संगठन की गतिविधियों में डॉव सेवा की भूमिका। संगठन में प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण सहायता सेवा (डीओयू)। दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन, अनुपालन का गुणवत्ता नियंत्रण

आधुनिक परिस्थितियों में, जब कई संस्थानों में प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण के साथ काम कंप्यूटर प्रौद्योगिकी पर आधारित होता है, तो पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के कार्य केवल संस्थान के दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करने, दस्तावेज़ों को रिकॉर्ड करने और उनके निष्पादन की निगरानी तक सीमित नहीं होते हैं। पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा स्वचालित के विकास में कार्य निर्धारित करने में सीधे तौर पर शामिल है जानकारी के सिस्टमदस्तावेज़ों के साथ काम करने, सूचना तक पहुंच सुनिश्चित करने और जानकारी की सुरक्षा करने, दस्तावेज़ों के साथ काम में सुधार लाने के लिए।

इस प्रकार, DOW सेवा निर्णय लेती है कार्यों के तीन मुख्य सेट:

1) प्रबंधन गतिविधियों का दस्तावेज़ीकरण सुनिश्चित करना।

2)संस्था में दस्तावेजों के साथ कार्य का संगठन।

3) दस्तावेजों के साथ काम करने के रूपों और तरीकों में सुधार।

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के सामने आने वाले कार्य उसके कार्यों को निर्धारित करते हैं।

1. प्रबंधन गतिविधियों का दस्तावेज़ीकरण सुनिश्चित करने का कार्य निम्नलिखित कार्य करके हल किया जा सकता है:

• प्रपत्रों का विकास और डिज़ाइन, उनका उत्पादन सुनिश्चित करना;
• दस्तावेज़ों का उत्पादन, प्रतिलिपि बनाना और भंडारण सुनिश्चित करना;
• दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन का गुणवत्ता नियंत्रण, दस्तावेजों के अनुमोदन और प्रमाणीकरण के लिए स्थापित प्रक्रिया का अनुपालन।

2. दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने और उनके साथ काम करने का कार्य संस्था में निम्नलिखित कार्यों को निष्पादित करके हल किया जाता है:

• दस्तावेज़ पारित करने के लिए एक समान प्रक्रिया स्थापित करना (संस्थागत दस्तावेज़ प्रवाह);
• आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेज़ों का अग्रेषण प्रसंस्करण;
• इनकमिंग, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेजों का पंजीकरण और लेखांकन;
• दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण;
• दस्तावेज़ों का व्यवस्थितकरण, उनका भंडारण और उपयोग सुनिश्चित करना;
• नागरिकों की अपील के साथ काम का संगठन;
• सूचना सुरक्षा सुनिश्चित करना।

3. दस्तावेजों के साथ काम करने के रूपों और तरीकों में सुधार के कार्य निम्नलिखित कार्य शामिल करें:

• विनियामक, अनुदेशात्मक, पद्धति संबंधी दस्तावेजों का विकास और संशोधन और उन्हें संगठन के कर्मचारियों के ध्यान में लाना;
• दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए स्थापित नियमों के अनुपालन पर पद्धतिगत मार्गदर्शन और नियंत्रण संरचनात्मक विभाजनसंगठन;
• संगठन के कर्मचारियों की योग्यता में सुधार करना और दस्तावेजों के साथ काम करने के मुद्दों पर उनसे परामर्श करना;
• संगठन के दस्तावेज़ीकरण को सुव्यवस्थित करना, दस्तावेज़ों को एकीकृत करने के लिए कार्य करना, संगठन की गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ प्रपत्रों की टाइमशीट और एल्बम विकसित करना;
• दस्तावेजों के साथ काम करने के नए रूपों और तरीकों का विकास और कार्यान्वयन, संगठन के दस्तावेज़ प्रवाह में सुधार, प्रदर्शन अनुशासन में वृद्धि;
• दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए स्वचालित सूचना प्रणाली और डेटाबेस के विकास और सुधार के लिए कार्य निर्धारित करना।

दस्तावेज़ीकरण विज्ञान एक वैज्ञानिक अनुशासन है जो प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों के गठन और कामकाज के पैटर्न का अध्ययन करता है। दस्तावेज़ प्रबंधन शब्दावली प्रणाली का आधार पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों की शब्दावली है। परंपरागत रूप से, दस्तावेज़ प्रसंस्करण से जुड़ी गतिविधि के क्षेत्र को कार्यालय कार्य कहा जाता है। शब्दावली मानक कार्यालय कार्य को गतिविधि की एक शाखा के रूप में परिभाषित करता है जो आधिकारिक दस्तावेजों के साथ दस्तावेज़ीकरण और कार्य के संगठन को सुनिश्चित करता है। GOST R 51141-98 के अनुसार "कार्यालय कार्य" शब्द "दस्तावेज़ीकरण प्रबंधन" शब्द का पर्याय है।

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के मुख्य कार्य और कार्य

सेवा के मुख्य उद्देश्य हैं:

1) प्रबंधन गतिविधियों का दस्तावेज़ीकरण सुनिश्चित करना;

2) संस्था में दस्तावेजों के साथ काम का संगठन;

3) दस्तावेजों के साथ काम करने के रूपों और तरीकों में सुधार।

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के कार्य उसके कार्यों को निर्धारित करते हैं।

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा का मुख्य उद्देश्य प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन पर कार्य का संगठन, प्रबंधन, समन्वय, नियंत्रण और कार्यान्वयन है।

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के कार्य

सेवा कार्य दस्तावेज़ीकरण समर्थनसंगठन का प्रबंधन:

1 संगठनात्मक और कार्यप्रणाली. कार्यालय के काम पर नियामक और पद्धति संबंधी दस्तावेजों का विकास (दस्तावेज़ीकरण समर्थन के लिए निर्देश, मामलों का नामकरण, आदि); प्रबंधन प्रलेखन सहायता सेवा (सेवा विनियम, कर्मचारियों के नौकरी विवरण) की गतिविधियों को विनियमित करने वाले नियामक दस्तावेजों का विकास; प्रबंधन प्रलेखन सहायता सेवा आदि के कर्मचारियों के लिए उन्नत प्रशिक्षण का संगठन।

