Кто такой корпоративный секретарь. Обязанности и функции корпоративного секретаря. Что не входит в обязанности секретаря гонконгской компании

1. Необходимость деятельности корпоративного секретаря

Для многих российских акционерных обществ должность корпоративного секретаря будет новшеством. Кстати, эта должность не упоминается ни в Законе об АО, ни в иных законодательных актах. Функции и задачи корпоративного секретаря подробно регламентированы только Кодексом корпоративного поведения.

Корпоративный секретарь - специальное должностное лицо общества, задачей кᴏᴛᴏᴩого будет обеспечение соблюдения органами и должностными лицами общества процедурных требований, гарантирующих реализацию прав и интересов акционеров общества.

Секретарь общества обеспечивает соблюдение внутренних правил и нормативных актов всеми органами управления общества. Секретарь общества обеспечивает четкость взаимодействия между разными органами управления общества в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с уставом общества и другими внутренними документами.
Стоит отметить, что особое значение при ϶ᴛᴏм имеет надлежащее соблюдение порядка подготовки и проведения общего собрания акционеров, деятельности совета директоров, хранения, раскрытия и предоставления информации об обществе, поскольку несоблюдение именно данных процедур влечет за собой большинство нарушений прав и интересов акционеров.

Эффективно обеспечить соблюдение указанных процедур может только постоянно действующее лицо, обладающее необходимой профессиональной квалификацией и не совмещающее эту деятельность с выполнением иных функций в обществе. По сути, корпоративный секретарь - ϶ᴛᴏ лицо, находящееся между акционерами, органами управления и должностными лицами общества. Через корпоративного секретаря до акционеров доводится вся информация, обеспечивающая акционерам возможность влиять на решения, принимаемые должностными лицами общества.

Корпоративный секретарь оказывает содействие членам совета директоров при осуществлении ими ϲʙᴏих функций, в частности через секретаря до членов совета директоров доводится информация от исполнительных органов.

Секретарь общества должен быть подчинен и подотчетен совету директоров и не должен являться аффилированным лицом общества или его должностных лиц.

Порядок назначения (избрания) корпоративного секретаря и обязанности такого секретаря определяются в уставе общества. Секретарь общества либо назначается, либо избирается. Закон об АО не указывает, кто именно уполномочен назначать или избирать секретаря общества. Кодекс корпоративного поведения возлагает эту обязанность на совет директоров. Совет директоров должен также определить условия и срок действия заключаемого с корпоративным секретарем договора и размер его вознаграждения.

2. Функции корпоративного секретаря

Функции корпоративного секретаря в Законе об АО не предусмотрены. Его полномочия подробно раскрыты в Кодексе корпоративного поведения.

Секретарь общества играет важную роль в организации общего собрания акционеров. В ϶ᴛᴏм отношении секретарь:

Готовит список лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров или поручает составление ϶ᴛᴏго списка регистратору общества;

Уведомляет всех лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров;

Готовит и обеспечивает неограниченный доступ к материалам, кᴏᴛᴏᴩые должны быть представлены на общем собрании;

Заверяет и распространяет копии материалов, кᴏᴛᴏᴩые должны быть представлены акционерам во время общего собрания;

Отвечает на процедурные вопросы во время общего собрания акционеров;

Секретарь общества играет важную роль в содействии членам совета директоров в получении информации, кᴏᴛᴏᴩая им необходима для принятия обоснованных решений.

Секретарь общества разъясняет членам совета директоров законодательные и иные нормативные акты, ᴏᴛʜᴏϲᴙщиеся к корпоративному управлению. Вместе с тем он не должен давать юридических консультаций по вопросам, кᴏᴛᴏᴩые не входят в круг его обязанностей.

Секретарь общества организует заседания совета директоров. В его функции входит извещение о заседаниях совета всех его членов. Кодекс рекомендует, ɥᴛᴏбы секретарь общества подписывал и вел протоколы заседаний совета директоров.

Определенные функции возлагаются на корпоративного секретаря в сфере защиты прав акционеров. Секретарь следит за тем, ɥᴛᴏбы общество надлежащим образом рассматривало обращения акционеров и направляет запросы акционеров в органы управления. Кроме того, его обязанностью будет учет корпоративных конфликтов, в т.ч. и конфликтов, связанных с ведением реестра акционеров.

Секретарь общества реализует функции, связанные с раскрытием информации, а именно: обеспечивает хранение документов общества; обеспечивает неограниченный доступ акционеров к информации в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с законом; удостоверяет выдаваемые акционерам копии документов.

Каждая компания в Гонконге с ограниченной ответственностью обязана иметь в своей структуре секретаря. Естественно, Вам, наверное, интересно, что входит в обязанности секретаря гонконгской компании. Это мы и рассмотрим в данной статье.

Если Вы решили, что для эффективного функционирования Вашего международного бизнеса необходима регистрация компании в Гонконге, то стоит узнать, какие к ней есть требования и что потребуется для ее обслуживания.

Что такое «секретарь гонконгской компании»?

Согласно гонконгскому законодательству, каждая компания в Гонконге обязана иметь в своей структуре, помимо директора и акционера, секретаря. Секретарь компании в Гонконге – это юридическое или физическое лицо, которое обязано быть резидентом Гонконга. Стоит отметить, что директор гонконгской компании не может быть секретарем.

Раньше требовалось, чтобы обязательным соучредителем гонконгской компании был резидент Гонконга – физическое или юридическое лицо. Но в 2004 году это ограничение отменили, и иностранным гражданам разрешили быть единственным учредителем. Но вместо обязательного «гонконгского соучредителя» возникло требование о назначении «гонконгского секретаря».

