дома Услуги Странско искуство во организирање документација поддршка за менаџмент. Законите на Руската Федерација имаат највисоко правно значење

Странско искуство во организирање документација поддршка за менаџмент. Законите на Руската Федерација имаат највисоко правно значење

М.В. Ларин проф, доктор по историја

Управување со федерални досиеја на САД

Улогата на Германскиот сојузен архив во управувањето со евиденцијата

Англиско искуство во креирање на електронски систем за управување со документи и е-влада

Искуство во управување со електронски документи во други земји

Домашните традиции и светското искуство, препораките на Меѓународниот архивски совет јасно укажуваат на важноста на државното регулирање на прашањата за управување со документацијата. Не случајно оваа област на активност се рефлектира во нацрт-концептот за развој на архивски работи до 2020 година, развиен од Федералната архивска агенција. Би било правилно да се искористи прогресивното странско искуство во оваа ситуација.

Во сите развиени земји државата ги извршува функциите на управување со документи и оваа практика се оправдува. Одбивањето да се меша на државно ниво во регулирањето на процесите на документарна поддршка на менаџментот на крајот ќе има негативно влијание врз квалитетот на архивскиот фонд. Оваа ситуација е особено релевантна во врска со глобалниот тренд на транзиција кон електронско управување со документи.

Воспоставувањето на регулаторни барања, методолошки насоки и контрола во областа на управувањето со документи е најважната активност на националните архивски органи во странство. Оваа точка беше јасно дадена во голем број клучни презентации на Меѓународниот архивски конгрес во 2012 година во Австралија.

Да го започнеме овој преглед од Соединетите Американски Држави, каде што управувањето со федералните записи и е доверено на Националната управа за архиви и евиденција (NARA) - федерална институција, националната архивска и документациска служба (во натамошниот текст „Национален архив на САД“). Главните функции на Националниот архив на Соединетите Американски Држави вклучуваат федерално назначено водство и помош на федералните агенции во соодветната документација на нивните активности и пренос на документи за складирање или уништување.

Од Националниот архив на САД се бара:

Да ги дисеминира стандардите, процедурите, правилата од областа на управувањето со евиденцијата и да спроведе обука за управување со евиденција,

Спроведете истражување за подобрување на практиките и програмите за управување со евиденција ;

Собира и дистрибуира информации за програмите за обука, технолошкиот развој и други активности во областа на управувањето со евиденцијата;

Создавање меѓуресорски комисии и совети неопходни за размена на информации од областа на управувањето со евиденцијата помеѓу федералните институции;

Постојано привлекувајте го вниманието на федералните агенции и Конгресот на САД на потребата од соодветни политики за управување со евиденцијата;

Обезбедете обука за управување со евиденција и охрабрете ги федералните агенции да обезбедат обука за примена на системи и технологии за управување со посно евиденција;

Увид (анкета) записи, програми и практики за управување со евиденција во федералните агенции;

Извештај до релевантните комисии на Конгресот на САД и до шефот на Канцеларијата за управување и буџет на САД во јануари секоја година (и, доколку е потребно, и во кое било друго време) врз основа на резултатите од горенаведените активности и на усогласеноста на федералните агенции со препораките развиени врз основа на резултатите од проверката (анкетата) на документи и управување со документи .

Кодексот на сојузните регулативи на САД содржи акти објавени од Националната архива на САД.

Во 36-тиот дел (Поглавје 12), следново е директно посветено на управувањето со документи:

дел 1220 „Федерални документи. Општи одредби“,

дел 1222 „Создавање и складирање на федерални документи“,

Дел 1228 „Пренос на федерални документи“,

дел 1230 „Управување со микрофилмирани документи“,

дел 1232 „Управување со аудиовизуелни документи“,

дел 1234 „Управување со електронски документи“,

дел 1236 „Управување со особено важни документи“,

Дел 1238 "Помош со програми за управување со евиденција во организации."

Една од приоритетните активности на Националниот архив е учеството во формирањето на регулаторната рамка за управување со електронски документи во рамките на е-влада. Националниот архив е одговорен развивач на иницијативата за управување со документи за е-Влада.

Сите федерални оддели и нивните поделби се обврзани да водат евиденција во согласност со правилата на Националниот архив, а автоматските канцелариски системи во федералните одделенија мора да се усогласат со барањата утврдени од Националниот архив. За овие цели, изготвена е Програма за иницијатива за управување со електронска евиденција на е-Влада. .

Оваа програма развива упатства што владините оддели и агенции можат да ги користат за управување со електронски записи и пренесување електронски записи во трајно складирање на Националниот архив, користејќи различни видови податоци и формати. . НАРА го одобрува софтверскиот стандард DOD 5015.2-STD верзија 2 за софтверски производи за управување со електронски документи .

Овој стандард ги специфицира задолжителните барања и функционалната содржина на софтверот што се користи за управување со документи. Националниот архив препорачува DOD 5015.2 и неговите сертифицирани производи да се користат како основа за избор на електронски системи за управување со документи од страна на федералните влади.

Националниот архив, исто така, разви „Алатка за управување со електронски записи“ како методолошки водич за практичарите.

Во 2008 г НАРА ја лансираше програмата Архива на електронски документи , кој треба да им помогне на федералните агенции во управувањето со евиденцијата. Архивата на електронски документи овозможува обработка, складирање, управување и одржлив пристап до сите видови електронски документи, без оглед на карактеристиките на компјутерскиот хардвер и софтвер.

Во февруари 2011 година, Националниот архив подготви документ „За управување со владините документи во облакот“ , кој обезбедува детални одредби и препораки за управување со документи базирани на облак, вклучувајќи прашања поврзани со договори за купување на услуги за компјутерски облак. Овој документ конкретно нагласува дека федералните влади се единствено одговорни за почитување на правилата за канцелариско работење, без оглед на тоа каде се чуваат документите.

Прашањето за управување со евиденција и воопшто за водење на јавна евиденција беше покренато и на највисоко државно ниво кога американскиот претседател Барак Обама издаде посебен Меморандум „Управување со владините досиеја“ 28 ноември 2011 година. Меморандумот е упатен до шефовите на федералните владини органи и сериозно го покренува прашањето за квалитетот на управувањето со државните документи.

Овој Меморандум го означува почетокот на реформирање на политиките за управување со евиденција, подобрување на работењето и поттикнување на отвореност и отчетност преку подобрено водење евиденција и донесување одлуки во агенциите; понатамошна идентификација и пренесување до Националниот архив на САД (НАРА) на историски документи со постојана вредност за идните генерации; помагање на извршните одделенија и агенции (наведени како „агенции“) во постигнувањето на целите за минимизирање на трошоците и организирање поефикасни активности за управување со евиденцијата.

Во Меморандумот се забележува дека федералните владини органи (агенции) треба да се стремат кон две главни цели во својата работа.

Прва цел: Да се воведе електронска канцелариска работа со цел да се обезбеди транспарентност, ефикасност и отчетност во владата. За ова, поставена е задача за сите федерални агенции максимално да се префрлат на електронско управување со документи до 2019 година, вклучително и за електронски документи со постојан период на складирање.

До 2017 година, федералните агенции мора да управуваат со сите документи за е-пошта во електронски формат (целосно без хартија).

Втората цел на издавањето на Меморандумот: Да се подобри организацијата на управувањето со документи. За да се направи ова, Меморандумот предвидува воведување механизам за назначување одговорни службеници во секој оддел, спроведување на постојана обука на персоналот во областа на управувањето со документи, развивање списоци на документи и нивно доставување до НАРА.

НАРА, како главен извршител на одредбите од Меморандумот, треба да подготви збир на регулаторни и методолошки документи за имплементација на директивата на американскиот претседател. За таа цел, на 24 август 2012 година, Канцеларијата за управување и буџет на Кабинетот на претседателот на САД и Националниот архив на САД (НАРА) издадоа заеднички Меморандум до раководителите на административни канцеларии и агенции за управување со владини досиеја. Документот го потпишаа Џефри Д. Зинтс, вршител на должноста директор на Канцеларијата за менаџмент и буџет на САД и Дејвид С. Фереро, американски архивар, директор на Националниот архив на САД. Овој документ ги прикажува главните активности за спроведување на Претседателскиот меморандум, ја распределува одговорноста за спроведување на неговите одредби помеѓу НАРА и федералните власти, ги одредува контролните мерки и времето на нивното спроведување.

Несомнено, примерот на Соединетите Американски Држави во областа на управувањето со евиденцијата ќе послужи како водич за другите држави кои решаваат слични проблеми и бара дополнително истражување и постојан мониторинг.

Исто така заинтересирани за искуство Сојузна Република Германија,каде што во рамките на функционирањето на технологиите на е-влада значајно место заземаат прашањата за управување со документи.

Највисокото федерално тело во областа на архивирањето во Германија е Федералниот архив (Бундесархив). Нејзините активности се регулирани со Федералниот закон за архиви од 1988 година (Bundesarchivgesetz - B ArchG ).

На Сојузниот архив на Сојузна Република Германија му е доделена улога на консултантска организација за федералните власти во однос на управувањето со евиденцијата. Сојузниот архив објавува нормативни и методолошки материјали од оваа област, кои имаат советодавен карактер, но во пракса служат за федералните министерства како основа за насоки при работа со документи.

Во „Општата постапка за сојузните министерства на Германија“ (ГГО) - главниот регулаторен документ кој сеопфатно ја регулира работата на министерствата, заедно со изјавата за правилата за канцелариско работење, се нагласува дека сојузните министерства создаваат предуслови за работа со информации во електронска форма. За размена на информации меѓу сојузните министерства, постои единствена електронска комуникациска информативна мрежа.

Карактеристиките на процесот на циркулација на документи и управување со документи, земајќи ја предвид употребата на електронски документи, се детално опишани во Директивата за обработка и управување со документи во федералните министерства ( Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut во Bundesministerien - RegR), одобрена од германската федерална влада на 11 јули 2001 година.

Интересни се пристапите на германските специјалисти за спроведување на државната програма на „електронска влада“, која е една од најголемите во Европа. Програмата се спроведува врз основа на концептот „ДОМЕА“.

„ДОМЕА“ ( Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang- Управување со документи и електронско архивирање во ИТ системи), е работен концепт кој ги содржи основните принципи за преминување на државните организации кон електронско управување со документи и барањата за автоматизирани електронски системи за управување со документи.

Во Германија, софтверските производи се сертифицирани за усогласеност со функционалните барања за софтвер формулиран во овој документ за употреба во јавната администрација. „Барањата“ служат како основа за развој на одделенски спецификации и како критериум за донесување одлуки за купување софтвер.

За време на сертификацијата, системите се оценуваат според степенот на усогласеност со барањата и практичноста на работата, во согласност со специјално развиена методологија. Резултатите од тестот ги објавува МВР. Програмите што ги исполнуваат барањата добиваат официјална сертификација што го олеснува нивното промовирање на пазарот на софтвер на федералната влада. Според нашите информации, повеќе од 10 софтверски производи го поминале сертификатот DOMEA.

Сепак, и покрај постоењето на систем за сертификација, специјалистите на Федералната архива забележаа дека постојат проблеми во организацијата на информациската интеракција помеѓу индивидуалните системи за управување со електронски документи.

Организирањето на прифаќањето на електронските документи во Бундесархив е релативно нова задача. За да се реши, создаден е посебен оддел како дел од Федералниот архив. Организацијата, технологијата на работа, составот на софтверскиот и хардверскиот комплекс (STC) за прифаќање електронски документи за складирање во Бундесархивот беа развиени во архивата две години од трета организација специјализирана за создавање софтверски производи. За складирање на електронски документи доделени се посебни капацитети на серверот. Во 2009 година, количината на зачувани информации беше приближно 100 Gb.

Архивата има воспоставено формат за архивско складирање на електронски документи - PDF -A. Ова е форматот препорачан од Меѓународниот совет за архиви и поддржан од ISO 19005-1 2005 година, изменет во 2007 година.

Организациите кои договорно пренесуваат електронски документи во Бундесархивот за складирање мора самостојно да ги претворат сите поднесени документи во формат PDF -A. Графичката слика на документот потоа се надополнува со метаподатоци за документот во XML. За организациите кои не можат сами да ја направат оваа конверзија и миграција, Бундесархив нуди да го направат тоа со нивната ПТК. Во исто време, Бундесархив бара отстранување на електронските потписи од документите пренесени во архивата. Дополнително, одговорноста за одржување на автентичноста на документите ја имаат организациите кои поднесуваат документи во архивата.

Во иднина се планира префрлање на датотеки со електронски документи од организацијата во архивата преку телекомуникациски канали. Сепак, сега таков трансфер се врши со користење на посебни медиуми за складирање (дискови).

Во првите три години, во експерименталната фаза, организациите ги пренесуваа електронските документи директно во Федералната архива. Во иднина се планира создавање на Привремена архива на електронски документи. Односно, технологијата за пренос на електронски документи во архивско складирање ќе биде иста како и за документите на хартија. Би сакал да забележам дека специјалистите на Федералниот архив се стремат да ги применат истите правила за електронски документи што се однесуваат на документите засновани на хартија (формирање на датотеки, нивно сметководство итн.).

Датотеките со електронски документи се чуваат на магнетни ленти (како работни копии) и на други видови медиуми за дуплирање (резервација) на информации.

За складирање на базата на податоци. Германските архивари имаат негативен став кон идејата за зачувување на базите на податоци со целата нивна содржина и софтвер во државните архиви. Денес, архиварите препорачуваат зачувување на периодични снимки од информациите за базата на податоци (отпечатоци од содржината или нејзината електронска верзија). Што се однесува до информациите за локацијата, тие се чуваат во Информативниот центар на Националната библиотека, која според нејзините Правилници е обврзана да ги чува таквите информации.

Така, можеме да заклучиме дека германските специјалисти на федерално ниво пристапуваат кон решавање на проблемот со чување електронски документи, врз основа на постоечките можности, врз основа на добро осмислени прагматични решенија.

Национален архив на Велика Британија придава големо значење на прашањата за управување со документи, практикувајќи методолошки насоки за активностите на агенциите на централната власт кои управуваат со документи.

Треба да се напомене дека Националниот архив на Англија во Кју, по доаѓањето на новото раководство во архивите во средината на минатата деценија, зазеде курс за воведување на современи информатички технологии во практиката на својата работа и е активно работи на проект за зачувување на таканареченото „дигитално наследство“, со што одговара на тековните во областа на јавната администрација, одлучувачки промени во методите на работа во рамките на „е-влада“. За таа цел, архивата спроведува проект за креирање на електронски дел од архивата наменет за чување електронски документи; направени се структурни промени.

Раководството на архивата ги воведе позициите на директори за технологија и информатичка политика.

Подредени на директорот за технологија се одделенијата кои обезбедуваат зачувување на електронските документи во архивата, вклучително и техничките услуги. Директорот за информативна политика е одговорен за работата на одделенијата кои се одговорни за комплетирање на архивата со електронски документи: надзор над владините агенции за архивско складирање на документи, помагање во испитувањето на вредноста на документите, избор за складирање и уништување на деловната документација, пренесување на избраните електронски документи за складирање во архивата итн., обезбедувајќи им на корисниците пристап до архивските документи во on-line режим.

Поради новата стратегија во 2008-2009 г. над 112 милиони дигитални копии на документи се акумулирани во архивата, а 11 милиони истражувачи (корисници) ја посетиле веб-страницата на архивата за различни цели .

Главната задача на архивата е избор и зачувување на електронските документи на владините агенции во архивата. За таа цел, во архивата беше креиран автоматизиран информациски систем („Отворена архива. „Информативен систем“ - развиен од НАСА САД) во вредност од 3,5 милиони фунти. Планирано е архивата да добива електронски документи преку безбедни комуникациски канали од владините агенции во нивните оригинални формати. Оние. Националниот архив има намера да складира архивски документи во форматите во кои се создадени во владините агенции. Во текот на 2009 година беа планирани околу 60 GB да влезат во архивата. (околу 4 милиони документи). Во согласност со избраниот концепт, електронските документи се организираат во архивата во посебна информативна низа. Општо земено, 2% од вкупниот обем на електронски документи генерирани во канцелариската работа на владините агенции ќе бидат прифатени за складирање.

Во моментов се развива технологијата за пренос на електронски документи во Националниот архив. Ги вклучува следните фази: избор на ЕД за пренос во архива - подготовка на ЕД за пренос врз основа на посебен софтвер - пренос преку комуникациски канали (по исклучок, на посебни (отстранливи) медиуми) - карантин, контрола на квалитетот - вклучување во информативна низа - создавање на резервна копија од низата со информации - обезбедување пребарување и пристап.

Еден од клучните проблеми е потребата да се промени сегашната норма: 30-годишен период во кој документите мора да се чуваат во архивите на владините агенции без право на пристап до нив од страна на пошироката јавност. Во случај на архивски електронски документи, ЕД треба да се префрли во базите на податоци на Националниот архив 3 години откако ќе бидат завршени во канцелариската работа. Важен дел од електронските ресурси складирани во архивата се информациите од веб-страниците на владините агенции.

Во моментов, архивата ги прифаќа за складирање информациите на околу 1500 веб-страници на владини агенции со фреквенција од 3 пати годишно. Оваа работа ја врши четиричлена архивска единица со годишен буџет од 500.000 фунти.

Друга компонента на работата на Националниот архив е изградбата на таканаречениот електронски каталог (база на податоци), кој ги обединува сите дигитални архивски информации. Важно место зазема развојот на форматот за опис, кој вклучува околу 40 задолжителни полиња и речник на дескриптори.

Стратешка цел на Владата на ОК е преминот кон електронско управување со документи. Во моментов, според експертите, околу 95% од целата документација на владините агенции е креирана во електронска форма. Сепак, најважните документи се креирани и потпишани од лидери од различни чинови на хартија.

Создадена е безбедна владина телекомуникациска мрежа преку која се врши електронско управување со документи помеѓу различни владини агенции. Не постои стандардно решение за канцелариска автоматизација во владините агенции.

Британските експерти укажуваат и на неконзистентноста на пристапите за информирање на јавната администрација на службите за водење евиденција, архивите и информативните оддели. Постои практика на привлекување надворешни организации за поддршка на информативната поддршка за владините агенции врз основа на аутсорсинг.

Така, можеме да заклучиме дека трендот на широко распространета употреба на електронски документи во владините агенции во ОК навистина се одвива. 95% од електронските документи во вкупниот обем на оптек на документи е значајна бројка. Нивната размена меѓу институциите се случува преку безбедни комуникациски канали, базирани на затворена информативна мрежа. Во исто време, само се формира кохерентен и јасен систем за управување со животниот циклус на електронски документ од моментот на создавање до неговото пренесување до архивско складирање или уништување. Во секој случај, англиското искуство е важно за неговата употреба во практиката на креирање електронски систем за управување со документи и е-влада.

Национален архив Австралија игра водечка улога во управувањето со евиденцијата на владините агенции низ Комонвелтот и издава важни регулаторни случувања во управувањето со деловните досиеја; тоа беше Националниот архив кој го издаде стандардот DIRKS (развој на систем за управување со документи).