2 तकनीकी. दस्तावेजों का स्वागत और प्राथमिक प्रसंस्करण; दस्तावेज़ों की प्रारंभिक समीक्षा; दस्तावेजों का पंजीकरण (इनकमिंग, आउटगोइंग, आंतरिक), दस्तावेजों की समीक्षा का आयोजन और उन्हें निष्पादकों को स्थानांतरित करना; दस्तावेज़ भेजना; दस्तावेजों का उत्पादन; दस्तावेजों की प्रतिलिपि बनाना और पुन: प्रस्तुत करना; मामलों का गठन; संग्रह आदि में स्थानांतरण के लिए मामले तैयार करना।

3 डिज़ाइन। दस्तावेज़ प्रपत्रों का विकास; एकीकृत दस्तावेज़ प्रपत्रों का विकास; दस्तावेजों आदि के साथ काम करने के रूपों और तरीकों में सुधार।

4 सूचनात्मक और विश्लेषणात्मक. प्रबंधन के विचार की आवश्यकता वाले दस्तावेजों पर मसौदा संकल्प तैयार करना; आधिकारिक पत्रों, प्रशासनिक और अन्य दस्तावेजों का मसौदा तैयार करना; दस्तावेजों के अनुमोदन में भागीदारी; दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण के परिणामों पर डेटा का विश्लेषण और संश्लेषण; दस्तावेज़ प्रवाह की मात्रा पर सारांश (रिपोर्ट) तैयार करना; प्रबंधन आदि के निर्देशों पर संगठन के संग्रह में दस्तावेज़ों की खोज करना।

5 परीक्षण. शाखाओं, विभागों, प्रतिनिधि कार्यालयों सहित संरचनात्मक प्रभागों और अधीनस्थ संगठनों में दस्तावेजों के साथ काम के संगठन पर नियंत्रण; दस्तावेजों के साथ काम करने में मानदंडों और नियमों के अनुपालन की निगरानी करना; दस्तावेज़ों और फ़ाइलों आदि की सुरक्षा सुनिश्चित करने पर नियंत्रण।

संरचना।

एक संरचनात्मक इकाई पर विनियम एक स्थानीय नियामक अधिनियम है जो परिभाषित करता है:

एक इकाई बनाने (बनाने) की 1 प्रक्रिया

2. संगठन की संरचना में इकाई की कानूनी स्थिति

3.विभाजन संरचना

4. इकाई के कार्य, कार्य, अधिकार, कर्तव्य एवं उत्तरदायित्व

5. उद्यम की अन्य संरचनात्मक इकाइयों के साथ इकाई की बातचीत की प्रक्रिया

संरचनात्मक इकाई पर विनियम एक मूल प्रति में तैयार किए जाते हैं, जिसे निदेशालय या कार्यालय में संग्रहीत किया जाता है, एक समय में एक प्रति संबंधित संरचनात्मक इकाई को, कार्मिक विभाग को, उस इकाई को भेजी जाती है जिसने विनियमन विकसित किया है। सभी संरचनात्मक प्रभागों पर विनियम उद्यम में स्थायी रूप से संग्रहीत किए जाते हैं।

संरचनात्मक इकाई पर नियम संगठन और पारिश्रमिक, कार्मिक सेवा या कार्मिक सेवा विभाग द्वारा विकसित किए जाते हैं। संयुक्त कार्य में कानूनी या कानूनी विभाग को शामिल करने की सिफारिश की गई है। संरचनात्मक इकाई पर मसौदा विनियम अनिवार्य अनुमोदन के अधीन हैं:

1. वरिष्ठ प्रबंधक (यदि इकाई किसी बड़ी इकाई का हिस्सा है)

2. संगठन के उप प्रमुख, प्रबंधन कर्मचारियों के बीच जिम्मेदारियों के वितरण के अनुसार इकाई की गतिविधियों का पर्यवेक्षण करते हैं

3. कार्मिक प्रबंधन के लिए जिम्मेदार कार्मिक सेवा या अन्य इकाई का प्रमुख

4. कानूनी या कानूनी विभाग के प्रमुख या संगठन के वकील के साथ

कभी-कभी प्रत्येक संरचनात्मक इकाई स्वतंत्र रूप से अपने लिए इन विनियमों को विकसित करती है, जो बेहद अवांछनीय है, क्योंकि सभी संरचनात्मक इकाइयों के लिए विनियमों को उद्यम के लिए समान नियमों और आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए विकसित किया जाना चाहिए।

कानून संरचनात्मक प्रभागों पर विनियमों और उनके विकास के नियमों की आवश्यकताओं को परिभाषित नहीं करता है, इसलिए प्रत्येक उद्यम स्वतंत्र रूप से निर्णय लेता है कि किसी विशेष प्रभाग की गतिविधियों के आयोजन के किन मुद्दों को इन स्थानीय नियमों में विनियमित किया जाना चाहिए।

संरचनात्मक इकाई पर नियमों में निम्नलिखित अनुभाग शामिल हो सकते हैं:

1. सामान्य प्रावधान

2. इकाई की संरचना और स्टाफिंग स्तर

3. लक्ष्य और उद्देश्य

4.कार्य

5. अधिकार एवं शक्तियाँ

6. मैनुअल

7.इंटरैक्शन (सेवा संचार)

8.जिम्मेदारी

9.कार्य का संगठन

प्रभागों पर विनियम मानक और व्यक्तिगत हो सकते हैं। समान संगठनों और संरचनात्मक प्रभागों के लिए मानक प्रावधान विकसित किए गए हैं। यदि कोई मानक प्रावधान है, तो उसके आधार पर व्यक्तिगत विकास किया जाता है

नियम इसके प्रमुख द्वारा विकसित किए जाते हैं और उनके द्वारा हस्ताक्षरित होते हैं। प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षरित विनियम अनुमोदन के लिए प्रस्तुत किए जाते हैं, जो संगठन के भीतर वीज़ा के साथ जारी किया जाता है।

1.1 प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन (डीएमएस) सेवा द्वारा किया जाता है, जो सीधे संगठन के प्रमुख के अधीनस्थ एक स्वतंत्र संरचनात्मक इकाई के रूप में कार्य करता है।

1.2 पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के प्रबंधन को संबंधित प्रोफ़ाइल में उच्च या माध्यमिक विशेष शिक्षा वाले विशेषज्ञों द्वारा प्रतिस्थापित किया जाना चाहिए।

1.3 पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा है गोल मोहरइसके नाम के पदनाम के साथ.

