lar Questões Verificação do GIT: o que verificam e como se preparar. Características e plano de fiscalizações da fiscalização do trabalho

Verificação do GIT: o que verificam e como se preparar. Características e plano de fiscalizações da fiscalização do trabalho

A todas as organizações, bem como aos empresários individuais, independentemente do ramo de atividade, organizacional Forma legal, têm que enfrentar verificações de conformidade legislação trabalhista. As inspeções são realizadas, em regra, em duas áreas: cumprimento da legislação laboral e legislação no domínio da proteção laboral.

Atenção!

Uma inspecção à organização da Inspecção do Trabalho do Estado apanha frequentemente a gestão de surpresa. Principalmente considerando que de acordo com a lei, a notificação de vistoria programada é enviada com 3 dias de antecedência, e a vistoria não programada é enviada com 24 horas de antecedência! Com base nos resultados da fiscalização, não só o chefe da organização, mas também os responsáveis pela proteção do trabalho podem ser responsabilizados.

Importante!

Para se preparar para uma fiscalização programada pela inspecção do trabalho da Inspecção do Trabalho do Estado, é necessário, em primeiro lugar, realizar formação obrigatória em diversos programas no domínio da protecção do trabalho. Isso pode ser feito pessoalmente ou remotamente.

Para uma organização com mais de 50 pessoas, está sendo introduzido o cargo de especialista em segurança do trabalho. Com maior número de colaboradores, é criado na organização um serviço de segurança do trabalho. Os requisitos obrigatórios para o nível profissional desses funcionários são a presença de um nível superior Educação vocacional na direção de “Segurança da Tecnosfera” ou em reciclagem profissional adicional na área de proteção do trabalho (programa de pelo menos 250 horas). Os especialistas em segurança do trabalho são obrigados a passar por treinamento avançado (72 horas) uma vez a cada 5 anos.

Todos os dirigentes e especialistas da organização devem passar por treinamento em segurança do trabalho e receber certificado na forma estabelecida. Além disso, todos os funcionários devem ser treinados em primeiros socorros.

Como se preparar para o teste GIT

Vamos observar o mais fatores importantes Verificações!

Cumprimento das leis trabalhistas. Conhecimento dos regulamentos que contêm requisitos obrigatórios de proteção do trabalho.

Realização de treinamentos obrigatórios na área de proteção trabalhista para todos os colaboradores (segurança do trabalho, primeiros socorros, métodos e técnicas seguras para execução de trabalhos, trabalhos em altura, etc.) e manutenção de registros obrigatórios de segurança do trabalho

Admissão ao trabalho somente após treinamento e teste de conhecimentos na área de proteção do trabalho,

Exames médicos e fornecimento de equipamentos de proteção individual aos trabalhadores (artigo 5.27-1 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa).

Executando avaliação especial condições de trabalho .

Gestão correta do fluxo de documentos na área de proteção do trabalho ( atos locais sobre proteção trabalhista, instruções de proteção trabalhista, registros de treinamento, etc.)

Conformidade com os requisitos de manutenção documentação pessoal(contratos de trabalho, ordens de pessoal, documentação contábil, arquivos pessoais e livros de trabalho, folhas de ponto, cálculos e pagamentos de salários, etc.)

É importante saber:

Os direitos e responsabilidades do empregador durante a fiscalização e execução do regulamento da Inspecção do Trabalho do Estado e, portanto, dos documentos elaborados pelo inspector com base nos resultados da fiscalização.

- responsabilidade administrativa por violações de normas lei trabalhista (multas de acordo com o Artigo 419 do Código do Trabalho da Federação Russa, Artigo 5.27, Artigo 5.27.1, Artigo 14.54, Artigo 19.5)

ATENÇÃO!

24 de agosto O centro educacional"TRAFECENTRO" conduz LIVRE mesa redonda sobre o tema “O que é que a Inspecção do Trabalho do Estado verifica?” .

Os oradores do evento são especialistas experientes com longa experiência na Inspecção do Trabalho do Estado, que o ajudarão a compreender questões complexas utilizando exemplos de casos práticos.

Você vai aprender:

Motivos para fiscalizações da fiscalização estadual do trabalho. Inspeções programadas e não programadas. Quais são as competências do fiscal estadual do trabalho durante uma fiscalização?

O que pode ser objeto de fiscalização da fiscalização estadual do trabalho? Erros típicos na documentação de pessoal no âmbito da legislação trabalhista;

Preparando-se para o teste. Lista de documentos que devem ser apresentados ao fiscal estadual?

Avaliação especial das condições de trabalho e erros típicos na realização de avaliações trabalhistas especiais;

Quais são as consequências da violação das leis trabalhistas?

Todos os visitantes terão a oportunidade de tirar dúvidas aos palestrantes do evento, além de receber um manual metodológico exclusivo com a lista completa de documentos exigidos durante uma fiscalização da fiscalização do trabalho.

Uma empresa que empregue pelo menos um trabalhador necessita de estar preparada para a fiscalização da inspecção do trabalho. Se forem constatadas violações, serão aplicadas multas. Se as violações se repetirem, a empresa poderá ser fechada temporariamente até que sejam eliminadas. Para evitar desperdícios e suspensão de atividades, é preciso se preparar para fiscalizações.

Inspeções programadas e não programadas: qual a diferença?

Verificação agendada realizado com base no plano. É regular e realizado independentemente de haver reclamações contra a empresa. Este é um procedimento abrangente durante o qual são verificados todos os aspectos das atividades da empresa.

Executando inspeção não programada geralmente tem certos fundamentos: reclamações de trabalhadores, suspeitas de ações ilegais. O procedimento é realizado independentemente de quando foi realizado o evento planejado anteriormente.

Motivos para inspeções programadas e não programadas

Os motivos para a realização de uma inspeção estão definidos no artigo 360 do Código do Trabalho da Federação Russa. Um evento não programado é realizado nas seguintes circunstâncias:

O prazo para execução da ordem de eliminação da infração anteriormente proferida expirou.
A inspecção do trabalho recebeu reclamações contra o empregador por parte dos trabalhadores.
Há informações de que o empregador viola as normas do Código do Trabalho da Federação Russa.
A inspecção do trabalho recebeu um pedido de um trabalhador para verificar as condições de trabalho na empresa.
Foi emitida uma ordem correspondente do chefe da inspeção, emitida com base em pedidos do Ministério Público e instruções do Governo.

