Tipi di corrispondenza commerciale - file n1.docx. Come scrivere una proposta di iniziativa Esempio di lettera di proposta

Prima di iniziare a preparare una lettera commerciale di iniziativa, dovresti assicurarti che scrivere tale lettera sia assolutamente necessario.

Questa necessità può essere dovuta alle seguenti circostanze:

• 1) la questione (gruppo di questioni) che si intende trattare in una lettera commerciale non può essere risolta al momento né durante un incontro personale, né telefonicamente, né in altro modo per temporanea indisponibilità (assenza) del destinatario ;
• 2) intendi fissare (per te e per il destinatario) alcune informazioni su supporto cartaceo per potervi successivamente - se del caso - farvi riferimento;
• 3) intendi disporre in modo adeguato i tuoi pensieri per dargli un aspetto più ordinato e così renderli più chiari, comprensibili e convincenti per il destinatario;
• 4) intendi pre-dedicarti al corso di un caso che ti sembra piuttosto complicato (o è qualcosa di del tutto sconosciuto al destinatario fino ad oggi) di una persona da cui dipenderà in definitiva il suo esito; per fornirgli informazioni rilevanti, utilizzi una lettera commerciale;
• 5) intendi comunicare al destinatario qualcosa di confidenziale.

Fai attenzione anche a chi esattamente in questo caso è il destinatario, quale sarà la sua reazione più probabile alla lettera commerciale e come questa reazione corrisponderà all'obiettivo che intendi raggiungere con il tuo messaggio.

Se, dopo aver analizzato la situazione, hai stabilito la tua intenzione di preparare e inviare una lettera commerciale, allora, senza rimandare, mettiti al lavoro.

A questa fine:

• a) pianificare il tempo necessario (e allo stesso tempo sufficiente) per il lavoro produttivo su una lettera commerciale;
• b) determinare esattamente dove farai questo lavoro: in ufficio, a casa o altrove;
• c) preparare tutto il necessario per una lettera commerciale: carta o modulistica adeguata, un computer, una stampante, un floppy disk per salvare un file con testo, una penna, una matita (per prendere appunti e correzioni in una bozza), magari una gomma, un "tratto", una busta e dei francobolli ad essa, un biglietto da visita o altro materiale che si intende allegare al messaggio (le domande si preparano a parte);
• d) selezionare inoltre tutto il materiale informativo e di riferimento necessario per lavorare sul testo: corrispondenza nel merito della questione sollevata nella lettera commerciale, relazioni, note, certificati, sintesi, atti, relazioni, contratti, ecc.;
• e) per ogni evenienza, fare scorta di letteratura, in particolare dizionari (ortografia, sinonimi, parole straniere, ecc.) o un dizionario enciclopedico, nonché qualsiasi altra letteratura specialistica (anche periodici), ad esempio giuridica.

• a) è specificata la finalità (finalità funzionale) della lettera commerciale (ad esempio, si intende richiedere ad un partner commerciale determinate informazioni relative ad una bozza di accordo di collaborazione);
• b) viene determinato il tipo di lettera commerciale (in questo caso si tratta di una lettera di richiesta);
• c) viene determinata la struttura generale della lettera commerciale (il primo comma serve a descrivere la situazione intorno alla bozza di contratto, il secondo comma ad affermare l'essenza della richiesta, il terzo comma a giustificare la necessità di ottenere le informazioni richieste , il quarto comma è ringraziare per la collaborazione, e anche chiedere di rispondere al più presto, ecc.);
• d) i principali mezzi del discorso sono determinati per raggiungere l'obiettivo specificato (formulazioni standard per la formazione di uno "scheletro" del contenuto, righe di testo per fornire un collegamento tra i paragrafi);
• e) vengono determinati i fatti e gli eventi più importanti, il cui riferimento deve essere fatto nella lettera (ad esempio, a giustificazione dei motivi del proprio operato);
• f) si determina la forma dell'indirizzo, la formula di cortesia finale, il modulo di firma, si chiarisce la necessità di predisporre gli allegati alla lettera commerciale.

Dopo che il piano della lettera commerciale è stato redatto, dovrebbe essere attentamente rivisto e perfezionato. Sulla base della versione finale del piano, puoi iniziare a preparare una bozza del contenuto principale (testo) di una lettera commerciale.

La redazione prevede:

• a) formulare pensieri chiave che riflettano l'essenza di una lettera commerciale (sotto forma di frasi separate);
• b) interconnessione di singole frasi in commi (coerentemente per tutti i commi);
• c) la formulazione dei collegamenti testuali tra i paragrafi, nonché, se necessario, la riga di testo iniziale e finale.

Dopo aver fissato una bozza di lettera commerciale su carta o sullo schermo di un computer, dovresti:

• a) redigere il progetto, apportando a tal fine un'ulteriore strutturazione del testo, nonché la sua elaborazione stilistica;
• b) correggere il progetto, ovvero trovare, contrassegnare e correggere errori di ortografia, punteggiatura, ecc. contenuti nel testo;
• c) riformattare una bozza di lettera commerciale su un nuovo supporto, utilizzando un altro foglio di carta e un apposito file informatico.

Bozza aggiornata:

• a) rileggere;
• b) rieditata e corretta;
• c) è emesso nella versione corretta.

A tal fine, il testo di una lettera commerciale è "collegato" con un pre-pensato:

• - saluto (a volte in combinazione con un appello);
• - la formula finale di cortesia;
• - firma.

Una versione di lavoro completamente assemblata (compilata) di una lettera commerciale viene infine rivista dall'autore (sviluppatore) per identificare errori e imprecisioni nascosti nel testo.

Infine, la fase finale del lavoro su una lettera commerciale prevede:

• a) accordo sul testo (quando necessario);
• b) esecuzione di una lettera commerciale su carta intestata o foglio di carta per iscritto nel rispetto delle norme vigenti in materia;
• c) registrazione delle domande (se presenti);
• d) firmare una lettera;
• e) conversione e registrazione delle lettere (quest'ultima non è necessaria per le lettere commerciali private);
• e) invio all'indirizzo indicato sulla busta. Esempi delle lettere commerciali proattive più comuni :
• ma) esempio di lettera di richiesta

Direttore generale della società per azioni aperta "AAA"

I. O. Cognome

Caro Signore..!

