Tipuri de corespondență comercială - dosar n1.docx. Cum se scrie o propunere de inițiativă Exemplu de scrisoare de propunere

Înainte de a începe să pregătiți o scrisoare de afaceri de inițiativă, ar trebui să vă asigurați că scrierea unei astfel de scrisori este absolut necesară.

Această necesitate se poate datora următoarelor circumstanțe:

• 1) problema (grupul de probleme) pe care intenționați să o abordați într-o scrisoare de afaceri nu poate fi rezolvată momentan nici în cadrul unei întâlniri personale, nici telefonic, sau în orice alt mod din cauza indisponibilității temporare (absenței) destinatarului ;
• 2) intenționați să fixați (pentru dvs. și pentru destinatar) anumite informații pe hârtie pentru a putea ulterior - dacă este necesar - să faceți referire la acestea;
• 3) intenționați să vă aranjați gândurile într-un mod adecvat pentru a le oferi un aspect mai ordonat și astfel să le faceți mai clare, inteligibile și convingătoare pentru destinatar;
• 4) intenționați să vă pre-dedicați demersului unui caz care vi se pare destul de complicat (sau este ceva complet necunoscut destinatarului până în prezent) al unei persoane de care va depinde în cele din urmă rezultatul acestuia; pentru a-i oferi informații relevante, utilizați o scrisoare de afaceri;
• 5) intenționați să spuneți destinatarului ceva confidențial.

De asemenea, acordați atenție cine exact în acest caz este destinatarul, care va fi cea mai probabilă reacție a acestuia la scrisoarea de afaceri și cum va corespunde această reacție obiectivului pe care intenționați să-l atingeți cu mesajul dvs.

Dacă, după ce ai analizat situația, ți-ai stabilit intenția de a pregăti și trimite o scrisoare de afaceri, atunci, fără a o amâna, apucă-te de treabă.

În acest scop:

• a) planificați timpul necesar (și în același timp suficient) pentru munca productivă la o scrisoare de afaceri;
• b) stabiliți exact unde veți efectua această muncă: la birou, acasă sau în altă parte;
• c) pregătiți tot ce aveți nevoie pentru o scrisoare de afaceri: hârtie sau formulare adecvate, un computer, o imprimantă, o dischetă pentru a salva un fișier cu text, un pix, un creion (pentru a face note și corecții într-o ciornă), poate o gumă de șters, „conjunctură”, un plic și ștampile pe acesta, o carte de vizită sau alt material pe care intenționați să îl atașați la mesaj (aplicațiile sunt pregătite separat);
• d) selectați, de asemenea, toate informațiile și materialul de referință de care aveți nevoie pentru a lucra asupra textului: corespondență pe fondul problemei ridicate în scrisoarea de afaceri, rapoarte, memorii, certificate, rezumate, acte, rapoarte, contracte etc.;
• e) pentru orice eventualitate, aprovizionați cu literatură, în special, dicționare (ortografie, sinonime, cuvinte străine etc.) sau un dicționar enciclopedic, precum și orice altă literatură de specialitate (inclusiv periodice), de exemplu, juridică.

• a) este specificat scopul (scopul funcțional) al scrisorii de afaceri (de exemplu, intenționați să solicitați anumite informații de la un partener de afaceri legate de un proiect de acord de cooperare);
• b) se determină tipul scrisorii de afaceri (în acest caz, este vorba de o scrisoare de cerere);
• c) se determină structura generală a scrisorii de afaceri (primul paragraf este de a descrie situația din jurul proiectului de contract, al doilea paragraf este de a preciza esența cererii, al treilea paragraf este de a justifica necesitatea obținerii informațiilor solicitate , al patrulea paragraf este de a mulțumi pentru cooperare și, de asemenea, de a cere să răspundă cât mai curând posibil, etc.);
• d) principalele mijloace de vorbire sunt determinate pentru a atinge scopul specificat (formulări standard pentru formarea unui „schelet” al conținutului, căptușeli de text pentru a asigura o legătură între paragrafe);
• e) se determină cele mai importante fapte și evenimente, a căror referire trebuie făcută în scrisoare (de exemplu, ca justificare a motivelor acțiunilor cuiva);
• f) se determină forma adresei, formula finală de curtoazie, forma semnăturii, se clarifică necesitatea întocmirii anexelor la o scrisoare de afaceri.

După ce planul scrisorilor de afaceri este întocmit, acesta ar trebui revizuit și rafinat cu atenție. Pe baza versiunii finale a planului, puteți începe să pregătiți o schiță a conținutului principal (textul) unei scrisori de afaceri.

Redactarea presupune:

• a) formularea gândurilor cheie care reflectă esența unei scrisori de afaceri (sub formă de propoziții separate);
• b) interconectarea propozițiilor individuale în paragrafe (consecvent pentru toate paragrafele);
• c) formularea de legături de text între paragrafe, precum și, dacă este cazul, linia de text inițială și finală.

După ce aveți o schiță de scrisoare de afaceri fixată pe hârtie sau pe ecranul unui computer, ar trebui să:

• a) editează proiectul, realizând în acest scop structurarea suplimentară a textului, precum și prelucrarea stilistică a acestuia;
• b) corectează proiectul, i.e. găsiți, marcați și corectați greșelile de ortografie, de punctuație etc. conținute în text;
• c) reformatați un proiect de scrisoare de afaceri pe un suport nou, folosind o altă coală de hârtie și un fișier informatic corespunzător pentru aceasta.

Schiță actualizată:

• a) recitit;
• b) reeditată și corectată;
• c) este emis în varianta corectată.

În acest scop, textul unei scrisori de afaceri este „legat” cu pregândit:

• - salut (uneori în combinație cu un apel);
• - formula finala a politetii;
• - semnătură.

O versiune de lucru complet asamblată (compilată) a unei scrisori de afaceri este în cele din urmă revizuită de autor (dezvoltator) pentru a identifica erorile și inexactitățile ascunse în text.

În cele din urmă, faza finală a lucrării la o scrisoare de afaceri implică:

• a) acord asupra textului (dacă este necesar);
• b) executarea unei scrisori de afaceri pe antet sau coală de scris cu respectarea normelor în vigoare în acest sens;
• c) înregistrarea cererilor (dacă există);
• d) semnarea unei scrisori;
• e) conversia și înregistrarea scrisorilor (aceasta din urmă nu este necesară pentru scrisorile de afaceri private);
• e) trimiterea la adresa indicată pe plic. Exemple dintre cele mai comune scrisori de afaceri proactive :
• dar) exemplu de scrisoare de cerere

Director general al societatii pe actiuni "AAA"

I. O. Prenume

Dragă domnule..!