As inspeções programadas são realizadas a cada 3 anos. A base para a sua participação é o prazo de 36 meses a contar da data:

implementação do último evento planejado;
registro de empresário individual ou pessoa jurídica;
Envio de notificação ao empresário individual ou pessoa jurídica sobre o início dos trabalhos.

ATENÇÃO! O calendário das fiscalizações programadas é divulgado previamente no site da Procuradoria-Geral da República.

O que eles vão verificar?

Durante o evento, fiscais solicitam documentação referente às relações trabalhistas. Em particular, os seguintes documentos devem ser verificados:

Contratos de trabalho.
Documentos sobre regulamentação trabalhista.
Cronograma de pessoal.
Atos internos.
e seus conteúdos.
Ordens de demissão, contratação e transferência para outro local, bem como assinaturas dos funcionários nas mesmas.
Contabilidade de livros de trabalho.
Ordens de horas extras, consentimentos por escrito dos funcionários.
Artigos relacionados ao emprego de pessoas com deficiência e menores de 18 anos.
Cumprimento das normas de segurança do trabalho.
Regulamentos sobre dados pessoais dos trabalhadores.
Documentos relativos à contratação de estrangeiros.

Esta é a lista principal de documentação que será verificada primeiro. Durante uma fiscalização não programada, o fiscal costuma solicitar os documentos relacionados ao motivo das reclamações contra a empresa.

Como se preparar para o teste?

O artigo 357.º do Código do Trabalho da Federação Russa especifica os poderes dos representantes da inspecção do trabalho:

O direito de exigir dos empregadores os documentos e informações necessários ao desempenho das funções de fiscalização de inspetor.
Direito de apreensão de materiais e matérias-primas localizadas no empreendimento para sua análise.

Muitas vezes os inspetores enviam uma solicitação exigindo o envio de documentos. Os trabalhos deverão ser fornecidos na forma de cópias autenticadas por assinatura ou selo. Os inspetores não têm o direito:

Solicitar informações que não sejam relevantes ao objeto da fiscalização.
Apreender os documentos originais.

A lista de documentação básica normalmente solicitada está descrita acima. Em alguns casos, os inspetores exigem os seguintes documentos:

Folhas para acordos com funcionários.
Demonstrações contábeis.
Estatuto da pessoa jurídica.
Regulamento sobre salário.

A lista exata de papéis é determinada pelo objeto da auditoria.

Os erros mais comuns detectados durante o teste

Antes de uma inspeção, faz sentido se familiarizar com as violações comuns cometidas pelos empregadores e corrigi-las caso ocorram na empresa. Vejamos os erros típicos:

Não existem todos os documentos que deveriam estar lá. Por exemplo, a empresa é muito pequena e por isso o empregador decidiu não se ocupar da elaboração do regulamento interno. No entanto, este documento é necessário para uma organização de qualquer porte. Muitas vezes a empresa não possui regra para emissão de documentos de liquidação.
Não existem carteiras de trabalho para especialistas que atuam na organização. Estes documentos não são guardados corretamente (devem estar no cofre do empregador).
Houve imprecisões no registro contrato de emprego com funcionário: não há indicação do valor do salário, não há assinatura do funcionário.
O cronograma de férias foi assinado a mais de 2 semanas do início do ano.
As férias anuais remuneradas são divididas em várias partes, mas o total não equivale às 2 semanas exigidas.
O salário é inferior ao salário mínimo.
Salário não declarado em rublos.
O dinheiro é emitido com menos frequência do que uma vez a cada 15 dias e não há consentimento por escrito do funcionário.
Os estrangeiros são contratados com contrato a termo certo até à conclusão da autorização de trabalho (neste caso, é preferível a celebração de contratos por tempo indeterminado).

IMPORTANTE! Durante o evento, não são apenas verificados documentos. Os representantes da inspecção do trabalho também monitorizam a oportunidade da certificação e a segurança dos trabalhadores. Se o trabalho assim o exigir, é necessário garantir que possui máscaras de proteção, luvas e outros acessórios de proteção.

Como são compilados os resultados da auditoria?

Com base nos resultados do evento de controle, é elaborado um relatório em duas vias. Podem ser anexados a ele os seguintes documentos:

Protocolos para análise de bens fabricados na empresa.
Resultados dos exames realizados.
Uma ordem estabelecendo a exigência de eliminar violações.
Explicações dos trabalhadores.
Outros documentos que são importantes como parte da auditoria.

Normalmente, mais papelada é concluída como parte de um evento planejado. Isto deve-se ao facto de se distinguir pelo seu carácter abrangente: todos os aspectos da actividade da empresa são verificados.

Multas com base no resultado da fiscalização

O que acontece se Inspecção do Trabalho encontrará violações? Primeiro, uma ordem é emitida. Caso o empregador não corrija as infrações no prazo exigido, será aplicada multa ou as atividades da empresa serão temporariamente suspensas. Quem é obrigado a pagá-lo? Tudo depende das regras internas da empresa. Pode ser um empresário individual, diretor, Contador chefe.

Vejamos a lista de multas comuns em 2017:

Violação do Código do Trabalho da Federação Russa: 1.000-5.000 rublos para pessoas jurídicas.
Ofensa reincidente: 50.000-100.000 para pessoas jurídicas, 5.000-10.000 rublos para empreendedores individuais.
Admissão ao trabalho para um trabalhador sem certificado de saúde: 10.000-20.000 rublos.
Ausência de contrato de trabalho ou seu preenchimento incorreto: 50.000-100.000 rublos para pessoas jurídicas e 5.000-10.000 rublos para empreendedores individuais.
Evasão repetida de registro de TD: 30.000-40.000 rublos para empreendedores individuais e 100.000-200.000 rublos para pessoas jurídicas. Para os funcionários, isso ameaça fechar a empresa por até 3 anos.
Violação das normas de segurança do trabalho: 2.000-5.000 rublos para empreendedores individuais e 50.000-80.000 rublos para pessoas jurídicas.
Ofensa semelhante repetida: 30.000-40.000 rublos ou fechamento por até 3 anos para empreendedores individuais e 100.000-200.000 rublos ou fechamento por até 3 meses para pessoas jurídicas.

