Хто такий корпоративний секретар. Обов'язки та функції корпоративного секретаря. Що не входить до обов'язків секретаря гонконгської компанії

1. Необхідність діяльності корпоративного секретаря

Для багатьох російських акціонерних товариств посада корпоративного секретаря буде нововведенням. До речі, ця посада не згадується ні в Законі про АТ, ні в інших законодавчих актах. Функції та завдання корпоративного секретаря докладно регламентовані лише Кодексом корпоративної поведінки.

Корпоративний секретар - спеціальна посадова особа товариства, завданням якого буде забезпечення дотримання органами та посадовими особами товариства процедурних вимог, що гарантують реалізацію прав та інтересів акціонерів товариства.

Секретар товариства забезпечує дотримання внутрішніх правил та нормативних актів усіма органами управління товариства. Секретар суспільства забезпечує чіткість взаємодії між різними органами управління товариства в порівнянні зі статутом суспільства та іншими внутрішніми документами.
Варто зазначити, що особливе значення при цьому має належне дотримання порядку підготовки та проведення загальних зборів акціонерів, діяльності ради директорів, зберігання, розкриття та надання інформації про суспільство, оскільки недотримання саме цих процедур тягне за собою більшість порушень прав та інтересів акціонерів.

Ефективно забезпечити дотримання зазначених процедур може лише постійно діюча особа, яка має необхідну професійну кваліфікацію і не поєднує цю діяльність із виконанням інших функцій у суспільстві. По суті, корпоративний секретар - це особа, що перебуває між акціонерами, органами управління та посадовими особами товариства. Через корпоративного секретаря до акціонерів доводиться вся інформація, що забезпечує акціонерам можливість проводити рішення, прийняті посадовими особами товариства.

Корпоративний секретар сприяє членам ради директорів при здійсненні ними своїх функцій, зокрема через секретаря до членів ради директорів доводиться інформація від виконавчих органів.

Секретар товариства має бути підпорядкований та підзвітний раді директорів і не повинен бути афілійованою особою товариства або його посадових осіб.

Порядок призначення (обрання) корпоративного секретаря та обов'язки такого секретаря визначаються у статуті товариства. Секретар суспільства або призначається, або обирається. Закон про акціонерне товариство не вказує, хто саме уповноважений призначати або обирати секретаря товариства. Кодекс корпоративної поведінки покладає цей обов'язок на раду директорів. Рада директорів повинна також визначити умови та термін дії укладеного з корпоративним секретарем договору та розмір його винагороди.

2. Функції корпоративного секретаря

Функції корпоративного секретаря у Законі про АТ не передбачено. Його повноваження докладно розкрито у Кодексі корпоративної поведінки.

Секретар суспільства грає важливу роль організації загальних зборів акціонерів. У цьому відношенні секретар:

Готує список осіб, які мають право брати участь у загальних зборах акціонерів або доручає складання цього списку реєстратору товариства;

Повідомляє всіх осіб, які мають право брати участь у загальних зборах акціонерів;

Готує і забезпечує необмежений доступ до матеріалів, які повинні бути представлені на загальних зборах;

Запевняє і розповсюджує копії матеріалів, які повинні бути представлені акціонерам під час загальних зборів;

Відповідає на процедурні запитання під час загальних зборів акціонерів;

Секретар суспільства грає важливу роль у сприянні членам ради директорів у отриманні інформації, керуючи їм необхідна для прийняття обґрунтованих рішень.

Секретар товариства пояснює членам ради директорів законодавчі та інші нормативні акти, що стосуються корпоративного управління. Разом з тим він не повинен давати юридичних консультацій з питань, які не входять до кола його обов'язків.

Секретар товариства організовує засідання ради директорів. У його функції входить повідомлення про засідання ради всіх її членів. Кодекс рекомендує, щоб секретар товариства підписував і вів протоколи засідань ради директорів.

Певні функції покладаються на корпоративного секретаря у сфері захисту акціонерів. Секретар стежить за тим, щоб товариство належним чином розглядало звернення акціонерів і надсилає запити акціонерів до органів управління. З іншого боку, його обов'язком буде облік корпоративних конфліктів, зокрема. та конфліктів, пов'язаних із веденням реєстру акціонерів.

Секретар суспільства реалізує функції, що з розкриттям інформації, саме: забезпечує зберігання документів суспільства; забезпечує необмежений доступ акціонерів до інформації у відповідності до закону; засвідчує копії документів, що видаються акціонерам.

Кожна компанія в Гонконгу з обмеженою відповідальністю повинна мати у своїй структурі секретаря. Природно, Вам, мабуть, цікаво, що належить секретарю гонконгської компанії. Це ми і розглянемо у цій статті.

Якщо Ви вирішили, що для ефективного функціонування Вашого міжнародного бізнесу потрібна реєстрація компанії в Гонконгу, то варто дізнатися, які до неї є вимоги і що потрібно для її обслуговування.

Що таке "секретар гонконгської компанії"?

Згідно з гонконзьким законодавством, кожна компанія в Гонконгу зобов'язана мати у своїй структурі, крім директора та акціонера, секретаря. Секретар компанії у Гонконгу – це юридична чи фізична особа, яка має бути резидентом Гонконгу. Варто зазначити, що директор гонконгської компанії не може бути секретарем.

Раніше потрібно, щоб обов'язковим співзасновником гонконгської компанії був резидент Гонконгу – фізична чи юридична особа. Але 2004 року це обмеження скасували, і іноземним громадянам дозволили бути єдиним засновником. Але замість обов'язкового «гонконзького співзасновника» виникла вимога про призначення «гонконзького секретаря».

