Ārvalstu pieredze dokumentācijas atbalsta organizēšanā vadībai. Krievijas Federācijas likumiem ir visaugstākā juridiskā nozīme

M.V. Larin prof, vēstures doktors

Amerikas Savienoto Valstu federālā ierakstu pārvaldība

Vācijas Federālā arhīva loma dokumentu pārvaldībā

Angļu valodas pieredze elektroniskās dokumentu vadības sistēmas un e-pārvaldes izveidē

Pieredze elektronisko dokumentu pārvaldībā citās valstīs

Sadzīves tradīcijas un pasaules pieredze, Starptautiskās arhīvu padomes rekomendācijas skaidri norāda uz dokumentācijas pārvaldības jautājumu valsts regulējuma nozīmi. Nav nejaušība, ka šī darbības joma ir atspoguļota Federālās arhīvu aģentūras izstrādātajā Koncepcijas projektā arhīvu lietu attīstībai līdz 2020. gadam. Pareizi būtu šajā situācijā izmantot progresīvo ārvalstu pieredzi.

Visās attīstītajās valstīs dokumentu pārvaldības funkcijas veic valsts, un šī prakse sevi attaisno. Atteikšanās valsts līmenī iejaukties vadības dokumentārā nodrošinājuma procesu regulēšanā galu galā negatīvi ietekmēs arhīva fonda kvalitāti. Īpaši aktuāla šī situācija ir saistībā ar globālo tendenci pāriet uz elektronisko dokumentu pārvaldību.

Normatīvo prasību noteikšana, metodiskā vadība un kontrole dokumentu pārvaldības jomā ir nozīmīgākā nacionālo arhīvu iestāžu darbība ārvalstīs. Šis punkts tika skaidri norādīts vairākās galvenajās prezentācijās 2012. gada Starptautiskajā arhīvu kongresā Austrālijā.

Sāksim šo pārskatu no Amerikas Savienotajām Valstīm, kur federālo dokumentu pārvaldība ir uzticēta Nacionālajai arhīvu un ierakstu pārvaldei (NARA) - federālai iestādei, nacionālajam arhīvu un dokumentācijas dienestam (turpmāk tekstā "ASV Nacionālais arhīvs"). Amerikas Savienoto Valstu Nacionālā arhīva galvenajās funkcijās ietilpst federāli pilnvaroti norādījumi un palīdzība federālajām aģentūrām to darbības pienācīgā dokumentācijā un dokumentu nosūtīšanā glabāšanai vai iznīcināšanai.

ASV Nacionālajam arhīvam ir nepieciešams:

Izplatīt standartus, procedūras, noteikumus dokumentu pārvaldības jomā un vadīt apmācību dokumentu pārvaldībā,

Veikt pētījumus, lai uzlabotu ierakstu pārvaldības praksi un programmas ;

Apkopot un izplatīt informāciju par apmācību programmām, tehnoloģiju attīstību un citām darbībām dokumentu pārvaldības jomā;

Izveidot starpresoru komitejas un padomes, kas nepieciešamas informācijas apmaiņai dokumentu pārvaldības jomā starp federālajām iestādēm;

Nepārtraukti vērst federālo aģentūru un ASV Kongresa uzmanību uz vajadzību pēc pareizas dokumentu pārvaldības politikas;

Nodrošināt apmācību par ierakstu pārvaldību un mudināt federālās aģentūras nodrošināt apmācību vienkāršu ierakstu pārvaldības sistēmu un tehnoloģiju pielietošanā;

Pārbaudīt (aptaujas) ierakstus, programmas un ierakstu pārvaldības praksi federālajās aģentūrās;

Ziņojiet attiecīgajām ASV Kongresa komitejām un ASV Pārvaldības un budžeta biroja vadītājam katra gada janvārī (un, ja nepieciešams, arī jebkurā citā laikā), pamatojoties uz iepriekš minēto darbību rezultātiem un uz federālo aģentūru atbilstību ieteikumiem, kas izstrādāti, pamatojoties uz dokumentu pārbaudes (aptaujas) un dokumentu pārvaldības rezultātiem. .

ASV Federālo noteikumu kodeksā ir ietverti ASV Nacionālā arhīva publicētie akti.

36. sadaļā (12. nodaļa) tieši dokumentu pārvaldībai ir veltīts:

1220. daļa “Federālie dokumenti. Vispārīgie noteikumi",

1222. daļa "Federālo dokumentu izveide un uzglabāšana",

1228. daļa "Federālo dokumentu nosūtīšana",

1230.daļa "Mikrofilmētu dokumentu pārvaldība",

1232.daļa "Audiovizuālo dokumentu pārvaldība",

1234.daļa "Elektroniskā dokumentu pārvaldība",

1236.daļa "Īpaši svarīgu dokumentu kārtošana",

1238.daļa "Palīdzība ar ierakstu pārvaldības programmām organizācijās".

Viena no Nacionālā arhīva prioritārajām aktivitātēm ir līdzdalība elektronisko dokumentu pārvaldības normatīvā regulējuma veidošanā e-pārvaldes ietvaros. Nacionālais arhīvs ir atbildīgais e-pārvaldes dokumentu pārvaldības iniciatīvas izstrādātājs.

Visiem federālajiem departamentiem un to apakšnodaļām ir jāveic uzskaite saskaņā ar Nacionālā arhīva noteikumiem, un federālo departamentu automatizētajām biroju sistēmām jāatbilst Nacionālā arhīva noteiktajām prasībām. Šiem nolūkiem ir sagatavota E-pārvaldes elektronisko dokumentu pārvaldības iniciatīvas programma. .

Šī programma izstrādā vadlīnijas, ko valdības departamenti un aģentūras var izmantot elektronisko ierakstu pārvaldīšanai un elektronisko ierakstu pārsūtīšanai uz pastāvīgu Nacionālā arhīva glabātuvi, izmantojot dažāda veida datus un formātus. . NARA apstiprina DOD 5015.2-STD 2. versijas programmatūras standartu elektronisko dokumentu pārvaldības programmatūras produktiem .

Šis standarts nosaka dokumentu pārvaldībai izmantojamās programmatūras obligātās prasības un funkcionālo saturu. Nacionālais arhīvs iesaka izmantot DOD 5015.2 un tā sertificētos produktus kā pamatu, lai federālās valdības izvēlētos elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas.

Nacionālais arhīvs ir arī izstrādājis "Elektronisko ierakstu pārvaldības rīku komplektu". kā metodiskais ceļvedis praktiķiem.

2008. gadā NARA uzsāka elektronisko dokumentu arhīva programmu , kam jāpalīdz federālajām aģentūrām pārvaldīt ierakstus. Elektronisko dokumentu arhīvs nodrošina visu veidu elektronisko dokumentu apstrādi, glabāšanu, pārvaldību un ilgtspējīgu piekļuvi tiem neatkarīgi no datoru aparatūras un programmatūras īpašībām.

2011. gada februārī Nacionālais arhīvs sagatavoja dokumentu "Par valdības dokumentu pārvaldību mākonī" , kas sniedz detalizētus noteikumus un ieteikumus mākoņdatošanas dokumentu pārvaldībai, tostarp jautājumiem, kas saistīti ar mākoņdatošanas pakalpojumu iegādes līgumiem. Šajā dokumentā īpaši uzsvērts, ka tikai federālās valdības ir atbildīgas par biroja darba noteikumu ievērošanu neatkarīgi no tā, kur dokumenti tiek glabāti.

Jautājums par lietvedību un publisko lietvedību kopumā tika aktualizēts arī augstākajā štatu līmenī, kad ASV prezidents Baraks Obama izdeva īpašu memorandu "Valdības dokumentu pārvaldība" 2011. gada 28. novembris. Memorands ir adresēts federālās valdības struktūru vadītājiem, un tas nopietni aktualizē jautājumu par valsts dokumentu pārvaldības kvalitāti.

Šis memorands iezīmē sākumu dokumentu pārvaldības politiku reformēšanai, darbības uzlabošanai un atklātības un pārskatatbildības veicināšanai, uzlabojot uzskaiti un lēmumu pieņemšanu aģentūrās; vēsturisko dokumentu turpmāka apzināšana un nodošana ASV Nacionālajam arhīvam (NARA), kam ir nemainīga vērtība nākamajām paaudzēm; palīdzēt izpildstruktūrām un aģentūrām (sauktas par "aģentūrām") izmaksu samazināšanas mērķu sasniegšanā un efektīvāku dokumentu pārvaldības pasākumu organizēšana.

Memorandā norādīts, ka federālās valdības struktūrām (aģentūrām) savā darbā jātiecas uz diviem galvenajiem mērķiem.

Pirmais mērķis: Ieviest elektronisko biroja darbu, lai nodrošinātu pārskatāmību, efektivitāti un atbildību valdībā. Šim nolūkam visām federālajām aģentūrām ir izvirzīts uzdevums līdz 2019. gadam maksimāli pāriet uz elektronisko dokumentu pārvaldību, tostarp elektroniskajiem dokumentiem ar pastāvīgu glabāšanas laiku.

Līdz 2017. gadam federālajām aģentūrām visi e-pasta dokumenti jāpārvalda elektroniskā formātā (pilnīgi bez papīra).

Otrs Memoranda izdošanas mērķis: Uzlabot dokumentu pārvaldības organizāciju. Lai to paveiktu, Memorands paredz ieviest atbildīgo amatpersonu iecelšanas mehānismu katrā departamentā, veikt pastāvīgas personāla apmācības dokumentu pārvaldības jomā, izstrādāt dokumentu sarakstus un iesniegt tos NARA.

NARA kā galvenajam Memoranda noteikumu izpildītājam būtu jāsagatavo normatīvo un metodisko dokumentu kopums ASV prezidenta direktīvas ieviešanai. Šim nolūkam 2012. gada 24. augustā ASV prezidenta biroja Vadības un budžeta birojs un ASV Nacionālais arhīvs (NARA) izdeva kopīgu memorandu administratīvo biroju un valdības dokumentu pārvaldības aģentūru vadītājiem. Dokumentu parakstīja ASV Pārvaldības un budžeta biroja direktora pienākumu izpildītājs Džefrijs D. Zints un ASV arhīva darbinieks, ASV Nacionālā arhīva direktors Deivids S. Ferero. Šis dokuments iezīmē galvenās darbības prezidenta memoranda īstenošanai, sadala atbildību par tā noteikumu ieviešanu starp NARA un federālajām iestādēm, nosaka kontroles pasākumus un to īstenošanas laiku.

Neapšaubāmi, Amerikas Savienoto Valstu piemērs dokumentu pārvaldības jomā kalpos par ceļvedi citiem štatiem, kas risina līdzīgas problēmas, un prasa turpmāku izpēti un pastāvīgu uzraudzību.

Interesē arī pieredze Vācijas Federatīvā Republika, kur e-pārvaldes tehnoloģiju funkcionēšanas ietvaros būtisku vietu ieņem dokumentu pārvaldības jautājumi.

Augstākā federālā iestāde arhivēšanas jomā Vācijā ir Federālais arhīvs (Bundesarchiv). Tās darbību regulē 1988. gada Federālais arhīvu likums (Bundesarchivgesetz - B ArchG).

Vācijas Federatīvās Republikas Federālajam arhīvam ir uzticēta federālo iestāžu konsultatīvās organizācijas loma dokumentu pārvaldības jautājumos. Federālais arhīvs šajā jomā publicē normatīvos un metodiskos materiālus, kuriem ir konsultatīvs raksturs, bet praksē tie kalpo federālajām ministrijām kā pamats norādījumiem darbā ar dokumentiem.

"Vācijas federālo ministriju vispārējā procedūrā" (GGO) - galvenajā normatīvajā dokumentā, kas vispusīgi regulē ministriju darbu, kopā ar biroja darba noteikumu izklāstu uzsvērts, ka federālās ministrijas rada priekšnoteikumus darbam. ar informāciju elektroniskā formā. Informācijas apmaiņai starp federālajām ministrijām ir vienots elektronisko sakaru informācijas tīkls.

Dokumentu aprites un dokumentu pārvaldības procesa iezīmes, ņemot vērā elektronisko dokumentu izmantošanu, ir sīki aprakstītas Direktīvā par dokumentu apstrādi un pārvaldību federālajās ministrijās ( Reģistraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien — RegR), ko 2001. gada 11. jūlijā apstiprinājusi Vācijas federālā valdība.

Interesantas ir Vācijas speciālistu pieejas "elektroniskās pārvaldes" valsts programmas īstenošanai, kas ir viena no lielākajām Eiropā. Programma tiek īstenota uz "DOMEA" koncepcijas pamata.

"DOMEA" ( Dokumentu pārvaldība un elektroniskā arhivēšana IT-gestützten Geschäftsgang- Dokumentu pārvaldība un elektroniskā arhivēšana IT sistēmās), ir darba koncepcija, kas satur pamatprincipus valsts organizāciju pārejai uz elektronisko dokumentu pārvaldību un prasības automatizētajām elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmām.

Vācijā programmatūras produkti ir sertificēti atbilstoši funkcionālajām prasībām programmatūrai, kas formulēta šajā dokumentā lietošanai valsts pārvaldē. "Prasības" kalpo par pamatu departamentu specifikāciju izstrādei un par kritēriju programmatūras iegādes lēmumu pieņemšanai.

Sertifikācijas laikā sistēmas tiek novērtētas atbilstoši prasībām atbilstības pakāpei un darba ērtībai, saskaņā ar īpaši izstrādātu metodiku. Pārbaužu rezultātus publicē Iekšlietu ministrija. Programmas, kas atbilst prasībām, saņem oficiālu sertifikātu, kas atvieglo to reklamēšanu federālās valdības programmatūras tirgū. Saskaņā ar mūsu informāciju vairāk nekā 10 programmatūras produkti ir izturējuši DOMEA sertifikātu.

Tomēr, neskatoties uz sertifikācijas sistēmas esamību, Federālā arhīva speciālisti atzīmēja problēmas informācijas mijiedarbības organizēšanā starp atsevišķām elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmām.

Elektronisko dokumentu pieņemšanas organizēšana Bundesarhīvā ir salīdzinoši jauns uzdevums. Lai to atrisinātu, Federālā arhīva sastāvā ir izveidota īpaša nodaļa. Organizāciju, darba tehnoloģiju, programmatūras un aparatūras kompleksa (STC) sastāvu elektronisko dokumentu pieņemšanai glabāšanai Bundesarhīvā divus gadus arhīvā izstrādāja trešās puses organizācija, kas specializējas programmatūras produktu izveidē. Elektronisko dokumentu glabāšanai ir atvēlētas speciālas serveru jaudas. 2009. gadā uzkrātās informācijas apjoms bija aptuveni 100 Gb.

Arhīvā ir izveidots elektronisko dokumentu arhīva uzglabāšanas formāts - PDF -A. Šis ir Starptautiskās arhīvu padomes ieteiktais formāts, ko atbalsta ISO 19005-1 2005, kas grozīts 2007. gadā.

Organizācijām, kas saskaņā ar līgumu nodod elektroniskos dokumentus Bundesarchiv glabāšanai, neatkarīgi pārvērš visus iesniegtos dokumentus PDF-A formātā. Pēc tam dokumenta grafiskais attēls tiek papildināts ar dokumenta metadatiem XML formātā. Organizācijām, kuras nevar veikt šo konvertēšanu un migrāciju pašas, Bundesarchiv piedāvā to izdarīt ar savu PTK. Tajā pašā laikā Bundesarhivs pieprasa noņemt elektroniskos parakstus no dokumentiem, kas nodoti arhīvā. Turklāt atbildība par dokumentu autentiskuma saglabāšanu gulstas uz organizācijām, kas dokumentus iesniedz arhīvā.

Nākotnē datnes ar elektroniskajiem dokumentiem plānots pārsūtīt no organizācijas uz arhīvu pa telekomunikāciju kanāliem. Tomēr tagad šāda pārsūtīšana tiek veikta, izmantojot atsevišķus datu nesējus (diskus).

Pirmajos trīs gados eksperimentālajā posmā organizācijas elektroniskos dokumentus nosūtīja tieši Federālajam arhīvam. Nākotnē plānots izveidot Elektronisko dokumentu pagaidu arhīvu. Tas ir, tehnoloģija elektronisko dokumentu pārsūtīšanai uz arhīvu glabātuvi būs tāda pati kā papīra dokumentiem. Vēlos atzīmēt, ka Federālā arhīva speciālisti cenšas piemērot tos pašus noteikumus elektroniskajiem dokumentiem, kas attiecas uz papīra dokumentiem (datņu veidošana, to uzskaite utt.).

Elektronisko dokumentu faili tiek glabāti magnētiskajās lentēs (kā darba kopijas) un cita veida datu nesējos informācijas pavairošanai (rezervēšanai).

Par datu bāzes glabāšanu. Vācu arhivāriem ir negatīva attieksme pret ideju datu bāzes ar visu to saturu un programmatūru saglabāt valsts arhīvos. Mūsdienās arhivāri iesaka periodiski saglabāt datu bāzes informācijas momentuzņēmumus (satura vai tā elektroniskās versijas izdrukas). Kas attiecas uz vietnes informāciju, tā tiek glabāta Nacionālās bibliotēkas Informācijas centrā, kuram saskaņā ar Nolikumu ir pienākums šādu informāciju uzglabāt.

Līdz ar to varam secināt, ka Vācijas speciālisti federālā līmenī tuvojas elektronisko dokumentu glabāšanas problēmas risinājumam, balstoties uz esošajām iespējām, balstoties uz pārdomātiem pragmatiskiem risinājumiem.

Lielbritānijas Nacionālais arhīvs lielu nozīmi piešķir dokumentu pārvaldības jautājumiem, vadot metodiskos norādījumus par valsts dokumentu pārvaldīšanas iestāžu darbību.

Jāpiebilst, ka Anglijas Nacionālais arhīvs Kjū pēc jaunas vadības ienākšanas arhīvos pagājušās desmitgades vidū ir izgājis kursu par moderno informācijas tehnoloģiju ieviešanu savā darba praksē un ir aktīvi strādājot pie tā sauktā "digitālā mantojuma" saglabāšanas projekta, tādējādi reaģējot uz valsts pārvaldes jomā notiekošajām, izšķirošajām izmaiņām darba metodēs "e-pārvaldes" ietvaros. Šim nolūkam arhīvs īsteno projektu, lai izveidotu arhīva elektronisko daļu, kas paredzēta elektronisko dokumentu glabāšanai; ir veiktas strukturālas izmaiņas.

Arhīva vadība iepazīstināja ar tehnoloģiju un informācijas politikas direktoru amatiem.

Tehnoloģiju direktora pakļautībā ir nodaļas, kas nodrošina elektronisko dokumentu saglabāšanu arhīvā, tostarp tehniskie dienesti. Informācijas politikas direktors ir atbildīgs par to departamentu darbu, kuri ir atbildīgi par arhīva papildināšanu ar elektroniskajiem dokumentiem: uzrauga valsts iestādes par dokumentu arhīva glabāšanu, palīdz tām pārbaudīt dokumentu vērtību, izvēlēties glabāšanai un iznīcināšanai biznesa dokumentāciju, atlasīto elektronisko dokumentu pārsūtīšana glabāšanai arhīvā utt., nodrošinot lietotājiem piekļuvi arhīva dokumentiem tiešsaistes režīmā.

Sakarā ar jauno stratēģiju 2008.-2009. arhīvā ir uzkrāti vairāk nekā 112 miljoni dokumentu digitālo kopiju, un arhīva vietni dažādiem mērķiem ir apmeklējuši 11 miljoni pētnieku (lietotāju). .

Arhīva galvenais uzdevums ir valsts iestāžu elektronisko dokumentu atlase un saglabāšana arhīvā. Šim nolūkam arhīvā tika izveidota automatizēta informācijas sistēma (“Open Archive. “Information System” - izstrādāja NASA USA) 3,5 miljonu sterliņu mārciņu vērtībā. Plānots, ka arhīvs pa drošiem saziņas kanāliem saņems elektroniskos dokumentus no valsts iestādēm to oriģinālajos formātos. Tie. Nacionālais arhīvs plāno glabāt arhīvu dokumentus tādos formātos, kādos tie izveidoti valsts iestādēs. 2009. gada laikā arhīvā bija plānots iekļūt ap 60 GB. (apmēram 4 miljoni dokumentu). Atbilstoši izvēlētajai koncepcijai elektroniskie dokumenti arhīvā tiek sakārtoti atsevišķā informācijas masīvā. Kopumā glabāšanā tiks pieņemti 2% no kopējā valsts iestāžu biroja darbā izveidoto elektronisko dokumentu apjoma.

Šobrīd tiek izstrādāta elektronisko dokumentu nodošanas tehnoloģija Nacionālajam arhīvam. Tas ietver šādus posmus: ED atlase nodošanai arhīvā - ED sagatavošana pārsūtīšanai, pamatojoties uz īpašu programmatūru - pārsūtīšana pa sakaru kanāliem (izņēmuma kārtā uz atsevišķiem (noņemamiem) datu nesējiem) - karantīna, kvalitātes kontrole - iekļaušana informācijas masīvs - informācijas masīva rezerves kopijas izveide - meklēšanas un piekļuves nodrošināšana.

Viena no galvenajām problēmām ir nepieciešamība mainīt pašreizējo normu: 30 gadu periods, kura laikā dokumenti jāglabā valsts iestāžu arhīvos bez piekļuves tiesībām plašai sabiedrībai. Arhīvu elektronisko dokumentu gadījumā ED paredzēts nodot Nacionālā arhīva datubāzēm 3 gadus pēc to pabeigšanas biroja darbā. Būtiska daļa no arhīvā glabājamajiem elektroniskajiem resursiem ir informācija no valsts iestāžu tīmekļa vietnēm.

Šobrīd arhīvs pieņem glabāšanai aptuveni 1500 valsts iestāžu vietņu informāciju ar biežumu 3 reizes gadā. Šo darbu veic četru cilvēku arhīva vienība, kuras gada budžets ir 500 000 mārciņu.

Vēl viena Nacionālā arhīva darba sastāvdaļa ir tā sauktā elektroniskā kataloga (datu bāzes) izveide, kas apvieno visu digitālo arhīvu informāciju. Nozīmīgu vietu ieņem apraksta formāta izstrāde, kas ietver aptuveni 40 obligātos laukus un deskriptoru vārdnīcu.

Apvienotās Karalistes valdības stratēģiskais mērķis ir pāreja uz elektronisku dokumentu pārvaldību. Šobrīd, pēc ekspertu domām, aptuveni 95% no visas valsts iestāžu dokumentācijas tiek veidotas elektroniskā veidā. Taču svarīgākos dokumentus veido un paraksta dažāda ranga vadītāji uz papīra.

Ir izveidots drošs valsts telekomunikāciju tīkls, caur kuru tiek veikta elektroniskā dokumentu pārvaldība starp dažādām valsts iestādēm. Biroja automatizācijai valsts aģentūrās nav standarta risinājuma.

Lielbritānijas eksperti norāda arī uz pieejas nekonsekvenci lietvedības dienestu, arhīvu un informācijas nodaļu valsts pārvaldes informatizācijai. Pastāv prakse, ka valsts aģentūru informatīvā atbalsta atbalstam tiek piesaistītas ārējas organizācijas, pamatojoties uz ārpakalpojumiem.

Tādējādi varam secināt, ka tendence, ka Lielbritānijā valdības aģentūrās tiek plaši izmantoti elektroniskie dokumenti, patiešām notiek. 95% elektronisko dokumentu kopējā dokumentu aprites apjomā ir nozīmīgs rādītājs. To apmaiņa starp iestādēm notiek, izmantojot drošus sakaru kanālus, pamatojoties uz slēgtu informācijas tīklu. Vienlaikus tikai veidojas saskaņota un skaidra sistēma elektroniskā dokumenta dzīves cikla pārvaldīšanai no izveidošanas brīža līdz nodošanai arhīva glabāšanā vai iznīcināšanā. Jebkurā gadījumā angļu pieredze ir svarīga tās izmantošanai elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas un e-pārvaldes izveides praksē.