Quanto maior a responsabilidade do gestor ou pessoa autorizada do ponto de vista da lei, maior será a multa a que está sujeito.

O que na prática?

As multas por violações são consideráveis. No entanto, na prática raramente são prescritos. Também raramente é realizada uma inspecção completa pela inspecção do trabalho. Mas isso não significa que as exigências da lei devam ser ignoradas. Se o inspetor encontrar violações reais, a punição não poderá ser evitada.

Numa primeira fase, o empregador recebe apenas uma ordem. Ou seja, uma pessoa jurídica ou empresário individual tem a chance de corrigi-lo. Os verdadeiros problemas surgem após uma reincidência. Nesse caso, você terá que pagar uma multa elevada. A empresa pode até ser fechada.

Embora seja possível preparar-se totalmente para uma inspeção programada, um evento não programado é realizado de forma relativamente repentina. Portanto, é aconselhável preparar corretamente todos os documentos, celebrar um contrato de trabalho com cada funcionário e introduzir todas as regulamentações locais necessárias. Isto é especialmente verdadeiro para organizações que são inspecionadas com mais frequência (por exemplo, estabelecimentos de restauração).

As inspeções por agências governamentais de empresas de diversas formas de propriedade para determinar se suas atividades cumprem as normas da legislação trabalhista estão consagradas na legislação da Federação Russa no campo da supervisão. Para ações semelhantes agências governamentais existem fundamentos, regulamentos e procedimentos apropriados. O objetivo principal as inspeções de inspeção do trabalho monitoram o cumprimento, por parte de funcionários, empresários e organizações, das normas e requisitos da legislação trabalhista (artigos 353 e 356 do Código do Trabalho da Federação Russa).

A realização de inspeções de organizações pelas inspeções do trabalho (divisões territoriais de Rostrud) é regulamentada pelo Código do Trabalho da Federação Russa, Lei Federal nº 294 “Sobre a Proteção dos Direitos entidades legais e empresários individuais no exercício do controle estadual e municipal”, Decreto do Governo da Federação Russa nº 875, que estabeleceu o Regulamento sobre supervisão no domínio da legislação trabalhista e outros regulamentos. Existem também leis que regulamentam essas inspecções a nível regional e local.

As inspeções de inspeção do trabalho são um período difícil na vida de qualquer empresa, um enorme fardo físico e moral para os serviços de gestão, financeiros e de pessoal.

Portanto, é muito importante conhecer as características de tais eventos e estar preparado para eles com antecedência.

Razões para realizar inspeções

As inspeções realizadas pelos inspetores estaduais do trabalho nas organizações podem ser planejado e não programado(que, por sua vez, se dividem em documentário e visitação). Procedimento de implementação as auditorias são estritamente definidas por lei. Para iniciar as ações de verificação, tanto a primeira como a segunda opções requerem motivos (motivos, casos).

Verificação agendadaé possível para qualquer organização e é realizado uma vez a cada três anos.

Para implementá-lo, basta ter pelo menos um motivos, da chamada Lei nº 294-FZ:

três anos se passaram desde o dia registro estadual empregador;
decorreu um período de três anos desde a conclusão da última inspeção programada;
o empregador realiza efectivamente a sua atividade empreendedora no prazo de três anos (a partir da data de apresentação de notificação especial ao órgão autorizado).

Esta lista de fundamentos está encerrada, ou seja, os fiscais não têm o direito de citar outros motivos para a realização de fiscalizações planejadas de cumprimento das normas trabalhistas.

Para inspeção não programadaé necessário um certo motivo, vindo, via de regra, dos funcionários da empresa e sinalizando vários tipos de violações (parte 7 do artigo 360 do Código do Trabalho da Federação Russa):

requerimento do trabalhador à inspecção do trabalho sobre violação dos seus direitos laborais por parte do empregador;
recebimento de um pedido de auditoria das condições de trabalho no local de trabalho de um funcionário de uma organização;
receber solicitações de indivíduos, organizações, empregadores, órgãos governamentais e meios de comunicação sobre casos de violação das normas da legislação trabalhista. Estas ações devem representar uma ameaça à vida e à saúde dos colaboradores;
cumprimento do prazo para o empregador corrigir as infrações ordenadas pela inspeção do trabalho;
emissão de ordem (instrução) do chefe da unidade estadual de fiscalização do trabalho para a realização de fiscalização não programada a pedido do Ministério Público, por instrução do Presidente ou do Governo.

Informações úteis para o gestor sobre este procedimento

Solicitações anônimas a inspecção do trabalho, bem como outros órgãos governamentais, não são considerados. Na Federação Russa, esta regra está consagrada no nível legislativo. A candidatura do trabalhador à inspecção do trabalho deve indicar os seus dados básicos: nome completo, morada e telefone.

Se reclamação apresentada por um empregado contra o empregador, então este último, via de regra, deseja ter informações em nome de quem foi denunciado o fato das violações. No entanto, um funcionário pode manter as informações pessoais em segredo (certificando-se de mencionar isso no requerimento), então os inspetores devem agir de forma estritamente confidencial (artigo 358 do Código do Trabalho da Federação Russa).

A lei não prevê obrigatoriedade notificações do empregador em inspeções não programadas. Se um aviso sobre a data de início da fiscalização não for capaz de afetar a qualidade da fiscalização como um todo, o inspetor do trabalho poderá avisar o empregador o mais tardar um dia antes da chegada dos inspetores à empresa, o que acontece na maioria das vezes em prática.

Se não houver uma fiscalização abrangente, mas temática do cumprimento das exigências da legislação trabalhista, então os fiscais em suas ações não tem o direito de ir além das questões especificadas, exigem informações fora do objeto da auditoria. Assim, se o tema da fiscalização são documentos de proteção ao trabalho, os fiscais não podem abordar as questões da atuação do serviço de pessoal.