L'ufficio commerciale della nostra azienda è estremamente interessato alla fornitura di alcuni dei prodotti della Vostra Azienda e, in particolare, ... (specificare nello specifico).

In relazione a quanto sopra, vi chiedo di inviare all'azienda un catalogo (listino, bozza di contratto, ecc.) dei prodotti che ci interessano.

Data desiderata per la ricezione dei cataloghi -... (specificare in modo specifico). Cordiali saluti.

Vice Direttore Generale per il Marketing

I. O. Cognome

b) un esempio di lettera-messaggio

Direttore esecutivo

CJSC "VVV>> I. O. Cognome

Caro nome patronimico! Sono lieto di informarvi che la direzione dell'azienda sta attualmente valutando la possibilità di aprire una nuova filiale in ... (specificare nello specifico) al fine di aumentare le vendite dei prodotti. Data prevista di inizio della succursale - ... (specificare nello specifico). Organico - ... (specificare in modo specifico). Queste informazioni ti vengono fornite per tua informazione.

Rispettosamente,

Direttore commerciale di OJSC "GGG" I. O. Cognome

c) un esempio di lettera di richiesta

Rettore dell'Istituzione Educativa Statale...

I. O. Cognome

Direttore della FSUE "DDD" I. O. Cognome

Caro Nome Cognome!

Le mando una richiesta di conferma documentale dell'anzianità di servizio di un dipendente della nostra impresa... (specificare nello specifico), che ha perso il libretto di lavoro a causa di... (specificare nello specifico). Informazioni sul lavoro ... presso l'impresa a voi affidata, si prega di fornire nel modulo:

Le informazioni specificate sono necessarie per l'emissione ... un duplicato del libro di lavoro.

Cordiali saluti, Direttore di MGUP "NEE" I. O. Cognome

Vice Direttore Risorse Umane I. O. Cognome

d) un esempio di lettera di candidatura (di intenti)

Caro nome patronimico!

Con questa dichiarazione, ho l'onore di annunciare l'intenzione della nostra istituzione di continuare una proficua collaborazione con i soggetti a voi affidati... (istituto, università, accademia). Lo scorso anno accademico ha chiaramente dimostrato che le nostre organizzazioni hanno un potenziale significativo per un'interazione efficace e reciprocamente vantaggiosa.

Auguro a te e al corpo docente... successo creativo e benessere.

Rispettosamente,

Capo dell'Istituto di ricerca... I. O. Cognome

e) un esempio di lettera d'ordine

Al capo del reparto vendite di CJSC "ZhZhZh" I. O. Cognome

Signora..!

Ti chiediamo di accettare a titolo oneroso un ordine per l'acquisto da CJSC "ZhZhZh" ... (indicare il nome del prodotto) nella quantità ... (indicare nello specifico). Attiriamo la vostra attenzione sul fatto che i più preferibili per la vendita sono i prodotti che hanno ... (indicare le caratteristiche che contribuiscono a migliorare le vendite dei prodotti).

Vi chiedo inoltre di trovare un'opportunità per completare l'ordine con un numero approssimativamente uguale di prodotti con le caratteristiche elencate. Vi chiedo di inviare l'ordine ... (indicare la quantità) in lotti uguali - a ...

e... (inserire le date).

Cordiali saluti. Direttore della casa commerciale I. O. Cognome

f) un esempio di lettera di congratulazioni (opzione 1)

Nome. Secondo nome. Cognome (al dativo)

Caro (nome. patronimico)!

Consentitemi, a nome di ... (specificare in modo specifico) e a nome mio, di congratularmi con Vasya per il suo compleanno! Da anni lavorate proficuamente a beneficio della nostra azienda da... (specificare nello specifico), dedicando alla causa le vostre conoscenze ed esperienze professionali. La tua attività lavorativa è un raro esempio di successo professionale, un esempio che merita rispetto e imitazione.

In questo giorno gioioso, ti auguriamo sinceramente, caro nome patronimico, buona salute, successo in tutti gli sforzi, prosperità e prosperità, pace e felicità!

Cordiali saluti.

Iniziali (Nome) Cognome

g) un esempio di lettera di congratulazioni (opzione 2)

Membri del consiglio di JSCB "Bank "Eldorado""

Egregi Signori!

Ho l'onore di congratularmi con voi per l'eccezionale completamento del progetto di investimento sul finanziamento... (specificare nello specifico).

È per me un grande piacere informarvi che, secondo stime preliminari, l'utile della banca in relazione al completamento di questo progetto supererà le cifre previste. Sono inoltre estremamente lieto che il completamento tempestivo e di grande successo di questo progetto crei condizioni più che favorevoli per l'attuazione di altri programmi di investimento altrettanto significativi, vale a dire ... (specificare).

Consentitemi, signori, di esprimere la fiducia che le attività della nostra banca continueranno ad essere altrettanto di successo e nobili. Ti auguriamo tutto il meglio.

Con perfetto rispetto,

• (Cognome I.O.), Direttore Generale
• h) esempio di lettera di invito

Egregi Signori!

Il Polo Fieristico Regionale "Nuovo Eremo" ha l'onore di invitarvi a partecipare alla mostra-fiera... (specificare nello specifico). La mostra-fiera si terrà a ... (specificare) dal ... al ... (specificare).

Il programma della mostra-fiera prevede lo sviluppo delle seguenti sezioni tematiche:

Le mostre-fiere annuali... sono i più grandi eventi di questo tipo attualmente organizzati nella... regione. Ogni anno, in media, più di ... espositori partecipano ai lavori di queste mostre.

Pertanto, i partecipanti alla mostra-fiera ... hanno ottime opportunità sia per dimostrare i loro risultati sul campo ... sia per uno scambio produttivo di esperienze, compresa la creazione di nuove partnership.

In relazione a quanto sopra, il comitato organizzatore della mostra-fiera ... invita la vostra organizzazione a prendere parte ai suoi lavori. Siamo pronti a fornirvi ogni possibile assistenza nella preparazione alla partecipazione e alla partecipazione diretta a questo importante evento.

Per maggiori informazioni è possibile contattare:....

L'indirizzo del sito web del comitato organizzatore della mostra-fiera è....

