سیستم های مدیریت اسناد سرویس Dow. خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت (DOE) در سازمان. مقررات نظارتی سرویس DOW

پشتیبانی مدیریت اسنادی (کار اداری) نوعی از پشتیبانی مدیریت سازمان است که شامل تثبیت، انتقال و ذخیره اطلاعات در مورد وضعیت سازمان و اقدامات کنترلی برای تغییر وضعیت آن است. شاخه ای از فعالیت که مستندات و سازماندهی کار را با اسناد رسمی ارائه می دهد جنبه مهمی از کار هر شرکت است: اسناد در سازمان هایی ایجاد می شود که نتایج و انجام فعالیت های تولیدی، وضعیت مالی، کار با پرسنل، تدارکات و غیره را منعکس می کند. . این اسناد هستند که اجرای وظایف مدیریت را تضمین می کنند، برنامه ها در آنها تعریف شده اند، شاخص های حسابداری و گزارشگری ثابت هستند و غیره. در این راستا می توان گفت که کارایی و کیفیت تصمیمات اتخاذ شده، اثربخشی اجرای آنها و فعالیت های سازمان به طور کلی تا حد زیادی به نحوه سازماندهی کار با اسناد بستگی دارد.

سازماندهی کار با اسناد بخش مهمی از فرآیندهای مدیریت و تصمیم گیری مدیریت است که به طور قابل توجهی بر کارایی و کیفیت مدیریت تأثیر می گذارد.

فرآیند تصمیم گیری مدیریتی شامل کسب اطلاعات است. پردازش آن؛ ، آماده سازی و تصمیم گیری.

این مؤلفه ها ارتباط نزدیکی با مدیریت اسناد دارند. برای به دست آوردن یک اثر اقتصادی، اول از همه، کیفیت اطلاعات مهم است که با کمیت، کارایی، میزان پیچیدگی و هزینه آن تعیین می شود. اگر شرکت کار روشنی با اسناد نداشته باشد، در نتیجه بدتر می شود، زیرا به کیفیت و قابلیت اطمینان، کارایی دریافت و انتقال اطلاعات، تنظیم صحیح خدمات مرجع و اطلاعات، روشن بودن بستگی دارد. سازماندهی جستجو، ذخیره و استفاده از اسناد.

سه وظیفه اصلی در کار اداری (DOE) حل می شود:

1. مستندسازی (تهیه، اجرا، هماهنگی و تولید اسناد).
2. سازماندهی کار با اسناد در فرآیند مدیریت (اطمینان از حرکت، کنترل اجرا، ذخیره و استفاده از اسناد).
3. سازماندهی آرشیو اسناد.

پشتیبانی اسناد مدیریت توسط یک سرویس ویژه که به عنوان یک واحد ساختاری مستقل عمل می کند انجام می شود. می تواند: اداره امور، اداره کل، دفتر یا دبیرخانه باشد.

سرویس DOW سه مجموعه اصلی از وظایف را حل می کند:

1. اطمینان از مستندسازی فعالیت های مدیریتی؛
2. سازماندهی کار با اسناد در موسسه؛
3. بهبود فرم ها و روش های کار با اسناد.

وظایفی که سرویس DOW با آن روبروست، عملکرد آن را تعیین می کند

1. وظایف حصول اطمینان از مستندسازی فعالیت های مدیریتی را می توان با انجام عملکردهای زیر حل کرد:
   • توسعه و طراحی فرم ها، اطمینان از تولید آنها؛
   • اطمینان از تولید اسناد، کپی و تکثیر؛
   • کنترل کیفیت تهیه و اجرای اسناد، انطباق با روش تعیین شده برای تأیید و تأیید اسناد.
2. وظایف سازماندهی کار با اسناد در یک موسسه با انجام عملکردهای زیر حل می شود:
   • ایجاد یک رویه واحد برای عبور اسناد (جریان اسناد موسسه)؛
   • پردازش حمل و نقل اسناد ورودی و خروجی؛
   • ثبت و حسابداری اسناد ورودی، خروجی و داخلی.
   • کنترل بر اجرای اسناد؛
   • سیستماتیک کردن اسناد، اطمینان از ذخیره و استفاده از آنها؛ سازماندهی کار با درخواست های شهروندان.
   • تضمین حفاظت از اطلاعات.
3. وظایف بهبود فرم ها و روش های کار با اسناد شامل عملکردهای زیر است:
   • تدوین و بازنگری اسناد نظارتی، دستورالعملی، روش شناختی و رساندن آنها به اطلاع کارکنان سازمان.
   • هدایت روش شناختی و کنترل بر رعایت قوانین تعیین شده برای کار با اسناد در بخش های ساختاری سازمان.
   • آموزش پیشرفته کارکنان سازمان و مشاوره آنها در مورد کار با اسناد.
   • ساده سازی اسناد سازمان، انجام کار بر روی یکسان سازی اسناد، توسعه کارت گزارش و آلبوم اشکال اسناد مورد استفاده در فعالیت های سازمان.
   • توسعه و اجرای اشکال و روش های جدید کار با اسناد، بهبود گردش کار سازمان، بهبود انضباط اجرایی.
   • تعیین وظایف برای توسعه و بهبود سیستم های اطلاعاتی خودکار و پایگاه های داده برای کار با اسناد.

شرکتی که به دنبال ایجاد محیطی موثر برای پردازش اطلاعات و بهبود کیفیت مدیریت است با وظایف زیر روبروست:

1. بهبود همه کارها در زمینه تهیه و پردازش اطلاعات اسنادی با ایجاد مکانیزمی برای پشتیبانی اسنادی شرکت (DOE).
2. انتخاب استراتژی اتوماسیون مناسب، از جمله انتخاب صحیح محصولات نرم افزاری.

برای خودکار کردن یک موضوع به ظاهر ساده مانند کار با اسناد، باید از آخرین پیشرفت های تکنولوژیک استفاده کنید:

1. سیستم های مدیریت پایگاه داده؛
2. جستجوی اسناد و سیستم های تجزیه و تحلیل متن؛
3. سیستم های اسکن و تشخیص اسناد (چاپی و دست نویس)؛
4. محیط مشتری-سرور؛
5. اینترنت/اینترانت

صرف نظر از ویژگی های شرکت، گروه های اصلی اسناد زیر را می توان متمایز کرد:

• اسناد سازمانیشرکت ها (منشور، مقررات، تفاهم نامه انجمن، ساختار و کارکنان، کارکنان، شرح وظایف، مقررات داخلی کار).
• اسناد اداریشرکت ها (دستورات مربوط به فعالیت های اصلی، دستورات، تصمیمات)؛
• اسناد پرسنلیشرکت ها (سفارشات پرسنل، قراردادهای کار (قراردادها)، پرونده های شخصی، کارت های شخصی f. T-2، حساب های حقوق و دستمزد شخصی، دفترچه های کار).
• اسناد مالی و حسابداریشرکت ها (دفتر کل، گزارش های سالانه، ترازنامه، حساب های سود و زیان، حسابرسی ها، موجودی ها، طرح ها، گزارش ها، برآوردها، حساب ها، دفاتر نقدی و غیره)؛
• اطلاعات و اسناد مرجعشرکت ها (قانون ها، نامه ها، فکس ها، گواهی ها، پیام های تلفنی، یادداشت ها، یادداشت های توضیحی، پروتکل ها و غیره).

اسناد تنظیم کننده مسائل مختلف فعالیت های آن (مالیات، حفاظت از محیط زیست و غیره) را می توان از سازمان های دولتی و شهرداری به شرکت ارسال کرد. این اسناد یک گروه جداگانه را تشکیل می دهند - اسناد نظارتی مقامات بالاتر.

در یک گروه مستقل، قراردادهای تجاری (قراردادها) را می توان تشخیص داد که اسناد اصلی فعالیت کارآفرینی هستند.

تمامی این اسناد به اسناد مدیریتی یا سازمانی و اداری (ORD) اشاره دارد. یک استثنا اسناد مالی و حسابداری است که دارای ویژگی های خاص تدوین و پردازش است.