Националниот архив на Австралија, исто така, издаде стандард за метаподатоци за водење евиденција за владините агенции. . Австралиски државен стандард за управување со записи - AS 4390 Управување со записи , објавен во 1996 година - послужи како основа за меѓународниот стандард ISO 15489-2001 "Информации и документација - Управување со документи" .

Меѓународен стандард за деловни метаподатоци ISO 23081, чиј прв дел беше објавен во мај 2004 година , беше развиен и со активно учество на австралиски архивари.

ВО Австријазапочна да се развива проект, интегрирајќи електронско управување со документи и архиви, за да се обезбеди правилно управување со електронските документи во текот на нивниот животен циклус.

Ова веќе вклучува управување со документи во федералните одделенија преку системот ЕЛАК („Електронски документ“) и спецификација развиена од специјалисти за меѓуагенциски формат за електронски пренос на документи наречен EDIAKT. Во суштина, дефиниран е форматот на применливиот SIP пакет (информативен пакет за испорака), кој може да се внесе во архивскиот систем. Австрискиот државен архив беше првиот што го користеше овој систем во 2011 година.

Списокот на држави кои активно работат на воведување електронски документи може да се продолжи. Познато е искуството на голем број европски земји, особено Полска, Чешка, Франција, скандинавските и балтичките земји, кои во рамките на имплементацијата на директивите на ЕУ активно ги промовираат концептите на е-влада и, соодветно, електронско управување со документи.

Прашањата за управување со документи во странство добија посебно внимание при развојот и имплементацијата на концептот на „електронска влада“. Јавните архивски власти во ОК, САД, Австрија, Канада и други земји се вклучени во развојот на концепти за управување со електронски документи во рамките на е-влада, а Националниот архив на Австралија, на пример, ја администрира и промовира употребата на државниот стандард за метаподатоци AGLS, развиен Тезаурус за интерактивни функции на австралиската влада (AGIFT). Националните архивски служби се обидуваат да го регулираат, особено, изборот на софтвер за работа со електронски документи во организациите, во врска со кој спроведуваат тестирање и развиваат приближни спецификации (функционални барања) за автоматизирани системи за управување со документи. Архивските органи одделно ги истражуваат и регулираат прашањата за управување со бази на податоци, веб-документи, документи за е-пошта.

Во земјите - членки на ЗНД, Белорусија, Казахстан и Украина активно работат на решавање на овој проблем.

Овие три земји имаат голем број заеднички одредби во организацијата на работата во областа на управувањето со документи:

Прво, управувањето со официјалните документи е предмет на државна регулација во сите области на активност на претпријатијата и организациите и од државниот и од трговскиот сектор на економијата на овие земји врз основа на релевантното законодавство.

Второ, државното регулирање на управувањето со официјалните документи во сите организации, без оглед на нивната организациска и правна форма и форма на сопственост, го врши посебно овластено тело одговорно за архивите. .

Така, врз основа на анализата на странското искуство, може да се извлечат голем број заклучоци.

Трендот на дистрибуција на електронски документи во пракса

јавната администрација е глобална.

Успехот на воведувањето на електронски документи и електронски

работниот тек е обезбеден со присуството на државната политика и нејзината законодавна поддршка.

3. Анализата на искуството ја нагласува потребата да се учествува во спроведувањето на управувањето со електронски документи на архивските услуги, кои се директно заинтересирани да обезбедат контрола врз животниот циклус на електронските документи.

4. Очигледно, високото ниво на организација на управувањето со електронски документи бара долгорочна, систематска работа заснована на едукација на специјалисти за професионален пристап кон употребата на информатичките технологии.

5. Странското искуство, исто така, недвосмислено укажува дека е целосно да се напуштат документите на хартија во современи услови

невозможно. Во догледна иднина, хартиените и електронските документи ќе коегзистираат паралелно и во толпа. Исто така, треба да се нагласи дека некои од документите ќе продолжат да се создаваат и чуваат само на хартија, што ви овозможува да гарантирате зачувување на информациите неколку векови.

Секоја федерална институција мора да има програма за управување со евиденција која обезбедува усогласеност со законите за управување со евиденција, ефективна контрола врз креирањето и складирањето документи во текот на активностите на институцијата, имплементација и усогласеност со стандардите, процедурите и технологиите утврдени од Националниот архив на САД. да се подобри управувањето со евиденцијата, зачувувањето и заштитата на документите, изборот и складирањето или уништувањето на документи со привремена вредност (дел 3102 од 44-тиот наслов на Кодексот на Соединетите Американски Држави).

Меморандум за управување со електронска евиденција на е-Владаза раководителите на извршните одделенија и агенции – Управување со владина евиденција, 28 ноември 2011 година) – [Електронски ресурс]. - http://www.whitehouse.gov/the-press-office/2011/11/28/presidential-memorandum-managing-government-records .

Меморандум за раководителите на извршните одделенија и агенции и независни агенции // Извршна канцеларија на претседателот, Канцеларија за управување и буџет, администрација за национални архиви и евиденција. -Вашингтон. 20408. - 24 август 2012. - 7 стр.

Казахстан - Комитет за информации и архиви на Министерството за комуникации и информации на Република Казахстан.

Украина - Државна архивска служба на Украина

Предавање 1. Современа технологија и организација на канцелариско работење. Проценка на моменталната состојба на документациска поддршка за управување (DOE).

Курсот „Организација и технологија на документарна поддршка на менаџментот“ се состои од два дела: „Историја на организацијата на канцелариското работење во Русија“ и „Современа организација и технологија на документарна поддршка на менаџментот“.

Целта на предметот е да им даде на студентите идеја за карактеристиките на формирањето и развојот на националните системи за водење евиденција во различни историски периоди и да ги запознае со теоријата и практиката на организирање на современа документациска поддршка врз основа на научно засновани принципи и методи за негово подобрување.

Цели на курсот:

истакнете го местото на документарната поддршка на менаџментот во процесите на управување;

да се запознае со историјата на развојот на системот за водење државна евиденција;

да се формираат рационални пристапи на учениците за решавање на проблемите за организирање на работа со документи во институција;

да ги запознае учениците со современи типични структури на предучилишни служби;

да ги проучува современите технологии на документарна поддршка на менаџментот.

Документацијата е основа на технологијата за контрола

работа во канцеларија-гранка на дејност која обезбедува документација и организација на работата со службени документи..

Првично, терминот се појавува во усниот говор (веројатно во 17 век) и значел процес на решавање (производство) на случај: „да се произведе случај“ - да се реши прашање. Во текот на одлуката, стана неопходно да се консолидира резултатот, на пример, постигнат договор. За ова, документите се создадени од античко време, бидејќи изговорениот збор е краткотраен, може да се заборави, да се искриви за време на преносот или да не се разбере толку. Веќе во XVI век. се користи зборот Бизнискако збирка на документи поврзани со кој било случај, прашање. За прв пат во овој концепт, зборот „случај“ е снимен во документи во 1584 година.

Современата канцелариска работа вклучува:

обезбедување навремено и правилно креирање на документи (документација);

организација на работа со документи (прием, пренос, обработка, сметководство, регистрација, контрола, складирање, систематизација, подготовка на документи за архивирање, уништување).

Паралелно со терминот „канцелариска работа“ Во последните децении се користи терминот документација за управување(СРНА). Неговиот изглед е поврзан со воведувањето на компјутерските системи во менаџментот и нивната организациска, софтверска и информациска поддршка со цел приближување на терминологијата што се користи во компјутерските програми и литературата. Во моментов, термините „службена работа“ и „управување со документи“ се синоними и се користат за да се однесуваат на истата дејност.

Документарна поддршка на менаџментот (DOE) е вид на поддршка за управување со организацијата која вклучува фиксирање, пренесување и складирање на информации за состојбата на организацијата и контролни активности за промена на нејзината состојба. DOW ги вклучува следните главни процеси:

утврдување контролни дејствија или податоци за состојбата на Организацијата на официјалните медиуми, т.е. " документација" или "производство на документи";

навремено давање информации на службен начин, т.е. пренос на документи или проток на документи";

брзо и долгорочно чување на документите, т.е. „архивско складирање“.

Поддршката за менаџмент документација е гранка на активност, чија главна цел е да му обезбеди на раководството информации за состојбата на работите во Организацијата со цел да донесува информирани одлуки за управување и да го следи нивното спроведување.

Документација е процес на креирање и обработка на документ. Државниот стандард ја дефинира документацијата како „снимање информации на различни медиуми според утврдени правила“.

Денес, предучилишната образовна институција служи и како ефективна алатка за управување и најважна алатка за комуникација во односот помеѓу владините агенции и населението во земјата, структурите на граѓанското општество и бизнисот.Според нас, во текот на реформата на национално ниво, неопходно е да се воспостават единствени принципи за обединување и стандардизација на услугите и технологиите на предучилишните образовни установи, како и документација - за подобра интеракција меѓу владините органи. Државната регулатива во областа на документациската поддршка добива посебно значење во врска со употребата на електронски документи и средства за електронски комуникации. Растот на обемот на информации и документација кај надлежните ја наметнува потребата од постојано следење и управување со овие процеси од страна на државата.

Домашните традиции, светското искуство, препораките на Меѓународниот архивски совет јасно укажуваат на потребата од државно регулирање на управувањето со документацијата, како и разумно намалување на обемот на оптек на документи во земјата.

Државната архивска служба традиционално се занимава со рационализација на документацијата за управување во Русија.

На пример, најновите Регулативи за Федералната архивска служба на Русија од 28 декември 1998 година бр. 1562 ја вклучуваа следната задача: „развој и подобрување, заедно со федералните владини власти и владините органи на конститутивните субјекти на Руската Федерација, на архивите и канцелариска работа, вклучително и државниот систем за канцелариско работење и унифицирана системска документација“.

Новото раководно тело - Федералната архивска агенција (види Уредба на Владата на Руската Федерација од 17 јуни 2004 година бр. 290) во согласност со одлуките за административна реформа, не е опремена со функции за управување со документација. Нему му е доделена само функцијата на координирање на примерни номенклатури на случаи, упатства за канцелариската работа на федералните извршни тела, како и списоци на документи генерирани во текот на активностите на федералните владини тела и организации што им се подредени, наведувајќи ги нивните периоди на складирање. . Како што можете да видите, дури и многу апстрактната задача за „развој“ на канцелариска работа испадна од Правилникот. Ваквата состојба внесува неизвесност во изгледите за понатамошно подобрување на предучилишните образовни институции на државно ниво. Во исто време, во сите развиени земји, во една или друга форма, функциите на управување со документи им се доделуваат на соодветните државни органи и оваа практика се оправдува.

Русија треба да обрне внимание на искуството на странските земји. На крајот на краиштата, денес, по спроведувањето на административните реформи, државната функција на управување со документи (ДОМ) за прв пат во последните три века отпаѓа од видот на државата. Архивската агенција не може да врши координативни, контролни, надзорни функции во областа на предучилишните образовни установи. Оваа задача не е доверена на друг државен орган. Се разбира, оваа состојба негативно ќе влијае на состојбата на предучилишните образовни институции во земјата.

Во сегашните услови, отежната е важната работа на нацрт-федералниот закон „За документациска поддршка на управувачките активности“, кој беше развиен во изминатите години. Реформата на државните структури налага потреба од голема ревизија на акумулираната правна и методолошка основа на предучилишните образовни институции.

Посебно, потребно е да се ревидираат стандардите за поддршка на документацијата што се во сила на меѓудржавно, државно и меѓусекторско ниво на власт, земајќи ја предвид тековната работа на федералната целна програма „Електронска Русија (2002-2010)“, а број на меѓународни договори и стандарди во областите на размена на информации. Во исто време, неопходно е да се запре неконтролираниот раст на обемот на циркулацијата на документите.

Обемот на документација генерирана во активностите на владините тела е приближно 250 милијарди листови документи годишно. Во исто време, селективни истражувања на апаратот за јавна администрација покажаа дека годишно има зголемување на обемот на документација за 8-15%.

Посебно се истакнува зголеменото ниво на компјутеризација на владините органи - ова е дополнителен фактор што влијае на состојбата на предучилишните образовни институции.

Проценката на директните трошоци за документирање на менаџерските дејствија покажува значителни флуктуации во износите во зависност од обемот и нивото на јавната администрација.

Трошоците за документирање и обработка на документи во однос на еден документ во просек се околу 50 рубли. Во овој поглед, намалувањето на специфичниот состав на документите за 10% преку унифицирање и стандардизација ни овозможува да очекуваме директен економски ефект преку намалување на трошоците за документирање и обработка на документите. Заштедите изнесуваат околу 12,5 милијарди рубли.

Регулирањето на функциите на владините органи и процедурите за нивна документациска поддршка овозможува, со намалување на времето потрошено за документирање и обработка на документи (во просек од 15–20 минути на 3–4 минути), да се заштеди до 40–50%. од вкупното време поминато на процесите на документација. Ова, пак, ќе овозможи да се добие директен економски ефект во износ од најмалку 2,5–3,0 милијарди рубли.

Во моментов, руската економија се префрла од претежно суровина кон проширување на производството на високотехнолошки научно-интензивни производи кои ги користат највисоките научни и технолошки достигнувања и интелектуалниот потенцијал на земјата. Во согласност со претходните одлуки на Советот за безбедност (СБ) при претседателот на Руската Федерација, главното внимание треба да се посвети на обезбедување конкурентност на домашните производи, особено на странскиот пазар. За ова е потребна документација и информативна поддршка на производите во сите фази од животниот циклус што ги исполнуваат меѓународните стандарди, што е запишано во Федералниот закон „За техничка регулатива“ од 27 декември 2002 година бр. 184-ФЗ.

Во март 2003 година, Комисијата за безбедност на информации на Советот за безбедност на Руската Федерација, привлекувајќи внимание на проблемот со електронското управување со документи, одлучи за потребата да се создаде збир на регулаторни правни акти во оваа област.

воспоставување унифицирани унифицирани правила и методи на предучилишните образовни институции во државните структури, без оглед на нивната одделенска подреденост;

следење и контрола на усогласеноста со правилата и нормите за меѓусекторски промет на документи, процесите на формирање документи и обемот на циркулација на документи;

научна и методолошка работа во областа на документациска поддршка и воведување на најрационални методи на работа со документи во владини и владини организации;

централизиран развој на стандардни прописи за решавање на менаџерските задачи на државните организации;

обезбедување на безбедноста на документите во владините тела, формирање на документарни фондови како информативни ресурси на организациите, воспоставување периоди за чување документи, како и усогласеност со законски утврдените одредби за пристап до документите на владините тела и организации;

испитување на софтвер и други информациски алатки кои се користат во органите и државните организации за електронски документарни комуникации;

стручно оспособување и усовршување на специјалисти од областа на предучилишното образование.

Спроведувањето на овие задачи, кои ја формираат основата на управувањето со документацијата, ќе го подобри нивото на квалитет и професионалност во социо-економската сфера на Русија и ќе добие, преку подобрување на активностите на административниот апарат, вкупен директен економски ефект во износ од 13,75-14,25 милијарди рубли. А ефектот, кој е многу поголем од директниот, е индиректен економски ефект кој се рефлектира во растот на бруто националниот производ и конкурентноста на руските производители.

Се разбира, за решавање на горенаведените проблеми, потребен е посебен државен орган на ниво на федералната служба. Најдоброто за овие цели е органот за управување со архивите, обдарен со соодветни овластувања.

Канцелариската работа денес е дефинирана со стандардот како „гранка на активност“ која обезбедува документација и организација на работа со документи „2, односно целиот процес од моментот кога е креиран документот до неговото уништување или пренесување во архива за складирање“.

Терминот првично се појавува во усниот говор (се претпоставува во 17 век) и значи самиот процес на одлучување (продукција на случај - „случајот да произведе“ (да се реши прашањето). се појавија документи за да се консолидира постигнатиот договор, донесената одлука (бидејќи усниот збор е краткотраен, може да биде заборавен, искривен за време на преносот или не толку разбран веќе во 16 век, зборот случај се користи како „збирка документи поврзан со кој било случај, прашање“ 3. За прв пат во ова се подразбира зборот „случај“, евидентиран во документи во 1584 г.

Паралелно со терминот „менаџмент на канцеларии“ во последните децении, се користи и терминот „поддршка на документацијата за управување“. Појавата на овој термин е поврзана со воведувањето на компјутерски системи воуправување, нивните организациски, програмски и информации безбедност.За приближување на терминологијата што се користи во компјутерските програми и литературата од областа на канцелариското работење, на сличен начин почна да се користи терминот „менаџмент со документација“, кој, во суштина, е синоним за поимот „канцелариска работа“. На пример, во насловите на стандардните документи „Државен систем за документациска поддршка за управување“ и „Типични упатства за канцелариска работа во министерствата и одделенијата на Руската Федерација“.

Поширокиот термин што се користи денес - управување со информации и документација, вклучува, покрај традиционалната работа со документи и информациски услуги, создавање, одржување и работа со бази на податоци.

И процесот на креирање документи и организацијата на работата со нив отсекогаш биле регулирани со посебни законодавни и регулаторни и регулаторни и методолошки акти. Во предреволуционерниот период, најголемите законодавни акти што ја одредуваа организацијата на канцелариската работа беа „Општите прописи“ одобрени од Петар I на 28 февруари 1720 година 4 , „Институцијата за управа на провинцијата“ од 1775 година од Катерина II. , и „Општо основање министерства“ од 1811 г. Со овие акти се воспоставени основните принципи на работа со документи кои се во сила денес (на пример, задолжително сметководство на документи, регистрација, контрола, формирање на досиеја, создавање архива на институција итн.).

Регулаторни и методолошки акти за канцелариско работење:

Се управува со државниот систем на документарна поддршкаи јас.Основни одредби. Општи барања за услуги за поддршка на документи и документација. - М.,1991.

Во моментов, во согласност со федералната целна програма, се завршува развојот на нова верзија на GSDOU - систем на одредби кои ги дефинираат основните правила за работа со документи во организациите. Системот е исто така ориентиран кон комерцијални структури. Ќе се состои од два дела: нормативен и методски. Во нормативниот дел, како и во тековниот документ, дефинирани се главните задачи и функции, законското регулирање на активностите на службата за поддршка на документацијата во организацијата, нејзината приближна структура; постапка за подготовка и извршување на документи; сите фази на работа со нив: испорака, премин, обработка, сметководство, регистрација, контрола на извршување, информации и референтна работа, оперативно складирање на документи, пребарување на документи и информации; заштита на системи за пронаоѓање информации; подготовка на документи за архивата; постапката за спроведување на проверка на вредноста на документите; организација на складирање документи.

Главната разлика на новиот систем е тоа што ќе биде единствен комплекс на автоматизирана документација базирана на современи текстуални уредници, автоматизиран работен тек (вклучувајќи е-пошта), бази на податоци и автоматско складирање и употреба на документи (вклучувајќи и автоматизирани номенклатури на случаи, пописи на случаи и сл.) 9 .

Стандардна инструкција за канцелариска работа на федералните извршни власти на Руската Федерација. - М., .2005 година.

