Процедура проведения торгов. Проведение тендеров: правила и порядок участия в электронных торгах Все о проведении тендеров

Участие в торгах на получение госконтракта - престижное и выгодное мероприятие для любой фирмы. Однако большинство компаний не решаются на этот шаг. Причин много, и самая распространенная среди них - недостаточное понимание процедуры проведения госзакупок. Как же принять участие в тендере и что для этого нужно знать?

Что нужно для участия в тендерах

Вопреки распространенному мнению, не все тендеры являются «заказными», и победить в них могут не только крупные компании: сфера госзакупок строго регулируется законодательством. Выиграть в конкурсе или аукционе без предварительных контактов с заказчиком может любая компания, которая соответствует определенным критериям.

Итак, для того чтобы принять участие в торгах, нужно обратить внимание на следующие моменты:

• знание законодательства и процессов в сфере закупок;
• соответствие требованиям к заявителям;
• соответствие продукта торгов требованиям организатора торгов;
• наличие всей необходимой документации, оформленной по установленной форме;
• финансовое обеспечение заявки.

Знание законодательства и процессов в сфере госзакупок. На сегодняшний день государственные тендеры регулируются Федеральными законами:

• от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее - Закон № 44-ФЗ);
• от 18 июля 2011 года № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее - Закон № 223-ФЗ).

Некоторые моменты применения этих законов закреплены в дополнительных нормативных актах, которыми являются постановления Правительств.

Законодательство регламентирует все этапы проведения тендера:

• объявление торгов;
• сроки и процесс подачи заявок;
• размер обеспечения заявок и контрактов;
• условия изменения или отзыва заявки на участие;
• условия предоставления разъяснений заказчиком по конкурсной документации;
• условия вскрытия конвертов (в случае конкурсов);
• общие принципы определения победителя;
• порядок обжалования действий заказчика;
• порядок заключения контрактов.

Проще говоря, все, что необходимо знать для предварительного знакомства с процедурой организации и проведения госзакупок, можно найти в законах и подзаконных актах.

Соответствие требованиям к заявителям. Требования к участникам установлены в Законах № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, а также других нормативных документах, например в постановлении Правительства РФ от 4 февраля 2015 года № 99. Закон также прописывает, какие дополнительные условия может выдвинуть государственный заказчик.

В основном требования имеют общий характер, например, отсутствие задолженности по налогам. К дополнительным требованиям можно отнести определенный опыт работы и т.д. В целом условия зависят от вида тендера. К примеру, принять участие в открытом конкурсе или аукционе может любое юридическое лицо, которое соответствует общим требованиям к участникам и предоставит необходимый пакет документов. В закрытых тендерах круг поставщиков ограничен: как правило, исполнители приглашаются непосредственно заказчиком, так как такие закупки часто связаны с государственной тайной.

Стоит отметить, что заказчики коммерческих тендеров не обязаны строго выполнять условия законодательства в сфере госзакупок. Они имеют право устанавливать собственные требования к участникам.

Соответствие продукта торгов требованиям организатора торгов . Качественные и количественные характеристики закупаемых товаров или услуг, включая страну происхождения, государственный заказчик устанавливает в соответствии с законодательством. Обычно требования к продукту прописаны в конкурсной документации. Если информации недостаточно, то у заказчика можно запросить разъяснения, которые он обязан предоставить.

Исполнителю необходимо внимательно изучить документацию и прописанные в ней условия, в соответствии с требованиями сделать свое предложение исполнения контракта. Несоответствие продукта условиям ведет к отклонению заявки на участие.

Наличие всей необходимой документации, оформленной по установленной форме . Стандартный пакет документов, который требуется для участия в любом государственном тендере, прописан в законодательстве. Однако заказчик может запрашивать дополнительные документы, не нарушая при этом положения закона. В стандартный пакет, как правило, входит заявка, составленная по образцу, предоставленному заказчиком, предложение по исполнению контракта и документы о компании-участнике. Всю документацию важно оформить и предоставить правильно. На небольшие недочеты заказчик, возможно, не обратит внимания, но более серьезные ошибки приведут к отклонению заявки.