سرویس بایگانی دولتی روسیه (روس آرشیو) و ارگانهای آن در جمع آوری و ذخیره اسناد منعکس کننده زندگی مادی و معنوی مردمان آن است که دارای اهمیت تاریخی، علمی، اجتماعی، اقتصادی یا فرهنگی است. آنها "حافظه" جامعه را ایجاد می کنند، اطلاعات مربوط به زندگی کشور را ذخیره می کنند. علاوه بر این، روزارخیف، به عنوان نهاد مرکزی قدرت اجرایی فدرال، مسئول سازماندهی و ساده‌سازی کار اداری در کشور است. او استانداردها و توصیه هایی را برای سازماندهی کار اداری ایجاد می کند. Rosarchive مسئول اسناد سازمانی و اداری (ORD) به عنوان یک آژانس توسعه دهنده است که شامل توسعه الزامات عمومی برای ORD، اشکال خاص اسناد، کنترل استفاده از ORD در زمینه های مختلف فعالیت، یکسان سازی فرم های سند است. با ایجاد سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری (USORD). کمیته استانداردسازی، اندازه گیری و صدور گواهینامه فدراسیون روسیه (Gosstandart روسیه) مسئول تلفیق مقرراتی الزامات خاص برای اسناد و یکسان سازی با ایجاد GOST و همچنین مشارکت در یکسان سازی بین المللی و استانداردسازی اسناد است. وزارت کار اسناد مربوط به کار و حمایت از کار را تهیه می کند. بنابراین، اگر مقامات بالاترین مقام برای تنظیم مقررات هنجاری کار اداری باشند، خدمات بایگانی دولتی،

در تنظیم فعالیت های خدمات دفتری، منشور سازمان نقش مهمی ایفا می کند - یک قانون قانونی که روش تشکیل، صلاحیت سازمان، وظایف، وظایف و روش کار را تعیین می کند. توسعه منشور بر سازمان کلی کار اداری تأثیر می گذارد. ساختار سازمانی مندرج در منشور، تعیین مجموعه اسنادی را که در فعالیت های مدیریتی مورد استفاده قرار می گیرد، امکان پذیر می سازد.

اسناد نظارتی اصلی حاکم بر فعالیت های سرویس DOW سازمان:

مقررات مربوط به خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی- این یک قانون قانونی است که روش تشکیل، وظایف و سازماندهی کار این واحد و همچنین وضعیت قانونی و صلاحیت مقاماتی را که در خدمت مؤسسه آموزشی پیش دبستانی هستند تعیین می کند. آیین نامه خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی تهیه و به امضای رئیس سرویس می رسد که به تأیید رئیس سازمان می رسد. این آیین نامه با روسای آن واحدهای ساختاری که رابطه با آنها در آن ثابت شده است، توافق می شود.

شرح شغل- این سازمانی اصلی است که تعیین حدود وظایف و حقوق بین کارکنان را تنظیم می کند و به عنوان مبنایی برای از بین بردن موازی کاری و تکراری در اجرای عملیات فردی عمل می کند.

دستورالعمل کار اداری- این سند اصلی تنظیمی است که قوانین، تکنیک ها، فرآیندهای ایجاد اسناد، فناوری کار با اسناد را تنظیم می کند. برای عملکرد موثر سرویس DOW و تمام بخش های سازمان، برای درک و ارائه واضح تمام مراحل کار با اسناد در هر سازمان، باید دستورالعملی در مورد کارهای اداری با در نظر گرفتن ویژگی های فعالیت های آن تهیه شود. .

جدول اشکال اسناد برای موقعیت های معمول مدیریت. برگه زمانی فهرستی از اشکال یکپارچه اسناد لازم و کافی برای اجرای پشتیبانی اسنادی برای عملکردها و وظایف حل شده توسط شرکت است. این شامل شرحی از هر سند، وضعیت حقوقی آن و مراحل مستندسازی است. کارنامه راهی است برای تثبیت هنجاری هم ترکیب اسناد مورد استفاده در دستگاه و هم روش تهیه آنها.

آلبوم فرم اسناد سازمان. هر سازمانی باید همراه با جدول فرم اسناد دارای آلبوم فرم اسناد باشد که مجموعه ای از استانداردهای فرم اسناد موجود در شیت است.

تا به امروز، متمایز کنید چهار ساختار سازمانی اصلی خدمات پیش دبستانی:

1. مدیریت پرونده.
2. بخش مشترک
3. دفتر.
4. دبیر، منشی.

مدیریت پرونده به نوبه خود به واحدهای مدل ساختاری زیر تقسیم می شود:

1. دبیرخانه یک واحد ساختاری است که برای خدمت به مدیریت سازمان ایجاد شده است. این شامل:
   • پذیرایی؛
   • دبیرخانه رئیس و دبیرخانه معاونین؛
   • دبیرخانه هیئت؛
   • دفتر پروتکل
2. بخش منطقی سازی مؤسسه آموزشی پیش دبستانی مرکزی برای بهبود مؤسسه آموزشی پیش دبستانی، یک مرکز روش شناختی است. توابع آن عبارتند از:
   • توسعه و اجرای اقدامات برای بهبود فناوری اداری؛
   • توسعه پشتیبانی هنجاری و روش شناختی برای کارهای اداری (مقررات، دستورالعمل ها، قوانین، مقررات، جدول زمانی فرم های یکپارچه و غیره)؛
   • توسعه کتب مرجع طبقه بندی (نامگذاری پرونده ها، طبقه بندی کننده ها، فهرست اسناد با دوره نگهداری).
3. این دفتر که به نوبه خود به موارد زیر تقسیم می شود:
   • اکسپدیشن؛
   • دفتر مکاتبات؛
   • دفتر حسابداری و ثبت اسناد؛
   • مرکز کامپیوتر برای پردازش و تکثیر متون اسناد.
4. بخش نامه.
5. آرشیو مرکزی
6. بازرسی.

معرفی

خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت (DOE) هدف، وظایف، ساختار و ترکیب آن

6 وظایف و وظایف موسسه آموزشی پیش دبستانی

تنظیم فعالیت خدمات پشتیبانی اسنادی مدیریت

ساختار و تعداد کارکنان خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت

1 ساختار سرویس DOW

3.2 تعداد اعضای خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت

نتیجه

برنامه های کاربردی

واجد شرایط کار دفتر مدیریت اسناد

معرفی

کل فرآیند مدیریت پر از اطلاعات است که اساس تصمیم گیری است و بر اساس کار عملیاتی با اسنادی که در آن ثبت شده است ساخته شده است. بنابراین پشتیبانی مدیریت اطلاعات و اسناد (مدیریت دفتر) هر بنگاه، موسسه، سازمان، بنگاه امروزی به عنوان مهمترین وظیفه خدماتی مدیریت تلقی می شود. سازماندهی منطقی آن به سرعت و بهینه بودن انتخاب راه حل، رساندن آن به پیمانکار، کنترل به موقع بر اجرا و در نهایت دستیابی به اثر اقتصادی در فعالیت های شرکت، سازمان، بنگاه بستگی دارد.

از آنجایی که کار اداری وظایف خاص خود را دارد، باید توسط یک سرویس مستقل، سازمانی - مجزا - یک واحد ساختاری: مدیریت، بخش، بخش، بخش، گروه و غیره انجام شود. امروزه این سرویس نام های مختلفی دارد: مدیریت پرونده، مدیریت اطلاعات و اسناد، مدیریت دفتر، مدیریت اسناد، اداره کل، دفتر، دبیرخانه و ....

وظایف اصلی چنین خدماتی تدوین و نگهداری اطلاعات و پشتیبانی اسنادی برای فعالیت های مدیریتی سازمان در سطح الزامات مدرن است. خدمات پشتیبانی اسنادی مدیریت کار اداری معمولاً با سازماندهی یک سیستم یکپارچه کار اداری (پشتیبانی اطلاعاتی و اسنادی برای مدیریت) در یک سازمان، یک رویه واحد برای کار با اسناد، با شروع ایجاد (یا دریافت) آنها محول می شود. ) و با بایگانی (یا تخریب) به پایان می رسد.

این امر با تدوین بسته مناسبی از اسناد سازمانی و نظارتی و روش‌شناسی محقق می‌شود.

مسائل مربوط به سازماندهی خدمات موسسات آموزشی پیش دبستانی بسیار مرتبط است.

هدف از کار دوره در نظر گرفتن تمام جنبه های سازماندهی خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی در شرکت، شناسایی مشکلات فعلی که در جریان کار خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی ایجاد می شود و همچنین برای تعیین اندازه خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی.

اهداف دوره در ارتباط با این هدف عبارتند از:

مطالعه چارچوب قانونی برای سازماندهی خدمات؛

برای مطالعه مقررات فعالیت های سرویس DOW؛

برای آشکار کردن ویژگی های ساختار و قدرت مؤسسه آموزشی پیش دبستانی.

مقدمه ارتباط، هدف، اهداف را نشان می دهد، اهمیت نظری و عملی کار را نشان می دهد.

فصل اول سازماندهی خدمات پشتیبانی اسناد، هدف و وظایف آن را مورد بحث قرار می دهد.

فصل دوم به تنظیم فعالیت های سرویس DOW اختصاص دارد.

در فصل سوم، مثال های خاص ویژگی های تعیین ساختار و اندازه سرویس PEI را نشان می دهد.

در نتیجه گیری، نتایج خلاصه می شود، نتیجه گیری نهایی در مورد موضوع مورد بررسی شکل می گیرد.

