполнением функций, не предусмотренных трудовым договором, является дополнительным и оплачивается отдельно.

Продажа обуви – один из интересных вариантов бизнеса. – читайте по ссылке.

К дополнительному труду лицо может быть привлечено в следующих случаях:

• Отсутствие на рабочем месте лица, для которого данные обязанности являются основными. Перечень таких случаев, позволяющих сотруднику отсутствовать на рабочем месте на законных основаниях, установлен трудовым кодексом РФ. Наиболее распространенными из них являются отсутствие по причине болезни, отпуска, прохождения сотрудником медицинского обследования.

Во всех указанных случаях обязанности отсутствующего коллеги могут быть перераспределены между работающими коллегами.

• В случае, когда производственную задачу может выполнить только определённый специалист , но данная специальность в штатном расписании отсутствует. Обязанности отсутствующего специалиста могут быть возложены на специалиста, обладающего необходимыми навыками (совмещение профессий).
• Увеличение объема работ в пределах одной профессий. Работник является квалифицированным специалистом и в течение рабочего дня может выполнять наряду с основными трудовыми обязанностями также и другие, но в пределах своей профессии (например, при сокращении штатной единицы обязанности одного сотрудника могут перейти к другому, более квалифицированному).

Приказ о возложении дополнительных обязанностей на работника

Любое изменение условий труда может быть произведено работодателем только после оформления соответствующего приказа (обязательное для исполнения подчиненными распоряжение руководителя).

Приказ о возложении дополнительных обязанностей издает кадровая служба.

До издания приказа должно быть получено согласие руководства и работника, на которого возлагаются указанные обязанности.

Согласие работника обычно оформляется в виде двустороннего соглашения, в котором необходимо предусмотреть перечень возлагаемых на работника обязанностей, размер оплаты дополнительного труда, срок действия соглашения. Соглашение подписывается работником и работодателем.

Приказ после оформления отдается на ознакомление работнику. Подписанием приказа работник выражает согласие с его содержанием и подтверждает факт ознакомления с ним.

• Обязанности, которые возлагаются. Данный пункт необходимо изложить подробно, указав в каком объеме и какие обязанности возлагаются на лицо .

Например:

«Возложить на бухгалтера Смолину А.П. выполнение обязанностей кассира в течение установленного трудовым договором рабочего времени за дополнительную оплату».

• Условия оплаты. Как правило, если обязанности выполняются в полном объеме, то размер оплаты устанавливается в размере оклада отсутствующего работника, если трудовые функции выполняются частично, то соразмерно объему выполняемой работы.

Но, в любом случае, размер оплаты будет устанавливаться по согласованию между работником и работодателем.

«Установить Смолиной А.П. доплату за выполнение обязанностей кассира в размере 10 000 руб.».

• Документ-основание . Ссылка на номер и дата документа, возлагающего дополнительную работу на сотрудника (доп. соглашение).
• Подпись руководителя компании и сотрудника.

Если сотрудник отказывается от подписания приказа, для выполнения обязанностей может быть привлечена кандидатура другого сотрудника.

• Реквизиты , указываемые в отдельных случаях. В случаях, когда поручение связано с совмещением должностей, будет дополнительно указываться поручаемая должность.

Например:

«Возложить обязанности инженера на главного механика Рысина О.К.»

Поэтому в каждом случае, следует внимательно подходить к вопросу возложения на работника обязанностей, которые не являются его основными.

Какую сумму составляет прожиточный минимум в России? На что он влияет и для чего нужен – читайте в .

Внимательный подход подразумевает грамотное оформление изменений в трудовых отношениях, их документальное закрепление.

О порядке и особенностях постановки целей сотрудникам вы узнаете из данного видео:

Приказ обязателен в любом случае, поскольку трудовые книжки никто не отменял и обязанность работодателя оформлять трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у работодателя не менее 5 дней, тоже никто не отменял.

Статья 66. Трудовая книжка [Трудовой кодекс РФ] [Глава 11] [Статья 66]
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек , а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Часть шестая утратила силу.

На основании данной статьи Правительство и установило, что приказ обязателен.
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ»

VII. Ответственность за соблюдение
порядка ведения трудовых книжек
45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

www.buhonline.ru

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Согласно п. 45 Постановления Пра­вительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» на работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним.