Само понятие «секретаря» как уполномоченного представителя сформировалось в английском праве на поле оффшорной деятельности. Его присутствие в гонконгской компании немного намекает на оффшорные свободы – минимальное вмешательство в регулирование внутреннего корпоративного распорядка, анонимность владельца, упрощенное ведении бухгалтерии и т.д. Сегодня, когда большинство оффшорный фирм стараются быть похожими на обычные компании с присущими им атрибутами, компании в Гонконге не боятся демонстрировать оффшорные черты. Сейчас в Гонконге, который официально не является оффшором, секретарь в компании – это, в первую очередь, «око администрации», следящее за соблюдением всех норм и законов корпоративного законодательства и своевременного их применения в работе гонконгской компании.

Назначение секретаря компании в Гонконге осуществляется посредством фиксирования его в Уставе компании. Зачастую директор назначает секретаря с фиксированным вознаграждением. Данные о секретаре, совместно с информацией об акционерах и директорах, должны быть представлены в гонконгский Реестр компаний и являются публично открытыми. Присутствие в структуре компании секретаря и реальное выполнение им своих обязанностей делает компанию более прозрачной в глазах инвесторов, а также является одним из механизмов защиты интересов акционеров и, соответственно, повышения уровня их благосостояния.

Что входит в обязанности секретаря гонконгской компании?

Чтобы точнее понять обязанности секретаря, сначала ознакомимся с некоторыми требованиями к гонконгским компаниям после их регистрации. В согласии с Ордонансом о компаниях (Companies Ordinance) каждая компания в Гонконге обязана выполнять определенные формальности в установленные сроки и подавать соответствующие отчеты в Реестр компаний Гонконга (Companies Registry), а также регистрировать происходящие в структуре компании изменения:

• Отчет о состоянии компании (Annual Return) подается ежегодно на протяжении 42-х дней со дня годовщины регистрации компании.
• Регистрация изменений, связанных со сменой директоров или секретаря компании, изменением их данных или назначением новых директоров осуществляется на протяжении 2-х недель с даты появления этих изменений.
• Ежегодное общее собрание (annual general meeting) первый раз проводится не позднее 18-ти месяцев с даты регистрации компании, далее – каждый год. Временной промежуток между двумя ежегодными собраниями не должен быть более 15-ти месяцев.
• Уведомление об увеличении суммы акционерного капитала необходимо подавать на протяжении 15-ти дней с даты возникновения изменений.
• Регистрировать изменения, связанные с выпуском или перераспределением акций гонконгской компании необходимо на протяжении 1 месяца с даты из распределения.

Кроме этого, в согласии с Ордонансом о сборе за регистрацию деятельности (Business Registration Ordinance) компании в Гонконге должны каждый год уплачивать сбор за регистрацию деятельности (business registration fee) не позже 2-х недель после даты истечения срока действия предыдущего Сертификата о регистрации бизнеса, в зависимости от даты, которая установлена в платежном требовании на оплату сбора. Это требование высылается на адрес гонконгской компании за месяц до даты истечения срока действующего Сертификата.

В согласии с вышесказанным, в обязанности секретаря гонконгской компании обычно входит:

• Получение и пересылка писем из гонконгских государственных органов: Налогового Департамента, Департамента Регистрации Компаний, Департамента Статистики, Таможенного Департамента, Суда и так далее.
• Подготовка и подача разных отчетов по Вашему поручению (Annual Return, IRD Employer’s Return и другие).
• Представление интересов Вашей компании в гонконгских государственных органах по Вашему поручению.
• Организация изменений в корпоративной структуре гонконгской компании в согласии с Вашими поручениями.
• Получение и пересылка коммерческой корреспонденции, в том числе запросов от клиентов, писем из банковских учреждений и предложений от поставщиков.
• Оплата за клиента сбора за регистрацию деятельности.

Также секретарь может оказывать такие услуги, как:

• участие в собраниях акционеров или кредиторов;
• поддержка при ликвидации компании и ведение документации по добровольной выплате долгов при ликвидации;
• подготовка протоколов собраний;
• подготовка и регистрация офиса;
• изменение наименования компании;
• предоставление зарегистрированного юридического адреса;
• консультирование.

Секретарская компания также может предоставить бухгалтерские услуги и аудитора (за отдельную плату) для подготовки бухгалтерской отчетности и предоставления ее в налоговый орган. Обязанность владельца компании – собирать, хранить и своевременно предоставлять секретарю любые первичные документы по деятельности компании.

Присутствие в структуре компании секретаря и реальное выполнение им своих обязанностей делает компанию более прозрачной в глазах инвесторов, а также является одним из механизмов защиты интересов акционеров и, соответственно, повышения уровня их благосостояния.

Что не входит в обязанности секретаря гонконгской компании?

Что секретарь компании в Гонконге не обязан делать, так это выполнять личные поручения директора или других должностных лиц компании, ведь он не является их личным помощником. Секретарская компания является посредником между государственными контролирующими органами власти и Вашей гонконгской компанией. В случае с документами, к примеру, она может заверять лишь официальные документы для подачи в государственные органы, в которых предусмотрена подпись секретарской компании.

Поэтому полномочия секретарской компании в Гонконге отличаются от привычных полномочий секретаря, скажем, в России. Для выполнения личных поручений необходимо нанимать отдельного сотрудника.

Благодаря тому, что секретарь компании в Гонконге обеспечивает выполнение всех требований законодательства, можно избежать штрафов и фактов неправильного составления внешней и внутренней документации, что может нарушить финансовые интересы третьей стороны.

