Campione normativa sui viaggi di lavoro. Regolamento sui viaggi di lavoro. in viaggio d'affari

In senso stretto, la disposizione sui viaggi di lavoro non è un atto normativo locale, la cui presenza in un'organizzazione è necessariamente richiesta dalla legislazione. Ma per comodità sia del datore di lavoro che dei dipendenti, è consigliabile disporre di un tale documento interno.

Legislazione del lavoro sui viaggi di lavoro

Il Codice del lavoro della Federazione Russa, che disciplina le questioni relative ai viaggi di lavoro, all'articolo 168 stabilisce l'obbligo del datore di lavoro di rimborsare al dipendente le spese relative ai viaggi di lavoro.

Allo stesso tempo, le specifiche del rimborso delle spese di viaggio in organizzazioni che non sono agenzie del governo federale, fondi statali fuori bilancio Federazione Russa, agenzie governative federali, nonché agenzie governative e agenzie governative delle entità costituenti della Federazione Russa, autorità locali e istituzioni comunali, sono determinati dal contratto collettivo o dall'atto normativo locale (salvo diversa disposizione di legge).

Ciò significa che il datore di lavoro ha il diritto di stabilire in tale atto le proprie regole di compensazione, che riflettano le specificità dell'organizzazione e non contraddicano i requisiti della legislazione sul lavoro, in particolare il regolamento sulle specifiche dell'invio dei lavoratori in viaggio d'affari, approvato . Decreto del governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 N 749 (ultima edizione del 29 luglio 2015).

Se, allo stesso tempo, il contratto collettivo o l'atto normativo locale (di solito chiamato "Regolamento sui viaggi di lavoro", sebbene questo possa essere un ordine del capo) conterrà altre regole, ad esempio, specificando la procedura per l'invio per affari viaggi, redazione di atti, poteri di servizi e specialisti, ecc., allora non ci saranno contraddizioni con la legge.

Nel 2015 sono state apportate modifiche significative alla legislazione sui viaggi. Quindi, ora i certificati di viaggio, gli incarichi di servizio e un rapporto di viaggio d'affari sono facoltativi. Ma nelle nuove normative locali sui viaggi di lavoro, se necessario, il datore di lavoro può prevedere la loro presenza nell'organizzazione, che non costituirà una violazione della legge.

Ricordiamo che in sede di adozione di tale atto normativo locale, i requisiti dell'art. 8 del Codice del lavoro della Federazione Russa sull'inammissibilità del deterioramento della situazione dei dipendenti rispetto a quella legale, nonché sulla presa in considerazione del parere dell'organo rappresentativo dei dipendenti (se presente).

Struttura del campione di regolamenti di viaggio 2016

Nella redazione di un atto è possibile inserire nella sua composizione punti che chiariscono e integrano i requisiti stabiliti dalla suddetta Delibera del Governo:

• in termini generali: la cerchia dei dipendenti dell'organizzazione cui si applica il Regolamento; cos'è un viaggio di lavoro e quale tipo di viaggio non è riconosciuto come tale;
• nella sezione sui tempi di un viaggio di lavoro e le sue modalità: durata minima e massima, determinazione del periodo di soggiorno effettivo, orario di lavoro in viaggio di lavoro, azioni dei dipendenti in circostanze impreviste (anche in caso di invalidità temporanea), ecc. ;
• nella sezione relativa alla documentazione di un viaggio di lavoro, puoi anche prevedere l'ordine di interazione tra i servizi in questa procedura, i moduli dei documenti elaborati nell'organizzazione (compreso un certificato di viaggio di lavoro e un incarico di lavoro, se il datore di lavoro lo ritiene necessario per mantenerli nell'organizzazione), la tempistica del loro passaggio; la segnalazione di un dipendente dopo il completamento di un viaggio di lavoro, specificando la modalità e i tempi della sua presentazione può essere fornita qui;
• nella sezione sulle garanzie ai dipendenti in caso di invio in trasferta di lavoro, oltre a quelle previste dall'art. 167 del Codice del lavoro della Federazione Russa, altri possono essere previsti (ad esempio, aumento della retribuzione per il lavoro durante il fine settimana o in vacanza, ecc.);
• la sezione sulle spese di viaggio è molto importante. Specifica quelli elencati nell'art. 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa, spese rimborsate a un dipendente in relazione a un viaggio d'affari. Redigere correttamente questa sezione eviterà molte domande e semplificherà il tuo lavoro.

Esempi di regolamenti di viaggio

APPROVATO Direttore Generale di Virazh LLC Kostrov V.V. Kostrov Società a responsabilità limitata "Virage" (LLC "Virage")

5. RICHIAMO DEL DIPENDENTE DALL'UFFICIO

6. GARANZIE A UN DIPENDENTE IN CASO DI INVIO A UN VIAGGIO D'AFFARI

7. DIMENSIONI E MODALITÀ DI RIMBORSO AL DIPENDENTE DELLE SPESE CONNESSE AGLI IMPEGNI D'UFFICIO

Il regolamento sui viaggi di lavoro fissa la procedura e l'importo del rimborso ai dipendenti delle spese relative ai viaggi di lavoro (indennità giornaliera, canone di locazione degli alloggi, spese di viaggio), la procedura per il lavoratore e il datore di lavoro in caso di imprevisti durante un viaggio di lavoro , eccetera. Allo stesso tempo, ciascun datore di lavoro ha il diritto di decidere autonomamente quali documenti aggiuntivi e in quali forme devono essere redatti durante i viaggi di lavoro e di introdurre le norme appropriate nei regolamenti sui viaggi di lavoro.

04.12.2015

La procedura per l'invio di lavoratori in viaggio d'affari è determinata dal governo della Federazione Russa nei Regolamenti sulle specifiche dell'invio di lavoratori in viaggio d'affari (approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 13.10.2008 n. 749). Nello stesso tempo, nella parte non disciplinata dal presente Regolamento, ciascun datore di lavoro ha la facoltà di stabilire proprie regole che non aggravino la posizione dei dipendenti rispetto a quelle legalmente approvate in un contratto collettivo, atto normativo locale (disposizione viaggi di lavoro) o un contratto di lavoro (Articoli 8, 9 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Quali condizioni sono incluse nel regolamento sui viaggi di lavoro

I regolamenti sui viaggi d'affari possono stabilire la procedura e l'importo del rimborso ai dipendenti delle spese relative ai viaggi d'affari (articolo 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa): i datori di lavoro legati alla sfera di bilancio possono anche stabilire in esso norme che migliorano la posizione dei dipendenti rispetto agli atti normativi approvati dal governo RF, le autorità statali delle entità costituenti della Federazione Russa, gli organi di autogoverno locale per obblighi e il resto dei datori di lavoro in generale determinano la propria procedura e l'importo del risarcimento dentro.

Così, ad esempio, salvo diversa disposizione dei provvedimenti normativi in ​​materia, il datore di lavoro ha la facoltà di stabilire un importo differenziato del compenso per le spese di viaggio a seconda della professione o posizione, della categoria dei dipendenti, unità strutturale, l'area in cui lavora il dipendente, ecc. (clausola 3 della lettera del Ministero del Lavoro della Russia del 14.02.2013 n. 14-2-291, clausola 3 della lettera di Rostrud del 03.04.2013 n. 164-6-1)

Per determinare l'importo dell'indennità giornaliera da corrispondere in una situazione in cui il dipendente si trovava lo stesso giorno in località con importi diversi di indennità giornaliera, si può stabilire nel regolamento di viaggio che tale giorno è pagato secondo le tariffe stabilito per l'area in cui viene inviato il dipendente (ovvero l'area di arrivo ) (lettera del Ministero del lavoro della Russia e del Ministero delle finanze della Russia del 17.05.1996 n. 1037-ИХ).

Nella sezione del regolamento di viaggio che disciplina il costo dell'affitto di un alloggio, è possibile stabilire se un viaggiatore d'affari ha il diritto di scegliere autonomamente un luogo di residenza in viaggio d'affari (hotel o settore privato) e quali documenti devono essere utilizzati per confermarlo, per conto del quale (il datore di lavoro o il lavoratore stesso) deve essere concluso il contratto (prestazione di servizi alberghieri, alloggi in locazione, ecc.).