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के मुख्य कार्यों पर विचार करने से पहले, उस उद्देश्य और मुख्य कार्यों पर प्रकाश डालना आवश्यक है जिन्हें हल करने के लिए इसे डिज़ाइन किया गया है। पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान का उद्देश्यसंगठन के कर्मचारियों (सूचना प्रणाली के उपभोक्ताओं) को दस्तावेजी जानकारी का समय पर प्रावधान है। पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के मुख्य कार्य:

वर्तमान मानकों के अनुसार संगठन में दस्तावेज़ीकरण और दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए एक समान प्रक्रिया सुनिश्चित करना;

दस्तावेज़ों के साथ काम करने के रूपों और तरीकों में सुधार, जिसमें उनका स्वचालन भी शामिल है।

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के कार्यों का सेटइन समस्याओं को हल करना विशिष्ट और विनियमित है" सामान्य प्रावधानजीएसडीओयू"। आइए उन कार्यों पर विचार करें जो कार्य के मुख्य क्षेत्रों और उन्हें पूरा करने के लिए बनाई गई संरचनात्मक इकाइयों के अनुसार उनके समूहीकरण को प्रकट करते हैं।

प्रभाग का नाम	कार्य निष्पादित किये गये
सचिवालय (सहायक प्रबंधक, सहायक सचिव, तकनीकी सचिव)	प्रबंधक को संबोधित दस्तावेजों की प्रारंभिक समीक्षा और तैयारी; प्रबंधक की ओर से दस्तावेजों की तैयारी और अनुमोदन; बातचीत और बैठकों के लिए संगठन और दस्तावेज़ीकरण सेवाएँ, कॉलेजियम प्रबंधन निकायों का दस्तावेज़ीकरण; प्रबंधकों के लिए अप्रलेखित सेवाएँ: (टेलीफोन पर बातचीत, आगंतुकों का स्वागत, स्वागत कार्य का आयोजन, संगठनात्मक और सूचना सेवाएँ और तकनीकी सहायता, प्रबंधकों के लिए व्यावसायिक बैठकें और व्यावसायिक यात्राएँ आयोजित करना, आदि)
प्रोटोकॉल समूह	कॉलेजियम निकायों के लिए कार्य योजनाओं का विकास; शासी निकायों की बैठकें आयोजित करना और आयोजित करना; उनकी गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करना; नियामक और प्रशासनिक दस्तावेजों, पत्रों, प्रमाणपत्रों का मसौदा तैयार करना; प्रशासनिक दस्तावेजों के रूप में कॉलेजियम निकायों के निर्णयों का पंजीकरण, बैठकों के कार्यवृत्त के उद्धरण, प्रमाणपत्रों का विश्लेषण और संरचनात्मक प्रभागों की रिपोर्ट; स्वागत, पंजीकरण, भंडारण संगठन, वितरण आवश्यक दस्तावेज; सूचना और संदर्भ कार्य; कॉलेजियम निकायों के निर्णयों के कार्यान्वयन पर नियंत्रण।
विकास सुधार विभाग (ब्यूरो, सेक्टर, केंद्र)।	- पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों में सुधार के लिए उपायों का विकास और कार्यान्वयन (प्रपत्रों के निर्माण से लेकर, सूचना सुरक्षा सुनिश्चित करने, टाइमशीट और दस्तावेज़ प्रपत्रों के एल्बम का निर्माण, दस्तावेज़ प्रवाह और पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों के संगठनात्मक और तकनीकी उपकरणों में सुधार तक); - पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों के लिए मानक और पद्धति संबंधी समर्थन का विकास; - संगठन की वर्गीकरण निर्देशिकाओं का विकास (वर्गीकृत, मामलों का नामकरण, भंडारण अवधि के साथ दस्तावेजों की सूची); - पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों के कर्मचारियों और प्रबंधन स्टाफ विशेषज्ञों के लिए उन्नत प्रशिक्षण आयोजित करना; - संगठन के कर्मचारियों से परामर्श करना और पूर्वस्कूली शिक्षा के मुद्दों पर उनकी गतिविधियों की निगरानी करना।
अभियान	- दस्तावेज़ प्राप्त करना और भेजना; - संरचनात्मक इकाइयों तक उनकी डिलीवरी; - आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेजों का मात्रात्मक लेखांकन।
दस्तावेजों के लेखांकन और पंजीकरण के लिए प्रभाग	- इनकमिंग, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेजों का पंजीकरण; - सूचना और संदर्भ कार्य का गठन और रखरखाव; - आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेजों की सही तैयारी और निष्पादन पर नियंत्रण; - विचार हेतु प्रबंधन को प्रस्तुत करने हेतु दस्तावेज़ तैयार करना; - फाइलों को संकलित करना और उन्हें संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए तैयार करना।
नियंत्रण समूह (ब्यूरो, विभाग, निरीक्षण)	- दस्तावेजों के निष्पादन की समय सीमा पर नियंत्रण व्यवस्थित करना, उन्हें नियंत्रण में रखना और नियंत्रण से हटाना; - दस्तावेजों के निष्पादन की प्रगति के बारे में निष्पादन का विनियमन और प्रबंधन को सूचित करना; - अंतिम नियंत्रण का संगठन (प्रदर्शन अनुशासन का विश्लेषण और दस्तावेजों के निष्पादन के लिए समय सीमा की वैधता)।
स्वागत (पत्रों का समूह या नागरिकों की अपील का विभाग)	- नागरिकों की अपील वाली फाइलों का निर्माण और भंडारण; - अपील के कारणों और उनके विचार के परिणामों का विश्लेषण और सामान्यीकरण; संगठन (प्राधिकरण) के नेतृत्व द्वारा नागरिकों के स्वागत का संगठन।
दस्तावेज़ उत्पादन केंद्र (विभाग, समूह)	- ड्राफ्ट से दस्तावेज़ों का पुनर्मुद्रण; - पाठ पढ़ना और संपादित करना; - किए गए कार्य का लेखा-जोखा।
नकल करना और उसके दौरान ब्यूरो	- दस्तावेज़ों की प्रतिलिपि बनाना; - दस्तावेजों की प्रतिकृति; - तैयारी विज्ञापन उत्पाद; - किए गए कार्य का लेखा-जोखा।
विभागीय पुरालेख	- भंडारण के लिए संरचनात्मक इकाइयों से दस्तावेज़ स्वीकार करना और उन्हें पद्धतिगत सहायता प्रदान करना - संरचनात्मक इकाइयों में फ़ाइलों के निर्माण और भंडारण के लिए नियमों के अनुपालन की निगरानी करना - दस्तावेजों का लेखांकन, व्यवस्थितकरण और भंडारण, उनके आंदोलन और उपयोग का आयोजन - के विकास में भागीदारी नियामक और पद्धति संबंधी दस्तावेज़ अभिलेखीय मामलेऔर पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान - मामलों को राज्य भंडारण में तैयार करना और स्थानांतरित करना।