Например, за несвоевременную подачу годового отчета в Реестр компаний налагается штраф в размере 4 000 гонконгских долларов, а за запоздалое обновление регистрационного сертификата – 300 гонконгских долларов. А те, кто постоянно нарушают эти требования, облагаются еще большими штрафами и рискуют быть вызванными в суд.

Поэтому крайне важно внимательно выбирать секретарскую компанию, которая будет обслуживать Вашу компанию в Гонконге. Лучше всего подойдет компания, непосредственно находящаяся в Гонконге и имеющая в своем штате русскоговорящих сотрудников, которая при этом может своими силами предоставить услуги подготовки бухгалтерской отчетности и проведения аудита . Offshore Pro Group – именно такая компания.

Мы не являемся агентами-посредниками, а самостоятельно оказываем секретарские услуги и имеем в штате квалифицированных специалистов с многолетним успешным опытом работы. Зарегистрированный юридический адрес Вашей компании будет находиться по адресу нашего офиса. Мы окажем все необходимые дополнительные услуги, в том числе подготовим нотариально заверенные документы с Апостилем, зарегистрируем торговую марку в Гонконге , поможем в получении рабочих виз в Гонконг и многое другое.

1. Необходимость деятельности корпоративного секретаря

Для многих российских акционерных обществ должность корпоративного секретаря является новшеством. Эта должность не упоминается ни в Законе об АО, ни в иных законодательных актах. Функции и задачи корпоративного секретаря подробно регламентированы только Кодексом корпоративного поведения.

Корпоративный секретарь - специальное должностное лицо общества, задачей которого является обеспечение соблюдения органами и должностными лицами общества процедурных требований, гарантирующих реализацию прав и интересов акционеров общества.

Секретарь общества обеспечивает соблюдение внутренних правил и нормативных актов всеми органами управления общества. Секретарь общества обеспечивает четкость взаимодействия между разными органами управления общества в соответствии с уставом общества и другими внутренними документами. Особое значение при этом имеет надлежащее соблюдение порядка подготовки и проведения общего собрания акционеров, деятельности совета директоров, хранения, раскрытия и предоставления информации об обществе, поскольку несоблюдение именно этих процедур влечет за собой большинство нарушений прав и интересов акционеров.

Эффективно обеспечить соблюдение указанных процедур может только постоянно действующее лицо, обладающее необходимой профессиональной квалификацией и не совмещающее эту деятельность с выполнением иных функций в обществе. По сути, корпоративный секретарь - это лицо, находящееся между акционерами, органами управления и должностными лицами общества. Через корпоративного секретаря до акционеров доводится вся информация, обеспечивающая акционерам возможность влиять на решения, принимаемые должностными лицами общества.

Корпоративный секретарь оказывает содействие членам совета директоров при осуществлении ими своих функций, в частности через секретаря до членов совета директоров доводится информация от исполнительных органов.

Секретарь общества должен быть подчинен и подотчетен совету директоров и не должен являться аффилированным лицом общества или его должностных лиц.

Порядок назначения корпоративного секретаря и обязанности такого секретаря определяются в уставе общества. Секретарь общества либо назначается, либо избирается. Закон об АО не указывает, кто именно уполномочен назначать или избирать секретаря общества. Кодекс корпоративного поведения возлагает эту обязанность на совет директоров. Совет директоров должен также определить условия и срок действия заключаемого с корпоративным секретарем договора и размер его вознаграждения.

2. Функции корпоративного секретаря

Функции корпоративного секретаря в Законе об АО не предусмотрены. Его полномочия подробно раскрыты в Кодексе корпоративного поведения.

Корпоративный секретарь является должностным лицом акционерного общества, обеспечивающим соблюдение данным обществом требований действующего законодательства, устава и внутренних документов общества, гарантирующих реализацию прав и законных интересов акционеров. Его деятельность направлена не только на защиту прав, но и на обеспечение имущественных интересов акционеров, выражающихся в заинтересованности акционера, как в росте капитализации компании, так и в повышении эффективности управления.

Корпоративный секретарь должен обладать знаниями, опытом и квалификацией, достаточными для исполнения возложенных на него обязанностей, безупречной репутацией и пользоваться доверием акционеров.

Корпоративный секретарь должен обладать достаточной независимостью от исполнительных органов общества и иметь необходимые полномочия и ресурсы для выполнения поставленных перед ним задач.

Функции корпоративного секретаря :

• обеспечивает подготовку и проведение общего собрания акционеров в соответствии с требованиями законодательства, устава и иных внутренних документов общества на основании решения о проведении общего собрания акционеров;
• принимает необходимые меры по обеспечению подготовки и проведения общего собрания акционеров в соответствии с требованиями законодательства, устава и иных внутренних документов общества на основании решения о проведении общего собрания акционеров;
• законодательством предусмотрено, что общее собрание акционеров может быть созвано по решению не только совета директоров, но и иных органов общества, а также других лиц. Решение о проведении общего собрания акционеров обязательно для секретаря общества, независимо от того, кем оно принято, если оно принято в соответствии с требованиями законодательства и устава общества;
• обеспечивает подготовку списка лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров. Если составление списка осуществляется независимым регистратором, секретарь должен быть уполномочен давать регистратору указание о составлении такого списка письменным распоряжением генерального директора или внутренним документом общества;
• обеспечивает надлежащее уведомление лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров, о проведении общего собрания, осуществляет подготовку и направление (вручение) им бюллетеней для голосования, а также уведомляет о проведении общего собрания акционеров всех членов совета директоров, генерального директора (управляющую организацию, управляющего), членов правления, членов ревизионной комиссии (ревизора) и аудитора общества;
• формирует материалы, которые должны предоставляться к общему собранию акционеров, обеспечивает доступ к ним, заверяет и предоставляет копии соответствующих документов по требованию лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров;
• осуществляет сбор поступивших в общество заполненных бюллетеней для голосования и своевременную передачу их регистратору общества, выполняющему функции счетной комиссии, если в соответствии с требованиями законодательства функции счетной комиссии возложены на специализированного регистратора;