Саме поняття "секретаря" як уповноваженого представника сформувалося в англійському праві на полі офшорної діяльності. Його присутність у гонконгській компанії трохи натякає на офшорні свободи – мінімальне втручання у регулювання внутрішнього корпоративного розпорядку, анонімність власника, спрощене ведення бухгалтерії тощо. Сьогодні, коли більшість офшорних фірм намагаються бути схожими на звичайні компанії з притаманними їм атрибутами, компанії у Гонконгу не бояться демонструвати офшорні риси. Зараз у Гонконгу, який офіційно не є офшором, секретар у компанії – це насамперед «око адміністрації», яке стежить за дотриманням усіх норм і законів корпоративного законодавства та своєчасного їх застосування в роботі гонконгської компанії.

Призначення секретаря підприємства у Гонконгу здійснюється у вигляді фіксування їх у Статуті підприємства. Найчастіше директор призначає секретаря з фіксованою винагородою. Дані про секретаря, разом з інформацією про акціонерів та директорів, мають бути подані до Гонконзького Реєстру компаній та є публічно відкритими. Присутність у структурі компанії секретаря та реальне виконання ним своїх обов'язків робить компанію більш прозорою в очах інвесторів, а також є одним із механізмів захисту інтересів акціонерів та, відповідно, підвищення рівня їхнього добробуту.

Що входить до обов'язків секретаря гонконгської компанії?

Щоб точніше зрозуміти обов'язки секретаря, спочатку ознайомимося з деякими вимогами до гонконгських компаній після їхньої реєстрації. У згоді з Ордонансом про компанії (Companies Ordinance) кожна компанія в Гонконгу зобов'язана виконувати певні формальності у встановлені терміни та подавати відповідні звіти до Реєстру компаній Гонконгу (Companies Registry), а також реєструвати зміни, що відбуваються в структурі компанії:

• Звіт про стан компанії (Annual Return) подається щорічно протягом 42 днів з дня річниці реєстрації компанії.
• Реєстрація змін, пов'язаних зі зміною директорів або секретаря компанії, зміною їх даних або призначенням нових директорів здійснюється протягом 2 тижнів з дати появи цих змін.
• Щорічне загальні збори (annual general meeting) вперше проводиться пізніше 18-ти місяців із дати реєстрації підприємства, далі – щороку. Тимчасовий проміжок між двома щорічними зборами не повинен перевищувати 15 місяців.
• Повідомлення про збільшення суми акціонерного капіталу необхідно подавати протягом 15 днів з дати виникнення змін.
• Реєструвати зміни, пов'язані з випуском або перерозподілом акцій гонконгської компанії, необхідно протягом 1 місяця з дати з розподілу.

Крім цього, згідно з Ордонансом про збір за реєстрацію діяльності (Business Registration Ordinance) компанії в Гонконгу повинні щороку сплачувати збір за реєстрацію діяльності (business registration fee) не пізніше 2-х тижнів після дати закінчення терміну дії попереднього Сертифіката про реєстрацію бізнесу, залежно від дати, яка встановлена ​​у платіжній вимогі на сплату збору. Ця вимога надсилається на адресу гонконгської компанії за місяць до дати закінчення терміну чинного Сертифіката.

Відповідно до вищесказаного, в обов'язки секретаря гонконгської компаніїзазвичай входить:

• Отримання та пересилання листів з гонконгських державних органів: Податкового Департаменту, Департаменту Реєстрації Компаній, Департаменту Статистики, Митного Департаменту, Суду тощо.
• Підготовка та подання різних звітів за Вашим дорученням (Annual Return, IRD Employer's Return та інші).
• Подання інтересів Вашої компанії в гонконзьких державних органах за Вашим дорученням.
• Організація змін у корпоративній структурі гонконгської компанії відповідно до Ваших доручень.
• Отримання та пересилання комерційної кореспонденції, у тому числі запитів від клієнтів, листів із банківських установ та пропозицій від постачальників.
• Оплата клієнта збору за реєстрацію діяльності.

Також секретар може надавати такі послуги, як:

• участь у зборах акціонерів чи кредиторів;
• підтримка при ліквідації підприємства та ведення документації з добровільної виплати боргів при ліквідації;
• підготовка протоколів зборів;
• підготовка та реєстрація офісу;
• зміна найменування підприємства;
• надання зареєстрованої юридичної адреси;
• консультування.

Секретарська компанія також може надати бухгалтерські послуги та аудитора (за окрему плату) для підготовки бухгалтерської звітності та надання її до податкового органу. Обов'язок власника компанії – збирати, зберігати та своєчасно надавати секретареві будь-які первинні документи щодо діяльності компанії.

Присутність у структурі компанії секретаря та реальне виконання ним своїх обов'язків робить компанію більш прозорою в очах інвесторів, а також є одним із механізмів захисту інтересів акціонерів та, відповідно, підвищення рівня їхнього добробуту.

Що не входить до обов'язків секретаря гонконгської компанії?

Що секретар компанії в Гонконгу не зобов'язаний робити, то це виконувати особисті доручення директора або інших посадових осіб компанії, адже він не є їхнім особистим помічником. Секретарська компанія є посередником між державними контролюючими органами влади та Вашою гонконзькою компанією. У випадку з документами, наприклад, вона може завіряти лише офіційні документи для подання до державних органів, у яких передбачено підпис секретарської компанії.

Тому повноваження секретарської компанії у Гонконгу відрізняються від звичних повноважень секретаря, скажімо, у Росії. Для виконання особистих доручень необхідно наймати окремого працівника.

Завдяки тому, що секретар компанії у Гонконгу забезпечує виконання всіх вимог законодавства, можна уникнути штрафів та фактів неправильного складання зовнішньої та внутрішньої документації, що може порушити фінансові інтереси третьої сторони.

Наприклад, за несвоєчасне подання річного звіту до Реєстру компаній накладається штраф у розмірі 4 000 гонконгських доларів, а за пізнє оновлення реєстраційного сертифікату – 300 гонконгських доларів. А ті, хто постійно порушують ці вимоги, обкладаються ще більшими штрафами та ризикують бути викликаними до суду.