वर्तमान में, प्रलेखित जानकारी के साथ काम के स्वचालन के संबंध में, संगठन एक संबंधित सूचना प्रबंधन सेवा बना रहे हैं, जिनकी गतिविधियाँ अभी तक नियामक दस्तावेजों द्वारा विनियमित नहीं हैं। आमतौर पर, सेवा इकाइयाँ विभाग होती हैं रखरखावइलेक्ट्रॉनिक प्रणाली, सूचना और विश्लेषणात्मक विभाग, आदि।

इस सेवा के मुख्य कार्य:

˜ कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के उपयोग पर आधारित सूचना प्रौद्योगिकी का परिचय

संगठन के लिए एक व्यापक सूचना प्रणाली का निर्माण

˜ सूचना प्रणाली संचालन गतिविधियाँ

डेटाबेस उपभोक्ताओं की सूचना आवश्यकताओं की एक प्रणाली का डिज़ाइन और समर्थन

˜ योग्य सेवा कर्मियों का चयन, आदि।

इस प्रकार, हम देखते हैं कि सामान्य तौर पर पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के कार्यों को टाइप और समूहीकृत किया जाता है। पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा को डिजाइन करते समय, कोई भी संगठन या कार्यकारी अधिकारी इसकी संरचना की विशेषताओं और इसकी गतिविधियों की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए प्रस्तावित संरचनात्मक और कार्यात्मक विकल्पों पर भरोसा कर सकते हैं। यदि आवश्यक हो, तो एक विभाग में कई कार्यों को संयोजित करना संभव है, लेकिन किसी भी संगठन में कार्यों के सेट का पूरी तरह से प्रतिनिधित्व किया जाना चाहिए, भले ही सभी कार्यालय कार्य एक ही व्यक्ति द्वारा किए जाएं।

नया पेज 1

कार्यालय कार्य के संगठन का स्वरूप

कार्यालय कार्य के आयोजन के तीन रूप हैं:

- केंद्रीकृत;

- विकेन्द्रीकृत;

मिश्रित।

पर केंद्रीकृत रूपकार्यालय कार्य के संगठन में, दस्तावेज़ प्रसंस्करण के लिए सभी तकनीकी संचालन एक संरचनात्मक इकाई (पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा) में केंद्रित होते हैं, और दस्तावेजों के साथ रचनात्मक कार्य अन्य संरचनात्मक इकाइयों में किया जाता है। कार्यालय कार्य के संगठन के एक केंद्रीकृत रूप के फायदों में संगठन द्वारा प्राप्त और उसमें बनाए गए सभी दस्तावेजों का एक एकल डेटाबेस बनाने की संभावना शामिल है, जो दस्तावेजों की खोज की दक्षता को बढ़ाना संभव बनाता है और इसलिए, संदर्भ कार्य को अनुकूलित करता है। दस्तावेज़ों पर. यदि संगठन में रैखिक-कार्यात्मक संगठनात्मक संरचना है तो कार्यालय कार्य के संगठन के केंद्रीकृत रूप का उपयोग करने की सलाह दी जाती है।

विकेंद्रीकृत स्वरूप कार्यालय कार्य के संगठन में प्रत्येक संरचनात्मक इकाई में एक स्वतंत्र कार्यालय कार्य सेवा का निर्माण शामिल है। इसे प्रभागीय प्रकार के लिए उपयोग करने की सलाह दी जाती है संगठनात्मक संरचनाया संगठन के संरचनात्मक प्रभागों की क्षेत्रीय असमानता की स्थितियों में।

मिश्रित रूप कार्यालय कार्य के आयोजन में पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा में कुछ कार्यालय संचालन (दस्तावेजों का स्वागत, पंजीकरण, नियंत्रण, पुनरुत्पादन) करना, संरचनात्मक इकाइयों में अन्य (दस्तावेजों का निर्माण और निष्पादन, उनका व्यवस्थितकरण, फ़ाइलों का निर्माण और भंडारण) करना शामिल है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कार्यालय कार्य के संगठन के मिश्रित रूप के साथ, समान तकनीकी संचालन, उदाहरण के लिए, आने वाले और भेजे गए दस्तावेजों का पंजीकरण, श्रेणी के आधार पर, पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा और संरचनात्मक प्रभागों दोनों में किया जा सकता है। दस्तावेज़ों का.