Departamentul comercial al companiei noastre este extrem de interesat de furnizarea unora dintre produsele Companiei dumneavoastra si, in special, ... (precizati mai exact).

In legatura cu cele de mai sus va rog sa transmiteti firmei un catalog (lista de preturi, proiect de contract etc.) al produselor care ne intereseaza.

Data dorită pentru primirea cataloagelor -... (precizați în mod specific). Cu sinceritate.

Director General adjunct pentru Marketing

I. O. Prenume

b) un exemplu de scrisoare-mesaj

Director executiv

CJSC „VVV>> I. O. Prenume

Dragă Nume Patronimic! Am plăcerea să vă informez că conducerea companiei are în vedere în prezent posibilitatea deschiderii unei noi sucursale în ... (precizați în mod concret) în vederea creșterii vânzărilor de produse. Data estimată de începere a filialei - ... (specificați în mod specific). Numărul de personal - ... (specificați în mod specific). Aceste informații vă sunt furnizate pentru informarea dumneavoastră.

Cu respect,

Director comercial al OJSC „GGG” I. O. Prenume

c) un exemplu de scrisoare de cerere

Rectorul Instituției de Învățământ de Stat...

I. O. Prenume

Director FSUE „DDD” I. O. Prenume

Dragă Prenume Nume!

Vă trimit o cerere de confirmare documentară a vechimii în muncă a unui angajat al întreprinderii noastre... (precizați în mod concret), care și-a pierdut carnetul de muncă din cauza... (precizați în mod concret). Informații despre munca... la întreprinderea care ți-a fost încredințată, vă rugăm să furnizați în formularul:

Informațiile specificate sunt necesare pentru eliberarea... unui duplicat al carnetului de muncă.

Cu stimă, Director al MGUP „NEE” I. O. Prenume

Director adjunct HR I. O. Prenume

d) un exemplu de scrisoare de cerere (de intenție)

Dragă Nume Patronimic!

Prin această declarație, am onoarea să vă anunț intenția instituției noastre de a continua cooperarea fructuoasă cu cei încredințați dumneavoastră... (institut, universitate, academie). Anul universitar trecut a demonstrat în mod clar că organizațiile noastre au un potențial semnificativ de interacțiune eficientă și reciproc avantajoasă.

Vă doresc vouă și personalului didactic... succes creativ și bunăstare.

Cu respect,

Şeful Institutului de Cercetare... I. O. Prenume

e) un exemplu de scrisoare de ordin

Către șeful departamentului de vânzări al CJSC „ZhZhZh” I. O. Prenume

Doamnă..!

Vă rugăm să acceptați cu titlu oneros o comandă de achiziție de la CJSC "ZhZhZh" ... (indicați denumirea produsului) în cantitatea ... (indicați în mod specific). Va atragem atentia ca cele mai preferate la vanzare sunt produsele care au ... (indicati caracteristicile care contribuie la imbunatatirea vanzarilor de produse).

De asemenea, vă rog să găsiți o oportunitate de a finaliza comanda cu un număr aproximativ egal de produse cu caracteristicile enumerate. Vă rog să trimiteți comanda ... (indicați cantitatea) în loturi egale - la ......

și... (introduceți datele).

Cu sinceritate. Director al casei comerciale I. O. Prenume

f) un exemplu de scrisoare de felicitare (opțiunea 1)

Nume. Al doilea prenume. Nume (în cazul dativ)

Dragă (Nume. Patronimic)!

Permiteți-mi, în numele... (precizați în mod specific) și în numele meu, să-l felicit pe Vasya de ziua lui! Ați lucrat fructuos în beneficiul companiei noastre de... (precizați în mod concret) de ani de zile, dedicându-vă cauzei cunoștințele și experiența profesională. Activitatea ta de muncă este un exemplu rar de succes profesional, un exemplu care merită respect și imitație.

În această zi plină de bucurie, vă dorim din suflet, dragă Nume Patronimic, sănătate bună, succes în toate eforturile, prosperitate și prosperitate, pace și fericire!

Cu sinceritate.

Inițiale (Prenumele) Nume

g) un exemplu de scrisoare de felicitare (opțiunea 2)

Membrii Consiliului JSCB „Băncii „Eldorado””

Stimati domni!

Am onoarea să vă felicit pentru finalizarea cu succes excepțional a proiectului de investiții pe finanțare... (precizați mai precis).

Îmi face mare plăcere să vă informez că, conform estimărilor preliminare, profitul băncii în legătură cu finalizarea acestui proiect va depăși cifrele planificate. De asemenea, sunt extrem de încântat că finalizarea la timp și cu mare succes a acestui proiect creează condiții mai mult decât favorabile pentru implementarea altor programe de investiții la fel de semnificative și anume... (precizați).

Permiteți-mi, domnilor, să exprim încrederea că activitățile băncii noastre vor continua să fie la fel de reușite și nobile. Iti doresc toate cele bune.

Cu respect perfect,

• (I. O. Prenume), Director General
• h) exemplu de scrisoare de invitație

Stimati domni!

Centrul Expozițional Regional „Schitul Nou” are onoarea să vă invite să participați la târgul-expoziție... (precizați mai precis). Târgul-expoziție se va desfășura în ... (precizați) de la ... la ... (precizați).

Programul expoziției-târg prevede desfășurarea următoarelor secțiuni tematice:

Târgurile-expoziții anuale... sunt cele mai mari astfel de evenimente organizate în prezent în... regiune. În fiecare an, în medie, mai mult de... expozanți participă la lucrările acestor expoziții.

Astfel, participanții la expoziție-târg... au oportunități excelente atât pentru a-și demonstra realizările în domeniu... cât și pentru un schimb productiv de experiență, inclusiv stabilirea de noi parteneriate.

În legătură cu cele de mai sus, comitetul de organizare al târgului-expoziție... invită organizația dumneavoastră să ia parte la activitatea sa. Suntem gata să vă oferim orice asistență posibilă în pregătirea participării și participării directe la acest eveniment important.