Ново издание на Инструкциите. Тоа ја вклучува и општата постапка за подготовка и извршување на документи, и спецификите на подготовката на одредени видови документи: наредби, упатства, упатства, протоколи. Ја опишува постапката за регистрирање документи, изградба на пребарувачи за референтна работа, организирање контрола врз извршувањето на документите, постапка за составување и работа со номенклатурата на досиејата, формирање досиеја, спроведување на испитување на вредноста на документите, обработка на датотеки, составување инвентари, брзо складирање на датотеки, нивно пренесување во архивско складирање. Додатокот содржи обрасци за номенклатура на предмети, акт за распределба на документи за уништување, залихи итн. Како што може да се види од краткиот список на содржината на упатството, тој ги одразува речиси сите прашања за организирање на канцелариска работа. Иако е наменет првенствено за министерства и сектори, може да се користи и ќе најде многу корисни услуги за канцелариска работа за организации од која било форма на сопственост. Може да се користи како основа за развој на инструкции за канцелариска работа на одредена организација.

Основни правила за работа на одделенски архиви. - М., 1988 година.

Правилата можат условно да се поделат на два дела. Првиот (дел 2-4) детално ги опфаќа прашањата за канцелариска работа:

барања за номенклатурата на предмети, нивните видови, постапката за нивна подготовка, полнење, одржување;

постапката за формирање на предмети во канцелариско работење;

организација и постапка за проверка на вредноста на документите во канцелариското работење;

постапката за доделување документи за уништување; 4 подготовка на досиеја за пренос во архива: регистрација на досиеја (нумерирање, поднесување, дополнителен дизајн на корица и сл.), составување на пописи, пренос во архива.

Во друг дел од правилата (Дел 5-14), работата со документи во архивата е детално опишана.

За комерцијалните организации кои не поднесуваат документи за јавно складирање, туку ги чуваат дома, правилата се незаменлива алатка за организирање на нивната архива.

Список на документи кои ги означуваат периодите на складирање (Типично><ми ведомственный) 10 .

Модел регулатива за вршење на канцелариско работење по предлози, пријави и претставки на граѓаните во државните органи, претпријатија, институции и организации.

Овој акт ги опишува основните одредби за организирање на работата со оваа категорија документи: карактеристики за регистрација, рокови, водење на референтна датотека, создавање досиеја, водење досиеја, одржување аналитички информации за жалби. Методологијата утврдена во Правилникот може да се користи за организирање работа со какви било документи на поединци.

Предавање 2. Организација на предучилишната образовна установа. Задачи и функции на услугата DOW.

Организациски форми на документациска поддршка (канцелариска работа).

Услуга DOW: цел и место во структурата на организацијата

Типични структури на услугата на предучилишните образовни институции во организации од различни нивоа на управување.

Функции на вработени во предучилишна образовна институција

Рационирање на трудот на работниците

Официјалниот и нумеричкиот состав на персоналот на службата на предучилишната образовна институција.

Регулирање на активностите на услугата DOW.

1. Поддршката за документација како управувачка функција е присутна во секоја организација, без оглед на нејзината организациска и правна форма, природата и содржината на активностите, компетентноста и други фактори. Според дефиницијата содржана во ГОСТ Р 51141-98, документациската поддршка за управување е гранка на активност која обезбедува документација и организација на работа со официјални документи.

Документот е главниот начин за фиксирање и пренос на менаџерски и други информации во системот за управување, а квалитетот на донесените одлуки и, следствено, ефективноста на активностите на институцијата во голема мера зависи од тоа колку ефикасно е организирана работата со документи. Затоа во секоја организација е исклучително важно да се посвети посебно внимание на организацијата на службата за канцелариска работа и да се постигне најрационална организација на работата со документи.

За да го направите ова, пред сè, неопходно е да се решат следниве прашања на организациско ниво:

Изборот на оптимална организациона форма на канцелариска работа;

Развој на организациска и функционална структура на службата за канцелариска работа и избор на нејзиното специфично име;

Разграничување на функциите, должностите, правата и одговорностите помеѓу поединечните структурни единици на службата за водење евиденција и вработените и нивно консолидирање во соодветните организациски и правни документи;

Рационирање на работата на канцелариските работници;

Утврдување на нумеричкиот и официјален состав на службата за управување со евиденција;

Избор на оптимална технологија за работа со документи и нејзино фиксирање во Упатствата за работа на Канцеларијата;

Рационално организирање на работните места и создавање поволни услови за работа;

Подобрување на вештините на вработените и културата на работа со документи.

Првото прашање - изборот на оптимална организациска форма на канцелариска работа - се решава во почетната фаза на организирање на услугата за канцелариска работа. При решавањето на ова прашање, треба да се тргне од фактот дека историски постоеле три главни форми на организација на канцелариското работење: централизирано, децентрализирано и мешано.

Централизираниот образец вклучува спроведување на сите операции за обработка на документи (од примање документи и нивно регистрирање до испраќање документи, креирање случаи и нивно складирање) во една единица - службата за канцелариска работа.

Децентрализираната форма на организација на канцелариската работа вклучува создавање на независна служба за канцелариска работа во секоја структурна единица и моментално ретко се користи. Децентрализираната форма на канцелариска работа се користи само во територијално дисперзирани организации, како и во посебни одделенија кои работат со специфична документација.

со документи со ограничен пристап, кои мора да се одвојат од документите за отворена евиденција.

Мешана форма на организација на канцелариска работа вклучува извршување на некои канцелариски операции во службата за канцелариска работа, други во одделенија. Како по правило, службената служба го презема на себе приемот и испраќањето на документи, нивната регистрација, организацијата на работниот тек, контролата врз извршувањето на документите, додека креирањето и извршувањето на документите, нивната систематизација, формирање на случаи и складирање се врши. во структурни поделби. Дополнително, со мешана форма на канцелариска работа, истата технолошка операција (на пример, регистрација на влезни и излезни документи) може да се изврши во службата за управување со канцеларии и во структурните поделби, во зависност од категоријата на документи. Документите упатени до раководството се регистрираат во службата за управување со евиденција, адресирани до структурните одделенија во соодветните одделенија.

Повеќето организации користат мешана форма на организација на канцелариската работа, поретко централизирана форма, иако, се разбира, втората има голем број на предности. Централизираната форма на организација на канцелариската работа ви овозможува да ги концентрирате сите технички операции за обработка на документи во една единица, оставајќи ги другите структурни единици да вршат креативна работа со документи, овозможувајќи формирање единствена база на податоци за сите документи кои се примени и креирани во организација, со што се обезбедува посигурно пребарување на документи и, соодветно, референтна работа на документи. Централизираната форма ги ослободува структурните поделби од потребата да се формираат извршени документи во случаи и да се складираат, бидејќи оваа работа ја врши службената служба. Дополнително, централизираната форма овозможува поефикасна и сеопфатна употреба на канцелариска опрема и компјутерска опрема за извршување на канцелариски операции за обработка на документи.

Нормално, со централизирана форма, службеничката служба врши многу поголема количина на работа отколку со мешана форма, а за тоа, се разбира, е потребен поголем персонал од работници, а бидејќи сите предмети се обработуваат, формираат и се складираат во службената служба. , потоа, соодветно, поголем број посебни канцелариски простории наменети за обработка на документи, формирање и складирање на тековната архива на организацијата. Во исто време, треба да се има на ум дека воведувањето на современи компјутерски, особено мрежни технологии за обработка на документи, ви овозможува да креирате единствена база на податоци за документите на организацијата и, во мешана форма, канцелариска работа.

Избраната форма на организација на канцелариската работа во голема мера ја одредува технологијата за работа со документи, која е фиксирана во упатствата за канцелариска работа.

2. Важно е да се нагласи дека во современи услови, кога работата со документацијата за управување во многу институции се заснова на компјутерска технологија, функциите на службата за управување со канцелариите не се ограничени на организирање на протокот на документи на институцијата, сметководство за документи, следење нивно извршување и чување документи. Услугата за управување со евиденција е директно вклучена во поставување на задачи во развојот на автоматизирани информатички технологии за работа со документи, во обезбедување пристап до информации и заштита на информации и во подобрување на работата со документи.

Служба за управување со евиденција - управување со случаи, канцеларија, генерален оддел, секретаријат, оддел за управување со канцеларии - независна структурна единица на организација, институција, претпријатие (во натамошниот текст: организација), која врши функција на документарна поддршка за активности на управување (DOE ) и директно известува до раководителот на организацијата. Специфичното име на службата за водење евиденција се избира во зависност од видот на организацијата, нејзината организациска структура, местото во хиерархијата на органите на управување, опсегот на активности и други карактеристики. Во малите организации, канцелариските работни функции обично ги извршува еден секретар.

3. Изборот на одредено име на службата за канцелариска работа се врши истовремено со развојот на организациската и функционалната структура на службата. Државниот систем за поддршка на документацијата за управување (GSDM) содржи препораки кои ви дозволуваат да го изберете најсоодветното име на услугата и нејзината структура.

Во зависност од статусот на организацијата, нејзините цели, задачи, бројот на структурни единици и службеници, службата за ПЕИ има различни имиња на организациски форми, структура и официјален состав.

За предучилишните образовни институции во организациите создаваат:

управување со случаи;

канцеларија;

Заеднички оддел;

служба на предучилишната образовна установа или одделение на предучилишната образовна установа.

Во федералните извршни органи (министерства, одделенија) - ова е управување со работите, кое, по правило, има сложена структура. Вклучува: секретаријат, инспекција под министерот, секретаријат на одборот, канцеларија.

Секретаријат се состои од рецепција на министерот, секретаријат на министерот, прием и секретаријати на замениците министри. Секретаријатот подготвува документи за извештајот и организира работа со документи добиени од раководството.

Инспекција кај министерот го контролира извршувањето на владините документи, административните документи на органите, наредбите на министерот.

Секретаријат Одборот е одговорен за техничката и документациската поддршка на состаноците на одборот.

канцеларија се состои од структурни поделби.

Тие вклучуваат: експедиција, биро за владина кореспонденција, биро за сметководство и регистрација на документи, контролна група, биро за пишување или компјутерски центар за обработка на документи, биро за копирање и копирање, просторија за телетип и централна архива .

Во различни претпријатија - државни, недржавни, истражувачки, дизајн, инженерски, високообразовни институции - се создава оддел за поддршка на документацијата или канцеларија. Тие може да имаат структурни поделби (сектор, група), или одржувањето на одредена област на работа може да им се довери на одредени изведувачи (изведувач).

Во канцеларијата или одделот на предучилишната образовна институција се создаваат одделенија кои вршат сметководство и регистрација на документи, контрола, подобрување, работа со документи и воведување технички средства, разгледување на жалбите на граѓаните. Тие може да вклучуваат секретаријат, експедиција, биро за пишување, биро за фотокопирање и архива.

Во извршните органи, локалната самоуправа создава заеднички оддел. Структурата на генералниот оддел вклучува пододделенија исти како и канцеларијата. Сепак, неговата структура нужно содржи такви единици како што се одделот за протокол, групата писма, приемот. Секторот за протокол подготвува нацрт-документи во име на раководството, ги анализира документите подготвени во структурните одделенија, а неговите вработени подготвуваат состаноци на органот на управување. Групата (биро, одделение) работи со апели на граѓаните. Приемот прифаќа граѓани кои се пријавуваат со предлози, изјави, претставки од лична природа.

Позитивен факт треба да се смета за вклучување во структурата на услугата DOW на единица која ги подобрува формите и методите на работа со документи. Оваа подрубрика може да се нарече одделение за унапредување на работата со документи и воведување технички средства или група (сектор, биро) за подобрување на работата со документи.

Во канцеларијата и во генералниот оддел (одделот на предучилишната образовна институција), како и како независна единица, може да се создаде секретаријат, во кој се вклучени сите секретари на раководителите на организацијата.

Главниот услов за создавање на оваа услуга, без оглед на неговото име, што мора строго да се почитува, е како што следува: „Документарната поддршка за управување во организации, институции и претпријатија ја врши посебна служба, која дејствува како независна структурна единица. , директно подредени на раководителот на организацијата“.

Во министерствата и ресорите - управување со случаи.По правило, администрацијата на работите вклучува: секретаријат (прифатна канцеларија, секретаријат на министерот, секретаријати на заменици министри, секретаријат на одборот, биро за протокол), инспекција под министерот (раководител на сектор), канцеларија (биро на владата). кореспонденција, биро за сметководство и регистрација, експедиција, биро за машина за пишување (биро за копирање, канцеларија за телетип и сл.), Одделение за писма (жалби), одделение за унапредување на работата со документи и воведување технички средства, централна архива);

Кај претпријатијата (здруженијата), во организациите за истражување, дизајн, дизајн и компјутерски центри, високообразовни институции и други организации - од работи на документарно одржување на управата или канцеларијата.Во нивните состав,по правило опфаќа: поделби за сметководство и регистрација на документи, контрола на извршување, подобрување на работата со документи и воведување технички средства, разгледување на жалби на граѓаните, секретаријат, експедиција, биро за дактилографирање, биро за копирање и репродукција, архива;

Во извршните органи на власта (администрации, градоначалници, префектури итн.) и административниот апарат на јавните организации - Заеднички оддел.Генералниот оддел опфаќа: секретаријат, канцеларија, контролна група, протоколарна група, група за подобрување на работата со документи, група писма (жалби), биро за дактилографско биро, биро за копирање и репродукција, архива;

Во организациите кои немаат канцелариска работа во структурата, нејзините функции ги извршува главен службеник,во структурни поделби - секретар на единицатаили друго назначено лице.

4. Услугата за управување со евиденција решава две главни групи на задачи:

Обезбедување унифицирана процедура за документирање на активностите за управување и организирање на работа со документи;

Подобрување на формите и методите на работа со документи.

Задачите со кои се соочува службеничката служба ги одредуваат нејзините функции. Обезбедувањето унифицирана процедура за документирање на активностите за управување се решава со извршување на следните функции:

развој и дизајн на меморандуми, обезбедување на нивно производство;

обезбедување на производство на документи, копирање и реплицирање документи;

контрола на квалитетот на подготовката и извршувањето на документите, усогласеноста со утврдената постапка за одобрување и заверување на документите.

Задачата за организирање работа со документи се решава со извршување на следниве функции:

воспоставување унифицирана постапка за донесување документи (проток на документи на институцијата);

препраќање обработка на дојдовни и излезни документи;

регистрација и сметководство на влезни, излезни и внатрешни документи на организацијата;

контрола врз извршувањето на документите;

систематизација на документи, обезбедување на нивно складирање и последователна употреба во активностите за управување;

организација на работа со апели на граѓаните;

обезбедување на заштита на документарни информации.

Задачата за подобрување на формите и методите на работа со документи вклучува:

изработка и обработка на нормативни, поучни, методолошки документи за канцелариско работење (Упатство за канцелариско работење, номенклатура на предмети и сл.);

методолошки насоки и контрола над усогласеноста со утврдените правила за работа со документи во структурните поделби на организацијата;

напредна обука на вработените во институцијата, нивни совети за работа со документи;

Рационализирање на документацијата на институцијата, извршување на работи на унифицирање на документи, изработка на Извештајна картичка и албум на обрасци на документи што се користат во активностите на организацијата;

Развивање и имплементација на нови форми и методи на работа со документи, подобрување на работниот тек на институцијата, подобрување на дисциплината при работа со документи;

поставување задачи за развој или подобрување на автоматизирани информатички технологии кои се користат при работа со документи.

5. Стандардите во светот на работата се развиваат врз основа на истражување и се дизајнирани да се користат повторно при определување на специфичните трошоци за работна сила.

Според нивната намена, материјалите што се користат за стандардизирање на работата на вработените се поделени на:

временски ограничувања- регулирано време поминато на извршување на единица од стандардизиран вид на работа или нејзин елемент во одредени организациски и технички услови;

стандарди на населението- регулираниот број на вработени во стручниот и квалификациониот кадар неопходен за висококвалитетно извршување на одредена функција во одредени организациски и технички услови;

стандарди за централизација на работата- регулиран сооднос на бројот на вработени во апаратот за управување со вкупниот број на вработени во претпријатието по раководни функции или воопшто за претпријатието;

стандарди за управливост- стандарди за бројот на подредени (или сервисирани) работници;

стандарди за услуги- регулираниот број на раководени (или сервисирани) вработени (поделби), со кои, под одредени организациски и технички услови, мора да управува (или сервисира) еден вработен;

соодноси на бројот на различни категории вработени- регулирана вредност која обезбедува најдобра употреба на стандардизираните работници во согласност со нивното ниво на вештини во одредени организациски и технички услови;

нормализирани задачи- утврдена врз основа на временски стандарди, количината на работа што изведувачите мора да ја вршат за одреден календарски временски период во согласност со утврдените барања за квалитетот на резултатите од трудот.

Според обемот на примена, стандардите за труд се поделени на меѓусекторски, секторски и локални (се користат во посебно претпријатие). Меѓусекторските стандарди се дизајнирани да ја стандардизираат работата на работниците од истите професии или специјалности ангажирани во спроведувањето на хомогени технолошки процеси во различни претпријатија. Овие стандарди се развиени за најтипичните технолошки процеси за исти типови на работа со типични работни услови и затоа се унифицирани.

На пример, за стандардизирање на работата на канцеларискиот персонал, развиени се и се применуваат меѓусекторски збирни норми за време за работа на документарна поддршка на менаџментот (М., 1995).

Агрегирани временски стандардисе дизајнирани да вршат комплекс од технолошки и организациски меѓусебно поврзани методи на труд (операции).

Збирните стандарди за извршување на поединечни операции се пресметуваат со формулата:

Стандардите се засноваат на стандарди за труд кои ја одредуваат висината и структурата на трошоците за работното време и се стандард со кој се споредуваат реалните временски трошоци за да се утврди нивната рационалност. При рационализирање на трудот, се применува следново:

временски норми;

стандарди за производство;

стандарди за услуги;

норми на населението;

стандарди за управливост;

стандардизирани задачи.

Доколку временските стандарди првенствено се наменети за утврдување на временската норма за извршување на единица работа, тогаш стандардите за услуги и бројот на вработени се наменети, соодветно, за пресметување на стандардите за услуги и вкупниот број на вработени кои вршат одредена количина на работа. во текот на годината.

При составувањето на временските стандарди, најпрво се пресметуваат временските стандарди за поединечни повторливи операции (работи), потоа се определува интензитетот на трудот на сите работи - како збир на производите од интензитетот на трудот на извршување на поединечни работи по нивниот број. После тоа се утврдува бројот на вработени.

Предавање 3. Службениот и техничкиот состав на вработените во предучилишната образовна установа. Функционални должности на вработените во службата на предучилишната образовна институција. Регулаторна рамка со која се уредува организацијата и технологијата на информациска и документациска поддршка за активностите на институцијата.

Регулаторна и методолошка рамка за управување со документи (DOE) - збир на закони, регулаторни правни акти, методолошки документи, државни стандарди кои ја регулираат технологијата за создавање, обработка, складирање и користење на документи во тековните активности на организацијата, како и активности на службата за канцелариска работа: нејзината структура, функции, персонал, техничка поддршка и некои други аспекти.