Nacionālais arhīvs Austrālija spēlē vadošo lomu valsts aģentūru ierakstu pārvaldībā visā Sadraudzības teritorijā un izdod svarīgus regulējuma uzlabojumus uzņēmējdarbības ierakstu pārvaldībā; tieši Nacionālais arhīvs izdeva DIRKS standartu (dokumentu vadības sistēmas izstrāde).

Austrālijas Nacionālais arhīvs ir arī izdevis lietvedības metadatu standartu valdības aģentūrām. . Austrālijas štata ierakstu pārvaldības standarts – AS 4390 Records Management , izdots 1996. gadā - kalpoja par pamatu starptautiskajam standartam ISO 15489-2001 "Informācija un dokumentācija - Dokumentu pārvaldība" .

Starptautiskais biznesa metadatu standarts ISO 23081, kura pirmā daļa tika izlaista 2004. gada maijā , arī tika izstrādāts, aktīvi piedaloties Austrālijas arhivāriem.

IN Austrija uzsākta projekta izstrāde, integrējot elektronisko dokumentu pārvaldību un arhīvus, lai nodrošinātu pareizu elektronisko dokumentu pārvaldību visā to dzīves ciklā.

Tas jau ietver dokumentu pārvaldību federālajos departamentos, izmantojot sistēmu ELAK (“Electronic Document”), un specifikāciju, ko izstrādājuši speciālisti starpaģentūru elektronisko dokumentu pārraides formātam, ko sauc par EDIAKT. Pēc būtības ir noteikts piemērojamās SIP pakotnes (piegādes informācijas paketes) formāts, kuru var ievadīt arhīva sistēmā. Austrijas Valsts arhīvs bija pirmais, kas šo sistēmu izmantoja 2011. gadā.

To valstu sarakstu, kuras aktīvi strādā pie elektronisko dokumentu ieviešanas, var turpināt. Ir zināma vairāku Eiropas valstu pieredze, jo īpaši Polijas, Čehijas, Francijas, Skandināvijas un Baltijas valstu, kuras ES direktīvu ieviešanas ietvaros aktīvi popularizē e-pārvaldes koncepcijas un attiecīgi elektroniskā dokumentu pārvaldība.

Īpaša uzmanība tika pievērsta dokumentu pārvaldības jautājumiem ārvalstīs, izstrādājot un ieviešot "elektroniskās pārvaldes" koncepciju. Apvienotās Karalistes, ASV, Austrijas, Kanādas un citu valstu valsts arhīvu iestādes ir iesaistītas elektronisko dokumentu pārvaldības koncepciju izstrādē e-pārvaldes ietvaros, un Austrālijas Nacionālais arhīvs, piemēram, administrē un veicina dokumentu izmantošanu. štata metadatu standarts AGLS, kas izstrādāts Austrālijas valdības interaktīvo funkciju tēzauru (AGIFT). Nacionālie arhīvu dienesti jo īpaši cenšas regulēt programmatūras izvēli darbam ar elektroniskajiem dokumentiem organizācijās, saistībā ar kuru tie veic testēšanu un izstrādā aptuvenas specifikācijas (funkcionālās prasības) automatizētajām dokumentu pārvaldības sistēmām. Arhīvu iestādes atsevišķi pēta un regulē datu bāzu, tīmekļa dokumentu, e-pasta dokumentu pārvaldīšanas jautājumus.

Valstīs - NVS valstis, Baltkrievija, Kazahstāna un Ukraina aktīvi strādā pie šīs problēmas risināšanas.

Šajās trīs valstīs ir vairāki kopīgi noteikumi darba organizēšanā dokumentu pārvaldības jomā:

Pirmkārt, oficiālo dokumentu pārvaldība ir pakļauta valsts regulējumam visās šo valstu valsts un komercsektoru uzņēmumu un organizāciju darbības jomās, pamatojoties uz attiecīgo likumdošanu.

Otrkārt, oficiālo dokumentu pārvaldības valsts regulēšanu visās organizācijās neatkarīgi no to organizatoriskās un juridiskās formas un īpašumtiesību formas veic īpaša pilnvarota institūcija, kas ir atbildīga par arhīviem. .

Tādējādi, pamatojoties uz ārvalstu pieredzes analīzi, var izdarīt vairākus secinājumus.

Elektronisko dokumentu izplatīšanas tendence praksē

valsts pārvalde ir globāla.

Panākumi elektronisko dokumentu un elektronisko ieviešanā

darba plūsmu nodrošina valsts politikas klātbūtne un tās likumdošanas atbalsts.

3. Pieredzes analīze akcentē nepieciešamību piedalīties arhīvu dienestu elektroniskās dokumentu pārvaldības ieviešanā, kuri ir tieši ieinteresēti elektronisko dokumentu dzīves cikla kontroles nodrošināšanā.

4. Acīmredzot augsts elektronisko dokumentu pārvaldības organizācijas līmenis prasa ilgstošu, sistemātisku darbu, kas balstīts uz speciālistu izglītošanu profesionālā pieejā informācijas tehnoloģiju lietošanā.

5. Arī ārvalstu pieredze nepārprotami liecina, ka mūsdienu apstākļos ir pilnībā atteikties no dokumentiem uz papīra

neiespējami. Pārskatāmā nākotnē papīra dokumenti un elektroniskie dokumenti pastāvēs paralēli un masveidā. Tāpat jāuzsver, ka daļa dokumentu arī turpmāk tiks veidoti un glabāti tikai uz papīra, kas ļauj garantēt informācijas saglabāšanu vairākus gadsimtus.

Katrai federālajai iestādei ir jābūt lietvedības programmai, kas nodrošina lietvedības likumu ievērošanu, efektīvu kontroli pār dokumentu izveidi un uzglabāšanu iestādes darbības gaitā, ieviešanu un atbilstību ASV Nacionālā arhīva noteiktajiem standartiem, procedūrām un tehnoloģijām. uzlabot lietvedību, dokumentu saglabāšanu un aizsardzību, pagaidu vērtības dokumentu atlasi un glabāšanu vai iznīcināšanu (ASV kodeksa 44. sadaļas 3102. sadaļa).

E-pārvaldes elektronisko dokumentu pārvaldības memorands izpildu departamentu un aģentūru vadītājiem – Valdības reģistru pārvaldība, 2011. gada 28. novembris) – [Elektroniskais resurss]. - http://www.whitehouse.gov/the-press-office/2011/11/28/presidential-memorandum-managing-government-records .

Memorands izpildnodaļu un aģentūru un neatkarīgo aģentūru vadītājiem // Prezidenta izpildbirojs, Vadības un budžeta birojs, Nacionālais arhīvs un lietvedība. — Vašingtona, DC 20408. - 2012. gada 24. augusts - 7 lpp.

Kazahstāna - Kazahstānas Republikas Sakaru un informācijas ministrijas Informācijas un arhīvu komiteja.

Ukraina - Ukrainas Valsts arhīva dienests

Lekcija 1. Mūsdienu tehnoloģijas un biroja darba organizācija. Vadības dokumentācijas atbalsta (DOE) pašreizējā stāvokļa novērtējums.

Kurss "Vadības dokumentālā atbalsta organizācija un tehnoloģija" sastāv no divām sadaļām: "Biroja darba organizācijas vēsture Krievijā" un "Mūsdienīga vadības dokumentālā atbalsta organizācija un tehnoloģija".

Kursa mērķis ir sniegt studentiem priekšstatu par valsts lietvedības sistēmu veidošanās un attīstības iezīmēm dažādos vēstures periodos un iepazīstināt ar mūsdienu dokumentācijas nodrošinājuma organizēšanas teoriju un praksi, pamatojoties uz zinātniski pamatotiem principiem un metodēm. tā uzlabošana.

Kursa mērķi:

izcelt vadības dokumentālā atbalsta vietu vadības procesos;

iepazīstināt ar valsts lietvedības sistēmas attīstības vēsturi;

veidot studentu racionālas pieejas darba ar dokumentiem organizēšanas problēmu risināšanai iestādē;

iepazīstināt audzēkņus ar mūsdienu tipiskām pirmsskolas pakalpojumu struktūrām;

apgūt modernās vadības dokumentārā atbalsta tehnoloģijas.

Dokumentācija ir vadības tehnoloģijas pamats

biroja darbs-darbības nozare, kas nodrošina dokumentāciju un darba organizēšanu ar oficiālajiem dokumentiem..

Sākotnēji šis termins parādījās mutvārdu runā (domājams, 17. gadsimtā) un apzīmēja lietas risināšanas (producēšanas) procesu: “producēt lietu” - atrisināt jautājumu. Lēmuma pieņemšanas gaitā radās nepieciešamība konsolidēt rezultātu, piemēram, panākta vienošanās. Šim nolūkam dokumenti tika izveidoti no seniem laikiem, jo ​​runātais vārds ir īslaicīgs, to var aizmirst, pārraides laikā sagrozīt vai ne tik saprast. Jau XVI gs. vārds tiek lietots Bizness kā dokumentu kopums, kas saistīts ar jebkuru lietu, jautājumu. Pirmo reizi šajā koncepcijā vārds "lieta" dokumentos tika ierakstīts 1584. gadā.

Mūsdienu biroja darbs ietver:

savlaicīgas un pareizas dokumentu (dokumentācijas) izveides nodrošināšana;

darba ar dokumentiem organizēšana (saņemšana, nodošana, apstrāde, uzskaite, reģistrācija, kontrole, uzglabāšana, sistematizācija, dokumentu sagatavošana arhivēšanai, iznīcināšana).

Paralēli terminam "biroja darbs" Pēdējās desmitgadēs šis termins ir lietots vadības dokumentācija(DOE). Tās parādīšanās saistīta ar datorsistēmu ieviešanu vadībā un to organizatoriskajā, programmatūras un informatīvajā nodrošināšanā, lai tuvinātu datorprogrammās un literatūrā lietoto terminoloģiju. Pašlaik termini "lietvedības darbs" un "dokumentu pārvaldība" ir sinonīmi un tiek lietoti, lai apzīmētu vienu un to pašu darbību.

Dokumentārais vadības atbalsts (DOE) ir organizācijas vadības atbalsta veids, kas ietver informācijas fiksēšanu, pārsūtīšanu un uzglabāšanu par organizācijas stāvokli un kontroles darbības, lai mainītu tās stāvokli. DOW ietver šādus galvenos procesus:

kontroles darbību vai datu par Organizācijas stāvokli fiksēšana oficiālajos plašsaziņas līdzekļos, t.i. " dokumentācija" vai "dokumentu izgatavošana";

savlaicīga informācijas sniegšana oficiālā veidā, t.i. dokumentu nodošana vai dokumentu plūsma";

ātra un ilgstoša dokumentu glabāšana, t.i. "arhīva krātuve".

Vadības dokumentācijas atbalsts ir darbības nozare, kuras galvenais mērķis ir sniegt vadību ar informāciju par situāciju Organizācijā, lai pieņemtu pārdomātus vadības lēmumus un uzraudzītu to izpildi.

Dokumentācija ir dokumenta izveides un apstrādes process. Valsts standarts dokumentāciju definē kā "informācijas ierakstīšanu dažādos plašsaziņas līdzekļos saskaņā ar noteiktajiem noteikumiem".

Šodien pirmsskolas izglītības iestāde kalpo gan kā efektīvs vadības instruments, gan nozīmīgākais komunikācijas instruments attiecībās starp valsts iestādēm un valsts iedzīvotājiem, pilsoniskās sabiedrības struktūrām un uzņēmējdarbību. Mūsuprāt, reformas gaitā valsts mērogā ir nepieciešams noteikt vienotus principus pirmsskolas izglītības iestāžu pakalpojumu un tehnoloģiju, kā arī dokumentācijas unifikācijai un standartizācijai - labākai valsts iestāžu mijiedarbībai. Valsts regulējums dokumentācijas nodrošinājuma jomā īpašu nozīmi iegūst saistībā ar elektronisko dokumentu un elektronisko sakaru līdzekļu izmantošanu. Informācijas un dokumentācijas apjoma pieaugums institūcijās izvirza nepieciešamību pastāvīgi uzraudzīt un vadīt šos procesus no valsts puses.

Pašmāju tradīcijas, pasaules pieredze, Starptautiskās arhīvu padomes ieteikumi skaidri norāda uz dokumentācijas pārvaldības valstiska regulējuma nepieciešamību, kā arī saprātīgu dokumentu aprites apjoma samazināšanu valstī.

Valsts arhīvu dienests Krievijā tradicionāli ir iesaistījies vadības dokumentācijas sakārtošanā.

Piemēram, jaunākajos 1998. gada 28. decembra noteikumos par Krievijas Federālo arhīvu dienestu Nr. 1562 bija iekļauts šāds uzdevums: “arhīvu izstrāde un uzlabošana kopā ar federālās valdības iestādēm un Krievijas Federācijas veidojošo vienību valdības iestādēm. un biroja darbu, tai skaitā valsts biroja darba sistēmu un vienoto sistēmu dokumentāciju."

Jaunā vadības institūcija - Federālā arhīvu aģentūra (sk. Krievijas Federācijas valdības 2004. gada 17. jūnija dekrētu Nr. 290) saskaņā ar lēmumiem par administratīvo reformu nav apveltīta ar dokumentācijas pārvaldības funkcijām. Tam tiek uzticēta tikai lietu paraugnomenklatūras koordinēšanas funkcija, instrukcijas federālo izpildinstitūciju biroja darbam, kā arī to dokumentu saraksti, kas izveidoti federālās valdības struktūru un tām pakļauto organizāciju darbības laikā, norādot to glabāšanas laikus. . Kā redzams, no Nolikuma izkrita pat ļoti abstraktais biroja darba “attīstīšanas” uzdevums. Šāda situācija rada neskaidrības par valsts līmeņa pirmsskolas izglītības iestāžu turpmākās pilnveides perspektīvām. Tajā pašā laikā visās attīstītajās valstīs vienā vai otrā veidā dokumentu pārvaldības funkcijas tiek uzticētas attiecīgajām valsts struktūrām, un šī prakse sevi attaisno.

Krievijai vajadzētu pievērst uzmanību ārvalstu pieredzei. Galu galā šodien, pēc administratīvo reformu īstenošanas, valsts funkcija dokumentu pārvaldība (DOM) pirmo reizi pēdējo trīs gadsimtu laikā ir izkritusi no valsts redzesloka. Arhīvu aģentūra nevar veikt koordinācijas, kontroles, uzraudzības funkcijas pirmsskolas izglītības iestāžu jomā. Šis uzdevums nav uzticēts citai valsts iestādei. Protams, šī situācija negatīvi ietekmēs valsts pirmsskolas izglītības iestāžu stāvokli.

Pašreizējos apstākļos tiek apgrūtināts nozīmīgs darbs pie pēdējo gadu laikā izstrādātā federālā likuma “Par vadības darbības dokumentācijas atbalstu” projekta. Valsts struktūru reforma rada nepieciešamību vērienīgi pārskatīt uzkrāto pirmsskolas izglītības iestāžu juridisko un metodisko bāzi.

Jo īpaši ir jāpārskata dokumentācijas atbalsta standarti, kas ir spēkā starpvalstu, štatu un starpnozaru pārvaldes līmenī, ņemot vērā notiekošo darbu pie federālās mērķprogrammas "Elektroniskā Krievija (2002-2010)", starptautisko līgumu un standartu skaits informācijas apmaiņas jomās. Vienlaikus nepieciešams apturēt nekontrolētu dokumentu aprites apjomu pieaugumu.

Valsts iestāžu darbībā ģenerētās dokumentācijas apjoms ir aptuveni 250 miljardi dokumentu loksnes gadā. Vienlaikus valsts pārvaldes aparāta selektīvajās aptaujās konstatēts, ka ik gadu ir vērojams dokumentācijas apjoma pieaugums par 8–15%.

Īpaši jāatzīmē paaugstināts valsts iestāžu datorizācijas līmenis - tas ir papildu faktors, kas ietekmē pirmsskolas izglītības iestāžu stāvokli.

Vadības darbības dokumentēšanas tiešo izmaksu novērtējums uzrāda būtiskas summu svārstības atkarībā no valsts pārvaldes apjoma un līmeņa.

Dokumentu dokumentēšanas un apstrādes izmaksas viena dokumenta izteiksmē ir vidēji aptuveni 50 rubļu. Šajā sakarā dokumentu specifiskā sastāva samazinājums par 10%, veicot unifikāciju un standartizāciju, ļauj sagaidīt tiešu ekonomisko efektu, samazinot dokumentu dokumentēšanas un apstrādes izmaksas. Ietaupījumi ir aptuveni 12,5 miljardi rubļu.

Valsts iestāžu funkciju regulējums un to dokumentācijas nodrošināšanas kārtība ļauj, samazinot dokumentu dokumentēšanai un apstrādei veltīto laiku (vidēji no 15–20 minūtēm līdz 3–4 minūtēm), ietaupīt līdz pat 40–50%. no kopējā dokumentācijas procesiem pavadītā laika. Tas savukārt ļaus iegūt tiešu ekonomisko efektu vismaz 2,5–3,0 miljardu rubļu apmērā.

Patlaban Krievijas ekonomika pāriet no pārsvarā izejvielām uz tādu augsto tehnoloģiju zinātniski ietilpīgu produktu ražošanas paplašināšanu, kuri izmanto augstākos zinātnes un tehnoloģiju sasniegumus un valsts intelektuālo potenciālu. Saskaņā ar Krievijas Federācijas prezidenta pakļautībā esošās Drošības padomes (DP) iepriekš pieņemtajiem lēmumiem galvenā uzmanība jāpievērš pašmāju produktu konkurētspējas nodrošināšanai, īpaši ārējā tirgū. Tam nepieciešama dokumentācija un informācijas atbalsts produktiem visos to dzīves cikla posmos, kas atbilst starptautiskajiem standartiem, kas ir ierakstīts 2002. gada 27. decembra federālajā likumā “Par tehniskajiem noteikumiem” Nr. 184-FZ.

2003. gada martā Krievijas Federācijas Drošības padomes Informācijas drošības komisija, pievēršot uzmanību elektronisko dokumentu pārvaldības problēmai, lēma par nepieciešamību šajā jomā izveidot normatīvo aktu kopumu.

vienotu vienotu pirmsskolas izglītības iestāžu noteikumu un metožu izveide valsts struktūrās neatkarīgi no to resoru pakļautības;

starpresoru dokumentu aprites noteikumu un normu, dokumentu formēšanas procesu un dokumentu aprites apjomu ievērošanas uzraudzība un kontrole;

zinātniski metodiskais darbs dokumentācijas atbalsta jomā un racionālāko metožu ieviešana darbā ar dokumentiem valdībā un valsts organizācijās;

centralizēti izstrādāsim standartnoteikumus valsts organizāciju vadības uzdevumu risināšanai;

dokumentu drošības nodrošināšana valsts iestādēs, dokumentāro fondu kā organizāciju informācijas resursu veidošana, dokumentu glabāšanas termiņu noteikšana, kā arī atbilstība likumā noteiktajiem noteikumiem par piekļuvi valsts iestāžu un organizāciju dokumentiem;

institūcijās un valsts organizācijās elektroniskajai dokumentālajai saziņai izmantotās programmatūras un citu informācijas līdzekļu pārbaude;

speciālistu profesionālā apmācība un padziļināta apmācība pirmsskolas izglītības jomā.

Šo uzdevumu, kas veido dokumentācijas pārvaldības pamatu, īstenošana uzlabos Krievijas sociāli ekonomiskās jomas kvalitātes un profesionalitātes līmeni un, uzlabojot administratīvā aparāta darbību, iegūs kopējo tiešo ekonomisko efektu apjomā. 13,75–14,25 miljardi rubļu. Un efekts, kas ir daudz lielāks par tiešo, ir netiešs ekonomisks efekts, kas atspoguļojas nacionālā kopprodukta pieaugumā un Krievijas ražotāju konkurētspējā.

Protams, lai atrisinātu iepriekš minētās problēmas, ir nepieciešama īpaša valsts iestāde federālā dienesta līmenī. Vislabākā šiem mērķiem ir arhīvu pārvaldes institūcija, kas apveltīta ar atbilstošām pilnvarām.

Biroja darbs mūsdienās standartā tiek definēts kā "darbības nozare", kas nodrošina dokumentāciju un darba organizēšanu ar dokumentiem "2, t.i., viss process no dokumenta izveidošanas brīža līdz tā iznīcināšanai vai nodošanai arhīvā glabāšanai."

Termins sākotnēji parādās mutvārdu runā (domājams, 17. gadsimtā) un apzīmē pašu lēmuma pieņemšanas procesu (lietas producēšana - "lieta, lai producētu" (lai atrisinātu jautājumu). Tā kā jebkura jautājuma risināšanas gaitā dokumenti radušies, lai nostiprinātu panākto vienošanos, pieņemto lēmumu (jo mutvārdu vārds ir īslaicīgs, pārraides laikā var aizmirsties, sagrozīts vai ne tik saprasts jau 16. gadsimtā, vārds lieta tiek lietots kā "dokumentu kopums kas saistīts ar jebkuru lietu, jautājumu" 3. Pirmo reizi vārds "lieta" tiek saprasts šajā, dokumentos ierakstīts 1584.

Paralēli terminam "biroja vadība" pēdējās desmitgadēs tiek lietots termins "pārvaldības dokumentācijas atbalsts". Šī termina parādīšanās ir saistīta ar datorsistēmu ieviešanu iekšā vadība, to organizācija, programma un informācija drošību. Lai tuvinātu datorprogrammās un literatūrā lietoto terminoloģiju biroja darba jomā, līdzīgi sācis lietot terminu "dokumentācijas pārvaldība", kas pēc būtības ir sinonīms terminam "biroja darbs". Piemēram, standarta dokumentu nosaukumos "Vadības dokumentācijas atbalsta valsts sistēma" un "Tipiski norādījumi biroja darbam Krievijas Federācijas ministrijās un departamentos".

Mūsdienās lietotais plašākais termins - informācijas un dokumentācijas pārvaldība, papildus tradicionālajam darbam ar dokumentiem un informācijas pakalpojumiem ietver arī datu bāzu izveidi, uzturēšanu un darbu ar tām.

Gan dokumentu veidošanas procesu, gan darba ar tiem organizēšanu vienmēr regulējuši īpaši likumdošanas un normatīvie un normatīvie un metodiskie akti. Pirmsrevolūcijas periodā lielākie likumdošanas akti, kas noteica biroja darba organizāciju, bija Pētera I 1720. gada 28. februārī apstiprinātie “Vispārīgie noteikumi” 4 , Katrīnas II 1775. gada “Guberņas pārvaldes iestāde”. , un 1811. gada “Vispārējais ministriju iekārtojums”. Šie akti noteica šodien spēkā esošos darba ar dokumentiem pamatprincipus (piemēram, obligātā dokumentu uzskaite, reģistrācija, kontrole, lietu veidošana, iestādes arhīva veidošana u.c.).

Biroja darbu reglamentējošie un metodiskie akti:

Tiek pārvaldīta valsts dokumentārā nodrošinājuma sistēmaun es.Pamatnoteikumi. Vispārīgās prasības dokumentiem un dokumentācijas atbalsta pakalpojumiem. - M.,1991.