Il datore di lavoro può prevedere nel regolamento sui viaggi di lavoro la possibilità di rimborsare al lavoratore distaccato non solo il costo di locazione (affitto) dell'abitazione, ma anche i servizi aggiuntivi forniti nel luogo di residenza (uso cucina, stireria, asciugatura pulizia, ecc.).

Nel regolamento possono essere fissate anche limitazioni all'importo delle spese di viaggio rimborsate dal datore di lavoro (in termini di tipo di trasporto e grado di comfort del servizio acquistato, anche in funzione della posizione occupata dal dipendente).

È inoltre consigliabile determinare l'ordine delle azioni del dipendente e del datore di lavoro in caso di circostanze impreviste in viaggio d'affari - malattia, ritardo per motivi validi, nonché la procedura per la conferma documentale da parte del dipendente delle circostanze pertinenti e le loro conseguenze.

Se l'organizzazione non è contraria al rimborso dei dipendenti per le spese di viaggio effettuate con il trasporto personale, nel regolamento dovrebbe essere inclusa anche la norma pertinente (oltre alle regole per determinare l'importo del risarcimento e i termini del risarcimento). Diversamente, per ciascuna ipotesi di tale risarcimento, il capo dovrà emettere separato provvedimento.

Poiché al momento sono stati esclusi dal regolamento tutti i riferimenti al titolo di viaggio precedentemente richiesto, all'affidamento del servizio e alla relazione sul lavoro svolto, la loro assenza non costituisce più violazione della procedura per la formalizzazione del viaggio di lavoro. Tuttavia, non è stato stabilito alcun divieto sulla loro compilazione. Che tipo di documenti aggiuntivi e in quali forme dovrebbero essere redatti durante i viaggi di lavoro, ciascun datore di lavoro ha il diritto di decidere da solo e anche di introdurre le norme pertinenti nel regolamento.

Modifiche al regolamento sui viaggi di lavoro

Se è necessario modificare il regolamento già approvato sui viaggi d'affari, il capo dell'organizzazione dovrebbe emettere un ordine corrispondente. Poiché la procedura per l'invio in trasferta e le condizioni per il rimborso delle spese non sono i termini dei contratti di lavoro con i dipendenti, il datore di lavoro non è tenuto a rispettare la procedura descritta nell'articolo 74 del Codice del lavoro (compreso un periodo di preavviso di due mesi ). Tuttavia, i dipendenti dovranno familiarizzare con la nuova versione del regolamento sotto la loro firma (articolo 22 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Le modifiche entreranno in vigore dal giorno in cui saranno adottate dal datore di lavoro o dal giorno specificato nella nuova versione del regolamento e si applicheranno ai rapporti sorti dopo la loro entrata in vigore (articolo 12 del codice del lavoro russo Federazione).

(Nome del datore di lavoro)				(timbro di approvazione)
REGOLAMENTO INVIO DEI DIPENDENTI ALLE SEDE DEGLI UFFICI
				(nota sulla presa in considerazione del parere dell'organo di rappresentanza dei lavoratori)

Sezione 1.

Disposizioni generali

1.1. Il presente Regolamento sull'invio dei dipendenti in trasferta (di seguito Regolamento) disciplina la procedura per l'invio dei dipendenti

(Nome del datore di lavoro)

in viaggio d'affari.

1.2. Ai sensi dell'articolo 166 del Codice del lavoro della Federazione Russa,Un viaggio d'affari è un viaggio di un dipendente su ordine del datore di lavoro per un periodo determinato per svolgere un incarico di lavoro al di fuori del luogo di lavoro permanente.

Il viaggio di un dipendente inviato in viaggio d'affari per ordine del datore di lavoro o della sua persona autorizzata a suddivisione separata anche un'organizzazione di invio (ufficio di rappresentanza, succursale) situata al di fuori del luogo di lavoro permanente è riconosciuta come viaggio d'affari.

I viaggi di lavoro dei dipendenti il ​​cui lavoro a tempo indeterminato è svolto su strada o ha natura itinerante non sono riconosciuti come viaggi di lavoro.

1.3. Lo scopo del viaggio d'affari del dipendente è determinato dal capo dell'organizzazione di invio ed è indicato nell'incarico di lavoro, che è approvato dal datore di lavoro.

1.4. Quando si invia un dipendente in viaggio d'affari, gli viene garantita la conservazione del luogo di lavoro (posizione) e dei guadagni medi, nonché il rimborso delle spese relative al viaggio d'affari.

Sezione 2.

in viaggio d'affari

2.1. I dipendenti che hanno un rapporto di lavoro con

(Nome del datore di lavoro)

Tutti i dipendenti possono essere mandati in trasferta, ad eccezione di quelli i cui viaggi d'affari sono vietati dalla legge e dal presente regolamento (sezione 3).

2.2. Invio in trasferta delle seguenti categorie di lavoratori consentito solo con il loro consenso scritto e a condizione che non sia vietato da loro in conformità con un certificato medico rilasciato secondo le modalità prescritte dalle leggi federali e da altri atti normativi della Federazione Russa:

- donne con bambini di età inferiore ai tre anni,

- madri e padri che allevano figli di età inferiore a cinque anni senza coniuge,

- dipendenti con figli disabili,

- i lavoratori che assistono i familiari malati in base a un referto medico,

- lavoratori disabili.

Allo stesso tempo, tali dipendenti devono essere informati per iscritto del loro diritto di rifiutare di essere inviati in viaggio d'affari.

Sezione 3.

in viaggio d'affari

3.1. Non possono essere inviati in trasferta i seguenti dipendenti:

- donne incinte;

- lavoratori minorenni;

- lavoratori per i quali i viaggi di lavoro sono controindicati per motivi di salute;

- dipendenti che hanno stipulato un contratto di apprendistato con il datore di lavoro (durante il periodo di validità del contratto di apprendistato, tali dipendenti non possono essere inviati in trasferte non legate all'apprendistato);

- dipendenti di cui al punto 2.2 della presente disposizione, qualora abbiano espresso il rifiuto di intraprendere un viaggio di lavoro.

(specificare altre categorie di lavoratori, ad esempio, in base al contratto collettivo)

Sezione 4.

Procedura per l'invio dei lavoratori

in viaggio d'affari

4.1. La durata del viaggio d'affari è determinata dal datore di lavoro, tenendo conto del volume, della complessità e di altre caratteristiche dell'incarico ufficiale.

4.2. Il datore di lavoro ha il diritto di prolungare il viaggio di lavoro per un periodo di ____________________________, se ciò non è in contrasto con la legislazione, i termini del contratto di lavoro con il dipendente, i regolamenti locali del datore di lavoro. L'estensione del periodo di viaggio d'affari dei dipendenti specificati nella clausola 2.3 di questa disposizione è consentita solo con il loro consenso scritto e a condizione che non sia loro vietato in conformità con un certificato medico rilasciato secondo le modalità prescritte dalle leggi federali e da altri regolamenti legali atti della Federazione Russa.

4.3. Il giorno di partenza per un viaggio d'affari è la data di partenza del treno, aereo, autobus o altro veicolo dal luogo di lavoro permanente del viaggiatore e il giorno di arrivo dal viaggio d'affari è la data di arrivo del veicolo nel luogo di lavoro permanente. Quando il veicolo parte prima delle 24 ore incluse, il giorno di partenza per un viaggio d'affari è considerato il giorno corrente e dalle ore 00 in poi - il giorno successivo.

Se la stazione, il molo o l'aeroporto si trovano al di fuori dei confini dell'insediamento, viene preso in considerazione il tempo necessario per raggiungere la stazione, il molo o l'aeroporto.

Il giorno di arrivo del dipendente nel luogo di lavoro permanente è determinato allo stesso modo.