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान का नाम चुनना

वर्तमान में, कोई नियामक दस्तावेज या पद्धति संबंधी दस्तावेज नहीं हैं जो पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के नाम की पसंद और इसकी संरचना के निर्धारण का मार्गदर्शन करें, इसलिए संगठनों को इन मुद्दों पर स्वतंत्र रूप से निर्णय लेने का अधिकार है। हालाँकि, उसी समय विचार करने के लिए कई कारक हैं:

- संगठन की गतिविधियों की प्रकृति, इसकी संरचना (प्रभागों की संख्या, प्रबंधन कर्मचारियों की संख्या और कर्मचारियों की कुल संख्या);

- संगठन के दस्तावेज़ प्रवाह की मात्रा;

- एक अधीनस्थ प्रणाली (अधीनस्थ संगठन, शाखाएँ, प्रभाग, प्रतिनिधि कार्यालय) की उपस्थिति और उनके और केंद्रीय शासी निकाय के बीच संबंध की प्रकृति।

व्यवहार में, कार्यालय कार्य विभाग के लिए विभिन्न नामों का उपयोग किया जाता है: कार्यालय प्रबंधन, कार्यालय, सामान्य विभाग, कार्यालय कार्य विभाग, पत्राचार विभाग, कार्यालय कार्य सेवा, दस्तावेज़ प्रबंधन सेवा, दस्तावेज़ प्रबंधन विभाग, दस्तावेज़ीकरण विभाग, आदि।

व्यवसाय प्रबंधन, एक नियम के रूप में, एक प्रभाग है जिसकी एक आंतरिक संरचना होती है। व्यवसाय प्रबंधन के भाग के रूप में, समूह, क्षेत्र, विभाग और अन्य संरचनात्मक भाग हैं जो दस्तावेजों का लेखांकन और पंजीकरण, दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण, कॉलेजियम निकायों के दस्तावेजों के साथ काम करना, दस्तावेजों का उत्पादन, दस्तावेजों की नकल और प्रतिकृति प्रदान करते हैं। साथ ही सचिवालय, पुरालेख, कार्यालय कार्य में सुधार के लिए विभाग आदि जैसी इकाइयाँ। कार्यालय प्रबंधन बड़े संगठनों में बनाया जाता है जिनकी एक अधीनस्थ संरचना होती है: संघीय कार्यकारी प्राधिकरण (मंत्रालय, सेवाएँ, एजेंसियां), बड़ी संयुक्त स्टॉक कंपनियाँ, आदि। कार्यालय प्रबंधन, विशुद्ध रूप से कार्यालय कार्य कार्यों के साथ, अधीनस्थ संगठनों के कार्यालय कार्य के लिए संगठनात्मक और पद्धतिगत सहायता प्रदान करता है।

दिए गए शेष नाम - कार्यालय, सामान्य विभाग, कार्यालय प्रबंधन विभाग आदि, सामग्री की दृष्टि से पर्यायवाची माने जा सकते हैं। पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के लिए कार्यालय शायद सबसे अधिक समझने योग्य और परिचित नाम है। यह सुविधाजनक है क्योंकि इसमें एक शब्द शामिल है, जिसका अर्थ है कि इसका उपयोग करना आसान है, लेकिन कई लोगों के दिमाग में यह नाम "कार्यालय की दिनचर्या", "लिपिकीय लालफीताशाही" से जुड़ा है, यानी कार्यालय के काम के नकारात्मक पहलुओं के साथ। . नाम "सामान्य विभाग" » बहुत से लोग इसे ठीक से नहीं समझते हैं, क्योंकि "सामान्य" शब्द का अर्थ कुछ भी हो सकता है, लेकिन हम अभी भी दस्तावेज़ों के साथ काम करने के बारे में बात कर रहे हैं। इस संबंध में, नाम "कार्यालय प्रबंधन विभाग", "दस्तावेज़ प्रबंधन विभाग" आदि हैं। अधिक सफल। इन विचारों के आधार पर, कार्यालय कार्य सेवा का नाम चुनते समय, प्राथमिकता दी जानी चाहिए, यदि "कार्यालय" नाम नहीं (इसकी स्पष्टता और उपयोग में आसानी के कारण), तो "कार्यालय कार्य विभाग" जैसे नामों को। "दस्तावेज़ समर्थन विभाग", आदि।

पूर्वस्कूली शिक्षा सेवा की संगठनात्मक संरचना

बड़े उद्यमों में पूर्वस्कूली शिक्षा सेवा के हिस्से के रूप में, कार्यात्मक समूहों की पहचान की जाती है और प्रत्येक कर्मचारी को कुछ जिम्मेदारियाँ सौंपी जाती हैं। पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा में एक सचिवालय, एक अभियान, एक नियंत्रण समूह (ब्यूरो, विभाग), एक पत्र समूह (शिकायत ब्यूरो, सार्वजनिक अपील विभाग), एक टाइपिंग ब्यूरो, एक नकल ब्यूरो और एक संग्रह शामिल हो सकते हैं।

मध्यम आकार के उद्यमों में पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के कार्य कार्य के क्षेत्रों में व्यक्तिगत विशेषज्ञों द्वारा किए जाते हैं।

छोटे उद्यमों में पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा में 2-3 लोग होते हैं।

कई संगठनों में, पूर्वस्कूली शिक्षा सेवा एक स्वतंत्र इकाई नहीं है, बल्कि प्रशासनिक और आर्थिक सेवा, कार्मिक प्रबंधन सेवा या लेखा विभाग का हिस्सा है। हालाँकि, दस्तावेजों के साथ काम का आयोजन एक पूरी तरह से स्वतंत्र प्रकार की गतिविधि है जिसका आर्थिक समर्थन या से कोई लेना-देना नहीं है लेखांकन. चूंकि DOW सेवा वास्तव में पूरे संगठन के दस्तावेज़ीकरण और दस्तावेज़ प्रवाह का प्रबंधन करती है, इसलिए यह एक स्वतंत्र इकाई होनी चाहिए, भले ही इसमें छोटे कर्मचारी हों (यह 2-3 लोग हो सकते हैं), सीधे संगठन के प्रमुख या इनमें से किसी एक को रिपोर्ट करें। उप प्रमुख, जो सूचना और दस्तावेज़ीकरण का प्रभारी है। यह मौलिक रूप से भी महत्वपूर्ण है क्योंकि पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा सीधे प्रबंधन के साथ काम करती है, दस्तावेजों की समीक्षा के मुद्दों को हल करती है, उनके निष्पादन की निगरानी करती है, प्रबंधन के निर्देशों पर दस्तावेजों पर संदर्भ कार्य करती है और प्रबंधन के अन्य निर्देशों को पूरा करती है।