Тому дуже важливо уважно обирати секретарську компанію, яка обслуговуватиме Вашу компанію у Гонконгу. Найкраще підійде компанія, що безпосередньо перебуває в Гонконгу і має у своєму штаті російськомовних співробітників, яка при цьому може самотужки надати послуги підготовки бухгалтерської звітності та проведення аудиту. Offshore Pro Group – саме така компанія.

Ми не є агентами-посередниками, а самостійно надаємо секретарські послуги та маємо у штаті кваліфікованих спеціалістів із багаторічним успішним досвідом роботи. Зареєстрована юридична адреса Вашої компанії буде за адресою нашого офісу. Ми надаємо усі необхідні додаткові послуги, у тому числі підготуємо нотаріально завірені документи з Апостилем, зареєструємо торгову марку в Гонконгу, допоможемо в отриманні віз в Гонконг та багато іншого.

1. Необхідність діяльності корпоративного секретаря

Багатьом російських акціонерних товариств посада корпоративного секретаря є нововведенням. Ця посада не згадується ні в Законі про АТ, ні в інших законодавчих актах. Функції та завдання корпоративного секретаря докладно регламентовані лише Кодексом корпоративної поведінки.

Корпоративний секретар - спеціальна посадова особа товариства, завданням якого є забезпечення дотримання органами та посадовими особами товариства процедурних вимог, що гарантують реалізацію прав та інтересів акціонерів товариства.

Секретар товариства забезпечує дотримання внутрішніх правил та нормативних актів усіма органами управління товариства. Секретар суспільства забезпечує чіткість взаємодії між різними органами управління товариства відповідно до статуту товариства та інших внутрішніх документів. Особливого значення при цьому має належне дотримання порядку підготовки та проведення загальних зборів акціонерів, діяльності ради директорів, зберігання, розкриття та надання інформації про суспільство, оскільки недотримання саме цих процедур спричиняє більшість порушень прав та інтересів акціонерів.

Ефективно забезпечити дотримання зазначених процедур може лише постійно діюча особа, яка має необхідну професійну кваліфікацію і не поєднує цю діяльність із виконанням інших функцій у суспільстві. По суті, корпоративний секретар – це особа, яка перебуває між акціонерами, органами управління та посадовими особами товариства. Через корпоративного секретаря до акціонерів доводиться вся інформація, що забезпечує акціонерам можливість проводити рішення, прийняті посадовими особами товариства.

Корпоративний секретар сприяє членам ради директорів при здійсненні ними своїх функцій, зокрема через секретаря до членів ради директорів наводиться інформація від виконавчих органів.

Секретар товариства має бути підпорядкований та підзвітний раді директорів і не повинен бути афілійованою особою товариства або його посадових осіб.

Порядок призначення корпоративного секретаря та обов'язки такого секретаря визначаються у статуті товариства. Секретар суспільства або призначається, або обирається. Закон про акціонерне товариство не вказує, хто саме уповноважений призначати або обирати секретаря товариства. Кодекс корпоративної поведінки покладає цей обов'язок на раду директорів. Рада директорів повинна також визначити умови та термін дії укладеного з корпоративним секретарем договору та розмір його винагороди.

2. Функції корпоративного секретаря

Функції корпоративного секретаря у Законі про АТ не передбачено. Його повноваження докладно розкрито у Кодексі корпоративної поведінки.

Корпоративний секретар є посадовою особою акціонерного товариства, що забезпечує дотримання даним товариством вимог чинного законодавства, статуту та внутрішніх документів товариства, що гарантують реалізацію прав та законних інтересів акціонерів. Його діяльність спрямовано як на захист прав, а й забезпечення майнових інтересів акціонерів, виражаються у зацікавленості акціонера, як і зростанні капіталізації підприємства, і у підвищенні ефективності управління.

Корпоративний секретар повинен мати знання, досвід та кваліфікацію, достатні для виконання покладених на нього обов'язків, бездоганної репутації та користуватися довірою акціонерів.

Корпоративний секретар повинен мати достатню незалежність від виконавчих органів суспільства і мати необхідні повноваження та ресурси для виконання поставлених перед ним завдань.

Функції корпоративного секретаря:

• забезпечує підготовку та проведення загальних зборів акціонерів відповідно до вимог законодавства, статуту та інших внутрішніх документів товариства на підставі рішення про проведення загальних зборів акціонерів;
• вживає необхідних заходів щодо забезпечення підготовки та проведення загальних зборів акціонерів відповідно до вимог законодавства, статуту та інших внутрішніх документів товариства на підставі рішення про проведення загальних зборів акціонерів;
• законодавством передбачено, що загальні збори акціонерів можуть бути скликані за рішенням як ради директорів, а й інших органів товариства, і навіть інших. Рішення про проведення загальних зборів акціонерів є обов'язковим для секретаря товариства, незалежно від того, ким воно прийняте, якщо воно прийняте відповідно до вимог законодавства та статуту товариства;
• забезпечує підготовку списку осіб, які мають право брати участь у загальних зборах акціонерів. Якщо складання списку здійснюється незалежним реєстратором, секретар має бути уповноважений давати реєстратору вказівку про складання такого списку письмовим розпорядженням генерального директора чи внутрішнім документом товариства;
• забезпечує належне повідомлення осіб, які мають право брати участь у загальних зборах акціонерів, про проведення загальних зборів, здійснює підготовку та направлення (вручення) їм бюлетенів для голосування, а також повідомляє про проведення загальних зборів акціонерів усіх членів ради директорів, генерального директора (керівну організацію, керуючого ), членів правління, членів ревізійної комісії (ревізора) та аудитора товариства;
• формує матеріали, які мають надаватися до загальних зборів акціонерів, забезпечує доступ до них, засвідчує та надає копії відповідних документів на вимогу осіб, які мають право брати участь у загальних зборах акціонерів;
• здійснює збір надійшли до товариства заповнених бюлетенів для голосування та своєчасну передачу їх реєстратору товариства, що виконує функції лічильної комісії, якщо відповідно до вимог законодавства функції лічильної комісії покладено на спеціалізованого реєстратора;