4.4. La questione della presenza al lavoro del dipendente il giorno della partenza per un viaggio d'affari e il giorno dell'arrivo da un viaggio d'affari è deciso d'accordo con il datore di lavoro. Se un dipendente non accetta di recarsi al lavoro il giorno di un viaggio di lavoro o il giorno del suo arrivo da un viaggio di lavoro (ad esempio, perché ha bisogno di riposo o per altri motivi), allora in questi giorni ha il diritto di non andare a lavorare. In tal caso, il datore di lavoro non ha alcun diritto di imputarlo alla responsabilità disciplinare.

4.5. Il lavoratore è obbligato ad iniziare a svolgere le sue mansioni lavorative, a causa di contratto di lavoro, il giorno lavorativo successivo a quello di ritorno da un viaggio di lavoro, in base all'orario di lavoro stabilito per tale dipendente.

4.6. Nel caso in cui un dipendente torni da un viaggio di lavoro entro un termine non concordato tra le parti, fornisce al datore di lavoro un documento giustificativo (certificato, ecc.). Se tale documento non viene presentato dal dipendente, tale periodo non è compreso nel periodo del viaggio di lavoro e per tale periodo non vengono effettuati i pagamenti previsti dalla Sezione 5 del presente Regolamento. In tal caso, il datore di lavoro conserva il diritto di portare il lavoratore alla responsabilità disciplinare secondo le modalità previste dalla legge.

4.7. Quando si reca in un'area da cui un dipendente, in base alle condizioni di trasporto e alla natura del lavoro svolto durante un viaggio d'affari, ha l'opportunità di tornare giornalmente al luogo di residenza permanente, le diarie non vengono pagate. La questione dell'opportunità del ritorno giornaliero del dipendente dal luogo del viaggio d'affari al luogo di residenza permanente in ciascun caso specifico è decisa dal capo dell'organizzazione, tenendo conto della distanza, delle condizioni di trasporto, della natura del compito da svolgere e la necessità di creare le condizioni per il riposo del lavoratore.

4.8. Il periodo effettivo di permanenza presso la sede dell'attività è determinato dai contrassegni della data di arrivo nella sede dell'attività e della data di partenza dalla stessa, che sono riportati nel certificato di viaggio d'affari e certificati dalla firma del funzionario autorizzato e il sigillo che viene utilizzato nelle attività economiche dell'organizzazione a cui il dipendente è inviato per certificare tali firme. Nel caso in cui un dipendente venga inviato a organizzazioni situate in diversi insediamenti, i contrassegni nel certificato di viaggio sulla data di arrivo e la data di partenza vengono apposti in ciascuna delle organizzazioni a cui è inviato.

4.9. Per la registrazione e la contabilità della direzione del/i dipendente/i in viaggio/i d'affari, vengono applicati i seguenti documenti.

4.9.1. Incarico di servizio per l'invio in viaggio d'affari e un rapporto sulla sua attuazione (modulo T-10a), approvato dalla risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 5 gennaio 2004 N 1 "Sull'approvazione delle forme unificate di primaria documentazione contabile per la contabilità del lavoro e la retribuzione." Il modulo T-10a viene utilizzato per redigere e registrare un incarico di servizio per l'invio in viaggio d'affari, nonché un rapporto sulla sua attuazione. L'incarico di servizio è sottoscritto dal responsabile dell'unità strutturale in cui opera il lavoratore distaccato. È approvato dal capo dell'organizzazione o da una persona da lui autorizzata e trasferito al dipartimento del personale per l'emissione di un ordine (istruzione) sulla direzione di un viaggio d'affari (modulo N T-9 o N T-9a).

4.9.2. Modulo di certificato di viaggio d'affari N T-10, approvato dal decreto del Comitato statale di statistica della Federazione Russa del 5 gennaio 2004 N 1 "Sull'approvazione di forme unificate di documentazione contabile primaria per la contabilità e la retribuzione del lavoro". Sulla base della decisione del datore di lavoro, al dipendente viene rilasciato un certificato di viaggio che conferma il periodo del suo soggiorno in viaggio d'affari (la data di arrivo al punto (i) di destinazione e la data di partenza da esso (da essi)) . Un certificato di viaggio d'affari è redatto in una copia e firmato dal datore di lavoro, consegnato al dipendente e rimane con lui durante l'intero periodo del viaggio d'affari.

4.9.3. Ordine (ordine) sull'invio di un dipendente in viaggio d'affari (modulo N T-9) e Ordine (ordine) sull'invio di lavoratori in viaggio d'affari (modulo N T-9a), approvato dalla risoluzione del Comitato statale di statistica del Federazione Russa del 5 gennaio 2004 N 1 "forme di documentazione contabile primaria per la contabilità del lavoro e la retribuzione". Gli ordini nei moduli N T-9 e N T-9a sono compilati da un dipendente del servizio del personale sulla base di un incarico di lavoro, firmato dal capo dell'organizzazione o da una persona da lui autorizzata. L'ordine di invio in viaggio d'affari deve indicare il/i cognome/i e le iniziali, l'unità strutturale, la posizione (specialità, professione) del/i viaggiatore/i, nonché lo scopo, l'ora e il luogo/i del viaggio d'affari .

4.9.4. Il registro dei dipendenti in partenza per viaggi di lavoro dall'organizzazione di invio, approvato dall'Ordine del Ministero della salute e dello sviluppo sociale della Russia dell'11 settembre 2009 n. N 739 n.

4.10. Per la registrazione e la contabilità dei dipendenti che arrivano in viaggio d'affari a

(Nome del datore di lavoro)

applicato Il registro dei dipendenti che sono arrivati ​​all'organizzazione a cui sono stati inviati, approvato dall'Ordine del Ministero della salute e dello sviluppo sociale della Russia dell'11 settembre 2009 n. N 739 n.

4.11. Al fine di organizzare il lavoro sulla tenuta del registro dei dipendenti in partenza per viaggi d'affari dall'organizzazione di invio, sulla tenuta del registro dei dipendenti che sono arrivati ​​all'organizzazione a cui sono inviati, sull'attuazione dei segni nei certificati di viaggio, il capo nomina per suo ordine un responsabile che mantiene le forme approvate elencate secondo le modalità prescritte dalla legge.

Sezione 5.

Pagamento viaggio d'affari

5.1. Guadagno medio.

I guadagni medi per il periodo di un dipendente in viaggio d'affari, nonché per i giorni in viaggio, anche durante uno scalo forzato, vengono salvati per tutti i giorni di lavoro secondo il programma stabilito per questo dipendente nell'organizzazione di invio.

Se i giorni di viaggio, compresi i giorni di sosta forzata, cadono nei fine settimana del dipendente, fissati per lui dal programma di lavoro dell'organizzazione di invio, quindi:

(Selezionare)

Pagato

(indicare l'importo dei pagamenti)

- è previsto un altro giorno di riposo.

Se un lavoratore part-time viene inviato in viaggio d'affari, conserva la retribuzione media del datore di lavoro che lo ha inviato in viaggio d'affari.

Nel caso in cui un dipendente sia inviato in viaggio d'affari contemporaneamente per il suo lavoro principale e il lavoro svolto a tempo parziale, la retribuzione media viene trattenuta da entrambi i datori di lavoro e le spese di viaggio rimborsabili sono distribuite tra i datori di lavoro di invio previo accordo tra loro.

5.2. Retribuzione del dipendente in caso di suo coinvolgimento in un viaggio di lavoro per lavoro nei fine settimana o nei giorni festivi.

Il pagamento per il lavoro di un dipendente in caso di coinvolgimento in un viaggio d'affari al lavoro nei fine settimana o nei giorni festivi viene effettuato in un importo maggiorato in conformità con la legislazione sul lavoro della Federazione Russa (e in particolare, ai sensi dell'articolo 153 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Su richiesta di un dipendente che ha lavorato in un fine settimana o in un giorno festivo, gli può essere concesso un altro giorno di riposo. In questo caso, il lavoro nel fine settimana o in un giorno festivo è pagato in un'unica soluzione e il giorno di riposo non è dovuto.