Отметим, что организаторы коммерческих тендеров могут запрашивать документы по своему усмотрению.

Финансовое обеспечение заявки или исполнения контракта. Закон устанавливает, что обеспечение заявки может доходить до 5% от стоимости контракта, а размер обеспечения исполнения контракта - до 30%. Выполнить это обязательное условие можно путем внесения залога или предоставления банковской гарантии. Какой вариант наиболее приемлем, решить может только сам участник.

Суммы контрактов часто бывают значительными, а залог предполагает выведение и замораживание средств из оборота на продолжительный период времени. Поэтому банковская гарантия считается обычно более удобным и эффективным инструментом обеспечения заявки.

Какие требования предъявляются к участникам тендеров

Как уже отмечалось ранее, основные требования к участникам тендеров установлены законодательством. К ним относятся:

• отсутствие у участника задолженности или недоимки по налогам (в случае наличия - веские причины для их обоснования);
• отсутствие у руководителя и других должностных лиц компании-участника судимости в экономической сфере (исключение - погашенная или снятая судимость);
• наличие у участника исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности (исключение - контракты на создание произведений литературы или искусства, на финансирование проката или показа национального фильма);
• отсутствие конфликта интересов между заказчиком и участником (то есть первые лица компаний заказчика и исполнителя не могут состоять в родственных связях, так как всем участникам тендера должны быть обеспечены равные условия).

Обязательны к выполнению следующие условия:

• участник тендера не может быть офшорной компанией;
• информации об участнике не должно быть в реестре недобросовестных поставщиков;
• деятельность компании не должна быть приостановлена;
• компания не должна быть ликвидирована;
• компания не должна быть банкротом.

Перечисленные требования вполне выполнимы, подтвердить их можно соответствующими документами. К примеру, предоставление копии отчетов по прибылям и убыткам покажет, что компания ведет успешную деятельность.

При некоторых видах тендеров, например, при проведении двухэтапного конкурса, к участникам могут предъявляться дополнительные требования:

• опыт работы, связанный с предметом госзакупки;
• положительная деловая репутация участника;
• финансовые возможности для выполнения условий контракта;
• необходимое количество профильных сотрудников для исполнения контракта;
• наличие оборудования и других материальных ресурсов для исполнения контракта.

Как уже говорилось ранее, заказчики коммерческих тендеров могут устанавливать свои требования. К ним относится, например, получение аккредитации у компании-организатора торгов.

Какие документы нужны для участия в тендерах

Перед тем, как принять участие в тендере, необходимо собрать пакет документов. Законодательство предусматривает следующий стандартный пакет:

• заявка на участие, заверенная руководителем;
• опись прилагаемых к заявке документов;
• документы о компании (название, адрес, ИНН, свидетельство о государственной регистрации);
• выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (или их нотариальные копии);
• копии учредительных документов;
• справка об отсутствии налоговой задолженности;
• документ, подтверждающий полномочия лица, действующего от имени участника конкурса (копия решения о назначении на должность руководителя или доверенность);
• копия приказа о назначении главного бухгалтера;
• документы, подтверждающие право на преимущество (например, декларация о принадлежности к субъектам малого предпринимательства);
• документы, подтверждающие соответствие конкурсанта требованиям к участникам тендеров;
• документы, подтверждающие внесение обеспечения заявки на участие (платежное поручение или банковская гарантия);
• при необходимости: документы, подтверждающие соответствие участника запретам и ограничениям, установленным заказчиком.

Дополнительные документы, которые в рамках законодательства может запрашивать заказчик, предугадать сложно, поскольку этот пакет зависит от типа тендера (строительный, транспортный), а также от тех характеристик, по которым заказчик определяет квалификацию поставщика.