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा की आधिकारिक संरचना और स्टाफिंग स्तर का निर्धारण

श्रमिकों की कार्य संरचना का निर्धारण करते समय, किसी को श्रमिक व्यवसायों, कर्मचारी पदों और के अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए। टैरिफ श्रेणियाँ(ओकेपीडीटीआर) और प्रबंधकों, विशेषज्ञों और अन्य कर्मचारियों के पदों की योग्यता निर्देशिका (रूस के श्रम मंत्रालय के दिनांक 21 अगस्त, 1998 संख्या 37 के संकल्प द्वारा अनुमोदित)।

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान में कर्मियों की संख्या निर्धारित करने के लिए, श्रम और श्रम संगठन पर नियामक दस्तावेजों का उपयोग किया जाता है। कार्यालय कर्मचारियों के लिए श्रम मानक, उनके स्टाफिंग स्तर की गणना सहित, निम्नलिखित दस्तावेजों के आधार पर किए जाते हैं:

1. प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन पर काम के लिए अंतरक्षेत्रीय एकीकृत समय मानक। एम., 1995.

2. मंत्रालयों, विभागों, उद्यमों और संगठनों के प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन में सुधार के लिए समय मानक। एम, 1992.

3. प्रबंधन निकायों के लिए स्वचालित अभिलेखीय प्रौद्योगिकी और दस्तावेज़ीकरण समर्थन पर काम के लिए समय मानक। एम., 1993.

4. संघीय कार्यकारी अधिकारियों की प्रबंधन संरचनाओं के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन पर काम के लिए समय मानक। एम., 2002.

एक नियम के रूप में, इकाइयों की संख्या निर्धारित करना स्वयं पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की जिम्मेदारी नहीं है - यह कार्य श्रम और वेतन विभागों या आर्थिक प्रभागों द्वारा किया जाता है, लेकिन यदि आवश्यक हो, तो ऐसी गणना पूर्वस्कूली के कर्मचारियों द्वारा भी की जा सकती है। शैक्षणिक संस्थान सेवा. उपर्युक्त श्रम नियमों में शामिल हैं दिशा निर्देशोंइन दस्तावेज़ों को व्यवहार में लागू करने के संबंध में।

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा और कर्मचारियों के नौकरी विवरण पर विनियमों का विकास

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा को व्यवस्थित करने में एक महत्वपूर्ण कार्य पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा पर नियमों और कर्मचारियों के लिए नौकरी विवरण का विकास है। यह कार्य पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के प्रमुख द्वारा स्वयं या योग्य विशेषज्ञों की भागीदारी से हल किया जाता है। पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा पर नियम और उसके कर्मचारियों के नौकरी विवरण संगठनात्मक और कानूनी दस्तावेज का एक सेट बनाते हैं, जिसका विकास इस सेवा के निर्माण के संगठनात्मक चरण को पूरा करता है।

प्रभाग पर विनियम – संस्था की संरचना में इकाई की संगठनात्मक और कानूनी स्थिति को परिभाषित करने वाला एक दस्तावेज़।

राज्य प्रबंधन प्रलेखन प्रणाली में शामिल हैं अनुमानित स्थितिपूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के बारे में, लेकिन वर्तमान में इसे केवल प्रबंधन प्रणाली में हुए परिवर्तनों को ध्यान में रखते हुए और जो आधुनिक कानून में परिलक्षित होते हैं, व्यवहार में लागू करना संभव है।

राज्य शैक्षिक संस्थान के अनुसार पूर्वस्कूली शैक्षिक संस्थान सेवा पर विनियमों के पाठ में निम्नलिखित अनुभाग शामिल होने चाहिए:

1. सामान्य प्रावधान।

2. पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के लक्ष्य और उद्देश्य।

3. पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के कार्य।

4. पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के अधिकार और जिम्मेदारियाँ।

5. पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा और अन्य संरचनात्मक प्रभागों के बीच संबंध।

राज्य बजटीय शैक्षिक संस्थान की सलाहकार प्रकृति आवश्यक परिवर्तन और स्पष्टीकरण करने की संभावना मानती है। विशेष रूप से, हमारी राय में, चौथे खंड "अधिकार और जिम्मेदारियां" को दो खंडों में विभाजित करने की सलाह दी जाती है: "अधिकार" और "जिम्मेदारी" इस तथ्य के कारण कि ये पूरी तरह से अलग अवधारणाएं हैं।

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा बनाने का संगठनात्मक चरण नौकरी विवरण के विकास के साथ समाप्त होता है। पत्रिका ने नौकरी विवरण के विकास पर बार-बार लेख प्रकाशित किए हैं, इसलिए इस लेख में हम खुद को केवल सामान्य टिप्पणियों तक ही सीमित रखेंगे। इसका ध्यान रखना चाहिए नौकरी का विवरणएक विशिष्ट पद के लिए विकसित किया गया है, और यदि किसी विभाग में कई समान पद हैं, लेकिन उन पर कार्यरत कर्मचारी अलग-अलग कर्तव्य निभाते हैं, तो नौकरी की जिम्मेदारियों के प्रत्येक सेट के लिए एक अलग नौकरी विवरण विकसित किया जाना चाहिए। एक विशिष्ट परिसर की स्थिति के लिए असाइनमेंट नौकरी की जिम्मेदारियांदस्तावेज़ के शीर्षक में परिलक्षित होना चाहिए, उदाहरण के लिए: दस्तावेजों के लेखांकन और पंजीकरण में एक विशेषज्ञ का नौकरी विवरण, दस्तावेजों के निष्पादन की निगरानी में एक विशेषज्ञ का नौकरी विवरण, नागरिकों की अपील के साथ काम करने में एक विशेषज्ञ का नौकरी विवरण, आदि। .