• забезпечує дотримання процедур реєстрації учасників загальних зборів акціонерів, організує ведення протоколу загальних зборів та складання протоколу про підсумки голосування на загальних зборах, а також своєчасне доведення до відома осіб, включених до списку осіб, які мають право брати участь у загальних зборах, звіту про підсумки голосування на загальних зборах зборах акціонерів;
• відповідає на питання учасників загальних зборів, пов'язані з процедурою, що застосовується на таких зборах, та вживає заходів для вирішення конфліктів, пов'язаних із процедурою підготовки та проведення загальних зборів акціонерів;
• товариства забезпечує підготовку та проведення засідань ради директорів відповідно до вимог законодавства, статуту та інших внутрішніх документів товариства;
• повідомляє всіх членів про проведення засідання ради директорів, а у разі потреби забезпечує направлення (вручення) ним бюлетенів для голосування, збирає заповнені бюлетені, письмові думки членів ради директорів, які були відсутні на засіданні, та передає їх голові ради директорів;
• під час засідання ради директорів, проведеного у очній формі, корпоративний секретар товариства забезпечує належне дотримання процедури проведення засідання ради директорів;
• надає членам ради директорів сприяння в отриманні інформації, яка їм необхідна, для чого відповідно до прийнятої в суспільстві інформаційної політики секретар знайомить їх зі стенограмами та протоколами засідань правління, наказами генерального директора, іншими документами виконавчих органів товариства, протоколами засідань та висновками ревізійної комісії та аудитора товариства, а також за рішенням голови ради директорів з первинними документами бухгалтерського обліку;
• роз'яснює новообраним членам ради директорів діючі у суспільстві правила діяльності ради директорів та інших органів товариства, організаційну структуру товариства, інформує про посадових осіб товариства, знайомить з внутрішніми документами товариства, діючими рішеннями загальних зборів акціонерів та ради директорів, надає іншу інформацію, що має значення для належного виконання членами ради директорів їхніх обов'язків;
• надає членам ради директорів роз'яснення вимог законодавства, статуту та інших внутрішніх документів товариства щодо процедурних питань підготовки та проведення загальних зборів акціонерів, засідань ради директорів, розкриття (надання) інформації про суспільство;
• товариства забезпечує дотримання вимог до порядку зберігання та розкриття (надання) інформації про суспільство, встановлених законодавством, а також статутом та іншими внутрішніми документами товариства;
• контролює своєчасне розкриття суспільством інформації, що міститься у проспектах емісії товариства та в його щоквартальних звітах, а також інформації про суттєві факти, що стосуються фінансово-господарської діяльності товариства;
• законодавство зобов'язує суспільство зберігати певні документи та надавати їх на вимогу акціонерів. Корпоративний секретар товариства забезпечує зберігання документів, доступ до них, а також надання їх копій. Копії документів мають засвідчуватися секретарем товариства;
• забезпечує належний розгляд суспільством звернень акціонерів та вирішення конфліктів, пов'язаних з порушенням прав акціонерів;
• повинен мати достатні повноваження для здійснення покладених на нього функцій. Ефективне вирішення завдань, що стоять перед секретарем товариства, можливе лише за умови надання йому відповідних повноважень. У статуті або в інших внутрішніх документах товариства рекомендується передбачити обов'язок органів та посадових осіб товариства сприяти корпоративному секретареві товариства у здійсненні ним своїх функцій;
• інформує голову ради директорів про всі факти, що перешкоджають дотриманню процедур, забезпечення яких входить до обов'язків корпоративного секретаря товариства.

Навіщо компанії корпоративний секретар: Відео

Чи потрібний акціонерному товариству корпоративний секретар?

Семенов А.С.

У статті аналізуються об'єктивні передумови розвитку інституту корпоративного секретаря російських акціонерних товариствах. Обґрунтовується провідна роль корпоративного секретаря у системі корпоративного управління

Матеріали analyzes the objective preconditions for development of Institute of Corporate Secretary in Russian companies. Substantiates the leading role of corporate secretary in the corporate governance system

Ключові слова: корпоративне управління, рада директорів, корпоративний секретар, активність акціонерів, кодекс

Ключові слова: corporate governance, board of directors, corporate secretary, shareholders activity, the code

Давайте почнемо з дефініцій

Термін «корпоративний секретар», як і багато іншого в корпоративному праві та корпоративному управлінні, прийшов до нас із Заходу. Не всім російським спеціалістам у галузі корпоративного управління він подобається. Бентежить слово «секретар», що створює відчуття досить низького рівня цієї посади в ієрархічних сходах компанії. Деякі корпоративні секретарі зазначають, що після появи їхньої контактної інформації на сайті компанії до них почали надходити дзвінки з проханням прийняти телефонограму або підказати, як зв'язатися з тим чи іншим фахівцем компанії. Однак давайте згадаємо, що і в російській, і у світовій історії термін «секретар» застосовувався і до вищих посадових осіб: Генеральний секретар ЦК КПРС, Генеральний секретар ООН, Генеральний секретар Ради Європи, нарешті – Державний секретар США. Не така вже й погана компанія для корпоративного секретаря.

Але це все жарти, а якщо серйозно – немає сенсу без суттєвої потреби відмовлятися від усталеного у світі терміна, що визначає найменування посади особи, яка відповідає в акціонерних товариствах за реалізацію процедур корпоративного управління та взаємодію з акціонерами.