Pašlaik saskaņā ar federālo mērķprogrammu tiek pabeigta jaunas GSDOU versijas izstrāde - noteikumu sistēma, kas nosaka pamatnoteikumus darbam ar dokumentiem organizācijās. Sistēma ir orientēta arī uz komerciālām struktūrām. Tas sastāvēs no divām daļām: normatīvās un metodiskās. Normatīvajā daļā, kā arī aktuālajā dokumentā ir noteikti galvenie uzdevumi un funkcijas, dokumentācijas atbalsta dienesta darbības tiesiskais regulējums organizācijā, tā aptuvenā struktūra; dokumentu sagatavošanas un noformēšanas kārtība; visi darba posmi ar tiem: piegāde, caurbraukšana, apstrāde, uzskaite, reģistrācija, izpildes kontrole, informācijas un uzziņu darbs, dokumentu operatīvā uzglabāšana, dokumentu un informācijas meklēšana; informācijas izguves sistēmu aizsardzība; dokumentu sagatavošana arhīvam; dokumentu vērtības pārbaudes veikšanas kārtību; dokumentu uzglabāšanas organizēšana.

Galvenā jaunās sistēmas atšķirība ir tā, ka tā būs vienots automatizētas dokumentācijas komplekss, kura pamatā būs mūsdienīgi teksta redaktori, automatizēta darbplūsma (ieskaitot e-pastu), datubāzes un automatizēta dokumentu glabāšana un izmantošana (t.sk. lietu automatizētās nomenklatūras, uzskaites). lietas utt.) 9 .

Standarta instrukcija par Krievijas Federācijas federālo izpildinstitūciju biroja darbu. - M., .2005.

Jauns instrukciju izdevums. Tas ietver gan vispārējo dokumentu sagatavošanas un noformēšanas kārtību, gan atsevišķu dokumentu veidu sagatavošanas specifiku: rīkojumi, instrukcijas, instrukcijas, protokoli. Tajā ir aprakstīta dokumentu reģistrēšanas kārtība, uzziņu darbu meklētāju izveide, dokumentu noformēšanas kontroles organizēšana, lietu nomenklatūras sastādīšanas un darba kārtība, lietu formēšana, dokumentu vērtības ekspertīzes veikšana, lietu apstrāde inventarizāciju sastādīšana, operatīva failu glabāšana, nodošana arhīva krātuvē. Pielikumā ir veidlapas lietu nomenklatūrai, akts par dokumentu piešķiršanu iznīcināšanai, inventarizācija uc Kā redzams no īsa instrukcijas satura uzskaitījuma, tajā ir atspoguļoti gandrīz visi biroja darba organizēšanas jautājumi. Lai gan tas ir paredzēts galvenokārt ministrijām un departamentiem, to var izmantot un tajā atradīsiet daudz noderīgu biroja darba pakalpojumu jebkuras īpašuma formas organizācijām. To var izmantot kā pamatu instrukciju izstrādei konkrētas organizācijas biroja darbam.

Nodaļu arhīvu darba pamatnoteikumi. - M., 1988. gads.

Noteikumus nosacīti var iedalīt divās daļās. Pirmajā (nodaļa 2-4) ir detalizēti apskatīti biroja darba jautājumi:

prasības lietu nomenklatūrai, to veidiem, sagatavošanas, aizpildīšanas, uzturēšanas kārtībai;

lietu noformēšanas kārtību lietvedībā;

dokumentu vērtības pārbaudes organizācija un kārtība lietvedībā;

dokumentu piešķiršanas iznīcināšanai kārtību; 4 lietu sagatavošana nodošanai arhīvā: lietu reģistrācija (numerācija, kartotēka, vāka papildu noformējums u.c.), inventarizācijas sastādīšana, nodošana arhīvā.

Citā noteikumu daļā (5.-14. punkts) detalizēti aprakstīts darbs ar dokumentiem arhīvā.

Komerciālajām organizācijām, kuras neiesniedz dokumentus publiskai glabāšanai, bet glabā tos mājās, noteikumi ir neaizstājams instruments sava arhīva kārtošanā.

Dokumentu saraksts, kurā norādīti glabāšanas termiņi (parasti><ми ведомственный) 10 .

paraugnoteikumi par biroja darbu veikšanu saistībā ar pilsoņu priekšlikumiem, pieteikumiem un sūdzībām valsts struktūrās, uzņēmumiem, iestādēm un organizācijām.

Šajā aktā ir aprakstīti pamatnoteikumi darba organizēšanai ar šīs kategorijas dokumentiem: reģistrācijas pazīmes, termiņi, atsauces lietas uzturēšana, lietu veidošana, lietu glabāšana, analītiskās informācijas uzturēšana par pārsūdzībām. Nolikumā noteikto metodiku var izmantot, lai organizētu darbu ar jebkuriem fizisko personu dokumentiem.

Lekcija 2. Pirmsskolas izglītības iestādes organizācija. DOW servisa uzdevumi un funkcijas.

Dokumentācijas atbalsta organizatoriskās formas (biroja darbs).

DOW pakalpojums: mērķis un vieta organizācijas struktūrā

Pirmsskolas izglītības iestāžu apkalpošanas tipiskās struktūras dažāda līmeņa vadības organizācijās.

Pirmsskolas izglītības iestādes darbinieku funkcijas

Strādnieku darbaspēka normēšana

Pirmsskolas izglītības iestādes dienesta personāla oficiālais un skaitliskais sastāvs.

DOW dienesta darbības regulējums.

1. Dokumentācijas atbalsts kā vadības funkcija ir jebkurā organizācijā neatkarīgi no tās organizatoriskās un juridiskās formas, darbības veida un satura, kompetences un citiem faktoriem. Saskaņā ar definīciju, kas ietverta GOST R 51141-98, dokumentācijas atbalsts vadībai ir darbības nozare, kas nodrošina dokumentāciju un darba organizēšanu ar oficiāliem dokumentiem.

Dokuments ir galvenais vadības un citas informācijas fiksēšanas un pārraidīšanas veids vadības sistēmā, un no tā, cik efektīvi tiek organizēts darbs ar dokumentiem, lielā mērā ir atkarīga pieņemto lēmumu kvalitāte un līdz ar to arī iestādes darbības efektivitāte. Tieši tāpēc jebkurā organizācijā ir ārkārtīgi svarīgi pievērst īpašu uzmanību biroja darba dienesta organizācijai un panākt pēc iespējas racionālāko darba organizāciju ar dokumentiem.

Lai to izdarītu, pirmkārt, organizācijas līmenī ir jāatrisina šādi jautājumi:

Biroja darba optimālās organizatoriskās formas izvēle;

Biroja darba dienesta organizatoriskās un funkcionālās struktūras izstrāde un konkrēta nosaukuma izvēle;

Funkciju, pienākumu, tiesību un atbildības norobežošana starp atsevišķām lietvedības dienesta struktūrvienībām un darbiniekiem un to nostiprināšana attiecīgajos organizatoriskos un juridiskajos dokumentos;

Biroja darbinieku darba normēšana;

Lietu pārvaldības dienesta skaitliskā un oficiālā sastāva noteikšana;

Optimālas tehnoloģijas izvēle darbam ar dokumentiem un fiksēšana Biroja darba instrukcijās;

Racionāla darba vietu organizēšana un labvēlīgu darba apstākļu radīšana;

Darbinieku prasmju un darba ar dokumentiem kultūras pilnveidošana.

Pirmais jautājums - biroja darba optimālās organizatoriskās formas izvēle - tiek izlemts biroja darba dienesta organizēšanas sākuma posmā. Risinot šo jautājumu, jāvadās no tā, ka vēsturiski ir bijušas trīs galvenās biroja darba organizācijas formas: centralizētā, decentralizētā un jauktā.

Centralizētā forma paredz visu dokumentu apstrādes darbību (no dokumentu saņemšanas un reģistrēšanas līdz dokumentu nosūtīšanai, lietu veidošanai un uzglabāšanai) realizāciju vienā vienībā - biroja darba dienestā.

Biroja darba organizācijas decentralizētā forma paredz neatkarīga biroja darba dienesta izveidi katrā struktūrvienībā un šobrīd tiek izmantota reti. Decentralizētā biroja darba forma tiek izmantota tikai teritoriāli izkliedētās organizācijās, kā arī atsevišķās nodaļās, kas strādā ar specifisku dokumentāciju.

ar ierobežotas pieejamības dokumentiem, kuri ir jānodala no atklātās lietvedības dokumentiem.

Jauktā biroja darba organizācijas forma ietver dažu biroja darbību veikšanu biroja darba dienestā, citas - nodaļās. Parasti lietvedība uzņemas dokumentu saņemšanu un nosūtīšanu, to reģistrāciju, darba plūsmas organizēšanu, dokumentu noformēšanas kontroli, savukārt dokumentu izveidošanu un noformēšanu, to sistematizēšanu, lietu veidošanu un glabāšanu. strukturālajās nodaļās. Turklāt ar jauktu biroja darba formu var veikt vienu un to pašu tehnoloģisko darbību (piemēram, ienākošo un izejošo dokumentu reģistrāciju) biroja vadības dienestā un struktūrvienībās atkarībā no dokumentu kategorijas. Vadībai adresētie dokumenti tiek reģistrēti lietvedības dienestā, adresēti struktūrvienībām attiecīgajās nodaļās.

Lielākā daļa organizāciju izmanto jauktu biroja darba organizācijas formu, retāk centralizēto formu, lai gan, protams, pēdējai ir vairākas priekšrocības. Biroja darba organizācijas centralizētā forma ļauj koncentrēt visas tehniskās operācijas dokumentu noformēšanai vienā struktūrvienībā, pārējām struktūrvienībām atstājot radošu darbu ar dokumentiem, ļauj veidot vienotu datubāzi visiem saņemtajiem un izveidotajiem dokumentiem. organizācija, tādējādi nodrošinot uzticamāku dokumentu meklēšanu un attiecīgi uzziņu darbu pie dokumentiem. Centralizētā veidlapa atbrīvo struktūrvienības no nepieciešamības noformētus dokumentus formēt lietās un glabāt, jo šo darbu veic lietvedības dienests. Turklāt centralizētā forma ļauj efektīvāk un vispusīgāk izmantot biroja tehniku ​​un datortehniku, lai veiktu biroja darbības dokumentu apstrādei.

Likumsakarīgi, ka ar centralizētu veidlapu lietvedība veic daudz lielāku darba apjomu nekā ar jaukto formu, un tas, protams, prasa lielāku darbinieku skaitu, un tā kā visas lietas tiek apstrādātas, formētas un glabātas kancelejā. , tad attiecīgi lielāks skaits speciālo biroja telpu, kas paredzētas dokumentu apstrādei, organizācijas kārtējā arhīva veidošanai un glabāšanai. Tajā pašā laikā jāpatur prātā, ka mūsdienu datoru, jo īpaši tīkla dokumentu apstrādes tehnoloģiju, ieviešana ļauj izveidot vienotu organizācijas dokumentu datubāzi un jauktā veidā biroja darbu.

Izvēlētā biroja darba organizācijas forma lielā mērā nosaka tehnoloģiju darbam ar dokumentiem, kas fiksēta biroja darba instrukcijās.

2. Būtiski uzsvērt, ka mūsdienu apstākļos, kad darbs ar vadības dokumentāciju daudzās iestādēs ir balstīts uz datortehnoloģiju, biroja vadības dienesta funkcijas neaprobežojas tikai ar iestādes dokumentu plūsmas organizēšanu, dokumentu uzskaiti, uzraudzību. to izpildi un dokumentu glabāšanu. Lietu pārvaldības dienests ir tieši iesaistīts uzdevumu noteikšanā automatizēto informācijas tehnoloģiju izstrādē darbam ar dokumentiem, informācijas pieejamības nodrošināšanā un informācijas aizsardzībā un darba ar dokumentiem uzlabošanā.

Lietvedības dienests - lietu vadība, birojs, vispārējā nodaļa, sekretariāts, biroja vadības nodaļa - organizācijas, iestādes, uzņēmuma (turpmāk – organizācija) patstāvīga struktūrvienība, kas veic vadības darbību dokumentārā nodrošinājuma funkciju (DOE). ) un ziņo tieši organizācijas vadītājam. Konkrēts lietvedības dienesta nosaukums tiek izvēlēts atkarībā no organizācijas veida, tās organizatoriskās struktūras, vietas pārvaldes institūciju hierarhijā, darbības apjoma un citām pazīmēm. Mazās organizācijās biroja darba funkcijas parasti veic viens sekretārs.

3. Konkrēta biroja darba dienesta nosaukuma izvēle tiek veikta vienlaikus ar dienesta organizatoriskās un funkcionālās struktūras attīstību. Pārvaldības valsts dokumentācijas atbalsta sistēma (VSDM) satur ieteikumus, kas ļauj izvēlēties atbilstošāko pakalpojuma nosaukumu un tā struktūru.

Atkarībā no organizācijas statusa, tās mērķiem, uzdevumiem, struktūrvienību un amatpersonu skaita PEI dienestam ir dažādi organizatorisko formu, struktūras un oficiālā sastāva nosaukumi.

Pirmsskolas izglītības iestādēm organizācijās izveidojiet:

lietu vadība;

birojs;

kopējā nodaļa;

pirmsskolas izglītības iestādes vai pirmsskolas izglītības iestādes nodaļas dienests.

Federālajās izpildinstitūcijās (ministrijās, departamentos) - tā ir lietu vadība, kurai, kā likums, ir sarežģīta struktūra. Tajā ietilpst: sekretariāts, inspekcija pie ministra, padomes sekretariāts, birojs.

Sekretariāts sastāv no ministra pieņemšanas, ministra sekretariāta, pieņemšanas un ministru vietnieku sekretariātiem. Sekretariāts sagatavo dokumentus atskaitei un organizē darbu ar vadības saņemtajiem dokumentiem.

Pārbaude ministra pakļautībā kontrolē valdības dokumentu, institūciju administratīvo dokumentu, ministra rīkojumu izpildi.

Sekretariāts Valde ir atbildīga par valdes sēžu tehnisko un dokumentālo nodrošinājumu.

birojs sastāv no strukturālajām nodaļām.

Tajos ietilpst: ekspedīcija, valdības korespondences birojs, dokumentu uzskaites un reģistrācijas birojs, kontroles grupa, mašīnrakstīšanas birojs vai datoru centrs dokumentu apstrādei, kopēšanas un kopēšanas birojs, teletaipa telpa un centrālais arhīvs. .

Dažādos uzņēmumos - valsts, nevalstiskajās, pētniecības, projektēšanas, inženierzinātņu, augstskolās - tiek veidota dokumentācijas atbalsta nodaļa vai birojs. Tiem var būt strukturālas apakšnodaļas (nozare, grupa), vai arī noteiktas darba jomas uzturēšana var tikt uzticēta konkrētiem izpildītājiem (izpildītājam).

Pirmsskolas izglītības iestādes birojā vai nodaļā tiek izveidotas nodaļas, kas veic uzskaiti un dokumentu uzskaiti, kontroli, pilnveidošanu, darbu ar dokumentiem un tehnisko līdzekļu ieviešanu, iedzīvotāju aicinājumu izskatīšanu. Tajos var ietilpt sekretariāts, ekspedīcija, rakstāmmašīnu birojs, kopēšanas birojs un arhīvs.

Izpildvarās vietējās pašvaldības veido kopīgu departamentu. Vispārējās nodaļas struktūrā ietilpst tādas pašas nodaļas kā birojā. Tomēr tā struktūrā noteikti ir tādas vienības kā protokola nodaļa, vēstuļu grupa, uzņemšana. Protokolu nodaļa vadības uzdevumā sagatavo dokumentu projektus, analizē struktūrvienībās sagatavotos dokumentus, bet tās darbinieki gatavo vadības institūcijas sēdes. Grupa (birojs, nodaļa) veic darbu ar iedzīvotāju aicinājumiem. Reģistratūrā tiek pieņemti iedzīvotāji, kuri piesakās ar priekšlikumiem, izteikumiem, personiska rakstura sūdzībām.

Par pozitīvu faktu jāuzskata tādas vienības iekļaušana DOW dienesta struktūrā, kas uzlabo darba ar dokumentiem formas un metodes. Šo apakšnodaļu var saukt par darba ar dokumentiem pilnveidošanas un tehnisko līdzekļu ieviešanas nodaļu vai grupu (nozari, biroju) darba ar dokumentiem uzlabošanai.

Birojā un vispārējā nodaļā (pirmsskolas izglītības iestādes nodaļā), kā arī patstāvīgā struktūrvienībā var izveidot sekretariātu, kurā ietilpst visi organizācijas vadītāju sekretāri.

Galvenais nosacījums šī pakalpojuma izveidei neatkarīgi no tā nosaukuma, kas stingri jāievēro, ir šāds: “Dokumentālo nodrošinājumu vadībai organizācijās, iestādēs un uzņēmumos veic speciālais dienests, kas darbojas kā neatkarīga struktūrvienība. , tieši pakļauts organizācijas vadītājam”.

Ministrijās un departamentos - lietu vadība. Parasti lietu pārvaldē ietilpst: sekretariāts (uzņemšanas birojs, ministra sekretariāts, ministru vietnieku sekretariāti, padomes sekretariāts, protokolu birojs), inspekcija pie ministra (nodaļas vadītājs), birojs (valdības birojs). korespondence, uzskaites un reģistrācijas birojs, ekspedīcija, mašīnrakstu birojs (kopēšanas-kopēšanas birojs, teletaipa birojs u.c.), vēstuļu (sūdzību) nodaļa, darba ar dokumentiem pilnveidošanas un tehnisko līdzekļu ieviešanas nodaļa, centrālais arhīvs;

Uzņēmumos (biedrībās), pētniecības, projektēšanas, projektēšanas organizācijās un datorcentros, augstskolās un citās organizācijās - no plkst. vadības vai biroja dokumentu uzturēšanas lietas. Savos kompozīcija, parasti tajā ietilpst: dokumentu uzskaites un uzskaites apakšnodaļas, izpildes kontrole, darba ar dokumentiem uzlabošana un tehnisko līdzekļu ieviešana, iedzīvotāju aicinājumu izskatīšana, sekretariāts, ekspedīcija, mašīnrakstīšanas birojs, kopēšanas un pavairošanas birojs, arhīvs;

Varas izpildinstitūcijās (pārvaldēs, mēru birojos, prefektūrās utt.) un sabiedrisko organizāciju administratīvajā aparātā - Kopējā nodaļa. Vispārējā nodaļā ietilpst: sekretariāts, birojs, kontroles grupa, protokolu grupa, darba ar dokumentiem pilnveidošanas grupa, vēstuļu (sūdzību) grupa, mašīnrakstīšanas birojs, kopēšanas un pavairošanas birojs, arhīvs;

Organizācijās, kuru struktūrā nav biroja darba, tās funkcijas veic galvenais ierēdnis, struktūrvienībās - vienības sekretārs vai cita norādīta persona.

4. Dokumentu pārvaldības pakalpojums risina divus galvenos uzdevumu kopumus:

Vienotas kārtības nodrošināšana vadības darbību dokumentēšanai un darba ar dokumentiem organizēšanai;

Darba ar dokumentiem formu un metožu pilnveidošana.

Uzdevumi, kas jāveic lietvedības dienestam, nosaka tā funkcijas. Vienotas vadības darbību dokumentēšanas kārtības nodrošināšana tiek risināta, veicot šādas funkcijas:

veidlapu izstrāde un noformēšana, nodrošinot to izgatavošanu;

dokumentu izgatavošanas, dokumentu kopēšanas un pavairošanas nodrošināšana;

kontrole pār dokumentu sagatavošanas un noformēšanas kvalitāti, noteiktās dokumentu apstiprināšanas un apliecināšanas kārtības ievērošanu.

Uzdevums organizēt darbu ar dokumentiem tiek atrisināts, veicot šādas funkcijas:

vienotas dokumentu nodošanas kārtības noteikšana (iestādes dokumentu plūsma);

ienākošo un izejošo dokumentu apstrādes pārsūtīšana;

organizācijas ienākošo, izejošo un iekšējo dokumentu reģistrācija un uzskaite;

dokumentu noformēšanas kontrole;

dokumentu sistematizēšana, nodrošinot to uzglabāšanu un turpmāku izmantošanu vadības darbībās;

darba organizēšana ar iedzīvotāju aicinājumiem;

dokumentāras informācijas aizsardzības nodrošināšana.

Darba ar dokumentiem formu un metožu uzlabošanas uzdevums ietver:

lietvedības normatīvo, instrukciju, metodisko dokumentu izstrāde un apstrāde (Instrukcijas par lietvedību, lietu nomenklatūra u.c.);

metodiskā vadība un kontrole pār noteikto noteikumu ievērošanu darbā ar dokumentiem organizācijas struktūrvienībās;

iestādes darbinieku padziļināta apmācība, viņu konsultācijas darbā ar dokumentiem;

Iestādes dokumentācijas sakārtošana, darbu veikšana pie dokumentu unifikācijas, Pārskata kartes un organizācijas darbībā izmantojamo dokumentu veidlapu albuma izstrādes;

Jaunu darba ar dokumentiem formu un metožu izstrāde un ieviešana, pilnveidojot iestādes darba plūsmu, pilnveidojot izpildes disciplīnu darbā ar dokumentiem;

uzdevumu izvirzīšana darbā ar dokumentiem izmantojamo automatizēto informācijas tehnoloģiju izstrādei vai pilnveidošanai.

5. Standarti darba pasaulē ir izstrādāti, pamatojoties uz pētījumiem, un ir paredzēti atkārtotai izmantošanai konkrētu darbaspēka izmaksu noteikšanā.

Materiāli, ko izmanto darbinieku darba standartizēšanai, pēc to mērķa tiek iedalīti:

laika ierobežojumi- reglamentētais laiks, kas pavadīts standartizēta darba veida vienības vai tās elementa veikšanai noteiktos organizatoriskos un tehniskos apstākļos;

iedzīvotāju standarti- reglamentētais profesionālā un kvalificētā personāla darbinieku skaits, kas nepieciešams noteiktas funkcijas kvalitatīvai izpildei noteiktos organizatoriskos un tehniskos apstākļos;

darba centralizācijas standarti- regulēta vadības aparāta darbinieku skaita attiecība pret kopējo uzņēmuma darbinieku skaitu pa vadības funkcijām vai kopumā uzņēmumam;

vadāmības standarti- pakļauto (vai apkalpoto) darbinieku skaita standarti;

pakalpojumu standarti- reglamentētais vadāmo (vai apkalpojamo) darbinieku (apakšvienību) skaits, kuri pie noteiktiem organizatoriskiem un tehniskiem nosacījumiem ir jāvada (vai jāapkalpo) vienam darbiniekam; dažādu kategoriju darbinieku skaita attiecības- reglamentēta vērtība, kas nodrošina standartizētu darbinieku vislabāko izmantošanu atbilstoši viņu prasmju līmenim noteiktos organizatoriskos un tehniskos apstākļos; normalizēti uzdevumi- nosaka, pamatojoties uz laika standartiem, darba apjomu, kas izpildītājiem jāveic noteiktā kalendārā laika periodā atbilstoši noteiktajām darba rezultātu kvalitātes prasībām. Pēc piemērošanas jomas darba standartus iedala starpnozaru, nozaru un vietējos (izmanto atsevišķā uzņēmumā). Starpnozaru standarti ir paredzēti, lai standartizētu to pašu profesiju vai specialitāšu darbinieku darbu, kas nodarbojas ar viendabīgu tehnoloģisko procesu ieviešanu dažādos uzņēmumos. Šie standarti ir izstrādāti tipiskākajiem tehnoloģiskajiem procesiem vienādiem darba veidiem ar tipiskiem darba apstākļiem un tāpēc ir vienoti. Piemēram, biroja personāla darba standartizēšanai ir izstrādātas un tiek piemērotas starpnozaru summētās laika normas darbam pie vadības dokumentālā atbalsta (M., 1995).

Apkopotie laika standarti ir paredzēti, lai veiktu tehnoloģiski un organizatoriski savstarpēji saistītu darba metožu (operāciju) kompleksu.