Регулаторните и методолошките документи за предучилишните образовни институции ги развиваат различни државни органи и управи во согласност со нивната надлежност.

Нормативната и методолошката основа на предучилишната образовна институција вклучува:

Правни акти издадени од највисоките органи на државната власт и управа;

Правни акти издадени од федерални извршни тела: министерства, комисии, одделенија и од целата индустрија и од одделенска природа;

Правни акти издадени од законодавните и извршните органи на конститутивните субјекти на Руската Федерација и нивните територијални субјекти, со кои се регулираат прашањата за канцелариско работење;

Правни акти од регулаторна и поучна природа, како и методолошки документи за документациска поддршка на менаџментот, објавени од раководството на претпријатијата и организациите.

Без оглед на конкретното име на службата за водење евиденција и нејзината структура, правна основа за нејзините активности се прописите за службата и одредбите за нејзините структурни делови, како и описите на работните места на вработените кои се задолжителни за секоја организација. Овие документи утврдуваат разграничување на функциите, должностите, правата и одговорностите помеѓу поединечните структурни единици на службата за водење евиденција и вработените.

Правилник за служба на предучилишната образовна институција- правен акт со кој се дефинира организационата и правната положба на единицата во структурата на институцијата, нејзините задачи, функции, права, одговорности, како и односите со другите единици и институции.

Опис на работно место- правен акт со кој се утврдува организационата и правната положба на работникот во структурата на установата и единицата. неговите функционални должности, права, одговорности и односи со другите вработени и одделенија.

Регулативата за службата за водење евиденција и одредбите за нејзините структурни делови, доколку ги има, ги развива неговиот раководител со вклучување на квалификувани специјалисти кои добро ја знаат работата и на единицата и на организацијата како целина и се одобрени од страна на главата.

Една од функциите на услугата за канцелариска работа е да ја избере оптималната технологија за работа со документи и да ја поправи во Упатството за работа во канцеларијата. Инструкции за работа во канцеларија- правен акт со кој се утврдува технологијата за креирање или примање документи, нивна обработка, складирање и користење во активностите на организацијата. Упатството за канцелариско работење утврдува единствени правила за документирање на активности, организирање на работниот тек, водење евиденција, регистрирање, следење на извршувањето на документите и нивно чување. Упатството е одобрено од раководителот на организацијата и е обврзувачко за сите вработени.

Целта на инструкцијата е да се подобри работата со документи, да се намали бројот и да се подобри квалитетот на подготовката на документите, да се насочи работниот тек и да се оптимизира менаџерската работа.

Упатството за канцелариско работење е изработено врз основа на одредбите од Државниот систем за управување со документација, државните стандарди за документи. Министерствата и одделенијата развиваат упатства за канцелариско работење врз основа на Стандардните упатства за канцелариска работа во федералните извршни тела. инструкциите доследно ги рефлектираа сите фази на работа со документи од нивното создавање или прием до извршување, испраќање и/или доставување до архивата.

Упатството треба да содржи делови: општи одредби; документација на активности (барања за обрасци, регистрација на детали за документи, извршување на одредени видови документи); организација на прометот на документи (обработка на влезни и излезни документи, регистрација на документи, контрола врз извршувањето на документите); организирање на складирање на документи (изготвување номенклатура на предмети, формирање и извршување на предмети, пренесување предмети во архивско складирање). Покрај тоа, препорачливо е да се вклучат делови во упатството за производство на документи со користење на компјутерска технологија; чување, сметководство и употреба на обрасци, печати, печати: употреба на опрема за факсимил и е-пошта; фотокопирање и дуплирање на документи и некои други. Во зависност од спецификите на активностите на институцијата, нејзината структура, постапката за доставување документи, присуството на посебни области на работа, употребените технички средства и други фактори. Упатството за канцелариско работење може да се дополни со други делови, на пример: документирање на работата на колегијално тело (колегиум, одбор на директори, академски совет итн.); подготовка на писма испратени во странство и сл.

Регулаторните одредби од упатствата се дополнети со апликации (примероци од меморандуми ; главни видови документи; класификатори, формулари за регистрација итн.).

Нормативните и методолошките документи со кои се регулира предучилишната образовна институција вклучуваат:

Список на документи со услови за складирање (стандарден и одделенски).

Моделните листи развиени од архивските институции ги утврдуваат периодите на чување на документацијата типични за повеќето институции, организации и претпријатија. Врз основа на стандардни списоци, се развиваат одделенски списоци, вклучувајќи најцелосно и систематско набројување на документацијата на организациите и претпријатијата од нивниот систем.

Правилник за служба на предучилишната образовна институцијасе развиваат врз основа на стандардни, кои содржат максимален сет на функции. При развивање на поединечни одредби, составот на задачите и функциите на службата се одредува во зависност од реалните услови на нејзината дејност. На пример, на типичните технолошки функции може да се додадат функциите на прогнозирање на развојот на документациската поддршка, унифицирање на документите, методолошки насоки за организација на канцелариската работа во структурните одделенија итн.. Спротивно на тоа, во одредена одредба, можно е да се исклучете ги од типичните функции оние што не ги извршува услугата DOW во оваа организација или се фиксирани за други структурни единици.

Формата на позицијата и структурата на текстот се унифицирани во УСОРД.

Доколку единицата нема внатрешна структура во форма на сектори, одделенија, групи, бироа итн., делот „Структура“ не е вклучен во регулативата. Доколку единицата има внатрешна структура, се развива независна одредба за секоја структурна единица.

Првиот став „Општи одредби“ го утврдува точното име на услугата на предучилишната образовна институција, нејзиното место во организациската структура на организацијата, степенот на независност на службата. Размислете за две формулации од овој став:

„Канцеларијата е независна структурна поделба на АД и директно му одговара на генералниот директор.

„Канцеларијата е дел од генералниот оддел на АО и одговара на нејзиниот началник.

Во првиот случај, независноста на канцеларијата е фиксирана, во вториот - нејзината помошна вредност.

Понатаму, во Правилникот е наведено називот на позицијата на раководителот на службата - раководител, оставител, управител; постапката за именување и разрешување, условите за неговите квалификации и должината на практичната работа.

Следниот пасус дава список на главните правни, директивни, регулаторни и поучни документи според кои службата на ПЕИ се води во својата работа. Најпрво се наведени законодавни и национални, нормативно-методски и нормативно-технички документи, потоа внатрешни организациски и административни документи.

Доколку канцеларијата има сопствен печат (пломби), Правилникот ги дава неговите описи, условите за складирање и употреба.

Делот „Главни задачи“ е наменет да ги формулира целите со кои се соочува единицата, со други зборови, проблемите што единицата мора да ги реши.

Во делот „Функции“ се наведени видовите на работа или активности што ги извршува единицата врз основа на задачите со кои се соочува.

За спроведување на функциите што и се доделени, службената служба е опремена со одреден сет на права, а за неисполнување функции ја сноси одговорноста утврдена во прописот.

Во делот „Права“ се наведени дејствијата што единицата, претставена од нејзиниот раководител, се бара да ги спроведе за да ги исполни функциите што и се доделени. Кога го составувате овој дел, мора да ги следите истите правила како и при составувањето на соодветниот дел од описот на работата (видете подолу), но во однос на единицата.

Во делот „Одговорност“ се утврдуваат видовите на одговорност што може да ги сноси раководителот на единицата доколку единицата не ги исполни своите функции. Службата за управување со евиденција е одговорна за прекршување на утврдената постапка за работа со документи во институција, губење или оштетување на документи, за непочитување на режимот на тајност или доверливост при работа со документи, за непочитување на упатствата и упатствата. на менаџментот.

Во процесот на извршување на функциите доделени на службата за управување со евиденција, таа има интеракција со раководството на институцијата, сите функционални единици и служби за поддршка и поединечни вработени, службата за управување со евиденција на повисока организација, архивски органи, истражувачки или други институции на организирање и подобрување на работата со документи. Делот „Односи“ ги регулира информациите и документациските врски на единицата; главните документи создадени или примени од него; се означува со кои одделенија и организации се врши интеракција, кои информации ги добива и презентира поделбата, зачестеноста и времето на поднесување, по кој редослед и од кого се разгледуваат несогласувањата што произлегуваат во работата на дивизијата.

Слично на тоа, се развиваат одредби за структурни поделби на службата за водење евиденција: регулатива за секретаријат, регулатива за протоколарно биро, регулатива за архива итн.

Заедно со прописот за службена служба и одредбите за нејзиниот поединец структурни делови за секој вработен во службата за канцелариска работа, се развиваат описи на работни места. Описите на работните места го регулираат организацискиот и правниот статус на вработените и обезбедуваат услови за ефективна работа. Тие овозможуваат објективно оценување на активностите на вработените и претставуваат нормативна основа за примена на административни мерки за вработените. Описите на работните места ви овозможуваат да го имплементирате основниот принцип на рационална организација на трудот - принципот на поделба и соработка на трудот.

За да се состави висококвалитетен опис на работното место, неопходно е внимателно и длабоко да се анализираат видовите на работа што ја извршува вработен кој има одредена позиција, со други зборови, да се изготви опис на позицијата или работното место. Детален опис на извршената работа ни овозможува да формулираме збир на барања за одредена позиција или работно место, барања за знаење што мора да го има работникот, неговите вештини, искуство итн.

Кога се развиваат описи на работни места за канцелариски работници, треба да се води според „Тарифни и квалификациски карактеристики за позициите на вработените“ (одобрена со Уредба на Министерството за труд. извршни органи“ (писмо на Министерството за труд на Русија од март 13, 1996 година бр. 482-БК), доколку канцелариските работници се класифицирани како државни службеници. Тарифните и квалификациските карактеристики исто така се објавуваат речиси секоја година во форма на Именик за квалификација за позициите на менаџери, специјалисти и други вработени (М.: Mintrud Rossii, 2001).

Тарифните и квалификациските карактеристики ги покриваат главните категории на вработени во одделот - менаџери, специјалисти, технички изведувачи и го утврдуваат опсегот на должности, барањата за квалификации и образование, достапноста на посебни знаења и вештини.

Приближна структура на текстот на описот на работното место за канцелариски работници е дадена во GSDOU: општи одредби, функции на вработените; службени должности; права на вработените; односи (врски по позиција); одговорност на вработените, проценка на работата.

Во случај на подреденост на службата за управување со евиденција на раководителот на институцијата, описот на работните места на нејзините вработени ги одобрува раководителот на институцијата или заменик-раководителот на персоналот. Доколку службената служба се пријави кај некој од замениците

Предавање 4. Општи принципи и методолошки основи на организацијата на работниот тек.Поддршката за информации и документација, која е најважната услужна функција на менаџментот, има потреба од внимателна, внимателна организација.

Брзината на добивање на информациите неопходни за донесување одлука зависи од јасноста и брзината на обработка и движење на документот. Доцната обработка на документите, особено финансиските, може да доведе до негативни економски последици. Затоа, на рационалната организација на работниот тек, на брзината и точноста на обработката и преносот на документите за извршување секогаш се посветува големо внимание.

„Движењето на документите во организацијата од моментот кога тие се креирани или примени до завршување на извршувањето или испраќањето“ 1 се нарекува работен тек.

Целата документација на институцијата е поделена на три текови на документи

дојдовни (дојдовни) документи;

појдовни (испратени) документи;

внатрешни документи.

Секој тек на документи има своја особеност во однос на количината, обработката и движењето.

Бројот на документи од сите текови за годината ќе биде обемот на протокот на документи на институцијата. Вредноста на работниот тек е потребна за да се пресмета потребниот број канцелариски персонал за да се пресмета ефективноста на употребата на механизација и алатки за канцелариска автоматизација. Генерално, го покажува обемот на работа и на целиот административен апарат. сите негови вработени треба да се занимаваат со документи.

Во технолошкиот синџир на обработка и движење на документи, може да се разликуваат следните фази:

прием и примарна обработка на документи;

прелиминарно разгледување и дистрибуција на документи;

регистрација;

контрола на извршување;

информативна и референтна работа;

извршување на документи и испраќање.

Предмети: Систем за управување со документација

Вовед

Целиот процес на управување е проникнат со информации, кои се основа за одлучување, а се заснова на оперативна работа со документи во кои е евидентирано. Затоа, поддршката за управување со информации и документација (канцелариски менаџмент) на која било фирма, институција, организација, претпријатие денес се смета за најважна услужна функција на менаџментот. Од неговата рационална организација зависи брзината и оптималноста на изборот на решението, доведувањето до изведувачот, навремената контрола врз извршувањето и, на крајот, постигнувањето на економски ефект во активностите на компанијата, организацијата, претпријатието.

Бидејќи канцелариската работа има свои специфични задачи, таа мора да ја врши независна структурна единица, организациско-одвоена служба. Денес, оваа услуга има различни имиња: оддел за управување со случаи, оддел за поддршка на информации и документација, управување со канцелариска работа, оддел за управување со документи, генерален оддел, канцеларија, секретаријат итн. Понатаму, генерално ќе ја нарекуваме услуга DOW или услуга за канцелариска работа. Во малите институции, фирми, каде што обемот на обработени документи е мал, а создавањето на посебна структурна единица е непрактично, целата работа што ја врши службената служба му се доделува на помошникот секретар (секретар).

Службата за водење евиденција како независна структурна единица ја води раководителот, кој пак директно одговара на раководителот на организацијата.

Државното регулирање на канцелариското работење го обезбедува Федералната архивска агенција, која обезбедува меѓусекторски организациски и методолошки насоки и контрола врз организацијата на документите во канцелариската работа на федералните владини тела, го координира развојот на државниот систем за канцелариско работење и унифицирани системи за документација .

Поглавје 1

1. Организациска структура на предучилишната образовна институција

Следниве прашања треба да се решат при креирање на услуга DOE:

избор на оптимална организациона форма на канцелариско работење;

развој на организациската и функционалната структура на службата за канцелариска работа и избор на неговото специфично име;

Разграничување на функциите, должностите, правата и одговорностите помеѓу поединечните структурни единици на службата за канцелариска работа и вработените и нивно консолидирање во соодветните организациски и правни документи;

рационализирање на работата на канцелариските работници;

Утврдување на нумеричкиот и официјален состав на службата за управување со евиденција;

избор на оптимална технологија за работа со документи и нејзино фиксирање во упатствата за канцелариска работа;

рационална организација на работните места и создавање поволни услови за работа;

· стручно усовршување на работниците и култура на работа со документи.

Организациската форма на канцелариско работење обично зависи од обемот на институцијата, територијалната дистрибуција на нејзините структури и може да биде централизирана, децентрализирана и мешана.

Централизираната форма е извршување на сите технолошки операции за работа со документи од страна на една специјализирана структурна единица (канцеларија, генерален оддел) или секретарот на компанијата. Во овој случај, целосниот циклус на технолошки операции за обработка на документите од моментот кога тие се примаат или креираат до архивирање се врши на едно место: примање и обработка на дојдовни документи, нивно регистрирање, следење на извршувањето, референтна и информативна работа, составување и одржување. номенклатура на случаи, систематизација и складирање на документи, испраќање документи, обработка на документи за пренос во архивата на организацијата.

Предностите на централизирана форма на организација на канцелариската работа вклучуваат можност за создавање единствена база на податоци за сите документи што ги прими организацијата и создадени во неа, што овозможува да се зголеми ефикасноста на пребарувањето на документи и, според тоа, да се оптимизира референтната работа на документи. Препорачливо е да се користи централизирана форма на организација на канцелариската работа ако организацијата има линеарно-функционална организациска структура.

Целосна централизирана обработка на документи е можна само во мали организации, обемот на циркулација на документи во кој не надминува околу 10 илјади документи годишно.

Децентрализираната форма на организација на документарни услуги вклучува создавање во секоја структурна единица на организацијата на сопствена услуга на DOW. Таквата услуга, без оглед на службата за управување со централната канцеларија, ја врши целата работа со документи: регистрира, организира и складира документи на оваа структурна единица. Оваа форма се користи во организации чиј апарат е територијално дисперзиран. Се препорачува да се користи во организации чија документација на активности бара особено внимателна заштита на информациите. Со децентрализирана форма, структурните единици добиваат кореспонденција во затворени пликови, ги печатат, регистрираат и ги извршуваат сите дејствија за обработка на влезната, излезната и внатрешната документација, завршувајќи ги сите дејствија со подготовка и пренесување на документите во архивата на организацијата.

Најчестата форма на организирање работа со документи е мешана. Во исто време, дел од операциите (на пример, примање и обработка на влезни и излезни документи, нивна регистрација, контрола на рокови, производство, репликација, архивско складирање) ги врши службата за управување со централната канцеларија, а во структурните одделенија, операциите. се вршат за креирање (печатење) документи, нивно организирање, складирање на предмети, нивна обработка пред да бидат архивирани.

Варијанта на мешаната форма е таква организација на работа со документи во која истата технолошка операција (на пример, регистрација на документи или контрола врз нивното извршување) се врши за некои низи документи централно (во услугата DOW) и за други - децентрализирано (во структурни поделби ). Најчесто, внатрешните документи се регистрираат во структурни поделби - на местото на нивното создавање. На пример, во сметководството - сметководствени документи, во одделот за персонал - документи за персоналот итн.

Формата на организација на канцелариската работа е избрана земајќи ја предвид големината на институцијата, обемот на работниот тек, составот на структурните поделби. Во малите институции (кога документацијата се спроведува директно во поделби), како и во територијално дисперзираните (лоцирани, на пример, во различни области на голем град), се избира централизирана форма. Во повеќето институции и организации се користи мешана форма на организација на канцелариската работа.

Најрационална форма на организирање на поединечни канцелариски процеси и операции е централизацијата, бидејќи овозможува:

Намалување на трошоците за деловно работење;

Подобрување на организацијата на работата на канцеларискиот персонал и особено воведување на нејзино рационализирање;

Да се обезбеди специјализација и заменливост на работниците;

Користете прогресивни и продуктивни технички средства;

Обезбедете единство на организациско и методолошко лидерство.

Во современи услови, можно е целосно да се централизираат канцелариските служби само во релативно мали институции. Во големите институции, треба да се стремиме кон целисходна централизација на поединечните функции на канцелариското работење, како што се примање и испраќање документи, регистрирање и следење на извршувањето на документи, стенографски и печатени документи, нивна репродукција и методолошко управување со канцелариското работење.

Во малите институции кои немаат заеднички одделенија, одделенија за канцелариска работа, канцелариската работа ја врши секретарот-помошник на раководителот.

Во секоја специфична организација, изборот на една или друга организациска форма на работа со документи го врши неговото раководство и самата услуга DOW. Избраната форма на работа со документи е фиксирана во упатствата за канцелариска работа.