Pentru mai multe informatii, puteti contacta:....

Adresa site-ului web a comitetului de organizare al expoziției-târg este....

Pentru a solicita documentația aplicației, vă rugăm să contactați... (specificați) prin e-mail...

Vom fi bucuroși să vedem organizația dumneavoastră printre participanții la târgul-expoziție....

Cu sinceritate,

Președinte al Comitetului de Organizare... Prenume Nume Secretar al Comitetului de Organizare... Prenume Nume

i) un exemplu de scrisoare de scuze

Directorului general al CJSC „KKK” I. O. Prenume

... (indicați denumirea completă a întreprinderii) vă cere scuze în legătură cu îndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor din contractul din data de ... Nu. .... De asemenea, vă mai informez că ceea ce s-a întâmplat, din păcate, a devenit posibil datorită la împrejurări dincolo de controlul activității întreprinderii noastre.

Cu toate acestea, dragă Prenume Patronimic, ne exprimăm regretul profund în legătură cu acest fapt neplăcut. În același timp, am dori să sperăm că acest incident nefericit nu va afecta perspectivele cooperării noastre în afaceri. De asemenea, dorim să vă asigurăm că conducerea întreprinderii va depune eforturi viguroase pentru a se asigura că astfel de incidente nu se vor mai repeta.

Vă dorim din suflet bunăstare și prosperitate.

Eu raman cu sinceritate a ta. Director general al CJSC „LLL” I. O. Prenume

j) un exemplu de scrisoare de simpatie

Directorului executiv al CJSC „INN” I. O. Prenume

Dragă Nume Patronimic!

Permiteți-mi să-mi exprim simpatia în legătură cu nenorocirea care s-a abătut asupra întreprinderii dumneavoastră - un accident de producție care a provocat pagube materiale importante.

Vă împărtășim durerea și în acest moment dificil ne propunem să vă prezentăm prin această scrisoare sprijinul și simpatia noastră. În același timp, vă oferim asistența noastră în rezolvarea problemelor legate de restaurarea și repararea unei clădiri, utilaje și proprietăți deteriorate.

Sperăm din suflet că consecințele accidentului vor fi depășite cu succes în curând. În acest sens, confirmăm intenția noastră de a menține și de a dezvolta în orice mod posibil cooperarea de afaceri cu compania dumneavoastră și personal.

Profitând de această ocazie, vă dorim, Nume Patronimic, forță, energie și perseverență, mult succes în implementarea misiunii dumneavoastră dificile, recuperarea rapidă și completă a Întreprinderii, sănătate și bunăstare.

Cu profundă simpatie și respect nespus, I. O. Prenume

(Dacă este necesar, numele postului este indicat după numele de familie, despărțit prin virgulă.) h) un exemplu de scrisoare imagine

Redactorului șef al CJSC „Canal TV” I. O. Prenume

Nume drag!

Mă bucur că pot să vă trimit un mic mesaj.

Cred că nu ați uitat de acordul nostru cu privire la... ajuns săptămâna trecută. Anunțați-mi cum va afecta implementarea acestui acord planurile pe termen lung ale cooperării noastre.

De asemenea, a fost extrem de interesant pentru mine să știu părerea ta despre .., a cărui candidatura ți-a fost propusă recent de colegul și prietenul meu de multă vreme Nume Familie. În orice caz, voi primi cu plăcere un răspuns prompt de la dumneavoastră.

Sper ca esti bine?

Rămân cu sinceritate a dumneavoastră, Prenume Nume, producător

m) un exemplu de scrisoare de mulțumire

Directorului general al CJSC „PPP” I. O. Prenume

Dragă Nume Patronimic!

Aș dori să vă exprim sincera recunoștință în numele personalului OAO „RRR” în legătură cu felicitările transmise Companiei noastre cu ocazia zilei de ... (precizați în mod concret).

Sperăm sincer că relațiile puternice de afaceri reciproc avantajoase care s-au dezvoltat între întreprinderile noastre vor primi o dezvoltare fructuoasă în continuare. Profit de această ocazie pentru a transmite ție și colegilor tăi urările de succes în munca ta, prosperitate, pace și fericire.

Cu un respect de neclintit, Director General OAO „RRR” I. O. Prenume

Șef Resurse Umane CJSC „SSO I. O. Prenume”

Dragă domnule..! Prin această scrisoare, am plăcerea să vă recomand Name Sename Family, pe care am onoarea să-l cunosc ca un muncitor conștiincios, decent și specialist promițător. Cu siguranță îi poți încredința orice afacere fără să te temi de consecințe negative.

De asemenea, depun mărturie că în timpul stagiului în societatea care mi-a fost încredințată, domnul II. S. Spectacol de familie! abilități excepționale în domeniul tehnologiei informației. Cred că va fi foarte util companiei dumneavoastră ca specialist.

Apendice: feedback din partea șefului departamentului cu privire la activitatea familiei N. S. în timpul stagiului...

Cu cel mai mare respect, I. O. Prenume,

Vicepreședinte Resurse Umane

despre) exemplu de scrisoare cu conținut negativ (opțiunea 1)

Numele postului salariatului I. O. Prenume

Dragă domnule..! Ne pare rău să vă informăm că ați fost concediat din compania noastră de când... (fiți precis). Ne pare sincer rău că, în ciuda măsurilor disciplinare anterioare... (precizați cât) împotriva dumneavoastră, nu ați reușit să vă schimbați munca în bine.

În ciuda a ceea ce s-a întâmplat, ne amintim cu recunoștință munca pe care ați efectuat-o cu responsabilitatea cuvenită și zelul de serviciu cuvenit.

Puteți obține un extras din ordinul de concediere, calcul și carnet de muncă... pe toată durata zilei de lucru. Instructiunile necesare in acest sens vor fi date oficialilor competenti.

Vă dorim toate cele bune.

In numele Directorului General al societatii „TTT>>, I. O. Prenume, manager

o) un exemplu de scrisoare cu conținut negativ (opțiunea 2)

I. O. Prenume

Stimata doamna..! Concurs pentru postul vacant de Director de vanzari.

Vă mulțumim pentru interesul față de postarea noastră de locuri de muncă și pentru CV-ul detaliat (CV) pe care l-ați primit în acest sens.