5.3. Pagamento per lavoro straordinario in viaggio d'affari.

Di regola generale il dipendente deve svolgere il lavoro in conformità con l'incarico di lavoro in viaggio d'affari nell'ambito del suo orario di lavoro standard stabilito al lavoro nei normali giorni lavorativi (non durante i viaggi di lavoro). Ad esempio, i dipendenti che hanno una giornata lavorativa di 8 ore al giorno devono anche lavorare non più di 8 ore al giorno in viaggio d'affari. Nel caso della contabilità riepilogativa dell'orario di lavoro, i dipendenti, come regola generale, non dovrebbero lavorare oltre il normale numero di ore lavorative per il periodo contabile. Se, con la conoscenza e l'iniziativa del datore di lavoro, un dipendente in viaggio d'affari lavora al di fuori dell'orario di lavoro stabilito, il lavoro straordinario viene pagato per le prime due ore di lavoro almeno una volta e mezza, per le ore successive - almeno due volte.Su richiesta del dipendente lavoro straordinario in luogo dell'aumento della retribuzione, può essere compensato con la previsione di un periodo di riposo aggiuntivo, ma non inferiore al tempo di lavoro straordinario.

5.4. Spese di viaggio.

Se un dipendente è inviato in viaggio d'affari, il datore di lavoro è obbligato a rimborsare al dipendente le spese di viaggio per un importo di

5.5. Spese di locazione residenziale.

Nel caso in cui un dipendente venga inviato in viaggio d'affari, il datore di lavoro è tenuto a rimborsare al dipendente il costo dell'affitto di un'abitazione per un importo di

Se il dipendente alla fine della giornata lavorativa, in accordo con il capo dell'organizzazione, rimane nella sede dell'attività, il costo dell'affitto di uno spazio abitativo, previa presentazione dei documenti pertinenti, sarà rimborsato al dipendente nel quantità di _________________________.

5.6. Spese aggiuntive relative al soggiorno fuori dal luogo di residenza permanente (indennità giornaliera).

Nel caso in cui un dipendente sia inviato in viaggio d'affari, il datore di lavoro è tenuto a rimborsare al dipendente le spese relative al soggiorno fuori dal luogo di residenza permanente (indennità giornaliera) per un importo di

Le spese aggiuntive relative al soggiorno fuori dal luogo di residenza (indennità giornaliera) sono rimborsate al dipendente per ogni giorno di trasferta, compresi i fine settimana e le festività non lavorative, nonché per i giorni di viaggio, anche durante un sosta.Quando si reca in un'area da cui un dipendente, in base alle condizioni di trasporto e alla natura del lavoro svolto durante un viaggio d'affari, ha l'opportunità di tornare giornalmente al luogo di residenza permanente, le diarie non vengono pagate.

5.7. Altre spese sostenute dal dipendente con il permesso o la conoscenza del datore di lavoro.

Nel caso in cui un dipendente venga inviato in viaggio d'affari, il datore di lavoro è tenuto a rimborsare al dipendente le spese sostenute dal dipendente con il permesso o la conoscenza del datore di lavoro, nella misura

5.8. Quando lo si invia in viaggio d'affari, un dipendente riceve un anticipo in contanti per coprire le spese di viaggio e di noleggio e le spese aggiuntive associate alla vita fuori dal luogo di residenza permanente (indennità giornaliera).

5.9. In caso di invio a un dipendente in viaggio d'affari, su sua richiesta salari, le spese di spedizione sono a carico del datore di lavoro.

5.10. Ai dipendenti inviati per formazione avanzata con pausa dal lavoro in altra località vengono pagate le spese di viaggio secondo le modalità e gli importi previsti per le persone inviate in trasferta.

Sezione 6.

Rapporto di viaggio d'affari

6.1. Un dipendente che arriva da un viaggio d'affari redige una breve relazione sul lavoro svolto durante il viaggio d'affari, che viene concordato con il capo dell'unità strutturale e presentato all'ufficio contabilità insieme a un certificato di viaggio (modulo N T-10) e un rapporto anticipato (modulo N AO-1).

Una breve relazione sul lavoro svolto durante il viaggio d'affari viene rilasciata sia nel modulo n T-10a (incarico di servizio), o in uniforme n T-10a (incarico di servizio) e un documento separato allo stesso tempo.

Il rapporto anticipato è redatto nel modulo N AO-1 (Risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 1 agosto 2001 N 55 "Approvazione del modulo unificato della documentazione contabile primaria N AO-1" Rapporto anticipato " ).

Il rapporto anticipato (modulo N AO-1) viene utilizzato per la contabilità I soldi rilasciato ai responsabili delle spese amministrative. Redatto in una copia dal responsabile e dall'addetto alla contabilità. Sul retro del modulo, la persona responsabile annota un elenco di documenti che confermano le spese sostenute (certificato di viaggio, ricevute, documenti di trasporto, ricevute del registratore di cassa, ricevute di vendita e altri documenti giustificativi) e l'importo delle spese per loro (colonne 1 - 6). I documenti allegati alla relazione anticipata sono numerati dal segnalante nell'ordine in cui sono registrati nella relazione. Il reparto contabilità controlla la spesa mirata dei fondi, la disponibilità di documenti giustificativi che confermano le spese sostenute, la correttezza della loro registrazione e calcolo degli importi, nonché sul retro del modulo gli importi delle spese presi in considerazione (colonne 7 - 8) e per tali importi sono indicati i conti (sottoconti) addebitati (colonna 9). Il rapporto anticipato verificato è approvato dal manager o da una persona autorizzata e preso in considerazione. Il resto dell'anticipo non utilizzato viene consegnato dalla persona responsabile all'ufficio cassa dell'organizzazione su un ordine di cassa in entrata secondo la procedura stabilita. Le eccedenze sul rapporto di anticipo vengono emesse alla persona responsabile nell'ordine di uscita di cassa. Sulla base dei dati della relazione anticipata approvata, l'ufficio contabile cancella gli importi monetari segnalati nel modo prescritto.

6.2. Il datore di lavoro ha il diritto di trattenere al dipendente l'importo del suo stipendio per pagare l'anticipo non speso e non restituito tempestivamente emesso in relazione a un viaggio d'affari (articolo 137 del Codice del lavoro della Federazione Russa). L'importo della detrazione dal salario del dipendente è determinato dall'articolo 138 del Codice del lavoro della Federazione Russa.

Sezione 7.

Disposizioni finali

7.1. Questa disposizione entra in vigore dal "____" _________ 20___.

7.2. Questa disposizione è terminata a causa di:

La sua cancellazione (riconoscimento come non valido), o alcune sue disposizioni da parte di un'altra disposizione;

Entrata in vigore di una legge o di altro atto normativo contenente norme diritto del lavoro, contratto collettivo, contratto, nel caso in cui tali atti stabiliscano un livello di garanzie per i dipendenti più elevato rispetto a quanto stabilito dalla presente disposizione.

7.3. Le modifiche e le integrazioni al presente regolamento sono sviluppate e approvate dal datore di lavoro, tenendo conto del parere

7.4. Tutti i dipendenti con i quali sono possibili viaggi di lavoro devono essere a conoscenza di questo regolamento.

Il datore di lavoro può prevedere un pagamento aggiuntivo ai dipendenti durante i viaggi di lavoro in un atto locale (regolamento sui viaggi di lavoro - campione 2016) e, nel calcolo dell'imposta sul reddito, tenerne conto nelle spese.

Chi può essere inviato in viaggio d'affari

Solo un dipendente a tempo pieno con cui è stato concluso un contratto di lavoro (articolo 166 del Codice del lavoro della Federazione Russa) può essere inviato in viaggio d'affari. Se ti sei iscritto a una persona GPA, non è un dipendente a tempo pieno. Non puoi mandarlo in viaggio d'affari.