К участникам коммерческих тендеров заказчик предъявляет свои требования. Жесткая регламентация Законами № 44-ФЗ и № 223-ФЗ на них не распространяется. Деятельность таких заказчиков регулируется Гражданским кодексом. Кроме стандартного пакета документов коммерческий заказчик может потребовать аккредитационные документы (их необходимо обновлять хотя бы раз в год) и актуальную электронную цифровую подпись (ЭЦП), так как практически все коммерческие тендеры проходят на электронных торговых площадках.

Обеспечение заявки

Важный момент, на который следует обратить внимание - это обеспечение. Как уже говорилось ранее, размер обеспечения заявки на участие доходит до 5%. При высокой стоимости контракта такая сумма значительна.

Законодательство предусматривает два способа обеспечения заявки: залог и банковская гарантия. Внесение залога выводит из оборота компании значительную сумму на длительное время, поскольку такое обеспечение возвращается компании-участнику только после подведения итогов конкурса, а в случае его победы - после подписания с ним контракта.

Банковская гарантия обеспечит заявку с минимальными затратами. Гарантом исполнения обязательств по подписанию контракта участником является третья сторона, то есть кредитное учреждение, которое входит в специальный реестр и имеет право выдавать банковские гарантии. Конечно, оформление такого документа потребует времени. Нужно правильно выбрать банк, соответствовать требования кредитной организации и собрать необходимый пакет документов. Но на сегодняшний день есть большое количество брокеров, которые возьмут на себя весь процесс оформления гарантии и помогут получить документ в сжатые сроки.

Документы для участия в электронном аукционе

Сегодня все больше тендеров проводится в электронном виде. Госзакупки в такой форме проходят на специальных торговых площадках, на которых поставщик должен получить аккредитацию. Также нужна электронная цифровая подпись. Для участия же в электронных аукционах стандартный список документов выглядит так:

• Документы о компании (название, адрес, ИНН).
• Копии документов, подтверждающих соответствие требованиям товара или услуги.
• Документы, подтверждающие право на преимущество (например, декларация о принадлежности к субъектам малого предпринимательства).
• При необходимости: документы, подтверждающие соответствие участника запретам и ограничениям, установленным заказчиком.

Стоит отметить, что по Закону № 223-ФЗ перечень документов идентичен.

Как видите, есть множество тонкостей и нюансов, на которые потенциальный участник тендера может не обратить внимания, но для заказчика это окажется важным. Однако, как говорится, глаза боятся - руки делают. Обязательно готовьтесь серьезно, обращайтесь к профессиональной помощи, если необходимо, и тогда успех вам гарантирован!

В связи с предыдущей статьей о тендерах, можно подумать, что все так грустно, и нет реальных заказов. Но это совсем не так, настоящие тендеры все же проводятся, и главное тут – отличить те компании, которые реально ищут подрядчика, и всяких жуликов.

Итак, как же можно определить, что заявка на тендер реальна, и в ней можно смело принимать участие?

1. Реальные сроки проведения тендера.

Первое, на что стоит обратить внимание – это сроки проведения тендера. Они должны быть четко ограниченные во времени и в то же время – реальными. Т.е. это не запрос, который приходит в пятницу вечером и заканчивается в понедельник в обед.
Реальный срок на подготовку проекта коммерческого предложения сильно зависит от самих работ. Но в среднем составляет от недели до месяца. Поэтому, если пришел запрос с сегодня на завтра, не стоит судорожно сидеть всю ночь – скорее всего подрядчик по такому тендеру уже определен, вы просто потратите свое время.
Исключением бывают второй и третий тур отбора, когда заказчик может намеренно определить скорость реагирования на его запрос. Но, думаю, тут вы сами уже разберетесь.

2. Сроки выполнения работ.

Тендер проводится, как правило, на выполнение определенных работ или закупку товаров. При этом, всегда есть четкие сроки. Обратите на это внимание. Например – тендер на обслуживание компании на текущий год. Или, на период рекламной акции. Или еще что. Но главное тут – срок всегда заранее известен и оговорен. Если выдаются какие-то расплывчатые фразы, типа ну там посмотрим, или заказчик сам не знает сроков – велика вероятность, что все решается большим начальником, который далек от самого тендера и вообще, от данной деятельности.

