Что делать, если чек выбит с ошибкой. Подборки из журналов бухгалтеру Неправильно пробит чек по кассе

С 1 июля 2017 г. все организации на общей системе налогообложения и упрощёнке, а также компании и ИП, торгующие подакцизными товарами обязаны использовать онлайн-кассы (ИП на ПСН и ЕНВД до 1 июля 2020 г. применяют онлайн-кассы только в добровольном порядке). В статье расскажем про ошибочно пробитый чек на онлайн кассе, дадим инструкцию, как исправить документ.

Онлайн-кассы отличаются от обычных касс тем, что оснащены фискальной памятью (фискальным накопителем), который ежедневно передаёт в налоговую службу информацию о выручке организации через специальных ОФД (операторов фискальных данных). Так как данное нововведение работает всего полгода (с 1 января многие организации начали использовать онлайн-кассы), а чиновники ещё не дали официальных разъяснений-инструкций о возможных ситуациях применения онлайн-касс, то открытым остаётся вопрос о возможных ошибках.

Ошибочно пробитые чеки и ошибки

Таблица «Когда оформляется чек возврат прихода»:

Таблица «Как происходит процесс оформления возврата на онлайн-кассе?»:

Таблица «Как осуществить возврат, если покупатель расплачивался банковской картой»:

Использование чека-коррекции

Таблица «Использование чека-коррекции»:

Таблица «Использование чека-коррекции в ситуации, когда «уменьшили» сумму по чеку»:

Важный момент: в случае, когда налоговая направила предписание до момента корректировки ошибки кассиром, организация обязуется выплатить штраф, согласно ст. 14.5 КоАП РФ.

Таблица «Использование чека-коррекции в ситуации, когда «увеличили» сумму по чеку»:

Таблица «Исправление ошибки в чеке в присутствии покупателя»:

Таблица «Создание чека коррекции за прошлую смену»:

Какова ответственность (размер штрафов) за нарушение применения онлайн-касс

Таблица «Размер административной ответственность за неприменение онлайн-касс»:

Важно! Теперь к ответственности могут привлечь в течение года (ранее период привлечения к ответственности был равен двум месяцам).

Важные вопросы, не рассмотренные в теме статьи

Вопрос №1. Какие данные содержит чек коррекции?

• наименование чека «Кассовый чек коррекции»;
• тип операции;
• сумму чека коррекции;
• информацию о типе оплаты;
• совокупные сведения, которые передаются оператору (ОФД) с соответствующими реквизитами кассового чека.

• на приход или расход денег;
• на возврат прихода или расхода.

Вопрос №2. Как выглядит объяснительная кассира (служебная записка) о неправильно пробитом чеке?

Пример такой записке приведён ниже.

Никто не застрахован от ошибок, и работники кассы не являются исключением. На практике часто происходят ситуации, когда они пробивают чеки с неверными суммами. Ошибка обнаруживается сразу, если покупатель в магазине обращает внимание на некорректную стоимость, или через определенное время, по результатам сверок. От того, в какой момент выявлена оплошность, зависит выбор способа ее исправления.

Способ исправления ошибки зависит от того, когда ее выявили.

Ситуация №1

Кассир составил чек на сумму большую необходимой, покупатель заметил разницу и сразу указал ответственному сотруднику на нее.

В этом случае нужно забрать неверный документ у покупателя и выдать ему правильный. В конце дня работник составит отчет п форме КМ-3, в котором отразит сумму возврата по неиспользованным и ошибочным чекам.

Неверный документ обязательно нужно приложить к отчету, поставив на нем отметку «Погашено». Если он отпечатан на термобумаге, рекомендуется снять с него копию. Текст, нанесенный на такую бумагу, быстро выцветает, и дополнительные меры позволят избежать проблем с контролирующими инстанциями.

Относительно совершенной ошибки кассир обязан в конце дня написать объяснительную на имя руководителя фирмы. В этой бумаге указываются причины допущенной оплошности: невнимательность, проблемы в работе кассовой аппаратуры и т.д.