Informațiile pe care le-ați pus amabil la dispoziția noastră au fost studiate cu atenția cuvenită. Cu toate acestea, spre marele meu regret, trebuie să vă informez că numele dumneavoastră de familie nu a fost inclus în lista finală (lista scurtă) a candidaților pentru aceste posturi.

Îmi pare sincer rău că trebuie să vă scriu despre asta. Profit de această ocazie pentru a-mi exprima speranța că următoarea încercare a lui Vata va avea mai mult succes.

Cu sinceritate,

În numele directorului general dar personalului companiei

I. O. Prenume, asistent birou p) un exemplu de scrisoare cu expresie de refuz

Directorului șef de aprovizionare al OAO FFF> I. O. Prenume

Dragă domnule..! Prin această scrisoare, suntem profund întristați să vă informăm cu privire la refuzul nostru de a transfera către organizația dumneavoastră o plată suplimentară pentru livrările efectuate ... (specificați când) livrările ... (specificați în mod specific). Decizia noastră este dictată de următoarele circumstanțe:

• 1. Organizația dvs. nu ne-a notificat despre ... (specificați în mod specific), ceea ce contrazice .... (precizați în mod specific) acordurile de furnizare și decontare pentru anul în curs.
• 2. Organizația dvs. a efectuat o livrare ... (specificați) cu întârziere în condițiile stipulate în contract. Aceasta este, de asemenea, o încălcare a acordului actual (Sub .... p .... (Specificați)).

De asemenea, nu v-ați obosit să ne oferiți nicio explicație în această privință.

Costurile directe și indirecte suportate de compania noastră în legătură cu... (precizați în mod specific) au devenit o consecință a acestor încălcări de către partea dumneavoastră a obligațiilor contractuale.

În legătură cu cele de mai sus, considerăm că cererea dumneavoastră pentru... (specificați în mod specific) este absolut ilegală. La rândul nostru, trebuie să avertizăm că, în cazul livrării repetate necorespunzătoare a componentelor, probabil că va trebui să avem grijă să găsim un partener de afaceri mai de încredere.

Sperăm că argumentele noastre vor fi convingătoare. Următoarea dvs. cerere de plată suplimentară ne va obliga să trimitem acest caz la arbitraj.

Cu sinceritate,

SF. manager furnizor

I. O. Prenume

consilier juridic

I. O. Prenume c) exemplu de scrisoare de CV

Pentru informațiile conducerii companiei „ChChCh” atunci când se iau în considerare candidații pentru un post vacant:

MANAGER DE RESURSE UMANE

Solicitant: Prenume Al doilea prenume Nume, vârstă ... ani (ani), studii ... (precizați în mod specific), experiență de muncă în specialitate - ... ani (ani). Date de contact: telefoane:... (oficiu), (casa).:

Stimati domni!

În... a absolvit... cu o diplomă în Management. De la... la... ani. a lucrat pentru ... într-un post... În perioada de la ... dar ... nu a avut loc de muncă permanent timp de un an - a lucrat temporar în ...

De la... până în prezent lucrez ca manager de resurse umane al companiei... Responsabilitățile mele includ:

• dar)...;
• b)...

Potrivit colegilor, am cunoștințe suficiente despre legislația Federației Ruse și abilități practice relevante pentru a-mi îndeplini sarcinile unui manager de personal.

Mă îmbrac cu eficiență ridicată, perspectivă largă. Am abilități bune de lucru cu programe de calculator

Din fire, este calm și prietenos. Imi place... (precizati mai exact). Sunt atașate referințe de la joburi anterioare.

Cu stimă, I. O. Prenume

Exemplu de scrisoare de propunere de afaceri

Informaționale - sunt create cu scopul de a transmite unele informații. 2. Publicitate - sunt create cu scopul de a influenta in mod corect destinatarul.

2. Scrisori-răspunsuri. Conform atributului destinatarului 1. Obișnuit - de regulă, trimis unui singur destinatar. 2. Circulare - cele pe care un expeditor le trimite mai multor destinatari.

Info

Conform formei de trimitere 1. E-mail-urile - sunt folosite de organizații pentru a rezolva rapid problema, de obicei nu au forță juridică. 2. Trimiteri poştale tradiţionale - documente care au forţă juridică.

Exemple: oferta, contract, reclamatie. După compoziție 1.

Scrisoare

Atenţie

Dacă țineți cont de toate aceste puncte, atunci proiectarea scrisorilor oficiale, în principiu, nu va fi dificilă. Ordinea prezentării Pentru ca documentul să fie corect întocmit, este necesar să se țină cont de o anumită ordine de prezentare a informațiilor din acesta.

De exemplu, puteți lua în considerare opțiunea de a scrie o scrisoare de serviciu-răspuns. Mai întâi trebuie să rețineți că, conform regulilor de etichetă, trebuie să răspundeți la informații în termen de o zi din momentul în care sunt primite.
Dacă vorbim despre un e-mail, atunci timpul optim nu va fi mai mare de două ore. În cazul în care nu este posibil să respectați o astfel de regulă, este mai bine să trimiteți un mesaj corespunzător partenerului.
Scrisoarea în sine, de fapt, va consta din două părți:

1. Introductiv. Expeditorul stabilește subiectul, motivul și motivele pentru care îl scrie. Aici te poti referi la reglementarile care, prin lege, stau la baza oferirii unui raspuns.

Pregătim scrisori conform invitatului

Litera O scrisoare este o denumire generalizată pentru documentele cu conținut diferit care servesc ca mijloc de comunicare între instituții în procesul de desfășurare a activităților lor. O scrisoare este cea mai comună modalitate de schimb de informații, ea unește un grup uriaș de documente cu cel mai divers conținut, remarcate prin metoda de transmitere a textului (prin poștă).

Scrisorile alcătuiesc cea mai mare parte a documentelor de intrare și de ieșire ale oricărei instituții și vin în multe varietăți. Tipuri de scrisori:

• instructiv;
• acompaniind;
• informativ;
• garanție;
• publicitate;
• Revendicare;
• arbitraj;
• scrisori de confirmare;
• scrisori de reamintire;
• scrisori de notificare;
• scrisori de cerere.

Scrisorile exprimă felicitări, urări, salutări în ocazii solemne.