Apkopotos standartus atsevišķu darbību veikšanai aprēķina pēc formulas:

Standarti ir balstīti uz darba standartiem, kas nosaka darba laika izmaksu apjomu un struktūru un ir standarts, ar kuru tiek salīdzinātas faktiskās laika izmaksas, lai noskaidrotu to racionalitāti. Novērtējot darbaspēku, tiek ievēroti šādi noteikumi:

laika normas;

ražošanas standarti;

pakalpojumu standarti;

iedzīvotāju skaita normas;

vadāmības standarti;

standartizēti uzdevumi.

Ja laika normas primāri ir paredzētas, lai noteiktu darba vienības izpildes laika normu, tad dienesta standarti un darbinieku skaits ir paredzēti, attiecīgi, lai aprēķinātu dienesta standartus un kopējo darbinieku skaitu, kuri veic noteiktu darba apjomu. gada laikā.

Sastādot laika standartus, vispirms tiek aprēķināti atsevišķu atkārtotu darbību (darbu) laika standarti, pēc tam tiek noteikta visu darbu darbietilpība - kā atsevišķu darbu veikšanas darbietilpības produktu summa pēc to skaita. Pēc tam tiek noteikts darbinieku skaits.

Lekcija 3. Pirmsskolas izglītības iestādes darbinieku oficiālais un tehniskais sastāvs. Pirmsskolas izglītības iestādes dienesta darbinieku funkcionālie pienākumi. Normatīvais regulējums, kas regulē iestādes darbības informācijas un dokumentācijas atbalsta organizāciju un tehnoloģiju.

Dokumentu pārvaldības normatīvais un metodiskais ietvars (DOE) - likumu, normatīvo aktu, metodisko dokumentu, valsts standartu kopums, kas regulē dokumentu veidošanas, apstrādes, uzglabāšanas un izmantošanas tehnoloģiju pašreizējās organizācijas darbībās, kā arī biroja darba dienesta darbība: tā struktūra, funkcijas, personāls, tehniskais nodrošinājums un daži citi aspekti.

Normatīvos un metodiskos dokumentus pirmsskolas izglītības iestādēm izstrādā dažādas valsts iestādes un pārvaldes atbilstoši savai kompetencei.

Pirmsskolas izglītības iestādes normatīvā un metodiskā bāze ietver:

Augstāko valsts varas un pārvaldes orgānu izdotie tiesību akti;

Tiesību akti, ko izdevušas federālās izpildinstitūcijas: ministrijas, komitejas, gan nozares mēroga, gan departamentu departamenti;

Krievijas Federācijas veidojošo vienību un to teritoriālo vienību likumdošanas un izpildvaras iestāžu izdotie tiesību akti, kas regulē biroja darba jautājumus;

Uzņēmumu un organizāciju vadības publicētie normatīvie un instrukciju rakstura tiesību akti, kā arī metodiskie dokumenti par vadības dokumentācijas nodrošinājumu.

Neatkarīgi no lietvedības dienesta konkrētā nosaukuma un struktūras, tā darbības tiesiskais pamats ir nolikums par dienestu un noteikumi par tā strukturālajām daļām, kā arī katrai organizācijai obligāti obligātie darbinieku amatu apraksti. Šie dokumenti nosaka funkciju, pienākumu, tiesību un atbildības robežu starp atsevišķām lietvedības dienesta struktūrvienībām un darbiniekiem.

Pirmsskolas izglītības iestādes dienesta noteikumi- tiesību akts, kas nosaka struktūrvienības organizatorisko un juridisko stāvokli iestādes struktūrā, tās uzdevumus, funkcijas, tiesības, pienākumus, kā arī attiecības ar citām struktūrvienībām un iestādēm.

Darba apraksts- tiesību akts, kas nosaka darbinieka organizatorisko un juridisko stāvokli iestādes un struktūrvienības struktūrā. savus funkcionālos pienākumus, tiesības, pienākumus un attiecības ar citiem darbiniekiem un struktūrvienībām.

Lietvedības dienesta nolikumu un noteikumus par tā strukturālajām daļām, ja tādi ir, izstrādā tā vadītājs, iesaistot kvalificētus speciālistus, kas labi pārzina gan struktūrvienības, gan organizācijas darbu kopumā, un apstiprina. pa galvu.

Viena no biroja darba dienesta funkcijām ir izvēlēties optimālo tehnoloģiju darbam ar dokumentiem un fiksēt to Biroja darba instrukcijās. Biroja darba instrukcijas- tiesību akts, kas nosaka dokumentu izveides vai saņemšanas tehnoloģiju, to apstrādi, glabāšanu un izmantošanu organizācijas darbībā. Biroja darba instrukcija nosaka vienotus noteikumus darbību dokumentēšanai, darba plūsmas organizēšanai, uzskaites veikšanai, reģistrācijai, dokumentu izpildes uzraudzībai un glabāšanai. Instrukciju apstiprina organizācijas vadītājs, un tā ir saistoša visiem darbiniekiem.

Instrukcijas mērķis ir uzlabot darbu ar dokumentiem, samazināt skaitu un uzlabot dokumentu sagatavošanas kvalitāti, efektivizēt darba plūsmu un optimizēt vadības darbu.

Biroja darba instrukcija izstrādāta, pamatojoties uz Valsts dokumentācijas vadības sistēmas noteikumiem, dokumentu valsts standartiem. Ministrijas un departamenti izstrādā instrukcijas biroja darbam, pamatojoties uz standarta instrukciju biroja darbam federālajās izpildinstitūcijās. instrukcijas konsekventi atspoguļoja visus darba posmus ar dokumentiem no to izveidošanas vai saņemšanas līdz izpildei, nosūtīšanai un/vai piegādei arhīvā.

Instrukcijā jāiekļauj sadaļas: vispārīgie noteikumi; darbību dokumentēšana (prasības veidlapām, dokumentu rekvizītu reģistrācija, noteikta veida dokumentu noformēšana); dokumentu aprites organizēšana (ienākošo un izejošo dokumentu noformēšana, dokumentu reģistrācija, dokumentu noformēšanas kontrole); dokumentu glabāšanas organizēšana (lietu nomenklatūras sastādīšana, lietu formēšana un noformēšana, lietu nodošana arhīva glabāšanā). Turklāt instrukcijā vēlams iekļaut sadaļas par dokumentu izgatavošanu, izmantojot datortehnoloģiju; veidlapu, zīmogu, zīmogu uzglabāšana, uzskaite un izmantošana: faksimila aparatūras un e-pasta izmantošana; dokumentu kopēšana un pavairošana un daži citi. Atkarībā no iestādes darbības specifikas, tās struktūras, dokumentu nodošanas kārtības, atsevišķu darba jomu klātbūtnes, izmantotajiem tehniskajiem līdzekļiem un citiem faktoriem. Biroja darba instrukciju var papildināt ar citām sadaļām, piemēram: koleģiālās institūcijas (kolēģijas, direktoru padomes, akadēmiskās padomes u.c.) darba dokumentēšana; uz ārzemēm nosūtīto vēstuļu sagatavošana u.c.

Instrukcijas normatīvos noteikumus papildina pieteikumi (vēstules paraugi ; galvenie dokumentu veidi; klasifikatori, reģistrācijas veidlapas utt.).

Pirmsskolas izglītības iestādi regulējošie normatīvie un metodiskie dokumenti ietver:

Dokumentu saraksts ar glabāšanas noteikumiem (standarta un departamentu).

Arhīvu institūciju izstrādātajos modeļu sarakstos ir noteikti vairumam iestāžu, organizāciju un uzņēmumu raksturīgie dokumentācijas glabāšanas termiņi. Pamatojoties uz standarta sarakstiem, tiek izstrādāti departamentu saraksti, kas ietver vispilnīgāko un sistemātiskāko to sistēmas organizāciju un uzņēmumu dokumentācijas uzskaitījumu.

Pirmsskolas izglītības iestādes dienesta noteikumi tiek izstrādāti, pamatojoties uz standarta, kas satur maksimālo funkciju kopumu. Izstrādājot atsevišķus noteikumus, dienesta uzdevumu un funkciju sastāvs tiek precizēts atkarībā no tā faktiskajiem darbības apstākļiem. Piemēram, tipiskām tehnoloģiskajām funkcijām var pievienot arī dokumentācijas atbalsta izstrādes prognozēšanas, dokumentu unifikācijas, metodiskos norādījumus par biroja darba organizāciju struktūrvienībās u.c.. Savukārt konkrētā noteikumā ir iespējams izslēgt no tipiskajām funkcijām tās, kuras neveic DOW dienests šajā organizācijā vai ir fiksētas citām struktūrvienībām.

Pozīcijas forma un teksta struktūra ir vienota USORD.

Ja struktūrvienībai nav iekšējās struktūras sektoru, nodaļu, grupu, biroju u.c. veidā, sadaļa "Struktūra" nolikumā nav iekļauta. Ja struktūrvienībai ir iekšējā struktūra, katrai struktūrvienībai tiek izstrādāts patstāvīgs nodrošinājums.

Pirmā daļa "Vispārīgie noteikumi" nosaka precīzu pirmsskolas izglītības iestādes dienesta nosaukumu, vietu organizācijas organizatoriskajā struktūrā, dienesta neatkarības pakāpi. Apsveriet divus šī punkta formulējumus:

"Birojs ir neatkarīga a/s struktūrvienība un ir tieši pakļauta ģenerāldirektoram."

"Birojs ir daļa no AO vispārējā departamenta un ir pakļauts tā priekšniekam."

Pirmajā gadījumā ir fiksēta biroja neatkarība, otrajā - tā palīgvērtība.

Tālāk nolikumā norādīts dienesta vadītāja amata nosaukums - vadītājs, testators, vadītājs; iecelšanas un atlaišanas kārtību, prasības viņa kvalifikācijai un praktiskā darba ilgumu.

Nākamajā rindkopā ir sniegts galveno juridisko, direktīvu, normatīvo un instrukciju dokumentu saraksts, pēc kuriem PEI dienests vadās savā darbā. Vispirms tiek uzskaitīti likumdošanas un nacionālie, normatīvi-metodiskie un normatīvi tehniskie dokumenti, tad iekšējie organizatoriski un administratīvie dokumenti.

Ja birojam ir savs zīmogs (zīmogs), Noteikumos ir doti tā apraksti, uzglabāšanas un lietošanas nosacījumi.

Sadaļa "Galvenie uzdevumi" ir paredzēta, lai formulētu vienības mērķus, citiem vārdiem sakot, problēmas, kas vienībai ir jāatrisina.

Sadaļā "Funkcijas" ir norādīti struktūrvienības veikto darbu vai darbību veidi, pamatojoties uz tai veicamajiem uzdevumiem.

Tam uzticēto funkciju īstenošanai lietvedība tiek apveltīta ar noteiktu tiesību kopumu un par nepildīšanu. funkcijas nes nolikumā noteikto atbildību.

Sadaļā "Tiesības" ir norādītas darbības, kuras jāveic tās vadītāja pārstāvētajai vienībai, lai veiktu tai uzticētās funkcijas. Sastādot šo sadaļu, jāievēro tie paši noteikumi, kas sastādot atbilstošo amata apraksta sadaļu (skatīt zemāk), bet attiecībā uz vienību.

Sadaļā "Atbildība" ir noteikti atbildības veidi, kādus var uzņemties struktūrvienības vadītājs, ja struktūrvienība nepilda savas funkcijas. Lietvedības dienests atbild par noteiktās kārtības pārkāpumu darbā ar dokumentiem iestādē, dokumentu nozaudēšanu vai sabojāšanu, par slepenības vai konfidencialitātes režīma neievērošanu darbā ar dokumentiem, par instrukciju un norādījumu neievērošanu. no vadības.

Lietu pārvaldības dienestam noteikto funkciju veikšanas procesā tas sadarbojas ar iestādes vadību, visām funkcionālajām struktūrvienībām un atbalsta dienestiem un atsevišķiem darbiniekiem, augstākas organizācijas lietvedības dienestu, arhīvu iestādēm, pētniecības vai citām institūcijām. darba ar dokumentiem organizēšana un uzlabošana. Sadaļā "Attiecības" tiek regulētas struktūrvienības informācijas un dokumentācijas saites; viņa izveidotie vai saņemtie galvenie dokumenti; norādīts, ar kādām nodaļām un organizācijām notiek mijiedarbība, kādu informāciju nodaļa saņem un sniedz, iesniegšanas biežums un laiks, kādā secībā un kas izskata nodaļas darbā radušās domstarpības.

Tāpat tiek izstrādāti noteikumi par lietvedības dienesta struktūrvienības: nolikums par sekretariātu, nolikums par protokolu biroju, nolikums par arhīvu u.c.

Kopā ar nolikumu par lietvedības dienestu un noteikumiem par tā individuālo strukturālās daļas katram biroja darba dienesta darbiniekam, tiek izstrādāti amatu apraksti. Amatu apraksti regulē darbinieku organizatorisko un juridisko statusu un nodrošina apstākļus efektīvam darbam. Tie ļauj objektīvi novērtēt darbinieku darbību un ir normatīvais pamats administratīvo pasākumu piemērošanai darbiniekiem. Amatu apraksti ļauj īstenot racionālas darba organizācijas pamatprincipu - darba dalīšanas un kooperācijas principu.

Lai sastādītu kvalitatīvu amata aprakstu, rūpīgi un padziļināti jāanalizē, kādus darba veidus veic darbinieks, kurš ieņem noteiktu amatu, citiem vārdiem sakot, jāsagatavo amata vai darba vietas apraksts. Detalizēts veiktā darba apraksts ļauj formulēt prasību kopumu konkrētam amatam vai darba vietai, prasības zināšanām, kurām jābūt darbiniekam, viņa prasmēm, pieredzei utt.

Izstrādājot biroja darbinieku amatu aprakstus, jāvadās pēc "Darbinieku amatu tarifu un kvalifikācijas raksturlielumu" (apstiprināts ar Darba ministrijas dekrētu. izpildvaras iestādes) (Krievijas Darba ministrijas marta vēstule 13, 1996 Nr.482-BK), ja biroja darbinieki tiek klasificēti kā ierēdņi. Tarifu un kvalifikācijas raksturlielumi tiek publicēti arī gandrīz katru gadu Kvalifikācijas direktorija veidā vadītāju, speciālistu un citu darbinieku amatiem (M.: Mintrud Rossii, 2001).

Tarifu un kvalifikācijas raksturlielumi aptver galvenās nodaļas darbinieku kategorijas - vadītājus, speciālistus, tehniskos izpildītājus un nosaka pienākumu loku, prasības kvalifikācijai un izglītībai, speciālo zināšanu un prasmju pieejamību.

Biroja darbinieku amata apraksta teksta aptuvenā struktūra ir dota GSDOU: vispārīgie noteikumi, darbinieku funkcijas; oficiālie pienākumi; darbinieku tiesības; attiecības (savienojumi pēc amata); darbinieku atbildība, darba izpildes novērtējums.

Lietvedības dienesta padotības gadījumā iestādes vadītājam tā darbinieku amata aprakstus apstiprina iestādes vadītājs vai personāla vadītāja vietnieks. Ja lietvedība ir pakļauta kādam no vietniekiem

Lekcija 4. Darba plūsmas organizācijas vispārīgie principi un metodiskie pamati. Informācijas un dokumentācijas atbalstam, kas ir vissvarīgākā vadības apkalpošanas funkcija, nepieciešama rūpīga, pārdomāta organizācija.

Lēmuma pieņemšanai nepieciešamās informācijas iegūšanas ātrums ir atkarīgs no dokumenta apstrādes un pārvietošanas skaidrības un ātruma. Novēlota dokumentu noformēšana, īpaši finansiālo, var radīt negatīvas ekonomiskās sekas. Tāpēc vienmēr liela uzmanība tiek pievērsta darba plūsmas racionālai organizācijai, dokumentu apstrādes un nodošanas izpildei ātrumam un precizitātei.

"Dokumentu apriti organizācijā no to izveidošanas vai saņemšanas brīža līdz izpildes vai nosūtīšanas pabeigšanai" 1 sauc par darbplūsmu.

Visa iestādes dokumentācija ir sadalīta trīs dokumentu plūsmās

ienākošie (ienākošie) dokumenti;

izejošie (nosūtītie) dokumenti;

iekšējie dokumenti.

Katrai no dokumentu plūsmām ir sava īpatnība daudzuma, apstrādes un kustības ziņā.

Visu plūsmu dokumentu skaits gadam būs iestādes dokumentu plūsmas apjoms. Darbplūsmas vērtība ir nepieciešama, lai aprēķinātu nepieciešamo biroja darbinieku skaitu, lai aprēķinātu mehanizācijas un biroja automatizācijas rīku izmantošanas efektivitāti. Kopumā tas parāda arī visa administratīvā aparāta noslodzi. visiem viņa darbiniekiem jātiek galā ar dokumentiem.

Dokumentu apstrādes un pārvietošanas tehnoloģiskajā ķēdē var izdalīt šādus posmus:

dokumentu pieņemšana un pirmapstrāde;

dokumentu iepriekšēja izskatīšana un izplatīšana;

reģistrācija;

izpildes kontrole;

informācija un uzziņu darbs;

dokumentu noformēšana un nosūtīšana.

Kursa darbs: Dokumentācijas vadības sistēma

Ievads

Viss vadības process ir caurstrāvots ar informāciju, kas ir lēmumu pieņemšanas pamatā, un balstās uz operatīvo darbu ar dokumentiem, kuros tas fiksēts. Tāpēc jebkuras firmas, iestādes, organizācijas, uzņēmuma informācijas un dokumentācijas pārvaldības atbalsts (biroja vadība) mūsdienās tiek uzskatīts par svarīgāko vadības dienesta funkciju. No tā racionālas organizācijas ir atkarīgs risinājuma izvēles ātrums un optimālums, tā nodošana izpildītājam, savlaicīga izpildes kontrole un galu galā ekonomiska efekta sasniegšana uzņēmuma, organizācijas, uzņēmuma darbībā.

Tā kā biroja darbam ir savi specifiski uzdevumi, tas ir jāveic neatkarīgai struktūrvienībai, organizatoriski atsevišķam dienestam. Mūsdienās šim pakalpojumam ir dažādi nosaukumi: lietu pārvaldības, informācijas un dokumentācijas atbalsta nodaļa, biroja darba pārvaldība, dokumentu pārvaldības nodaļa, vispārējā nodaļa, birojs, sekretariāts utt. Tālāk mēs to parasti sauksim par DOW pakalpojumu vai biroja darba pakalpojumu. Mazajās iestādēs, firmās, kur apstrādājamo dokumentu apjoms ir neliels un speciālas struktūrvienības izveide nav praktiska, viss kancelejas dienesta veiktais darbs tiek uzdots sekretāra palīgam (sekretāram).

Lietvedības dienestu kā neatkarīgu struktūrvienību vada vadītājs, kurš savukārt ir tieši pakļauts organizācijas vadītājam.

Biroja darba valsts regulējumu nodrošina Federālā arhīvu aģentūra, kas nodrošina starpnozaru organizatorisko un metodisko vadību un kontroli pār dokumentu organizēšanu federālās valdības iestāžu biroja darbā, koordinē valsts biroja darba sistēmas un vienotu dokumentācijas sistēmu attīstību. .

1. nodaļa

1. Pirmsskolas izglītības iestādes organizatoriskā struktūra

Veidojot DOE pakalpojumu, ir jāatrisina šādas problēmas:

biroja darba optimālās organizatoriskās formas izvēle;

biroja darba dienesta organizatoriskās un funkcionālās struktūras izstrāde un tā konkrēta nosaukuma izvēle;

Funkciju, pienākumu, tiesību un atbildības norobežošana starp atsevišķām biroja darba dienesta struktūrvienībām un darbiniekiem un to nostiprināšana attiecīgajos organizatoriskos un juridiskajos dokumentos;

biroja darbinieku darba normēšana;

Lietu pārvaldības dienesta skaitliskā un oficiālā sastāva noteikšana;

optimālās tehnoloģijas izvēle darbam ar dokumentiem un fiksēšana biroja darba instrukcijās;

racionāla darba vietu organizēšana un labvēlīgu darba apstākļu radīšana;

· strādājošo profesionālā pilnveide un darba kultūra ar dokumentiem.

Biroja darba organizatoriskā forma parasti ir atkarīga no iestādes mēroga, tās struktūru teritoriālā sadalījuma un var būt centralizēta, decentralizēta un jaukta.

Centralizētā forma ir visu tehnoloģisko darbību veikšana darbam ar dokumentiem, ko veic viena specializēta struktūrvienība (birojs, vispārējā nodaļa) vai uzņēmuma sekretārs. Šajā gadījumā vienuviet tiek veikts pilns dokumentu apstrādes tehnoloģisko darbību cikls no to saņemšanas vai izveidošanas brīža līdz arhivēšanai: ienākošo dokumentu saņemšana un apstrāde, to reģistrēšana, izpildes uzraudzība, uzziņu un informatīvais darbs, sastādīšana un uzturēšana. lietu nomenklatūra, dokumentu sistematizēšana un uzglabāšana, dokumentu nosūtīšana, dokumentu noformēšana nodošanai organizācijas arhīvā.

Centralizētas biroja darba organizācijas formas priekšrocības ietver iespēju izveidot vienotu datubāzi visiem organizācijas saņemtajiem un tajā izveidotajiem dokumentiem, kas ļauj palielināt dokumentu meklēšanas efektivitāti un līdz ar to optimizēt uzziņu darbu dokumentus. Biroja darba organizācijas centralizētu formu vēlams izmantot, ja organizācijai ir lineāri funkcionāla organizatoriskā struktūra.

Pilnīga centralizēta dokumentu noformēšana iespējama tikai mazās organizācijās, kurās dokumentu aprites apjoms nepārsniedz ap 10 tūkstošiem dokumentu gadā.

Dokumentālo pakalpojumu decentralizētā organizēšanas forma paredz katrā struktūrvienībā izveidot savu DOW pakalpojumu. Šāds dienests neatkarīgi no centrālā biroja vadības dienesta veic visu darbu ar dokumentiem: reģistrē, kārto un glabā šīs struktūrvienības dokumentus. Šo formu izmanto organizācijās, kuru aparāts ir teritoriāli izkliedēts. Ieteicams to izmantot organizācijās, kuru darbības dokumentācija prasa īpaši rūpīgu informācijas aizsardzību. Ar decentralizētu formu struktūrvienības saņem korespondenci aizzīmogotās aploksnēs, izdrukā tās, reģistrē un veic visas ienākošās, izejošās un iekšējās dokumentācijas apstrādes darbības, visas darbības noslēdzot ar dokumentu sagatavošanu un nodošanu organizācijas arhīvā.

Visizplatītākā darba ar dokumentiem organizēšanas forma ir jaukta. Tajā pašā laikā daļu darbību (piemēram, ienākošo un izejošo dokumentu saņemšana un apstrāde, to uzskaite, termiņu kontrole, izgatavošana, pavairošana, arhīva glabāšana) veic centrālā biroja vadības dienests, savukārt struktūrvienībās operācijas. tiek veiktas dokumentu veidošanai (drukāšanai), to organizēšanai, lietu uzglabāšanai, to apstrādei pirms arhivēšanas.

Jauktās formas variants ir tāda darba organizēšana ar dokumentiem, kurā dažiem dokumentu masīviem centralizēti (DOW pakalpojumā) tiek veikta viena un tā pati tehnoloģiskā darbība (piemēram, dokumentu reģistrācija vai to izpildes kontrole), un citiem - decentralizēti (struktūrvienībās ). Visbiežāk iekšējie dokumenti tiek reģistrēti struktūrvienībās - to izveidošanas vietā. Piemēram, grāmatvedībā - grāmatvedības dokumenti, personāla daļā - dokumenti par personālu utt.

Biroja darba organizācijas forma tiek izvēlēta, ņemot vērā iestādes lielumu, darba plūsmas apjomu, struktūrvienību sastāvu. Mazās iestādēs (kad dokumentācija tiek veikta tieši apakšnodaļās), kā arī teritoriāli izkliedētās (atrodas, piemēram, dažādos lielas pilsētas rajonos) tiek izvēlēta centralizēta forma. Lielākajā daļā iestāžu un organizāciju tiek izmantota jaukta biroja darba organizācijas forma.