تحلیل منابع و ادبیات

1. خدمات پشتیبانی اسنادی مدیریت (DOE) هدف، وظایف، ساختار و ترکیب آن

1 شکل سازماندهی کار اداری

سه نوع سازمان تجاری وجود دارد:

متمرکز؛

غیر متمرکز؛

مختلط

در فرم متمرکزسازماندهی کار اداری، تمام عملیات فنی برای پردازش اسناد در یک واحد ساختاری (سرویس DOW) متمرکز شده است و کار خلاقانه با اسناد در سایر واحدهای ساختاری انجام می شود. از مزایای فرم متمرکز سازماندهی کار اداری می توان به امکان ایجاد یک پایگاه داده واحد برای کلیه اسناد دریافتی سازمان و ایجاد شده در آن اشاره کرد که امکان افزایش کارایی جستجوی اسناد و در نتیجه بهینه سازی کار مرجع را فراهم می کند. اسناد. در صورتی که سازمان دارای ساختار سازمانی خطی-عملکردی باشد، توصیه می شود از شکل متمرکز سازماندهی کار اداری استفاده شود.

غیر متمرکز فرمسازمان کار اداری شامل ایجاد یک سرویس کار اداری مستقل در هر واحد ساختاری است. توصیه می شود از آن با یک نوع ساختار سازمانی تقسیمی یا در شرایط عدم وحدت ارضی تقسیمات ساختاری سازمان استفاده شود.

فرم مخلوطسازماندهی کار اداری شامل انجام برخی از عملیات اداری (دریافت، ثبت، کنترل، بازتولید اسناد) در خدمت موسسه آموزشی پیش دبستانی، برخی دیگر (ایجاد و اجرای اسناد، سیستم سازی آنها، تشکیل پرونده ها و ذخیره سازی) در ساختار است. تقسیمات لازم به ذکر است که با شکل مختلط سازمان کار اداری، عملیات تکنولوژیکی یکسان، به عنوان مثال، ثبت اسناد ورودی و خروجی، بسته به دسته اسناد، هم در خدمات DOE و هم در بخش های ساختاری قابل انجام است.

2 نام سرویس DOW را انتخاب کنید

در حال حاضر هیچ سند نظارتی یا اسناد روش شناختی وجود ندارد که باید انتخاب نام سرویس PEI و تعیین ساختار آن را هدایت کند، بنابراین سازمان ها حق دارند در مورد این موضوعات تصمیم گیری کنند. با این حال، چندین عامل را باید در نظر گرفت:

ماهیت فعالیت های سازمان، ساختار آن (تعداد بخش ها، تعداد دستگاه های مدیریت و تعداد کل کارکنان)؛

حجم جریان اسناد سازمان؛

وجود یک سیستم تابعه (سازمانهای تابعه، شعب، شعب، دفاتر نمایندگی) و ماهیت رابطه بین آنها و دولت مرکزی.

در مورد نام سرویس پشتیبانی اسناد مدیریت باید توجه داشت که امروزه سرویس DOW می تواند نام های مختلفی داشته باشد، به عنوان مثال: مدیریت پرونده، بخش کار اداری، بخش پشتیبانی اسناد مدیریت، اداره کل، دفتر، دبیرخانه و غیره. در عین حال، می توان گفت که نام خاص سرویس DOW از اهمیت اساسی برخوردار نیست، با این حال، هنگام انتخاب آن، مطلوب است که عوامل زیر را در نظر بگیرید:

-ساختار واحد (ساختار داخلی دارد یا ندارد، اگر چنین است، آیا پیچیده است یا نه).

-الزامات نام (مطلوب است که نام ساده، به خاطر سپردن و تلفظ آسان باشد)؛

-سنت های تجاری موجود

به عنوان مثال، در سیستم مدیریت اسناد دولتی استفاده از نام های زیر توصیه می شود:

· در وزارتخانه ها و ادارات - اداری که معمولاً شامل موارد زیر است:

-دبیرخانه (پذیرایی، دبیرخانه وزیر، دبیرخانه معاونان وزیر، دبیرخانه دانشکده، دفتر پروتکل).

-بازرسی زیر نظر وزیر (رئیس اداره)؛

-دفتر (اداره مکاتبات دولتی، دفتر حسابداری و ثبت، اعزام، دفتر کپی و تکثیر، و غیره)؛

-بخش نامه (شکایات)؛

-بخش بهبود کار با اسناد و معرفی وسایل فنی؛

-آرشیو مرکزی;

· در شرکت های دولتی (انجمن ها)، در سازمان های تحقیقاتی، طراحی، طراحی و مراکز کامپیوتری، موسسات آموزش عالی و سایر سازمان ها - بخش پشتیبانی اسناد برای مدیریت یا دفتر، که به طور معمول شامل:

-بخش های حسابداری و ثبت نام، کنترل، بهبود کار با اسناد و معرفی وسایل فنی، رسیدگی به نامه ها (شکایات).

دبیرخانه؛

اکسپدیشن؛

بایگانی. 2

با این حال، برای سازمان‌هایی که قاطعانه نمی‌خواهند از نام‌های قدیمی سرویس DOW (مدیریت پرونده، بخش عمومی، دفتر) استفاده کنند، می‌توانیم گزینه‌های نام‌گذاری را ارائه دهیم که نشان‌دهنده روندهای مدرن در توسعه پشتیبانی مدیریت اسناد است، به عنوان مثال: سرویس (بخش) مدیریت اسناد (اسناد)، بخش بهبود کار با اسناد و اجرای وسایل فنی.

در سازمان های کوچک، خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت، به عنوان یک واحد ساختاری مستقل، ممکن است وجود نداشته باشد. در این صورت کار با مدارک توسط منشی رئیس (بازرس) یا شخص خاص دیگری انجام می شود.

3 ساختار سازمانی موسسه آموزشی پیش دبستانی

در شرکت‌های بزرگ، گروه‌های عملکردی به عنوان بخشی از سرویس DOW اختصاص داده می‌شوند و مسئولیت‌های خاصی به هر کارمند اختصاص داده می‌شود. خدمات DOE ممکن است شامل یک دبیرخانه، یک هیئت اعزامی، یک گروه (دفتر، بخش) کنترل، یک گروه نامه (دفتر شکایات، بخش تجدیدنظر عمومی)، یک دفتر تایپ، یک دفتر کپی و تکثیر، و یک آرشیو باشد.

در شرکت های متوسط، وظایف سرویس DOW توسط متخصصان فردی در زمینه های کاری انجام می شود.

در شرکت های کوچک، سرویس DOW از 2-3 نفر تشکیل شده است.

در بسیاری از سازمان ها، سرویس DOW یک واحد مستقل نیست، بلکه بخشی از خدمات اداری و اقتصادی، مدیریت پرسنل یا خدمات حسابداری است. اما سازماندهی کار با اسناد یک نوع فعالیت کاملاً مستقل است که ربطی به حمایت اقتصادی یا حسابداری ندارد. از آنجایی که سرویس DOW در واقع اسناد و جریان های اسنادی کل سازمان را مدیریت می کند، باید یک واحد مستقل باشد، البته با تعداد کارکنان کوچک (می تواند 2-3 نفر باشد)، که مستقیماً به رئیس سازمان یا یکی از آنها گزارش دهد. معاونت های مسئول اطلاعات و اسناد. این نیز اساساً مهم است زیرا سرویس DOW مستقیماً با مدیریت کار می کند ، مسائل مربوط به بررسی اسناد را حل می کند ، اجرای آنها را کنترل می کند ، کارهای مرجع را بر روی اسناد بر اساس دستورالعمل مدیریت انجام می دهد و سایر دستورالعمل های مدیریت را انجام می دهد.

4 تعیین ترکیب رسمی و کارکنان موسسه آموزشی پیش دبستانی

هنگام تعیین ترکیب رسمی کارمندان، باید از طبقه بندی همه روسی حرفه های کارگران، موقعیت های کارمندان و سطوح دستمزد (OKPDTR) و راهنمای صلاحیت برای موقعیت های مدیران، متخصصان و سایر کارمندان (مورد تایید) راهنمایی شود. فرمان وزارت کار روسیه مورخ 21 اوت 1998 شماره 37).

برای تعیین تعداد پرسنل موسسه آموزشی پیش دبستانی، از اسناد هنجاری در مورد سازمان کار و کار استفاده می شود. سهمیه بندی کار کارکنان اداری، از جمله محاسبه سطح کارکنان آنها، بر اساس اسناد زیر انجام می شود:

هنجارهای بزرگ بین بخشی زمان برای کار بر روی حمایت اسنادی مدیریت. م.، 1995.

استانداردهای زمانی کار برای بهبود پشتیبانی اسناد برای مدیریت وزارتخانه ها، ادارات، شرکت ها و سازمان ها. م، 1992.

محدودیت های زمانی برای کار بر روی فناوری آرشیو خودکار و پشتیبانی اسناد برای ارگان های حاکم. م.، 1993.