3. Ответственный за проведение тендера

При проведении тендера обязательно должен быть ответственный – человек, который рассылает запросы, получает заявки, обрабатывает их, высылает уточняющие вопросы. Вобщем, он в курсе всего. Несколько раз сталкивался с проблемой, что в компании, от который приходил запрос толком никто ничего не знал о предстоящих работах. Говорили – это наверное вам нужна Марина.. А какая Марина, из какого отдела и вообще… Вобщем, обратите внимание на это. Насколько серьезны намерения, лично я, после получения запроса – перезваниваю в компанию, общаюсь с ответственным лицом, уточняю какие-то детали, а заодно и определяю, насколько это серьезно. Потому что часто по беседе бывает видно, что кампания вообще не заинтересована в этих работах.

4. Четкие цели необходимых работ.

Вообще-то, этот пункт должен быть самым первым, на который вы обязаны обратить внимание. Любая работа должна иметь четко обозначенные, конкретные, измеримые цели! Если тендер проводится просто так, например – просто реклама, то и отношение к вам будет весьма двусмысленное. Если же заказчик точно знает что надо (закупка 20 тонн сырья, создание сайта, проведение ивента к майским праздникам) – тут уже есть, чем оперировать. Кроме того, если вы знаете цели – вы можете немного отклоняться от заданных параметров, предлагая новые, интересные варианты, что явно выделит вас среди конкурентов. Если нет четкой цели – я бы не советовал Вам связываться с подобным запросом.

5. Ограничения бюджета тендера.

В тендере не всегда ограничен бюджет. Бывает так, что совсем наоборот – дается воля выбора, и выигрывает тендер именно та компания, которая предложит наименьшие цены. Но, если мы говорим про услуги, то тут все же есть определенный бюджет, который компания-заказчик выделяет на данную работу. Бюджет должен быть четкий, реальный (не сильно маленький, иначе нет смысла вам связыватся, но и не сильно большой – явно потребуются большие отступные, или, что скорее всего, подрядчик уже есть, и 80% этих денег будут украдены). Еще один момент – как-то в условиях тендера была обозначена сумма от 25 до 50 тыс. Сами понимаете, что разбег в 2 раза означает, что компания до конца не знает, что ей надо, сколько готова потратить и чего хочет получить (в данном случае, тендер был нацелен на определения подрядчика проведения рекламной кампании для акции. В результате акция прошла вообще без рекламы).
Если же, цена не оговорена вообще, то наверняка будет какой-то другой ограничивающий параметр: жесткие сроки, объем, другие огреничения. Если же дается полная «воля-вольная», могут возникнуть вопросы – а зачем это заказчику надо? Отдает ли он себе отчет во всем этом? Насколько он заинтересован в успешности реализации проекта?

Вот несколько простых советов, которые, я уверен, помогут вам определить, в каком тендере стоит принимать участие, а от которого сразу отказаться – отписав любезное письмо, (например, за данный короткий срок мы не можем подготовить качественное предложение, или на данный бюджет, увы, мы не можем предоставить вам полный объем услуг, соответствующих вашим целям).
Надеюсь, это существенно сэкономит Ваше время и нервы.

Предприятиям или частным лицам, принявшим решение поучаствовать в тендерных торгах, следует изучить большое количество правил, знание которых в дальнейшем потребуются всем желающим поучаствовать в аукционе. В основном, правила проведения тендера разъясняют консультанты со стороны организатора. Связаться с ними можно по номерам телефонов, которые указываются в тендерной документации.

Порядок организации аукциона

К общим положениям относительно организации таких мероприятий в первую очередь относится то, что принимать в них участие имеют право частные предприниматели и юридические люди вне зависимости от гражданства. Однако если в сделке участвует компания из другой страны, то составление и подписание конечной документации по завершении аукциона на территории России должно проводиться в соответствии с законами РФ.