Durante a auditoria inspetores fiscalização estadual do trabalho, além de verificar documentos necessários, pode inspecionar todas as instalações da empresa, fazer perguntas aos funcionários e solicitar informações faltantes aos funcionários responsáveis.

No identificando violações A responsabilidade administrativa (multa) pode ser imposta não apenas ao chefe da organização, mas também aos seus funcionários individuais, por exemplo, o chefe do departamento de pessoal, um contador. No entanto, os funcionários comuns não podem ser multados.

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Documentação para fiscalização pela fiscalização

Não existe uma composição e ordem de documentos oficialmente aprovadas que devam ser verificadas pela fiscalização. Não importa que tipo de inspeções são realizadas nas organizações - programadas ou não programadas, inspeção do trabalho tem o direito de solicitar quaisquer documentos relacionadas às atividades da organização na área trabalhista. Especialmente quando se trata de inspeções complexas. São apresentados tanto os documentos originais de fiscalização quanto a confirmação de que os trabalhadores os conhecem (assinaturas em registros). É permitida a realização de cópias e extratos dos originais recebidos.

Todo o conjunto de documentos inspecionados pode ser dividido em três grandes grupos:

Documentos de RH: e Memorando de associação, acordo coletivo, com bulas, cartões pessoais de funcionários, diversos descrições de emprego(por exemplo, etc.) e inúmeras ordens de pessoal (para demissão, transferência, férias, incentivos, viagens de negócios, etc.), Atestado médico, e avisos pertinentes, regulamentos sobre remunerações e gratificações, diários e livros de contabilidade e familiarização (livro de contabilidade para movimentação de cadernos de trabalho e encartes, diário de familiarização com regulamentos locais, etc.).
Documentos contábeis: numerosos documentos relacionados a salários – recibos de vencimento, contas pessoais de funcionários, etc.
Documentos sobre proteção trabalhista: regulamentos sobre dados pessoais, instruções relacionadas à proteção trabalhista, regulamentos sobre certificação, documentos sobre treinamento e exames médicos de cidadãos, registro de instruções de segurança, ordens relevantes (instruções) do empregador, etc.

Realização de auditorias nos departamentos de contabilidade e recursos humanos

Departamentos de contabilidade e RH - áreas-chave ações de auditoria de órgãos autorizados. É nesses locais do empreendimento que se concentra a maior parte da documentação necessária.

O departamento de contabilidade verifica a conformidade do sistema remuneratório da empresa com a legislação em vigor e determina se os direitos económicos dos trabalhadores foram violados. Os inspetores podem solicitar: recibos de pagamento, recibos de pagamento de funcionários, contas pessoais de funcionários, caixa registradora, talões de cheques.

Violações frequentes Esta área de trabalho pode incluir:

ignorar notificações aos funcionários sobre salários por meio de recibos de pagamento;
Não projeto correto recibos de pagamento;
falta de assinaturas de funcionários em documentos, erros nas contas pessoais dos funcionários, etc.

Assunto da inspeção no departamento de RH são: documentos constitutivos da organização, acordos coletivos e de trabalho, carteiras de trabalho e seus encartes, documentos de licença e remuneração remunerações, atos locais da organização, documentos relativos à proteção do trabalho, ordens e instruções do empregador, avisos e notificações, extratos e certidões, diários e livros contábeis com assinaturas de funcionários familiarizados com as normas e eventos.

Estão sendo estudados ordens de pessoal : ordens de contratação, transferência, férias, demissão, viagem de negócios, promoção, conforme formulários aprovados pelo Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa em 2004. Além disso, os auditores podem estar interessados em ordens sobre sanções disciplinares, horas extras, sobre suspensão do trabalho, sobre transferência temporária por necessidade de produção, etc.

Local regulamentos devem ter forma e conteúdo em estrita conformidade com a lei, não devem permitir contradições entre si, bem como com contratos de trabalho e horários de pessoal (diferentes horários de trabalho, diferentes sistemas remuneratórios, etc.).

Violações documentais frequentes no departamento de RH:

Com base nos resultados de uma inspeção programada um ato especial é elaborado, e se houve violações - o apropriado protocolo. O empregador recebe uma ordem para eliminá-los dentro de um determinado período.

Se isto não for seguido, a responsabilidade administrativa entra em vigor em relação ao gestor com base no Código de Contra-ordenações. A inspeção de uma empresa pela inspeção do trabalho pode ser apelada para o inspetor-chefe do trabalho do estado da Federação Russa ou por meio de arquivamento.

Período de inspeções programadas

Verificação agendada autoridade supervisora no mundo do trabalho inspeciona período de três anos de atividade da empresa. Ao mesmo tempo, atualmente no site do Gabinete do Procurador-Geral da Federação Russa você pode descobrir o cronograma de inspeções planejadas de organizações para um determinado ano. Tal plano deverá ser divulgado no site até o final do ano seguinte antes da prova.

Rostrud deve três dias antes do início notificar a organização sobre a realização de uma inspeção programada em seu território. É proibida a realização de fiscalização que não conste do cronograma geral anual e seus resultados são cancelados.

Apesar de as inspeções programadas não deverem ser realizadas mais do que uma vez a cada três anos, esta regra traz algumas consequências: exceções. Em relação educacional organizações médicas e empresas esfera social as atividades de inspeção são realizadas duas ou mais vezes no prazo de três anos.

Uma inspeção não programada pode ser realizada a qualquer momento. As datas das inspeções são registradas no diário de controle.

Por regra geral prazo final a inspeção programada não pode durar mais de 20 dias úteis para as filiais o período total não é superior a 60 dias úteis; Porém, se falamos de pequenas empresas, então para uma pequena empresa e uma microempresa este período é igual a 50 horas e 15 horas, respetivamente. Estas conclusões não se aplicam a inspeções não programadas. Se necessário, o prazo para inspeção in loco programada é prorrogado por 20 dias úteis (mas não mais), sobre o qual o empregador deve ser avisado com 3 dias de antecedência.

Como se preparar adequadamente para o teste

A inspecção de uma organização pela inspecção do trabalho é uma tarefa de grande envergadura para a qual é impossível preparar-se imediatamente. Portanto, recomenda-se que periodicamente auditoria interna da documentação empresarial para que haja total prontidão mesmo para uma auditoria não programada.