Работа с трудовыми книжками начинается с издания работодателем приказа (распоряжения) о назначении специально уполномоченного лица, ответственного за их ведение, хранение, учет и выдачу. Следует подчеркнуть, что издание такого приказа обязательно , даже если обязанности по работе с трудовыми книжками включены в трудовой договор и/или в должностную инструкцию работника.

В приказе о назначении ответственного за ведение трудовых книжек необходимо указать следующие данные:

• основание издания приказа;
• ФИО и должность назначаемого лица;
• дату начала выполнения обязанностей по работе с трудовыми книжками;
• ФИО и должность лица, на которого возлагается ответственность за работу с трудовыми книжками в случае отсутствия на работе назначаемого работника;
• лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.

Приказ действует столько времени , сколько продолжается работа этого работника в организации. Издавать документ заново необходимо при передаче обязанностей другому должностному лицу.

Если ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на руководителя организации, то в соответствующем приказе отмечают, что руководитель принимает на себя соответствующие ответственность и полномочия.

Данный документ является приказом по основной деятельности. Для приказов по основной деятельности не существует унифицированной форм, они оформляются на специальном бланке или на общем бланке организации, регистрируются в журнале регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности и подлежат постоянному хранению в соответствии со ст. 19 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.

Этот документ используется в следующих процедурах:

Зачем нужен приказ, возлагающий обязанности по ведению трудовых книжек

Каждый работодатель обязан на своем предприятии организовать отдел либо нанять сотрудника, ответственного за учет, хранение и последующую выдачу трудовых книжек при увольнении работников. Такой специалист или несколько специалистов будут не только нести ответственность за трудовые книжки и их заполнение. После принятия такого специалиста на работу руководитель предприятия должен издать приказ о возложении обязанностей по ведению трудовых книжек.

Ответственность за нарушение обязанностей

Любой государственный инспектор из сферы контроля труда должен так же, как и другие документы, проверить журнал ведения трудовых книжек и условия, в которых они хранятся. Кроме того, он может затребовать у директора предприятия приказ, согласно которому специалист был назначен ответственным за ведение и учет трудовых. Также он может попросить о личной встрече с этим сотрудником, в том числе и до того момента, как ознакомится с приказом.

Если приказ отсутствует, должностное лицо, осуществляющее проверку, обязано вынести предписание, согласно которому данное нарушение должно быть устранено. В случае несвоевременного оформления такого документа, как приказ о возложении обязанностей по учету ведения трудовых книжек, или его отсутствия, для данного предприятия и его руководства будут применены соответствующие меры.

Так, за нарушение трудового законодательства предусмотрено следующее наказание;

• уплата должностными лицами штрафа от 5 до 50 минимальных заработных плат;
• отстранение от руководящей должности на срок от 1 до 3 лет, если данное должностное лицо совершало подобные правонарушения;
• наложение на организацию штрафа от 30 до 50 минимальных заработных плат.

Нюансы оформления приказа

Оформляя приказ о возложении ответственности за ведение трудовых книжек, желательно не распределять между несколькими сотрудниками ряд функций и обязанностей.

Бывают случаи, когда один специалист заполняет трудовые книжки, в то время как другой занимается их хранением и учетом. Кроме того, что это существенно ослабит контроль над выполнением этого приказа, данное решение противоречит законодательству.

Если ответственный за трудовые книжки увольняется, все его обязанности передаются другому специалисту или же на некоторое время – руководителю, пока он не найдет подходящую замену. Тогда директор предприятия должен составить новый приказ о возложении обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек. Сам специалист по трудовым книжкам не может вносить и заверять записи в собственной трудовой. Эту обязанность берет на себя руководитель организации, в редких случаях – специально выделенный для этого работник. Кроме того, прежде чем уволиться, кадровик должен передать все дела новому сотруднику, которым может быть совместитель.

Вместе с этим материалом часто читают:

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов. Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.

Зачем нужен приказ

Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности. Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке. Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.

Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров.

В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.

Кто пишет приказ

Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

Особенности документа

В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.

Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.

Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.

При формировании приказа учитывайте несколько простых правил:

1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…». Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.
2. В бланк также вносится и основание – т.е. даются ссылки на разделы, статьи и пункты закона, имеющие прямое отношение к содержанию документа.
3. Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.

Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политике
фирмы. После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов.

Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.

Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

«Шапка» документа должна включать в себя:

• название документа(с обозначением сути);
• его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
• наименование предприятия;
• дату и место (населенный пункт) составления приказа.

• дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
• назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).

При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.

Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.

Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).

Хранение документа

После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем сотрудников, бланк нужно вложить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. Ну а после того, как приказ перестанет быть действительным, его можно отдать в архив компании, а затем по истечении срока хранения уничтожить в порядке, установленном законом.

Приказ о возложение обязанностей по ведению трудовых книжек образец

1. Ответственность за ведение трудовых книжек

Работодатель обязан организовать работу по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек. Ответственность внутри предприятия перед руководителем за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) руководителя предприятия (п. 45 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16. 04. 2003 № 225).

Здесь необходимо отметить, что в случае проверки работы службы персонала государственный инспектор труда в обязательном порядке наряду с другими документами потребует предоставить и приказ о назначении ответственного за ведение, учет и выдачу трудовых книжек. Причем чаще всего инспектор сначала задает вопрос о том, кто ведет трудовые книжки работников и при этом просит представить его лично. И уже после этого просит показать приказ, подтверждающий, что именно этот работник отдела кадров уполномочен вести трудовые книжки.

В случае отсутствия данного приказа государственный инспектор труда обязательно вынесет предписание об устранении нарушения трудового законодательства. Поэтому лучше сразу издать такой приказ, не доводя дело до крайности.

Последствия нарушения законодательства о труде (ст. 5. 27 КоАП РФ):

Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда:

1) для лиц, ранее подвергшихся административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, это нарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;

2) наложение административного штрафа на организацию в размере от 300 до 500 минимальных размеров оплаты труда.

Издавая такой приказ, руководитель предприятия не должен ограничиться только указанием должности – «возложить ответственность за ведение, хранение и учет трудовых книжек на инспектора по кадрам». Необходимо указать еще и фамилию, имя, отчество, поскольку речь идет о наделении специальными полномочиями конкретного лица .

В приказе (распоряжении) необходимо также отметить, что в случае направления ответственного работника в командировку, предоставления ему отпуска или отсутствия на работе по уважительным причинам его обязанности передаются начальнику отдела (Рис. № 1).

Рис.1 Образец приказа о назначении ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек

В данном приказе крайне нежелательно распределять функции, связанные с ведением, учетом и хранением трудовых книжек между несколькими работниками. Например, за одним инспектором по кадрам закреплена функция по заполнению трудовых книжек, а за вторым – функции по учету и хранению. Потому, что с одной стороны, это противоречит «Правилам ведения трудовых книжек», согласно которым работодатель должен назначить одно специально уполномоченное лицо. С другой – ослабляет контроль за выполнением приказа.

В случае увольнения работника, ответственного за ведение трудовых книжек, его полномочия передаются другому работнику или переходят к руководителю предприятия на время, пока не будет найдена замена. Кстати, работник, отвечающий за ведение трудовых книжек, не вносит в свою книжку записи и не заверяет их – записи заверяются или руководителем предприятия или специально выделенным на эту разовую кадровую операцию работником.

Передача полномочий по ведению, учету и хранению трудовых книжек увольняющегося работника, оформляется соответствующими приказами:

– при переводе на вакантную должность другого работника ответственность по ведению, учету и хранению трудовых книжек отражается в приказе о переводе (рис.2);

Рис.2 Образец приказа о переводе на вакантную должность инспектора отдела кадров с возложением ответственности по ведению, учету и хранению трудовых книжек

– если на работника , чья трудовая функция не связана с трудовыми книжками (например, офис – менеджер), на условиях совмещения возлагается обязанность увольняемого работника по ведению, учету и хранению трудовых книжек , то передача полномочий закрепляется в приказе о совмещении должностей (рис.3);

Рис.3 Образец приказа о совмещении должностей с закреплением обязанностей по ведению, учету и выдачей трудовых книжек

– если эти полномочия возложены на второго инспектора по кадрам , то при этом издается специальный приказ (рис.1).

www.e-reading.club

Популярное:

• Закон Ивановской области от 5 июля 2013 г. N 66-ОЗ "Об образовании в Ивановской области" (принят Ивановской областной Думой 27 июня 2013 г.) (с изменениями и дополнениями) Закон Ивановской области от 5 июля 2013 г. N 66-ОЗ"Об […]
• Статья 11. Срок полномочий судьи Информация об изменениях: Федеральным законом от 5 апреля 2005 г. N 33-ФЗ в статью 11 настоящего Закона внесены изменения Статья 11. Срок полномочий судьи Информация об изменениях: Федеральным […]
• ПРИКАЗ №66н О формах бухгалтерской отчётности организаций МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДКРЛЦИИ от 20.07.2010 г. 66н О формах бухгалтерской отчетности организаций (с изменениями, внесенными приказами Минфина России от […]
• Адвокат по семейным делам в санкт-петербурге Седовина Татьяна Николаевна, специалист по работе с проблемными семьями Берлин Юлия Ильинична, консультант по общему и финансовому управлению Адрес: Санкт-Петербург, Добролюбова пр., […]
• Постановление Правительства РФ от 20 сентября 2012 г. N 950 "Об утверждении Правил определения момента смерти человека, в том числе критериев и процедуры установления смерти человека, Правил прекращения реанимационных […]
• Образцы заявок и документов для закупок по 44-ФЗ Образец заполнения «согласия» первой части заявки на участие в электронном аукционе В ч. 3 ст. 66 44-ФЗ установлено требование к содержанию первой части заявки. Ниже приведен […]
• Закон милости "Пойдите, научитесь, что значит: милости хочу …" "Пойдите, научитесь, что значит: милости хочу, а не жертвы? Ибо Я пришел призвать не праведников, но грешников к покаянию" (Матф.9:13). Этот стих является […]
• Приказ Департамента по тарифам Новосибирской области от 19 марта 2015 г. N 41-В "О внесении изменений в приказ департамента по тарифам Новосибирской области от 16.08.2012 N 170-В" (утратил силу) Приказ Департамента по тарифам […]

Для этого работодатель заключает с сотрудником отдельный трудовой договор (ст. 60.1 ТК РФ). При совмещении профессий сотрудник занимается дополнительной работой в течение своего обычного рабочего дня. При этом дополнительная работа оплачивается и возможна только с письменного согласия сотрудника. Такие правила установлены в части 1 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ. Под расширением зон обслуживания и увеличением объема выполняемых работ понимается выполнение наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ).

Приказ о возложении обязанностей по ведению кдп

• справочной базе,
• «книжной полке»,
• курсу по кадрам,
• всем тестам и др.

Узнать подробнее Полистать журнал Подписаться Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Обмен документами Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи.

Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы.

А кто же кадровик?!

Приказы по личному составу – 5 лет (п. «б» (2) Перечня 2010) или 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в ред. от 18.06.2017; далее – Федеральный закон № 125-ФЗ). Во-вторых, при ликвидации организации приказы по личному составу будут переданы на государственное хранение.

Вероятность того, что приказы по основной деятельности заинтересуют Архивный фонд Российской Федерации, весьма невелика, так что их, скорее всего, уничтожат. Нюансы формирования дел. Приказы по личному составу формируются в дела в течение календарного года.

Дел должно быть как минимум два: первое – со сроком хранения 5, второе – 50 лет. В будущем, когда приказов по личному составу станет больше, количество дел тоже увеличится.

Если секретарь еще и кадровик

Важно

Следует помнить, что трудовая книжка – документ, подлежащий возврату, и работник (или его родственники) теоретически может затребовать ее на протяжении всего срока хранения этого документа, а срок составляет 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ). Поэтому забытые трудовые книжки ни в коем случае не сшиваются между собой.

Нюансы формирования дел. Трудовые договоры и личные карточки в архиве образуют дела, которые так и называются – «Трудовые договоры уволенных работников» и «Личные карточки уволенных работников». Эти дела формируются в тома одинаково: сначала по годам увольнения, а затем по алфавиту фамилий бывших работников.
АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ: ЗАКЛАДЫВАЕМ ФУНДАМЕНТ В соответствии со ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ организация обязана хранить документы по личному составу.

Можно ли возложить на работника дополнительные обязанности и как это сделать?