2. Име на услугата DOW

Зборувајќи за името на услугата DOW, треба да се забележи дека денес оваа услуга може да има различни имиња, на пример, управување со случаи, оддел за канцелариска работа, оддел за управување со документи, генерален оддел, канцеларија итн. Специфичното име на услугата DOW не е од фундаментално значење, сепак, при изборот, пожелно е да се земат предвид следните фактори:

- структурата на единицата (има или нема внатрешна структура, ако има, дали е сложена или не);

- барања за името (пожелно е името да биде едноставно, лесно за паметење и изговарање);

- деловни традиции кои постојат во организацијата.

На пример, во системот за управување со државна документација се препорачува да се користат следните имиња:

Во министерствата и одделенијата - администрација, која, по правило, вклучува:

- секретаријат (прием, секретаријат на министерот, секретаријати на заменици министри, секретаријат на колегиум, биро за протокол), - инспекција кај министерот (раководител на сектор),

- канцеларија (биро за владина кореспонденција, биро за сметководство и регистрација, биро за експедиција, копирање и репродукција итн.),

- Оддел за писма (поплаки),

– одделение за унапредување на работата со документи и воведување технички средства,

– централна архива;

во државните претпријатија (здруженија), во организации за истражување, дизајн, дизајн и компјутерски центри, високообразовни институции и други организации - одделот за документација за поддршка за управување или канцеларија, кој, по правило, вклучува:

– одделенија за сметководство и регистрација, контрола, унапредување на работата со документи и воведување технички средства, разгледување на писма (поплаки),

- секретаријатот

- експедиција,

- биро за копирање и дуплирање, архива.

3. Цел, задачи, функции на услугата DOW

Основната цел на службата за управување со евиденција, без разлика на нејзиното име, е организација, управување, координација, контрола и спроведување на работата за поддршка на документацијата. Постигнувањето на оваа цел вклучува решавање на следниве задачи:

– подобрување на формите и методите на работа со документи;

– обезбедување унифицирана процедура за документација;

– обезбедување унифицирана процедура за работа со документи;

- контрола над извршувањето на документите;

– чување на документи;

– унифицирање на обрасците на документи;

– намалување на протокот на документи, доколку е можно;

– методолошка работа за подобрување на документациската поддршка во организацијата;

– воведување напредни технологии засновани на употреба на компјутерска и организациска технологија.

Типичните функции на услугата DOW вклучуваат различни видови на работа, кои можат да се поделат на технолошки, организациски, контролни и методолошки.

Карактеристиките на технологијата вклучуваат:

– спроведување на првичната (препраќање) обработка на дојдовните документи;

– регистрација на влезни, појдовни и интерни документи;

– спроведување информации и референтни работи за документите на организацијата;

– машинско изработка на документи (пишување на компјутер);

– копирање, репликација и оперативна репродукција на документи;

– развој и дизајн на обрасци за документи;

- Подготовка на документи за испорака.

Меѓу организационите функции на услугата DOE се:

- подготовка за извештај до раководството на дојдовните документи;

- организација на навремено разгледување на документи од страна на раководството на организацијата;

– регулирање на текот на извршувањето на документите, навремено предавање и извршување на документите;

- организирање на чување на документи во структурни одделенија;

- организација на работата на архивата во согласност со правилата, упатствата и методолошките препораки на Федералниот архив;

– напредна обука на канцелариски работници и архиви;

- организација на работни места за вработените во канцелариската служба, услови за работа за вработените во службената служба;

- организација на канцелариско работење по жалби на граѓаните;

- развој (заедно со соодветните структурни поделби на организацијата) на мерки за подобрување на формите и методите на работа со документи.

Контролните функции вклучуваат:

- контрола на исправноста на извршувањето на документите доставени на потпис до раководството (односно испратени и интерни документи);

– контрола на роковите за извршување на документите;

- следење на исправноста на регистрацијата и формирањето во структурните одделенија на организацијата на предметите што треба да се архивираат;

– организација на контрола на работа со документи во структурни одделенија;

- генерализирање на информациите за напредокот и резултатите од извршувањето на документите, систематско информирање на раководството за овие прашања;

- обезбедување на складирање на датотеки и оперативна употреба на документарни информации.

Методолошките функции што ги врши услугата DOW вклучуваат:

- развој на номенклатура за работи на организацијата, упатства за канцелариска работа, лист со документи и други локални регулаторни документи кои го поправаат системот за канцелариска работа на организацијата;

– спроведување на испитување на научната и практичната вредност на документите;

– одржување состаноци и советување за прашања поврзани со надлежноста на службената служба.

4. Организациска структура на предучилишната образовна институција

Важно прашање при поставување на канцелариска работа во организација е да се одреди структурата на службата за поддршка на документацијата за управување, нејзиниот официјален и нумерички состав.

Структурата во системот на органите на управување се смета, прво, како стабилна врска, односно интеракција на контролните елементи, и второ, како шема за распределба на вкупниот обем на функции на органот на управување помеѓу структурните единици и шемата за нивната интеракција.

Структурата на службата за управување со евиденција треба да го одреди оптималниот состав на нејзините внатрешни единици, нивната интеракција и природата на подреденоста.

Структурата на услугата DOW во модерна организација зависи од обемот на работниот тек, како и од технологијата на работа со документи и може да биде претставена од следниве одделенија:

- секретаријатот

– експедиција (примање, испраќање кореспонденција),

- пододдел (оддел, група) за регистрација и сметководство на документи,

– Поделба (одделение, група) за контрола на извршување на документите,

-поделница (одделение, група) за работа со апели на граѓани,

- пододдел (оддел, група) за изработка на документи,

- одделение за подобрување на бизнисот

- канцеларија за копирање

- протоколарен тим

- уреднички тим

Во голема организација со голема количина на работен тек, може да ги има сите горенаведени единици кои се дел од услугата DOW. Во организации од помал обем и не со толку голем обем на работен тек, можно е да се комбинираат неколку функции во една единица или, наместо структурни единици, соодветната работа ја вршат поединечни вработени. Во мала фирма, една секретарка обично ја врши целата работа со документи.

Начинот на воспоставување на организациската структура на службата за предучилишна образовна институција, во зависност од обемот на работниот тек, беше формулиран за прв пат во Единствениот државен систем за водење евиденција (Главна архивска управа при Советот на министри на СССР, 1974 година). Според овој метод, сите организации, во зависност од обемот на работниот тек, се поделени во четири категории:

Значи, според горенаведената класификација, беше откриено дека ако обемот на протокот на документи на институција е повеќе од 10 илјади документи годишно, тогаш за ефективна организација на работата со документи, неопходно е да се создаде служба за водење евиденција (или услуга DOE) како посебна единица. И покрај фактот што овој метод на воспоставување на организациската структура на службата ПЕИ беше предложен пред повеќе од 30 години, генерално тој се применува и денес.Така, на пример, Бобилева М.П. во својата книга „Effective Workflow: From Traditional to Electronic“ го нуди следниот развој на организациската структура на услугата DOE, во зависност од обемот на работниот тек (види Додаток 1).

Функциите на структурните поделби се претставени во Додаток 2.

5. Официјалниот и нумеричкиот состав на службата на предучилишната образовна установа

Официјалниот состав на службата ПЕИ вклучува три категории работници:

- менаџери;

- специјалисти;

- технички изведувачи.

Имињата на позициите и барањата за квалификација за вработените од секоја категорија се утврдени во Именикот за квалификации за позициите на менаџери, специјалисти и други вработени. Имињата на работните места, нивните шифри, тарифните категории се утврдени во Серускиот класификатор на занимања на работници, позиции на вработени и тарифни категории (OKPDTR - одобрен со Уредба на Министерството за труд на Русија од 21 август 1998 година бр. 37).

Во Прирачникот за квалификација се нагласува дека распоредувањето на вработените во одредена категорија се врши во зависност од природата на доминантно извршената работа што ја сочинува содржината на работата на работникот (организациско-административна, аналитичко-конструктивна, информатичко-техничка).

- менаџер;

- шеф на канцеларијата

- раководител на генерален оддел;

- раководител на сектор за протокол;

- раководител на секретаријатот;

- шеф на експедицијата;

- раководител на центарот за подготовка на документи;

- раководител на бирото за копирање и дуплирање;

- Раководител на дактилографско биро.

Нивните функции вклучуваат планирање и распределба на работата, избор и распоредување на персоналот, координација на активностите на службата како целина и нејзините структурни поделби, контрола врз извршувањето на работата.

- менаџер на документи;

- помошник менаџер;

- Инспектор за контрола на извршување на наредбите;

- уредник;

- археолог;

- инспектор;

- секретар на одборот;

- коректор.

Функциите на специјалистите се да вршат технички и оперативни задачи, креативни операции за анализа и сумирање на информации, развивање регулаторна и методолошка рамка за канцелариска работа и подготовка на нацрт-документи.

- шпедитер;

- службеник;

- стенограф;

- технички секретар;

- Курир;

– оператор на организациона опрема;

- архивар;

- секретарка-дактилограф;

- секретар-стенограф;

- главен секретар.

Задачата на техничките изведувачи е пренос, фиксација, сметководство, испорака и складирање на документи.

На работното место може да се додаде звање „постар“ под услов работникот, заедно со извршувањето на должностите предвидени со работното место, да раководи со извршителите што му се подредени.

Укажување во насловот на позицијата „водечка“ се утврдува кога на вработениот му се доделени функции на лидер и одговорен извршител во една од областите на активностите на организацијата или одговорност за координација и методолошко раководство на групи изведувачи.

Распределбата на должностите помеѓу замениците раководители се врши врз основа на внатрешни организациски и административни документи, на пример, наредба. Усогласеноста на реално извршените должности и квалификации на вработените со барањата за карактеристиките на работата ја утврдува комисијата за сертификација на организацијата.

За ефикасна организација на работата на службата за канцелариска работа и на апаратот за управување во целина, исто така, од големо значење е да се одреди оптималниот број на канцелариски персонал, кој првенствено зависи од обемот на работата што ја врши оваа единица и технологијата. усвоен (ниво на автоматизација и механизација на работа со документи).

За да се одреди бројот на персоналот на предучилишната образовна институција, се користат нормативни документи за труд и организација на трудот. Рационирањето на работата на канцелариските работници, вклучително и пресметката на нивните кадровски нивоа, се врши врз основа на следните документи:

1. Меѓусекторски зголемени норми за време за работа на документарна поддршка на менаџментот. М., 1995 година.

2. Стандарди за време за работа на подобрување на документациската поддршка за раководството на министерствата, секторите, претпријатијата и организациите. М, 1992 година.

3. Норми за време за работа на автоматизирана архивска технологија и документациска поддршка за раководните тела. М., 1993 година.

4. Норми за време за работа на документарна поддршка на административните структури на федералните извршни тела. М., 2002 година.

По правило, одредувањето на големината на единицата не е одговорност на самата служба на ПЕИ - оваа работа ја вршат одделенијата за труд и плати или економските единици, но доколку е потребно, таквите пресметки можат да ги направат и вработените во ПЕИ услуга. Нормативните документи за трудот споменати погоре содржат упатства за примена на овие документи во пракса.

Поглавје 2. Регулаторна рамка за канцелариско работење

Активноста на која било организација е придружена со создавање документи; регистрацијата на деловната документација во согласност со важечките правила обезбедува заштита на интересите на организацијата, ја зголемува ефикасноста на менаџерската работа.

Регулаторната рамка за канцелариско работење е збир на закони и регулаторни правни акти кои ја регулираат технологијата за создавање, обработка, складирање и користење на документи во тековните активности на организацијата и вклучува:

Законски акти на Руската Федерација од областа на информации и документација;

Уредби и наредби на претседателот на Руската Федерација, резолуции и наредби на Владата на Руската Федерација со кои се регулираат прашањата за поддршка на документацијата на федерално ниво;

Правни акти на федералните извршни органи (министерства, комисии, служби, агенции итн.) и од целата индустрија и од одделенска природа;

Правни акти на претставничките и извршните органи на конститутивните субјекти на Руската Федерација и нивните територијални субјекти, кои ги регулираат прашањата за канцелариско работење;

Правни акти од регулаторна и поучна природа за канцелариско работење на институции, организации и претпријатија;

Државни стандарди за документација;

Унифицирани системи за документација;

Серуски класификатори на технички, економски и социјални информации;

Државен систем на документација поддршка за управување. Основни барања за услуги за поддршка на документи и документација (GSDOU);

Нормативни документи за организација на раководната работа и заштита на трудот;

Нормативни документи за организација на архивско складирање на документи.

Регулаторната рамка за канцелариско работење може условно да се подели на два дела: управување со поддршка на информациската документација

1. регулаторна рамка која го обезбедува технолошкиот процес на канцелариско работење;

2. регулаторна рамка која обезбедува организација на работата на канцелариските работници.

Првиот дел од регулаторната рамка е условно поделен на неколку групи.

Првата група се федерални нормативни акти на индиректно дејство, кои до одреден степен влијаат врз организацијата и технологијата на документирање на активностите за управување и организирање работа со документи. Меѓу нив се Граѓанскиот законик, Кодексот за административни прекршоци, Законот за работни односи. За управување со документи и канцелариска работа, многу е важен делот од Федералниот закон „За информации, информации и заштита на информации“, кој го воспоставува правниот режим за документирање на информации. Според Законот, документацијата на информациите е предуслов за нејзино вклучување во информациските ресурси. Законот ја утврдува постапката за документирање на информациите и ги именува државните органи кои се должни да ја обезбедат оваа постапка. Според Законот, оваа задача им е доделена на државните органи одговорни за: организација на канцелариска работа, стандардизација на документи, безбедност на Руската Федерација.

Втората група на нормативни акти се одделенски правни акти за канцелариско работење кои имаат меѓуресорски карактер. Тие вклучуваат: Државен систем на документарна поддршка за управување (М., 1991); Стандардна инструкција за канцелариска работа во федералните извршни тела (М., 2001); државни стандарди за документација (ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицирани системи за документација. Унифициран систем на организациска и административна документација. Барања за документација"); серуски класификатори на технички, економски и социјални информации; правилата за изготвување прописи на Банката на Русија (инструкции, прописи, упатства) утврдени со налог бр. 02-395 на Централната банка на Руската Федерација од 15 септември 1997 година „За прописите на Банката на Русија „За постапката за подготовка и влегување во сила на регулативите на Банката на Русија“, како и голем број прописи на Министерството за труд на Русија, Државниот комитет за статистика на Русија, Федералниот архив итн.

Третата група нормативни акти се различни стандардни и примерни инструкции за канцелариска работа на администрациите на конститутивните субјекти на Руската Федерација и упатства за одредени организации.

Општиот тренд на зајакнување на правната поддршка за животот на руската држава бара решавање на прашањето за елиминирање на законодавната празнина (недостиг на јасна правна норма за ова прашање) во областа на регулирањето на управувањето со документацијата. Неопходно е да се развие федерален закон "За документација на управувачки активности".

Предлозите за изработка на закон „За документарна поддршка на менаџерските активности“ се предизвикани од фактот што во современото управување и неговата информативна поддршка обемот на документација продолжува да расте, постојат неоправдани паралелни „хартиени“ и „електронски“ системи за документирање и управување со документи, има разновидни софтверски, технолошки и технички некомпатибилни средства, не постои ефикасен систем за следење на движењето и извршувањето на документите.

Во моментов, VNIIDAD, заедно со голем број одделенија, подготви нацрт-закон „За документарна поддршка за менаџерски активности“.

Списокот на федерални закони, наредби, државни стандарди, регулаторни и методолошки документи што се користат за подобрување на документациската поддршка на менаџментот е наведена во Додаток 3.

Системот за управување со документи вклучува три меѓусебно поврзани компоненти: подготовка на документи за управување, технологија на работа со документи, систематизација на документите во текот на календарската година и организација на нивното архивско складирање. При решавање на секој од овие проблеми, практичарите треба да се водат според тековните регулаторни и методолошки документи од областа на канцелариската работа, одобрени од Државниот комитет на Руската Федерација за стандардизација и Федералната архивска служба на Русија.

Во согласност со Основните одредби на Државната архивска служба на Руската Федерација, на 6 јули 1992 година беа одобрени Стандардните упатства за канцелариска работа во министерствата и одделенијата на Руската Федерација21, со што се воспостави унифицирана процедура за организирање на канцелариска работа во сојузната извршните тела со цел да се обезбеди навремено спроведување на федералните закони, декрети и наредби на претседателот на Руската Федерација, резолуции и наредби на Владата на Руската Федерација и подобрување на документациската поддршка за активностите на структурните одделенија на министерствата, одделенијата и територијалните органи на федералната извршна власт. Постапката за составување и одобрување на номенклатурата на досиејата на организацијата, спроведување на испитување на вредноста на документите, обработка на досиејата и нивно пренесување во архивско складиште е утврдена во Основните правила за работа на одделенските архиви.

Важна задача во организирањето на услугата на предучилишната образовна установа е изготвувањето на регулатива за услугата на предучилишната образовна институција и опис на работните места за вработените. Оваа задача ја решава самиот раководител на службата на ПЕИ или со вклучување на квалификувани специјалисти. Регулативата за услугата на предучилишната образовна институција и описите на работните места на нејзините вработени сочинуваат збир на организациона и правна документација, чиј развој ја заокружува организациската фаза на создавањето на оваа услуга. Правилникот за структурната единица на одделението го изработува раководителот на оваа единица заедно со раководителот на секторот, а го одобрува раководителот на секторот, раководителот на работите или раководителот на друга единица во која спаѓа канцеларијата. работен оддел.

Правилник за поделба - документ со кој се утврдува организационата и правната положба на подругата во структурата на институцијата.

Државниот систем за поддршка на документацијата за управување содржи приближна одредба за услугата на предучилишната образовна институција, но во моментов е можно да се спроведе во пракса само земајќи ги предвид промените што се случија во системот за управување и се рефлектираат во современото законодавство .

Текстот на регулативата за услугата на DOW, во согласност со GSDOU, треба да ги содржи следните делови:

1. Општи одредби.

2. Цели и задачи на предучилишната образовна институција.

3. Функции на услугата DOW.

4. Права и одговорности на услугата DOW.

5. Односот на предучилишната образовна институција со другите структурни единици.

Организациската фаза на создавањето на услугата DOW завршува со развојот на описите на работните места. Треба да се има предвид дека описот на работното место е изготвен за одредена позиција, а доколку има неколку идентични позиции во единицата, но вработените што ги заземаат извршуваат различни должности, треба да се изработи посебен опис на работното место за секој сет на работни обврски. . Доделувањето на одреден сет на работни обврски на позицијата треба да се одрази во насловот на документот, на пример: опис на работното место на специјалист за сметководство и регистрација на документи, опис на работа на специјалист за следење на извршувањето на документите, работа опис на специјалист за работа со апели на граѓаните и сл.