În ceea ce privește volumul, textul scrisorii, de regulă, nu trebuie să depășească o pagină. Scopul întocmirii și trimiterii scrisorilor se reduce, de regulă, la stimulente, de unde urmează cerințele de bază pentru text: claritate, claritate, concizie.
Practica corespondenței a dezvoltat câteva reguli generale care trebuie respectate la compilarea și formatarea scrisorilor. Scrisoarea ar trebui să fie dedicată unei singure probleme, care simplifică operațiunile de prelucrare a acestora și accelerează execuția în organizația căreia îi sunt adresate.

Textul scrisorii, de regulă, este menționat la persoana a treia singular, de exemplu: „Școala nu are ocazia ...”, „În anul următor, școala nu sugerează ...”, etc. Dreptul de a semna scrisori oficiale, de regulă, aparține șefului, iar în timpul absenței acestuia (boală, vacanță, călătorie de afaceri) adjunctului său sau unui funcționar care acționează ca șef.

Scrisoare de serviciu (exemplu)

Se crede că o scrisoare de afaceri poate conține doar o parte finală. De regulă, ele se termină cu expresii standard - de exemplu, „Sper pentru o cooperare ulterioară”, „Cele mai bune urări”. Formula de curtoazie este plasată înaintea „semnăturii” necesară și separată de poziție printr-o virgulă. Ajutor La proiectare, este important ca autorul să ia în considerare aspecte precum:

• gradul de cunoaștere și natura relației cu destinatarul;
• poziția publică a destinatarului și corelarea acesteia cu poziția autorului;
• situația în care are loc comunicarea - formalitatea sau informalitatea acesteia;
• eticheta si normele adoptate intr-o anumita companie.

Designul unei scrisori, eșantion: Designul scrisorilor conform GOST Scrisorile de serviciu trebuie să fie emise pe formulare speciale de format A4 sau A5, în funcție de dimensiunea textului.

Tipuri de corespondență comercială - dosar n1.docx

Textul scrisorilor este o informație specifică, clară, completă. În astfel de scrisori se indică separat adresa sau numărul de telefon al organizației-autor. Scrisoarea de notificare este similară ca stil cu scrisorile de invitație și scrisorile de informare. Este compilat pentru un anumit destinatar și este cel mai adesea un răspuns la o solicitare. Începe cu cuvintele: „informam”, „informăm”, „vă informăm”, etc., apoi se precizează orice fapte. Dacă o astfel de scrisoare este adresată unei anumite persoane, ea trebuie să indice numele de familie, numele, patronimul persoanei căreia i se trimite.

Scrisoarea de confirmare conține un mesaj despre primirea oricărei expedieri (scrisoare, telegramă, transfer, colete, mărfuri, valori etc.), că documentul întocmit anterior rămâne valabil (de exemplu, un contract, instrucțiuni etc.) . ). O scrisoare poate confirma orice fapt, acțiune, conversație telefonică.

exemplu de scrisori de inițiativă

Informații despre prezența oricăror aplicații, indicând numele și numerele acestora. 2.6. Informații despre persoana care a semnat acest document (funcția și numele complet).

3. Scrisoarea ar trebui să abordeze o singură problemă. Prezența mai multor subiecte va face dificilă alegerea unui artist. 4. Informațiile trebuie prezentate cât mai succint posibil, dar clar. Este de dorit ca textul să nu dureze mai mult de două pagini. 5. Indicați corect detaliile destinatarului. Dacă vorbim despre o organizație, este necesar să se respecte următoarea secvență: 5.1. Denumirea companiei (în cazul nominativ). 5.2. Unitate structurală (dacă este necesar). 5.3. Poziția destinatarului (în cazul dativ). 5.4. Inițialele lui. 5.5. Adresa poștală a companiei. 6. Dacă sunt mai mulți destinatari, atunci este indicat mai întâi cel principal și apoi toți ceilalți.

Conform volumului său, textul scrisorii nu trebuie să depășească în mod tradițional o pagină. Scopul alcătuirii și trimiterii scrisorilor ϲʙᴏ se bazează în mod tradițional pe stimulente, de aceea urmează cerințele de bază pentru text: claritatea, claritatea, concizia prezentării.

Practica corespondenței a dezvoltat mai multe reguli generale, care sunt extrem de importante de urmat la compilarea și formatarea scrisorilor. Scrisoarea ar trebui să fie dedicată unei singure probleme, care simplifică operațiunile de prelucrare a acestora și accelerează execuția în organizația căreia îi sunt adresate.

Rețineți că textul scrisorii, de regulă, este menționat la persoana a treia singular, de exemplu: „Școala nu are ocazia ...”, „În anul viitor, școala nu sugerează ... ”, etc. Dreptul de a semna scrisori oficiale aparține în mod tradițional șefului, iar în timpul absenței acestuia (boală, vacanță, călătorie de afaceri) adjunctului său sau unui funcționar care acționează ca șef.

Exemple de scrisori de inițiativă

Cerințe de bază pentru scrierea unei scrisori de afaceri

• Prezența unui antet cu numele organizației, adresa, sigla și sigiliul;
• Prezența marginilor este obligatorie: în stânga - 3 cm, în dreapta - 1,5 cm;
• Antetul unei scrisori de afaceri trebuie să indice destinatarul (numele, funcția);
• În conformitate cu cerințele muncii de birou, data trimiterii scrisorii și numărul ei de înregistrare sunt indicate în colțul din stânga sus;
• Scrisoarea de afaceri este semnată de expeditor (nume, funcție);
• În mod tradițional, o scrisoare de afaceri este scrisă cu Times New Roman de 12 puncte, la un singur spațiu.

Exemple vii de scrisori de corespondență comercială sunt scrisorile de ofertă, de garanție sau de intenție, care diferă într-un număr de caracteristici.
Deci, înainte de a trimite, destinatarul trebuie să înțeleagă clar cine este destinatarul, ce informații deține, care este statutul său, care poate fi răspunsul. Există șase etape în pregătirea și întocmirea scrisorilor oficiale: studierea problemei, colectarea informațiilor necesare pe această temă, dacă este necesar, studierea actelor legislative relevante; pregătirea și redactarea unui proiect de text; aprobarea proiectului și editarea necesară; semnarea de către șef; înregistrarea unei scrisori de ieșire; trimitere. Înainte de a trimite, autorul trebuie să se asigure că a indicat: denumirea companiei și datele de referință, data și numărul de înregistrare, destinatarul, textul propriu-zis al scrisorii și antetul acesteia, semnăturile compilatorilor, un marca pe prezența atașamentelor. O scrisoare de afaceri reflectă imaginea companiei.