• обеспечивает соблюдение процедур регистрации участников общего собрания акционеров, организует ведение протокола общего собрания и составление протокола об итогах голосования на общем собрании, а также своевременное доведение до сведения лиц, включенных в список лиц, имеющих право участвовать в общем собрании, отчета об итогах голосования на общем собрании акционеров;
• отвечает на вопросы участников общего собрания, связанные с процедурой, применяемой на таких собраниях, и принимает меры для разрешения конфликтов, связанных с процедурой подготовки и проведения общего собрания акционеров;
• общества обеспечивает подготовку и проведение заседаний совета директоров в соответствии с требованиями законодательства, устава и иных внутренних документов общества;
• уведомляет всех членов о проведении заседания совета директоров, а в случае необходимости обеспечивает направление (вручение) им бюллетеней для голосования, собирает заполненные бюллетени, письменные мнения членов совета директоров, отсутствовавших на заседании, и передает их председателю совета директоров;
• в ходе заседания совета директоров, проводимого в очной форме, корпоративный секретарь общества обеспечивает надлежащее соблюдение процедуры проведения заседания совета директоров;
• оказывает членам совета директоров содействие в получении информации, которая им необходима, для чего в соответствии с принятой в обществе информационной политикой секретарь знакомит их со стенограммами и протоколами заседаний правления, приказами генерального директора, иными документами исполнительных органов общества, протоколами заседаний и заключениями ревизионной комиссии и аудитора общества, а также, по решению председателя совета директоров, с первичными документами бухгалтерского учета;
• разъясняет вновь избранным членам совета директоров действующие в обществе правила деятельности совета директоров и иных органов общества, организационную структуру общества, информирует о должностных лицах общества, знакомит с внутренними документами общества, действующими решениями общего собрания акционеров и совета директоров, предоставляет иную информацию, имеющую значение для надлежащего исполнения членами совета директоров их обязанностей;
• предоставляет членам совета директоров разъяснения требований законодательства, устава и иных внутренних документов общества, касающихся процедурных вопросов подготовки и проведения общего собрания акционеров, заседаний совета директоров, раскрытия (предоставления) информации об обществе;
• общества обеспечивает соблюдение требований к порядку хранения и раскрытия (предоставления) информации об обществе, установленных законодательством, а также уставом и иными внутренними документами общества;
• контролирует своевременное раскрытие обществом информации, содержащейся в проспектах эмиссии общества и в его ежеквартальных отчетах, а также информации о существенных фактах, затрагивающих финансово-хозяйственную деятельность общества;
• законодательство обязывает общество хранить определенные документы и предоставлять их по требованию акционеров. Корпоративный секретарь общества обеспечивает хранение таких документов, доступ к ним, а также предоставление их копий. Копии документов должны удостоверяться секретарем общества;
• обеспечивает надлежащее рассмотрение обществом обращений акционеров и разрешение конфликтов, связанных с нарушением прав акционеров;
• должен обладать достаточными полномочиями для осуществления возложенных на него функций. Эффективное решение задач, стоящих перед секретарем общества, возможно только при условии предоставления ему соответствующих полномочий. В уставе или в иных внутренних документах общества рекомендуется предусмотреть обязанность органов и должностных лиц общества содействовать корпоративному секретарю общества в осуществлении им своих функций;
• информирует председателя совета директоров обо всех фактах, препятствующих соблюдению процедур, обеспечение которых входит в обязанности корпоративного секретаря общества.

Зачем компании корпоративный секретарь: Видео

Нужен ли акционерному обществу корпоративный секретарь?

Семенов А.С.

В статье анализируются объективные предпосылки развития института корпоративного секретаря в российских акционерных обществах. Обосновывается ведущая роль корпоративного секретаря в системе корпоративного управления

The article analyzes the objective preconditions for the development of the Institute of Corporate Secretary in Russian companies. Substantiates the leading role of corporate secretary in the corporate governance system

Ключевые слова: корпоративное управление, совет директоров, корпоративный секретарь, активность акционеров, кодекс

Keywords: corporate governance, board of directors, corporate secretary, shareholders activity, the code

Давайте начнем с дефиниций

Термин «корпоративный секретарь», как и многое другое в корпоративном праве и корпоративном управлении, пришел к нам с Запада. Не всем российским специалистам в области корпоративного управления он нравится. Смущает слово «секретарь», создающее ощущение достаточно низкого уровня этой должности в иерархической лестнице компании. Некоторые корпоративные секретари отмечают, что после появления их контактной информации на сайте компании к ним стали поступать звонки с просьбой принять телефонограмму или подсказать, как связаться с тем или иным специалистом компании. Однако давайте вспомним, что и в российской, и в мировой истории термин «секретарь» применялся и к высшим должностным лицам: Генеральный секретарь ЦК КПСС, Генеральный секретарь ООН,Генеральный секретарь Совета Европы, наконец – Государственный секретарь США. Не такая уж и плохая компания для корпоративного секретаря.