Делать чек на дельту нет необходимости: эта операция не повлияет на величину налога, рассчитываемую кассовым аппаратом. Она может быть необходима только для упрощения ведения бухгалтерского отчета внутри организации. Сумма ошибочно пробитых чеков отражается в кассовом журнале в графе 15. Делать РКО не нужно.

Основание для уменьшения дневной выручки – КМ-3. Ошибочно пробитый чек вычитается из полученной суммы. Отчет распечатывается в одном экземпляре и подписывается директором компании, руководителем отдела и сотрудником кассы.

Если чек был пробит на сумму, меньшую нужной, следует выбить документ на разницу. Кассир не имеет права не выполнить эту операцию: его действия будут расценены налоговыми органами как неиспользование ККМ, что влечет серьезные штрафы для организации. Согласно действующей практике, чек на неполную сумму приравнивается к невыданному.

Ситуация №2

Если ошибку обнаружили после подготовки ежедневного отчета с гашением, ее необходимо исправить. Порядок действий ответственного сотрудника аналогичен Ситуации №1, за исключением пункта о внесении данных в журнал кассира.

Аннулирование ошибочной операции делается путем создание РКО на разницу. Ордер выдается из «головной кассы», потому что к этому моменту дневная выручка уже оприходована.

Оставить недочет неисправленным нельзя. Действия компаний, связанные с применением ККМ, строго контролируются налоговыми службами. Нарушения караются штрафами, составляющими 40-50 тыс. рублей за одну оплошность. Поэтому кассиру следует знать инструкцию по корректировке ошибок и применять ее на практике.

От ошибок, в том числе при обращении с ККТ, никто не застрахован. Вам нужно ознакомиться с данной статьей, чтобы знать, как обезопасить себя от последствий в случае, если вы пробили кассовый чек с ошибкой.

Из этой статьи вы узнаете:

1. Порядок действий бухгалтера, если чек ККТ пробит с ошибкой
2. Штрафы за неоприходование выручки
3. Как составить акт по форме КМ-3

Ошибки в чеке ККТ

Если чек ККТ пробит с ошибками, прежде всего попросите кассира составить акт «О возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)» по форме КМ-3. Заберите неверный чек вместе c актом в бухгалтерию. Проследите, чтобы ваш кассир правильно заполнил журнал кассира-операциониста (форма КМ-4), в котором ему нужно указать сумму по ошибочному чеку в графе 15.

Ошибочно пробитый чек означает, что деньги по нему в кассу фактически не поступили. Проверяющие могут посчитать подобные средства неоприходованной выручкой, поскольку сумма отражена в фискальной памяти вашей ККМ. За неоприходование кассовой выручки юридическое лицо могут оштрафовать на 40 000-50 000 руб., а руководителя организации на 4000-5000 руб. по статье 15.1 КоАП РФ. Соответственно задача бухгалтера - проследить за тем, чтобы кассир правильно оформил документы к ошибочному чеку, чтобы не дать повода кому-либо считать неполученную выручку сокрытой.

Правила оформления документов в отношении неверно выбитых чеков прописаны в пункте 4.3 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Минфином России 30.08.93 № 104 (далее - Правила № 104). Итак, рассмотрим по порядку, что же нужно сделать.

Кассир должен оформить акт

В конце смены попросите кассира в одном экземпляре составить акт по форме КМ-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 (далее - акт КМ-3). В акте КМ-3 указывают номер ошибочного чека и его сумму в графах 4 и 5 соответственно. Подписывают документ кассир-операционист, старший кассир, заведующий отделом (секцией), а также руководитель предприятия. Лучше, если также свою подпись поставит и главный бухгалтер. Поскольку именно он является ответственным за ведение кассовой книги и соответственно за полнотуоприходования выручки в кассу организации (п. 2.6 Положения о порядке ведения кассовых операций от 12.10.2011 № 373-П).

Поскольку деньги по ошибочному чеку не были получены, возвращать их кому-либо не нужно. Акт КМ-3 как раз подтверждает разницу между показаниями фискальной памяти ККМ и фактической выручкой.