Per richiedere la documentazione relativa alla domanda, si prega di contattare... (specificare) via e-mail...

Saremo lieti di vedere la vostra organizzazione tra i partecipanti alla mostra-fiera....

Cordiali saluti,

Presidente del Comitato Organizzatore... Nome Cognome Segretario del Comitato Organizzatore... Nome Cognome

i) un esempio di lettera di scuse

Al Direttore Generale del CJSC "KKK" I. O. Cognome

... (indicare il nome completo dell'impresa) si scusa con te in relazione all'indebito adempimento degli obblighi previsti dal contratto datato ... No. .... Ti informo inoltre che quanto accaduto, purtroppo, è diventato possibile a causa a circostanze al di fuori del controllo dell'attività la nostra impresa.

Tuttavia, caro Nome Patronimico, esprimiamo il nostro profondo rammarico in relazione a questo fatto spiacevole. Allo stesso tempo, vorremmo sperare che questo sfortunato evento non influisca sulle prospettive della nostra cooperazione commerciale. Vorremmo inoltre assicurarvi che la direzione dell'impresa compirà sforzi vigorosi per garantire che tali incidenti non si ripetano.

Vi auguriamo sinceramente benessere e prosperità.

Rimango sinceramente tuo. Amministratore delegato di CJSC "LLL" I. O. Cognome

j) un esempio di una lettera di condoglianze

Al Direttore Esecutivo di CJSC "INN" I. O. Cognome

Caro nome patronimico!

Consentitemi di esprimere la mia solidarietà in relazione alla disgrazia che ha colpito la vostra impresa: un incidente di produzione che ha causato ingenti danni materiali.

Condividiamo il tuo dolore e in questo momento difficile intendiamo presentarti con questa lettera il nostro sostegno e la nostra simpatia. Allo stesso tempo, ti offriamo la nostra assistenza nella risoluzione dei problemi relativi al restauro e alla riparazione di un edificio, attrezzature e proprietà danneggiate.

Ci auguriamo sinceramente che le conseguenze dell'incidente vengano presto superate con successo. A questo proposito, confermiamo la nostra intenzione di mantenere e sviluppare in ogni modo possibile la cooperazione commerciale con la vostra azienda e voi personalmente.

Cogliendo questa opportunità, ti auguriamo, Nome Patronimico, forza d'animo, energia e perseveranza, buona fortuna nell'attuazione della tua difficile missione, la pronta e completa guarigione dell'Impresa, salute e benessere.

Con profonda simpatia e inesauribile rispetto, I. O. Cognome

(Se necessario, il nome della posizione è indicato dopo il cognome separato da una virgola.) h) un esempio di una lettera immagine

Al caporedattore di CJSC "TV Channel" I. O. Cognome

Caro nome!

Felice di poterti inviare un piccolo messaggio.

Credo che non abbiate dimenticato il nostro accordo su... raggiunto la scorsa settimana. Fammi sapere in che modo l'attuazione di questo accordo influirà sui piani a lungo termine della nostra cooperazione.

È stato anche estremamente interessante per me conoscere la tua opinione su .., la cui candidatura ti è stata recentemente proposta dal mio collega e amico di lunga data Name Family. In ogni caso sarò lieto di ricevere una vostra tempestiva risposta.

Spero tu stia bene?

Rimango sinceramente tuo, Nome Cognome, produttore

m) un esempio di lettera di ringraziamento

Al Direttore Generale di CJSC "PPP" I. O. Cognome

Caro nome patronimico!

Desidero esprimere la mia più sentita gratitudine a nome del personale di OAO "RRR" in relazione alle congratulazioni inviate alla nostra Società in occasione di ... (specificare in particolare).

Ci auguriamo sinceramente che le forti relazioni commerciali reciprocamente vantaggiose che si sono sviluppate tra le nostre imprese ricevano il loro ulteriore fruttuoso sviluppo. Colgo l'occasione per trasmettere a te e ai tuoi colleghi gli auguri di successo nel tuo lavoro, prosperità, pace e felicità.

Con immancabile rispetto, Direttore Generale dell'OAO "RRR" I. O. Cognome

Responsabile Risorse Umane CJSC "SSO I. O. Cognome"

Caro Signore..! Con questa lettera, sono lieto di raccomandarti Nome Sename Family, che ho l'onore di conoscere come un lavoratore coscienzioso, dignitoso e specialista promettente. Puoi sicuramente affidargli qualsiasi affare senza temere conseguenze negative.

Attesto inoltre che durante il tirocinio presso l'azienda a me affidata, il Sig. II. S. Spettacolo per famiglie! eccezionali capacità nel campo dell'informatica. Penso che sarà molto utile per la tua azienda come specialista.

Appendice: feedback del capo dipartimento sul lavoro di N. S. Family durante il tirocinio ...

Con il massimo rispetto, I. O. Cognome,

Vice Presidente delle Risorse Umane

di) esempio di una lettera di contenuto negativo (opzione 1)

Nome della posizione del dipendente I. O. Cognome

Caro Signore..! Siamo spiacenti di informarti che sei stato licenziato dalla nostra azienda dal... (sii specifico). Siamo sinceramente dispiaciuti che, nonostante i precedenti... (specificare quanto) provvedimenti disciplinari nei vostri confronti, non abbiate potuto cambiare in meglio il vostro lavoro.

Nonostante quanto accaduto, ricordiamo con gratitudine il lavoro che avete svolto con la dovuta responsabilità e con il dovuto zelo di servizio.

Puoi ottenere un estratto dell'ordinanza di licenziamento, calcolo e libretto di lavoro ... durante l'intera giornata lavorativa. Le necessarie istruzioni al riguardo saranno fornite ai funzionari competenti.

Ti auguriamo tutto il meglio.

A nome del Direttore Generale della società "TTT>>, I. O. Cognome, dirigente

o) un esempio di lettera di contenuto negativo (opzione 2)

I. O. Cognome

Cara signora..! Concorso per il posto vacante di Sales Manager.

Grazie per il tuo interesse per il nostro annuncio di lavoro e per il curriculum dettagliato (CV) che hai ricevuto a questo proposito.

Le informazioni che avete gentilmente messo a nostra disposizione sono state studiate con la dovuta attenzione. Tuttavia, con mio grande dispiacere, devo informarla che il suo cognome non è stato inserito nell'elenco finale (short list) dei candidati a tali posizioni.