Упатството се состои од следните делови:

- општиот дел (главните задачи на работникот, постапката за пополнување работно место, професионалните барања за работникот, лицето на кое вработениот е директно подреден, главните документи и материјали според кои вработениот мора да се води во неговите активности се воспоставени);

- функциите на работникот (предметот на референца или областа на работа доделена на работникот, се утврдува списокот на видови на работа што го сочинуваат извршувањето на доделените функции);

- должностите на работникот (наведете ги должностите поврзани со подготовката на документи, приемот, обработката и издавањето информации, кои вклучуваат задолжителна употреба на одредени форми и методи на работа, кои бараат почитување на роковите за спроведување на конкретни активности, утврдување на постапката за извршување на инструкции, етички стандарди кои мора да се почитуваат во тимот);

- правата на работникот (се утврдуваат правата на работникот за спроведување на функциите што му се доверени);

-односите (наведени се поделби и вработени од кои изведувачот добива и на кого пренесува информации, времето на преносот, кој е вклучен во извршувањето на одредени документи, со кого се договорени и сл.)

- евалуација на работата (наведени се критериуми кои овозможуваат да се процени степенот до кој работникот ги исполнува своите функции и должности, користењето на правата итн., главни критериуми се квалитетот на работата и навременоста на нејзиното спроведување)

Описот на работното место го потпишува раководителот на одделот за канцелариска работа и го одобрува раководителот или заменикот одговорен за одделот за канцелариска работа.

Законските акти и регулаторните и методолошките документи за водење евиденција треба да ги земат предвид специјалисти на организации и претпријатија од сите организациски и правни форми.

Заклучок

Во многу организации, услугата DOW не е независна единица, туку е дел од административната и економската услуга, управувањето со персоналот или сметководствените услуги. Меѓутоа, организацијата на работа со документи е целосно независен вид активност што нема никаква врска со економска поддршка или сметководство.

Бидејќи услугата DOW всушност управува со документацијата и документарни текови на целата организација, таа треба да биде независна единица, иако со мал персонал (може да биде 2-3 лица). Во исто време, службата на предучилишната образовна институција треба да поднесе извештај директно до раководителот на организацијата или неговиот заменик.

Клаузула 5.1 од петтиот дел од Државниот систем за поддршка на документацијата за управување, одобрен од Колегиумот на главната архива на СССР на 27 април 1988 година, ја утврдува следната одредба: „Документарната поддршка за управување во организација се врши од страна на специјална служба дејствува како независна структурна единица директно подредена на раководителот на организацијата“.

Таквото место на услуга на предучилишната образовна институција во структурата на организацијата може да се објасни со следниве причини:

1. Претставувајќи независна структурна единица и директно известување до раководството на организацијата, предучилишната служба ќе има поголема надлежност. И ова, пак, ќе ви овозможи да организирате поефикасна работа со документи.

2. Специјалистите и раководителот на службата за ПЕИ треба да работат директно со раководството на организацијата: да ги решат прашањата за разгледување на дојдовните документи, да го контролираат извршувањето на документите, да ги сумираат резултатите од следењето на извршувањето на документите и да ги пријават на раководството на организацијата, спроведуваат информации и референтни работи на документи итн.

Список на референци и извори

1. Андреева В.И. Канцелариска работа - 8. издание, Издавачка куќа Интел-Синтез, 2001. - 192 стр.

2. Березина Н.М. Модерна канцелариска работа / Л. Лисенко, Е.П. Воронцова - Издавачка куќа Петар, 208. - 224 стр.

3. Бобилева М.П. Ефективно управување со документи: од традиционално до електронско, Издавачка куќа MPEI, 2004. - 172 стр.

4. Каменева Е.М. Услуга DOW: име, структура и дефиниција на бројот на вработени / канцелариска работа и проток на документи во претпријатието. - 2006. - бр. 7 // delo-press.ru.

5. Кирсанова М.В. Модерно канцелариско работење, Издавачка куќа Инфра-М, 2008. - 312 стр.

6. Udovik A. V. Организација на работата на службата за документарна поддршка на менаџментот //cde.osu.ru

7. Јанкова В.Ф. Организација на службата за поддршка на документацијата / помошник секретар - 2005. - бр. 1 // www.profiz.ru

РОЗОФОРМАЦИЈА

Државна образовна институција

Високо стручно образование

„ДОН ДРЖАВНИ ТЕХНИЧКИ

УНИВЕРЗИТЕТ“

Катедра за наука за документи и јазична комуникација

КУРСНА РАБОТА

По дисциплина: „организација и технологија на документација

менаџмент поддршка"

На тема: Искуство во организирање работа со документи во странство

Завршена работа:

студент од 3 година

Групи GDU-32

Василенко Анастасија

Анатолиевна

Проверена работа:

Ватолина Марина

Владимировна

Датум на испорака:

Ростов-на-Дон

Вовед ………………………………………………………………………..3

1. Странско искуство за стандардизација…………………………………………4-11

1.1 Историјата на формирањето и развојот на меѓународната организација за стандардизација………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4-5

1.2 Тековната состојба на меѓународната стандардизација во областа на управувањето со документи………………………………………………………..6-11

2. Искуство во организирање работа со документи во странство ...... 12-20

2.1 Искуство со документи во Комонвелтот на Австралија………………….12-16

2.1.1 Австралиски државен систем за стандарди на Унијата..12-13

2.1.2 Архивски фонд на Комонвелтот……………………………………..14-16

2.1 Искуство со документи во Италија…………………………………...17-20

3. Анализа на моменталната состојба на управување со документи во Русија..21-27

Заклучок………………………………………………………………..28-29

Список на користени извори……………………………………………30

Вовед

Темата на работата на курсот е релевантна, бидејќи со проучување на искуството за организирање работа со документи во странство, можете да ги следите главните трендови во развојот на канцелариската работа и, анализирајќи ги, да ги примените овие иновации во Русија.

Целта на работата е да се анализира искуството од организирање работа со документи во странство.

Работни задачи:

Да учат странско искуство за стандардизација;

Анализирајте го искуството за организирање работа со документи во странски земји;

Анализирајте ја моменталната состојба на управување со документи во Русија.

За пишување на предметната работа беа користени:

Прописи;

Интернет ресурси;

Периодични списанија („Канцелариска работа“, „Секретар бизнис“).

Методи на истражување се: компаративна анализа, историски.

1. Странско искуство на стандардизација

1.1 Историјата на формирањето и развојот на меѓународната организација за стандардизација

Меѓународната стандардизација е збир на меѓународни организации за стандардизација и производи од нивните активности - стандарди, препораки, технички извештаи и други научни и технички производи. Постојат три такви организации: Меѓународната организација за стандардизација - ISO (ISO), Меѓународната електротехничка комисија - IEC (IEC), Меѓународната телекомуникациска унија - ITU (ITU).

Меѓународната организација за стандардизација, ISO (Меѓународна организација за стандардизација, ISO) е глобална мрежа која одредува кои стандарди се потребни за функционирање на комерцијалните, владините и јавните организации. Официјално е основан на 23 февруари 1947 година.

Неговата главна цел е формулирана во Повелбата на ISO: „... да го промовира развојот на стандардизацијата на глобално ниво за да обезбеди меѓународна размена на стоки и взаемна помош, како и да ја прошири соработката на полето на интелектуалната, научната, техничката и економски активности“.

ISO обединува 64 земји. ISO е невладина организација: нејзините членови не се владини делегати, како, на пример, во Обединетите нации. Сепак, ISO зазема посебна позиција помеѓу владините и невладините организации. Ова е затоа што, од една страна, многу од институциите на ISO се дел од владините структури во нивните земји или се под туторство на нивната држава. Од друга страна, другите членови на ISO се целосно приватни, создадени од локални синдикати на индустриски организации.

Следниве факти сведочат за обемот на активностите на организацијата: над 30.000 експерти учествуваат во техничката работа, која се изведува во рамките на 187 технички комитети, 576 поткомитети, 2057 работни групи. Годишно ширум светот се одржуваат повеќе од 800 состаноци на горенаведените технички тела. Паркот за стандарди ISO надминува 14.000 ставки, а годишно се објавуваат над 800 нови и ревидирани стандарди.

Меѓународните стандарди на ISO немаат статус на задолжителни за сите земји-учеснички. Секоја страна на светот има право да ги приспособи или да не ги приспособува. Одлуката за примена на меѓународниот стандард ISO е главно поврзана со степенот на учество на земјата во меѓународната поделба на трудот и состојбата на нејзината надворешна трговија. Околу половина од меѓународните ISO стандарди нашле примена во рускиот систем за стандардизација.

Така, главната задача на меѓународните стандарди е создавање на меѓународно ниво на унифицирана методолошка основа за развој на нови и подобрување на постоечките системи за квалитет и нивно сертифицирање.

1.2 Тековната состојба на меѓународната стандардизација во областа на управувањето со евиденцијата

Организациски, ISO вклучува раководни и работни тела. Органи на управување: Генерално собрание (врховен орган), Совет, Техничко водечко биро. Работни тела - технички комитети (ТК), поткомитети, технички советодавни групи (ТК).

Генералното собрание е собрание на службеници и делегати назначени од комитетите-членки. Секое тело членка има право да претстави најмногу тројца делегати, но тие можат да бидат придружени од набљудувачи. Дописните членови и членовите претплатници учествуваат како набљудувачи.

Советот ја насочува работата на ISO помеѓу седниците на Генералното собрание. Советот има право, без свикување на Генералното собрание, да испраќа прашања до комисиите-членки на консултација или да им ја довери нивната одлука на комисиите-членки. На седниците на Советот одлуките се носат со мнозинство гласови од членовите на комисијата на Советот присутни на седницата. Помеѓу состаноците и доколку е потребно, Советот може да донесува одлуки преку кореспонденција.

Седум комитети се подредени на Советот на ISO: PLACO (техничко биро), PROFCO (методолошка и информативна помош); КАСКО (одбор за оцена на сообразност); INFCO (комитет за научни и технички информации); DEVCO (Комитет за помош на земјите во развој); КОПОЛКО (одбор за заштита на потрошувачите); REMCO (Комисија за референтни материјали).

PLACO (PLACO - Planning Committee) подготвува предлози за планирање на работата на ISO, за организирање и координирање на техничките аспекти на работата. Опсегот на работа на PLACO вклучува разгледување предлози за создавање и распуштање на технички комитети, одредување на областа на стандардизација со која треба да се занимаваат комитетите.

PROFCO е должен да обезбеди методолошка и информативна помош на ISO Советот за принципите и методите на развивање меѓународни стандарди. Комитетот ги проучува основните принципи на стандардизација и подготвува препораки за постигнување оптимални резултати во оваа област. PROFCO се занимава и со терминологија и организира семинари за примена на меѓународни стандарди за развој на трговијата.

КАСКО (КАСКО - Комитет за оцена на сообразност) се занимава со прашањата за потврдување на усогласеноста на производите, услугите, процесите и системите за квалитет со барањата на стандардите, проучување на практиката на оваа активност и анализа на информации. Комитетот развива упатства за тестирање и оцена на сообразност (сертификација) на производи, услуги, системи за квалитет, потврда за компетентноста на лабораториите за тестирање и телата за сертификација. Важна област на работа на КАСКО е промовирањето на меѓусебното признавање и усвојување на национални и регионални системи за сертификација, како и употребата на меѓународни стандарди во областа на тестирање и оцена на сообразност. CASCO, заедно со IEC, подготви голем број упатства за различни аспекти на сертификацијата, кои се широко користени во земјите-членки на ISO и IEC: принципите наведени во овие документи се земени предвид во националните системи за сертификација, а исто така служат како основа за договори за оцена на сообразност на заемно снабдените производи во трговско-економските односи на земји од различни региони.

DEVCO (DEVCO - Комитет за прашања на земјите во развој) ги проучува барањата на земјите во развој во областа на стандардизацијата и развива препораки за помош на овие земји во оваа област. Главните функции на DEVCO се: да организира дискусија на голем обем за сите аспекти на стандардизацијата во земјите во развој, да создаде услови за размена на искуства со развиените земји; обука на специјалисти за стандардизација врз основа на различни центри за обука во развиените земји; олеснување на студиски патувања за експерти од организации за стандардизација во земјите во развој; подготовка на прирачници за обука за стандардизација за земјите во развој; стимулирање на развојот на билатералната соработка меѓу индустријализираните и земјите во развој во областа на стандардизацијата и метрологијата.

КОПОЛКО (КОПОЛКО - Комитет за политика на потрошувачи) ги проучува прашањата за обезбедување на интересите на потрошувачите и можноста за промовирање на тоа преку стандардизација; го сумира искуството од учеството на потрошувачите во креирањето на стандарди и подготвува програми за едукација на потрошувачите во областа на стандардизацијата и доставување на потребните информации за меѓународните стандарди. Ова е олеснето со периодичното објавување на Списокот на меѓународни и национални стандарди, како и корисни водичи за потрошувачите: „Компаративни тестови на производи за широка потрошувачка“, „Информации за производите за потрошувачите“, „Развој на стандардни методи за мерење на перформансите на производи за широка потрошувачка“ итн.

REMCO (REMCO - Комитет за референтни материјали) обезбедува методолошка помош на ISO преку развивање соодветни упатства за прашања поврзани со референтните материјали (стандарди). Така, изготвена е референтна книга за референтни материјали и неколку прирачници: „Повикување на референтни материјали во меѓународните стандарди“, „Сертификација на референтни материјали. Општи и статистички принципи, итн. Покрај тоа, REMCO е координатор на ISO активностите за референтни материјали со меѓународни метролошки организации, особено со OIML - Меѓународната организација за правна метрологија.

Изработката на меѓународните норми и стандарди од областа на информациите и документацијата во ISO е доверена на Техничкиот комитет бр.46 „Информации и документација“, во кој учествуваат 34 национални комитети - членки на ISO, меѓу кои и Федералната агенција за техничка регулатива и метрологија на Русија, Rostekhregulirovanie.

Овој комитет се занимава со стандардизација во областа на информативните активности, активностите за објавување, индексирање и апстрактирање, практичните активности на библиотеките, документациските и информативните центри, архивите.

Во својата структура има четири поткомитети: Поткомитет бр. 4 „Техничка соработка“; Поткомитет бр. 8 „Квалитет - статистика и евалуација на перформансите“; Поткомитетот бр. 9 „Идентификација и опис“; Поткомитет бр. 11 Управување со архиви/документи.

Поткомитетот бр. 11, формиран со цел да развие стандардизација во областа на канцелариското работење и архивирање, разви 3 меѓународни стандарди: два дела од ISO 15489-2001 „Информации и документација - Управување со евиденција“ (ISO 15489-2001, Информации и документација - Управување со евиденција) и првиот дел од ISO 23081 Информации и документација - Процеси за управување со евиденција - Метаподатоци за евиденција - Дел 1: Принципи). Стандардот ISO 15489 го регулира управувањето со документи од кој било формат и на кој било медиум создаден и примен од различни организации во текот на нивните активности. Вториот дел од стандардот ги опфаќа процедурите за управување со евиденцијата на организацијата во согласност со принципите стандардизирани во првиот дел од ISO 15489-1:2001. Овој документ е всушност технички извештај, кој според правилата на ISO се однесува на информативни документи и нема статус на стандард; Целта на неговиот развој е да понуди една од можните методологии за имплементација на системи за управување со документи, создадени во организација врз основа на принципите од првиот дел од ISO 15489-1:2001. Оваа методологија се заснова на австралиското искуство. Во исто време, треба да се забележи дека кога се дискутираше за вториот дел од ISO 15489-1:2001, беа дадени предлози да се вклучат во техничкиот извештај неколку опции за методологии за имплементација на системи за управување со документи и со тоа да се отстранат противречностите поврзани со национални особености на водење евиденција и управување со документи. Но, поради сложеноста и разновидноста на овие методологии, беше одлучено да се вклучи само една верзија во техничкиот извештај и да се припише работата на развивање на потребната методологија на опсегот на активностите на националните тела за стандардизација, управување со документи и архиви.

Затоа, во повеќето развиени земји во светот, при развивање на национален стандард се посветува големо внимание на првиот дел од ISO 15489-1:2001, вториот се користи како помошен (појаснување на голем број одредби од првиот дел) документ.

Стандардот ISO 23081 се занимава со деловни метаподатоци во менаџерските активности, нивните видови, функции за обезбедување на управување и деловни процеси, како и управување со метаподатоци.

Во март 2005 година, ISO 22310 Информации и документација. Барања за управување со евиденција/документи во стандарди“ (ISO/DIS 22310, Информации и документација - Барања за управување со евиденција/документи во стандарди).

Техничкиот комитет бр.46 е поврзан во своите активности со Комитетот бр. Основен распоред“ (ISO 8439:1990, Дизајн на форми - Основен распоред) и ISO 8601-2000 „Елементи на податоци и формати на размена - Размена на информации - Претставување на датуми и времиња“ (ISO 8601:2000, Елементи на податоци и формати на размена - Размена на информации - Претставување на датуми и времиња).

Меѓу стандардите развиени од ТЦ бр.46, треба да се истакне меѓународниот стандард ISO 5127-2001 „Информации и документација - вокабулар“ (ISO 5127:2001, Information and documentation - Vocabulary), кој ги содржи главните термини и концепти кои се користат во областа на работа со информации и документација . Стандардот се користи во развојот на применети стандарди за информатички науки, вклучувајќи библиотекарство, управување со записи и архивски записи.

Меѓународниот стандард ISO 2384-1977 „Документација - презентација на преводи“ (ISO 2384:1977, Documentation - Presentation of translations) воспоставува правила за презентација на преводите во стандардна форма, што ја поедноставува нивната примена од различни категории корисници.

Во 2003 година, меѓународниот стандард ISO 14416-2003 "Информации и документација - барања за врзување на книги, периодични изданија, серии и други хартиени документи за употреба во архиви и библиотеки - Методи и материјали" (ISO 14416: 2003, Информации и документација - Барања за врзување на книги, периодични списанија, серии и други документи за архивско и библиотечно користење - Методи и материјали) .

Од горенаведеното, можеме да заклучиме дека во моментов се развиени доволен број стандарди во областа на управувањето со документи кои овозможуваат регулирање на управувањето со документи од кој било формат и на кој било медиум создаден и примен од различни организации во текот на нивните активности, воспоставуваат правила за презентација на преводите во стандардна форма, што ја поедноставува нивната употреба од различни категории корисници.

2.1 Искуство со документи во Комонвелтот на Австралија

2.1.1 Австралиски државен систем за стандарди на Унијата

Целото искуство на Австралија во областа на управувањето со документарци е квинтесенција на достигнувањата на нејзините специјалисти.

Државниот систем за стандардизација на Комонвелтот Австралија е претставен со Стандардите на Австралија, организација основана во 1922 година. Регулаторната и методолошката основа за документарна поддршка на менаџментот на Комонвелтот на Австралија е доста обемна. Сосема е легитимно да се каже дека Австралија е еден од лидерите во регионот. Пример за ова е неговиот национален стандард, AS 4390-1996, кој беше земен од страна на Меѓународната организација за стандардизација како основа за развој на ISO 15489:2001, и затоа им се препорачува на сите земји чии национални тела за стандарди се претставени во ISO, како референца при креирањето на нивните соодветни национални стандарди.