Дополнительно вы можете попросить кассира написать объяснительную записку в произвольной форме, в которой он укажет причину допущенной ошибки. Эту записку также приложите к акту КМ-3 . И хотя налоговики не имеют права требовать обязательного наличия такого документа, поскольку пункт 4.3 Правил № 104 не содержит подобных указаний, на практике они иногда это требование предъявляют. Поэтому, чтобы избежать споров с инспекторами, вы можете подготовиться заранее.

Снимите копию с чека и подклейте его

Получив от кассира чек, погасите его, то есть поставьте штамп «Погашено». А затем, чтобы не потерять, наклейте на лист бумаги, приложите к акту КМ-3 и храните вместе с другими кассовыми документами за эту дату не менее пяти лет (п. 11 постановления Правительства РФ от 30.07.93 № 745). Также желательно снять копию с кассового чека и приложить ее к акту КМ-3 вместе с оригиналом. Дело в том, что чеки печатают на термобумаге, которая со временем полностью обесцвечивается, поэтому, чтобы избежать претензий налоговиков, лучше подстраховаться.

Кассир оформляет журнал кассира-операциониста

После того как ваш кассир снимет Z-отчет, проследите, чтобы он правильно заполнил все графы в журнале кассира-операциониста (форма КМ-4). А именно: в графу 10 «Сумма выручки за рабочий день (смену)» необходимо, чтобы он записал всю выручку за день так, как отражено у вас в Z-отчете. В графу 11 «Сдано наличными» кассир впишет сумму уже за минусом данных по ошибочному чеку. А в графу 15 «Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» кассир впишет как раз сумму по чеку с ошибкой.

В учете отразите фактически полученную выручку

Когда вы будете оформлять приходный кассовый ордер на сумму дневной выручки, из суммы по Z-отчету вычтите данные по ошибочно пробитым чекам. Тогда вы оприходуете в кассу компании именно ту сумму денег, которая фактически получена. Расходный кассовый ордер на неверную сумму оформлять не нужно.

Чеки ККТ с признаком расчета «возврат прихода» нужно выбивать не только при возврате денег покупателям, но и при исправлении ошибок в приходных чеках. Кроме того, ошибки случаются и в самих возвратных чеках.

О том, как лучше оформлять исправление, мы поговорили со специалистом ФНС.

- Юлия Александровна, если допущена ошибка в чеке «приход», нужно сделать чек «возврат прихода», обратный ошибочному, и сразу же выбить верный чек «приход».

Движения денег по ошибочному приходному чеку и нивелирующему его возвратному чеку нет. Должны ли суммы этих чеков попадать в итоговые суммы «приход» и «возврат прихода» отчета о закрытии смены ККТ? На основании этого отчета составляются ПКО на всю сумму полученных за смену денег и РКО на всю сумму выданных. И неправильно, если в кассовые ордера будут попадать суммы, которые на самом деле не вносились и не выдавались.

Оформление выбиваемых для исправления ошибки чеков «возврат прихода» отличается от оформления чеков, выбиваемых при выплате денег вернувшему товар покупателю.

В выбиваемом для исправления ошибки чеке «возврат прихода», так же как и в выбиваемом следом верном чеке «приход», итоговую сумму следует проставлять в реквизите «сумма по чеку встречным предоставлением». Этот реквизит как раз и нужен для случаев, когда формирование чека не сопровождается передачей денег. В отчете о закрытии смены ККТ эти суммы будут отражены в счетчиках операций «приход» и «возврат прихода» в реквизите «итоговая сумма встречным предоставлением».

Кроме того, в чеке «возврат прихода», выбиваемом для исправления ошибки, рекомендуется указать фискальный признак (ФПД) ошибочного приходного чека. Это нужно сделать в дополнительном реквизите (тег 1192) возвратного чека, который при этом включается в состав фискальных данных. Точно таким же образом и в верном приходном чеке, выбиваемом вслед за возвратным чеком, делается привязка к первоначальному ошибочному чеку «приход».