І як би у вашому акціонерному товаристві ця посада не називалася – корпоративний секретар, як у більшості ринкових компаній, віце-президент із корпоративного розвитку, директор з корпоративного розвитку, керівник апарату ради директорів тощо. - по суті ці посадові особи є корпоративними секретарями компаній.

Розвиток інституту корпоративного секретаря у Росії

Що стосується сучасної Росії, то інститут корпоративних секретарів у вітчизняних компаніях почав формуватися на рубежі XX і XXI століть і був пов'язаний, головним чином, із першими розміщеннями цінних паперів російських компаній на зарубіжних фондових ринках. Готуючись до таких розміщень, компанії вбирали у свою практику зарубіжний досвід корпоративного управління, у тому числі пов'язаний із формуванням інституту корпоративного секретаря.

Істотний імпульс розвитку інституту корпоративного секретаря у Росії надав Кодекс корпоративного поведінки (далі – Кодекс), рекомендований для практичного використання Розпорядженням ФКЦБ РФ від 04.04.2002 р. № 421/р, виданим виходячи з протоколу засідання Уряди Російської Федерации от20. №49.

Кодекс розглядав запровадження посади корпоративного секретаря як підвищення довіри до акціонерному товариству з боку його акціонерів і потенційних інвесторів. «Довіра до суспільства ґрунтується на існуючих у ньому механізмах реалізації прав та забезпечення інтересів акціонерів. Чим прозоріші та ефективніші такі механізми, тим більш зрозумілі та передбачувані для акціонерів дії органів та посадових осіб товариства, тим більше у акціонерів можливостей впливати на їх дії<…>Тому в суспільстві рекомендується призначати (обирати) спеціальну посадову особу, єдиним завданням якої буде забезпечення дотримання органами та посадовими особами товариства процедурних вимог, що гарантують реалізацію прав та інтересів акціонерів товариства, – секретаря товариства. Порядок призначення (обрання) секретаря товариства та обов'язки такого секретаря мають бути викладені у статуті товариства».

Подібні формулювання призвели до того, що рекомендація про створення посади корпоративного секретаря розглядалася насамперед у аспекті підвищення інвестиційної привабливості компаній. Тобто превалювала думка про те, що вводити таку посаду потрібно лише публічним компаніям. Згодом цей підхід зазнав кардинальних змін, корпоративні секретарі почали з'являтися у невеликих непублічних компаніях і навіть у компаніях, що складаються з одного акціонера.

До функцій корпоративного секретаря Кодекс відносить забезпечення підготовки та проведення загальних зборів акціонерів, засідань ради директорів, сприяння членам ради директорів при здійсненні ними своїх функцій, дотримання вимог щодо розкриття інформації, надання документів та інформації акціонерам, зберігання документів акціонерного товариства, організацію розгляду звернень акціонерів та вирішення конфліктів, пов'язаних із порушенням прав акціонерів. При цьому Кодекс не надто докладно розкриває зміст функцій. Можна говорити про те, що російський Кодекс корпоративного управління робить лише ескізний малюнок інституту корпоративного секретаря.

Правда, слід зазначити, що секретарі рад директорів, які відповідають за технічні питання скликання засідань ради директорів, оформлення його протоколів, а також підготовку загальних зборів акціонерів у російських компаніях існували завжди. У переважній більшості випадків вони поєднували ці функції з роботою на посаді: корпоративного юриста, керівника загального відділу, іноді – секретаря генерального директора тощо. Поєднання функцій здійснювалося, так би мовити, на громадських засадах. Вважалося, що завдання секретаря ради директорів не надто важливі та не надто трудомісткі. Саме ці секретарі рад директорів у низці компаній і стали називатися корпоративними секретарями.

Але поступово ситуація змінювалася, і сьогодні корпоративний секретар – це високопрофесійний, належно підготовлений фахівець, а нерідко – один із керівників компанії, наділений досить великою компетенцією, обсягом прав та повноважень. Істотно зросла кількість компаній, у штатних розкладах яких постала посада корпоративного секретаря. У багатьох компаніях затверджено положення про корпоративних секретарів. Все більшого інтересу викликають періодичні видання, спеціальна література, навчальні заходи, орієнтовані на корпоративних секретарів. І можна з належним ступенем обґрунтованості припустити, що ця тенденція продовжиться. Незабаром сучасному акціонерному товариству просто непристойно не матиме в своєму штаті корпоративного секретаря.

І викликане все це поряд з об'єктивними причинами, які ми позначимо.

Об'єктивні передумови для подальшого розвитку інституту корпоративного секретаря у російських компаніях

По-перше, російська економіка стала звикати до того що, що вона – ринкова, є можливість залучити щодо дешеві кошти, необхідних розвитку компанії, з ринку капіталів. При цьому великим власникам стало зрозуміло, що залучення таких капіталів і збільшення кількості власників компанії не тягне за собою втрату контролю. Необхідно лише дотримуватись прийнятих у світі «правил гри», у тому числі – в частині прозорості - прав акціонерів, дотримання порядку реалізації корпоративних процедур. А на контроль мажоритарного акціонера портфельні інвестори зовсім не роблять замах. Понад те, за наявності біржових котирувань цінних паперів власники великих пакетів отримують можливість отримувати максимальну вигоду від продажу частини свого пакета. Ринковий статус компанії сприяє її іміджу, сприяє зміцненню конкурентних позицій. Різко знижуються ризики рейдерських захоплень: подібні дії щодо публічних компаній зачіпають дуже багато інтересів, а тому викликають активну протидію на всіх рівнях, включаючи владний.

Результатом цього розуміння стало різке зростання числа IPO. Минула криза 2008-2009 років. призупинив цей процес. Однак навесні 2010 року величезна кількість російських компаній оголосила про свої наміри розмістити цінні папери на організованих фондових ринках серед необмеженого кола інвесторів, у тому числі у формі IPO.