هنجارهای زمان کار در مورد حمایت اسنادی از ساختارهای اداری دستگاه های اجرایی فدرال. م.، 2002.

به عنوان یک قاعده، تعیین اندازه واحد به عهده خود سرویس PEI نیست - این کار توسط ادارات کار و دستمزد یا واحدهای اقتصادی انجام می شود، اما در صورت لزوم، چنین محاسباتی می تواند توسط کارمندان نیز انجام شود. سرویس PEI اسناد هنجاری در مورد کار ذکر شده در بالا حاوی دستورالعمل های روش شناختی در مورد کاربرد این اسناد در عمل است.

5 صلاحیت های خدمات PEI

تعیین ترکیب صلاحیت خدمات PEI بر اساس کل نیازهای شرکت در انواع کار در DOW انجام می شود که اجرای آن فرض می کند که کارمندان دارای صلاحیت های مناسب هستند. الزامات صلاحیت برای دسته های اصلی کارمندان خدمات پیش دبستانی در پیوست 2 این راهنما ارائه شده است.

نتایج نهایی محاسبات، پس از بررسی کامل برای قابلیت اطمینان، به عنوان مبنایی برای تهیه پیش نویس اسنادی که صلاحیت و قدرت خدمات PEI را تعیین می کند (مهمترین آنها جدول کارکنان است، در زیر مشاهده کنید) در نظر گرفته می شود. صلاحیت تقریبی و قدرت خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی یک شرکت با حداکثر 1000 کارمند در پیوست 2 ارائه شده است.

1.6 وظایف و عملکردهای سرویس DOW

وظایف اصلی سرویس DOE شامل موارد زیر است:

-بهبود فرم ها و روش های کار با اسناد؛

-اطمینان از یک رویه واحد برای مستندسازی، سازماندهی کار با اسناد؛ ساخت سیستم های بازیابی اطلاعات، کنترل اجرا و آماده سازی اسناد جهت انتقال به آرشیو مطابق با مقررات مربوط.

-کاهش کاغذبازی؛

-یکسان سازی اشکال اسناد؛

-توسعه و اجرای اسناد نظارتی و روش شناختی برای بهبود پشتیبانی اسنادی مدیریت در سازمان، بخش های ساختاری آن؛

-معرفی آخرین فناوری های اطلاعاتی در کار با اسناد.

عملکردهای معمولی سرویس DOW شامل انواع مختلفی از کار است که می توان آنها را به فناوری، سازمانی، روش شناختی، کنترل تقسیم کرد.

ویژگی های فن آوری عبارتند از:

-اجرای پردازش اولیه (ارسال) اسناد ورودی؛

-ثبت اسناد ورودی، خروجی و داخلی؛

-انجام کار اطلاعاتی و مرجع در مورد اسناد سازمان؛

-تولید اسناد تایپی (تایپ بر روی رایانه)؛

-کپی، تکثیر و تکثیر عملیاتی اسناد؛

-توسعه و طراحی فرم های اسناد؛

-آماده سازی مدارک جهت ارسال

از جمله وظایف سازمانی سرویس DOE عبارتند از:

-آماده سازی برای گزارش به مدیریت اسناد ورودی؛

-سازماندهی بررسی به موقع اسناد توسط مدیریت سازمان؛

-تنظیم روند اجرای اسناد، تصویب و اجرای به موقع اسناد.

-سازماندهی ذخیره سازی اسناد در بخش های ساختاری؛

-سازماندهی کار بایگانی مطابق با قوانین، دستورالعمل ها و توصیه های روش شناختی آرشیو فدرال.

-آموزش پیشرفته کارکنان خدمات نگهداری سوابق و آرشیو؛

-سازماندهی محل کار برای کارمندان خدمات دفتری، از جمله ایستگاه های کاری خودکار (AWP)، شرایط کاری برای کارکنان خدمات دفتری.

-سازماندهی کار اداری به درخواست شهروندان؛

-توسعه (همراه با بخش های ساختاری مربوطه سازمان) اقداماتی برای بهبود اشکال و روش های کار با اسناد.

توابع کنترل عبارتند از:

-کنترل بر اجرای صحیح اسناد ارسال شده برای امضا به مدیریت (یعنی اسناد خروجی و داخلی).

-کنترل مهلت های اجرای اسناد؛

-کنترل صحت ثبت و تشکیل در بخش های ساختاری سازمان پرونده های بایگانی.

-سازماندهی کنترل کار با اسناد در بخش های ساختاری؛

-خلاصه کردن اطلاعات در مورد پیشرفت و نتایج اجرای اسناد، اطلاع رسانی سیستماتیک مدیریت در مورد این موضوعات.

-حصول اطمینان از ذخیره سازی فایل ها و استفاده عملیاتی از اطلاعات اسنادی.

توابع روش شناختی انجام شده توسط سرویس DOW عبارتند از:

-توسعه نامگذاری امور سازمان، دستورالعمل های کار اداری، برگه فرم های اسناد و سایر اسناد نظارتی محلی که سیستم کار اداری سازمان را اصلاح می کند.

-بررسی ارزش علمی و عملی اسناد؛

-تشکیل جلسات و مشاوره در مورد مسائل مربوط به صلاحیت دفترخانه.

هدف از فعالیت سرویس DOW سازماندهی پشتیبانی مستند موثر برای مدیریت فعالیت های شرکت است. بر این اساس، وظایف اصلی سرویس DOW عبارتند از:

در سازمان، اجرا، بهره برداری، بهبود سیستم یکپارچه پشتیبانی اسنادی برای مدیریت شرکت؛

در بهینه سازی فرم ها و روش های کار با اسناد بر اساس یک سیاست اطلاعاتی یکپارچه و فناوری های مدرن برای پردازش اطلاعات مستند.

در راهنمایی سازمانی و روش شناختی مناسب در مورد انطباق با رویه تعیین شده برای کار با اسناد بخش های ساختاری و مقامات شرکت:

در کنترل مؤثر بر رعایت رویه تعیین شده برای کار با اسناد بخش های ساختاری و مقامات شرکت.

2. تنظیم فعالیت های خدمات مدیریت اسناد

خدمات مدیریت اسناد (DOE) و کارکنان آن فعالیت های خود را بر اساس اسناد سازمانی و قانونی زیر انجام می دهند:

· مقررات مربوط به واحد ساختاری؛

· شرح شغل؛

· دستورالعمل های تجاری

چارچوب نظارتی برای توسعه مقررات مربوط به خدمات پشتیبانی اسناد برای مدیریت و شرح وظایف کارکنان آن بسیار محدود است. مطابق با این، در فرآیند ایجاد مقررات مربوط به خدمات یک موسسه آموزشی پیش دبستانی، می توانید از سیستم مدیریت اسناد دولتی استفاده کنید.

سند اصلی تنظیمی برای توسعه شرح شغل، فهرست صلاحیت برای موقعیت های مدیران، متخصصان و سایر کارمندان است که توسط فرمان وزارت کار و توسعه اجتماعی فدراسیون روسیه در 21 اوت 1998 شماره 37 تأیید شده است. که شامل ویژگی های صلاحیت موقعیت ها می باشد.

ویژگی صلاحیت هر موقعیت دارای سه بخش است:

بخش "مسئولیت های شغلی" وظایف اصلی کار را تعیین می کند که می تواند به طور کلی یا جزئی به کارمند دارای این موقعیت با در نظر گرفتن همگنی فناوری و به هم پیوستگی کار سپرده شود و امکان تخصص بهینه کارکنان را فراهم کند. این توابع به بخش دوم شرح وظایف با همان عنوان "مسئولیت های شغلی" منتقل می شود.

بخش "باید بداند" شامل الزامات اساسی برای یک کارمند با توجه به دانش خاص و همچنین آگاهی از قوانین قانونی و نظارتی قانونی، مقررات، دستورالعمل ها و سایر مواد راهنما، روش ها و ابزارهایی است که کارمند باید در اجرای آنها به کار گیرد. وظایف کاری. این الزامات به بخش اول شرح وظایف "مفاد کلی" منتقل می شود.

بخش "شرایط صلاحیت" سطح آموزش حرفه ای کارمند لازم برای انجام وظایف شغلی تعیین شده و شرایط لازم برای تجربه کار را تعریف می کند. سطوح آموزش حرفه ای مورد نیاز مطابق با قانون فدراسیون روسیه "در مورد آموزش" ارائه می شود. این الزامات به بخش اول شرح وظایف "مفاد کلی" منتقل می شود.

هنگام تدوین دستورالعمل های مناسب، باید در نظر گرفت که از آنجایی که ویژگی های صلاحیت مشخص شده در فهرست صلاحیت برای سمت های مدیران، متخصصان و سایر کارکنان، صرف نظر از وابستگی صنعت و بخش، برای کارکنان سازمان ها، شرکت ها، مؤسسات و سازمان ها اعمال می شود. آنها بیشترین ویژگی را برای هر موقعیت شغلی نشان می دهند. بنابراین، هنگام تدوین شرح وظایف، مجاز است فهرست کارهایی را که مشخصه موقعیت مربوطه در شرایط خاص سازمانی و فنی است، روشن کند و الزامات لازم برای آموزش ویژه کارکنان ایجاد شود.