1 परिचय 2

2 डाउ सेवा की अवधारणा 4

DOW 6 सेवा के 3 मुख्य कार्य और कार्य

4 DOW 9 सेवा का विनियामक विनियमन

5 DOW 14 सेवाओं की संरचना और कार्य

6 निष्कर्ष 26

परिचय

वर्तमान में, अधिकांश रूसी सरकारी संगठनों और वाणिज्यिक फर्मों को रिकॉर्ड रखने की एक व्यवस्थित प्रणाली की अनुपस्थिति की विशेषता है, इस तथ्य के बावजूद कि यह तर्कसंगत और स्पष्ट रूप से व्यवस्थित रिकॉर्ड प्रबंधन है, जो संगठन के प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन निर्धारित करता है, कि उद्यम की दक्षता में उल्लेखनीय वृद्धि कर सकता है।

प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन एक ऐसी गतिविधि है जो एक स्वतंत्र संरचनात्मक इकाई के रूप में कार्य करते हुए एक संस्था, संगठन और उद्यम के कार्यों को लागू करने की प्रक्रिया में दस्तावेज़ीकरण और दस्तावेज़ीकरण प्रबंधन के संगठन को शामिल करती है। यह हो सकता है: व्यवसाय प्रबंधन, सामान्य विभाग, कार्यालय या सचिवालय। किसी संगठन की प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन सबसे महत्वपूर्ण सेवा प्रबंधन कार्य है, जिसका तर्कसंगत संगठन प्रबंधन निर्णयों की गति और गुणवत्ता और समग्र रूप से संगठन की दक्षता निर्धारित करता है।

पाठ्यक्रम कार्य के विषय की प्रासंगिकता इस तथ्य में निहित है कि कार्यालय कार्य आधुनिक प्रौद्योगिकी के उपयोग के साथ वैज्ञानिक संगठन पर आधारित प्रबंधन कार्यों में से एक है। आधुनिक परिस्थितियों में, कई संस्थानों में प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण के साथ काम कंप्यूटर प्रौद्योगिकी पर आधारित है; प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण सहायता सेवा के कार्य केवल संस्थान के दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करने, दस्तावेज़ों को रिकॉर्ड करने और उनके निष्पादन की निगरानी तक ही सीमित नहीं हैं। प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण सहायता सेवा सीधे दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए स्वचालित सूचना प्रणालियों के विकास, सूचना और सूचना सुरक्षा तक पहुंच सुनिश्चित करने और दस्तावेजों के साथ काम में सुधार करने में कार्यों को स्थापित करने में शामिल है। और हम वैज्ञानिक प्रगति के युग में रहते हैं, जहां सब कुछ नई प्रौद्योगिकियों के सुधार पर आधारित है, जो हमें अपने काम में और मदद करेगा।

उद्देश्य पाठ्यक्रम कार्यकिसी संगठन में दस्तावेज़ीकरण प्रबंधन की वैज्ञानिक समस्या का अध्ययन, प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण सहायता सेवा के मुख्य कार्यों की संरचना और प्रकटीकरण का विवरण और संगठन में उद्देश्य का निर्धारण है।

लक्ष्य के आधार पर निम्नलिखित कार्य निर्धारित किये गये:

एक पत्रिका का अध्ययन करना जो पाठ्यक्रम कार्य के विषय को प्रकट करता है;

संगठन में प्रबंधन प्रलेखन सेवा के बारे में बात करें, इसके मुख्य कार्यों और कार्यों की सूची बनाएं;

प्रबंधन प्रलेखन सेवाओं की संरचना पर विचार करें और उनके मुख्य कार्यों का वर्णन करें।

1. डाउ सेवा की अवधारणा

कार्यालय कार्य गतिविधि की एक शाखा है जो आधिकारिक दस्तावेजों के साथ दस्तावेज़ीकरण और कार्य का संगठन प्रदान करती है।

कार्यालय कार्य में दस्तावेजों के निर्माण और निष्पादन, उनके निष्पादन और समय सीमा पर नियंत्रण, दस्तावेजों की रिकॉर्डिंग, निष्पादित दस्तावेजों से मामलों का निर्माण, वर्तमान मामलों का भंडारण और उपयोग, और दाखिल करने के लिए उनकी तैयारी पर काम की पूरी श्रृंखला शामिल है। पुरालेख.

वर्तमान में, शब्द "ऑफिसवर्क" अक्सर "प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन" (डीओयू) जैसा लगता है।

प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन एक विशेष सेवा द्वारा किया जाता है, जो एक स्वतंत्र संरचनात्मक इकाई के रूप में कार्य करती है। यह हो सकता है: व्यवसाय प्रबंधन, सामान्य विभाग, कार्यालय या सचिवालय।

एसडीओयू किसी संस्था की एक संगठनात्मक अलग संरचनात्मक इकाई है जो दस्तावेजों के साथ काम करती है।

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा का मुख्य कार्य कार्यों के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक प्रबंधन जानकारी के विभिन्न स्तरों पर समय पर प्रसंस्करण और प्रसारण करना है।

छोटे संगठनों में, जहां संसाधित दस्तावेज़ों की मात्रा छोटी है और ऐसी सेवा का निर्माण अव्यावहारिक है, प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन पर सभी कार्य प्रबंधक के सचिव या इस कार्य के लिए विशेष रूप से आवंटित कर्मचारी द्वारा किए जाते हैं।