Racionālākā atsevišķu biroja procesu un darbību organizēšanas forma ir centralizācija, jo tā ļauj:

Samazināt saimnieciskās darbības izmaksas;

Uzlabot biroja personāla darba organizāciju un jo īpaši ieviest tās normēšanu;

Nodrošināt darbinieku specializāciju un aizvietojamību;

Izmantot progresīvus un produktīvus tehniskos līdzekļus;

Nodrošināt organizatoriskās un metodiskās vadības vienotību.

Mūsdienu apstākļos pilnībā centralizēt lietvedību iespējams tikai salīdzinoši nelielās iestādēs. Lielajās iestādēs jātiecas uz atsevišķu lietvedības funkciju lietderīgu centralizāciju, piemēram, dokumentu saņemšanu un nosūtīšanu, dokumentu reģistrēšanu un noformēšanas uzraudzību, dokumentu stenogrāfiju un drukāšanu, to pavairošanu, lietvedības metodisko vadību.

Mazās iestādēs, kurām nav kopīgu nodaļu, biroja darba nodaļu, biroja darbu veic vadītāja sekretārs-asistents.

Katrā konkrētajā organizācijā vienas vai otras organizatoriskās formas darbam ar dokumentiem izvēli veic tās vadība un pats DOW dienests. Izvēlētā darba ar dokumentiem forma ir fiksēta biroja darba instrukcijās.

2. DOW pakalpojuma nosaukums

Runājot par DOW servisa nosaukumu, jāatzīmē, ka mūsdienās šim pakalpojumam var būt dažādi nosaukumi, piemēram, lietu vadība, biroja darba nodaļa, dokumentu pārvaldības nodaļa, vispārējā nodaļa, birojs utt. DOW pakalpojuma konkrētajam nosaukumam nav būtiskas nozīmes, tomēr, izvēloties to, vēlams ņemt vērā šādus faktorus:

- vienības struktūra (ir vai nav iekšējās struktūras, ja ir, vai tā ir sarežģīta vai nav);

- prasības nosaukumam (vēlams, lai nosaukums būtu vienkāršs, viegli iegaumējams un izrunājams);

- organizācijā esošās biznesa tradīcijas.

Piemēram, Valsts dokumentācijas vadības sistēmā ieteicams lietot šādus nosaukumus:

Ministrijās un departamentos - administrācija, kas parasti ietver:

- sekretariāts (uzņemšana, ministra sekretariāts, ministru vietnieku sekretariāti, kolēģijas sekretariāts, protokolu birojs), - inspekcija ministra pakļautībā (nodaļas vadītājs),

- birojs (valdības korespondences birojs, grāmatvedības un reģistrācijas birojs, ekspedīcijas, kopēšanas un pavairošanas birojs utt.),

- vēstuļu (sūdzību) nodaļa,

– darba ar dokumentiem pilnveidošanas un tehnisko līdzekļu ieviešanas nodaļa,

– centrālais arhīvs;

valsts uzņēmumos (biedrībās), pētniecības, projektēšanas, projektēšanas organizācijās un datorcentros, augstskolās un citās organizācijās - vadības vai biroja dokumentācijas atbalsta nodaļa, kurā parasti ietilpst:

– uzskaites un uzskaites, kontroles, darba ar dokumentiem un tehnisko līdzekļu ieviešanas pilnveidošanas, vēstuļu (sūdzību) izskatīšanas nodaļas,

- sekretariāts

- ekspedīcija,

- kopēšanas un pavairošanas birojs, arhīvs.

3. DOW pakalpojuma mērķis, uzdevumi, funkcijas

Dokumentu pārvaldības pakalpojuma galvenais mērķis neatkarīgi no tā nosaukuma ir dokumentācijas atbalsta darba organizēšana, vadība, koordinēšana, kontrole un īstenošana. Lai sasniegtu šo mērķi, ir jāatrisina šādi uzdevumi:

– darba ar dokumentiem formu un metožu pilnveidošana;

– vienotas dokumentācijas kārtības nodrošināšana;

– vienotas kārtības nodrošināšana darbam ar dokumentiem;

- dokumentu noformēšanas kontrole;

– dokumentu glabāšana;

– dokumentu veidlapu unifikācija;

– dokumentu plūsmas samazināšana, ja iespējams;

– metodiskais darbs dokumentācijas nodrošinājuma uzlabošanai organizācijā;

– progresīvu tehnoloģiju ieviešana, kas balstīta uz datoru un organizatorisko tehnoloģiju izmantošanu.

DOW servisa tipiskās funkcijas ietver dažāda veida darbus, kurus var iedalīt tehnoloģiskajos, organizatoriskos, kontroles un metodiskos.

Tehnoloģijas funkcijas ietver:

– ienākošo dokumentu sākotnējās (pārsūtīšanas) apstrādes īstenošana;

– ienākošo, izejošo un iekšējo dokumentu reģistrācija;

– informācijas un uzziņu darbu veikšana par organizācijas dokumentiem;

– dokumentu izgatavošana mašīnrakstā (drukāšana datorā);

– dokumentu kopēšana, pavairošana un operatīvā pavairošana;

– dokumentu veidlapu izstrāde un noformēšana;

- dokumentu sagatavošana nosūtīšanai.

Starp DOE dienesta organizatoriskajām funkcijām ir:

- sagatavošanās atskaitei ienākošo dokumentu vadībai;

- organizācijas vadības savlaicīgas dokumentu izskatīšanas organizēšana;

– dokumentu noformēšanas gaitas, dokumentu nokārtošanas un noformēšanas laikā regulēšana;

- dokumentu uzglabāšanas organizēšana struktūrvienībās;

- arhīva darba organizācija saskaņā ar Federālā arhīva noteikumiem, instrukcijām un metodiskajiem ieteikumiem;

– biroja darbinieku un arhīvu kvalifikācijas paaugstināšana;

- lietvedības darbinieku darba vietu organizēšana, lietvedības darbinieku darba apstākļi;

- biroja darba organizēšana par pilsoņu aicinājumiem;

- pasākumu izstrāde (kopā ar attiecīgajām organizācijas struktūrvienībām) darba ar dokumentiem formu un metožu pilnveidošanai.

Kontroles funkcijas ietver:

- vadībai parakstīšanai iesniegto dokumentu (tas ir, nosūtīto un iekšējo dokumentu) noformēšanas pareizības kontrole;

– dokumentu noformēšanas termiņu kontrole;

- reģistrēšanas un formēšanas pareizības uzraudzība arhivējamo lietu organizācijas struktūrvienībās;

– kontroles organizēšana pār darbu ar dokumentiem struktūrvienībās;

- informācijas vispārināšana par dokumentu noformēšanas gaitu un rezultātiem, sistemātiska vadības informēšana par šiem jautājumiem;

- failu glabāšanas un dokumentārās informācijas operatīvas izmantošanas nodrošināšana.

DOW pakalpojuma veiktās metodiskās funkcijas ietver:

- organizācijas lietu nomenklatūras, biroja darba instrukciju, dokumentu veidlapu lapas un citu vietējo normatīvo dokumentu, kas nosaka organizācijas biroja darba sistēmu, izstrāde;

– dokumentu zinātniskās un praktiskās vērtības ekspertīzes veikšana;

– sanāksmju rīkošana un konsultēšana jautājumos, kas saistīti ar lietvedības kompetenci.

4. Pirmsskolas izglītības iestādes organizatoriskā struktūra

Būtisks jautājums, veidojot biroja darbu organizācijā, ir noteikt vadības dokumentācijas atbalsta dienesta struktūru, tā oficiālo un skaitlisko sastāvu.

Struktūra pārvaldes institūciju sistēmā tiek uzskatīta, pirmkārt, kā stabils savienojums, ti, kontroles elementu mijiedarbība, un, otrkārt, kā shēma vadības struktūras kopējā funkciju apjoma sadalei starp struktūrvienībām un shēma to mijiedarbība.

Dokumentu pārvaldības dienesta struktūrai jānosaka tā iekšējo struktūrvienību optimālais sastāvs, to mijiedarbība un pakļautības raksturs.

DOW pakalpojuma struktūra mūsdienu organizācijā ir atkarīga no darbplūsmas apjoma, kā arī no darba ar dokumentiem tehnoloģijas, un to var pārstāvēt šādas nodaļas:

- sekretariāts

– ekspedīcija (korespondences saņemšana, nosūtīšana),

- dokumentu reģistrācijas un uzskaites apakšnodaļa (nodaļa, grupa),

– dokumentu noformēšanas kontroles apakšnodaļa (nodaļa, grupa),

- apakšnodaļa (nodaļa, grupa) darbam ar pilsoņu aicinājumiem,

- apakšnodaļa (nodaļa, grupa) dokumentu noformēšanai,

- uzņēmējdarbības uzlabošanas nodaļa

- kopēšanas birojs

- protokola komanda

- redakcijas komanda

Lielā organizācijā ar lielu darbplūsmas apjomu var būt visas iepriekš minētās vienības, kas ir daļa no DOW pakalpojuma. Mazāka mēroga organizācijās un ne ar tik lielu darba plūsmas apjomu ir iespējams apvienot vairākas funkcijas vienā struktūrvienībā vai struktūrvienību vietā attiecīgo darbu veic atsevišķi darbinieki. Mazā firmā visu darbu ar dokumentiem parasti veic viena sekretāre.

Pirmsskolas izglītības iestādes dienesta organizatoriskās struktūras noteikšanas metode atkarībā no darba plūsmas apjoma pirmo reizi tika formulēta Vienotajā valsts lietvedības sistēmā (Galvenā arhīvu pārvalde pie PSRS Ministru padomes, 1974). Saskaņā ar šo metodi visas organizācijas atkarībā no darbplūsmas apjoma tiek iedalītas četrās kategorijās:

Tātad saskaņā ar augstāk minēto klasifikāciju tika konstatēts, ka, ja iestādes dokumentu plūsmas apjoms ir lielāks par 10 tūkstošiem dokumentu gadā, tad efektīvai darba ar dokumentiem organizēšanai nepieciešams izveidot lietvedības dienestu. (vai DOE pakalpojumu) kā atsevišķu vienību. Neskatoties uz to, ka šī PEI dienesta organizatoriskās struktūras izveides metode tika ierosināta pirms vairāk nekā 30 gadiem, kopumā tā ir piemērojama arī šodien. Tā, piemēram, Bobyleva M.P. savā grāmatā "Effective Workflow: From Traditional to Electronic" piedāvā šādu DOE pakalpojuma organizatoriskās struktūras attīstību atkarībā no darbplūsmas apjoma (skat. 1.pielikumu).

Strukturālo nodaļu funkcijas atspoguļotas 2. pielikumā.

5. Pirmsskolas izglītības iestādes dienesta oficiālais un skaitliskais sastāvs

PEI dienesta oficiālajā sastāvā ir trīs darbinieku kategorijas:

- vadītāji;

- speciālisti;

- tehniskie izpildītāji.

Katras kategorijas darbinieku amatu nosaukumi un kvalifikācijas prasības ir noteiktas Kvalifikāciju direktorijā vadītāju, speciālistu un citu darbinieku amatiem. Amatu nosaukumi, to kodi, tarifu kategorijas ir noteikti Viskrievijas darbinieku profesiju, darbinieku amatu un tarifu kategoriju klasifikatorā (OKPDTR - apstiprināts ar Krievijas Darba ministrijas 1998. gada 21. augusta dekrētu Nr. 37).

Kvalifikācijas rokasgrāmatā uzsvērts, ka darbinieku iedalīšana noteiktā kategorijā tiek veikta atkarībā no pārsvarā veiktā darba rakstura, kas veido darbinieka darba saturu (organizatoriski administratīvais, analītiski konstruktīvais, informatīvi tehniskais).

- vadītājs;

- biroja vadītājs

- vispārējās nodaļas vadītājs;

- protokolu nodaļas vadītājs;

- sekretariāta vadītājs;

- ekspedīcijas vadītājs;

- dokumentu sagatavošanas centra vadītājs;

- kopēšanas un pavairošanas biroja vadītājs;

- mašīnrakstīšanas biroja vadītājs.

To funkcijās ietilpst darba plānošana un sadale, personāla atlase un izvietošana, dienesta kopumā un tā struktūrvienību darbības koordinēšana, darba izpildes kontrole.

- dokumentu pārvaldnieks;

- vadītāja palīgs;

- Inspektors pasūtījumu izpildes kontrolei;

- redaktors;

- arheologs;

- inspektors;

- valdes sekretārs;

- korektors.

Speciālistu funkcijas ir veikt tehniskos un operatīvos uzdevumus, radošas operācijas, analizēt un apkopot informāciju, izstrādāt normatīvo un metodisko bāzi biroja darbam un sagatavot dokumentu projektus.

- ekspeditors;

- ierēdnis;

- stenogrāfs;

- tehniskais sekretārs;

- Kurjers;

– organizatoriskā aprīkojuma operators;

- arhivārs;

- sekretāre-mašīnrakstītāja;

- sekretāre-stenogrāfe;

- galvenais sekretārs.

Tehnisko izpildītāju uzdevums ir dokumentu nodošana, fiksācija, uzskaite, piegāde un uzglabāšana.

Amatam ir iespējams pievienot nosaukumu “vecākais” ar nosacījumu, ka darbinieks līdztekus ieņemamajā amatā paredzēto pienākumu veikšanai vada sev pakļautos izpildītājus.

Norādi amata nosaukumā "vadošais" konstatē, kad darbiniekam tiek noteiktas vadītāja un atbildīgā izpildītāja funkcijas kādā no organizācijas darbības jomām vai atbildība par izpildītāju grupu koordināciju un metodisko vadību.

Pienākumu sadale starp vadītāju vietniekiem tiek veikta, pamatojoties uz iekšējiem organizatoriskiem un administratīvajiem dokumentiem, piemēram, rīkojumu. Faktiski veikto pienākumu un darbinieku kvalifikācijas atbilstību amata raksturojuma prasībām nosaka organizācijas sertifikācijas komisija.

Biroja darba dienesta un visa vadības aparāta darba efektīvai organizācijai ļoti svarīgi ir arī noteikt optimālo biroja darbinieku skaitu, kas galvenokārt ir atkarīgs no šīs vienības veiktā darba apjoma un tehnoloģijas. pieņemts (darba ar dokumentiem automatizācijas un mehanizācijas līmenis).

Pirmsskolas izglītības iestādes personāla skaita noteikšanai tiek izmantoti normatīvie dokumenti par darbu un darba organizāciju. Biroja darbinieku darba normēšana, tostarp darbinieku skaita aprēķināšana, tiek veikta, pamatojoties uz šādiem dokumentiem:

1. Starpnozaru paplašinātas laika normas darbam pie vadības dokumentālā atbalsta. M., 1995. gads.

2. Laika normas darbam pie ministriju, departamentu, uzņēmumu un organizāciju vadības dokumentācijas nodrošinājuma pilnveidošanas. M, 1992. gads.

3. Laika normas darbam ar automatizēto arhīvu tehnoloģiju un dokumentācijas nodrošināšanu pārvaldes iestādēm. M., 1993. gads.

4. Laika normas darbam pie federālo izpildinstitūciju administratīvo struktūru dokumentālā atbalsta. M., 2002. gads.

Parasti par struktūrvienības lieluma noteikšanu nav atbildīgs pats PEI dienests - šo darbu veic darba un algu departamenti vai saimnieciskās vienības, bet, ja nepieciešams, šādus aprēķinus var veikt arī struktūrvienības darbinieki. PEI pakalpojums. Iepriekš minētie darba normatīvie dokumenti satur vadlīnijas šo dokumentu piemērošanai praksē.

2. nodaļa. Biroja darba normatīvais regulējums

Jebkuras organizācijas darbību pavada dokumentu veidošana; biznesa dokumentācijas reģistrācija saskaņā ar spēkā esošajiem noteikumiem nodrošina organizācijas interešu aizsardzību, paaugstina vadības darba efektivitāti.

Biroja darba normatīvais regulējums ir likumu un normatīvo aktu kopums, kas reglamentē dokumentu izveides, apstrādes, uzglabāšanas un izmantošanas tehnoloģiju pašreizējās organizācijas darbībās un ietver:

Krievijas Federācijas tiesību akti informācijas un dokumentācijas jomā;

Krievijas Federācijas prezidenta dekrēti un rīkojumi, Krievijas Federācijas valdības rezolūcijas un rīkojumi, kas reglamentē dokumentācijas atbalsta jautājumus federālā līmenī;

Federālo izpildinstitūciju (ministriju, komiteju, dienestu, aģentūru uc) tiesību akti gan nozares mēroga, gan departamentu līmenī;

Krievijas Federācijas veidojošo vienību un to teritoriālo vienību pārstāvniecības un izpildinstitūciju tiesību akti, kas regulē biroja darba jautājumus;

Normatīvi un instruktīva rakstura tiesību akti par iestāžu, organizāciju un uzņēmumu lietvedību;

Valsts standarti dokumentācijai;

Vienotas dokumentācijas sistēmas;

Viskrievijas tehniskās, ekonomiskās un sociālās informācijas klasifikatori;

Vadības dokumentācijas atbalsta valsts sistēma. Pamatprasības dokumentiem un dokumentācijas atbalsta pakalpojumiem (GSDOU);

Normatīvie dokumenti par vadības darba organizāciju un darba aizsardzību;

Normatīvie dokumenti par dokumentu arhīva uzglabāšanas organizēšanu.

Biroja darba normatīvo regulējumu nosacīti var iedalīt divās daļās: informācijas dokumentācijas atbalsta pārvaldība

1. normatīvais regulējums, kas nodrošina biroja darba tehnoloģisko procesu;

2. normatīvais regulējums, kas nodrošina biroja darbinieku darba organizāciju.

Normatīvā regulējuma pirmā daļa ir nosacīti sadalīta vairākās grupās.

Pirmā grupa ir federālie netiešās darbības normatīvie akti, kas zināmā mērā ietekmē vadības darbību dokumentēšanas un darba ar dokumentiem organizēšanas organizāciju un tehnoloģiju. To vidū ir Civilkodekss, Administratīvo pārkāpumu kodekss, Darba kodekss. Dokumentu pārvaldībai un biroja darbam ļoti svarīga ir federālā likuma "Par informāciju, informatizāciju un informācijas aizsardzību" sadaļa, kas nosaka informācijas dokumentēšanas tiesisko režīmu. Saskaņā ar likumu informācijas dokumentēšana ir priekšnoteikums tās iekļaušanai informācijas resursos. Likums nosaka informācijas dokumentēšanas kārtību un nosauc valsts institūcijas, kurām šī kārtība ir jānodrošina. Saskaņā ar likumu šis uzdevums ir uzticēts valsts iestādēm, kas ir atbildīgas par: biroja darba organizēšanu, dokumentu standartizāciju, Krievijas Federācijas drošību.

Otra normatīvo aktu grupa ir resoru tiesību akti par lietvedību, kuriem ir starpresoru raksturs. Tajos ietilpst: Valsts vadības dokumentālā atbalsta sistēma (M., 1991); Standarta instrukcija par biroja darbu federālajās izpildinstitūcijās (M., 2001); valsts standarti dokumentācijai (GOST R 6.30-2003 "Vienotas dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Prasības dokumentu noformēšanai"); Viskrievijas tehniskās, ekonomiskās un sociālās informācijas klasifikatori; ar Krievijas Federācijas Centrālās bankas 1997. gada 15. septembra rīkojumu Nr. 02-395 "Par Krievijas Bankas noteikumiem "Par kārtību" noteiktajiem Krievijas Bankas noteikumu (instrukciju, noteikumu, instrukciju) izstrādes noteikumiem. par Krievijas Bankas noteikumu sagatavošanu un stāšanos spēkā”, kā arī vairāki Krievijas Darba ministrijas, Krievijas Valsts statistikas komitejas, Federālā arhīva u.c.

Trešā normatīvo aktu grupa ir dažādas standarta un parauginstrukcijas Krievijas Federācijas veidojošo vienību administrāciju biroja darbam un instrukcijas konkrētām organizācijām.

Vispārējā Krievijas valsts dzīves tiesiskā nodrošinājuma stiprināšanas tendence liek risināt jautājumu par likumdošanas robu (skaidras tiesību normas trūkums šajā jautājumā) novēršanu dokumentācijas pārvaldības regulējuma jomā. Ir nepieciešams izstrādāt federālo likumu "Par pārvaldības darbību dokumentēšanu".

Priekšlikumus izstrādāt likumu "Par vadības darbības dokumentācijas nodrošinājumu" rada tas, ka mūsdienu pārvaldībā un tās informatīvajā nodrošinājumā turpina pieaugt dokumentācijas apjoms, nepamatoti pastāv paralēlas "papīra" un "elektroniskās" sistēmas dokumentēšanai un dokumentu pārvaldība, pastāv dažādas programmatūras, tehnoloģiski un tehniski nesavietojami līdzekļi, nav efektīvas dokumentu kustības un noformēšanas uzraudzības sistēmas.

Šobrīd VNIIDAD kopā ar virkni departamentu ir sagatavojis likumprojektu "Par vadības darbības dokumentācijas nodrošinājumu".

Federālo likumu, rīkojumu, valsts standartu, normatīvo un metodisko dokumentu saraksts, kas izmantoti, lai uzlabotu vadības dokumentācijas atbalstu, ir norādīts 3. pielikumā.

Dokumentu vadības sistēma ietver trīs savstarpēji saistītas sastāvdaļas: pārvaldības dokumentu sagatavošanu, darba ar dokumentiem tehnoloģiju, dokumentu sistematizēšanu kalendārā gada laikā un to arhīva uzglabāšanas organizēšanu. Risinot katru no šīm problēmām, praktiķiem jāvadās pēc spēkā esošajiem normatīvajiem un metodiskajiem dokumentiem biroja darba jomā, ko apstiprinājusi Krievijas Federācijas Standartizācijas valsts komiteja un Krievijas Federālais arhīvu dienests.

Saskaņā ar Krievijas Federācijas Valsts arhīvu dienesta pamatnoteikumiem 1992. gada 6. jūlijā tika apstiprinātas Standarta instrukcijas biroja darbam Krievijas Federācijas ministrijās un departamentos21, kas nosaka vienotu kārtību biroja darba organizēšanai federālajās iestādēs. izpildinstitūcijas, lai nodrošinātu savlaicīgu federālo likumu, Krievijas Federācijas prezidenta dekrētu un rīkojumu, Krievijas Federācijas valdības rezolūciju un rīkojumu izpildi un ministriju, departamentu un departamentu struktūrvienību darbības dokumentācijas nodrošinājuma uzlabošanu. federālās izpildvaras teritoriālās struktūras. Organizācijas lietu nomenklatūras sastādīšanas un apstiprināšanas, dokumentu vērtības pārbaudes veikšanas, lietu apstrādes un nodošanas arhīva glabāšanā kārtība noteikta departamenta arhīvu darbības pamatnoteikumos.

Būtisks uzdevums pirmsskolas izglītības iestādes dienesta organizēšanā ir pirmsskolas izglītības iestādes apkalpošanas nolikuma un darbinieku amatu aprakstu izstrāde. Šo uzdevumu risina pats PEI dienesta vadītājs vai arī piesaistot kvalificētus speciālistus. Pirmsskolas izglītības iestādes apkalpošanas nolikums un tās darbinieku amata apraksti veido organizatoriskās un juridiskās dokumentācijas kopumu, kura izstrāde noslēdz šī pakalpojuma izveides organizatorisko posmu. Nolikumu par nodaļas struktūrvienību izstrādā šīs struktūrvienības vadītājs kopā ar nodaļas vadītāju, un to apstiprina nodaļas vadītājs, lietu vadītājs vai citas struktūrvienības, kurā ietilpst birojs, vadītājs. darba nodaļa.