برای موقعیت های کارمندان سرویس PEI، دایرکتوری ویژگی های صلاحیت زیر را ارائه می دهد. (پیوست 1).

اضافه کردن عنوان " ارشد " به این موقعیت امکان پذیر است ، مشروط بر اینکه کارمند در کنار انجام وظایف پیش بینی شده در سمت ، مجریان زیر مجموعه خود را مدیریت کند. علامتی به نام "رهبر" زمانی ایجاد می شود که کارمند وظایف رهبر و مجری مسئول در یکی از زمینه های فعالیت سازمان یا مسئولیت هماهنگی و رهبری روش شناختی گروه های مجری را به او اختصاص دهد.

1 دستورالعمل برای پشتیبانی اسناد مدیریت

هنگام تهیه متن دستورالعمل در مورد حمایت اسنادی از مدیریت، همچنین توصیه می شود از اسناد استاندارد مربوطه به عنوان پایه استفاده کنید، به عنوان مثال، دستورالعمل کار اداری در دستگاه های اجرایی فدرال.

(تأیید شده توسط دستور آرشیو فدرال 27 نوامبر 2000 شماره 68.)

در عین حال، مفاد مربوطه سایر اسناد تنظیم کننده حوزه های خاصی از DOE باید تا حد ضروری در نظر گرفته شود. علاوه بر GSDOU، اینها به ویژه GOST R6.30-2003 هستند. بر اساس آنها، متن دستورالعمل حمایت اسنادی برای مدیریت شرکت (سازمان، موسسه) تدوین شده است.

2 دستورالعمل برای انواع (مناطق) فعالیت های خدمات PEI

دستورالعمل نوع فعالیت - یک سند نظارتی که روش انجام هر فعالیت (روش اعمال مقررات سایر قوانین نظارتی قانونی برای اجرای چنین فعالیت هایی) را توسط مقامات (بخش های ساختاری) شرکت ها (سازمان ها) تعیین می کند. موسسات). رویه و قوانین کلی برای صدور دستورالعمل برای نوع فعالیت در بند 4.2 دستورالعمل استاندارد برای کارهای اداری تعریف شده است.

دستورالعمل نوع فعالیت به امضای رئیس واحد ساختاری مربوطه مسئول تدوین سند می رسد و به تأیید رئیس بنگاه می رسد. تایید سند باید به صورت مهر تایید یا با صدور سند اداری بر تایید آنها باشد.

دستورالعمل نوع فعالیت باید روی سربرگ عمومی شرکت تنظیم شود. متن سند باید مطابق با الزامات دستورالعمل VNIIDAD FAS RF (1998) و با در نظر گرفتن مشخصات نوع فعالیت شرکت (واحد ساختاری) که توسط دستورالعمل مربوطه تنظیم شده است، بیان شود.

متن اصلی دستورالعمل فعالیت معمولاً به فصل، پاراگراف و زیر پاراگراف تقسیم می شود. فصل های سند باید دارای عنوان و با اعداد رومی شماره گذاری شوند.

3 دستورالعمل برای سازماندهی مشاغل برای پرسنل موسسه آموزشی پیش دبستانی

دستورالعمل سازماندهی مشاغل - یک سند نظارتی که روش سازماندهی مشاغل را برای پرسنل یک واحد ساختاری یک شرکت (کارکنان دارای صلاحیت خاص یا دسته موقعیت حرفه ای) تعیین می کند. هنگام تهیه چنین دستورالعمل ها، باید با الزامات فوق که بر رویه تهیه دستورالعمل ها حاکم است، و همچنین مفاد اسنادی که الزامات خاصی را برای سازماندهی مشاغل در یک حوزه فعالیت خاص تعیین می کند، هدایت شود.

این دستورالعمل به امضای رئیس واحد ساختاری مربوطه مسئول تدوین سند می رسد و به تأیید رئیس شرکت می رسد.

تأیید سند باید به صورت مهر تأیید یا با صدور سند اداری در تأیید آن باشد.

دستورالعمل باید روی سربرگ عمومی شرکت تنظیم شود. متن سند باید مطابق با الزامات دستورالعمل VNIIDAD FAS RF (1998) و با در نظر گرفتن مشخصات نوع فعالیت شرکت (واحد ساختاری) که توسط دستورالعمل مربوطه تنظیم شده است، بیان شود.

شماره گذاری بندها و بندهای سند باید با اعداد عربی باشد.

4 اسناد برنامه ریزی و گزارش برای سرویس PEI

حصول اطمینان از برنامه ریزی و گزارش دهی و همچنین تهیه به موقع و صحیح اسناد مربوطه - طرح ها، گزارش ها - یکی از مسئولیت های اصلی رئیس موسسه آموزشی پیش دبستانی شرکت است. در حالت کلی، برنامه کاری سندی است که ترکیب و محتوای فعالیت های اصلی (وظایف) را تعریف می کند که اجرای آن به کارمند (واحد ساختاری، شرکت تحت مدیریت او)، زمان بندی، مکان ها و مواردی که انجام می شود، محول می شود. مسئولیت اجرای آنها در یک بازه زمانی معین (در طول روز، هفته، ماه، سه ماهه و غیره)".

داده های اولیه برای برنامه ریزی فعالیت های سرویس DOW برای سال آینده به شرح زیر است:

شاخص های توسعه مالی و اقتصادی شرکت برای دوره برنامه ریزی شده؛

نتایج اصلی فعالیت های موسسه آموزشی پیش دبستانی در دوره گذشته؛

اهداف و اهداف سرویس PEI، ناشی از محتوای بخش های مربوطه اسناد برنامه ریزی بلند مدت و میان مدت (از جمله طرح های تجاری، برنامه های توسعه سازمانی شرکت و غیره).

بر اساس شاخص های برنامه کاری موسسه آموزشی پیش دبستانی، برنامه های کاری بخش های ساختاری پیش دبستانی مشخص و در فرم نهایی تصویب می شود.

برنامه ریزی انفرادی کار توسط کارکنان خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی بر اساس برنامه های واحدهای ساختاری مربوطه و با در نظر گرفتن دستورالعمل های مافوق بلافصل آنها انجام می شود. سند اصلی برای برنامه ریزی کار فردی یک کارمند یک برنامه کاری شخصی است.

گزارش سندی است به شکل گسترده که منعکس کننده نتایج نهایی پردازش (سیستم سازی، محاسبه و تطبیق) و تجزیه و تحلیل داده های آماری است که عملکرد هر نوع کار (هر فعالیتی) را برای مدت طولانی (ماه، سه ماهه یا سه ماهه) مشخص می کند. بیشتر). گزارش فعالیت های خدمات PEI به روشی که توسط مفاد اسناد نظارتی، روش شناختی و سازمانی و اداری مربوطه و همچنین دستورالعمل های رئیس شرکت تعیین شده است انجام می شود.

فرم های برنامه ریزی و اسناد گزارش در مورد فعالیت های خدمات PEI توسط رئیس شرکت بر اساس ارائه مربوطه از رئیس سرویس PEI تأیید می شود. نمونه ای از برنامه کاری مسئول خدمات موسسات آموزشی پیش دبستانی در لوح فشرده ارائه شده است و نمونه ای از گزارش کار با درخواست های کتبی شهروندان در ضمیمه 6 این راهنما آمده است.

5 اسناد برای بهبود فعالیت های سرویس PEI

یک گروه ویژه در اسناد سازمانی و اداری خدمات DOE با اسناد بهبود فعالیت های آن تشکیل می شود. بهبود فعالیت های سرویس PEI شامل اجرای سیستماتیک مجموعه ای از اقدامات با هدف دستیابی به عملکرد بالاتر تمام واحدهای ساختاری (مناطق کاری) به عنوان بخشی از خدمات PEI و خدمات به عنوان یک کل است. محتوای فعالیت ها بسته به جهتی که تلاش های مدیریتی مدیریت خدمات PEI در آن متمرکز است تعیین می شود. با این حال، در عمل، برگزاری چنین رویدادهایی اغلب با معرفی به فعالیت های روزانه خدمات اسناد جدید نظارتی و روش شناختی (سازمانی و اداری) در مورد برخی از موضوعات پشتیبانی اسنادی از مدیریت همراه است.

همانطور که اشاره شد، اجرای مجموعه ای از اقدامات برای بهبود فعالیت های خدمات PEI باید سیستماتیک باشد. برای این منظور، مدیریت سرویس یک پیش نویس برنامه (در صورت لزوم، با همکاری سایر مقامات (بخش های ساختاری) شرکت) تهیه می کند. چنین طرحی ممکن است شامل فعالیت های مرتبط با موارد زیر باشد:

توسعه اسناد نظارتی و روش شناختی (سازمانی و اداری) جدید (توضیح موارد موجود) شرکت در مورد مسائل آموزش پیش دبستانی.