Но это все шутки, а если серьезно – нет смысла без существенной надобности отказываться от устоявшегося в мире термина, определяющего наименование должности лица, отвечающего в акционерных обществах за реализацию процедур корпоративного управления и взаимодействие с акционерами.

И как бы в вашем акционерном обществе эта должность ни называлась – корпоративный секретарь, как в большинстве рыночных компаний, вице-президент по корпоративному развитию, директор по корпоративному развитию, руководитель аппарата совета директоров и т.д. - по сути, эти должностные лица являются корпоративными секретарями компаний.

Развитие института корпоративного секретаря в России

Что касается современной России, то институт корпоративных секретарей в отечественных компаниях начал формироваться на рубеже XX и XXI веков и был связан, главным образом, с первыми размещениями ценных бумаг российских компаний на зарубежных фондовых рынках. Готовясь к таким размещениям, компании впитывали в свою практику зарубежный опыт корпоративного управления, в том числе – связанный с формированием института корпоративного секретаря.

Существенный импульс развитию института корпоративного секретаря в России придал Кодекс корпоративного поведения (далее – Кодекс), рекомендованный к практическому использованию Распоряжением ФКЦБ РФ от 04.04.2002 г. № 421/р, изданным на основании протокола заседания Правительства Российской Федерации от 28.11.2001 г. № 49.

Кодекс рассматривал введение должности корпоративного секретаря как средство повышения доверия к акционерному обществу со стороны его акционеров и потенциальных инвесторов. «Доверие к обществу основывается на существующих в нем механизмах реализации прав и обеспечения интересов акционеров. Чем более прозрачны и эффективны такие механизмы, тем более понятны и предсказуемы для акционеров действия органов и должностных лиц общества, тем больше у акционеров возможностей влиять на их действия <…> Поэтому в обществе рекомендуется назначать (избирать) специальное должностное лицо, единственной задачей которого будет обеспечение соблюдения органами и должностными лицами общества процедурных требований, гарантирующих реализацию прав и интересов акционеров общества, – секретаря общества. Порядок назначения (избрания) секретаря общества и обязанности такого секретаря должны быть изложены в уставе общества» .

Подобные формулировки привели к тому, что рекомендация о создании должности корпоративного секретаря рассматривалась в первую очередь в аспекте повышения инвестиционной привлекательности компаний. То есть превалировало мнение о том, что вводить такую должность нужно только публичным компаниям. Со временем этот подход претерпел кардинальные изменения, корпоративные секретари стали появляться в небольших непубличных компаниях и даже в компаниях, состоящих из одного акционера.

К функциям корпоративного секретаря Кодекс относит обеспечение подготовки и проведения общего собрания акционеров, заседаний совета директоров, содействие членам совета директоров при осуществлении ими своих функций, соблюдение требований по раскрытию информации, предоставлению документов и информации акционерам, хранению документов акционерного общества, организацию рассмотрения обращений акционеров и разрешение конфликтов, связанных с нарушением прав акционеров. При этом Кодекс не слишком подробно раскрывает содержание соответствующих функций. Можно говорить о том, что российский Кодекс корпоративного управления делает только эскизный набросок института корпоративного секретаря.

Правда, следует отметить, что секретари советов директоров, отвечающие за технические вопросы созыва заседаний совета директоров, оформления его протоколов, а также подготовку общего собрания акционеров в российских компаниях существовали всегда. В подавляющем большинстве случаев они совмещали эти функции с работой в основной должности: корпоративного юриста, руководителя общего отдела, иногда – секретаря генерального директора и т.д. Совмещение функций осуществлялось, так сказать, на общественных началах. Считалось, что задачи секретаря совета директоров не слишком важны и не слишком трудоемки. Именно эти секретари советов директоров в ряде компаний и стали именоваться корпоративными секретарями.

Но постепенно ситуация менялась, и сегодня корпоративный секретарь – это высокопрофессиональный, должным образом подготовленный специалист, а нередко – один из руководителей компании, наделенный достаточно большой компетенцией, объемом прав и полномочий. Существенно возросло количество компаний, в штатных расписаниях которых появилась должность корпоративного секретаря. Во многих компаниях утверждены положения о корпоративных секретарях. Все больший интерес вызывают периодические издания, специальная литература, учебные мероприятия, ориентированные на корпоративных секретарей. И можно с должной степенью обоснованности предположить, что данная тенденция продолжится. Скоро современному акционерному обществу будет просто неприлично не иметь в своем штате корпоративного секретаря.

И вызвано все это рядом объективных причин, которые мы обозначим.

Объективные предпосылки для дальнейшего развития института корпоративного секретаря в российских компаниях

Во-первых, российская экономика стала привыкать к тому, что она – рыночная, есть возможность привлечь относительно дешевые средства, необходимые для развития компании, с рынка капиталов. При этом крупным собственникам стало понятно, что привлечение таких капиталов и увеличение числа собственников компании вовсе не влечет за собой потерю контроля. Необходимо только соблюдать принятые в мире «правила игры», в том числе – в части прозрачности - прав акционеров, соблюдения порядка реализации корпоративных процедур. А на контроль мажоритарного акционера портфельные инвесторы вовсе не покушаются. Более того, при наличии биржевых котировок ценных бумаг владельцы крупных пакетов получают возможность извлекать максимальную выгоду от продажи части своего пакета. Рыночный статус компании способствует ее имиджу, содействует укреплению конкурентных позиций. Резко снижаются риски рейдерских захватов: подобные действия в отношении публичных компаний затрагивают слишком много интересов, а потому вызывают активное противодействие на всех уровнях, включая властный.