किसी संगठन की प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन प्रबंधन का सबसे महत्वपूर्ण सेवा कार्य है, जिसका तर्कसंगत संगठन प्रबंधन निर्णय लेने की गति और गुणवत्ता और समग्र रूप से संगठन की दक्षता निर्धारित करता है।

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के संगठनात्मक स्वरूप का चुनाव प्रबंधन और पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के निर्णय पर ही निर्भर करता है। दस्तावेज़ों के साथ काम करने के चुने हुए रूप का विनियमन कार्यालय कार्य के निर्देशों में निहित है

2. डॉव सेवा के मुख्य कार्य और कार्य

आधुनिक परिस्थितियों में, जब कई संस्थानों में प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण के साथ काम कंप्यूटर प्रौद्योगिकी पर आधारित होता है, तो पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के कार्य केवल संस्थान के दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करने, दस्तावेज़ों को रिकॉर्ड करने और उनके निष्पादन की निगरानी तक सीमित नहीं होते हैं। पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा सीधे दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए स्वचालित सूचना प्रणाली के विकास, सूचना और सूचना सुरक्षा तक पहुंच सुनिश्चित करने और दस्तावेजों के साथ काम में सुधार करने में कार्य निर्धारित करने में शामिल है।

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के लक्ष्य:

दस्तावेजों के साथ काम करने के रूपों और तरीकों में सुधार;

दस्तावेजों (उनकी तैयारी और प्रसंस्करण) के साथ काम करने के लिए एक समान प्रक्रिया का परिचय;

स्थानांतरण के लिए दस्तावेजों के निष्पादन और तैयारी का नियंत्रण राज्य पुरालेखमौजूदा नियमों के अनुसार;

दस्तावेज़ प्रवाह और दस्तावेज़ प्रपत्रों की संख्या कम करना;

संगठन के पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों में सुधार के लिए मानक और पद्धति संबंधी दस्तावेजों का विकास और कार्यान्वयन;

कंप्यूटिंग और संगठनात्मक प्रौद्योगिकी, व्यक्तिगत कंप्यूटर के उपयोग के आधार पर पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों की प्रगतिशील प्रौद्योगिकियों के विकास और कार्यान्वयन में भागीदारी।

इस प्रकार, पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा कार्यों के तीन मुख्य सेटों को हल करती है, और कार्य इन कार्यों से अनुसरण करते हैं:

1. प्रबंधन गतिविधियों का दस्तावेज़ीकरण सुनिश्चित करना। इन कार्यों को निम्नलिखित कार्य करके हल किया जा सकता है:

• रूपों का विकास और डिजाइन, उनका उत्पादन सुनिश्चित करना;

• दस्तावेज़ों का उत्पादन, प्रतिलिपि बनाना और प्रतिकृति सुनिश्चित करना;

• दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन, अनुपालन का गुणवत्ता नियंत्रण।

2. संस्था में दस्तावेजों के साथ कार्य का संगठन। इन कार्यों को निम्नलिखित कार्य करके हल किया जाता है:

• दस्तावेज़ पारित करने के लिए एक समान प्रक्रिया स्थापित करना (संस्थागत दस्तावेज़ प्रवाह);

• आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेज़ों का अग्रेषण प्रसंस्करण;

• इनकमिंग, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेजों का पंजीकरण और लेखांकन;

• दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण;

• दस्तावेज़ों का व्यवस्थितकरण, उनका भंडारण और उपयोग सुनिश्चित करना; नागरिकों की अपील के साथ काम का संगठन;

• सूचना सुरक्षा सुनिश्चित करना।

3. दस्तावेजों के साथ काम करने के रूपों और तरीकों में सुधार। इन कार्यों में निम्नलिखित कार्य करना शामिल है:

• मानक, अनुदेशात्मक, पद्धति संबंधी दस्तावेजों का विकास और संशोधन और उन्हें संगठन के कर्मचारियों के ध्यान में लाना;

• संगठन के संरचनात्मक प्रभागों में दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए स्थापित नियमों के अनुपालन पर पद्धतिगत मार्गदर्शन और नियंत्रण;

• संगठन के कर्मचारियों की योग्यता में सुधार करना और दस्तावेजों के साथ काम करने के मुद्दों पर उनसे परामर्श करना;

• संगठन के दस्तावेज़ीकरण को सुव्यवस्थित करना, दस्तावेज़ों को एकीकृत करने के लिए कार्य करना, संगठन की गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ प्रपत्रों की टाइमशीट और एल्बम विकसित करना;

• दस्तावेजों के साथ काम करने के नए रूपों और तरीकों का विकास और कार्यान्वयन, संगठन के दस्तावेज़ प्रवाह में सुधार, कार्यकारी अनुशासन में वृद्धि;

• दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए स्वचालित सूचना प्रणाली और डेटाबेस के विकास और सुधार के लिए कार्य निर्धारित करना।

3. डॉव सेवा का विनियामक विनियमन

पूर्वस्कूली शिक्षा सेवा के सफल कार्य और विकास की अनुकूल संभावनाओं के लिए, पूर्वस्कूली शिक्षा सेवा का नियामक विनियमन स्वयं आवश्यक है।

दस्तावेज़ीकरण प्रबंधन सेवा (डीएमएस) और उसके कर्मचारी निम्नलिखित संगठनात्मक और कानूनी दस्तावेजों के आधार पर काम करते हैं:

• संरचनात्मक इकाई पर विनियम;

• कार्य विवरणियां;

• कार्यालय कार्य निर्देश.

लिपिकीय सेवा की गतिविधियों को विनियमित करने में, संगठन का चार्टर एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है - एक कानूनी अधिनियम जो गठन के क्रम, संगठन की क्षमता, उसके कार्यों, कार्यों और कार्य प्रक्रिया को निर्धारित करता है। चार्टर का विकास कार्यालय कार्य के समग्र संगठन को प्रभावित करता है। चार्टर में निर्धारित संगठनात्मक संरचना उन दस्तावेज़ों के सेट को निर्धारित करना संभव बनाती है जिनका उपयोग प्रबंधन गतिविधियों में किया जाएगा।