Проте успіх виходу організований фондовий ринок багато в чому визначається якістю корпоративного управління. Інвестори полохливі. Вони вимагають і прозорості, і незалежних директорів у складі ради, і авторитетного корпоративного секретаря у штатному розкладі компанії.

Наступна причина – зростання активності та ролі рад директорів у системі управління акціонерним товариством.

Років 10 - 15 тому у більшості російських акціонерних товариств ради директорів були чисто формальними органами: збиралися рідко, затверджували підготовлені адміністрацією проекти рішень, помітної ролі життя суспільства не грали. Наразі ситуація кардинально змінилася. І власники, і менеджери усвідомили позитивну роль, яку поради директорів можуть відігравати у розвитку бізнесу. Прийшло усвідомлення того, що активна рада директорів, підібрана не за принципом особистих зв'язків з генеральним директором, а виходячи з кваліфікації та досвіду його членів, зокрема незалежних директорів, – це:

потужний важіль підвищення обґрунтованості прийнятих управлінських рішень, впровадження у практику управління компанією механізмів вироблення довгострокової стратегії, бюджетного планування, аналізу ризиків, принципів системного підходу під час розгляду проектів;

засіб підвищення активності в роботі менеджменту, постійний збудник, що захищає від впадання в сплячку, що змушує бути в постійному пошуку нових напрямків розвитку бізнесу та нових рішень;

інструмент контролю над роботою менеджменту та над розвитком компанії в цілому;

самостійний управлінський ресурс, що полягає у досвіді та зв'язках кожного з членів ради директорів, здатний забезпечити зростання капіталізації компанії;

ну і, звичайно, засіб зростання інвестиційної привабливості акціонерного товариства.

Звідси – активізація роботи рад директорів, що виражається не тільки в частоті засідань, а й

• у жорстких вимогах щодо дотримання процедури їх підготовки, до документів та інформації, що надається членам ради директорів з питань порядку денного;
• у створенні та не менш активній роботі комітетів рад директорів;
• у підтримці роботи механізмів контролю прийнятих рішень; і т.д.

Відповідно, перетворення функції із забезпечення роботи цього органу з малозначущою і не надто трудомісткою на самостійну трудову функцію.

Поряд із роботою рад директорів в акціонерних товариствах посилилася увага і до проблем удосконалення корпоративного управління загалом. Прийшло розуміння того, що рекомендації, що містяться в Кодексі корпоративної поведінки, потрібні не тільки для великих компаній і винятково для виходу на фондовий ринок. Чітке визначення та розмежування компетенції органів управління, регламентація порядку прийняття найважливіших управлінських рішень, впровадження у практику компанії таких інструментів, як система внутрішнього контролю та система управління ризиками, програми довгострокової мотивації менеджменту, нарешті – підвищення прозорості інформації про компанію – здатні дати реальний економічний ефект. Ефект, що виявляється у посиленні конкурентних позицій, зростання довіри контрагентів, зниження вартості запозичень, зниження ризиків прийняття неоптимальних, непродуманих рішень тощо.

Система корпоративного управління нетотожна поняттю «менеджмент». Проте система корпоративного управління в рамках внутрішніх нормативних актів, що визначають компетенцію органів управління та механізмів контролю, порядок підготовки та прийняття найважливіших управлінських рішень, порядок реалізації корпоративних процедур, систему стимулів досягнення поставленої мети тощо, по суті, є скелетом для функціонування регулярного менеджменту. Образно кажучи, якщо менеджмент - зусилля, спрямоване на надання підприємства поступального руху в тому чи іншому напрямку, можна порівняти з м'язами, то корпоративне управління - той скелет, до якого ці м'язи кріпляться.

А ось формування оптимальної системи корпоративного управління – завдання аж ніяк не тривіальне, що вимагає усвідомлення специфіки кожної компанії та очікувань її стейкхолдерів, багато в чому об'єктивно лежить саме на корпоративному секретарі.

Дійсно, менеджмент далеко не завжди зацікавлений у впровадженні рекомендацій «найкращої практики корпоративного управління». Активізація ради директорів, необхідність дотримуватися встановленого порядку підготовки та прийняття управлінських рішень, розкривати інформацію про роботу компанії скорочують ступінь свободи та незалежності менеджерів, посилюють контроль за їх діяльністю, та й нерідко вимагають додаткових витрат. Хто ж здатний готувати для ради директорів виважені та обґрунтовані рішення у галузі розвитку практики корпоративного управління? Звичайно ж, спеціально підготовлена ​​людина, яка добре знає компанію та її проблеми, обізнана про досвід, накопичений іншими акціонерними товариствами, про рекомендації зарубіжної практики, про результати різноманітних досліджень у цій галузі, і при цьому є незалежною від менеджменту.

Єдиний спеціаліст, який відповідає цим критеріям – корпоративний секретар.

Ще одна об'єктивна передумова у розвиток інституту корпоративного секретаря у російських акціонерних товариствах – зростання активності акціонерів. Якщо спочатку більшість акціонерів стали такими внаслідок масової приватизації і дуже слабко розуміли, що таке права акціонера, то сьогодні ситуація виглядає дещо інакше. Майже в кожній компанії можна знайти міноритарних акціонерів, які не тільки знайомі з основами корпоративного законодавства, але й користуються ним на практиці, захищаючи свої права: вносять пропозиції до порядку денного зборів, стежать за дотриманням порядку схвалення угод, надсилають запити на надання інформації тощо .д. Явне або уявне порушення прав акціонерів сьогодні з великою ймовірністю може спричинити виникнення корпоративного конфлікту, звернення акціонерів до регулюючого органу або навіть до арбітражного суду. Все це змушує акціонерні товариства більш уважно та ретельніше підходити до реалізації встановлених законодавством процедур корпоративного управління. А це знову ж таки вимагає наявності у складі товариства кваліфікованого спеціаліста.