Sono sinceramente dispiaciuto di doverti scrivere a riguardo. Colgo l'occasione per esprimere la speranza che il prossimo tentativo di Vata abbia più successo.

Cordiali saluti,

A nome del direttore generale ma al personale dell'azienda

I. O. Cognome, assistente d'ufficio p) un esempio di lettera con un'espressione di rifiuto

Al responsabile delle forniture di OAO FFF> I. O. Cognome

Caro Signore..! Con questa lettera, siamo profondamente rattristati nell'informarvi del nostro rifiuto di trasferire alla vostra organizzazione un pagamento aggiuntivo per le consegne effettuate ... (specificare quando) ... (specificare in modo specifico). La nostra decisione è dettata dalle seguenti circostanze:

• 1. La vostra organizzazione non ci ha comunicato ... (specificare in modo specifico), il che contraddice .... (specificare in modo specifico) gli accordi di fornitura e transazione per l'anno in corso.
• 2. La tua organizzazione ha effettuato una consegna ... (specificare) in ritardo rispetto ai termini previsti nell'accordo. Questa è anche una violazione dell'attuale accordo (Sub .... p .... (Specificare)).

Inoltre, non ti sei degnato di fornirci alcuna spiegazione su questo argomento.

I costi diretti e indiretti sostenuti dalla nostra azienda in relazione a ... (specificare in modo specifico) sono diventati una conseguenza di tali violazioni da parte dell'utente degli obblighi contrattuali.

In relazione a quanto sopra, riteniamo assolutamente illegittima la sua richiesta di ... (specificare in modo specifico). Da parte nostra, dobbiamo avvertire che in caso di ripetute consegne improprie di componenti, dovremo probabilmente occuparci di trovare un partner commerciale più affidabile.

Ci auguriamo che le nostre argomentazioni siano convincenti. La tua prossima richiesta di pagamento aggiuntivo ci costringerà a deferire questo caso all'arbitrato.

Cordiali saluti,

ST. responsabile dei fornitori

I. O. Cognome

consulente legale

I. O. Cognome c) esempio di lettera di curriculum

Per l'informazione della direzione della società "ChChCh" quando si considerano i candidati per un posto vacante:

MANAGER DELLE RISORSE UMANE

Richiedente: Nome Secondo nome Cognome, età ... anni (anni), istruzione ... (specificare in modo specifico), esperienza lavorativa nella specialità - ... anni (anni). Informazioni di contatto: telefoni:... (ufficio), (casa).:

Egregi Signori!

In... si è laureato... in Management. Da... a... anni. ha lavorato per ... in una posizione ... Nel periodo da ... ma ... non ha avuto un lavoro a tempo indeterminato per un anno - ha lavorato a tempo determinato in ...

Da ... ad oggi lavoro come responsabile delle risorse umane dell'azienda ... Le mie responsabilità lavorative includono:

• ma)...;
• B)...

Secondo i colleghi, ho una conoscenza sufficiente della legislazione della Federazione Russa e competenze pratiche pertinenti per svolgere i compiti di responsabile del personale.

Mi vesto con alta efficienza, ampia prospettiva. Ho buone capacità di lavorare con i programmi per computer

Per natura, è calmo e amichevole. Sono affezionato a... (specificare nello specifico). In allegato i riferimenti di precedenti lavori.

Cordiali saluti, I. O. Cognome

Esempio di lettera di proposta commerciale

Informativo - sono creati per trasmettere alcune informazioni. 2. Pubblicità - sono create al fine di influenzare il destinatario nel modo giusto.

2. Lettere-risposte. Secondo l'attributo del destinatario 1. Ordinario - di norma, inviato a un solo destinatario. 2. Circolari: quelle che un mittente invia a più destinatari.

Informazioni

Secondo la forma di invio 1. E-mail - vengono utilizzate dalle organizzazioni per risolvere rapidamente il problema, di solito non hanno valore legale. 2. Invii postali tradizionali - documenti che hanno valore legale.

Esempi: offerta, contratto, reclamo. Per composizione 1.

Lettera

Attenzione

Se prendi in considerazione tutti questi punti, la progettazione delle lettere ufficiali, in linea di principio, non sarà difficile. Ordine di presentazione Affinché il documento sia redatto correttamente, è necessario tenere conto di un certo ordine di presentazione delle informazioni in esso contenute.

Ad esempio, puoi considerare l'opzione su come scrivere una lettera di servizio-risposta. Innanzitutto è necessario ricordare che, secondo le regole del galateo, è necessario rispondere alle informazioni entro un giorno dal momento in cui vengono ricevute.
Se stiamo parlando di un'e-mail, il tempo ottimale non sarà superiore a due ore. Nel caso in cui non sia possibile aderire a tale regola, è meglio inviare un messaggio corrispondente al partner.
La lettera stessa, infatti, sarà composta da due parti:

1. Introduttivo. Il mittente indica l'oggetto, il motivo e le ragioni per scriverlo. Qui si può fare riferimento alla normativa che, per legge, funge da base per fornire una risposta.

Prepariamo le lettere secondo l'ospite

Lettera Una lettera è un nome generico per documenti di diverso contenuto che fungono da mezzo di comunicazione tra le istituzioni nel processo di svolgimento delle loro attività. Una lettera è il modo più comune per scambiare informazioni, unisce un enorme gruppo di documenti dai contenuti più diversi, distinti dal metodo di trasmissione del testo (per posta).

Le lettere costituiscono la maggior parte dei documenti in entrata e in uscita di qualsiasi istituzione e sono disponibili in molte varietà. Tipi di lettere:

• istruttivo;
• Accompagnando;
• informativo;
• garanzia;
• pubblicità;
• reclamo;
• arbitrato;
• lettere di conferma;
• lettere di sollecito;
• lettere di notifica;
• lettere di richiesta.

Le lettere esprimono congratulazioni, auguri, saluti in occasioni solenni.