Nolikums par apakšnodaļu - dokuments, kas nosaka apakšnodaļas organizatorisko un juridisko stāvokli iestādes struktūrā.

Valsts vadības dokumentācijas atbalsta sistēmā ir aptuvens noteikums par pirmsskolas izglītības iestādes apkalpošanu, taču šobrīd to ir iespējams ieviest praksē, tikai ņemot vērā vadības sistēmā notikušās izmaiņas, kas atspoguļotas mūsdienu likumdošanā. .

Noteikumu tekstā par DOW pakalpojumu saskaņā ar GSDOU jāietver šādas sadaļas:

1. Vispārīgie noteikumi.

2. Pirmsskolas izglītības iestādes mērķi un uzdevumi.

3. DOW servisa funkcijas.

4. DOW servisa tiesības un pienākumi.

5. Pirmsskolas izglītības iestādes saistība ar citām struktūrvienībām.

DOW servisa izveides organizatoriskais posms noslēdzas ar amatu aprakstu izstrādi. Jāpatur prātā, ka amata apraksts tiek izstrādāts konkrētam amatam un, ja struktūrvienībā ir vairāki identiski amati, bet tajos strādājošie veic dažādus pienākumus, katram amata pienākumu kopumam jāizstrādā atsevišķs amata apraksts. . Noteikta darba pienākumu kopuma piešķiršana amatam jāatspoguļo dokumenta nosaukumā, piemēram: uzskaites un dokumentu uzskaites speciālista amata apraksts, dokumentu noformēšanas uzraudzības speciālista amata apraksts, amats. speciālista apraksts darbā ar iedzīvotāju aicinājumiem u.c.

Instrukcija sastāv no šādām sadaļām:

- vispārīgā daļa (darbinieka galvenie uzdevumi, amata aizpildīšanas kārtība, profesionālās prasības darbiniekam, personai, kurai darbinieks ir tieši pakļauts, galvenie dokumenti un materiāli, pēc kuriem darbiniekam jāvadās savā darbībā ir izveidotas);

- darbinieka funkcijas (izziņas priekšmets vai darbiniekam piešķirtā darba joma, tiek noteikts darba veidu saraksts, kas veido piešķirto funkciju izpildi);

- darbinieka pienākumi (norāda pienākumus, kas saistīti ar dokumentu sagatavošanu, informācijas saņemšanu, apstrādi un izsniegšanu, kas saistīti ar noteiktu darba formu un metožu obligātu izmantošanu, kas prasa konkrētu darbību izpildes termiņu ievērošanu, norādījumu izpildes kārtības noteikšana, ētikas standarti, kas jāievēro kolektīvā);

- darbinieka tiesības (tiek noteiktas darbinieka tiesības viņam uzticēto funkciju īstenošanai);

-attiecības (norādītas apakšvienības un darbinieki, no kuriem darbuzņēmējs saņem un kam nodod informāciju, nodošanas laiks, kurš ir iesaistīts noteiktu dokumentu noformēšanā, ar ko tie ir saskaņoti utt.)

- darba novērtējums (tiek uzskaitīti kritēriji, kas ļauj novērtēt, cik lielā mērā darbinieks pilda savas funkcijas un pienākumus, tiesību izmantošanu utt., galvenie kritēriji ir darba kvalitāte un tā izpildes savlaicīgums)

Amata aprakstu paraksta lietvedības nodaļas vadītājs un apstiprina lietvedības nodaļas vadītājs vai atbildīgā vietnieks.

Normatīvie akti un normatīvie un metodiskie dokumenti par lietvedību būtu jāņem vērā visu organizatorisko un juridisko formu organizāciju un uzņēmumu speciālistiem.

Secinājums

Daudzās organizācijās DOW pakalpojums nav neatkarīga vienība, bet ir daļa no administratīviem un saimnieciskiem pakalpojumiem, personāla vadības vai grāmatvedības pakalpojumiem. Taču darba organizēšana ar dokumentiem ir pilnīgi patstāvīgs darbības veids, kam nav nekāda sakara ar saimniecisko atbalstu vai grāmatvedību.

Tā kā DOW dienests faktiski pārvalda visas organizācijas dokumentāciju un dokumentu plūsmas, tai jābūt neatkarīgai vienībai, kaut arī ar nelielu personālu (var būt 2-3 cilvēki). Tajā pašā laikā pirmsskolas izglītības iestādes dienestam ir jāpakļaujas tieši organizācijas vadītājam vai viņa vietniekam.

PSRS Galvenā arhīva kolēģijas 1988.gada 27.aprīlī apstiprinātās Pārvaldības valsts dokumentācijas atbalsta sistēmas piektās sadaļas 5.1.punktā ir fiksēts šāds noteikums: “Vadības dokumentāro nodrošinājumu organizācijā veic a. specdienests, kas darbojas kā neatkarīga struktūrvienība, kas ir tieši pakļauta organizācijas vadītājam.”

Šāda pirmsskolas izglītības iestādes apkalpošanas vieta organizācijas struktūrā ir izskaidrojama ar šādiem iemesliem:

1. Pārstāvot neatkarīgu struktūrvienību un tieši pakļaujoties organizācijas vadībai, pirmsskolas dienestam būs lielāka kompetence. Un tas, savukārt, ļaus organizēt efektīvāku darbu ar dokumentiem.

2. Speciālistiem un PEI dienesta vadītājam ir jāstrādā tieši ar organizācijas vadību: jārisina ienākošo dokumentu izskatīšanas jautājumi, jākontrolē dokumentu noformēšana, jāapkopo dokumentu izpildes uzraudzības rezultāti un jāziņo par tiem vadībai. organizācijas, veikt informācijas un uzziņu darbu par dokumentiem utt.

Atsauču un avotu saraksts

1. Andreeva V.I. Biroja darbs - 8. izdevums, Intel-Sintez Publishing House, 2001. - 192 lpp.

2. Berezina N.M. Mūsdienu biroja darbs / L. Lisenko, E.P. Voroncova. - Izdevniecība Pēteris, 208. - 224 lpp.

3. Bobiļeva M.P. Efektīva dokumentu pārvaldība: no tradicionālā uz elektronisko, MPEI Publishing House, 2004. - 172 lpp.

4. Kameneva E.M. DOW pakalpojums: nosaukums, struktūra un darbinieku skaita definīcija / Biroja darbs un dokumentu plūsma uzņēmumā. - 2006. - Nr.7 // delo-press.ru.

5. Kirsanova M.V. Mūsdienīgs biroja darbs, Izdevniecība Infra-M, 2008. - 312 lpp.

6. Udovik A. V. Vadības dokumentālā atbalsta dienesta darba organizācija //cde.osu.ru

7. Jankova V.F. Dokumentācijas atbalsta dienesta organizācija / Sekretāra palīgs - 2005. - Nr. 1 // www.profiz.ru

ROSOFORMĀCIJA

Valsts izglītības iestāde

Augstākā profesionālā izglītība

"NOVALDZIET TEHNISKU

UNIVERSITĀTE"

Dokumentzinātnes un valodas komunikācijas katedra

KURSA DARBS

Pēc disciplīnas: "dokumentācijas organizācija un tehnoloģija

vadības atbalsts"

Par tēmu: Pieredze darba organizēšanā ar dokumentiem ārzemēs

Darbs pabeigts:

3. kursa studente

GDU-32 grupas

Vasiļenko Anastasija

Anatoljevna

Pārbaudīts darbs:

Vatoļina Marina

Vladimirovna

Piegādes datums:

Rostova pie Donas

Ievads ………………………………………………………………………..3

1. Ārvalstu pieredze standartizācijā…………………………………………4-11

1.1 Starptautiskās standartizācijas organizācijas veidošanās un attīstības vēsture……………………………………………………………………4-5

1.2. Pašreizējais starptautiskās standartizācijas stāvoklis dokumentu pārvaldības jomā……………………………………………………..6-11

2. Pieredze darba organizēšanā ar dokumentiem ārvalstīs ...... 12-20

2.1. Pieredze ar dokumentiem Austrālijas Sadraudzībā………………….12-16

2.1.1. Austrālijas Savienības valsts standartu sistēma..12-13

2.1.2. Sadraudzības arhīvu fonds…………………………………..14-16

2.1. Pieredze ar dokumentiem Itālijā……………………………………...17-20

3. Dokumentu pārvaldības pašreizējā stāvokļa analīze Krievijā..21-27

Secinājums……………………………………………………………………..28-29

Izmantoto avotu saraksts………………………………………30

Ievads

Kursa darba tēma ir aktuāla, jo, izpētot pieredzi darbā ar dokumentiem organizēšanā ārvalstīs, var izsekot galvenajām tendencēm biroja darba attīstībā un, tās analizējot, pielietot šīs inovācijas Krievijā.

Darba mērķis ir analizēt pieredzi darbā ar dokumentiem organizēšanā ārvalstīs.

Darba uzdevumi:

Apgūt ārvalstu standartizācijas pieredzi;

Analizēt pieredzi darbā ar dokumentiem organizēšanā ārvalstīs;

Analizējiet pašreizējo dokumentu pārvaldības stāvokli Krievijā.

Kursa darbu rakstīšanai tika izmantoti:

Noteikumi;

Interneta resursi;

Periodiskie izdevumi ("Biroja darbs", "Sekretāru bizness").

Pētījuma metodes ir: salīdzinošā analīze, vēsturiskā.

1. Ārvalstu standartizācijas pieredze

1.1. Starptautiskās standartizācijas organizācijas veidošanās un attīstības vēsture

Starptautiskā standartizācija ir starptautisko standartizācijas organizāciju un to darbības produktu kopums - standarti, ieteikumi, tehniskie ziņojumi un citi zinātniski tehniskie produkti. Ir trīs šādas organizācijas: Starptautiskā standartizācijas organizācija – ISO (ISO), Starptautiskā elektrotehniskā komisija – IEC (IEC), Starptautiskā telekomunikāciju savienība – ITU (ITU).

Starptautiskā standartizācijas organizācija ISO (International Organization for Standardization, ISO) ir globāls tīkls, kas nosaka, kādi standarti ir nepieciešami komerciālo, valsts un sabiedrisko organizāciju darbībai. Oficiāli tā tika dibināta 1947. gada 23. februārī.

Tās galvenais mērķis ir formulēts ISO hartā: "... veicināt standartizācijas attīstību globālā mērogā, lai nodrošinātu starptautisku preču apmaiņu un savstarpēju palīdzību, kā arī paplašināt sadarbību intelektuālās, zinātniskās, tehniskās un saimnieciskā darbība."

ISO apvieno 64 valstis. ISO ir nevalstiska organizācija: tās dalībnieki nav valdības delegāti, kā, piemēram, Apvienoto Nāciju Organizācijā. Tomēr ISO ieņem īpašu pozīciju starp valsts un nevalstiskajām organizācijām. Tas ir tāpēc, ka, no vienas puses, daudzas ISO iestādes ir daļa no valdības struktūrām savās valstīs vai atrodas savas valsts aizbildniecībā. No otras puses, citi ISO biedri ir pilnībā privāti, kurus izveidojušas vietējās industriālo organizāciju arodbiedrības.

Par organizācijas darbības mērogu liecina šādi fakti: tehniskajā darbā, kas tiek veikts 187 tehnisko komiteju, 576 apakškomiteju, 2057 darba grupu ietvaros, piedalās vairāk nekā 30 000 ekspertu. Katru gadu visā pasaulē notiek vairāk nekā 800 iepriekšminēto tehnisko institūciju sanāksmes. ISO standartu parkā ir vairāk nekā 14 000 vienību, un katru gadu tiek publicēti vairāk nekā 800 jaunu un pārskatītu standartu.

ISO starptautiskajiem standartiem nav obligātu statusa visām iesaistītajām valstīm. Jebkurai pasaules malai ir tiesības tos pielāgot vai nepielāgot. Lēmums par ISO starptautiskā standarta piemērošanu galvenokārt saistīts ar valsts līdzdalības pakāpi starptautiskajā darba dalīšanā un tās ārējās tirdzniecības stāvokli. Apmēram puse no starptautiskajiem ISO standartiem ir atraduši pielietojumu Krievijas standartizācijas sistēmā.

Tādējādi starptautisko standartu galvenais uzdevums ir vienotas metodoloģiskās bāzes izveide starptautiskā līmenī jaunu un esošo kvalitātes sistēmu pilnveidošanai un to sertifikācijai.

1.2. Pašreizējais starptautiskās standartizācijas stāvoklis dokumentu pārvaldības jomā

Organizatoriski ISO ietver vadības un darba struktūras. Vadības institūcijas: Ģenerālā asambleja (augstākā institūcija), padome, tehniskais vadošais birojs. Darba struktūras - tehniskās komitejas (TC), apakškomitejas, tehnisko padomdevēju grupas (TCG).

Ģenerālā asambleja ir locekļu komiteju ieceltu amatpersonu un delegātu sapulce. Katra dalīborganizācija ir tiesīga pārstāvēt ne vairāk kā trīs delegātus, bet tos var pavadīt novērotāji. Korespondētie biedri un abonenti piedalās kā novērotāji.

Padome vada ISO darbu starp Ģenerālās asamblejas sesijām. Padomei ir tiesības bez Ģenerālās asamblejas sasaukšanas nosūtīt jautājumus biedru komitejām apspriešanai vai uzticēt lēmumu pieņemšanu biedru komitejām. Padomes sēdēs lēmumus pieņem ar sēdē klātesošo padomes komiteju locekļu balsu vairākumu. Sēžu starplaikā un nepieciešamības gadījumā padome lēmumus var pieņemt neklātienē.

ISO padomei ir pakļautas septiņas komitejas: PLACO (tehniskais birojs), PROFCO (metodiskā un informatīvā palīdzība); KASKO (atbilstības novērtēšanas komiteja); INFCO (zinātniskās un tehniskās informācijas komiteja); DEVCO (Palīdzības komiteja jaunattīstības valstīm); COPOLCO (patērētāju tiesību aizsardzības komiteja); REMCO (References materiālu komiteja).

PLACO (PLACO - Planning Committee) sagatavo priekšlikumus ISO darba plānošanai, darba tehnisko aspektu organizēšanai un koordinēšanai. PLACO darbības joma ietver priekšlikumu izskatīšanu par tehnisko komiteju izveidi un likvidēšanu, nosakot standartizācijas jomu, ar kuru komitejām būtu jānodarbojas.

PROFCO pienākums ir sniegt metodisku un informatīvu palīdzību ISO padomei par starptautisko standartu izstrādes principiem un metodēm. Komiteja pēta standartizācijas pamatprincipus un gatavo ieteikumus optimālu rezultātu sasniegšanai šajā jomā. PROFCO nodarbojas arī ar terminoloģiju un organizē seminārus par starptautisko standartu piemērošanu tirdzniecības attīstībai.

KASKO (KASKO - Atbilstības novērtēšanas komiteja) nodarbojas ar produktu, pakalpojumu, procesu un kvalitātes sistēmu atbilstības standartu prasībām apstiprināšanu, šīs darbības prakses izpēti un informācijas analīzi. Komiteja izstrādā vadlīnijas produktu, pakalpojumu, kvalitātes sistēmu testēšanai un atbilstības novērtēšanai (sertificēšanai), testēšanas laboratoriju un sertifikācijas institūciju kompetences apstiprināšanai. Svarīga KASKO darbības joma ir savstarpējas atzīšanas un nacionālo un reģionālo sertifikācijas sistēmu ieviešanas veicināšana, kā arī starptautisko standartu izmantošana testēšanas un atbilstības novērtēšanas jomā. KASKO kopā ar IEC ir sagatavojis vairākas vadlīnijas par dažādiem sertifikācijas aspektiem, kuras plaši tiek izmantotas ISO un IEC dalībvalstīs: šajos dokumentos izklāstītie principi tiek ņemti vērā nacionālajās sertifikācijas sistēmās un kalpo arī kā pamats līgumiem par savstarpēji piegādāto produktu atbilstības novērtēšanu dažādu reģionu valstu tirdzniecības - ekonomiskajās attiecībās.

DEVCO (DEVCO — jaunattīstības valstu jautājumu komiteja) pēta jaunattīstības valstu pieprasījumus standartizācijas jomā un izstrādā ieteikumus, lai palīdzētu šīm valstīm šajā jomā. Galvenās DEVCO funkcijas ir: organizēt diskusiju plašā mērogā par visiem standartizācijas aspektiem attīstības valstīs, radīt apstākļus pieredzes apmaiņai ar attīstītajām valstīm; standartizācijas speciālistu sagatavošana uz dažādu apmācību centru bāzes attīstītajās valstīs; mācību braucienu veicināšana ekspertiem no standartizācijas organizācijām jaunattīstības valstīs; apmācības rokasgrāmatu sagatavošana par standartizāciju jaunattīstības valstīm; stimulēt divpusējās sadarbības attīstību starp industrializētām un jaunattīstības valstīm standartizācijas un metroloģijas jomā.

COPOLCO (COPOLCO - Patērētāju politikas komiteja) pēta jautājumus par patērētāju interešu nodrošināšanu un iespēju to veicināt ar standartizācijas palīdzību; apkopo patērētāju līdzdalības pieredzi standartu izveidē un izstrādā programmas, lai izglītotu patērētājus standartizācijas jomā un sniegtu viņiem nepieciešamo informāciju par starptautiskajiem standartiem. To veicina periodiskā Starptautisko un nacionālo standartu saraksta publicēšana, kā arī patērētājiem noderīgas rokasgrāmatas: “Patēriņa preču salīdzinošie testi”, “Informācija par precēm patērētājiem”, “Standartmetožu izstrāde, lai novērtētu preču veiktspējas mērīšanu. patēriņa preces” utt.

REMCO (REMCO - references materiālu komiteja) sniedz metodisku palīdzību ISO, izstrādājot atbilstošas ​​vadlīnijas jautājumos, kas saistīti ar atsauces materiāliem (standartiem). Tādējādi ir sagatavota uzziņu grāmata par izziņas materiāliem un vairākas rokasgrāmatas: “Atsauce uz izziņas materiāliem starptautiskajos standartos”, “Izziņas materiālu sertifikācija. Vispārīgie un statistikas principi utt. Turklāt REMCO koordinē ISO darbības ar atsauces materiāliem ar starptautiskajām metroloģijas organizācijām, jo ​​īpaši ar OIML - Starptautisko legālās metroloģijas organizāciju.

Starptautisko normu un standartu izstrāde informācijas un dokumentācijas jomā ISO ir uzticēta Tehniskajai komitejai Nr. 46 "Informācija un dokumentācija", kurā piedalās 34 nacionālās komitejas - ISO locekļi, tostarp Federālā tehnisko noteikumu un metroloģijas aģentūra. Krievija, Rostekhregulirovanie.

Šī komiteja nodarbojas ar standartizāciju informācijas darbības jomā, publicēšanu, indeksēšanu un apkopošanu, bibliotēku praktisko darbību, dokumentācijas un informācijas centrus, arhīvus.

Tās struktūrā ir četras apakškomitejas: 4.apakškomiteja "Tehniskā sadarbība"; apakškomisija Nr.8 "Kvalitāte – statistika un darbības novērtējums"; apakškomisija Nr.9 "Identifikācija un apraksts"; Apakškomisija Nr.11 Arhīvs/Dokumentu pārvaldība.

11.apakškomiteja, kas izveidota, lai izstrādātu standartizāciju biroja darba un arhivēšanas jomā, izstrādāja 3 starptautiskos standartus: divas ISO 15489-2001 daļas "Informācija un dokumentācija - ierakstu pārvaldība" (ISO 15489-2001, Informācija un dokumentācija - Ierakstu pārvaldība) un ISO 23081 Informācija un dokumentācija pirmo daļu — Ierakstu pārvaldības procesi — Ierakstu metadati — 1. daļa: Principi). Standarts ISO 15489 regulē jebkura formāta dokumentu pārvaldību uz jebkuriem plašsaziņas līdzekļiem, ko savas darbības laikā ir izveidojušas un saņem dažādas organizācijas. Standarta otrā daļa aptver organizācijas dokumentu pārvaldības procedūras saskaņā ar ISO 15489-1:2001 pirmajā daļā standartizētajiem principiem. Šis dokuments faktiski ir tehniskais ziņojums, kas saskaņā ar ISO noteikumiem attiecas uz informatīviem dokumentiem un tam nav standarta statusa; tā izstrādes mērķis ir piedāvāt vienu no iespējamajām dokumentu vadības sistēmu ieviešanas metodikām, kas izveidotas organizācijā, kas balstīta uz ISO 15489-1:2001 pirmās daļas principiem. Šī metodoloģija ir balstīta uz Austrālijas pieredzi. Vienlaikus jāatzīmē, ka, apspriežot ISO 15489-1:2001 otro daļu, tika izteikti priekšlikumi tehniskajā pārskatā iekļaut vairākus dokumentu pārvaldības sistēmu ieviešanas metodoloģiju variantus un tādējādi novērst pretrunas, kas saistītas ar lietvedības un dokumentu pārvaldības nacionālās īpatnības. Taču šo metodoloģiju sarežģītības un daudzveidības dēļ tika nolemts tehniskajā pārskatā iekļaut tikai vienu versiju un darbu pie nepieciešamās metodoloģijas izstrādes attiecināt uz nacionālo standartizācijas, dokumentu pārvaldības un arhīvu institūciju darbības jomu.

Tāpēc lielākajā daļā pasaules attīstīto valstu, izstrādājot nacionālo standartu, liela uzmanība tiek pievērsta ISO 15489-1:2001 pirmajai daļai, otrā tiek izmantota kā palīgierīce (precizējot vairākus pirmās daļas noteikumus) dokumentu.

ISO 23081 standarts attiecas uz biznesa metadatiem pārvaldības darbībās, to veidiem, vadības un biznesa procesu nodrošināšanas funkcijām, kā arī metadatu pārvaldību.

2005. gada martā ISO 22310 informācija un dokumentācija. Prasības ierakstu/dokumentu pārvaldībai standartos” (ISO/DIS 22310, Informācija un dokumentācija - Prasības ierakstu/dokumentu pārvaldībai standartos).

Tehniskā komiteja Nr.46 savā darbībā ir saistīta ar komiteju Nr.154 “Procesi, datu elementi un dokumenti tirdzniecībā, rūpniecībā un vadībā”, kas izstrādāja tādus plaši lietotus standartus kā ISO 8439-1990 Forms. Pamata izkārtojums" (ISO 8439:1990, Veidlapu dizains - Pamata izkārtojums) un ISO 8601-2000 "Datu elementi un apmaiņas formāti - Informācijas apmaiņa - Datumu un laiku attēlojums" (ISO 8601:2000, Datu elementi un apmaiņas formāti - Informācijas apmaiņa - datumu un laiku attēlojums).

No TC Nr.46 izstrādātajiem standartiem jāatzīmē starptautiskais standarts ISO 5127-2001 "Informācija un dokumentācija - Vārdnīca" (ISO 5127:2001, Informācija un dokumentācija - Vārdnīca), kas satur galvenos lietotos terminus un jēdzienus. darba joma ar informāciju un dokumentāciju. Standarts tiek izmantots informācijas zinātņu lietišķo standartu izstrādē, tai skaitā bibliotekārajā, dokumentu pārvaldībā un arhīva dokumentācijā.

Starptautiskais standarts ISO 2384-1977 “Dokumentācija – tulkojumu prezentācija” (ISO 2384:1977, Dokumentācija – tulkojumu prezentācija) nosaka noteikumus par tulkojumu noformēšanu standarta formā, kas atvieglo to piemērošanu dažādām lietotāju kategorijām.