Также советую добровольно сообщить в налоговый орган об ошибочном приходном чеке и об исправлении ошибки, это освободит от штрафа за неверный чек.

Если же в возвратном чеке, выбитом для исправления ошибки, нет ФПД ошибочного приходного чека, то налоговые органы могут потребовать представить заявление покупателя на возврат денежных средств по этому чеку. Поскольку в указанном случае заявления нет, организацию (ИП) могут оштрафовать за неправильное оприходование денежных средств.

А вот если чек «возврат прихода» выбивается при выплате денег вернувшему товар покупателю, то привязку к первоначальному чеку «приход» делать не следует. Но у организации (ИП) должно быть соответствующее этому возвратному чеку заявление покупателя о возврате ему денег.

- Но в размещенном на сайте ФНС проекте методических рекомендаций предлагается указывать фискальный признак документа верного приходного чека в чеке «возврат прихода», оформляемом при замене ранее купленного товара на другой. Теперь позиция налоговой службы по этому вопросу изменилась и ориентироваться в этой части на методички нельзя?

Позиция ФНС по этому вопросу всегда была однозначной. Делать привязку к первоначальному чеку рекомендуется, только если в нем допущена ошибка и чек «возврат прихода» выбивается для ее исправления.

- Если в выбитом для исправления ошибки возвратном чеке не сделана привязка к ошибочному чеку, то можно ли избежать штрафа за неоприходование наличных, о которым вы говорили, представив объяснительную кассира-операциониста или какой-то иной документ? Ведь дополнительный реквизит чека (тег 1192), в котором ФНС рекомендует делать привязку к ошибочному чеку, все-таки не является обязательным, а его возможные значения не определены нормативным документом ФНС.

Если в исправительном и верном чеках нет привязки к ошибочному чеку, то для того, чтобы избежать административной ответственности, необходимо сообщить о допущенной ошибке и ее исправлении в налоговый орган прежде, чем он ее обнаружит.

Привязка к ошибочному чеку действительно необязательна, так как она не предусмотрена ни Законом № 54-ФЗ, ни Приказом ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@. Но вместе с тем ФНС России рекомендует в кассовом чеке ее делать. Для этого есть две причины.

Во-первых, такая привязка помогает найти ошибочный чек, «аннулировать» его и «заменить» новым чеком. Это особенно важно при пограничных датах ошибки и ее исправления. Например, ошибка допущена в 2017 г., а исправляют ее уже в 2018 г. Надо учесть операцию правильно в нужном периоде. Для этого необходима привязка.

Во-вторых, в случае отсутствия заявления покупателя о возврате такая привязка является дополнительным подтверждением того, что ошибка не связана с умышленным неоприходованием денег. Оштрафовать по ч. 1 ст. 15.1 КоАП (неоприходование наличных) именно за отсутствие привязки нельзя, но можно оштрафовать из-за отсутствия заявления покупателя о возврате товаров. Однако добровольное заявление о совершенных нарушении или ошибке освобождает от административной ответственности по ст. 14.5 КоАП и подтверждает, что неоприходования не было.

- Ошибки случаются и в самих чеках «возврат прихода». Как исправить такую ошибку?

Если обнаружена ошибка в чеке «возврат прихода», то для того, чтобы избежать административной ответственности за нее, необходимо:

Сформировать чек с обратной операцией, то есть с признаком расчета «приход». В дополнительном реквизите нужно указать ФПД чека «возврат прихода», в котором допущена ошибка;

Сразу после этого выбить правильный чек «возврат прихода». В нем тоже таким же образом нужно сделать привязку ФПД к ошибочному чеку «возврат прихода»;

Сообщить об ошибке и о ее исправлении в налоговый орган до того, как тот ее обнаружит.

Для исправления ошибки, которая замечена уже после закрытия смены ККТ, следует открыть новую смену.

- По ошибке вместо чека «возврат прихода» был выбит чек «возврат расхода» или «расход». Юлия Александровна, как исправить такую ошибку?