Melhorar formatar corretamente documentos imediatamente, “após o fato”, sem adiar “para depois”, e também arrume-os periodicamente, verifique o cumprimento das leis trabalhistas. O empregador deve ter todos os documentos trabalhistas obrigatórios disponíveis e devidamente assinados.

Em primeiro lugar, os especialistas da inspecção do trabalho prestam atenção à presença e correcta execução dos vários documentos de título na organização. Todas as instruções e pedidos padrão devem ser elaborados em formulários especiais; As declarações e recibos dos funcionários deverão ser por eles assinados; revistas - ter capa dura, ser encadernadas e, com numeração de páginas, indicar número total folhas, assinaturas dos responsáveis e selo da organização.

Além disso, ao realizar qualquer tipo de fiscalização, para evitar multa, deve-se prestar a máxima atenção preparação de documentos faltantes. Muitas vezes, estas são regulamentações locais, que as pequenas empresas gostam de ignorar. Não só a sua presença é verificada, mas também a estrutura do projeto e sua conformidade na prática.

Todo empregador deve proporcionar aos seus empregados condições de trabalho seguras. Estão explicitados em documentos de proteção trabalhista, cuja presença é necessária em qualquer organização. Podem ser instruções diversas, documentos que comprovem que os funcionários foram treinados em segurança do trabalho. Documentos desta natureza devem estar disponíveis, independentemente do porte da organização e do número de funcionários contratados.

Para comodidade do departamento de RH, recomenda-se coloque separadamente uma lista de categorias especiais de trabalhadores: menores, empregados em trabalhos perigosos, trabalhadores com deficiências de desenvolvimento, cidadãos estrangeiros, etc. Em caso de inspecções, a inspecção do trabalho presta maior atenção ao cumprimento dos seus direitos laborais.

Para informações sobre as regras e funcionalidades das fiscalizações da inspecção do trabalho, veja a seguinte vídeo-aula:

A Inspecção do Trabalho do Estado tem poderes significativos para verificar o cumprimento da legislação laboral pelos empregadores. Então, que documentos a inspecção do trabalho verifica? Nós vamos te contar no artigo.

Na maioria das vezes, a inspecção do trabalho realiza inspecções com base em reclamações. Como não existe uma lista de verificação claramente estabelecida, recomendamos a preparação para uma auditoria de todos os documentos relacionados ao pessoal - contratos de trabalho, disposições diversas (sobre salários, bônus, rotina diária), pedidos, cadernos de trabalho, recibos de pagamento, planilhas de horas, documentos de pagamento e folha de pagamento , proteção trabalhista e assim por diante.

As principais questões da realização de inspeções estão refletidas no Código do Trabalho da Federação Russa no Capítulo 57 “Controle estatal (supervisão) e controle departamental sobre o cumprimento da legislação trabalhista e outros atos jurídicos regulamentares que contenham normas de direito trabalhista (artigos 353-368 do Trabalho Código da Federação Russa).”

Pela regra estabelecida em lei, as fiscalizações realizadas pelos fiscais estaduais do trabalho nas organizações podem ser agendadas e não programadas (que, por sua vez, se dividem em documentais e presenciais). O procedimento para a realização de auditorias é determinado por lei. Para iniciar as ações de verificação, tanto a primeira como a segunda opções requerem motivos (motivos, casos).

Motivos para a realização de uma fiscalização não programada pela inspecção do trabalho

não pagamento (atraso) ou pagamento incompleto dos salários em dia;
fixar salários em valor inferior ao previsto na legislação trabalhista, ou seja, abaixo do salário mínimo;
incumprimento por parte do empregador das instruções do inspector do trabalho;
recebimento de informações sobre violações da legislação trabalhista que resultaram em ameaça de dano à vida e à saúde dos trabalhadores;
reclamação de funcionário sobre violação de direitos trabalhistas;
solicitação de um funcionário para verificar as condições de trabalho e segurança em seu local de trabalho;
ordem dos chefes da inspeção do trabalho ou Serviço federal sobre trabalho, publicado com base em instruções do Governo da Federação Russa, do Presidente da Federação Russa ou do promotor.

Os recursos e declarações que não permitam identificar o requerente da Rostrud ou do seu órgão territorial, bem como os recursos e declarações que não contenham informação sobre esses factos, não podem servir de base para uma fiscalização não programada do empregador.

O empregador é notificado de uma inspeção não programada por um funcionário autorizado da Rostrud ou do seu órgão territorial encarregado de realizar a inspeção, pelo menos vinte e quatro horas antes do início da inspeção, por qualquer meio disponível.

A fiscalização não programada do empregador pode ser realizada sob a forma de fiscalização documental e (ou) fiscalização in loco.

Inspeção programada pela inspeção do trabalho

Uma inspeção programada é possível para qualquer organização e é realizada uma vez a cada três anos.

Para implementá-lo, basta ter os fundamentos especificados em Lei federal datado de 26 de dezembro de 2008 nº 294-FZ:

três anos se passaram desde a data do registro estadual do empregador;
decorreu um período de três anos desde a conclusão da última inspeção programada;
o empregador exerce efetivamente a sua atividade empresarial durante três anos (a contar da data de apresentação do aviso especial ao órgão autorizado).

Esta lista de fundamentos está encerrada, ou seja, os fiscais não têm o direito de citar outros motivos para a realização de fiscalizações planejadas de cumprimento das normas trabalhistas.

Verificação de documentos pessoais.
Verificar a segurança do trabalho executado.

Verificando documentos pessoais

Em primeiro lugar, na preparação para a visita de fiscalização, deve-se verificar a composição dos documentos. A Inspecção do Trabalho estará interessada em materiais relacionados com relações de trabalho e com proteção trabalhista. É necessário certificar-se de que esses documentos estão em perfeita ordem.