È vietato inviare in viaggio d'affari:

• dipendenti durante il periodo di validità del contratto di apprendistato, se il viaggio d'affari non è correlato all'apprendistato (articolo 203 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• donne incinte (articolo 259 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• dipendenti minori (ad eccezione degli atleti professionisti e dei lavoratori creativi, il cui elenco di professioni e posizioni è stato approvato dal governo della Federazione Russa del 28 aprile 2007 n. 252) (Art. 268, Parte 3, Art. 348.8 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Come registrare le indennità giornaliere nel regolamento di viaggio

- I funzionari intendono abolire l'indennità giornaliera per i viaggi di lavoro in tutta la Russia. Quando le aziende possono aspettarsi questi cambiamenti?

Se le modifiche saranno adottate, le modifiche entreranno in vigore nel 2017. L'indennità giornaliera resterà per le trasferte di lavoro. E i lavoratori che vengono mandati in viaggio d'affari in tutta la Russia saranno rimborsati per le spese documentate. Ad esempio, per viaggio o residenza (articolo 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa, clausola 11 del decreto del governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749).

- Anche le spese per il cibo?

Sì, se l'importo e la procedura per il risarcimento sono prescritti da una legge locale o da un contratto collettivo. Ad esempio, puoi specificare che un dipendente verrà rimborsato per le spese alimentari effettive durante un viaggio di lavoro fino a RUB 700 al giorno. Quindi l'importo assegnato può essere preso in considerazione nelle spese. E le spese del dipendente eccedenti tale limite non vengono né rimborsate né ammortizzate.

E se l'azienda prevede delle diarie in una legge locale o in un contratto collettivo, possono essere incluse nelle spese?

No. Se vengono cancellati, non saranno più un costo per le aziende.

Quali documenti provano le spese di soggiorno

- Gli hotel invece di una ricevuta rilasciano un assegno o un rigoroso modulo di responsabilità. Ma la ricevuta è ancora menzionata nel Regolamento sui viaggi di lavoro, approvato con decreto del governo RF del 13 ottobre 2008 n. 749. La clausola 7 di questo documento afferma che la ricevuta dell'hotel conferma la durata del viaggio d'affari in assenza di documenti di viaggio. È possibile cancellare le spese di soggiorno e le diarie nella contabilità fiscale se il dipendente dopo un viaggio di lavoro ha portato dall'hotel non una ricevuta, ma un BSO?

Sì, puoi, se ha un periodo di residenza. La clausola 7 del Regolamento menziona non solo una ricevuta, ma anche un altro documento che conferma la conclusione di un accordo con l'hotel. L'SSO può essere utilizzato anche come tale documento se contiene tutti i requisiti obbligatori per l'organizzazione primaria.

- E se il dipendente ha portato una ricevuta?

Quindi i costi non possono essere presi in considerazione. Questo documento non è menzionato nelle nuove regole per la fornitura di servizi alberghieri, il che significa che non conferma più il periodo di residenza (Decreto del governo della Federazione Russa del 9 ottobre 2015 n. 1085).

Il regolamento di viaggio giustifica sempre i costi?

L'azienda ha previsto nella normativa locale sui viaggi di lavoro che per i viaggi di lavoro di un giorno i dipendenti hanno diritto non a una retribuzione media, ma a una retribuzione regolare. Posso includerlo nelle mie spese?

No. Tale condizione negli atti locali è contraria alla legislazione. Il lavoro in un viaggio d'affari di un giorno deve essere pagato secondo le stesse regole di qualsiasi altro, ovvero il dipendente trattiene i guadagni medi (articolo 167 del Codice del lavoro della Federazione Russa, clausola 9 della risoluzione n. 749) .

- E se paghi al lavoratore la differenza tra lo stipendio e la retribuzione media?

Il datore di lavoro può prevedere un pagamento aggiuntivo in una legge locale (regolamento sui viaggi di lavoro - campione 2016) e, nel calcolo dell'imposta sul reddito, tenerne conto nel costo del lavoro.

Regolamento di viaggio - campione 2016

POSIZIONE

sui viaggi di lavoro

Mosca 06.03. 2016

1. Disposizioni generali

1.1. Questo regolamento è stato sviluppato in conformità con l'attuale legislazione della Federazione Russa e determina le specifiche della procedura per l'invio di dipendenti di Alpha LLC (di seguito denominata Organizzazione) in viaggi d'affari sia in Russia che all'estero.

1.2. Viaggio di lavoro - un viaggio di un dipendente per ordine del capo dell'Organizzazione per un periodo limitato per svolgere un incarico di lavoro al di fuori del luogo di lavoro permanente.

1.3. Il presente Regolamento si applica a tutti i dipendenti dell'Organizzazione, compreso il direttore.

1.4. I viaggi di lavoro non includono:

• viaggio ufficiale dei dipendenti, mansioni che implicano una natura itinerante del lavoro, se non diversamente previsto da atti legali locali o regolamentari;
• spostamenti nell'area, da cui il lavoratore, secondo le condizioni di comunicazione di trasporto e la natura del lavoro, ha l'opportunità di tornare al suo luogo di residenza su base giornaliera;
• viaggi su questioni personali (senza necessità di produzione, contratto appropriato o chiamata da parte dell'invitante);
• ammissione allo studio e alla formazione presso i dipartimenti di corrispondenza degli istituti di istruzione di istruzione professionale superiore e aggiuntiva.

2. Durata e modalità del viaggio d'affari

2.1. La durata del viaggio d'affari dei dipendenti è determinata dalla decisione del capo dell'organizzazione, tenendo conto del volume, della complessità e di altre caratteristiche dell'incarico ufficiale.

2.2. Il periodo effettivo di permanenza di un dipendente nel luogo del viaggio d'affari è determinato dai documenti di viaggio presentati dal dipendente al ritorno da un viaggio d'affari. Se il dipendente si reca nel luogo del viaggio d'affari o torna al luogo di lavoro con un mezzo di trasporto personale, nella nota è indicato il periodo effettivo di permanenza nel luogo del viaggio d'affari. Al ritorno da un viaggio di lavoro, il dipendente presenta una nota al datore di lavoro insieme ai documenti giustificativi che confermano l'uso del trasporto personale (lettera di vettura, fatture, ricevute, ricevute di cassa, ecc.)

2.3. Il giorno di partenza in viaggio d'affari è la data di partenza del treno, aereo, autobus o altro veicolo dal luogo di lavoro permanente del viaggiatore e il giorno di arrivo è la data di arrivo del veicolo nel luogo di lavoro permanente. Quando il veicolo parte prima delle 24 ore incluse, il giorno di partenza per un viaggio d'affari è considerato il giorno corrente e dalle ore 00 in poi - il giorno successivo.

Se la stazione, il molo o l'aeroporto si trovano al di fuori dei confini dell'insediamento, viene preso in considerazione il tempo necessario per raggiungere la stazione, il molo o l'aeroporto. Il giorno di arrivo del dipendente nel luogo di lavoro permanente è determinato allo stesso modo.

2.4. L'aspetto di un dipendente al lavoro il giorno della partenza per un viaggio d'affari o il giorno dell'arrivo da un viaggio d'affari è deciso d'accordo con il direttore dell'Organizzazione.

2.5. Un dipendente in viaggio d'affari è soggetto all'orario di lavoro e alle regole dell'ordine dell'impresa, dell'istituzione, dell'organizzazione a cui è inviato.

2.6. In caso di inabilità temporanea al lavoro durante un viaggio di lavoro, il dipendente è tenuto a informare immediatamente il datore di lavoro di tali circostanze.

L'invalidità temporanea di un lavoratore distaccato, nonché l'impossibilità per motivi di salute di rientrare nel luogo di residenza permanente, sono soggette a certificazione mediante documenti debitamente eseguiti dello Stato competente (comunale) o di altre organizzazioni mediche autorizzate (certificate) a fornire servizi medici. Per un periodo di inabilità temporanea al lavoro, al lavoratore distaccato viene corrisposta in via generale un'indennità di inabilità temporanea.

I giorni di invalidità temporanea non sono compresi nella durata del viaggio di lavoro.

In caso di inabilità temporanea al lavoro di un lavoratore distaccato, gli vengono rimborsate in via generale le spese di locazione dell'alloggio (salvo i casi in cui il lavoratore distaccato è in regime di ricovero) e le indennità giornaliere sono corrisposte per tutto il tempo fino al suo in grado, per motivi di salute, di procedere alla prestazione assegnatagli dall'incarico d'ufficio o di rientrare nel proprio luogo di residenza permanente.