تغییرات در گردش کار موجود شرکت با در نظر گرفتن الزامات جدید برای سازمان آن؛

آموزش پرسنل خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی و در صورت لزوم سایر مقامات شرکت پذیرفته شده برای کار با اسناد مدیریت.

ارائه اسناد مربوط به بخش های ساختاری شرکت.

اجرای اقدامات پیش بینی شده توسط این طرح در قانون منعکس شده است. الگوهای یک برنامه اقدام برای بهبود فعالیت های موسسه آموزشی پیش دبستانی شرکت و قانون مربوطه در CD ضمیمه کتاب ارائه شده است.

6 شرح شغل برای پرسنل خدمات PEI

"دستورالعمل شغلی یک سند نظارتی است که فعالیت های یک مقام خاص (دسته های کارمندان - مدیریت، متخصصان، مجریان و غیره) یک شرکت (سازمان، موسسه) را تنظیم می کند و روش اعمال مقررات توسط این افراد را تعیین می کند. رویه و قوانین عمومی برای رسمیت بخشیدن به دستورالعمل های رسمی توسط بند 4.2 دستورالعمل های دفتر نمونه اداره می شود.

شرح شغل باید توسط شخص مسئول توسعه آن امضا شده و توسط رئیس شرکت تأیید شود - به صورت مهر تأیید یا با صدور سند تأیید اداری. عنوان متن شرح شغل در حالت دایتی فرموله شده است، به عنوان مثال: "دستورالعمل به مدیر مترولوژی".

متن دستورالعمل بر روی سربرگ عمومی شرکت چاپ شده و به صورت سوم شخص مفرد یا جمع درج شده است. متن دستورالعمل را می توان به فصل، پاراگراف و زیر پاراگراف تقسیم کرد. فصل ها باید عنوان داشته باشند و با اعداد رومی شماره گذاری شوند. پاراگراف ها و زیر پاراگراف ها با اعداد عربی شماره گذاری شده اند.

الزامات شرح شغل دسته خاصی از کارمندان توسط قوانین قانونی بخش مربوطه و اسناد سازمانی و اداری تنظیم می شود. بنابراین، مطابق با ضمیمه 2 به ضمیمه 12 از GSDOU، بخش شرح شغل "مفاد عمومی" تعیین می کند:

وظایف یک کارمند (به عنوان مثال، برای یک کارمند - دریافت، ثبت نام ورودی و ارسال اسناد).

روش پر کردن یک موقعیت، یعنی چه کسی این کارمند را منصوب و برکنار می کند.

الزامات حرفه ای و کارمند (سطح تحصیلات، تجربه کاری و غیره)؛

اسناد و مواد اصلی که کارمند باید در فعالیت های خود توسط آنها هدایت شود.

در بخش شرح شغل "توابع کارمند" تعریف شده است:

موضوع مرجع یا حوزه کاری که به کارمند اختصاص داده شده است.

فهرستی از انواع کارهایی که عملکرد وظایف محوله را تشکیل می دهند (به عنوان مثال، ثبت اسناد ممکن است شامل پر کردن کارت، نگهداری پرونده، صدور گواهینامه و غیره باشد).

در بخش شرح شغل "وظایف کارمند" ویژگی های فعالیت نشان داده شده است:

مربوط به تهیه اسناد، دریافت، پردازش و صدور اطلاعات؛

شامل استفاده اجباری از اشکال و روش های خاص کار (به عنوان مثال، کنترل دوره ای بر تشکیل پرونده ها در بخش های ساختاری، جلسات توجیهی و غیره).

الزام به رعایت مهلت های اجرایی برای اجرای اقدامات خاص؛

مربوط به دستور اجرای دستورات؛

در مورد استانداردهای اخلاقی که باید در تیم رعایت شود.

در بخش شرح شغل "حقوق کارمند" حقوق کارمند برای اجرای وظایف محول شده به او و انجام وظایف تعیین می شود. بخش شرح شغل "روابط" نشان دهنده بخش ها و کارمندانی است که پیمانکار از آنها دریافت می کند و اطلاعات را به آنها منتقل می کند ، ساختار و شرایط انتقال آن ، چه کسی در اجرای برخی اسناد نقش دارد ، با آنها هماهنگ شده است و غیره. .

در بخش شرح شغل "ارزیابی کار"، معیارهایی ذکر شده است که امکان ارزیابی درجه ای که کارمند وظایف و تعهدات خود را انجام می دهد، استفاده از حقوق و غیره را می دهد.

3. ساختار و تعداد اعضای خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت

1 ساختار سرویس DOW

موضوع مهم در راه اندازی دفتر کار در یک سازمان، تعیین ساختار خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت، ترکیب رسمی و عددی آن است.

ساختار سرویس مدیریت اسناد به حجم گردش کار و همچنین به فناوری کار با اسناد بستگی دارد و می تواند توسط واحدهای ساختاری زیر نمایش داده شود:

دبیرخانه؛

-اکسپدیشن (در اکسپدیشن می توان گروه هایی را برای پردازش مکاتبات ورودی و خروجی، اسناد محرمانه، گروه پیک و غیره اختصاص داد).

-بخش (بخش، گروه) ثبت و حسابداری اسناد؛

-بخش فرعی (بخش، گروه) برای کنترل اجرای اسناد؛

-بخش فرعی (بخش، گروه) برای کار با درخواست های شهروندان؛

-بخش فرعی (بخش، گروه) برای تولید اسناد (دفتر ماشین آلات سابق)؛

-بخش بهبود کار اداری؛

-دفتر کپی و تکثیر؛

-گروه پروتکل؛

-تیم تحریریه؛

پذیرایی؛

بایگانی.

در یک سازمان بزرگ با حجم زیادی از گردش کار، ممکن است تمام بخش های فوق که بخشی از خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت هستند وجود داشته باشد.

در سازمان های کوچکتر با حجم نه چندان زیاد جریان اسناد، می توان چندین کارکرد را در یک واحد ترکیب کرد یا به جای واحدهای ساختاری، کار مربوطه توسط تک تک کارکنان انجام می شود؛ در یک شرکت کوچک معمولاً یک منشی همه کارها را انجام می دهد. .

روش ایجاد ساختار سازمانی سرویس مدیریت سوابق (DOE)، بسته به حجم گردش کار، در سیستم مدیریت سوابق ایالتی واحد (اداره بایگانی اصلی تحت شورای وزیران اتحاد جماهیر شوروی، 1974) تدوین شد. بر اساس این روش کلیه سازمان ها، مؤسسات، بنگاه ها بسته به حجم گردش اسناد به چهار دسته تقسیم می شوند:

بنابراین، با توجه به طبقه بندی فوق، اگر حجم گردش اسناد یک موسسه بیش از 10 هزار سند در سال باشد، برای سازماندهی مؤثر کار با اسناد، لازم است خدمات مدیریت اسناد به عنوان یک واحد مجزا ایجاد شود.

علیرغم این واقعیت که این روش برای ایجاد ساختار سازمانی سرویس PEI بیش از 30 سال پیش پیشنهاد شد، به طور کلی امروزه هنوز قابل اجرا است. بنابراین، به عنوان مثال، Bobyleva M.P. در کتاب خود "گردش کار موثر: از سنتی تا الکترونیکی" بسته به حجم گردش کار، توسعه زیر را از ساختار سازمانی سرویس DOE ارائه می دهد (نشان داده شده در جدول 1).

جدول 1 توسعه ساختار سازمانی سرویس PEI، بسته به حجم گردش کار

حجم گردش اسناد، هزار سند در سال فرم های سازمانی خدمات DOU کمتر از 10 معمولا یک یا دو منشی رئیس سازمان از 10 تا 25 خدمت سازمانی رسمی می شود. گروهی از کارگران با تخصیص مسؤولان حوزه های کاری خاص (تخصص کارکنان) از 25 تا 50 واحدی ایجاد می شود که شامل چندین حوزه کاری (پرونده و ثبت اسناد، کنترل اجرا، بایگانی و غیره می شود). .) از 50 تا 100 یک ساختار توسعه یافته تر، که در آن به طور سازمانی تمام زمینه های اصلی کار رسمی شده است. درجه تخصص کار کارکنان در حال افزایش است، به عنوان یک منطقه مستقل (یک یا چند متخصص)، مقررات شرکتی و بهبود مؤسسه آموزشی پیش دبستانی، از جمله بر اساس اتوماسیون بیش از 100، استفاده از سیستم های خودکار مشخص می شود.