Din exterior, sistemul de finanțare de stat arată ca o pădure deasă în care este ușor să te pierzi și chiar mai ușor - să spargi ceva pentru tine. Totuși, din această „pădure” ies din când în când oameni încărcați cu bani de stat. Deci, aceasta este o sarcină destul de fezabilă. Iar oamenii de știință, adică oamenii inteligenți prin definiție, sunt destul de capabili să o rezolve. Trebuie doar să știi ce să faci și când.

Pentru început, nu așteptați până când Ministerul Educației și Științei începe să anunțe concursuri. Cel mai probabil, vor aborda subiecte care depășesc interesele tale. Sau sarcinile în sine, stabilite în aceste competiții, se vor dovedi a fi imposibile pentru tine. Prin urmare, o astfel de așteptare este lipsită de sens. Practic, pentru că activitatea principală de obținere a banilor publici pentru dezvoltări științifice se desfășoară într-o etapă anterioară, la care se depun propuneri privind formarea subiectelor și cuantumul finanțării.

Oamenii de știință au spus de multe ori că oficialii nu știu ce este mai important pentru țară, ce știință are o prioritate mai mare, ce cercetare merită dezvoltată și ce nu. Cel mai interesant lucru este că oficialii nu se ceartă cu asta. Și ei spun că propunerile de inițiativă pentru formarea subiectelor doar rezolvă această problemă. La urma urmei, oamenii de știință înșiși le prezintă, iar alți oameni de știință le evaluează importanța și relevanța. Ministerul este de acord cu opinia experților și alocă bani.

Cum se completează o cerere

Cel mai important lucru în completarea unei propuneri de inițiativă este să vă amintiți că aceasta este și muncă. Mai mult, munca pe care nimeni nu o învață în mod special oamenilor de știință. De ce este un subiect pentru o altă discuție. Principalul lucru este că în această situație nu o puteți repara într-un minut. Prin urmare, este logic fie să angajați o persoană care știe să completeze bucăți de hârtie, fie să vă așezați și să vă dați seama singur. Instrucțiuni detaliate, deși nu sunt scrise în limba cea mai accesibilă, se găsesc pe site-ul direcției de programe științifice și tehnice. Mai mult, multe organizații care monitorizează executarea corectă a contractelor (se numesc organizații de monitorizare) eliberează propriile manuale pentru completarea documentelor relevante. Unele dintre ele sunt colectate în sistemul nostru. Și vom continua să le colectăm într-un singur loc. În plus, în paralel, vom încerca să afirmăm același lucru într-un limbaj accesibil. Adevărat, cuvintele simple pot explica doar imaginea de ansamblu. Începând de la un moment dat, va trebui în continuare să vă referiți la instrucțiunile de direcție. Pentru că dacă un câmp trebuie completat în acest fel și nu altfel, atunci nu poți spune altfel.

Atunci când completați o propunere de inițiativă (și, ulterior, transmiteți rapoarte), merită să rețineți câteva puncte importante.

În toate documentele, aceeași parte a lucrării sau a detaliului, de exemplu, ar trebui să fie numită la fel. Oficialii nu înțeleg sinonimele. Și dacă numiți moleculei dvs. un complex pi într-o parte și un grup în cealaltă, asigurați-vă că propunerea nu va trece. Același lucru este valabil și pentru portal, care se numește sistem.

Dacă regulile pentru a face o ofertă spun că ceva ar trebui să fie acolo și acolo, asigurați-vă că nimic altceva nu poate fi acolo. Dar tot ce este enumerat trebuie să fie acolo. Și exact unde scrie. La urma urmei, nu turnați apă în acid, nu? Prin urmare, nu forțați alte persoane să studieze cu atenție forma aplicației dvs., oferiți-le ocazia să se gândească la conținutul acesteia.

Dar principalul lucru este să te gândești la toate lucrările viitoare de la început până la sfârșit. Dacă oferta dvs. trece, și apoi obțineți bani pentru munca dvs., atunci tot ceea ce nu a intrat în termenii contractului, va trebui să faceți "pentru dvs.". Un studiu de fezabilitate, o sarcină tehnică și un plan de calendar vă vor ajuta să gândiți totul. Și, cel mai important, o notă explicativă în care trebuie să explici într-un limbaj popular ce vei face și de ce.

Propunerea de inițiativă nu este doar un gând aruncat de sus din seria „Trebuie să creștem banane albastre în Arctica”, ci un plan de afaceri foarte clar. Constă, reamintim, din următoarele elemente:

• Notă explicativă
• Sarcina tehnică
• Studiu de fezabilitate
• Plan calendaristic

Toate împreună creează o impresie completă a proiectului, care, cu noul sistem de finanțare (fără notoriul FZ-94), oferă de fapt un avantaj imens autorului propunerii în competiția ulterioară.

În ce constă o propunere de inițiativă de formare a subiectelor?

Una dintre principalele organizații de monitorizare, care cooperează de mult timp cu Ministerul Educației și Științei și cu Direcția Procedurilor Științifice și Tehnice, a explicat ce trebuie să conțină fiecare dintre documente.

Notă explicativă (PZ) ar trebui să conțină informații de bază despre organizația inițiatoare, precum și o justificare detaliată a subiectului de cercetare propus. Secțiunile prevăzute în nota explicativă ar trebui să aibă o justificare și o descriere detaliată:

1) De ce este necesar să se dispună executarea acestui proiect:

Relevanța proiectului;

Descrierea problemelor de rezolvat, a setului de sarcini și a abordărilor propuse pentru soluționarea acesteia;

Scurtă descriere a lucrării;

Caracteristicile rezultatului economic național așteptat

2) Ce rezultat științific și tehnic ar trebui să se obțină ca rezultat al lucrării proiectului:

Descrierea rezultatelor planificate;

Descrierea potențialilor consumatori ai rezultatului științific;

3) Ce organizații pot participa la concursul pentru implementarea acestui proiect

4) Implementarea indicatorilor și indicatorilor evenimentului program al Programului în cadrul acestui proiect

5) Evaluarea calendarului de implementare a acestui proiect integral

6) Estimarea costului proiectului și a sumei finanțării:

Valoarea fondurilor bugetare federale;

Suma fondurilor din surse extrabugetare.