Documentos pessoais que serão verificados:

documentos constituintes;
Acordo coletivo;
todos os papéis relacionados a salários;
regulamentos trabalhistas internos;
contratos de trabalho (o artigo 57 do Código do Trabalho da Federação Russa estabelece as condições essenciais para a celebração de um contrato de trabalho);
mesa de pessoal;
planilhas de ponto;
folhas de ponto para funcionários envolvidos em trabalhos perigosos;
folhas salariais;
Atestado médico;
calendário de férias;
cartões pessoais;
ordens de nomeação para um cargo;
livros de trabalho;
livro de contabilidade da movimentação das cadernetas de trabalho e encartes das mesmas;
regulamentos sobre remunerações e bônus;
disposições relativas à protecção de dados pessoais.

Resolução do Comitê Estadual de Estatística de 5 de janeiro de 2004 nº 1 “Sobre a aprovação de formas unificadas de documentação contábil primária para contabilidade e pagamento de trabalho” estabelece a forma de pedidos, cartões pessoais, horários de férias, quadros de pessoal, folhas de ponto e outros documentos relacionado à contabilidade de pessoal, cálculo de horas de trabalho e salários. Absolutamente todas as empresas, independentemente da sua forma de propriedade, são obrigadas a seguir esta resolução. Existem várias exceções para organizações orçamentárias.

Verificando a documentação interna local

Isto inclui um acordo coletivo, regulamentos trabalhistas internos, regulamentos sobre salários e bônus, regulamentos sobre a proteção de dados pessoais e regulamentos sobre segredos comerciais. Os documentos listados devem estar em conformidade com a lei, não devem contradizer-se e não agravar a situação dos colaboradores da empresa face às normas da lei.

Todos estes documentos devem ser comparados com contratos de trabalho, pois muitas vezes contêm diferentes modos de funcionamento; É também necessário comparar o quadro de pessoal, o Regulamento de remunerações e prémios com o contrato de trabalho, de forma a excluir diferentes sistemas remuneratórios e diferentes datas de recebimento de salários.

Verificando o calendário de férias

Você deve certificar-se de que todos os funcionários saíram de férias nos últimos anos e de que os cronogramas de férias não foram violados; Se um de seus funcionários não recebeu o valor exigido, faça isso agora mesmo. Não se esqueça que deve ser aprovado o mais tardar duas semanas antes do final do ano civil. Preste atenção se a duração das férias é ilegal. Nos casos em que um dos colaboradores saiu de férias não programadas, é necessário fazer alterações de acordo com as ordens e declarações dos colaboradores.

Verificando pagamentos de salários

Os inspetores certamente estarão atentos à forma como os salários são pagos (por lei é necessário pagá-los duas vezes por mês). Os regulamentos internos, acordos coletivos e trabalhistas devem refletir informações sobre o horário e local de pagamento dos salários.

Os fiscais também ficarão atentos ao valor do salário, lembrando que não deve ser inferior ao mínimo estabelecido em lei;

Se um funcionário receber subsídios ou bônus, a organização deve documentar esse fato. Você também deve verificar se todos os funcionários demitidos foram pagos.

Verificação de informações relacionadas à proteção trabalhista

Ao verificar a segurança do trabalho executado, os inspetores procuram as seguintes condições:

requisitos relacionados ao treinamento e instrução de funcionários;
medidas de segurança durante o trabalho;
fornecer aos trabalhadores equipamentos de proteção;
organizar e realizar a certificação dos locais de trabalho de acordo com as condições de trabalho (agora SOUT), bem como utilizar os resultados dos locais de trabalho automatizados (SOUT) para a concessão de benefícios e remunerações aos colaboradores, realização periódica exames médicos e etc.

Durante a auditoria, os fiscais da fiscalização estadual do trabalho, além de conferir os documentos necessários, podem fiscalizar todas as dependências do empreendimento, tirar dúvidas aos funcionários e solicitar informações faltantes aos funcionários responsáveis.

Período de verificação

Regra geral, o prazo para realização de vistoria programada não pode ser superior a 20 dias úteis para as sucursais, o prazo geral não é superior a 60 dias úteis; Se estamos falando de pequenas empresas, então para uma pequena empresa e uma microempresa esse período é igual a 50 horas e 15 horas, respectivamente. Estas conclusões não se aplicam a inspeções não programadas. Se necessário, o prazo para inspeção in loco programada é prorrogado por 20 dias úteis (mas não mais), sobre o qual o empregador deve ser avisado com 3 dias de antecedência.

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Olá! Hoje vamos discutir o que é uma fiscalização da inspecção do trabalho, quais as violações que revela e o que o empregador enfrenta se infringir a lei. Uma auditoria da repartição de finanças é a segunda mais popular depois da auditoria fiscal.

Se você tem pelo menos um funcionário contratado, esteja preparado que você será verificado quanto à conformidade com as leis trabalhistas e padrões de segurança do trabalho. Mas, como dizem, avisado vale por dois. Consequências indesejáveis podem ser evitadas se você souber quando, como serão verificadas e como você pode se preparar.

O procedimento para a realização de uma fiscalização pela inspecção do trabalho

Todo o processo de verificação consiste em várias etapas:

Alerta. A inspecção notifica o empregador de uma inspecção in loco ou documental planeada com o máximo de três dias de antecedência, enviando-lhe uma cópia da ordem de inspecção contra assinatura. Por sua vez, o fiscalizado tem o direito de solicitar informações completas sobre as autoridades e seus funcionários que realizarão a fiscalização, bem como regulamentos com procedimento detalhado para as atividades de controle. Mesmo sobre uma fiscalização não programada, o empresário deve ser avisado por carta um dia antes de seu início.
Verificação de documentos, inspeção no local pela inspeção do trabalho. Normalmente, uma fiscalização começa com a solicitação de cópias dos documentos de interesse da fiscalização, mas acontece que primeiro é realizada uma fiscalização in loco. O fiscal deverá iniciar o trabalho apresentando um cartão de identificação individual e uma ordem de fiscalização, que você recebeu previamente como notificação. Somente será legal a fiscalização realizada pela pessoa indicada na ordem de realização da fiscalização.

Duração máxima da verificação:

Com base no resultado da fiscalização, são lavradas duas vias do laudo. Em casos raros, o relatório é elaborado imediatamente pelo empregador, na maioria das vezes a pessoa fiscalizada é chamada à fiscalização para preencher os documentos;
Se o inspetor encontrar violações(é triste, mas isso acontece na maioria dos casos), então ele emitirá um pedido contendo:

Descrição da infração e data de seu cometimento;
Link para a legislação pertinente;
Prazos para eliminação de violações. Se uma nova inspeção mostrar que as violações não foram eliminadas, a empresa enfrentará responsabilidade administrativa.