Для участия необходимо подать заявку, оформленную на русском языке, по форме, которая прилагается к тендерной документации. Подавая заявку на участие в аукционе, заявитель подтверждает, что он ознакомлен с правилами участия в данных мероприятиях и обязуется их соблюдать. Если в процессе конкурса участник отклоняется от установленного порядка, то он отстраняется от участия, и его предложения не будут рассматриваться в подведении итогов.

Обязанности и права тендерной комиссии (организатора аукциона)

Работа комиссии должна основываться на уставе предприятия, Гражданском кодексе и Конституции РФ. Кроме этого, ответственный за организацию конкурса обязан действовать в соответствии с регламентом «Об организации и проведении тендерных и конкурсных мероприятий».

В основные функции комиссии входят:

• составление документов;
• оповещение о начале аукциона всех участников тендера;
• сбор заявок от потенциальных участников;
• рассмотрение вопросов от конкурсантов, которые подали заявки, относительно будущего регламента мероприятия;
• квалификация участников исходя из предоставленной тендерной и прочей документации;
• анализ и оценивание предложений;
• подведение итогов тендера и объявление победителя.

Организатор торгов имеет право самостоятельно принимать решение о продлении срока, на протяжении которого компании могут подавать заявки на участие в аукционе. В случае необходимости комиссия по тендерам может в любой момент потребовать у участников разъяснение какой-либо информации в предоставленных документах или исправления неточных формулировок, обнаруженных в них. Если участник отказывается исполнять просьбы организатора, то он отстраняется от торгов.

Также, стоит знать, что организатор не обязан возмещать участникам торгов какие-либо материальные расходы, понесенные ими в ходе тендерных мероприятий и имеет право отклонять заявки без объяснений.

Правила составления и предоставления квалификационных документов

В правила проведения тендеров входит правильное оформление и предоставление организатору всей необходимой документации и предложений. Все квалификационные документы и предложения должны быть переданы секретарю комиссии в двух конвертах, к которым прилагается опись вложений, отштампованных штампом компании и подписанных ее владельцем. Оба запечатанных конверта вскрываются только представителем тендерной комиссии в присутствии владельца предприятия или его доверенного лица, после чего вложения сверяются со списком документации, необходимой для участия.

В том случае, если список документов неполный или не соответствует регламенту конкурса, секретарь тендерной комиссии обязан отказать заявителю и вернуть ему конверты.

Квалификация участников аукциона

Все требования, которые могут предъявляться к участникам торгов, содержатся в квалификационных документах или любых других бумагах, имеющих отношение к привлечению предложений по аукциону. Оценивать претендентов должна организационная комиссия. Этот процесс обязательно основывается на анализе тендерных документов. Оценивание и подведение итогов выполняется без присутствия участников.

Подведение итогов торгов и определение победителя

Победителем тендерных мероприятий становится тот конкурсант, который, по мнению организатора, смог предоставить наилучшее предложение относительно предмета торгов. Лучшее предложение должно соответствовать совокупности следующих параметров:

• цена;
• квалификация;
• график работ и проведения платежей.

Иногда для принятия окончательного решения организатор торгов может потребовать у желающих поучаствовать дополнительную информацию. Если после объявления итогов аукциона будут обнаружены какие-либо несоответствия или скрытые факты, которые противоречат правилам проведения тендера, то победитель снимается с участия в торгах. Новый победитель будет определен в течение пяти рабочих дней.

Если конкурсанта тендерного мероприятия не удовлетворяет решение организатора относительно выбора победителя, то он имеет право обратиться к руководителю компании и написать на его имя соответствующее заявление.

Изменение требований к проведению аукциона и отмена торгов

Любая компания может на протяжении двухнедельного срока после подачи заявки на организацию тендера изменить условия по отношению к участникам аукциона или вовсе отменить проведение торгов. Оповещение об отмене мероприятия делается тем же способом, которым конкурсанты были проинформированы о начале. Если организатор тендера получил только одну заявку на участие в торгах, то он обязан отменить их и объявить начало нового аукциона.

В любом случае, участие в тендере дает неоценимый опыт, даже если компания – поставщик товаров или услуг не смогла его выиграть.

Участие в тендере: Видео