Како дел од своите активности во рамките на ISO, Стандарди Австралија обезбедува работа на Поткомитетот за управување со архиви/документи формиран во рамките на техничкиот комитет за информации и документи, формирајќи го нејзиниот секретаријат. Вториот е одговорен за развој и имплементација на следните меѓународни стандарди:

ISO 15489-1:2001;

ISO 15489/TR-2:2001;

ISO 22310:2006;

ISO/TS 23081-2:2007

Во 2002 година, Австралија го усвои еквивалентниот национален стандард за управување со документи ISO 15489:2001, AS ISO 15489-2002. Таа беше развиена од Комитетот за управување со документи, пододдел на австралиските стандарди. Последователно, австралиските стандарди, исто така, формираа Технички комитет за усогласеност со управувањето со евиденција за да обезбеди придружен документ на AS ISO 15489-2002 кој обезбедува практични упатства за следење и ревизија од страна на организациите.

Иако стандардот AS ISO 15489-2002 во голема мера ја повторува содржината на стандардот AS 4309-1996, сепак, постојат голем број значајни разлики меѓу нив во однос на терминологијата, структурата и пристапот за покривање на различни видови прашања.

AS ISO 15489-2002 беше развиен и имплементиран како меѓународен стандард, а некои термини се променети за да се осигура дека е во согласност со меѓународната практика.

AS 4390-1996 и соодветните стандарди се ревидирани, зголемени и модернизирани, со што станаа AS ISO 15489-2002. Додека AS 4390-1996 содржи шест дела, AS ISO 15489-2002 има два (самиот стандард и материјалите за техничка поддршка). Според тоа, информациите содржани во AS ISO 15489-2002 значително се разликуваат од оние претставени во AS 4390-1996, главно поради краткост и концизност. Австралиските стандарди по објавувањето на AS ISO 15489-2002 се обидоа да ги истакнат клучните компоненти на AS 4390-1996 кои не беа вклучени во новиот стандард и да ги објават во форма на анекси, дополнувања на сегашниот нормативен и методолошки акт за организација на управување со документи.

Така, мора да се нагласи дека глобализацијата, која, меѓу другото, се карактеризира со стандардизација на економските и технолошките процеси, е јасно видлива на полето на документарната поддршка на менаџментот. Еклатантен пример за тоа е развојот врз основа на националниот стандард на Австралиската унија AS 4390-1996 на меѓународниот нормативен и методолошки акт ISO 15489:2001 и усвојувањето на автентични стандарди во голем број земји чии национални тела за стандардизација се претставен во ISO.

2.1.2 Архиви на Комонвелтот

Архивскиот фонд на Комонвелтот на Австралија е претставен со мрежа на специјализирани тела одговорни не само за складирање на документи на Архивскиот фонд на земјата, туку и за развој на законодавни и регулаторни акти во областа на архивирањето. Оваа мрежа вклучува: Националниот архив на Австралија, Австралиското здружение на архивари и Државниот архив на Федерацијата.

Националниот архив на Австралија беше формиран во 1961 година кога Архивската канцеларија на Унијата се оддели од Националната библиотека на Австралија. Во 1975 година, институцијата беше преименувана во Архив на Австралија, а во 1998 година го доби своето денешно име.

Паралелно, се менуваше и статусот на Националниот архив на Австралија. Архивскиот акт од 1983 година на институциите им ја додели функцијата да ја гарантираат безбедноста на документите на државните органи и институции. Во 2001 година, Националниот архив на Австралија стана федерално извршно тело под надлежност на министерот за култура и спорт.

Официјалната титула на шефот на Националниот архив на Австралија е „Генерален директор“. Одборот на Националниот архив на Австралија е основан според член 10(1) од Законот за архиви од 1983 година. Одборот е составен од сенатор, член на Претставничкиот дом и 11 други членови назначени од министерот за култура и спорт .

Структурно, Националниот архив на Австралија е организиран во пет одделенија: Пристап и комуникации, Советодавни услуги, Национална координација, Управување и складирање на записи и Управување со владини информации, секој предводен од еден од замениците генерални директори.

Австралиското здружение на архивари е јавна организација која е формирана во 1975 година во врска со недостатокот на квалификуван персонал меѓу архивските работници.

Функциите на Австралиското здружение на архивичари вклучуваат:

Едукација на сопствен квалификуван персонал, што вклучува спроведување на специјализирани обуки и семинари;

Помош при организирање на чување на документарни материјали на Архивскиот фонд на земјава, надзор на нивната правилна употреба;

Сеопфатна помош во спроведувањето научно истражување од областа на архивирањето;

Објавување и ширење со други средства на информации во врска со организацијата на архивите на Комонвелтот.

Одлуката за тековните активности на Австралиското здружение на архивисти му е доверена на советот, чии членови се избираат врз основа на резултатите од внатрешното гласање.

Работните тела на Австралиското здружение на архивисти се работни групи, кои вклучуваат:

Работна група „Архива на организации“;

Работна група „Електронски документи“;

Работна група за автохтони прашања;

Работна група „Архива на локалните извршни власти“;

Работна група „Архива на училишта“;

Работна група „Архиви на универзитети“.

Канцеларијата за јавна евиденција на Викторија е основана со Законот за јавни досиеја од 1973 година за да собира, обезбедува и организира долгорочно и трајно складирање на записите на државната влада.

Со Државниот архив на Викторија раководи Одделот за култура на Одделот за премиерот и кабинетот.

Надлежноста на Државниот архив на Викторија вклучува:

Подготовка на стандарди кои ги регулираат процесите на креирање на државни владини документи;

Советување на претставниците на владините агенции за спроведување на одредбите од стандардите во пракса. Спроведување обуки и семинари.

Анализирајќи го структурниот дијаграм на организацијата на Архивскиот фонд на Комонвелтот на Австралија, можеме да заклучиме дека релевантните тела се комбинација од сојузна државна организација, федерална јавна организација и државни организации на субјекти и вршат „тројна функција“. :

Изработувач на законодавни и регулаторни акти од областа на архивирањето;

Контролор-ревизор, кој е повикан да го следи спроведувањето на нивните одредби во пракса;

образовна средина.

Значи, Комонвелтот на Австралија зазема едно од првите места во светот во развојот на стандарди во областа на водење и архивирање на евиденција, многу стандарди усвоени во Комонвелтот стануваат меѓународни, а со тоа активно влијаат на развојот на водење евиденција низ целиот свет.

2.2 Искуство со документи во Италија

Канцелариската работа во модерна Италија постои од почетокот на 19 век - од времето кога во италијанските држави доминирала Наполеонова Франција. Француската влада воведе во Италија класификација на документи и систем за регистрација, чии главни карактеристики остануваат и денес. Четиринаесет години по формирањето на Италијанската Република, што се случи во 1861 година, владата се отвори во Рим - Archivio Centrale dello Stato(Централен државен архив). Лоциран во Рим, Архивот чува документи издадени од централните административни тела на националната влада на Италија. Дополнително, Архивот управува со хиерархијата на државните архивски организации низ Италија и ја формира структурата на канцелариско дело на национално ниво.

Можеме да кажеме дека модерната канцелариска работа во Италија започна со издавањето на Кралскиот декрет од 1900 година (документот ги наведе основните принципи на работата на канцелариите и архивските институции на државната власт). Сепак, дури во 1963 година беше формирана структурата на канцелариската работа во форма во која официјално постои денес. Во тоа време излезе Д. Екрето на претседателот дело на Републиката(Претседателски указ), со кој се утврдени основните барања за архивско чување и водење на евиденција, кои со мали измени се применуваат и до денес. Ајде да ја разгледаме суштината на овие барања.

Италијанскиот систем на регистрација беше утврден во Кралскиот декрет од 1900 година и малку се разликува од другите европски системи. Секоја категорија на документи, обединета со заеднички наслов или тема, одговара на одреден број документи во дневникот. Како по правило, за секоја категорија документи се креира посебно списание. Како и кај повеќето системи за регистрација, секој документ примен или креиран во канцеларијата е предмет на задолжителна регистрација во списанието. Регистрираните документи се последователно нумерирани; евиденцијата за влезните и излезните документи се чува посебно во дневникот. Фактот на регистрација на документ е официјална потврда не само за самото постоење на документот, туку и за неговата автентичност.

При регистрирање на дојдовните документи, датумот на прием, името на испраќачот и предметот на предметот се внесуваат во дневникот. При регистрација на појдовни документи, се наведува датумот на создавање, адресатот и предметот на предметот. Дополнително, сите документи се запишуваат во дневникот на канцеларијата во која се примени.

Европските канцеларии обично користат некаква стандардна шема за класификација на случаи во врска со регистрите, а Италија не е исклучок. Со кралскиот декрет од 1900 година, беше воведена „систематска класификација по мандат (мисијата)“. Овој стандарден систем предвидува и општи и специфични предметни категории кои ја формираат основата на работењето во владините министерства.

Општите категории на случаи дозволуваат класификација на административните документи кои се заеднички за сите или повеќето министерства (како што се личните досиеја), додека посебните категории ги одразуваат потребите на одредено министерство, поради спецификите на неговите активности. Различните категории на предмети формираат хиерархија на класи и подкласи, од кои на секоја и е доделен сопствен алфанумерички код. Сличен систем е широко користен во Северна Америка.

Покрај горенаведените списанија, италијанските канцеларии користат посебна категорија на регистрациони списанија наречени reportorio. Овие дневници се список на сите случаи во секоја предметна категорија. Индексите на списанијата се состојат од два регистри со азбучни списоци на лица кои создале, испратиле или примиле документи, додека предметните индекси на регистрираните документи се внесуваат во третото списание.

Документите што излегле од активна употреба се преместени од одделите на италијанската влада во таканаречените „депозитни архиви“ - меѓу складишта, кои се сложен систем за складирање на национално ниво. Еднаш годишно, документите од меѓуресорската архива се испраќаат до депозитарната архива, каде што се чуваат 40 години од датумот на прием. По овој период, документите од историска вредност се пренесуваат во соодветното архивско складиште, а сите останати се уништени.

Претседателскиот декрет од 1963 година, веќе споменат погоре, ги дефинира архивските периоди за сите категории владини документи, вклучувајќи ги и оние на владата, регионите и провинциите и општините.

Како што веќе беше забележано, Централната архивска управа со седиште во Рим управува со државната мрежа на архивски институции, која ги вклучува Централниот државен архив, телата за архивски надзор, регионалните архиви на поединечни територии и провинции и други организации.

Телата за архивски надзор функционираат независно од државниот архив и ги решаваат прашањата на регионално ниво во врска со документите во сопственост на поединци или организации.

Така, канцелариската работа во Италија почна да се развива доцна. Француската влада имаше големо влијание во области како што се класификацијата на документите и системот за регистрација. Денес, италијанскиот канцелариски систем не се разликува многу од другите европски системи.

3. Анализа на моменталната состојба на управување со документи во Русија

Во моментов, регулирањето на документацијата, организацијата и технологијата на документациска поддршка за управување се врши во неколку насоки: законодавна регулатива, стандардизација, развој на нормативни и нормативно-методолошки документи на национално дејствување.

Законите на Руската Федерација имаат највисоко правно значење.

Сојузниот закон на Руската Федерација „За информации, информациски технологии и заштита на информации“ ја утврди обврската за документирање на информации, воспостави голем број термини (информации, информатизација, ресурси со информации, документирани информации итн.), регулирани односи што произлегуваат од создавањето и употреба на информатички технологии, воспоставено е задолжително давање информации на државните органи.

Обврската за документација е спомната и во други законски акти. Така, Граѓанскиот законик на Руската Федерација ја утврди правната основа не само за активностите на правните лица, туку и за неговата документација. Голем број написи утврдуваат барања за составот на информациите (содржините) на документите и нивниот дизајн. Да, чл. 52 од Граѓанскиот законик на Руската Федерација содржи барање за содржината на повелбата и меморандумот за здружување, врз основа на кои работат правни лица; чл. 185 и 186 ги дефинираат деталите за таков документ како полномошно; во чл. Дефиниран е 878 формулар за проверка итн.

Законодавството на Руската Федерација за Архивскиот фонд на Руската Федерација и архивите утврди дека Архивскиот фонд на Руската Федерација вклучува документи лоцирани на нејзината територија, без оглед на формата на сопственост на организациите во кои се формирани. Затоа, многу документи на институции, организации и претпријатија, по одреден временски период, мора да се пренесат на складирање во државните архиви на начин пропишан со регулаторните документи.

Законските акти на Руската Федерација ги регулираат барањата за документи испратени со користење на различни средства за комуникација (пошта, телеграф, факсимил и електронски пораки), барањата за заштита на информациите во различни фази на нивното создавање и складирање, давање на документи официјално (правна сила). . Тие исто така ги содржат основите на регулирање на процесите на информатизација. Законот го утврдува правото на сопственост на поединечни документи и низи на документација, категории на информации според нивоата на пристап до нив.

Голем број правни акти содржат норми кои мора да се земат предвид при подготовката и извршувањето на документите за управување. Таквите акти го вклучуваат, на пример, законот на Руската Федерација „За трговски марки, услужни марки и ознаки за потекло на стоки“, кој ја одредува постапката за регистрирање на амблем на претпријатие поставен на меморандуми; Уредба на Владата на Руската Федерација „За рационализирање на производството, употребата, складирањето и уништувањето на пломби и меморандуми со репродукција на државниот амблем на Руската Федерација“ итн.

Во моментов, во согласност со федералната целна програма, функционира GSDOU - систем на одредби кои ги дефинираат основните правила за работа со документи во организациите. Системот е исто така ориентиран кон комерцијални структури. Се состои од два дела: нормативен и методски. Во нормативниот дел се дефинирани главните задачи и функции, законското регулирање на активностите на службата за поддршка на документацијата во организацијата, нејзината приближна структура; постапка за подготовка и извршување на документи; сите фази на работа со нив: испорака, премин, обработка, сметководство, регистрација, контрола на извршување, информации и референтна работа, оперативно складирање на документи, пребарување на документи и информации; заштита на системи за пронаоѓање информации; подготовка на документи за архивата; постапката за спроведување на проверка на вредноста на документите; организација на складирање документи. Тоа е единствен комплекс на автоматизирана документација заснована на современи текстуални уредници, автоматизиран работен тек (вклучувајќи е-пошта), бази на податоци и автоматско складирање и употреба на документи (вклучувајќи и автоматизирани номенклатури на случаи, попис на случаи итн.).

ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Унифициран систем на организациона и административна документација. Барања за документација.

Стандардот се однесува на „организациски и административни документи поврзани со Единствениот систем на организациска и административна документација (УСОРД) - резолуции, наредби, наредби, одлуки, протоколи, акти, писма итн... кои се користат во активностите:

Сојузните органи на државната власт, органите на државната власт на субјектите на Руската Федерација, вклучително и субјектите на Руската Федерација, кои имаат, заедно со рускиот јазик како државен национален јазик, органи на локалната самоуправа;

Претпријатија, организации и нивните здруженија, без разлика на организационата и правната форма.

Во моментов, во областа на предучилишното образование може да се идентификуваат повеќе проблеми и начини за нивно решавање. Потребно е да се воведе закон за документација.

Законот за документација на Руската Федерација треба да игра фундаментална улога во решавањето на проблемите на предучилишните образовни институции. Законот ќе овозможи да се формализираат општите принципи и најзначајните одредби за поддршка на документацијата, вклучително и обврската за документирање на активностите на сите организации, формите и методите на документација, електронската документација, размената на документирани информации за да се задоволат потребите. за документирање на субјектите на правото и мерки на одговорност за прекршоци. Законот треба да стане фундаментална регулаторна рамка која не само што ќе реши многу спорни прашања за управување со електронски документи и електронски архиви, туку и до одреден степен ќе ги одреди насоките и понатамошните изгледи за развој на автоматизација на предучилишните образовни институции. Донесувањето на закон за документација е итна задача за блиска иднина. За да се обезбеди обединување, неопходно е да се развијат нови стандарди.

Решението на технолошките проблеми на документацијата е олеснето со развиениот VNIIDAD и одобрен од Државниот стандард на Руската Федерација ГОСТ 6.30-2003. "USD. ORD систем. Барања за документација." Стандардот, кој претставува барања за унифицирање на елементите на документацијата, во голема мера го олеснува создавањето на стандардни, унифицирани и унифицирани процеси и за традиционална и за автоматска документација, складирање и пренос на документирани информации. Од исклучителна важност е и последователниот развој и одржување (ажурирање) на серуските класификатори на технички, економски и социјални информации, вкл. форми на документација за управување на ниво на одделенија, претпријатија и организации. Да се свртиме кон искуството на другите земји. Соединетите Американски Држави го имаат Федералниот закон за управување со евиденција од 1976 година. Терминот „Управување со документи“ значи планирање, контрола, насочување, организација, обука, промоција и други административни и управувачки активности кои вклучуваат создавање документи, нивно складирање, употреба и способност за фрлање документи. Во 1980 година беше донесен „Закон за намалување на работата со документи“, чија цел беше да се создаде единствена правна рамка во оваа област на административна дејност. Националниот архив на САД има моќна единица која е задолжена за управување со евиденцијата. Да ги земеме европските примери поблиску до нас.

Англија: Од 1985 година постои владина програма за подобрување на управувањето со евиденцијата. Во рамките на Кабинетот на министри постои втор административен оддел, кој заедно со Државниот архив на Велика Британија, со соодветна финансиска поддршка од Владата, се занимава со управување со документацијата на современо техничко-технолошко ниво. Во Германија, каде што, како што знаеме, федерализмот е издигнат на принципот на државна структура, на 21.06.95 владата одобри централизиран систем на канцелариско работење врз основа на општите правила за работа на сојузните министерства. Германските специјалисти за документи и архивари овој факт го сметаат за нивна голема победа, за која беа потребни долгорочни напори на персоналот и раководителите на Бундесархивот. Притоа, овој правен акт не е прв во историјата на Германија. Од 1926 година на сила е „царскиот закон за општата постапка за канцелариско работење“, а во 1958 година е создаден „Законот за општата постапка за работа на сојузните министерства“. Интересно е тоа што развивачите на модерниот систем за канцелариска работа во сојузните министерства на Германија поставија една од нејзините главни задачи да создаде унифицирана номенклатура на случаи за федералните министерства и да се спротивстави на искушението да се напуштат строгите систематизирачки шеми за групирање и шифрирање документи преку модерни компјутерска технологија. Оваа листа може да се продолжи со други примери од законодавството, на пример, Чешката Република, каде што законот за архиви 1994/1997-2002 година. обврската на сите организации, без разлика на формата на сопственост, е јасно напишана да ја одржуваат документацијата во ред, да се грижат за нејзиното сметководство и чување. Слична норма е напишана во сличен законодавен акт на Белорусија и други земји. Може да се потсетиме и на искуството од Австралија, каде за прв пат во светот во 1996 година беше усвоен Националниот стандард за управување со документи, кој содржи препораки за работа со традиционални документи базирани на хартија и со современи електронски документи.