De acordo com a lei, o resultado da fiscalização pode ser objeto de recurso.

Limites do que é permitido

O que é que os inspetores do trabalho têm o direito de fazer e que ações estão para além do âmbito das suas descrições de funções?

As competências estão especificadas detalhadamente na Resolução do Governo n.º 875, mas aqui estão as principais:

Verifique o empregador a qualquer hora do dia. No entanto pré-requisitoé a presença de certificado e pedido;
Receber documentos e dados para verificação, tanto dos próprios empregadores quanto de autoridades federais ou territoriais;
Colete amostras de substâncias para análise. Somente se for lavrado o ato correspondente;
Investigar acidentes que possam ter sido causados por infrações às normas de segurança do trabalho;
Envie instruções para eliminar violações. Até mesmo o afastamento de certas pessoas do trabalho. O empregador não tem o direito de recusar o seu cumprimento;
Em casos extremos, apresentar ao tribunal pedido de encerramento das atividades da empresa;
Participe de litígios como perito.

Informamos que em 2019 as fiscalizações decorrerão num novo formato, que foi estabelecido pelo Decreto do Governo n.º 1.080, de 8 de setembro de 2017. Os poderes e procedimentos dos inspetores permanecem os mesmos. As mudanças afetaram os resultados da auditoria. Agora eles serão inseridos em checklists, que são agrupados por tema. Uma folha - um tópico.

Tomemos, por exemplo, um contrato de trabalho. O fiscal tem o direito de perguntar ao trabalhador se este celebrou contrato de trabalho com a empresa. Caso se verifique que não, e isso se confirma durante a fiscalização, o contrato não foi apresentado pela administração da empresa mediante solicitação, a infração é registrada no checklist. Todas as violações identificadas devem ser documentadas, para que posteriormente não haja disputas ou divergências com os resultados da fiscalização.

Em essência, os checklists são uma espécie de questionário - um guia, segundo o qual o inspetor faz perguntas no âmbito de um determinado tópico do checklist e, ao receber as respostas, exige que sejam documentadas. Foram aprovadas 132 listas de verificação, mas isso não significa que todas serão concluídas. Em cada caso específico, o fiscal, com base nas atividades da empresa, decide de forma independente quais folhas utilizar e quais não. O que chama a atenção é que ele não tem o direito de verificar mais do que o indicado nos checklists.

Os inspetores não podem:

Solicitar informações e amostras que não tenham relação com o objeto da fiscalização;
Apreender os originais de quaisquer documentos.

Motivos de fiscalização da inspecção do trabalho

As inspeções da inspeção do trabalho, como a maioria das outras inspeções, podem ser programadas ou não programadas.

Qualquer organização pode ser sujeita a uma inspeção programada pela inspeção do trabalho. São necessárias razões mais convincentes para uma inspeção não programada.

Portanto, o motivo de uma inspeção pode ser:

Uma inspeção programada pode ser baseada em um dos seguintes motivos:

O empregador registou-se ou iniciou a sua atividade há 3 anos;
A inspeção anterior terminou há 3 anos.

De acordo com a moratória sobre as inspeções de pequenas empresas na Rússia, até ao final de 2018, as empresas abrangidas pela lei estavam isentas de inspeções programadas pela inspeção do trabalho. Atualmente, o Ministério do Desenvolvimento Económico e o Procurador-Geral, em nome do Governo, estão a desenvolver alterações à legislação que prevê a prorrogação desta moratória até 2022.

O calendário de inspeções para 2019 já foi apresentado no site da Procuradoria-Geral da República.

O ímpeto para uma inspeção não programada (não há restrições legais quanto à frequência de tais inspeções) pode ser:

Expiração do prazo de cumprimento da encomenda desde a última vistoria;
Emissão de despacho com base em instruções do Ministério Público;
Atraso por parte do empregador dos salários, bem como o seu pagamento não integral;
Folha de pagamento abaixo do mínimo exigido por lei;
Violação Normas do trabalho Federação Russa, causando uma ameaça à saúde dos funcionários;
Recebimento de reclamações de funcionários sobre violação de seus direitos especificados no Código do Trabalho da Federação Russa ou pedidos de verificação das condições de trabalho (a fiscalização não considera pedidos anônimos, mas deve agir de forma confidencial, sem publicidade para cuja reclamação a fiscalização foi organizada) .

O que é que a inspecção do trabalho verifica?

O cumprimento de qualquer legislação trabalhista na empresa está sujeito a verificação.

O inspector do trabalho tem o direito de solicitar (e será obrigado a fornecer) os seguintes documentos:

Contratos de trabalho, cartões pessoais de colaboradores e outros dados sobre os mesmos;
Cadernetas de trabalho dos empregados da empresa e seu registro contábil;
Cronograma de trabalho e planilha de horas trabalhadas;
Atestados de licença médica, documentos de exames médicos de funcionários;
Cronograma de férias, bem como demais documentos a ele relacionados (declarações de funcionários);
Planilhas de cálculo;
Demonstrativos contábeis, contas individuais de funcionários e outras informações sobre pagamentos de funcionários;
Estatuto da empresa e regulamentos internos;
Registro de trabalho com cidadãos de outros estados e beneficiários;
Regulamentos sobre salários, bônus e dados pessoais dos funcionários;
Prova (assinaturas pessoais) de que todos os funcionários estão familiarizados com os documentos acima.

A lista exacta de documentos a fiscalizar pela inspecção do trabalho depende da base da sua conduta.

Como se preparar para uma inspeção de inspeção do trabalho

A infração mais comum que acarreta multa ao empregador é a falta de todos os documentos necessários.

Os atos locais são obrigatórios para todas as organizações, mesmo as menores, com funcionários contratados. Por exemplo, este é um conjunto de regulamentos internos, regulamentos sobre dados pessoais de funcionários.