Результатом этого понимания стал резкий рост числа IPO . Прошедший кризис 2008–2009 гг. приостановил этот процесс. Однако весной 2010 года огромное число российских компаний объявило о своих намерениях разместить ценные бумаги на организованных фондовых рынках среди неограниченного круга инвесторов, в том числе и в форме IPO .

Однако успех выхода на организованный фондовый рынок во многом определяется качеством корпоративного управления. Инвесторы пугливы. Они требуют и прозрачности, и независимых директоров в составе совета, и авторитетного корпоративного секретаря в штатном расписании компании.

Следующая причина – рост активности и роли советов директоров в системе управления акционерным обществом.

Лет 10 - 15 назад в большинстве российских акционерных обществ советы директоров были чисто формальными органами: собирались редко, утверждали подготовленные администрацией проекты решений, заметной роли в жизни общества не играли. Сейчас ситуация кардинально переменилась. И собственники, и менеджеры осознали позитивную роль, которую советы директоров могут играть в развитии бизнеса. Пришло осознание того, что активный совет директоров, подобранный не по принципу личных связей с генеральным директором, а исходя из квалификации и опыта его членов, в том числе независимых директоров, – это:

мощный рычаг повышения обоснованности принимаемых управленческих решений, внедрения в практику управления компанией механизмов выработки долгосрочной стратегии, бюджетного планирования, анализа рисков, принципов системного подхода при рассмотрении проектов;

средство повышения активности в работе менеджмента, постоянный возбудитель, защищающий от впадения в спячку, заставляющий быть в постоянном поиске новых направлений развития бизнеса и новых решений;

инструмент контроля над работой менеджмента и над развитием компании в целом;

самостоятельный управленческий ресурс, заключающийся в опыте и связях каждого из членов совета директоров, способный обеспечить рост капитализации компании;

ну и, конечно, средство роста инвестиционной привлекательности акционерного общества.

Отсюда – наблюдаемая активизация работы советов директоров, что выражается не только в частоте заседаний, но и

• в жестких требованиях к соблюдению процедуры их подготовки, к документам и информации, предоставляемой членам совета директоров по вопросам повестки дня;
• в создании и не менее активной работе комитетов советов директоров;
• в поддержании работы механизмов контроля принимаемых решений; и т.д.

Соответственно, превращение функции по обеспечению работы этого органа из малозначимой и не слишком трудоемкой в самостоятельную трудовую функцию.

Наряду с работой советов директоров в акционерных обществах усилилось внимание и к проблемам совершенствования корпоративного управления в целом. Пришло понимание того, что рекомендации, содержащиеся в Кодексе корпоративного поведения, нужны не только для крупных компаний и исключительно для выхода на фондовый рынок. Четкое определение и разграничение компетенции органов управления, регламентация порядка принятия важнейших управленческих решений, внедрение в практику компании таких инструментов, как система внутреннего контроля и система управления рисками, программы долгосрочной мотивации менеджмента, наконец – повышение прозрачности информации о компании – способны принести реальный экономический эффект. Эффект, выражающийся в усилении конкурентных позиций, росте доверия контрагентов, снижении стоимости заимствований, снижении рисков принятия неоптимальных, непродуманных решений и т.д.

Система корпоративного управления нетождественна понятию «менеджмент». Однако система корпоративного управления в рамках внутренних нормативных актов, определяющих компетенцию органов управления и механизмов контроля, порядок подготовки и принятия важнейших управленческих решений, порядок реализации корпоративных процедур, систему стимулов достижения поставленных целей и т.д., по сути, является скелетом для функционирования регулярного менеджмента. Образно говоря, если менеджмент – усилие, направленное на придание компании поступательного движения в том или ином направлении, можно сравнить с мускулами, то корпоративное управление – тот скелет, к которому эти мускулы крепятся.

А вот формирование оптимальной системы корпоративного управления – задача отнюдь не тривиальная, требующая осознания специфики каждой компании и ожиданий ее стейкхолдеров, - во многом объективно лежит именно на корпоративном секретаре.

Действительно, менеджмент далеко не всегда заинтересован во внедрении рекомендаций «лучшей практики корпоративного управления». Активизация совета директоров, необходимость соблюдать установленный порядок подготовки и принятия управленческих решений, раскрывать информацию о работе компании сокращают степень свободы и независимости менеджеров, усиливают контроль над их деятельностью, да и нередко требуют дополнительных затрат. Кто же способен готовить для совета директоров взвешенные и обоснованные решения в области развития практики корпоративного управления? Конечно же, специально подготовленный человек, хорошо знающий компанию и ее проблемы, осведомленный об опыте, накопленном иными акционерными обществами, о рекомендациях зарубежной практики, о результатах разного рода исследований в этой области, и при этом являющийся независимым от менеджмента.

Единственный специалист, который отвечает этим критериям, – корпоративный секретарь.

Еще одна объективная предпосылка для развития института корпоративного секретаря в российских акционерных обществах – рост активности акционеров. Если изначально большинство акционеров стали таковыми в результате массовой приватизации и крайне слабо понимали, что такое права акционера, то сегодня ситуация выглядит несколько иначе. Почти в каждой компании можно найти миноритарных акционеров, которые не только знакомы с основами корпоративного законодательства, но и пользуются им на практике, защищая свои права: вносят предложения в повестку дня собраний, следят за соблюдением порядка одобрения сделок, направляют запросы на предоставление информации и т.д. Явное или мнимое нарушение прав акционеров сегодня с большой вероятностью может повлечь за собой возникновение корпоративного конфликта, обращение акционеров в регулирующий орган или даже в арбитражный суд. Все это заставляет акционерные общества более внимательно и более тщательно подходить к реализации установленных законодательством процедур корпоративного управления. А это опять же требует наличия в составе общества квалифицированного специалиста.