2003.gadā tika pieņemts starptautiskais standarts ISO 14416-2003 "Informācija un dokumentācija - prasības grāmatu, periodisko izdevumu, seriālu un citu papīra dokumentu iesiešanai izmantošanai arhīvos un bibliotēkās - Metodes un materiāli" (ISO 14416: 2003, Informācija un dokumentācija - Prasības grāmatu, periodisko izdevumu, seriālizdevumu un citu arhīvu un bibliotēku lietošanai paredzētu dokumentu iesiešanai - Metodes un materiāli) .

No iepriekš minētā var secināt, ka šobrīd dokumentu pārvaldības jomā ir izstrādāts pietiekams skaits standartu, kas ļauj regulēt jebkura formāta dokumentu pārvaldību un uz jebkuriem informācijas nesējiem, ko dažādas organizācijas ir izveidojušas un saņem izstrādāt noteikumus par tulkojumu noformēšanu standarta formā, kas atvieglo to izmantošanu dažādām lietotāju kategorijām.

2.1. Pieredze ar dokumentiem Austrālijas Sadraudzībā

2.1.1. Austrālijas Savienības štata standartu sistēma

Visa Austrālijas pieredze dokumentu menedžmenta jomā ir tās speciālistu sasniegumu kvintesence.

Austrālijas Sadraudzības valsts standartizācijas sistēmu pārstāv 1922. gadā dibināta organizācija Standards of Australia. Austrālijas Sadraudzības pārvaldības dokumentālā atbalsta normatīvā un metodiskā bāze ir diezgan plaša. Ir diezgan likumīgi teikt, ka Austrālija ir viena no līderēm reģionā. Piemērs tam ir tās nacionālais standarts AS 4390-1996, ko Starptautiskā standartizācijas organizācija ņēma par pamatu ISO 15489:2001 izstrādei, un tāpēc tas ir ieteicams visām valstīm, kuru nacionālās standartizācijas institūcijas ir pārstāvētas ISO, kā atsauci, veidojot attiecīgos valsts standartus.

Savas darbības ietvaros ISO, Standards Australia nodrošina arhīvu/dokumentu pārvaldības apakškomitejas darbu, kas izveidota Informācijas un dokumentu tehniskajā komitejā un veido tās sekretariātu. Pēdējais ir atbildīgs par šādu starptautisko standartu izstrādi un ieviešanu:

ISO 15489-1:2001;

ISO 15489/TR-2:2001;

ISO 22310:2006;

ISO/TS 23081-2:2007

2002. gadā Austrālija pieņēma ISO 15489:2001 līdzvērtīgu valsts dokumentu pārvaldības standartu AS ISO 15489-2002. To izstrādāja Dokumentu pārvaldības komiteja, Austrālijas standartu apakšnodaļa. Pēc tam Austrālijas standarti izveidoja arī Ierakstu pārvaldības atbilstības tehnisko komiteju, lai nodrošinātu AS ISO 15489-2002 pavaddokumentu, kas sniedz praktiskus norādījumus par organizāciju veikto uzraudzību un auditu.

Lai gan standarts AS ISO 15489-2002 lielā mērā atkārto AS 4309-1996 standarta saturu, tomēr starp tiem ir vairākas būtiskas atšķirības attiecībā uz terminoloģiju, struktūru un pieeju dažāda veida jautājumu aptveršanai.

AS ISO 15489-2002 tika izstrādāts un ieviests kā starptautisks standarts, un daži termini ir mainīti, lai nodrošinātu tā atbilstību starptautiskajai praksei.

AS 4390-1996 un saistītie standarti ir pārskatīti, paplašināti un modernizēti, tādējādi kļūstot par AS ISO 15489-2002. Kamēr AS 4390-1996 ir sešas daļas, AS ISO 15489-2002 ir divas (pats standarts un tehniskā atbalsta materiāli). Attiecīgi AS ISO 15489-2002 ietvertā informācija būtiski atšķiras no tās, kas sniegta AS 4390-1996, galvenokārt īsuma un kodolīguma dēļ. Austrālijas standarti pēc AS ISO 15489-2002 publicēšanas mēģināja izcelt AS 4390-1996 galvenās sastāvdaļas, kas nebija iekļautas jaunajā standartā, un publicēja tās pielikumu, papildinājumu veidā spēkā esošajam normatīvajam un metodiskajam aktam par dokumentu pārvaldības organizēšana.

Tādējādi jāuzsver, ka globalizācija, kurai cita starpā ir raksturīga ekonomisko un tehnoloģisko procesu standartizācija, ir skaidri redzama vadības dokumentālā atbalsta jomā. Spilgts piemērs tam ir starptautiskā normatīvā un metodiskā akta ISO 15489:2001 izstrāde, pamatojoties uz Austrālijas Savienības nacionālo standartu AS 4390-1996, un autentisku standartu pieņemšana vairākās valstīs, kuru nacionālās standartizācijas institūcijas ir pārstāvēta ISO.

2.1.2. Sadraudzības arhīvi

Austrālijas Sadraudzības Arhīvu fondu pārstāv specializētu iestāžu tīkls, kas atbild ne tikai par valsts arhīvu fonda dokumentu glabāšanu, bet arī par normatīvo un normatīvo aktu izstrādi arhivēšanas jomā. Šajā tīklā ietilpst: Austrālijas Nacionālais arhīvs, Austrālijas Arhivāru biedrība un Federācijas Valsts arhīvs.

Austrālijas Nacionālais arhīvs tika izveidots 1961. gadā, kad Savienības arhīvu birojs atdalījās no Austrālijas Nacionālās bibliotēkas. 1975. gadā iestāde tika pārdēvēta par Austrālijas arhīvu, un 1998. gadā saņēma savu pašreizējo nosaukumu.

Paralēli mainījās arī Austrālijas Nacionālā arhīva statuss. 1983. gada Arhīvu likums institūcijām noteica valsts iestāžu un iestāžu dokumentu drošības nodrošināšanas funkciju. 2001. gadā Austrālijas Nacionālais arhīvs kļuva par federālu izpildinstitūciju kultūras un sporta ministra pakļautībā.

Austrālijas Nacionālā arhīva vadītāja oficiālais nosaukums ir "Ģenerāldirektors". Austrālijas Nacionālā arhīva padome tika izveidota saskaņā ar 1983. gada Arhīvu likuma 10. panta 1. punktu. Padomē ir senators, Pārstāvju palātas loceklis un 11 citi locekļi, kurus iecēlis kultūras un sporta ministrs. .

Strukturāli Austrālijas Nacionālais arhīvs ir sadalīts piecos departamentos: piekļuves un komunikācijas, konsultāciju dienesti, nacionālā koordinācija, ierakstu pārvaldība un glabāšana un valdības informācijas pārvaldība, un katru no tiem vada viens no ģenerāldirektora vietniekiem.

Austrālijas Arhivāru biedrība ir sabiedriska organizācija, kas tika izveidota 1975. gadā saistībā ar kvalificēta personāla trūkumu arhīvu darbinieku vidū.

Austrālijas Arhivāru biedrības funkcijās ietilpst:

Sava kvalificēta personāla izglītošana, ietverot specializētu apmācību un semināru vadīšanu;

Palīdzība valsts arhīvu fonda dokumentālo materiālu glabāšanas organizēšanā, to pareizas izmantošanas uzraudzība;

Visaptveroša palīdzība zinātnisko pētījumu veikšanā arhivēšanas jomā;

Informācijas publicēšana un izplatīšana ar citiem līdzekļiem saistībā ar Sadraudzības arhīvu organizēšanu.

Lēmumu par Austrālijas Arhivāru biedrības līdzšinējām aktivitātēm uzticēts pieņemt padomei, kuras locekļi tiek ievēlēti, pamatojoties uz iekšējās balsošanas rezultātiem.

Austrālijas Arhivāru biedrības darba struktūras ir darba grupas, kas ietver:

Darba grupa "Organizāciju arhīvi";

Darba grupa "Elektroniskie dokumenti";

Vietējo jautājumu darba grupa;

Darba grupa "Vietējo izpildvaras iestāžu arhīvi";

Darba grupa "Skolu arhīvi";

Darba grupa "Augstskolu arhīvi".

Viktorijas Valsts reģistru birojs ir izveidots ar 1973. gada Publisko ierakstu likumu, lai vāktu, aizsargātu un organizētu štata valdības ierakstu ilgtermiņa un pastāvīgu glabāšanu.

Viktorijas štata arhīvu pārvalda Ministru prezidenta un Ministru kabineta departamenta Kultūras nodaļa.

Viktorijas štata arhīva kompetencē ietilpst:

Valsts pārvaldes dokumentu veidošanas procesus regulējošo standartu sagatavošana;

Valdības aģentūru pārstāvju konsultēšana par standartu nosacījumu ieviešanu praksē. Apmācību un semināru vadīšana.

Analizējot Austrālijas Sadraudzības Arhīvu fonda organizācijas strukturālo diagrammu, mēs varam secināt, ka attiecīgās struktūras ir federālās valsts organizācijas, federālas sabiedriskās organizācijas un subjektu valsts organizāciju kombinācija un veic "trīsvienību" :

Normatīvo un normatīvo aktu izstrādātājs arhivēšanas jomā;

Kontrolieris-revidents, kurš tiek aicināts uzraudzīt to noteikumu izpildi praksē;

izglītības vide.

Tātad Austrālijas Sadraudzība ieņem vienu no pirmajām vietām pasaulē standartu izstrādē lietvedības un arhivēšanas jomā, daudzi Sadraudzības pieņemtie standarti kļūst starptautiski, tādējādi aktīvi ietekmējot lietvedības attīstību visā pasaulē.

2.2 Pieredze ar dokumentiem Itālijā

Biroja darbs mūsdienu Itālijā pastāv kopš 19. gadsimta sākuma – no laika, kad Itālijas valstīs dominēja Napoleona Francija. Francijas valdība ieviesa Itālijā dokumentu klasifikāciju un reģistrācijas sistēmu, kuras galvenās iezīmes saglabājušās arī mūsdienās. Četrpadsmit gadus pēc Itālijas Republikas izveidošanas, kas notika 1861. gadā, Romā tika atvērta valdība - Archivio Centrale dello Stato(Centrālais valsts arhīvs). Arhīvs, kas atrodas Romā, glabā dokumentus, ko izdevušas Itālijas valsts valdības centrālās administratīvās iestādes. Turklāt arhīvs pārvalda valsts arhīvu organizāciju hierarhiju visā Itālijā un veido valsts mēroga biroja darba struktūru.

Var teikt, ka modernais biroju darbs Itālijā aizsākās ar 1900. gada Karaļa dekrēta izdošanu (dokumentā tika izklāstīti valsts pārvaldes biroju un arhīvu iestāžu darba pamatprincipi). Taču tikai 1963. gadā tika izveidota biroja darba struktūra tādā formā, kādā tā oficiāli pastāv šodien. D iznāca tajā laikā. Ecreto del Presidente dello Republica(prezidenta dekrēts), kas noteica arhīva glabāšanas un lietvedības pamatprasības, kuras ar nelielām izmaiņām tiek piemērotas joprojām. Apskatīsim šo prasību būtību.

Itālijas reģistrācijas sistēma tika noteikta 1900. gada Karaliskajā dekrētā, un tā maz atšķiras no citām Eiropas sistēmām. Katra dokumentu kategorija, ko vieno kopīgs nosaukums vai tēma, atbilst vairākiem dokumentiem žurnālā. Parasti katrai dokumentu kategorijai tiek izveidots atsevišķs žurnāls. Tāpat kā lielākajā daļā reģistrācijas sistēmu, katrs birojā saņemtais vai izveidotais dokuments ir obligāti jāreģistrē žurnālā. Reģistrētie dokumenti tiek secīgi numurēti; ienākošo un izejošo dokumentu uzskaite tiek veikta atsevišķi žurnālā. Dokumenta reģistrācijas fakts ir oficiāls apliecinājums ne tikai pašam dokumenta esamībai, bet arī tā autentiskumam.

Reģistrējot ienākošos dokumentus, žurnālā ieraksta saņemšanas datumu, sūtītāja vārdu, uzvārdu un lietas priekšmetu. Reģistrējot izejošos dokumentus, norāda izveidošanas datumu, adresātu un lietas priekšmetu. Turklāt visi dokumenti tiek reģistrēti biroja žurnālā, kurā tie tiek saņemti.

Eiropas biroji parasti izmanto kaut kādu standarta lietu klasifikācijas shēmu saistībā ar reģistriem, un Itālija nav izņēmums. Ar 1900. gada Karalisko dekrētu tika ieviesta "sistemātiska klasifikācija pēc pilnvarām (misijas)". Šī standarta sistēma paredz gan vispārīgas, gan specifiskas priekšmetu kategorijas, kas veido pamatu valdības ministriju uzņēmējdarbības veikšanai.

Vispārējās lietu kategorijas ļauj klasificēt administratīvos dokumentus, kas ir kopīgi visām vai lielākajai daļai ministriju (piemēram, personas lietas), savukārt īpašās kategorijas atspoguļo konkrētas ministrijas vajadzības, tās darbības specifikas dēļ. Dažādās priekšmetu kategorijas veido klašu un apakšklašu hierarhiju, katrai no kurām ir piešķirts savs burtciparu kods. Līdzīga sistēma tiek plaši izmantota Ziemeļamerikā.

Papildus iepriekš minētajiem žurnāliem Itālijas kancelejas izmanto īpašu reģistrācijas žurnālu kategoriju, ko sauc reportieris. Šajos žurnālos ir saraksts ar visiem gadījumiem katrā priekšmetu kategorijā. Žurnālu rādītājus veido divi reģistri ar alfabētiski sakārtotiem personu sarakstiem, kuras veidojušas, nosūtījušas vai saņēmušas dokumentus, savukārt reģistrēto dokumentu priekšmetu indeksi tiek ievadīti trešajā žurnālā.

Dokumenti, kas izgājuši no aktīvās lietošanas, tiek pārvietoti no Itālijas valdības departamentiem uz tā sauktajiem "depozītu arhīviem" - starpkrātuvēm, kas ir sarežģīta valsts mēroga uzglabāšanas sistēma. Reizi gadā dokumenti no struktūrvienību iekšējiem arhīviem tiek nosūtīti depozitārija arhīvam, kur tie tiek glabāti 40 gadus no saņemšanas dienas. Pēc šī perioda dokumenti ar vēsturisku vērtību tiek nodoti atbilstošā arhīva krātuvē, un visi atlikušie tiek iznīcināti.

1963. gada prezidenta dekrēts, kas jau minēts iepriekš, nosaka arhivēšanas periodus visām valdības dokumentu kategorijām, tostarp valdības, reģionu un provinču un pašvaldību dokumentiem.

Kā jau minēts, Romā bāzētā Centrālā arhīvu administrācija pārvalda valsts arhīvu iestāžu tīklu, kurā ietilpst Centrālais valsts arhīvs, arhīvu uzraudzības iestādes, atsevišķu teritoriju un provinču reģionālie arhīvi un citas organizācijas.

Arhīvu uzraudzības institūcijas darbojas neatkarīgi no valsts arhīva un risina jautājumus reģionālā līmenī saistībā ar privātpersonām vai organizācijām piederošiem dokumentiem.

Tātad biroja darbs Itālijā sāka attīstīties vēlu. Francijas valdībai bija liela ietekme tādās jomās kā dokumentu klasifikācija un reģistrācijas sistēma. Mūsdienās Itālijas biroju sistēma daudz neatšķiras no citām Eiropas sistēmām.

3. Pašreizējā dokumentu pārvaldības stāvokļa analīze Krievijā

Šobrīd dokumentācijas regulēšana, pārvaldības dokumentācijas atbalsta organizācija un tehnoloģija tiek veikta vairākos virzienos: likumdošanas regulēšana, standartizācija, valsts mēroga rīcības normatīvo un normatīvi-metodisko dokumentu izstrāde.

Krievijas Federācijas likumiem ir visaugstākā juridiskā nozīme.

Krievijas Federācijas federālais likums "Par informāciju, informācijas tehnoloģijām un informācijas aizsardzību" noteica pienākumu dokumentēt informāciju, noteica vairākus terminus (informācija, informatizācija, informācijas resursi, dokumentēta informācija utt.), regulēja attiecības, kas izriet no radīšanas. un informācijas tehnoloģiju izmantošana, noteikta obligātā informācijas sniegšana valsts iestādēm .

Dokumentācijas pienākums ir minēts arī citos normatīvajos aktos. Tādējādi Krievijas Federācijas Civilkodekss noteica juridisko pamatu ne tikai juridisko personu darbībai, bet arī tās dokumentācijai. Vairāki panti nosaka prasības dokumentu informācijas (satura) sastāvam un to noformējumam. Jā, Art. Krievijas Federācijas Civilkodeksa 52. pantā ir ietverta prasība par hartas un dibināšanas līguma saturu, uz kuru pamata darbojas juridiskās personas; Art. 185 un 186 nosaka šāda dokumenta rekvizītus kā pilnvaru; in Art. 878 čeka forma ir definēta utt.

Krievijas Federācijas tiesību akti par Krievijas Federācijas arhīvu fondu un arhīviem noteica, ka Krievijas Federācijas arhīvu fondā ir iekļauti dokumenti, kas atrodas tās teritorijā, neatkarīgi no to organizāciju īpašumtiesību formas, kurās tie tika izveidoti. Tāpēc daudzi iestāžu, organizāciju un uzņēmumu dokumenti pēc noteikta laika normatīvajos dokumentos noteiktajā kārtībā ir jānodod glabāšanai valsts arhīvā.

Krievijas Federācijas tiesību akti reglamentē prasības dokumentiem, kas nosūtīti, izmantojot dažādus saziņas līdzekļus (pasts, telegrāfs, faksimili un elektroniskie ziņojumi), prasības informācijas aizsardzībai dažādos tās izveides un uzglabāšanas posmos, piešķirot dokumentiem oficiālu (juridisko spēku). . Tie satur arī informatizācijas procesu regulēšanas pamatus. Likums nosaka īpašumtiesības uz atsevišķiem dokumentiem un dokumentācijas masīviem, informācijas kategorijām atbilstoši tai pieejas līmeņiem.

Virkne tiesību aktu satur normas, kas jāņem vērā, sagatavojot un izpildot pārvaldības dokumentus. Pie šādiem aktiem pieder, piemēram, Krievijas Federācijas likums “Par preču zīmēm, pakalpojumu zīmēm un preču izcelsmes nosaukumiem”, kas nosaka uz veidlapas ievietotas uzņēmuma emblēmas reģistrācijas kārtību; Krievijas Federācijas valdības dekrēts "Par zīmogu un veidlapu ar Krievijas Federācijas valsts ģerboņa reprodukciju ražošanas, lietošanas, glabāšanas un iznīcināšanas racionalizāciju" utt.

Pašlaik saskaņā ar federālo mērķprogrammu darbojas GSDOU - noteikumu sistēma, kas nosaka pamatnoteikumus darbam ar dokumentiem organizācijās. Sistēma ir orientēta arī uz komerciālām struktūrām. Tas sastāv no divām daļām: normatīvās un metodiskās. Normatīvajā daļā noteikti galvenie uzdevumi un funkcijas, dokumentācijas atbalsta dienesta darbības tiesiskais regulējums organizācijā, tā aptuvenā struktūra; dokumentu sagatavošanas un noformēšanas kārtība; visi darba posmi ar tiem: piegāde, caurbraukšana, apstrāde, uzskaite, reģistrācija, izpildes kontrole, informācijas un uzziņu darbs, dokumentu operatīvā uzglabāšana, dokumentu un informācijas meklēšana; informācijas izguves sistēmu aizsardzība; dokumentu sagatavošana arhīvam; dokumentu vērtības pārbaudes veikšanas kārtību; dokumentu uzglabāšanas organizēšana. Tas ir vienots automatizētas dokumentācijas komplekss, kura pamatā ir mūsdienīgi teksta redaktori, automatizēta darbplūsma (ieskaitot e-pastu), datu bāzes un automatizēta dokumentu glabāšana un izmantošana (tostarp automatizētas lietu nomenklatūras, lietu uzskaites u.c.).

GOST R 6.30-2003 USD Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Dokumentācijas prasības.

Standarts attiecas uz "organizatoriskajiem un administratīvajiem dokumentiem, kas saistīti ar vienoto organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēmu (USORD) - rezolūcijām, rīkojumiem, rīkojumiem, lēmumiem, protokoliem, aktiem, vēstulēm u.c. ... izmanto darbībās:

Federālās valsts varas institūcijas, Krievijas Federācijas veidojošo vienību valsts varas institūcijas, tostarp Krievijas Federācijas subjekti, kuriem līdzās krievu valodai kā valsts nacionālajai valodai ir arī vietējās pašpārvaldes institūcijas;

Uzņēmumi, organizācijas un to apvienības neatkarīgi no organizatoriskās un juridiskās formas.

Šobrīd pirmsskolas izglītības jomā ir identificējamas vairākas problēmas un to risināšanas veidi. Vajag ieviest likumu par dokumentāciju.

Krievijas Federācijas dokumentācijas likumam vajadzētu būt būtiskai lomai pirmsskolas izglītības iestāžu problēmu risināšanā. Likums dos iespēju noformēt dokumentācijas nodrošinājuma vispārējos principus un būtiskākos noteikumus, tai skaitā pienākumu dokumentēt visu organizāciju darbību, dokumentācijas formas un metodes, elektronisko dokumentāciju, dokumentētas informācijas apmaiņu, lai apmierinātu vajadzības. par tiesību subjektu dokumentēšanu un atbildības pasākumiem par pārkāpumiem. Likumam jākļūst par fundamentālu normatīvo regulējumu, kas ne tikai atrisinās daudzus strīdīgus elektronisko dokumentu pārvaldības un elektronisko arhīvu jautājumus, bet arī zināmā mērā noteiks pirmsskolas izglītības iestāžu automatizācijas attīstības virzienus un turpmākās perspektīvas. Dokumentācijas likuma pieņemšana ir neatliekams tuvākās nākotnes uzdevums. Lai nodrošinātu unifikāciju, nepieciešams izstrādāt jaunus standartus.

Dokumentācijas tehnoloģisko problēmu risināšanu veicina izstrādātais VNIIDAD un apstiprināts ar Krievijas Federācijas valsts standartu GOST 6.30-2003. "USD. ORD sistēma. Prasības papīriem." Standarts, uzrādot prasības dokumentācijas elementu unifikācijai, ievērojami atvieglo standarta, vienotu un vienotu procesu izveidi gan tradicionālajai, gan automatizētajai dokumentēšanai, dokumentētās informācijas glabāšanai un pārsūtīšanai. Ārkārtīgi svarīga ir arī visas Krievijas tehniskās, ekonomiskās un sociālās informācijas klasifikatoru turpmākā izstrāde un uzturēšana (atjaunināšana), t.sk. vadības dokumentācijas formas departamentu, uzņēmumu un organizāciju līmenī. Pievērsīsimies citu valstu pieredzei. Amerikas Savienotajās Valstīs kopš 1976. gada ir spēkā Federālais ierakstu pārvaldības likums. Termins "Dokumentu pārvaldība" nozīmē plānošanu, kontroli, virzīšanu, organizēšanu, apmācību, popularizēšanu un citas administratīvās un pārvaldības darbības, kas saistītas ar dokumentu izveidi, uzglabāšanu, izmantošanu un spēju rīkoties ar dokumentiem. 1980. gadā tika pieņemts "Likums par darba ar dokumentiem samazināšanu", kura mērķis bija izveidot vienotu tiesisko regulējumu šajā administratīvās darbības jomā. ASV Nacionālajā arhīvā ir spēcīga vienība, kas ir atbildīga par dokumentu pārvaldību. Ņemsim sev tuvākus Eiropas piemērus.