До речі, останніми роками вкрай зросла для акціонерного товариства та його керівників ціна порушення корпоративного законодавства. Зміни, внесені до Адміністративного кодексу РФ 2009 року, значно розширили як список адміністративно караних порушень вимог корпоративного законодавства, і склад осіб, куди може бути покладено адміністративне стягнення за допущені порушення. Сьогодні адміністративна відповідальність накриває практично все поле корпоративних відносин та пов'язаних із цим корпоративних процедур, розмір штрафів сягає мільйона рублів. Крім самого акціонерного товариства, штрафи можуть бути накладені на його керівника, членів ради директорів та правління, навіть на членів лічильної комісії. Причому не лише штрафи. Майже будь-яке правопорушення може спричинити застосування до фізичних осіб такого виду санкцій, як дискваліфікація. Самі ж правопорушення нерідко є наслідком неуважності, відсутності в акціонерному товаристві осіб, які відповідають за дотримання норм корпоративного законодавства або займаються цим питанням за сумісництвом будь-якої іншої роботи в суспільстві.

Погодьтеся, ціна питання тут можна порівняти з витратами на утримання корпоративного секретаря.

Якщо до цього додати, що поряд з адміністративною відповідальністю останніми роками відбувається посилення та кримінальної відповідальності за правопорушення у сфері корпоративних відносин, то стає зрозумілим, що ціна помилки для посадових осіб суспільства може багаторазово зрости.

Нарешті, ймовірність скоєння подібних помилок зростає у зв'язку з розвитком та ускладненням російського корпоративного законодавства.

Ось кілька нововведень, що виникли у правовому полі корпоративних правовідносин за останні роки:

введено регулювання порядку укладання угод з придбання великих пакетів акцій у відкритих акціонерних товариствах: необхідність направити всім акціонерам обов'язкову пропозицію про викуп у них цінних паперів товариства, що залишилися; процедура витіснення міноритаріїв у разі, встановлених законодавством. Недотримання відповідних вимог тягне за собою порушення прав акціонерів;

змінено, ускладнено процедуру викупу акцій акціонерним товариством на вимогу акціонерів у встановлених законом випадках;

систематично збільшуються вимоги щодо розкриття інформації, а також надання документів та інформації на вимогу акціонерів;

запроваджено процедуру вирішення тупикової ситуації, коли рада директорів не може прийняти рішення про призначення або дострокове припинення повноважень генерального директора за умови, що для прийняття такого рішення статут акціонерного товариства передбачає підвищені вимоги до кворуму або кількості голосів членів ради, що віддаються за це рішення;

запроваджено жорсткий контроль за співвідношенням чистих активів та розміру статутного капіталу товариства, що дозволяє відслідковувати виконання суспільством вимог законодавства за негативної різниці цих показників;

внесено зміни до антимонопольного законодавства, які серед іншого призвели до ускладнення визначення меж групи осіб, підготовки списку афілійованих осіб: зросли ризики порушення вимог закону про схвалення угод, та й штрафні санкції за порушення антимонопольного законодавства також суттєво зросли;

виникли нові вимоги, пов'язані із веденням реєстру акціонерів;

внесено цілу низку змін до процедури підготовки та проведення загальних зборів акціонерів; і т. д. Цей список можна продовжити.

Російське корпоративне законодавство перебуває у стадії активного розвитку та вдосконалення. Цей розвиток та вдосконалення йде у напрямку ускладнення корпоративних правил та процедур. Тобто знову ж таки вимагає уважного моніторингу змін, швидкого на них реагування. Потребує наявності відповідного спеціаліста.

Якщо ж додати до цього той факт, що ряд чинних норм законодавства суперечать один одному, інші своєрідно трактуються з боку регулятора, а деякі питання корпоративних відносин взагалі не регулюються на законодавчому рівні, внаслідок чого корпоративному секретареві необхідно здійснювати моніторинг арбітражної практики, практики застосування норм про адміністративної відповідальності, стає цілком очевидним, що у будь-якій компанії для корпоративного секретаря є широке полі діяльності. І це поле має тенденцію до постійного розширення.

Нормативно-правове регулювання діяльності корпоративного секретаря

Зі зростанням «поля діяльності» для корпоративного секретаря відбувається розвиток нормативно-правового регулювання цього інституту. Щоправда, відбувається з великим відставанням. Якщо у наших колег, скажімо в Україні чи Казахстані, інститут корпоративного секретаря легалізований на рівні законодавства, то в Росії справа інакша.

Вище зазначалося, першу згадку про корпоративному секретарі можна знайти у Кодексі корпоративного поведінки РФ. Відповідна глава визначала за корпоративним секретарем досить обмежені та не надто докладно розкриті повноваження. Зате міжнародною практикою рекомендувала встановлювати, що корпоративний секретар призначається і підпорядковується у роботі раді директорів (причому, як поєднати цю рекомендацію з нормами російського трудового законодавства, було цілком зрозуміло). Кодекс містив також деякі дуже загальні та розпливчасті вимоги до рівня знань та особистих якостей корпоративного секретаря. Так, наприклад: «Особисті якості секретаря товариства не повинні викликати сумнівів у тому, що він діятиме на користь суспільства, тому на посаду секретаря товариства рекомендується призначати особу, яка має бездоганну репутацію» .

Зрештою, дуже важливо: «Ефективне вирішення завдань, що стоять перед корпоративним секретарем, можливе лише за умови надання йому відповідних повноважень».

Наступним кроком стало затвердження посадової інструкції корпоративного секретаря. МОЗ соцрозвитку своїм наказом від 17.09.2007 р. № 605 затвердило кваліфікаційну характеристику посади «Корпоративний секретар акціонерного товариства».

Посада корпоративного секретаря віднесена до підрозділу «посади керівників», і це саме говорить про статус інституту корпоративного секретаря в компанії.