2 تعداد اعضای سرویس مدیریت اسناد

تعداد و محدوده موقعیت های کارکنان اداری در درجه اول به عملکردهای تعیین شده، میزان کار انجام شده توسط این واحد و فناوری اتخاذ شده (سطح اتوماسیون و مکانیزه شدن کار با اسناد) بستگی دارد.

در طول دوره توسعه سیستم یکپارچه ثبت اسناد دولتی در اواخر دهه 1960، موسسه تحقیقات کار روشی را برای محاسبه تعداد پرسنل ثبت اسناد بر اساس حجم گردش اسناد و تعداد کل کارکنان پیشنهاد کرد. نهادها فرمول بسیار ساده به نظر می رسید:

جمعیت= 0.00016 x D0.98 x R 0.1

سادگی محاسبه این فرمول باعث تکرار مکرر آن در کتابچه های آموزشی و مرجع برای کارهای اداری شده است. با این حال، برای وزارتخانه ها و کمیته های دولتی طراحی شده بود و بر اساس فناوری اسناد تایپی با چاپ مجدد متون متعدد هنگام تهیه یک سند و درجه مکانیزه پایین کار مدیریتی که در آن سال ها وجود داشت، بود. محاسبه طبق این فرمول ترکیب کمی بیش از حد قابل توجهی از خدمات دفتری را ارائه می دهد که با فناوری های جدید و افزایش بهره وری نیروی کار در زمینه مدیریت مطابقت ندارد. امروزه این فرمول فقط برای تاریخچه کار اداری جالب است.

محاسبه واقعی تر تعداد پرسنل اداری بر اساس پیچیدگی انواع کار انجام شده طبق فرمول توسعه یافته توسط اداره مرکزی استانداردهای کار و اعمال شده در کلیه مجموعه های استانداردهای زمانی برای کارهای اداری، از جمله آخرین، انجام می شود. یک - "استانداردهای زمانی برای کار بر روی ساختارهای مدیریت پشتیبانی اسنادی در دستگاه های اجرایی فدرال"، تصویب شده توسط فرمان وزارت کار و توسعه اجتماعی فدراسیون روسیه مورخ 26 مارس 2002 شماره 23.

روش محاسبه در آنها یکسان است. برای محاسبه تعداد پرسنل مورد نیاز، شدت کار هر نوع کار استاندارد و غیر استاندارد به طور جداگانه تعیین می شود. برای انواع استاندارد کار، استانداردهای زمانی قبلاً محاسبه شده و در مجموعه های فهرست شده نشان داده شده است. برای هر نوع کار، زمان استاندارد با فرمول تعیین می شود

اچ vr = H × به،

جایی که اچ vr

K ضریبی است که هزینه های نگهداری سازمانی و فنی محل کار، استراحت، استراحت فرهنگ بدنی و نیازهای شخصی، درصد زمان عملیاتی را در نظر می گیرد.

با توجه به نتایج تجزیه و تحلیل نقشه ها، عکس ها و عکس های زمان کار، K برابر با 1.1 است.

سپس شدت کار سالانه کار نرمال شده (T) بر حسب ساعت با در نظر گرفتن هر نوع کار انجام شده طبق فرمول تعیین می شود:

تی n = اچ vr × V من ،

جایی که اچ vr - زمان صرف شده برای انجام یک نوع استاندارد خاص کار، ساعت؛

V من - حجم نوع خاصی از کار انجام شده در سال.

شدت کار سالانه کار غیر استاندارد بر حسب ساعت با در نظر گرفتن حجم کار انجام شده طبق فرمول با روش ارزیابی کارشناسان تعیین می شود:

تی nn = اچ нj × V j

جایی که اچ nnj - پیچیدگی کار غیر استاندارد از یک نوع خاص،

V j - حجم سالانه انواع غیر استاندارد کار.

کل شدت کار سالانه هر دو عملیات استاندارد و غیر استاندارد با فرمول محاسبه می شود:

تی در باره = T n + تی nn

با دانستن مجموع شدت کار سالانه کار انجام شده توسط دفترخانه، طبق فرمول محاسبه کنید که چند کارگر برای انجام این کار نیاز است:

جایی که F n - یک صندوق مفید از زمان کار کارمند برای سال.

نمونه هایی از نحوه محاسبه تعداد کارکنان اداری را می توان از همان مجموعه استانداردهای زمانی اداره مرکزی استانداردهای کار اخذ کرد.

نمونه هایی از محاسبه تعداد کارکنان اداری (فناوری های سنتی)

محاسبه تعداد کارکنان بر اساس شدت کار برنامه ریزی شده انجام شده در طول سال است.

شماره p / p نوع کار انجام شده شماره استاندارد واحد حجم کار مقدار کار در سال زمان هنجاری در واحد حجم کار، pers. -h. مقدار زمان صرف شده برای شخص. - قسمت 1 تنظیم و نگهداری نامگذاری پرونده های سازمان 3.1.1.2200 سمت 2002302302 پردازش مدارک دریافتی 3.1.2.110 اسناد 144000.781123.23 پردازش اسناد ارسالی 3.1.1.2.260. اسناد 1500.7010.513 زیرمجموعه 3.1.5.710 مورد1003.20 3.20Total7377.4 تی n - شدت کار، محاسبه شده با توجه به استانداردهای زمانی ارائه شده در مجموعه، با در نظر گرفتن ضریب K \u003d 1.1، با در نظر گرفتن زمان صرف شده برای نگهداری سازمانی و فنی محل کار، استراحت (از جمله وقفه های فرهنگ بدنی و نیازهای شخصی) -8115.1 ساعت کار.

تی nn - شدت کار کاری که در مجموعه پیش بینی نشده است - 114.2 ساعت کار. (تعیین شده توسط کارشناسان).

اف n - صندوق زمان کار مفید یک کارمند در سال، ساعت، (به طور متوسط ​​معادل 1910 ساعت فرض می شود).

بیایید یک مثال دیگر از محاسبه تعداد کارمندان خدمات اداری، ارائه شده در استانداردهای زمان انبوه بین بخشی برای کار در زمینه پشتیبانی اسنادی برای مدیریت ارائه دهیم:

محاسبه تعداد کارکنان مؤسسه آموزشی پیش دبستانی (دفتر) بر اساس شدت کار واقعی کار انجام شده در سال گذشته انجام شده است.

تی n - شدت کار، محاسبه شده با توجه به استانداردهای زمانی ارائه شده در مجموعه، با در نظر گرفتن ضریب K \u003d 1.1، با در نظر گرفتن زمان صرف شده برای نگهداری سازمانی و فنی محل کار، استراحت (از جمله وقفه های فرهنگ بدنی و نیازهای شخصی) - 11698.5 ساعت کار.

تی nn - پیچیدگی کاری که در مجموعه ارائه نشده است - 98.8 نفر. -h. (تعیین شده توسط کارشناسان).

اف n - صندوق زمان کار مفید یک کارمند در سال، ساعت، (به طور متوسط ​​برابر با 2006 ساعت فرض می شود).

و در آخر مثال های ارائه شده در آخرین استانداردهای زمانی سال 2002 را در نظر می گیریم.

محاسبه تعداد استاندارد کارمندان خدمات اسناد و مدارک، ارائه مجموعه ای از وظایف "حسابداری و ثبت اسناد"

نام کار واحد اندازه گیری مقدار سالیانه نرخ کار زمان، ساعت.. شماره جدول شدت کار هنجاری، قسمت 1. نگهداری فایل کنترلی One RKK 108600, 151816292. درج در دفتر حسابداری اسناد ارسالی یک ورودی 60000.04402403. موجودی اسناد دریافتی یک موجودی 1200.234027.6 4. تکمیل رجیستر One register 37330.1940709.275. پردازش تلگرام یک تلگرام 6500.113471.56. توزیع اسناد Single addressee60000.02321697. ثبت اسناد دریافتی دانشکده 2 l.48000,0316728. ثبت سفارشات داخلی 2 l.1200.08164.89. حسابداری سفارشات مجموعه واحد یک سند 1200,07158,410. حسابداری تصمیمات (تصمیمات) هیئت دانشگاهی یک سند 1201151211. حسابداری تلگرام هیئت علمی یک تلگرام 1500.05157.512. حسابداری گزارش های یک هیئت دانشگاهی یک گزارش 60 0.481528.813. حسابداری موجودی اسناد هیئت دانشگاهی یک موجودی 4200.121550.414. حسابداری نامه های ابلاغی دانشکده یک نامه12600.05156315. حسابداری تصمیمات هیئت دانشگاهی یک سند 1200.08159.6 مجموع: 3002.87

کارت ثبت نام (RKK) - کارت ثبت و کنترل که دارای فرم مخصوص ثبت است و برای ثبت و کنترل اسناد دریافتی، حداکثر 1500 کاراکتر، خدمت می کند.