Anglija. Kopš 1985. gada pastāv valdības programma dokumentu pārvaldības uzlabošanai. Ministru kabineta pakļautībā ir otra administratīvā nodaļa, kas kopā ar Lielbritānijas Valsts arhīvu ar atbilstošu valdības finansiālu atbalstu nodarbojas ar dokumentācijas pārvaldību mūsdienīgā tehniskā un tehnoloģiskā līmenī. Vācijā, kur, kā zināms, federālisms ir paaugstināts līdz valsts uzbūves principam, valdība 21.06.95 apstiprināja centralizētu biroja darba sistēmu, pamatojoties uz vispārējiem federālo ministriju darba noteikumiem. Vācu dokumentu speciālisti un arhivāri šo faktu uzskata par savu lielo uzvaru, kas prasīja Bundesarhīva darbinieku un vadītāju ilgstošus pūliņus. Turklāt šis tiesību akts nav pirmais Vācijas vēsturē. Kopš 1926. gada bija spēkā "impērijas likums par vispārējo biroja darba kārtību", bet 1958. gadā tika izveidots "Likums par federālo ministriju darba vispārējo kārtību". Interesanti, ka modernās biroja darba sistēmas izstrādātāji Vācijas federālajās ministrijās par vienu no saviem galvenajiem uzdevumiem izvirzīja izveidot vienotu lietu nomenklatūru federālajām ministrijām un pretoties kārdinājumam atteikties no stingrām sistematizācijas shēmām dokumentu grupēšanai un šifrēšanai, izmantojot modernas. datortehnoloģijas. Šo sarakstu varētu turpināt ar citiem piemēriem no likumdošanas, piemēram, Čehijas Republikā, kur arhīvu likums 1994./1997.-2002. visu organizāciju pienākums neatkarīgi no īpašuma formas ir skaidri rakstīts uzturēt kārtībā dokumentāciju, rūpēties par tās uzskaiti un uzglabāšanu. Līdzīga norma ir ierakstīta līdzīgā Baltkrievijas un citu valstu tiesību aktā. Var atgādināt arī Austrālijas pieredzi, kur 1996. gadā pirmo reizi pasaulē tika pieņemts Nacionālais dokumentu pārvaldības standarts, kas satur ieteikumus darbam ar tradicionālajiem papīra dokumentiem un ar moderniem elektroniskajiem dokumentiem.

Elektroniskā dokumentu pārvaldības problēma, pirmsskolas izglītības iestāžu automatizācija ir cieši saistīta ar elektroniskā dokumenta problēmu. Šobrīd dažādi uzņēmumi ir izstrādājuši un ieviesuši lielu skaitu automatizētu dokumentu pārvaldības sistēmu (ADMS), ko raksturo specifiskas pieejas un datorkomunikāciju ieviešanas līdzekļi. Diemžēl šajās norisēs nav vienotas terminoloģijas. Izstrādātāju firmu produktiem ir tādi nosaukumi kā: dokumentu pārvaldības sistēma, datorsistēma biroja darbam un darbplūsmas automatizācijai, biroja vadības sistēma, izplatīta dokumentu pārvaldības sistēma, elektroniskais arhīvs utt. Izstrādāto un izstrādāto sistēmu nosaukumu dažādība tikai norāda uz to, ka šodien šī informācijas tirgus joma vēl nav izveidojusies kā neatkarīgs segments, un dažos gadījumos ASUD produkti risināšanas laikā parādās kā saistīti izstrādnes vai blakusprodukts. citi sarežģītāki uzdevumi. Tomēr ASUD skaits pieaug diezgan strauji.

Ir iespējams formulēt noteiktas prasības modernai dokumentu pārvaldības sistēmai organizācijā. Pirmkārt, ASUD pilnībā jāveic visi pārvaldības dokumentālā atbalsta uzdevumi: dokumentu sagatavošana, to reģistrācija, izpildes kontrole, dokumentu meklēšana, glabāšana un uzziņu darbs pie dokumentu masīva. Sistēma jāveido uz vienotiem metodoloģiskiem principiem, programmatūras, aparatūras un tehnoloģiskiem risinājumiem, kā arī pašreizējo organizatorisko un juridisko nosacījumu ietvaros valsts tiesību aktu, valsts standartu, instrukciju un prasību veidā. ASUD būtu jānodrošina uzkrātā informācijas resursa pilnīga izmantošana (integrācija) un jāīsteno vienas informācijas ievades un daudzkārtējas izmantošanas princips gan dokumentāli, gan faktiski. Sistēmai arī jāpalīdz administratoriem izvēlēties dokumentu pārvietošanas maršrutus organizācijā, nodrošinot nepieciešamo informācijas aizsardzības pakāpi pret nesankcionētu piekļuvi. Automatizētajai vadības sistēmai mūsdienu apstākļos jāspēj paplašināties par noteiktiem komponentiem (tehnisko ierīču un tehnoloģiju skaits, dokumentu skaits (informācijas apjoms), lietotāju skaits) un saprātīgās robežās pielāgoties mainīgajam lietotājam. prasībām.

Nevajadzētu domāt, ka šīs problēmas ir tikai Krievijas problēmas. Visa biznesa pasaule ir norūpējusies par līdzīgām problēmām. Piemēram, 1996. gadā angļu valodā veikts pētījums parādīja, ka gandrīz pusei aptaujāto Lielbritānijas iestāžu ir lielas problēmas informācijas un dokumentācijas jomā. Šajās iestādēs ir vāji izveidota nepieciešamās dokumentācijas meklēšanas sistēma. 77,6% dažāda ranga vadītāju atzinuši, ka paši meklē informāciju, un tikai 18% vēršas pēc palīdzības pie palīgiem un sekretārēm. Maz ticams, ka šī situācija ilustrē efektīvu pārvaldību.

Tādējādi spēkā esošie tiesību akti satur ievērojamu skaitu obligāto normu, noteikumu un prasību dažādu valsts un nevalstisko organizāciju darbību dokumentēšanai, noteikta veida dokumentu noformēšanai, to saturam un teksta struktūrai.

Secinājums

Jāpiebilst, ka ārvalstīs (Eiropa, ASV u.c.) informācijas tehnoloģiju pielietošanā dokumentācijas nodrošināšanā ir pavirzījušās daudz tālāk, īpaši jautājumos par elektroniskā dokumentu pārvaldība un elektronisko dokumentu izmantošana. Tā, protams, ir pirmā svarīgākā atšķirība. ISO 2001. gadā pieņēma dokumentu pārvaldības standartu (ISO:15489-1-2001); arī Eiropā 2001. gadā tika izstrādāta un pieņemta specifikācija "Parauga Eiropas prasības elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmām".

Šie fakti liecina, ka attīstītajās valstīs tie nepārstāv dokumentu pārvaldību bez informācijas tehnoloģiju izmantošanas. Viņi nav dalījušies ilgu laiku biroja darbs uz tradicionālo, kā tas joprojām ir pie mums pieņemts, un ar informācijas tehnoloģiju izmantošanu. Viņiem ir kādi papīri, kas balstīti uz moderno informācijas tehnoloģiju izmantošanu, citu vienkārši nevar būt.

Otra lieta, kas jāņem vērā, ir dažas īpašas pieejas dokumentu pārvaldībai, kas ir raksturīgas degļu ražošana Rietumeiropa un ASV, kas, starp citu, ir atspoguļots ISO-15489 standartā, sadaļā, kas nosaka prasības dokumentu pārvaldības procesiem. Standartā dokumentu pārvaldības procesi nesākas ar dokumentu reģistrāciju, bet gan ar dokumentu pārbaudi un glabāšanas termiņu noteikšanu. Viņiem arī ir reģistrācija, bet tā nav pirmajā vietā. Pa lielam te nav pretrunu, jo mēs arī nosakām dokumentu glabāšanas termiņus, bet pie mums tas parasti tiek darīts pēc dokumenta noformēšanas, kad tas (vai kopija) tiek nodots glabāšanai lietā.

Vēl viena atšķirība: viena no funkcijām biroja darbs Krievijā ir dokumentu noformēšanas kontrole.. Tādā formā, kādā šī funkcija tiek realizēta krievu kantora darbā, tas laikam nekur nav atrodams. Katrai valstij ir sava specifika biroja darbs tāpēc varam teikt, ka dokumentu noformēšanas laika kontrole ir Krievijas specifika.

Šobrīd dokumentu pārvaldības jomā ir izstrādāts pietiekams skaits standartu, kas ļauj regulēt jebkura formāta dokumentu pārvaldību Starptautiskajā standartizācijas asociācijā un jebkuros plašsaziņas līdzekļos, ko savas darbības laikā ir izveidojušas un saņem dažādas organizācijas, noteikt noteikumus par tulkojumu noformēšanu standarta formā, kas tos vienkāršo.piemērošanu dažādām lietotāju kategorijām.

Starptautisko standartu galvenais uzdevums ir vienotas metodoloģiskās bāzes izveide starptautiskā līmenī jaunu un esošo kvalitātes sistēmu pilnveidošanai un to sertifikācijai.

Austrālijas Sadraudzība ieņem vienu no pirmajām vietām pasaulē standartu izstrādē biroja darba un arhivēšanas jomā, daudzi Sadraudzības valstīs pieņemtie standarti kļūst starptautiski, tādējādi aktīvi ietekmējot biroja darba attīstību visā pasaulē.

Globalizācija, kurai cita starpā raksturīga ekonomisko un tehnoloģisko procesu standartizācija, ir skaidri saskatāma vadības dokumentālā atbalsta jomā. Spilgts piemērs tam ir starptautiskā normatīvā un metodiskā akta ISO 15489:2001 izstrāde, pamatojoties uz Austrālijas Savienības nacionālo standartu AS 4390-1996, un autentisku standartu pieņemšana vairākās valstīs, kuru nacionālās standartizācijas institūcijas ir pārstāvēta ISO.

Pašreizējie Krievijas Federācijas tiesību akti satur ievērojamu skaitu obligāto normu, noteikumu un prasību dažādu valsts un nevalstisko organizāciju darbību dokumentēšanai, noteikta veida dokumentu noformēšanai, to saturam un teksta struktūrai.

Izmantoto avotu saraksts

Federālais likums "Par informāciju, informācijas tehnoloģijām un informācijas aizsardzību" datēts ar 2006. gada 27. jūliju Nr. 149-FZ

Vadības dokumentācijas atbalsta valsts sistēma. Vispārīgās prasības vadības dokumentārā atbalsta dokumentiem un pakalpojumiem.-M., 1991.g

GOST R 6.30-2003 USD Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Dokumentācijas prasības

ISO 15489-2001 Informācija un dokumentācija — dokumentu pārvaldība

ISO 23081-1:2004 Informācija un dokumentācija — Ierakstu pārvaldības procesi — Dokumentu metadati

ISO 22310 “Informācija un dokumentācija. Standartos ietvertās dokumentu pārvaldības prasības”

ISO 5127-2001 "Informācija un dokumentācija — vārdu krājums"

ISO 2384-1977 "Dokumentācija — tulkojumu izpilde"

AS ISO 15489-2002 "Ierakstu ģenerāldirektors"

DV Volkova.Starptautiskās standartizācijas organizācijas darbība. Biroja darbs.2006 Nr.2.lpp 66-70

A.S. Golotņiks. Austrālijas Savienības valsts standartizācijas sistēma kā pasaules globalizācijas procesu indikators// Biroja darbs 2007.-№4.pp 66-70

... aiz muguras komercbankas aiz muguras ārzemēs 5 1.1. Uzraudzības sistēmas būtība 5 1.2 Pieredze strādāt komercbankas aiz muguras ārzemēs 11 2. Uzraudzības sistēma aiz muguras... sanāksmes parakstītas dokumentu fiksē... kredīts organizācijām. Kredīta pārbaudes organizācijām var...

1. Personāla motivācija aiz muguras ārzemēs

   Abstract >> Vadība

   Izveidojot atbilstošu regulējumu dokumentu ieviešam šo noteikumu ... rakstāmmašīna, skaitīšana Darbs uc Normatīvās izpētes praksē strādāt aiz muguras ārzemēs lietots un... procenti pieredze lielie rietumu uzņēmumi organizācijām iekšējās sistēmas...

2. Psiholoģiskais un pedagoģiskais atbalsts bērniem ar sarežģītiem attīstības traucējumiem aiz muguras ārzemēs

   Pārbaudes darbs >> Psiholoģija

   ... aiz muguras ārzemēs 2.1 Organizācija kurlneredzīgo bērnu mācīšana aiz muguras ārzemēs(70-80. gadi) 2.2 Organizācija ... aiz muguras ārzemēs. Ir svarīgi ņemt vērā ne tikai pieredze, bet arī ārvalstu ekspertu kļūdas in strādāt... mācot nedzirdīgo un normatīvo dokumentus uzņemta konkrētā...

3. Tehnoloģija strādāt no dokumentus ierobežota piekļuve

   Abstract >> Rūpniecība, ražošana

   Kuras ir visnopietnākās robežas aizsargātas elektroniskās informācijas aizsardzība ... Lietas sākumā tika veikta iekšējā inventārs dokumentus ietverts tajā, beigās ... lietu. Kontrole aiz muguras strādāt no dokumentus ierobežota piekļuve, ko veic galva organizācijām, viņa...

4. Krievu imigrantu sociālais statuss aiz muguras ārzemēs

   Kursa darbs >> Socioloģija

   Piešķirts īpašajam organizācijām- valsts dienesti ... komisijas, krievi par dokumentus izrādījās tikai 6 tūkstoši ... pētījumi vai strādāt, bet atlikušie aiz muguras ārzemēs. Emigrācijas galamērķi... strādāt citā valstī vai nepietiekamas svešvalodas zināšanas. Bet pieredze ...

Atslēgvārdi: Biroja darbs, Personāla vadība, Valsts un pašvaldību pārvalde, Sertifikācijas un standartizācijas pamati.

Pētījuma objekts ir nosacījumu "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas nodrošinājuma organizēšanā" analīze. Pētījuma priekšmets ir atsevišķu jautājumu izskatīšana, kas formulēti kā šī pētījuma mērķi.

Pētījuma mērķis ir izpētīt tēmu "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā" no jaunāko pašmāju un ārvalstu pētījumu par līdzīgiem jautājumiem skatpunkta.

Darba gaitā tika veikta tēmas "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā" teorētiskā un metodiskā analīze, iekļaujot fenomena "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā" izpētes teorētiskos aspektus, tika pētīta tēma "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā".

Tālāk tika veikts pētījums par "Ārvalstu pieredzes vadības dokumentācijas nodrošinājuma organizēšanā" aktualitāti mūsdienu apstākļos, izmantojot pēdējo gadu statistikas datus un zinātniskās publikācijas.

Pētījuma rezultātā tika identificēti un kvantitatīvi pamatoti konkrēti problēmas "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā" risināšanas ceļi, tajā skaitā dažas problēmas "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā" risināšanas iespējas un tendences. tika apzināta tēmas "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā" izstrāde.

Īstenošanas pakāpe - priekšlikumi un konkrētas aktivitātes tika pārbaudītas organizācijas darbībā, kas kalpoja par pamatu izglītības praksei.

Piedāvātos pasākumus ar zināmu specifikāciju var izmantot Krievijas uzņēmumu personāla dienestu darbā.

Piedāvāto pasākumu īstenošana ļauj precīzāk izprast "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā" būtību un aktuālās problēmas.

Avotu apskats par tēmu "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā"

Šī darba sagatavošanā izmantotās literatūras sarakstā ir 36 bibliogrāfiskie avoti. Raksturosim dažus no tiem:

Norādīto problēmu "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā" aplūko M. Ju. Rogožins grāmatā "", kas izdota 2009. gadā un satur 384 lappuses. No grāmatas apraksta varam secināt, ka

Tāpat mūsdienu jautājumu regulēšanas problēmas par tēmu "Ārvalstu pieredze pārvaldības dokumentācijas atbalsta organizēšanā" aplūko M. Ju. Rogožins monogrāfijā "Dokumentācijas atbalsts vadībai". Šī grāmata izdota izdevniecībā "Prospect" 2009.gadā, satur 0 lpp.

Universāls izglītojošs un praktisks ceļvedis sniedz atbildes uz visiem galvenajiem jautājumiem par uzņēmuma (organizācijas, iestādes) darbības vadības dokumentārā atbalsta (DOE) efektīvu organizēšanu. Rokasgrāmatas materiāls ir sniegts vispusīgi, pamatojoties uz tiesību aktiem un noteikumiem par pirmsskolas izglītības jautājumiem. Rokasgrāmatā galveno vietu ieņem dokumentu pārvaldības (dokumentu pārvaldības) un darbību dokumentēšanas jautājumu izskatīšana, tostarp pirmsskolas izglītības iestādes apkalpošana, personāla dienests un uzņēmuma grāmatvedība. Uzņēmumu vadītājiem, viņu vietniekiem vadības darbā, pirmsskolas izglītības iestāžu, personāla apkalpošanas un grāmatvedības nodaļu darbiniekiem, kā arī specialitātē 350800 "Vadības dokumentācijas un dokumentācijas nodrošinājums" studentiem.

Grāmatā "Vadības dokumentācija" tika aktualizēti vairāki aktuāli jautājumi. Šīs tēmas aktualitāti un novitāti R. E. Bulats noteica savā pētījumā, ko 2012. gadā publicēja izdevniecība "Business Press". Grāmatas apraksts skan šādi.

Mācību līdzekļa saturs atbilst disciplīnas "Dokumentācija personāla daļā" mācību programmai, kas iekļauta specialitātes 080505.65 "Personāla vadība" speciālo disciplīnu blokā, kā arī disciplīnas "Dokumentārais nodrošinājums" mācību programmai. personāla vadība", kas ir daļa no profesionālās cikla pamatdaļas augstākās profesionālās izglītības priekšzīmīgai galvenās izglītības programmas apmācības virzienā "Personāla vadība" - 080400, ko izstrādājusi Krievijas Augstskolu izglītības iestāde izglītība vadības jomā. Izdevumā izklāstītās normatīvās prasības (arī tās, kas stājušās spēkā 2012.gadā) un metodiskie ieteikumi vadības darbību dokumentēšanai un sistemātiskas pieejas ieviešanai mūsdienīgas organizācijas vadības dokumentēšanai būs noderīgas gan studentiem, gan maģistrantiem, gan pasniedzējiem, jo kā arī praktiķi vadības darbību dokumentēšanas jomā.

Turklāt, pētot tēmu "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā", tika izmantoti tādi periodiski avoti kā:

1. Ārvalstu pieredze sabiedrisko pakalpojumu tiesiskajā regulēšanā. A.F. Vasiļjeva, Krievijas tiesību žurnāls, Nr.12, 2007. gada decembris.
2. Alternatīva komerciāla strīdu risināšana. Ārzemju pieredze. D. Stoletova, "HR darbiniece. Personāla vadība", Nr.10, 2007. gada oktobris.
3. Konkurētspējas problēma organizācijas personāla vadībā. V.Šapovalovs, "Personāla vadība", 2007.gada 18.septembris.
4. 1C: 8. uzņēmums — pieredze pārejas organizācijā. "BUH.1S", Nr.9, 2007. gada septembris.
5. Kolekcijas bizness turpina iegūt spēku un pieredzi. I.E. Smirnovs, "Vadība kredītiestādē", Nr.5, 2007.gada septembris-oktobris.

Ievada paraugs

Prezentētais darbs ir veltīts tēmai "Ārvalstu pieredze dokumentācijas pārvaldības organizēšanā".

Šī pētījuma problēma ir aktuāla mūsdienu pasaulē. Par to liecina biežā izvirzīto jautājumu izpēte.

Tēma "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā" tiek pētīta vienlaikus vairāku savstarpēji saistītu disciplīnu krustpunktā. Zinātnes pašreizējo stāvokli raksturo pāreja uz tēmas "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā" problēmu globālu izskatīšanu.

Daudzi darbi ir veltīti izpētes jautājumiem. Pamatā mācību literatūrā izklāstītais materiāls ir vispārīga rakstura, un daudzās monogrāfijās par šo tēmu aplūkoti šaurāki problēmas "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā" jautājumi. Tomēr, pētot noteiktās tēmas problēmas, ir jāņem vērā mūsdienu apstākļi.

Problēmas "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas nodrošinājuma organizēšanā" augstā nozīme un nepietiekamā praktiskā izstrāde nosaka šī pētījuma neapšaubāmu novitāti.

Turpmāka uzmanība problēmas risināšanai "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas nodrošinājuma organizēšanā" nepieciešama, lai padziļināti un pamatotāk risinātu konkrētas šī pētījuma priekšmeta aktuālās problēmas.

Šī darba aktualitāti nosaka, no vienas puses, lielo interesi par tēmu "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas nodrošinājuma organizēšanā" mūsdienu zinātnē, no otras puses, tās nepietiekamo attīstību. Ar šo tēmu saistīto jautājumu izskatīšanai ir gan teorētiska, gan praktiska nozīme.

Rezultātus var izmantot analīzes metodoloģijas izstrādei "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā".

Problēmas "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā" izpētes teorētiskā nozīme slēpjas apstāklī, ka izskatīšanai izvēlētie jautājumi atrodas vairāku zinātnes disciplīnu krustpunktā vienlaikus.

Šī pētījuma objekts ir nosacījumu "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas nodrošinājuma organizēšanā" analīze.

Vienlaikus pētījuma priekšmets ir atsevišķu jautājumu izskatīšana, kas formulēti kā šī pētījuma mērķi.

Pētījuma mērķis ir izpētīt tēmu "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā" no jaunāko pašmāju un ārvalstu pētījumu par līdzīgiem jautājumiem skatpunkta.

1. Izpētīt teorētiskos aspektus un apzināt "Ārvalstu pieredzes dokumentācijas pārvaldības organizēšanā" būtību.
2. Teikt par problēmas "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā" aktualitāti mūsdienu apstākļos.
3. Ieskicē tēmas "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā" risināšanas iespējas.
4. Norādīt tēmas "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā" attīstības tendences.

Darbam ir tradicionāla struktūra un ir iekļauts ievads, galvenā daļa, kas sastāv no 3 nodaļām, noslēgums un bibliogrāfiskais saraksts.

Ievadā tiek pamatota tēmas izvēles atbilstība, izvirzīts pētījuma mērķis un uzdevumi, raksturotas pētījuma metodes un informācijas avoti.

Pirmā nodaļa atklāj vispārīgus jautājumus, atklāj problēmas vēsturiskos aspektus "Ārvalstu pieredze dokumentācijas pārvaldības organizēšanā". Definēti pamatjēdzieni, noteikta jautājumu "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā" skanējuma aktualitāte.

Otrajā nodaļā sīkāk aplūkots "Ārvalstu pieredze dokumentācijas atbalsta organizēšanā vadībai" saturs un mūsdienu problēmas.

Trešajai nodaļai ir praktisks raksturs un, pamatojoties uz individuāliem datiem, tiek veikta esošā stāvokļa analīze, kā arī "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā" attīstības perspektīvu un tendenču analīze. izgatavots.

Pamatojoties uz pētījuma rezultātiem, tika atklātas vairākas ar aplūkojamo tēmu saistītas problēmas un izdarīti secinājumi par turpmākas izpētes/problēmas stāvokļa uzlabošanas nepieciešamību.

Līdz ar to šīs problēmas aktualitāte noteica darba tēmas "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā" izvēli, jautājumu loku un tā uzbūves loģisko shēmu.

Pētījuma teorētiskā un metodiskā bāze bija normatīvie akti, normatīvie akti par darba tēmu.

Informācijas avoti referāta rakstīšanai par tēmu "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanā" bija izglītojošā pamatliteratūra, lielāko aplūkojamās jomas domātāju fundamentālie teorētiskie darbi, ievērojamu pašmāju un ārvalstu praktisko pētījumu rezultāti. autori, raksti un recenzijas specializētajos un periodiskajos izdevumos, kas veltīti tēmai "Ārvalstu pieredze vadības dokumentācijas nodrošinājuma organizēšanā", uzziņu literatūra, citi attiecīgie informācijas avoti.