• Главная
• Приказы
• Приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства (образец)

Приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства (образец) Представляем для ознакомления пользователей нашего портала образец Приказа о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства. Общество с ограниченной ответственностью «Пути успеха» ПРИКАЗ №4-к «17» августа 2011 г.
г. Москва О назначении Бобылевой М. А. ответственной за ведение кадрового делопроизводства ООО «Пути успеха» Назначить секретаря Бобылеву Марину Александровну ответственной за организацию и ведение кадрового делопроизводства Общества, включая ведение, хранение и учет трудовых книжек, с 17.08.2011 г. Назначить Бобылевой М. А. ежемесячную доплату к должностному окладу в размере 10000 (десяти тысяч) рублей.

Приказ о возложении обязанностей инспектора отдела кадров образец

Статья о возложении обязанностей временно отсутствующего специалиста на другого сотрудника поможет вам не допускать ошибок в работе. При этом поручение сотруднику дополнительной работы за дополнительную оплату оформите подписанием сотрудником и работодателем дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором будут определены как содержание и объем, так и срок будущей работы, а также дополнительная оплата за ее выполнение (ст. 72, 151 ТК РФ). На основании дополнительного соглашения к трудовому договору издайте приказ (в произвольной форме) о поручении сотруднику соответствующей работы и установлении дополнительной оплаты. Копию приказа передайте в бухгалтерию для начисления и выплаты сотруднику доплаты.

Внимание

Размер доплаты за выполнение дополнительной работы определяется соглашением сторон. Доплата может быть установлена как в твердой сумме, так и в процентах.

Большинство кадровиков России используют унифицированные формы: к ним привыкли сами кадровики, работники и (что немаловажно) проверяющие из государственной инспекции труда (ГИТ). Решение использовать унифицированные формы документов должно быть зафиксировано в приказе (Пример 5).

Разработку собственных форм документов можно сравнить с изобретением велосипеда. Но если есть желание, то в разработанных формах должно быть не меньше информации, чем в утвержденных Госкомстатом.

Унифицированных форм приказов с лихвой хватит секретарю-кадровику для оформления стандартных кадровых действий. Но бывают и другие приказы по личному составу: они составляются по форме приказов по основной деятельности и никакой унифицированной формы не имеют.

Например, приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (см. Пример 2).

• Штатное расписание
• Приказы
• Главный бухгалтер

Вопрос Скажите, пожалуйста, в организации численностью 8 человек, обязанности по кадрам исполняет главный бухгалтер. В штатном расписании нет должности инспектора по кадрам.

Надо ли на главного бухгалтера делать приказ о возложении обязанностей инспектора по кадрам и внести должность в штатное расписание? Ответ Если в организации нет кадровика, то это не освобождает работодателя от необходимости оформления документации по личному составу. В таком случае приказом (распоряжением) руководителя решается вопрос, кто будет заниматься этой работой.

На практике чаще всего для работы с кадровой документацией выбирается сотрудник, который хорошо разбирается в делопроизводстве. Выбор, как правило, падает либо на секретаря, либо на бухгалтера.

Приказ о возложении обязанностей инспектора по кадрам образец

В соответствии с имеющимся приказом, Вы имеете право подписывать записи в трудовой книжке, как бухгалтер, которому поручена соответствующая работа.По нашему мнению, Вы имеете право поставить вопрос перед руководством о совмещение должностей, выполнение обязанностей инспектора по кадрам наряду со своей основной работой бухгалтером, за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).Размер дополнительной платы устанавливается по соглашению сторон трудового договора и может включать либо выполнение обязанностей инспектора отдела кадров в полном объеме и получать полный оклад по должности, или выполнение только части обязанностей, например, только ведение трудовых книжек и оплату только этой работы (ст. 151 ТК РФ).
Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д.
А если же организация небольшая и затраты на прием и оплату отдельного сотрудника для ведения кадрового делопроизводства экономически не выгодны и не обоснованы? В этом случае руководителю придется принять решение о возложении обязанностей кадровика на уже имеющегося работника. Сделать это надо обязательно! Мы пройдем этот путь за 3 шага. Шаг 1 Ищем подходящую кандидатуру. Игра в «бутылочку» не подходит, т.к. у работника обязательно придется получить согласие. Самый простой для руководителя выбор, это возложить обязанности на себя. С собой всегда легче договориться, да и с получением согласия проблем не будет. Хотя может оказаться, что на руководителя уже возложены обязанности, как минимум главного бухгалтера. А может еще и ведущего продавца или уборщицы… Следующий по распространенности на данное совмещение – главный бухгалтер. Посоветуйтесь с ним.