3. Documentazione di un viaggio d'affari

3.1. La base per inviare un dipendente in viaggio d'affari è la decisione di mandarlo in viaggio d'affari, redatta in una forma arbitraria.

3.2. Sulla base della decisione di inviare in viaggio d'affari, un dipendente del servizio del personale emette un ordine per l'invio in viaggio d'affari in conformità con il modulo n. T-9 (n. T-9a), approvato dalla risoluzione dello Stato Comitato statistico della Russia del 5 gennaio 2004 n. 1.

3.3. Le informazioni sul viaggio d'affari del dipendente sono inserite nel registro dei dipendenti che partono per un viaggio d'affari.

4. Spese di viaggio

4.1. La retribuzione media per il tempo in cui un dipendente è in viaggio d'affari viene trattenuta per tutti i giorni lavorativi della settimana secondo l'orario stabilito nel luogo di lavoro permanente.

4.2. Un dipendente inviato in viaggio d'affari sia in Russia che all'estero viene rimborsato per le seguenti spese:

• affittare un'abitazione;
• viaggio verso la destinazione e ritorno;
• indennità giornaliera;
• effettivamente prodotto con il permesso o la conoscenza del datore di lavoro e documentato
• costi obiettivo:
• oneri per servizi aeroportuali, commissioni;
• per viaggi in aeroporto o stazione ferroviaria nei luoghi di partenza, destinazione o trasferimenti;
• per il trasporto bagagli;
• per telefonate d'ufficio;
• sull'ottenimento e la registrazione di un passaporto straniero ufficiale, sull'ottenimento dei visti;
• relative allo scambio di contanti o di un assegno in una banca per contanti in valuta estera.

4.3. Per ogni giorno di viaggio d'affari, compresi i fine settimana e le festività non lavorative, nonché per i giorni di viaggio, anche durante uno scalo forzato, al lavoratore viene corrisposta un'indennità giornaliera.

Se il dipendente può tornare a casa tutti i giorni, l'indennità giornaliera non viene pagata.

Per i viaggi d'affari nel territorio della Russia, le diarie sono fissate in un importo di:

• direttore - 5000 rubli,
• direttori di filiale - RUB 3000,
• tutti gli altri dipendenti - 1000 rubli.

Per ogni giorno di viaggio d'affari al di fuori della Russia, al dipendente viene corrisposta un'indennità giornaliera pari a:

• regista - 200 euro,
• direttori di filiale - 100 euro,
• tutti gli altri dipendenti - 70 euro.

4.4. Le spese di viaggio fino al luogo del viaggio d'affari e di ritorno al luogo di lavoro permanente sono rimborsate al lavoratore distaccato pari al costo del viaggio aereo, ferroviario, marittimo e in macchina uso generale, compresi i pagamenti assicurativi per l'assicurazione statale obbligatoria dei passeggeri nei trasporti, il pagamento dei servizi per la prevendita dei biglietti, il costo dell'utilizzo della biancheria da letto sui treni.

Quando si viaggia in aereo verso il luogo di un viaggio d'affari, il direttore, i vicedirettori sono rimborsati per il costo del viaggio in business class. Il resto dei dipendenti viene rimborsato per la tariffa in classe economica.

Quando si recano in treno verso il luogo di un viaggio d'affari, al direttore e ai vicedirettori vengono rimborsate le spese di viaggio nella carrozza SV del treno aziendale, al resto dei dipendenti vengono rimborsate le spese di viaggio nel trasporto a scompartimento di il treno aziendale.

Al dipendente sono rimborsate le spese di viaggio verso l'aeroporto o la stazione ferroviaria nei luoghi di partenza, destinazione o trasferimento, inclusi taxi, bagagli. In assenza di documenti che confermino l'importo delle spese di viaggio per l'aeroporto o la stazione ferroviaria, per il trasporto di bagagli, i costi sono rimborsati per un importo di 1000 rubli. in un viaggio.

L'indennità giornaliera in valuta estera viene corrisposta al dipendente quando il dipendente viene inviato in viaggio d'affari al di fuori del territorio della Russia negli importi determinati dal presente regolamento.

L'indennità giornaliera è corrisposta secondo la seguente regola:

• quando un dipendente viaggia dal territorio della Russia, la data di attraversamento del confine di stato della Russia è inclusa nei giorni per i quali le indennità giornaliere sono pagate in valuta estera;
• quando si viaggia nel territorio della Russia, la data di attraversamento del confine di stato della Russia è inclusa nei giorni per i quali le diarie vengono pagate in rubli.

Le date di attraversamento del confine di stato della Federazione Russa sono determinate dai segni delle autorità di frontiera nel passaporto.

Quando un dipendente è inviato in viaggio d'affari nel territorio di due o più paesi esteri, la diaria per il giorno dell'attraversamento del confine tra Stati è pagata in valuta estera secondo le norme stabilite per lo Stato in cui è inviato il dipendente.

4.5. Le spese relative alla restituzione di un biglietto ferroviario, aereo o altro veicolo da parte di un viaggiatore d'affari possono essere rimborsate con l'autorizzazione del Direttore dell'Organizzazione solo per validi motivi (decisione di annullamento di un viaggio di lavoro, richiamo da un viaggio di lavoro, malattia ) se esiste un documento che conferma tali spese.

4.6. Non è previsto il rimborso delle spese per il trasporto di bagagli di peso eccedente i limiti stabiliti dalle imprese di trasporto.

4.7. Al dipendente vengono rimborsate le spese per le telefonate in ufficio. In assenza di documenti che confermino i costi sostenuti (fatture dettagliate dell'operatore di telecomunicazioni), i costi vengono rimborsati per un importo di 200 rubli. al giorno.

4.8. Prima di partire per un viaggio di lavoro, il lavoratore distaccato riceve un anticipo in contanti entro l'importo dovuto per il viaggio, le spese di noleggio e l'indennità giornaliera.

4.9. Il dipendente viene rimborsato per i costi effettivi di prenotazione e affitto dell'alloggio, confermati dai documenti pertinenti, ma non più di 5.000 rubli. al giorno.

In caso di mancata presentazione dei documenti attestanti il ​​pagamento dei canoni di locazione dei locali residenziali, l'importo di tale pagamento sarà rimborsato nelle seguenti somme:

• RUB 700 per ogni giorno di viaggio d'affari nel territorio della Russia;
• RUB 2500 per ogni giorno di viaggio d'affari all'estero.

Il costo dell'affitto di uno spazio abitativo viene rimborsato per ogni giorno di permanenza sul luogo del viaggio di lavoro dal giorno in cui il viaggiatore arriva a destinazione e fino al giorno in cui lo lascia.

4.10. Durante il ritardo sulla strada senza buona ragione al lavoratore non vengono corrisposti gli stipendi, le indennità giornaliere, nonché le spese per l'affitto dell'abitazione e le altre spese non vengono rimborsate.

5. Paga per lavoro nei fine settimana in viaggio d'affari

5.1. Se un dipendente va in viaggio d'affari in un giorno non lavorativo (fine settimana, ferie), il giorno di partenza è considerato il primo giorno del viaggio d'affari, il cui pagamento è previsto ai sensi dell'articolo 153 del Codice del lavoro la Federazione Russa, cioè per quanto riguarda il lavoro durante il fine settimana o un giorno festivo. Analogamente, il problema si risolve nel caso in cui un dipendente arrivi da un viaggio di lavoro a uno non lavorativo (giorno di riposo,
vacanza.

5.2. Il lavoro durante un fine settimana o un giorno festivo viene pagato almeno il doppio dell'importo ai sensi dell'articolo 153 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Importi specifici della retribuzione per il lavoro in un giorno libero o in una vacanza non lavorativa possono essere stabiliti da un contratto collettivo, un atto normativo locale adottato tenendo conto del parere dell'organo rappresentativo dei dipendenti e un contratto di lavoro. Allo stesso tempo, su richiesta di un dipendente che ha lavorato in un fine settimana o in un giorno festivo, gli può essere concesso un altro giorno di riposo. In questo caso, il lavoro nel fine settimana o in un giorno festivo è pagato in un'unica soluzione e il giorno di riposo non è dovuto.