Кстати говоря, в последние годы крайне возросла для акционерного общества и его руководителей цена нарушения корпоративного законодательства. Изменения, внесенные в Административный кодекс РФ в 2009 году, существенно расширили как перечень административно наказуемых нарушений требований корпоративного законодательства, так и состав лиц, на которые может быть возложено административное взыскание за допущенные нарушения. Сегодня административная ответственность накрывает практически все поле корпоративных отношений и связанных с этим корпоративных процедур, размер штрафов достигает миллиона рублей. Кроме самого акционерного общества, штрафы могут быть наложены на его руководителя, членов совета директоров и правления, даже на членов счетной комиссии. Причем не только штрафы. Почти любое правонарушение может вызвать применение к физическим лицам такого вида санкций, как дисквалификация. Сами же правонарушения нередко являются следствием невнимательности, отсутствия в акционерном обществе лиц, отвечающих за соблюдение норм корпоративного законодательства или занимающихся этим вопросом по совместительству с какой-либо иной работой в обществе.

Согласитесь, цена вопроса здесь сопоставима с затратами на содержание корпоративного секретаря.

Если к этому добавить, что наряду с административной ответственностью в последние годы происходит усиление и уголовной ответственности за правонарушения в области корпоративных отношений, то становится понятным, что цена ошибки для должностных лиц общества может многократно возрасти.

Наконец, вероятность совершения подобных ошибок растет в связи с развитием и усложнением российского корпоративного законодательства.

Вот несколько нововведений, появившихся в правовом поле корпоративных правоотношений за последние годы:

введено регулирование порядка совершения сделок по приобретению крупных пакетов акций в открытых акционерных обществах: необходимость направить всем акционерам обязательное предложение о выкупе у них оставшихся ценных бумаг общества; процедура вытеснения миноритариев в случаях, установленных законодательством. Несоблюдение соответствующих требований влечет нарушение прав акционеров;

изменена, усложнена процедура выкупа акций акционерным обществом по требованию акционеров в установленных законом случаях;

систематически увеличиваются требования по раскрытию информации, а также предоставлению документов и информации по требованию акционеров;

введена процедура разрешения тупиковой ситуации, когда совет директоров не может принять решение о назначении или досрочном прекращении полномочий генерального директора при условии, что для принятия такого решения устав акционерного общества предусматривает повышенные требования к кворуму или к количеству голосов членов совета, отдаваемых за это решение;

введен жесткий контроль за соотношением чистых активов и размера уставного капитала общества, позволяющий отслеживать исполнение обществом требований законодательства при отрицательной разнице этих показателей;

внесены изменения в антимонопольное законодательство, которые среди прочего привели к усложнению определения границ группы лиц, подготовке списка аффилированных лиц: возросли риски нарушения требований закона об одобрении сделок, да и штрафные санкции за нарушение антимонопольного законодательства также существенно возросли;

возникли новые требования, связанные с ведением реестра акционеров;

внесен целый ряд изменений в процедуру подготовки и проведения общего собрания акционеров; и т. д. Этот список можно продолжить.

Российское корпоративное законодательство находится в стадии активного развития и совершенствования. Это развитие и совершенствование идет в направлении усложнения корпоративных правил и процедур. То есть опять же требует внимательного мониторинга изменений, быстрого на них реагирования. Требует наличия соответствующего специалиста.

Если же добавить к этому тот факт, что ряд действующих норм законодательства противоречат друг другу, иные своеобразно трактуются со стороны регулятора, а некоторые вопросы корпоративных отношений вообще не регулируются на законодательном уровне, в результате чего корпоративному секретарю необходимо осуществлять мониторинг арбитражной практики, практики применения норм об административной ответственности, то становится полностью очевидным, что в любой компании для корпоративного секретаря имеется обширное поле деятельности. И это поле имеет тенденцию к постоянному расширению.

Нормативно-правовое регулирование деятельности корпоративного секретаря

С ростом «поля деятельности» для корпоративного секретаря происходит развитие нормативно-правового регулирования этого института. Правда, происходит с большим отставанием. Если у наших коллег, скажем в Украине или Казахстане, институт корпоративного секретаря легализован на уровне законодательства, то в России дело обстоит иначе.

Выше уже отмечалось, что первое упоминание о корпоративном секретаре можно найти в Кодексе корпоративного поведения РФ. Соответствующая глава определяла за корпоративным секретарем достаточно ограниченные и не слишком подробно раскрытые полномочия. Зато вслед за международной практикой рекомендовала устанавливать, что корпоративный секретарь назначается и подчиняется в своей работе совету директоров (причем, как совместить эту рекомендацию с нормами российского трудового законодательства, было не вполне понятно). Кодекс содержал также некоторые очень общие и расплывчатые требования к уровню знаний и личным качествам корпоративного секретаря. Так, например: «Личные качества секретаря общества не должны вызывать сомнений в том, что он будет действовать в интересах общества, поэтому на должность секретаря общества рекомендуется назначать лицо, имеющее безупречную репутацию» .

Наконец, очень важно: «Эффективное решение задач, стоящих перед корпоративным секретарем, возможно только при условии предоставления ему соответствующих полномочий».

Следующим шагом стало утверждение должностной инструкции корпоративного секретаря. Минздравсоцразвития своим приказом от 17.09.2007 г. № 605 утвердило квалификационную характеристику должности «Корпоративный секретарь акционерного общества».