Наведений у кваліфікаційної характеристиці перелік посадових обов'язків корпоративного секретаря значно ширше, ніж функції корпоративного секретаря, закріплені у чинній редакції Кодексу корпоративного поведінки РФ. Зокрема, тут відображено такі завдання корпоративного секретаря, як: «Очолює роботу з підготовки рішень ради директорів та інших органів управління суспільством щодо розвитку практики корпоративного управління, контролює їх виконання. Консультує посадових осіб та акціонерів товариства (далі – акціонери), а також членів ради директорів з питань корпоративного права та управління.<…>Забезпечує виконання встановлених правил та процедур, у тому числі дотримання порядку ведення реєстру власників іменних цінних паперів, порядку схвалення великих угод та угод із зацікавленістю, процедури емісії акцій товариства, реалізації прав акціонерів щодо їх розміщення, інших процедур, спрямованих на захист прав та майнових інтересів акціонерів. Вживає заходів щодо запобігання збиткам суспільству та/або його акціонерам». Зверніть увагу на редакцію формулювань: вона також говорить про передбачуваний високий статус корпоративного секретаря.

До компетенції корпоративного секретаря віднесено виготовлення та посвідчення справжності копій документів загальних зборів акціонерів та ради директорів, розгляд звернень та запитів, що надходять від акціонерів, з питань корпоративного управління та реалізації прав акціонерів та багато іншого.

Кваліфікаційна характеристика містить досить жорсткі вимоги, що пред'являються до кандидатів на посаду корпоративного секретаря: вища професійна (юридична або економічна) освіта та спеціальна підготовка з корпоративного управління, стаж роботи за спеціальністю на посадах, що заміщуються фахівцями з вищою професійною освітою, не менше 5 років; в тому числі на посадах керівників. Тут же міститься об'ємний розділ, який описує обсяг знань, необхідних корпоративному секретареві.

Посада корпоративного секретаря увійшла до Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів та інших службовців, рекомендований для застосування на підприємствах, в установах та організаціях різних галузей економіки незалежно від форм власності та організаційно-правових форм з метою забезпечення правильного підбору, розміщення та використання кадрів. Тим самим цей документ уперше надав посади корпоративного секретаря офіційного статусу.

До моменту підготовки даної статті Експертна рада з корпоративного управління ФСФР Росії розглянула проект нової редакції глави «Корпоративний секретар» для Російського Кодексу корпоративної поведінки. Цей проект розроблено з урахуванням практики формування інституту корпоративного секретаря в російських компаніях.

У проекті максимально докладно викладаються завдання та функції корпоративного секретаря.

Цей документ говорить про необхідність наділення корпоративного секретаря досить широкими повноваженнями, у тому числі: «правом знайомитися з документами товариства, правом виносити в межах своєї компетенції питання на розгляд органів управління товариства, правом вимагати від посадових осіб та працівників товариства неухильного дотримання норм та вимог чинного законодавства, статуту та внутрішніх документів товариства … Корпоративний секретар має право виносити на розгляд ради директорів (комітету з винагород та призначень ради директорів) питання про відповідальність посадових осіб товариства, дії чи бездіяльність яких порушують законні права акціонерів».

Однак широкі права та повноваження невід'ємні від відповідальності: «корпоративний секретар повинен нести відповідальність за виконання своїх обов'язків у розмірі збитків, заподіяних суспільству його діями, поряд з іншими посадовими особами суспільства. Рекомендується закріплювати матеріальну відповідальність корпоративного секретаря у договорі, що укладається з ним».

Тут вирішено проблему протиріччя між вимогою про призначення корпоративного секретаря радою директорів та трудовим законодавством: «статут акціонерного товариства повинен передбачати, що корпоративний секретар призначається на посаду та звільняється з посади одноосібним виконавчим органом лише на підставі рішення ради директорів». Розшифровано, що слід розуміти під підпорядкованістю корпоративного секретаря раді директорів: «Рада директорів розглядає та затверджує план роботи корпоративного секретаря (програму розвитку корпоративного управління в суспільстві), звіт про його роботу, бюджет корпоративного секретаря (апарату корпоративного секретаря), приймає рішення про розмір та умови винагороди корпоративного секретаря та його апарату». Міститься вимога про розкриття інформації про корпоративного секретаря у річному звіті товариства.

А чого чекати у майбутньому?

Мінекономрозвитку опрацьовує пропозиції щодо запровадження посади корпоративного секретаря як обов'язкову для публічних компаній. Можливо, це призведе до необхідності для корпоративних секретарів отримувати кваліфікаційний атестат.

Федеральне агентство з управління державним майном випустило лист, що містить рекомендацію для всіх акціонерних товариств з державною участю ввести в себе посаду корпоративного секретаря.

Спостерігаються тенденції самоорганізації, консолідації інституту російських корпоративних секретарів. Це виявляється у створенні клубів корпоративних секретарів під егідою Російського інституту директорів та Асоціації незалежних директорів, у проведенні щорічних форумів корпоративних секретарів, організатором яких є журнал «Акціонерне товариство: питання корпоративного управління». І з усією очевидністю йдеться про створення асоціації корпоративних секретарів.

Список літератури:

Кодекс корпоративної поведінки [Електронний ресурс]. URL: www.сайт.

Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців/(утв. постановою Мінпраці РФ від 21.08.1998 № 37) (ред. від 28.07.2003).

Акціонерне товариство: питання корпоративного управління. [Електронний ресурс]. URL: www. ao-journal .ru.

Literature:

Corporate governance code. URL: www.сайт.

Qualifications handbook for managers, professionales and other employees / (approved by the Ministry of Labor 21.08.1998 N 37) (as of 28.7.2003)

Joint stock company : Issues of corporate governance . URL: www.ao-journal.ru