6. Garanzie per l'invio di dipendenti ai comandanti di servizio

6.1. Sulla base dell'articolo 167 del Codice del lavoro della Federazione Russa, quando si invia un dipendente in viaggio d'affari, nonché mentre un dipendente è in viaggio verso la sede dell'attività (dalla sede dell'attività), è garantito la conservazione del suo posto di lavoro (posizione) e la retribuzione media, nonché il rimborso delle spese relative al viaggio d'affari ufficiale.

6.2. In caso di invio di un lavoratore a tempo parziale in viaggio d'affari contemporaneamente per il suo lavoro principale e il lavoro svolto a tempo parziale, i guadagni medi sono trattenuti da entrambi i datori di lavoro e le spese di viaggio d'affari rimborsabili sono distribuite tra i datori di lavoro di invio da loro mutuo accordo.

6.3. Quando inviato in viaggio d'affari, il dipendente riceve un anticipo in contanti per il pagamento:

• spese di viaggio;
• il costo dell'affitto di un'abitazione;
• costi aggiuntivi associati alla vita fuori dal luogo di residenza permanente (indennità giornaliera).

7. La procedura per la presentazione delle segnalazioni relative alla direzione dei dipendenti

in viaggio d'affari

7.1. Entro tre giorni lavorativi dalla data di rientro da un viaggio di lavoro, il dipendente è tenuto a presentare all'ufficio contabilità una relazione anticipata sugli importi da lui spesi.

Insieme alla relazione anticipata, i documenti (in originale) vengono trasferiti all'ufficio contabilità, confermando l'importo delle spese sostenute, indicando la forma di pagamento (contanti, assegno, carta di credito, bonifico bancario). Per i viaggi di lavoro all'estero si allega al verbale la fotocopia dei contrassegni sul passaporto estero.

7.2. Alla relazione anticipata sono allegati i seguenti documenti:

• documenti che confermano il costo dell'affitto di un'abitazione;
• documenti attestanti il ​​pagamento dei diritti per i servizi aeroportuali e delle altre commissioni;
• documenti attestanti le spese di viaggio fino a destinazione e ritorno, se tali spese sono state sostenute personalmente dal dipendente;
• documenti attestanti le spese di viaggio per l'aeroporto, per la stazione nei luoghi di partenza, destinazione o trasferimento, per il trasporto dei bagagli;
• documenti attestanti il ​​costo delle telefonate d'ufficio;
• documenti che confermano i costi per l'ottenimento e la registrazione di un passaporto straniero ufficiale, l'ottenimento dei visti, se tali azioni non sono state eseguite dall'Organizzazione;
• documenti che confermano le spese relative allo scambio di contanti o un assegno in una banca per contanti in valuta estera.

7.3. In caso di mancata presentazione dei documenti attestanti il ​​pagamento dei canoni di locazione dei locali residenziali, l'importo di tale pagamento sarà rimborsato nella misura stabilita dall'articolo 4.10 del presente Regolamento.

7.4. Se non vengono presentati i documenti che confermano le spese di viaggio fino al luogo di destinazione e ritorno, se tali spese sono state sostenute personalmente dal dipendente, le spese sono rimborsate per l'importo del costo del viaggio fino al luogo di viaggio e ritorno in un compartimento trasporto o il costo di un biglietto aereo di classe economica.

7.5. In caso di mancata presentazione dei documenti attestanti il ​​costo del viaggio all'aeroporto, alla stazione nei luoghi di partenza, destinazione o trasferimento, per il trasporto di bagagli, le spese sono rimborsate nella misura di 1000 rubli. in un viaggio.

7.6. In mancanza di documenti attestanti il ​​costo delle conversazioni telefoniche d'ufficio, le spese sono rimborsate nella misura stabilita dall'articolo 4.6 del presente Regolamento.

In assenza di documenti che confermino i costi per l'ottenimento dei visti e i costi associati al cambio di denaro, questi costi non vengono rimborsati.

7.7. Il saldo dei fondi in eccesso rispetto all'importo utilizzato secondo il rapporto di anticipo deve essere restituito dal dipendente alla cassa nella valuta in cui è stato emesso l'anticipo, entro e non oltre tre giorni lavorativi dal ritorno da un viaggio di lavoro.

7.8. Se il dipendente non restituisce il saldo dei fondi entro il periodo di tempo specificato nella clausola 7.7 del presente Regolamento, l'importo corrispondente viene rimborsato mediante detrazione dallo stipendio del dipendente, tenendo conto dell'importo massimo della detrazione stabilito dall'articolo 138 del Codice del lavoro di la Federazione Russa.

7.9. Entro e non oltre tre giorni lavorativi dalla data di ritorno da un viaggio d'affari, il dipendente è tenuto a preparare e presentare al funzionario che ha preso la decisione sul viaggio d'affari una relazione sul lavoro da lui svolto o sulla partecipazione all'evento per quale è stato inviato.

Il dipendente distaccato per l'espletamento di determinate mansioni dovrà allegare al verbale di viaggio gli originali o le fotocopie dei documenti da lui ricevuti o sottoscritti e consegnatigli per conto dell'Organizzazione.

Il dipendente inviato in trasferta per partecipare a qualsiasi evento dovrà allegare al verbale di viaggio i materiali da lui ricevuti in qualità di partecipante all'evento.

Il regolamento sui viaggi di lavoro è un atto normativo locale dell'organizzazione, che contiene tutte le regole per l'invio in viaggio di lavoro, adottato dall'organizzazione. È obbligatorio, deve essere rivisto in relazione all'adozione di nuove leggi e qual è il limite per il calcolo della diaria? Quali costi aggiuntivi sostiene l'azienda quando invia lavoratori dal 2020? In questo articolo, abbiamo cercato di rispondere alle domande più comuni riguardanti la progettazione di un tale viaggio.

Qual è la posizione per?

Il regolamento sui viaggi di lavoro come atto normativo locale nelle organizzazioni è facoltativo. È più necessario regolamentare i rapporti tra l'azienda, il viaggiatore e le funzioni coinvolte nella registrazione e nel calcolo dei costi di un viaggio di lavoro. Cioè, non è necessario sviluppare separatamente il regolamento come una forma di atto locale; puoi includere norme sui viaggi d'affari, ad esempio, nei regolamenti interni sul lavoro e approvare i limiti giornalieri per ordine. Questo è discusso in Articolo 168 del Codice del lavoro, ma ci soffermeremo comunque più in dettaglio sullo sviluppo di un atto locale come il regolamento sui viaggi d'affari, poiché la sua presenza rende l'organizzazione del viaggio più semplice e conveniente.

Che cos'è un viaggio di lavoro

Vediamo come viene definito questo termine in Codice del lavoro della Federazione Russa... Un viaggio d'affari è un viaggio di un dipendente dell'azienda per svolgere un incarico di lavoro al di fuori del luogo di lavoro permanente(parte 1 Arte. 166 del Codice del lavoro della Federazione Russa). L'invio viene effettuato sulla base di un ordine del datore di lavoro con il rilascio di un incarico di servizio. Se un dipendente ricopre una posizione che implica il costante adempimento delle mansioni lavorative durante il viaggio, questo non costituirà un viaggio di lavoro (ma sarà chiamato lavoro itinerante). Durante il viaggio di lavoro, il dipendente mantiene la sua posizione, posto di lavoro, salario.

Un dipendente può rifiutare un viaggio di lavoro?

Come regola generale, la legislazione sul lavoro (articolo 166 del Codice del lavoro della Federazione Russa) non obbliga a chiedere al dipendente il consenso per qualsiasi viaggio d'affari (all'interno della Russia o all'estero). Allo stesso tempo, il Codice del lavoro della Federazione Russa ha stabilito una serie di restrizioni per l'invio di determinate categorie di lavoratori in viaggio d'affari.