In termini di volume, il testo della lettera, di regola, non deve superare una pagina. Lo scopo della compilazione e dell'invio delle lettere si riduce, di regola, a incentivi, da qui seguono i requisiti di base del testo: chiarezza, chiarezza, brevità.
La pratica della corrispondenza ha sviluppato diverse regole generali che devono essere seguite durante la compilazione e la formattazione delle lettere. La lettera dovrebbe essere dedicata a una questione, che semplifica le operazioni per la loro elaborazione e velocizza l'esecuzione nell'organizzazione a cui sono indirizzate.

Il testo della lettera, di regola, è riportato alla terza persona singolare, ad esempio: “La scuola non ha l'opportunità…”, “Nel prossimo anno la scuola non suggerisce…”, eccetera. Il diritto di firmare lettere ufficiali, di regola, appartiene al capo e durante la sua assenza (malattia, vacanza, viaggio d'affari) al suo vice o funzionario che funge da capo.

Lettera di servizio (campione)

Si ritiene che una lettera commerciale possa contenere solo una parte finale. Di norma, terminano con espressioni standard, ad esempio "Spero in un'ulteriore cooperazione", "Auguri". La formula di cortesia è posta prima della “firma” richiesta, e separata dalla posizione da una virgola. Aiuto Durante la progettazione, è importante che l'autore tenga conto di aspetti quali:

• il grado di conoscenza e la natura del rapporto con il destinatario;
• la posizione pubblica del destinatario e la sua correlazione con la posizione dell'autore;
• la situazione in cui avviene la comunicazione - la sua formalità o informalità;
• etichetta e norme adottate in una determinata azienda.

Design di una lettera, campione: Design di lettere secondo GOST Le lettere di servizio devono essere emesse su moduli speciali, formato A4 o A5, a seconda delle dimensioni del testo.

Tipi di corrispondenza commerciale - file n1.docx

Il testo delle lettere è un'informazione specifica, chiara, completa. In tali lettere è indicato separatamente l'indirizzo o il numero di telefono dell'organizzazione-autore. La lettera di avviso è simile nello stile alle lettere di invito e alle lettere informative. Viene compilato per un destinatario specifico ed è molto spesso una risposta a una richiesta. Si inizia con le parole: “informiamo”, “informiamo”, “ti informiamo”, ecc., poi vengono dichiarati tutti i fatti. Se tale lettera è indirizzata a una determinata persona, deve indicare il cognome, il nome, il patronimico della persona a cui è inviata.

La lettera di conferma contiene un messaggio circa la ricezione di un'eventuale spedizione (lettera, telegramma, bonifico, pacchi, merce, valori, ecc.), che il documento precedentemente redatto (ad esempio contratto, istruzione, ecc.) resta valido. . Una lettera può confermare qualsiasi fatto, azione, conversazione telefonica.

esempio di lettere di iniziativa

Informazioni sulla presenza di eventuali applicazioni, indicandone nominativi e numeri. 2.6. Informazioni sulla persona che ha firmato questo documento (posizione e nome completo).

3. La lettera dovrebbe affrontare solo una questione. La presenza di più argomenti renderà difficile la scelta di un artista. 4. Le informazioni devono essere espresse il più brevemente possibile, ma in modo chiaro. È auspicabile che il testo non richieda più di due pagine. 5. Indicare correttamente i dati del destinatario. Se si tratta di un'organizzazione, è necessario attenersi alla seguente sequenza: 5.1. Ragione sociale (al nominativo). 5.2. Unità strutturale (se necessario). 5.3. La posizione del destinatario (al dativo). 5.4. Le sue iniziali. 5.5. Indirizzo postale dell'azienda. 6. Se sono presenti più destinatari, viene indicato prima quello principale e poi tutti gli altri.

Secondo il suo volume, il testo della lettera non dovrebbe tradizionalmente superare una pagina. Lo scopo della compilazione e dell'invio delle lettere ϲʙᴏ è tradizionalmente basato sugli incentivi, quindi seguono i requisiti di base per il testo: chiarezza, chiarezza, brevità.

La pratica della corrispondenza ha sviluppato diverse regole generali, che sono estremamente importanti da seguire durante la compilazione e la formattazione delle lettere. La lettera dovrebbe essere dedicata a una questione, che semplifica le operazioni per la loro elaborazione e velocizza l'esecuzione nell'organizzazione a cui sono indirizzate.

Si noti che il testo della lettera, di regola, è riportato alla terza persona singolare, ad esempio: "La scuola non ha l'opportunità ...", "Nel prossimo anno, la scuola non suggerisce ... ", eccetera. Il diritto di firmare lettere ufficiali spetta tradizionalmente al capo, e durante la sua assenza (malattia, ferie, viaggio d'affari) al suo sostituto o funzionario che faccia da capo.

Esempi di lettere di iniziativa

Requisiti di base per scrivere una lettera commerciale

• La presenza di una carta intestata con il nome dell'organizzazione, indirizzo, logo e sigillo;
• La presenza dei margini è obbligatoria: a sinistra - 3 cm, a destra - 1,5 cm;
• L'intestazione di una lettera commerciale deve indicare il destinatario (nome, posizione);
• In accordo con le esigenze del lavoro d'ufficio, la data di invio della lettera e il suo numero di registrazione sono indicati nell'angolo in alto a sinistra;
• La lettera commerciale è firmata dal mittente (nome, posizione);
• Tradizionalmente, una lettera commerciale viene scritta in Times New Roman in 12 punti, a spaziatura singola.

Esempi chiari di lettere di corrispondenza commerciale sono le lettere di offerta, di garanzia o di accompagnamento, che differiscono per una serie di caratteristiche.
Quindi, prima di inviare, il destinatario deve capire chiaramente chi è il destinatario, quali informazioni ha, qual è il suo stato, quale potrebbe essere la risposta. Sono sei le fasi della preparazione e compilazione delle lettere ufficiali: studio della questione, raccolta delle informazioni necessarie sull'argomento, se necessario, studio degli atti legislativi pertinenti; preparare e scrivere una bozza di testo; approvazione del progetto e modifica necessaria; firma del capo; registrazione di una lettera in uscita; invio. Prima dell'invio, l'autore deve accertarsi di aver indicato: la ragione sociale e i dati di riferimento, la data e il numero di registrazione, il destinatario, il testo stesso della lettera e l'intestazione della stessa, le firme dei compilatori, un segnare la presenza di allegati. Una lettera commerciale riflette l'immagine dell'azienda.