Нужно действовать по тому же принципу, то есть сформировать чек, отражающий обратную операцию:

Если по ошибке сформирован чек «возврат расхода», необходимо выбить чек «расход»;

Если ошибочно выбит чек «расход» - выбить чек с признаком расчета «возврат расхода».

Затем нужно сделать верный чек и сообщить об ошибке и ее исправлении в налоговый орган. И в исправительном чеке, и в верном чеке надо в дополнительном реквизите указать ФПД ошибочного чека.

С июля этого года для большинства розничных торговцев применение онлайн-касс становится обязательным. Но чиновники пока не дали официальных разъяснений, как применять ККТ нового образца в различных ситуациях. В прошлой статье мы изложили свою точку зрения относительно оформления возврата денег за ранее приобретенный товар (см. «Применение онлайн-ККТ: как возврат денег покупателю»). Сегодня мы обратились к теме чеков коррекции и попытались разобраться, когда нужно их пробивать, что в них указывать и можно ли скорректировать выручку вчерашнего дня.

В каких случаях нужно пробить чек коррекции

Напомним, что 1 июля 2017 года — это дата, когда большинство пользователей ККТ в обязательном порядке должны перейти на онлайн-кассы (до этого переход на онлайн-кассы был добровольным). Такая кассовая техника имеет фискальный накопитель и способна передавать сведения налоговикам в через оператора фискальных данных (ОФД). Правила применения онлайн-кассы подразумевают, в числе прочего, оформление чеков коррекции.

В действующей редакции Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ о применении ККТ (далее — Закон о ККТ) не говорится, когда именно нужно пробивать чек коррекции. Известно лишь, что формировать чеки коррекции следует при выполнении корректировки которые были произведены ранее (п. 4 ст. 4.3 Закона о ККТ).

В частных комментариях чиновники из ФНС, разработчики кассового оборудования и прочие заинтересованные лица сходятся во мнении, что чеки коррекции следует пробить, если кассир ошибся в сумме «исходного» чека, либо вовсе не оформил его. Тогда величина фактической выручки разойдется с показателем, который при помощи онлайн-кассы поступит к ОФД а затем и в налоговую. Чтобы избежать расхождений, кассир должен пробить чек коррекции и тем самым «подогнать» фискальные данные под фактическую выручку. Для этого, собственно говоря, и предназначен чек коррекции.

Ошибки в сумме «исходного» чека могут быть двух видов. Первый — кода кассир указал величину меньше, чем нужно. Второй — когда кассир указал величину больше, чем нужно. Рассмотрим каждый случай в отдельности.

Сумма в «исходном» чеке меньше, чем нужно

Предположим, что кассир указал в чеке сумму меньше, чем получил на самом деле, и понял это после ухода покупателя. Тогда фактический приход денег оказался больше, чем отражено в фискальных данных. Другими словами, в кассе появилась неучтенная выручка, которая с точки зрениях проверяющих свидетельствует о неприменении ККТ. То же самое получится, если кассир вовсе не пробьет чека.

При подобных обстоятельствах чек коррекции может помочь избежать штрафа за неприменение ККТ. Это произойдет при условии, что продавец обнаружил и исправил ошибку прежде, чем ее обнаружили налоговики.

Действовать надо следующим образом. Сначала составить документ (к примеру, служебную записку) с указанием даты, времени и причины ошибки, повлекшей образование неучтенной выручки. У данного документа должен быть номер и дата. Затем этот номер и дату следует указать в чеке коррекции в качестве основания для коррекции. Также в чеке коррекции нужно указать признак расчета «приход» и тип коррекции «самостоятельная операция».

После того, как чек коррекции пробит и направлен оператору фискальных данных, продавцу лучше перестраховаться и сообщить в ИФНС об обнаружении и устранении неучтенной выручки. Это будет гарантией того, что инспекторы не назначат санкцию.