Non puoi inviare in viaggio di lavoro:

• donne durante la gravidanza;
• dipendenti di età inferiore ai 18 anni (ad eccezione dell'attività creativa);
• persone con disabilità se il viaggio interrompe l'attività riabilitativa;
• lavoratori con i quali è stato concluso un contratto di apprendistato;
• candidato registrato durante le elezioni.

Esiste anche un elenco di cittadini per i quali è consentito un viaggio di lavoro solo previa consegna di una notifica-direzione e con il loro consenso scritto. Se un dipendente che può essere inviato in viaggio d'affari solo con il suo consenso scritto rifiuta di viaggiare, non può essere inviato con la forza. Inoltre, il dipendente può avere buoni motivi per posticipare o addirittura annullare il viaggio, quindi il manager può annullare il suo ordine. Ma questo è già un diritto del leader, non un obbligo.

Stiamo sviluppando il Regolamento sui viaggi di lavoro per il 2020

Quasi tutte le sfumature dell'invio di un dipendente in viaggio d'affari si riflettono in Decreto del governo della Russia n. 749 del 13 ottobre 2008... Cambiamenti fondamentali nella direzione della semplificazione della registrazione di questo momento lavorativo sono stati introdotti nella normativa nel 2015, quando il legislatore ha abolito l'obbligo di rilasciare titoli di viaggio e incarichi di servizio. Sebbene molte organizzazioni e imprese ancora oggi utilizzino questi moduli quando inviano un dipendente in viaggio d'affari, piuttosto per la comodità di mantenere rapporti interni, soprattutto perché i documenti, insieme all'ordine per inviarli in viaggio d'affari, vengono generati automaticamente da programmi di contabilità del personale.

Per sviluppare un atto locale aggiornato (Regolamenti), è possibile scaricare un campione gratuito del Regolamento di viaggio 2020 alla fine dell'articolo. Va tenuto presente che un campione di un documento interno di un'altra società può contenere caratteristiche individuali, diritti limitati o estesi, pertanto, quando si elaborano atti locali, è sempre necessario fare riferimento alla fonte primaria, in questo caso, prendere come base la disposizione 749 sui viaggi di lavoro.

Di solito il regolamento è composto da più sezioni ed è un documento piuttosto lungo. In particolare, devi considerare:

• disposizioni generali;
• la procedura per l'invio dei dipendenti in trasferta;
• il limite di tempo per tale viaggio;
• regole di estensione del termine;
• casi di richiamo di un lavoratore distaccato;
• garanzie in caso di invio in viaggio d'affari;
• l'entità e le modalità di rimborso delle spese di viaggio.

In ciascuna di queste sezioni, è importante tenere conto di tutte le sfumature. Ad esempio, un'istruzione potrebbe iniziare in questo modo:

Si può vedere da questo campione che il capo dell'organizzazione deve approvare il regolamento sui viaggi di lavoro e dove deve essere la sua firma personale e la data di approvazione. Una delle sezioni principali di questo atto locale è la sezione sulla procedura per la presentazione di segnalazioni relative all'invio in viaggio d'affari. Si consiglia di prescrivere immediatamente la seguente regola in esso:

Il lavoratore distaccato, entro 3 giorni lavorativi dal suo rientro, è tenuto a fornire i documenti attestanti la spesa mirata dei fondi erogati per il viaggio.

Inoltre, quando si redige il regolamento, è imperativo specificare le voci delle spese di viaggio che l'organizzazione risarcirà al dipendente. Ad esempio:

LLC "Esempio" rimborsa i viaggiatori d'affari per i pasti per un importo non superiore a 1.000 (1.000) rubli al giorno.

Chi sviluppa il Regolamento sui viaggi di lavoro

Il capo approva l'atto locale, ma più dipendenti devono essere coinvolti contemporaneamente nel suo sviluppo:

• uno specialista del dipartimento del personale prescriverà i principali punti organizzativi;
• il capo contabile inserirà nel documento le voci relative al pagamento;
• un avvocato verificherà la conformità del regolamento alla legge applicabile.

Altri specialisti possono essere coinvolti per introdurre alcuni aspetti nel documento.

Modifiche alla legislazione

In relazione alle modifiche della legislazione, il datore di lavoro deve rivedere tempestivamente le normative locali, incluso il regolamento sui viaggi di lavoro. Lo scopo della revisione potrebbe essere quello di ridurre gli oneri finanziari aggiuntivi per le imprese in una situazione in cui lo Stato adotta leggi che portano a un aumento delle detrazioni fiscali e dei contributi assicurativi ai fondi pertinenti.

Dal 2017 Legge federale n. 243 FZ del 3 luglio 2016 sono stati fissati limiti di indennità giornaliera per il viaggio di lavoro del dipendente, entro il quale non vengono pagati i premi assicurativi; in caso di superamento dei limiti, i premi assicurativi dovranno essere pagati per l'importo della franchigia. L'aliquota è stata introdotta per analogia con il pagamento dell'imposta sul reddito delle persone fisiche per diaria, che è valido dal 1 gennaio 2008. Inoltre, il legislatore, 10 anni dopo, non ha modificato al rialzo l'importo dell'indennità giornaliera, che non è tassata e dei premi assicurativi.

Fissare limiti di indennità giornaliera

Se il datore di lavoro cerca di risparmiare sull'indennità giornaliera, nel Regolamento sui viaggi d'affari, i limiti per il pagamento delle indennità giornaliere sono stabiliti in conformità con il Codice Fiscale della Federazione Russa entro gli importi che non sono inclusi nella base imponibile :

• 700 rubli al giorno in tutto il territorio della Russia;
• 2500 rubli al giorno fuori dal paese.

Nel fissare i limiti dell'indennità giornaliera, il datore di lavoro ha il diritto di essere guidato dalla situazione del mercato, altrimenti un risparmio eccessivo può demotivare i dipendenti che, essendo andati a svolgere il compito di gestione in un'altra città o in un altro paese, devono risolvere rapidamente i compiti ufficiali, in particolare poiché molti dipendenti trattano negativamente tali viaggi.

Spesso le aziende differenziano i limiti in base al titolo di lavoro e alla sede di attività. Cioè, viene stabilito un compenso più elevato per il team di gestione rispetto ai dipendenti ordinari. Lo stesso vale per la destinazione: se la compagnia è regionale, un viaggio d'affari, ad esempio, a Mosca sarà più costoso che in una piccola città. L'azienda ha la facoltà di indicare nel Regolamento l'eventuale importo dell'indennità giornaliera per i viaggi di lavoro, poiché il limite massimo non è limitato dalla legge. Devi solo ricordare che dovrai pagare le tasse e le tasse appropriate.

Viaggio di lavoro nel giorno libero

Se un dipendente si reca in viaggio d'affari, ad esempio, il sabato o la domenica, per iniziare a lavorare il lunedì, allora, come ha ricordato il Ministero del Lavoro nella sua Lettera del 09/05/2013 N 14-2/3044898 -4415, i giorni di riposo vengono pagati il ​​doppio (o compensati fornendo un giorno di riposo aggiuntivo - quindi il pagamento sarà nell'importo standard del guadagno medio). Stesso discorso per i giorni del viaggio di ritorno, che cadeva nel fine settimana.

Come può un dipendente riferire sui risultati di un viaggio di lavoro?

Sulla base dei risultati del viaggio, il viaggiatore deve redigere e trasmettere alla direzione un rapporto sul completamento dell'incarico, in base al quale la direzione dell'impresa ha l'opportunità di determinare in che modo il dipendente ha affrontato i problemi e compiti che doveva risolvere. La redazione di un verbale consente invece al dipendente di evitare pretese infondate per esiti insoddisfacenti del viaggio. Oltre alla denuncia, il viaggiatore deve presentare all'ufficio contabilità:

• un resoconto anticipato (sulle spese sostenute in viaggio d'affari);
• ricevute, assegni, titoli di viaggio, ecc. attestanti le carte di pagamento;
• certificato di viaggio (se rilasciato).