Dall'esterno, il sistema di finanziamento statale sembra una fitta foresta in cui è facile perdersi e, ancora più facile, rompere qualcosa per te stesso. Tuttavia, di tanto in tanto persone cariche di denaro statale escono da questa “foresta”. Quindi, questo è un compito abbastanza fattibile. E gli scienziati, cioè le persone intelligenti per definizione, sono perfettamente in grado di risolverlo. Hai solo bisogno di sapere cosa fare e quando.

Tanto per cominciare, non aspettare che il Ministero dell'Istruzione e della Scienza inizi ad annunciare i concorsi. Molto probabilmente, tratteranno argomenti che vanno oltre i tuoi interessi. Oppure i compiti stessi, stabiliti in queste competizioni, si riveleranno impossibili per te. Pertanto, una tale aspettativa non ha senso. Fondamentalmente, perché il lavoro principale per ottenere denaro pubblico per gli sviluppi scientifici viene svolto in una fase precedente, durante la quale vengono presentate proposte sulla formazione dei temi e sull'importo del finanziamento.

Gli scienziati hanno affermato molte volte che i funzionari non sanno cosa è più importante per il paese, quale scienza ha una priorità più alta, quale ricerca vale la pena sviluppare e cosa no. La cosa più interessante è che i funzionari non discutono con questo. E dicono che le proposte di iniziativa per la formazione di argomenti risolvono proprio questo problema. Dopotutto, gli stessi scienziati li sottopongono e altri scienziati ne valutano l'importanza e la pertinenza. Il ministero concorda con il parere degli esperti e stanzia denaro.

Come compilare una domanda

La cosa più importante nella compilazione di una proposta di iniziativa è ricordare che anche questo è lavoro. Inoltre, il lavoro che nessuno insegna specificamente agli scienziati. Perché è un argomento per un'altra discussione. La cosa principale è che in questa situazione non puoi risolverlo in un minuto. Pertanto, ha senso assumere una persona che sappia come compilare pezzi di carta o sedersi e capirlo davvero da solo. Istruzioni dettagliate, sebbene non scritte nella lingua più accessibile, si trovano sul sito web della direzione dei programmi scientifici e tecnici. Inoltre, molte organizzazioni che monitorano la corretta esecuzione dei contratti (sono chiamate organizzazioni di monitoraggio) pubblicano i propri manuali per la compilazione dei documenti pertinenti. Alcuni di essi sono raccolti nel nostro sistema. E continueremo a raccoglierli in un unico posto. Inoltre, in parallelo, cercheremo di affermare la stessa cosa in un linguaggio accessibile. Le parole vere e semplici possono solo spiegare il quadro generale. A partire da un certo punto, dovrai comunque fare riferimento alle istruzioni direzionali. Perché se qualche campo deve essere compilato in questo modo e non altrimenti, allora non si può dire diversamente.

Quando si compila una proposta di iniziativa (e successivamente si presenta una relazione), vale la pena ricordare alcuni punti importanti.

In tutti i documenti, la stessa parte del lavoro o dettaglio, ad esempio, dovrebbe essere chiamata allo stesso modo. I funzionari non capiscono i sinonimi. E se chiami la tua molecola un pi-complesso in una parte e un cluster nell'altra, assicurati che la proposta non passerà. Lo stesso vale per il portale, che si chiama sistema.

Se le regole per fare un'offerta dicono che qualcosa dovrebbe essere lì e lì, assicurati che nient'altro possa esserci. Ma tutto ciò che è elencato deve essere lì. Ed esattamente dove dice. Dopotutto, non versi l'acqua nell'acido, giusto? Pertanto, non costringere altre persone a esaminare attentamente la forma della tua domanda, dai loro l'opportunità di pensare al suo contenuto.

Ma la cosa principale è pensare a tutto il lavoro in arrivo dall'inizio alla fine. Se la tua offerta passa e poi ricevi soldi per il tuo lavoro, allora tutto ciò che non rientra nei termini del contratto, dovrai farlo "per conto tuo". Uno studio di fattibilità, un compito tecnico e un piano di calendario aiuteranno a pensare a tutto. E, soprattutto, una nota esplicativa in cui devi spiegare in un linguaggio popolare cosa hai intenzione di fare e perché.

La proposta di iniziativa non è solo un pensiero lanciato dall'alto dalla serie “Dobbiamo coltivare banane blu nell'Artico”, ma un piano industriale molto chiaro. Si compone, ricordiamo, dei seguenti elementi:

• Nota esplicativa
• Compito tecnico
• Studio di fattibilità
• Piano del calendario

Tutti insieme creano un'impressione completa del progetto, che, con il nuovo sistema di finanziamento (senza il famigerato FZ-94), in realtà dà un enorme vantaggio all'autore della proposta nel successivo concorso.

In cosa consiste una proposta di iniziativa per la formazione dei temi?

Uno dei principali organismi di monitoraggio, che da tempo collabora con il Ministero dell'Istruzione e della Scienza e con la Direzione degli Atti Scientifici e Tecnici, ha spiegato cosa dovrebbe contenere ciascuno dei documenti.

Nota esplicativa (PZ) dovrebbe contenere informazioni di base sull'organizzazione che inizia, nonché una giustificazione dettagliata del tema di ricerca proposto. Le sezioni previste nella nota esplicativa dovrebbero avere una giustificazione e una descrizione dettagliate:

1) Perché è necessario ordinare l'esecuzione di questo progetto:

La rilevanza del progetto;

Descrizione dei problemi da risolvere, set di compiti e approcci proposti per la sua soluzione;

Breve descrizione dell'opera;

Caratteristiche del risultato economico nazionale atteso

2) Quale risultato scientifico e tecnico si dovrebbe ottenere a seguito del lavoro di progetto:

Descrizione dei risultati pianificati;

Descrizione dei potenziali consumatori del risultato scientifico;

3) Quali organizzazioni possono partecipare al concorso per la realizzazione di questo progetto

4) Implementazione di indicatori e indicatori dell'evento programmatico del Programma nell'ambito di questo progetto

5) Valutazione completa dei tempi di attuazione di questo progetto

6) Stima del costo del progetto e dell'importo del finanziamento:

L'importo dei fondi del bilancio federale;

L'importo dei fondi provenienti da fonti fuori bilancio.