Если же налоговики сами узнают о неучтенной выручке (например, от покупателя, которому не выдали чек), они направят продавцу предписание. В такой ситуации продавец также обязан пробить чек коррекции, но в качестве основания для коррекции указать номер и дату предписания. Типом коррекции будет «операция по предписанию». Важно помнить, что такой чек не освободит от штрафа по статье 14.5 КоАП РФ.

Сумма в «исходном» чеке больше, чем нужно

Теперь предположим, что кассир пробил сумму большую, чем получена на самом деле, и понял это после ухода покупателя. В результате фактическая выручка оказалась меньше той, что отражена в фискальных данных. Как следствие, остаток в денежном ящике оказался меньше остатка, зафиксированного в учете, то есть появилась недостача. То же самое происходит, если кассир пробивает один и тот же чек несколько раз.

Нужно ли в такой ситуации формировать чек коррекции? По мнению большинства специалистов, в том числе ФНС — не нужно. Дело в том, что недостача не свидетельствует о неприменении ККТ и не является поводом для штрафа. Поэтому корректировать недостачу так же, как неучтенную выручку, необязательно. Достаточно пробить обычный чек с признаком расчета «возврат прихода» на сумму недостачи. Плюс к этому кассир должен написать объяснительную записку и раскрыть в ней причины недостачи.

Если ошибка в чеке обнаружена в присутствии покупателя

Задача кассира, обнаружившего ошибку в присутствии покупателя, значительно упрощается, поскольку есть возможность незамедлительно исправить ситуацию. Прежде всего, нужно пробить обычный чек с признаком расчета «возврат прихода» на неправильную сумму. Потом следует сформировать еще один обычный чек с признаком расчета «приход» на правильную сумму. Соответственно, «исходный» чек с ошибкой следует у покупателя забрать, а взамен выдать новый чек с верной суммой. Таким образом, оператор фискальных данных, а затем и налоговики, получат правильные данные о выручке, и чеки коррекции не понадобятся.

Можно ли пробить чек коррекции за прошлую смену

Очень много споров вызывает о том, можно ли пробить чек коррекции за прошлую смену. Проще говоря, можно ли сегодня скорректировать выручку, полученную вчера, позавчера или еще раньше.

Поводом для дискуссии служит пункт 4 статьи 4.3 Закона о ККТ. В нем сказано, что чек коррекции пробивается после об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены. Из буквального прочтения данной нормы напрашивается вывод, что создать чек коррекции за прошлую смену нельзя.

У данной трактовки есть немало сторонников. Они утверждают, что провести корректировку за прошлую смену в любом случае не получится, потому что излишки денег должны обнаружиться при закрытии смены. Значит, и корректировку нужно делать также при закрытии смены, а точнее перед закрытием. Как следствие, создать чек коррекции можно только за текущую смену.

Однако, на практике нередко случается, что кассир выявляет неучтенную выручку на следующий день или позднее. И в неофициальных комментариях чиновники из ФНС уверяют, что пробивать чеки коррекции за прошлые смены не возбраняется. Главное, чтобы в таком чеке было указано, какого числа была допущена ошибка. Эту информацию следует фиксировать в реквизите, который называется «Описание коррекции». Его можно заполнить, например, так: «05.07.2017 сформирован кассовый чек с неверной суммой». При этом сам чек коррекции может быть пробит, к примеру, 10 июля 2017 года или в другой день.

Мы тоже считаем, что вполне допустимо корректировать выручку, полученную в прошлую смену. Ведь независимо от того, в какой день кассир пробивает чек коррекции, он приводит фискальные данные в соответствие с фактической выручкой. А это, как мы говорили выше, является главным предназначением чека коррекции. Но сделать окончательные выводы мы сможем лишь после того, как чиновники опубликуют официальные разъяснения.

Купить фискальный накопитель и заключить договор с ОФД.content-product-button.product-4D9068 { box-shadow: inset 0 0px 0px 1px #4D9068 !important; color: #4D9068; } .content-product-button.product-4D9068:hover, .content-product-button.product-4D9068:focus { #4D9068 !important; }