Termeni de referință (TOR) - document sursă pentru munca de cercetare (R&D). TOR conține principalele cerințe tehnice pentru rezultatul lucrării și datele inițiale pentru dezvoltare; TOR indică scopul rezultatului, domeniul de aplicare al acestuia, etapele de elaborare a documentației, componența acesteia, termenele limită etc., precum și cerințe speciale datorate specificului rezultatului însuși sau condițiilor de funcționare a acestuia.

Studiu de fezabilitate (FS)- analize, calcule, aprecieri ale fezabilitatii economice a proiectului propus de realizare a unei noi facilitati tehnice, modernizare si reconstructie instalatii existente. Pe baza unei evaluări comparative a costurilor și beneficiilor, stabilirea eficienței utilizării.

Studiul de fezabilitate trebuie să cuprindă:

1. Justificarea domeniului de aplicare și a calendarului de lucru

2. Estimarea costului lucrărilor și justificarea sumei finanțării, inclusiv:

• Justificarea costului executării lucrărilor pe cheltuiala bugetului federal
• Fundamentarea volumelor și posibilitatea atragerii de fonduri extrabugetare

Proiect plan calendaristic munca la cercetarea și dezvoltarea propusă, indicând etapele, conținutul, calendarul și costul lucrării planificate, ar trebui să devină documentul rezultat elaborat și prezentat de inițiator pe baza justificărilor date în părțile anterioare ale propunerii. Proiectul de plan calendaristic ar trebui să devină ulterior baza pentru formarea documentației de licitație și parte integrantă a contractului de stat.

Tipurile de scrisori comerciale pot fi diferite: oferta, cerere, cerere si raspuns la o solicitare. Acest articol explică cum să scrieți toate tipurile de scrisori de vânzare de mai sus și oferă exemple de scrisori de vânzare.

Din articol vei afla:

În activitatea comercială, un mesaj transmis de un vânzător unui cumpărător cu o ofertă de bunuri sau servicii și intenția de a încheia o afacere, indicând condițiile specifice ale acesteia, se numește ofertă comercială.

Cum se scrie o scrisoare de ofertă comercială

Conform standardului general acceptat, pe antetul companiei se întocmește o scrisoare de ofertă comercială de cooperare.

Compoziția detaliilor necesare unui mesaj comercial include:

• Numele companiei;
• date de referință despre companie;
• Codul companiei;
• OGRN al unei persoane juridice;
• TIN al contribuabilului;
• data creării scrisorii;
• numărul de înregistrare al expedierii;
• destinaţie;
• antetul scrisorii comerciale;
• semnătură;
• marca artistului.

O scrisoare comercială poate fi trimisă unui anume destinatar sau mai multor deodată. Unele companii folosesc trimiterea în masă a unor astfel de scrisori către cea mai largă gamă posibilă de destinatari.

Cum se scrie o scrisoare de cerere

Scrisorile de cerere sunt întocmite pentru ca destinatarul să efectueze acțiunile necesare autorului mesajului. Într-o situație simplă, nu este necesar să se prezinte informații complexe, să se argumenteze sau să convingă destinatarul. Apoi scrisoare de cerere este mai bine să începeți direct cu declarația cererii în sine.

De exemplu:

Vă rugăm să trimiteți planul calendaristic al seminariilor pentru prima jumătate a anului 2018.

Solicitare - o scrisoare de cerere, care se întocmește pentru a obține informații oficiale (documente, materiale, informații).

Comparați textele celor două litere.

Scrisoare de cerere:

O ancheta:

Structura textului e-mailului

Textul scrisorii de cerere este compus din două părți: justificare (expunerea motivelor cererii) și încheiere (cerere).

Spre deosebire de o cerere, o cerere poate avea o structură diferită. O astfel de scrisoare poate include:

O parte. De exemplu:

Vă rugăm să luați în considerare posibilitatea de a furniza citrice în primul trimestru al anului 2018 și, dacă da, să ne trimiteți o ofertă.

Cererea este formată dintr-o singură parte, întrucât situația nu necesită justificare.

Două părți. De exemplu:

În legătură cu repararea suprafeței drumului pe stradă. Molodtsova, in zona caselor 15–27, in perioada 15 mai - 20 mai 2018, va rugam sa opriti traficul pe tronsonul indicat pe timp de noapte.

Dacă textul cererii constă din două părți, trebuie precizate mai întâi motivele scrierii mesajului, apoi cererea.

Trei părți. De exemplu:

În conformitate cu contractul din 12 februarie 2017 nr. 22/56, societatea dumneavoastră s-a angajat să furnizeze rafturi metalice mobile pentru dotarea arhivei în loturi egale în lunile septembrie, octombrie și noiembrie 2017. Cu toate acestea, ați întârziat livrarea ultimului lot de echipamente timp de două săptămâni fără explicații pentru motivele întârzierii.

Întârzierea livrării ultimului lot de rafturi pune în pericol punerea în funcțiune a arhivelor în termenul stabilit prin contractul de stat. Va rugam sa luati masuri pentru expedierea ultimului lot de rafturi in cantitate de 40 buc. cel târziu până la 10 martie 2018.

Justificarea în cereri sau cereri poate fi o trimitere la un act legislativ sau de altă natură juridică de reglementare, o expunere de fapte sau evenimente.

Reguli pentru scrierea scrisorilor

Scrisorile de cerere și scrisorile de cerere sunt întocmite pe formulare.

La procesarea acestor tipuri de mesaje se folosesc detaliile:

1. destinaţie;
2. titlul textului (dacă textul scrisorii are mai mult de 4-5 rânduri);
3. semnătură;
4. marca artistului.

În procesul de pregătire a mesajului, aceștia sunt coordonați. Pe copia scrisorii sunt aplicate mărci de aprobare (vize). O copie rămâne în organizație - autorul scrisori. Există semne pe spatele originalului dacă mesajul este trimis prin fax sau e-mail. Dacă există un sistem electronic de gestionare a documentelor, marcajele sunt înregistrate în acesta.

Pentru mai multe informații despre clasificarea scrisorilor comerciale, consultați articolul Scrisori de informare.