Termini di riferimento (TOR) - documento di partenza per il lavoro di ricerca (R&S). TOR contiene i principali requisiti tecnici per il risultato del lavoro e i dati iniziali per lo sviluppo; il TOR indica lo scopo del risultato, la sua portata, le fasi di sviluppo della documentazione, la sua composizione, le scadenze, ecc., nonché i requisiti speciali dovuti alle specificità del risultato stesso o alle condizioni del suo funzionamento.

Studio di fattibilità (FS)- analisi, calcoli, valutazioni di fattibilità economica del progetto proposto per la realizzazione di un nuovo impianto tecnico, ammodernamento e ricostruzione degli impianti esistenti. Sulla base di una valutazione comparativa di costi e benefici, stabilendo l'efficacia dell'uso.

Lo studio di fattibilità deve contenere:

1. Giustificazione dell'ambito e della tempistica dei lavori

2. Stima del costo del lavoro e giustificazione dell'importo del finanziamento, tra cui:

• Giustificazione del costo dell'esecuzione dei lavori a carico del bilancio federale
• Sostanziazione dei volumi e possibilità di attrarre fondi fuori bilancio

Progetto piano del calendario il lavoro sulla R&S proposta, indicando le fasi, il contenuto, i tempi e il costo del lavoro pianificato, dovrebbe diventare il documento risultante sviluppato e presentato dall'iniziatore sulla base delle giustificazioni fornite nelle parti precedenti della proposta. La bozza del piano di calendario dovrebbe successivamente diventare la base per la formazione della documentazione di gara e parte integrante del contratto statale.

I tipi di lettere commerciali possono essere diversi: offerta, richiesta, richiesta e risposta a una richiesta. Questo articolo spiega come scrivere tutti i tipi di lettere di vendita sopra indicati e fornisce esempi di lettere di vendita.

Dall'articolo imparerai:

Nell'attività commerciale, si chiama offerta commerciale un messaggio inviato da un venditore a un acquirente con un'offerta di beni o servizi e l'intenzione di concludere un affare, indicandone le condizioni specifiche.

Come scrivere una lettera di offerta commerciale

Secondo lo standard generalmente accettato, una lettera di offerta commerciale per la cooperazione viene redatta su carta intestata dell'azienda.

La composizione dei dettagli richiesti per un messaggio commerciale comprende:

• Il nome dell'azienda;
• dati di riferimento sull'azienda;
• Codice aziendale;
• OGRN di una persona giuridica;
• TIN del contribuente;
• data di creazione della lettera;
• numero di registrazione della spedizione;
• destinazione;
• intestazione della lettera commerciale;
• firma;
• marchio dell'artista.

Una lettera commerciale può essere inviata a un destinatario specifico oa più destinatari contemporaneamente. Alcune aziende utilizzano l'invio di massa di tali lettere alla più ampia gamma possibile di destinatari.

Come scrivere una lettera di richiesta

Le lettere di richiesta sono compilate affinché il destinatario possa compiere le azioni necessarie all'autore del messaggio. In una situazione semplice, non è necessario presentare informazioni complesse, fornire argomentazioni o convincere il destinatario. Quindi lettera di richiestaè meglio partire direttamente dall'enunciato della richiesta stessa.

Per esempio:

Vi chiediamo di inviare il piano del calendario dei seminari per il 1° semestre 2018.

Richiesta - una lettera di richiesta, che viene compilata per ottenere informazioni ufficiali (documenti, materiali, informazioni).

Confronta i testi delle due lettere.

Lettera di richiesta:

Un'inchiesta:

Struttura del testo dell'e-mail

Il testo della lettera di richiesta si compone di due parti: motivazione (esposizione dei motivi della richiesta) e conclusione (richiesta).

A differenza di una richiesta, una richiesta può avere una struttura diversa. Tale lettera può includere:

Una parte. Per esempio:

Vi chiediamo di valutare la possibilità di fornire agrumi nel primo trimestre 2018 e, se la decisione è positiva, inviateci un'offerta.

La richiesta si compone di una parte, poiché la situazione non necessita di giustificazione.

Due parti. Per esempio:

In connessione con la riparazione del manto stradale su strada. Molodtsova, nell'area delle case 15-27, dal 15 maggio al 20 maggio 2018, ti chiediamo di fermare il traffico nella sezione indicata di notte.

Se il testo della richiesta è composto da due parti, è necessario indicare prima i motivi per cui è stato scritto il messaggio e poi la richiesta.

Tre parti. Per esempio:

In ottemperanza al contratto del 12 febbraio 2017 n. 22/56, la Vostra società si è impegnata a fornire in lotti uguali nei mesi di settembre, ottobre e novembre 2017 le scaffalature mobili metalliche per le attrezzature dell'archivio. Tuttavia avete ritardato la consegna dell'ultimo lotto di attrezzature per due settimane senza spiegazioni sui motivi del ritardo.

Il ritardo nella consegna dell'ultimo lotto di scaffalature pregiudica la messa in servizio degli archivi nei tempi previsti dal contratto statale. Ti chiediamo di prendere misure per la spedizione dell'ultimo lotto di rack nella quantità di 40 pezzi. entro e non oltre il 10 marzo 2018.

La giustificazione nelle richieste o richieste può essere un riferimento a un atto legislativo o altro atto normativo, una dichiarazione di fatti o eventi.

Regole per scrivere lettere

Le lettere di richiesta e le lettere di richiesta sono redatte su moduli.

Quando si elaborano questi tipi di messaggi, vengono utilizzati i dettagli:

1. destinazione;
2. titolo del testo (se il testo della lettera supera le 4-5 righe);
3. firma;
4. marchio dell'artista.

Nel processo di preparazione del messaggio, sono coordinati. I marchi di approvazione (visti) sono apposti sulla copia della lettera. Una copia rimane nell'organizzazione: l'autore lettere. Sono presenti segni sul retro dell'originale se il messaggio viene inviato tramite fax o e-mail. Se è presente un sistema elettronico di gestione dei documenti, i segni vengono registrati al suo interno.

Per ulteriori informazioni sulla classificazione delle lettere commerciali, vedere l'articolo Lettere informative.