Проблемот на управување со електронски документи, автоматизација на предучилишните образовни институции е тесно поврзан со проблемот на електронски документ. Во моментов, различни компании имаат развиено и имплементирано голем број автоматски системи за управување со документи (ADMS), кои се карактеризираат со специфични пристапи и компјутерско-комуникациски средства за имплементација. За жал, не постои унифицирана терминологија во овие случувања. Производите на програмерите носат имиња како што се: систем за управување со документи, компјутерски систем за канцелариска работа и автоматизација на работниот тек, систем за управување со канцеларии, дистрибуиран систем за управување со документи, електронска архива итн. Разновидноста во имињата на развиените и развиените системи само укажува дека денес оваа област на пазарот на информации сè уште не се обликувала како независен сегмент, а во некои случаи, производите на ASUD се појавуваат како поврзани случувања или нуспроизвод при решавање други посложени задачи. Сепак, бројот на ASUD расте доста брзо.

Можно е да се формулираат одредени барања за модерен систем за управување со документи во една организација. Пред сè, ASUD мора да ги изврши сите задачи за документарна поддршка за управување во целост: подготовка на документи, нивна регистрација, контрола над извршувањето, пребарување на документи, нивно складирање и референтна работа на низа документи. Системот треба да биде изграден врз единствени методолошки принципи, софтверски, хардверски и технолошки решенија и во рамките на сегашните организациски и правни услови во форма на домашно законодавство, државни стандарди, упатства и барања. ASUD треба да обезбеди целосна употреба (интеграција) на акумулираниот информациски ресурс и да го имплементира принципот на единствен внес на информации и негова повеќекратна употреба и документарно и фактички. Системот исто така треба да им помогне на администраторите да ги изберат правците на движење на документите во организацијата, обезбедувајќи го потребниот степен на заштита на информациите од неовластен пристап. Автоматизираниот систем за контрола во современи услови треба да може да се прошири за одредени компоненти (број на технички уреди и технологии, број на документи (количина на информации), број на корисници) и да може да се прилагоди во разумни граници на менување на корисникот барања.

Не треба да се мисли дека овие проблеми се исклучиво руски проблеми. Целиот деловен свет е загрижен со слични проблеми. На пример, една англиска студија од 1996 година покажа дека речиси половина од анкетираните британски институции имале големи проблеми во областа на информациите и документацијата. Во овие институции слабо е воспоставен системот за пребарување на потребната документација. 77,6% од менаџерите од различни чинови признале дека сами бараат информации, а само 18% се обраќаат за помош на асистенти и секретарки. Малку е веројатно дека оваа ситуација илустрира ефективно управување.

Така, сегашното законодавство содржи значителен број задолжителни норми, правила и барања за документирање на различни активности на државните и недржавните организации, за извршување на одредени видови документи, нивната содржина и структурата на текстот.

Заклучок

Треба да се напомене дека во странство (Европа, САД итн.) напреднаа многу подалеку во примената на информатичките технологии во поддршката на документацијата, особено во прашањата за управување со електронски документии користење на електронски документи. Ова е, се разбира, првата најважна разлика. ISO уште во 2001 година усвои стандард за управување со документи (ISO:15489-1-2001); и во Европа, во 2001 година, беше развиена и усвоена спецификацијата „Модел европски барања за системи за електронско управување со документи“.

Овие факти укажуваат дека во развиените земји тие не претставуваат управување со документи без употреба на информатичка технологија. Долго време не споделуваат работа во канцеларијана традиционалното, како што е сè уште вообичаено кај нас, и со употребата на информатичката технологија. Имаат каква било документација заснована на употреба на современи информатички технологии, едноставно не може да има друга.

Втората работа што треба да се забележи е некои од специфичните пристапи за управување со документи кои се специфични за гпроизводство на смрекаЗападна Европа и САД, што, патем, се рефлектира во стандардот ISO-15489, во делот што ги утврдува барањата за процесите на управување со документи. Во стандардот, процесите на управување со документи не започнуваат со регистрација на документи, туку со испитување и утврдување на периодите на задржување на документите. Имаат и регистрација, но не е на прво место. Во голема мера, нема контрадикторност во ова, бидејќи ние ги одредуваме и условите за складирање на документи, но кај нас тоа обично се прави по извршувањето на документот, кога тој (или копија) се пренесува во датотеката за складирање.

Друга разлика: една од функциите работа во канцеларијаво Русија е контролата на извршувањето на документите.. Во формата во која се спроведува оваа функција во руската канцелариска работа, ова веројатно никаде го нема. Секоја земја има свои специфики работа во канцеларијазатоа, можеме да кажеме дека контролата врз времето на извршување на документите е руска специфичност.

Во моментов, во областа на управувањето со документи, развиени се доволен број стандарди кои овозможуваат регулирање на управувањето со документи во Меѓународната асоцијација за стандардизација од кој било формат и на кој било медиум создаден и примен од различни организации во текот на нивните активности, воспоставуваат правила за презентација на преводите во стандардна форма со што се поедноставуваат.апликација од различни категории корисници.

Главната задача на меѓународните стандарди е создавање на меѓународно ниво на унифицирана методолошка основа за развој на нови и подобрување на постоечките системи за квалитет и нивно сертифицирање.

Комонвелтот на Австралија зазема едно од првите места во светот во развојот на стандарди во областа на канцелариското работење и архивирање, многу стандарди усвоени во Комонвелтот стануваат меѓународни, а со тоа активно влијаат на развојот на канцелариската работа низ целиот свет.

Глобализацијата, која, меѓу другото, се карактеризира со стандардизација на економските и технолошките процеси, може јасно да се види на полето на документарната поддршка на менаџментот. Еклатантен пример за тоа е развојот врз основа на националниот стандард на Австралиската унија AS 4390-1996 на меѓународниот нормативен и методолошки акт ISO 15489:2001 и усвојувањето на автентични стандарди во голем број земји чии национални тела за стандардизација се претставен во ISO.

Сегашното законодавство на Руската Федерација содржи значителен број задолжителни норми, правила и барања за документирање на различни активности на државни и недржавни организации, за извршување на одредени видови документи, нивната содржина и структурата на текстот.

Список на користени извори

Федерален закон "За информации, информациски технологии и заштита на информации" од 27 јули 2006 година бр. 149-ФЗ

Државен систем на документација поддршка за управување. Општи барања за документи и услуги за документарна поддршка за управување.-М., 1991 година

ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Унифициран систем на организациона и административна документација. Барања за документација

ISO 15489-2001 Информации и документација - Управување со документи

ISO 23081-1:2004 Информации и документација - Процеси за управување со евиденција - Метаподатоци за документи

ISO 22310 „Информации и документација. Барања за управување со документи содржани во стандардите“

ISO 5127-2001 "Информации и документација - вокабулар"

ISO 2384-1977 "Документација - Извршување преводи"

AS ISO 15489-2002 „Генерален менаџер на записи“

ДВ Волкова.Активности на меѓународната организација за стандардизација. Канцелариска работа.2006 година бр.2.стр 66-70

А.С. Голотник. Државниот систем за стандардизација на Австралиската унија како показател за светските процеси на глобализација// Канцелариска работа 2007.-№4.стр 66-70

зад себе

во странство

Искуство

работа

зад себе

во странство

зад себе

документ

организации

Мотивација на персоналот зад себе во странство
Апстракт >> Менаџмент
Со креирање на соодветна регулаторна документвоведување на ова правило ... машина за пишување, броење Работаитн Во практиката на регулаторни истражувања работа зад себе во странствокористени и... камата искуствоголемите западни фирми организациивнатрешни системи...
Психолошка и педагошка поддршка за деца со сложени развојни нарушувања зад себе во странство
Тест работа >> Психологија
... зад себе во странство 2.1 Организацијаподучување на глувослепи деца зад себе во странство(70-80-ти) 2.2 Организација ... зад себе во странство. Важно е да се разгледа не само искуство, но и грешките на странските експерти во работа... настава за глувослепи и нормативни документиземено во одредена ...
Технологија работаод документиограничен пристап
Апстракт >> Индустрија, производство
Кои се најсериозните границитезаштита на заштитените електронски информации ... На почетокот на случајот интерен инвентар документисодржани во него, на крајот ... на случаи. Контрола зад себе работаод документиограничен пристап врши од страна на главата организации, неговиот...
Социјалниот статус на руските имигранти зад себе во странство
Предмети >> Социологија
Доделени на специјални организации- национални служби ... провизии, Руси за документииспадна дека се само 6 илјади ... студии или работа, но останатите зад себе во странство. Дестинации на емиграција... работаво друга земја или недоволно познавање на странски јазик. Но искуство ...

Клучни зборови: Канцелариска работа, Управување со персонал, Државна и општинска администрација, Основи на сертификација и стандардизација.

Цел на студијата е анализа на условите „Странско искуство во организација на документациска поддршка за менаџмент“. Предмет на студијата е разгледување на поединечни прашања формулирани како цели на оваа студија.

Целта на студијата е да се проучи темата „Странско искуство во организирање документарна поддршка за менаџмент“ од гледна точка на најновите домашни и странски истражувања за слични прашања.

Во текот на работата беше извршена теоретска и методолошка анализа на темата „Странско искуство во организирање документациска поддршка за менаџмент“, вклучувајќи ги теоретските аспекти на проучување на феноменот „Странско искуство во организирање документациска поддршка за менаџмент“, природата на тема „Странско искуство во организирање документациска поддршка за менаџмент“ се изучуваше.

Следно, беше направена студија за релевантноста на „Странското искуство во организацијата на документациска поддршка за управување“ во современи услови со вклучување на статистички податоци и научни публикации од последните години.

Како резултат на студијата, беа идентификувани и квантитативно поткрепени конкретни начини на решавање на проблемот „Странско искуство во организирање документациска поддршка за менаџмент“, вклучително и некои можности за решавање на проблемот „Странско искуство во организирање документациска поддршка за менаџмент“ и трендови во Идентификувани се развивање на тема „Странско искуство во организирање документациска поддршка за менаџмент“.

Степен на имплементација - предлози и конкретни активности беа тестирани во активностите на организацијата, што послужи како основа за образовната практика.

Предложените мерки со одредена спецификација може да се користат во работата на кадровските служби на руските претпријатија.

Имплементацијата на предложените мерки овозможува попрецизно разбирање на природата и актуелните проблеми на „Странско искуство во организирање документациска поддршка за управување“.

Преглед на извори на тема „Странско искуство во организација на документациска поддршка за менаџмент“

Списокот на литература користена при подготовката на ова дело содржи 36 библиографски извори. Ајде да карактеризираме некои од нив:

Назначениот проблем „Странско искуство во организирање документациска поддршка за управување“ го разгледува М. Ју. Рогожин во книгата „“, објавена во 2009 година и содржи 384 страници. Од описот на книгата, можеме да заклучиме дека

Исто така, проблемите на регулирање на современите прашања на тема „Странско искуство во организирање на документациска поддршка за менаџмент“ ги разгледува и М. Ју.Рогожин во монографијата „Документациска поддршка за управување“. Оваа книга е издадена од издавачката куќа „Проспект“ во 2009 година, содржи 0 страници.

Универзален едукативен и практичен водич дава одговори на сите клучни прашања за ефективна организација на документарна поддршка за управување (DOE) на активностите на претпријатието (организација, институција). Материјалот на прирачникот е претставен на сеопфатен начин, врз основа на законската регулатива и прописите за прашањата на предучилишното образование. Главното место во прирачникот е окупирано од разгледување на прашањата за управување со документи (управување со документи) и документирање на активностите, вклучително и услугата на предучилишната образовна институција, службата за персонал и сметководствениот оддел на претпријатието. За раководителите на претпријатијата, нивните заменици за управување, вработени во предучилишни образовни институции, кадровски служби и сметководствени одделенија, како и студенти во специјалитетот 350800 „Поддршка за документација и документација за управување“.

Голем број актуелни прашања беа покренати во книгата „Менаџмент документација“. Р. Е. Булат ја утврди актуелноста и новитетот на оваа тема во својата студија, објавена во 2012 година од издавачката куќа „Бизнис прес“. Описот на книгата гласи вака.

Содржината на наставното помагало кореспондира со наставната програма за дисциплината „Документација во кадровско одделение“, која е вклучена во блокот посебни дисциплини од специјалитетот 080505.65 „Управување со персонал“, како и наставната програма за дисциплината „Документарна поддршка за управување со персонал“, кој е дел од основниот дел од професионалниот циклус на примерната главна образовна програма за високо професионално образование во насока на обука „Управување со персонал“ - 080400, развиена од Образовната институција на високообразовните институции на Русија за образование од областа на менаџментот. Регулаторните барања претставени во публикацијата (вклучувајќи ги и оние кои стапија на сила во 2012 година) и методолошките препораки за документирање на активностите за управување и спроведување на систематски пристап за документирање на управувањето со модерна организација ќе бидат корисни и за студентите, за дипломираните студенти и за наставниците, како и практичари од областа на документацијата на менаџерските активности.

Дополнително, при проучување на темата „Странско искуство во организирање документарна поддршка за менаџмент“, користени се периодични извори како:

Странско искуство за правно регулирање на јавните услуги. А.Ф. Васиљева, весник на руското право, бр. 12, декември 2007 година.
Алтернативно решавање на трговски спорови. Странско искуство. Д.Столетова, „Службеник за човечки ресурси. Менаџмент на персонал“, бр.10, октомври 2007 г.
Проблемот на конкурентноста во управувањето со персоналот на организацијата. В.Шаповалов, „Управување со персонал“, бр.18, септември 2007 г.
1C: Enterprise 8 - искуство со организација во транзиција. „BUH.1S“, бр.9, септември 2007 г.
Колекционерскиот бизнис продолжува да стекнува сила и искуство. И.Е. Смирнов, „Управување во кредитна институција“, бр.5, септември-октомври 2007 г.

Воведен примерок

Презентираната работа е посветена на темата „Странско искуство во организацијата на управување со документација“.

Проблемот на оваа студија е релевантен во современиот свет. За тоа сведочи честото проучување на покренатите прашања.

Темата „Странско искуство во организација на документациска поддршка за управување“ се изучува на спојот на неколку меѓусебно поврзани дисциплини одеднаш. Сегашната состојба на науката се карактеризира со транзиција кон глобално разгледување на проблемите на темата „Странско искуство во организирање документациска поддршка за управување“.

Многу трудови се посветени на истражувачки прашања. Во основа, изнесениот материјал во едукативната литература е од општа природа, а во бројни монографии на оваа тема се разгледуваат потесни прашања на проблемот „Странско искуство во организирање документациска поддршка за управување“. Сепак, потребно е да се земат предвид современите услови при проучувањето на проблемите на назначената тема.

Високото значење и недоволната практична елаборација на проблемот „Странско искуство во организација на документациска поддршка за менаџмент“ ја одредуваат несомнената новина на оваа студија.

Понатамошно внимание на прашањето за проблемот „Странско искуство во организација на документациска поддршка за управување“ е неопходно за подлабоко и поткрепено решавање на одредени актуелни проблеми од предметот на оваа студија.

Релевантноста на оваа работа се должи, од една страна, на големиот интерес за темата „Странско искуство во организацијата на документациска поддршка за менаџмент“ во современата наука, од друга страна на нејзиниот недоволно развиен. Разгледувањето на прашањата поврзани со оваа тема има и теоретско и практично значење.

Резултатите може да се искористат за развој на методологија за анализа „Странско искуство во организација на документациска поддршка за менаџмент“.

Теоретското значење на проучувањето на проблемот „Странско искуство во организација на документациска поддршка за управување“ лежи во фактот што прашањата избрани за разгледување се на спој на неколку научни дисциплини одеднаш.

Цел на оваа студија е анализа на условите „Странско искуство во организација на документациска поддршка за менаџмент“.

Истовремено, предмет на студијата е разгледување на поединечни прашања формулирани како цели на оваа студија.

Да се проучат теоретските аспекти и да се идентификува природата на „Странското искуство во организацијата на управувањето со документацијата“.
Да се каже за релевантноста на проблемот „Странско искуство во организација на документациска поддршка за управување“ во современи услови.
Наведете ги можностите за решавање на темата „Странско искуство во организирање на Документарна поддршка за менаџмент“.
Наведете трендови во развојот на темата „Странско искуство во организација на документациска поддршка за управување“.

Делото има традиционална структура и вклучува вовед, главен дел, составен од 3 поглавја, заклучок и библиографска листа.

Воведот ја потврдува релевантноста на изборот на темата, ги поставува целта и целите на студијата, ги карактеризира истражувачките методи и изворите на информации.

Првото поглавје открива општи прашања, ги открива историските аспекти на проблемот „Странско искуство во организирањето на управувањето со документацијата“. Се дефинираат основните концепти, се утврдува релевантноста на звучењето на прашањата „Странско искуство во организацијата на документациска поддршка за управување“.

Во второто поглавје подетално се разгледуваат содржините и современите проблеми на „Странско искуство во организирање документациска поддршка за управување“.

Третото поглавје е од практичен карактер и врз основа на поединечни податоци е направена анализа на моменталната состојба, како и анализа на изгледите и трендовите во развојот на „Странско искуство во организирање документациска поддршка за менаџмент“ е направени.

Врз основа на резултатите од студијата, беа откриени голем број проблеми поврзани со темата што се разгледува, а беа донесени заклучоци за потребата од понатамошно проучување/подобрување на состојбата на проблемот.

Така, релевантноста на овој проблем го определи изборот на темата на работа „Странско искуство во организацијата на документациска поддршка за управување“, опсегот на прашања и логичката шема на нејзината конструкција.

Теоретска и методолошка основа за студијата беа законски акти, прописи на темата на работа.

Изворите на информации за пишување труд на тема „Странско искуство во организирање документациска поддршка за менаџмент“ беа основната образовна литература, фундаменталните теоретски трудови на најголемите мислители од областа што се разгледува, резултатите од практични истражувања на истакнати домашни и странски автори, написи и рецензии во специјализирани и периодични списанија посветени на темата „Странско искуство во организацијата на документациска поддршка за управување“, референтна литература, други релевантни извори на информации.

Странско искуство во организирање документација поддршка за менаџмент. Законите на Руската Федерација имаат највисоко правно значење

Документацијата е основа на технологијата за контрола

Предмети: Систем за управување со документација

РОЗОФОРМАЦИЈА

Законите на Руската Федерација имаат највисоко правно значење.

Мотивација на персоналот зад себе во странство

Психолошка и педагошка поддршка за деца со сложени развојни нарушувања зад себе во странство

Технологија работаод документиограничен пристап

Социјалниот статус на руските имигранти зад себе во странство

Препорачај други статии

Странско искуство во организирање документација поддршка за менаџмент. Законите на Руската Федерација имаат највисоко правно значење

Документацијата е основа на технологијата за контрола

Предмети: Систем за управување со документација

РОЗОФОРМАЦИЈА

Законите на Руската Федерација имаат највисоко правно значење.

Мотивација на персоналот зад себе во странство

Психолошка и педагошка поддршка за деца со сложени развојни нарушувања зад себе во странство

Технологија работаод документиограничен пристап

Социјалниот статус на руските имигранти зад себе во странство

Препорачај други статии

Колку плаќаат Мекдоналдс и дали играта вреди за свеќата?

Како да дадете гол на се за да не бидете нервозни и да живеете во мир Да дадете гол на се и да живеете