Cum se fac anchetele comerciale

Un tip special de scrisori de cerere este o scrisoare de cerere de ofertă. Aceasta este o cerere de la cumpărător către vânzător:

• furnizarea de informații despre bunuri (lucrări, servicii);
• trimite o propunere de furnizare de bunuri (execuția muncii, prestarea de servicii).

Cererile comerciale sunt folosite înainte de încheierea contractului.

În textul unei cereri comerciale, de regulă, indicați:

1. denumirea bunurilor (serviciilor);
2. condițiile în care autorul scrisorii ar dori să le primească;
3. cantitatea și/sau calitatea;
4. termenii de livrare a bunurilor sau serviciilor;
5. Preț;
6. alte informații.

Cererea comercială folosește următoarele expresii:

Vă rugăm să ne spuneți dacă puteți furniza...

Vă rugăm să faceți o ofertă pentru...

Vă rugăm să furnizați informații detaliate despre...

Exemplu de cerere completă:

Vă rugăm să vă informați despre posibilitatea de a furniza scanere cu plată modele SKAN-200 și SKAN-320 în cantitate de 2 și 3 buc. respectiv in cursul lunii martie 2018, precum si sa comunice conditiile de plata si termenele de livrare.

Scrisorile de afaceri sunt compilate atunci când comunicați cu partenerii în aproape orice ocazie. Exemple gata făcute și reguli pentru compilarea unor astfel de documente pot fi găsite în articol.

O scrisoare de afaceri poate fi definită ca un document care este trimis în numele întregii companii unei alte companii, antreprenor individual sau persoană fizică (de exemplu, un investitor). De fapt, orice corespondență a companiei este scrisori de afaceri. Scopul lor este foarte diferit:

1. despre cooperare.
2. cooperare, negociere.
3. O reamintire a necesității de a îndeplini obligațiile din contract.
4. Clarificarea poziției cuiva, răspuns la o scrisoare trimisă anterior și multe altele.

Documentul este de obicei întocmit pe antetul companiei, este permisă trimiterea prin poștă obișnuită sau e-mail. Cu toate acestea, dacă partenerul are o importanță deosebită, este de preferat să îl tipăriți pe hârtie groasă de înaltă calitate și să îl predați personal sau prin curier. Structura scrisorii seamănă cu un document de afaceri tipic - o puteți reprezenta schematic în acest fel.

La ce să fii atent la compilare

Nu există reguli și mostre specifice de astfel de litere, prin urmare structura, volumul și designul lor depind în mare măsură de cazul specific. De exemplu, o scrisoare de notificare va fi destul de concisă (3-4 paragrafe), iar o recomandare a angajatului sau o propunere de afaceri poate dura mai mult de o pagină.

Cu toate acestea, există câteva reguli generale cărora ar trebui să le acordați atenție atunci când compilați lucrarea:

1. Actul în sine nu are forță juridică, însă este întocmit în conformitate cu toate regulile de înregistrare. Structura, stilul său de prezentare trebuie să respecte principiile general acceptate ale managementului modern al documentelor.
2. Propunerile sunt construite logic, într-o succesiune clară. Nu există turnuri ornamentate, complexe, emoționale și cu atât mai mult colocviale. Tonul este neutru.
3. Prezentarea se face întotdeauna doar de la 1 persoană - fie la singular, dacă textul este scris direct din cap, fie la plural, dacă este alcătuit în numele întregii companii.
4. Scopul specific al compilației și acțiunile așteptate ale destinatarului sunt spuse (trimiteți un răspuns, luați în considerare candidatura unui angajat, acceptați negocieri, trimiteți un document etc.).
5. Lucrarea reflectă nu interesele individuale ale șefului sau ale altor angajați, ci obiectivele companiei ca echipă. Daca trebuie sa stabilesti un contact personal, este indicat sa o faci altfel si sa nu te pozitionezi ca reprezentant al companiei.

TOP 5 greșeli de ortografie

Erorile pot fi împărțite în 2 grupuri mari - unele sunt asociate cu scrierea ca și cu textul (încălcarea logicii, vocabularului și a altor norme lingvistice), altele - cu o încălcare a etichetei de afaceri adecvate:

1. Nu sunt permise erori de ortografie, de punctuație - textul scrisorii trebuie verificat întotdeauna de cel puțin 1-2 ori înainte de trimitere.
2. Încălcarea stilului de prezentare de afaceri, prezența unor fraze emoționale, politețe excesivă sau, dimpotrivă, strictețe.
3. Ton negativ – chiar și amenințările trebuie scrise fără cuvinte inutile – de exemplu: „Ne rezervăm dreptul de a ne adresa instanței în termen de 30 de zile de la data primirii acestei scrisori”.
4. Volum prea mare sau, dimpotrivă, prea mic. De obicei, întregul text poate încadra în 1-2 pagini. Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că nu trebuie să aduci toate informațiile importante partenerului tău. Datele volumetrice, diagramele, formele documentelor pot fi transferate în aplicații.
5. Privarea interlocutorului de dreptul de a alege. De exemplu, nu trebuie să scrieți: „Vă rugăm să luați în considerare și să aprobați versiunea finală a contractului”.

Expresii tip model tipice

Utilizarea expresiilor standard caracteristice discursului de afaceri în text este un fenomen complet normal și chiar de dorit. Mai jos este o listă cu cele mai frecvente clișee folosite în diferite situații.

situatie	fraza
înștiințare	Informați/Aduceți-vă la cunoștință/Informați/Sesizați
explicația rațiunii	Pe baza / În conformitate cu / În legătură cu / În scopurile / Din motivul / În sprijinul / În conformitate cu
cerere	Vă rugăm să luați măsuri / Vă rugăm să informați, direcționați, faceți, confirmați...
confirmarea	Confirmați / Asigurați / Acceptați termenii dvs. / Nu vă opuneți...
sentinta	Recomanda / Oferă / Invită / Întrebați
	Vă garantăm
refuz	Suntem forțați să refuzăm pentru un motiv / Vă respingem oferta din cauza...
concluzie	Solicităm cu sinceritate / Sperăm pentru cooperare, înțelegere, asistență / Vă rugăm să scuzați, să direcționați, să faceți...

Mostre 2020

Iată câteva exemple gata făcute de litere pe care vă puteți concentra atunci când vă compilați versiunea.

Solicitare de date

Cerere

Ofertă comercială

Scrisoare de garantie

Revendicare

Recunoștință

Scuze