Come vengono fatte le richieste commerciali

Un tipo speciale di lettere di richiesta è una lettera di richiesta di un preventivo. Questa è una richiesta dell'acquirente al venditore:

• fornire informazioni sui beni (lavori, servizi);
• inviare una proposta per la fornitura di beni (prestazione di lavori, prestazione di servizi).

Le richieste commerciali vengono utilizzate prima della conclusione del contratto.

Nel testo di una richiesta commerciale, di norma, indicare:

1. nome di merci (servizi);
2. le condizioni alle quali l'autore della lettera vorrebbe riceverli;
3. quantità e/o qualità;
4. termini di consegna di beni o servizi;
5. prezzo;
6. altre informazioni.

La richiesta commerciale utilizza le seguenti espressioni:

Fateci sapere se potete fornire...

Si prega di fare un'offerta per...

Si prega di fornire informazioni dettagliate su...

Esempio di richiesta completa:

Si prega di informare sulla possibilità di fornire scanner piani dei modelli SKAN-200 e SKAN-320 nella quantità di 2 e 3 pezzi. rispettivamente nel mese di marzo 2018, nonché per comunicare i termini di pagamento e di consegna.

Le lettere commerciali vengono compilate quando si comunica con i partner in quasi tutte le occasioni. Esempi pronti e regole per la compilazione di tali documenti possono essere trovati nell'articolo.

Una lettera commerciale può essere definita come un documento che viene inviato per conto dell'intera azienda a un'altra azienda, singolo imprenditore o individuo (ad esempio un investitore). In effetti, qualsiasi corrispondenza dell'azienda è lettere commerciali. Il loro scopo è molto diverso:

1. sulla cooperazione.
2. cooperazione, negoziazione.
3. Un promemoria della necessità di adempiere agli obblighi previsti dal contratto.
4. Chiarimento della propria posizione, risposta a una lettera precedentemente inviata e molti altri.

Il documento viene solitamente redatto su carta intestata dell'azienda, è consentito spedirlo tramite posta ordinaria o e-mail. Tuttavia, se il partner è di particolare importanza, è preferibile stamparlo su carta spessa di alta qualità e consegnarlo personalmente o tramite corriere. La struttura della lettera ricorda un tipico documento commerciale: puoi rappresentarlo schematicamente in questo modo.

A cosa prestare attenzione durante la compilazione

Non ci sono regole e campioni specifici di tali lettere, quindi la loro struttura, volume e design dipendono in gran parte dal caso specifico. Ad esempio, una lettera di notifica sarà abbastanza concisa (3-4 paragrafi), mentre una raccomandazione del dipendente o una proposta commerciale può richiedere più di una pagina.

Tuttavia, ci sono alcune regole generali a cui dovresti prestare attenzione durante la compilazione della carta:

1. Il documento stesso non ha valore legale, tuttavia è redatto secondo tutte le regole di registrazione. La sua struttura, lo stile di presentazione devono essere conformi ai principi generalmente accettati della moderna gestione dei documenti.
2. Le proposte sono costruite in modo logico, in una sequenza chiara. Non ci sono svolte elaborate, complesse, emotive e ancor più colloquiali. Il tono è neutro.
3. La presentazione è sempre condotta solo da 1 persona - o al singolare, se il testo è scritto direttamente dalla testata, o al plurale, se è compilato per conto dell'intera azienda.
4. Vengono esplicitati lo scopo specifico della compilazione e le azioni attese del destinatario (inviare una risposta, considerare la candidatura di un dipendente, accettare le trattative, inviare un documento, ecc.).
5. Il documento riflette non gli interessi individuali del capo o di altri dipendenti, ma gli obiettivi dell'azienda come squadra. Se è necessario stabilire un contatto personale, è consigliabile farlo diversamente e non posizionarsi come rappresentante dell'azienda.

TOP 5 errori di ortografia

Gli errori possono essere suddivisi in 2 grandi gruppi - alcuni sono associati alla scrittura come al testo (violazione della logica, del vocabolario e di altre norme linguistiche), altri - con una violazione della corretta etichetta aziendale:

1. Non sono ammessi errori di ortografia e punteggiatura: il testo della lettera deve essere sempre controllato almeno 1-2 volte prima dell'invio.
2. Violazione dello stile di presentazione aziendale, presenza di frasi emotive, eccessiva gentilezza o, al contrario, rigore.
3. Tono negativo - anche le minacce devono essere scritte senza parole inutili - ad esempio: "Ci riserviamo di adire il tribunale entro 30 giorni dalla data di ricezione della presente lettera".
4. Volume troppo grande o, al contrario, troppo piccolo. Di solito l'intero testo può contenere 1-2 pagine. Tuttavia, questo non significa che non devi portare tutte le informazioni importanti al tuo partner. Dati volumetrici, diagrammi, moduli di documenti possono essere trasferiti alle applicazioni.
5. Privare l'interlocutore del diritto di scelta. Ad esempio, non dovresti scrivere: "Si prega di considerare e approvare la versione finale del contratto".

Frasi tipiche del modello

L'uso di frasi standard caratteristiche del discorso commerciale nel testo è un fenomeno del tutto normale e persino desiderabile. Di seguito è riportato un elenco dei cliché più comuni utilizzati in varie situazioni.

situazione	frase
Avviso	Informare/Portare alla vostra attenzione/Informare/Avvisare
spiegazione della ragione	Sulla base di / In conformità con / In connessione con / Ai fini di / Per la ragione / A sostegno di / In applicazione
richiesta	Si prega di agire / Si prega di informare, indirizzare, fare, confermare...
la conferma	Conferma / Assicurati / Accetta i tuoi termini / Non opporti a ...
frase	Consiglia/Offri/Invita/Chiedi
	Noi garantiamo
rifiuto	Siamo costretti a rifiutare per un motivo / Rifiutiamo la tua offerta a causa di ...
conclusione	Chiediamo sinceramente / Speriamo in cooperazione, comprensione, assistenza / Ti chiediamo di scusare, dirigere, fare ...

Campioni 2020

Ecco alcuni esempi già pronti di lettere su cui puoi concentrarti durante la compilazione della tua versione.

Richiesta dati

Richiesta

Offerta commerciale

Lettera di garanzia

Reclamo

Gratitudine

Scuse