É também obrigatória a emissão de recibo de vencimento (o pagamento por transferência bancária não foge à regra) – não necessita de ser emitido mediante assinatura, mas os colaboradores devem estar conscientes do seu direito de saber o pagamento efetuado no mês. Se desejar, o empregador tem uma forma de se assegurar mantendo um registro da emissão dos recibos de vencimento.

O empregador deve manter os livros de trabalho de todos os funcionários em um cofre.

Os empregadores muitas vezes cometem imprecisões na preparação de documentos básicos. Por exemplo:

A taxa salarial não é especificada;
A cópia do contrato de trabalho (qualquer outro documento) pertencente ao empregador não contém a assinatura do trabalhador;
O calendário de férias foi assinado até 14 dias antes do início do ano civil.

Além dos documentos, você também deve zelar pelo cumprimento de todas as normas da legislação trabalhista. A certificação oportuna e a segurança dos funcionários em seus locais de trabalho são muito importantes. A necessidade de roupas ou acessórios especiais para os trabalhadores, máscaras ou luvas de proteção e muito mais depende do tipo de trabalho que realizam.

Outros erros comuns:

As férias anuais são divididas em pequenas partes, e nenhuma delas chega a 14 dias;
O salário é inferior ao salário mínimo;
O valor do salário não é indicado em rublos russos;
Os salários são pagos menos de uma vez a cada 15 dias e não há consentimento por escrito do funcionário para tal cronograma de pagamento;
Contratação de cidadãos estrangeiros com contrato a termo antes do termo da autorização de trabalho. Para evitar responsabilidade administrativa com cidadãos estrangeiros, é melhor celebrar contratos padrão por tempo indeterminado.

Multas da inspecção do trabalho

Se o inspetor do trabalho revelar violações, primeiro o empregador receberá uma ordem. A não eliminação de todos os pontos do pedido poderá resultar em suspensão da atividade ou multa.

Dependendo da infração, poderá ser aplicada multa à própria empresa, ao seu gestor, empreendedor individual, ou pessoas responsáveis(pode ser o chefe do departamento de pessoal ou o contador-chefe), desde que previsto nas regras da empresa.

As multas mais comuns sãoemitida pela inspecção do trabalhoV2018 ano:

Violação	Multa para um funcionário		Multa para empreendedores individuais	Multa para pessoa jurídica
Violação das leis trabalhistas	1.000 - 5.000 rublos			30.000 - 50.000 rublos
Violação repetida das leis trabalhistas	10.000 - 20.000 rublos ou desqualificação por até três anos	5.000 - 10.000 rublos		50.000 - 100.000 rublos
Admissão ao trabalho de trabalhador que não tem direito a fazê-lo (por exemplo, sem atestado de saúde), mas o trabalhador nega.	10.000 - 20.000 rublos para o empregador e 3.000 - 5.000 para o empregado
Evasão de celebração de contrato de trabalho com empregado ou sua execução incorreta	10.000 - 20.000 rublos		5.000 - 10.000 rublos	50.000 - 100.000 rublos
Evasão reiterada à celebração de contrato de trabalho, execução deliberadamente incorreta do mesmo ou readmissão ao trabalho de trabalhador que não tem direito a fazê-lo	Desqualificação por até três anos		30.000 - 40.000 rublos	100.000 - 200.000 rublos
Violação dos requisitos de proteção do trabalho	2.000 - 5.000 rublos			50.000 - 80.000 rublos
Violação repetida da proteção trabalhista	30.000 - 40.000 rublos ou desqualificação por até três anos			100.000 - 200.000 rublos ou cessação da atividade por até três meses
Violação de requisitos especiais de inspeção	5.000 - 10.000 rublos			60.000 - 80.000 rublos
Permissão para trabalhar para funcionário que não tenha recebido treinamento em segurança do trabalho	15.000 - 25.000 rublos			60.000 - 80.000 rublos
Não fornecer aos funcionários equipamentos de proteção individual (quando necessário)	25.000 - 30.000 rublos			130.000 - 150.000 rublos

Investigação administrativa pela inspecção do trabalho

A inspecção do trabalho visita a empresa com uma inspecção para monitorizar o cumprimento da lei, mas se o inspector realizar trabalhos para estabelecer e registar violações por parte do empregador e levar o infrator à justiça de acordo com o Código da Federação Russa em Infrações Administrativas, então estamos falando de inquérito administrativo.

A decisão de iniciar uma investigação é tomada pelo próprio funcionário da Rostrud ou por um funcionário da inspecção estadual do trabalho.

Uma investigação é iniciada nos seguintes casos:

Como resultado de uma fiscalização que revelou violações. Mas antes de iniciar uma investigação, o inspetor é obrigado a obter explicações da pessoa suspeita de violação, depoimentos de testemunhas e vítimas (se houver) e, em seguida, solicitar formalmente informações para resolver o caso;
Em decorrência do recebimento de reclamação contra o empregador ou mensagem contendo dados suficientes para suspeitar de infração administrativa por parte do empregador.

O documento que inicia uma investigação é chamado de determinação. No prazo de 24 horas após a sua elaboração, uma cópia do documento é entregue ao empregador e à vítima contra recibo.

O texto da definição contém:

Data e local da sua compilação;
Nome completo, cargo do compilador;
Motivo para iniciar um processo administrativo;
Depoimento de testemunhas e outras possíveis provas da infração;
O artigo correspondente do Código da Federação Russa sobre infrações administrativas;
Um registro explicando aos participantes da investigação seus direitos e responsabilidades.

A investigação não dura mais de um mês a partir da data de início do processo e pode ser conduzida tanto pelo fiscal que realizou a fiscalização anterior quanto por outro fiscal estadual do trabalho.

Desenvolvimentos futuros dependem dos resultados da investigação.

Se a violação não for confirmada- o inspetor decide encerrar o caso.

Se a violação for comprovada- o fiscal elabora protocolo sobre infração administrativa. No prazo de 15 dias, o caso será analisado pela inspecção estadual do trabalho. Em casos raros (geralmente se a violação for repetida), o inspector encaminhará o caso para tribunal;

A conclusão da investigação consistirá na emissão pela fiscalização ou tribunal de decisão de aplicação de sanção administrativa ou de encerramento do processo.