Должность корпоративного секретаря отнесена к подразделу «должности руководителей», и это само по себе говорит о статусе института корпоративного секретаря в компании.

Приведенный в квалификационной характеристике перечень должностных обязанностей корпоративного секретаря существенно шире, чем функции корпоративного секретаря, закрепленные в действующей редакции Кодекса корпоративного поведения РФ. В частности, здесь отражены такие задачи корпоративного секретаря, как: «Возглавляет работу по подготовке решений совета директоров и других органов управления обществом по развитию практики корпоративного управления, контролирует их исполнение. Консультирует должностных лиц и акционеров общества (далее – акционеры), а также членов совета директоров по вопросам корпоративного права и управления. <…> Обеспечивает выполнение установленных правил и процедур, в том числе соблюдение порядка ведения реестра владельцев именных ценных бумаг, порядка одобрения крупных сделок и сделок с заинтересованностью, процедуры эмиссии акций общества, реализации прав акционеров по их размещению, иных процедур, направленных на защиту прав и имущественных интересов акционеров. Принимает меры по предотвращению убытков обществу и/или его акционерам». Обратите внимание на редакцию формулировок: она также говорит о предполагаемом высоком статусе корпоративного секретаря.

К компетенции корпоративного секретаря отнесено изготовление и удостоверение подлинности копий документов общего собрания акционеров и совета директоров, рассмотрение обращений и запросов, поступающих от акционеров, по вопросам корпоративного управления и реализации прав акционеров и многое другое.

Квалификационная характеристика содержит достаточно жесткие требования, предъявляемые к кандидатам на должность корпоративного секретаря: высшее профессиональное (юридическое или экономическое) образование и специальная подготовка по корпоративному управлению, стаж работы по специальности в должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 5 лет, в том числе в должностях руководителей. Здесь же содержится объемный раздел, описывающий объем знаний, необходимых корпоративному секретарю.

Должность корпоративного секретаря вошла в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, рекомендованный для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров . Тем самым данный документ впервые придал должности корпоративного секретаря официальный статус.

К моменту подготовки данной статьи Экспертный совет по корпоративному управлению ФСФР России рассмотрел проект новой редакции главы «Корпоративный секретарь» для Российского Кодекса корпоративного поведения. Данный проект разработан с учетом сложившейся практики формирования института корпоративного секретаря в российских компаниях.

В проекте максимально подробно излагаются задачи и функции корпоративного секретаря.

Данный документ говорит о необходимости наделения корпоративного секретаря достаточно широкими полномочиями, в том числе: «правом знакомиться с документами общества, правом выносить в пределах своей компетенции вопросы на рассмотрение органов управления общества, правом требовать от должностных лиц и сотрудников общества неукоснительного соблюдения норм и требований действующего законодательства, устава и внутренних документов общества … Корпоративный секретарь вправе выносить на рассмотрение совета директоров (комитета по вознаграждениям и назначениям совета директоров) вопрос об ответственности должностных лиц общества, действия или бездействие которых нарушают законные права акционеров».

Однако широкие права и полномочия неотделимы от ответственности: «корпоративный секретарь должен нести ответственность за исполнение своих обязанностей в размере ущерба, причиненного обществу его действиями, наряду с иными должностными лицами общества. Рекомендуется закреплять материальную ответственность корпоративного секретаря в заключаемом с ним договоре».

Здесь разрешена проблема противоречия между требованием о назначении корпоративного секретаря советом директоров и трудовым законодательством: «устав акционерного общества должен предусматривать, чтокорпоративный секретарь назначается на должность и освобождается от занимаемой должности единоличным исполнительным органом только на основании решения совета директоров». Расшифровано, что следует понимать под подчиненностью корпоративного секретаря совету директоров: «Совет директороврассматривает и утверждает план работы корпоративного секретаря (программу развития корпоративного управления в обществе), отчет о его работе, бюджет корпоративного секретаря (аппарата корпоративного секретаря), принимает решение о размере и условиях вознаграждения корпоративного секретаря и его аппарата». Содержится требование о раскрытии информации о корпоративном секретаре в годовом отчете общества.

А чего ждать в будущем?

Минэкономразвития прорабатывает предложения о введении должности корпоративного секретаря в качестве обязательной для публичных компаний. Возможно, это приведет к необходимости для корпоративных секретарей получать квалификационный аттестат.

Федеральное агентство по управлению государственным имуществом выпустило письмо, содержащее настоятельную рекомендацию для всех акционерных обществ с государственным участием ввести у себя должность корпоративного секретаря.

Наблюдаются тенденции к самоорганизации, консолидации института российских корпоративных секретарей. Это выражается в создании клубов корпоративных секретарей под эгидой Российского института директоров и Ассоциации независимых директоров, в проведении ежегодных форумов корпоративных секретарей, организатором которых выступает журнал «Акционерное общество: вопросы корпоративного управления» . И со всей очевидностью дело идет к созданию ассоциации корпоративных секретарей.

Список литературы:

Кодекс корпоративного поведения [Электронный ресурс]. URL: www.сайт.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих / (утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37) (ред. от 28.07.2003).

Акционерное общество: вопросы корпоративного управления. [Электронный ресурс]. URL : www. ao -journal .ru .

Literature:

Corporate governance code . URL: www.сайт.

Qualifications handbook for managers, professionals and other employees / (approved by the Ministry of Labor 21.08.1998 N 37) (as of 28.7.2003)

Joint stock company : Issues of corporate governance. . URL: www.ao-journal.ru.