L - ورق (l.) - یک واحد اندازه گیری برای حجم متن تایپ شده روی یک ورق کاغذ، به اندازه 210x297 میلی متر (فرمت A4) چاپ شده در یک طرف، که روی آن 38 - 41 خط (2450 کاراکتر) در 1.5 قرار می گیرد. فواصل زمانی با تعداد 60 تا 64 کاراکتر چاپ شده در هر خط (در شرایط خودکار - 2 کیلوبایت).

تی n - هزینه های زمانی محاسبه شده بر اساس استانداردهای زمانی - 3002.87 ساعت.

اف n - هنجار زمان کار برای هر کارمند در سال - به طور مشروط معادل 2000 ساعت در نظر گرفته می شود.

تی nn - 438.9 - هزینه های زمانی که توسط هنجارها پیش بینی نشده است، که ماهیت یکباره دارند (تعیین شده توسط متخصص).

تی در باره = 3002.87+ 438.9 = 3441.77 ساعت

محاسبه مثال 2

محاسبه تعداد پرسنل کلیدی کارگران خدمات اسناد

نام کار واحد اندازه گیری حجم سالیانه کار هنجار زمان قسمت شماره جدول شدت کار هنجاری 1. حسابداری خودکار حجم گردش اسناد موسسه 100 سند 200000,153202 ثبت خودکار اسناد ورودی 10 سند 250000 ,405410003. حسابداری خودکار تعداد اسناد ورودی 100 سند 6500005523254. کنترل خودکار اجرای اسناد ورودی 10 سند50000,756350------10. حسابداری خودکار تعداد اسناد داخلی ارسالی100 سند150000.04516 مجموع:10545

تی n - هزینه های زمانی محاسبه شده بر اساس استانداردهای زمانی - 10545 ساعت.

تی nn - هزینه های زمانی که توسط هنجارها پیش بینی نشده است، که ماهیت یک بار مصرف دارند - 1096.8 ساعت (تعیین شده توسط کارشناسان).

اف n - هنجارهای زمان کار یک کارمند در سال، ساعت - به طور مشروط معادل 2000 ساعت در نظر گرفته می شود.

همانطور که از مثال‌های بالا می‌بینید، روش‌شناسی یکسان محاسبه می‌شود، اما شما استانداردهای زمانی را از مجموعه‌ای که استفاده می‌کنید، می‌گیرید و انواع غیراستاندارد کار را خودتان با ارزیابی‌های کارشناسی محاسبه می‌کنید.

علاوه بر کارمندانی که مستقیماً در کارکنان دفتری هستند، هر واحد ساختاری ممکن است یک منشی داشته باشد که کار دفتری را در بخش انجام می دهد. در غیاب چنین رئیس واحدی باید یکی از کارمندان اداره را که مسئول نگهداری سوابق است منصوب کند.

بدین ترتیب، مجموع کارکنان درگیر در امور دفتری در سازمان، مجموع تعداد منظم کارکنان دفتری و کلیه کارکنان سایر بخش‌هایی خواهد بود که وظایف دفتری به آنها سپرده شده است.

نتیجه

با بررسی مطالب در مورد موضوع کار درسی می توان به نتایج زیر دست یافت:

مطابق با الزامات سیستم دولتی موسسات آموزشی پیش دبستانی، پشتیبانی اسنادی مدیریت در شرکت های مدرن باید توسط یک سرویس ویژه - خدمات پشتیبانی مدیریت اسناد (خدمات موسسات آموزشی پیش دبستانی) انجام شود. چنین خدماتی در شرکت به عنوان یک واحد ساختاری مستقل عمل می کند که توسط رئیس سرویس اداره می شود و مستقیماً زیر نظر رئیس شرکت است.

وظایف اصلی سرویس DOE عبارتند از:

معرفی یک رویه واحد برای کار با اسناد مطابق با GSDOU و سایر اسناد نظارتی، روش شناختی و سازمانی و اداری در شرکت.

اجرای مدیریت روش شناختی سازماندهی کار با اسناد در بخش های ساختاری شرکت؛

اطمینان از کنترل مؤثر بر رعایت رویه تعیین شده برای کار با اسناد؛

بهبود فرم ها و روش های کار مقامات شرکت با اسناد.

پشتیبانی اسناد مدیریت - فعالیتی که سازماندهی اسناد و مدیریت اسناد را در فرآیند اجرای وظایف یک موسسه، سازمان و شرکت پوشش می دهد.

برای به دست آوردن یک اثر اقتصادی، اول از همه، کیفیت اطلاعات مهم است که با کمیت، کارایی، درجه پیچیدگی آن تعیین می شود. اگر شرکت کار روشنی با اسناد نداشته باشد، در نتیجه، مدیریت بدتر می شود، زیرا به کیفیت و قابلیت اطمینان، کارایی دریافت و انتقال اطلاعات، تنظیم صحیح خدمات مرجع و اطلاعات و سازماندهی دقیق جستجو، ذخیره سازی و استفاده از اسناد.

فهرست منابع و ادبیات مورد استفاده

منابع

GOST R 51141-98 کار اداری و بایگانی: اصطلاحات و تعاریف. - م: انتشارات استاندارد، 1377.

DR-191-98. یکسان سازی متون اسناد اداری. دستورالعمل VNIIDAD FAS RF. - M.: VNIKDAD، 1998.

دستورالعمل استاندارد در مورد کار اداری در دستگاه های اجرایی فدرال (تصویب به دستور سرویس آرشیو فدرال روسیه مورخ 27 نوامبر 2000 شماره 68). - م.، 2001.

سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت. مقررات اساسی الزامات عمومی برای خدمات پشتیبانی اسناد و مدارک. تایید شده توسط دانشکده آرشیو اصلی اتحاد جماهیر شوروی در 27 آوریل 1988.

ادبیات

بلو A.N. مدارک و جریان اسناد: Proc. کمک هزینه - M.: Eksmo، 2007

باساکوف M.I. کار اداری و مکاتبات در پرسش و پاسخ: کتاب درسی - Rostov n / D .: Phoenix، 2004

گالاخوف V.V. کارهای اداری: نمونه ها، اسناد، سازماندهی و فناوری کار. - M.: OOO "TK Velbi"، 2005

دمین یو.ام. امور اداری: تهیه اسناد اداری. - سن پترزبورگ: پیتر، 2004

کریلوا I.Yu. مستندسازی فعالیت های مدیریتی: Proc. کمک هزینه - سن پترزبورگ: مطبوعات تجاری، 2004

Kuznetsova T.V. کار اداری: سازمان و فناوری های پشتیبانی مدیریت مستند. - م.: وحدت-دانا، 2003

Kuznetsova T.V. کار کاغذی: کتاب درسی / T.A. بیکووا، ال.ام. ویالووا، L.V. سانکین زیر کل ویرایش پروفسور تلویزیون. کوزنتسوا. - ویرایش دوم، تجدید نظر شده. و اضافی - M.: MTsFER، 2006.

روگوژین ام.یو. راهنمای کار اداری - سن پترزبورگ: Pmter، 2006

Spivak V.A. مستندسازی فعالیت های مدیریت: کارهای اداری - سن پترزبورگ: پیتر، 2005

استنیوکوف M.V. کارهای اداری: یادداشت های سخنرانی. - م.: قبل، 2005

Yankova V.F. نحوه سازماندهی کسب و کار - M.: MTsFER، 2004.

فهرست صلاحیت موقعیت های مدیران، متخصصان و سایر کارمندان، مصوب 21 اوت 1998 وزارت کار فدراسیون روسیه شماره 37. - مقررات عمومی.

پیوست 1

ویژگی های صلاحیت موقعیت های کارکنان خدمات مدیریت اسناد

طبقه بندی کارمند بر اساس ماهیت کار عنوان سمت ویژگی های صلاحیت مدیران موقعیت رئیس وظایف بایگانی: · کار سازماندهی و نگهداری آرشیو در یک شرکت، موسسه، سازمان را هدایت می کند. · مطابق روال تعیین شده ، دریافت ، ثبت ، سیستم سازی ، ذخیره و استفاده از اسناد را تضمین می کند. · نظارت بر کار بر روی تدوین یک دستگاه مرجع که حسابداری و استفاده از اسناد آرشیوی را تسهیل می کند. · کمک روش شناختی در یافتن اسناد لازم ارائه می دهد. · به کارکنان بخش های ساختاری در مورد روش تشکیل، تهیه و ارسال پرونده ها به بایگانی دستور می دهد. · کنترل به موقع دریافت اسناد تکمیل شده توسط کار اداری در بایگانی. · کار بر روی بررسی ارزش اسناد آرشیوی، تشکیل اسناد برای ذخیره سازی دائمی و موقت را تضمین می کند. · نظارت بر کار بر روی جمع آوری موجودی پرونده ها برای انتقال اسناد به بایگانی دولتی و تنظیم اقدامات مربوط به تخریب اسنادی که دوره نگهداری آنها به پایان رسیده است. · کنترل وضعیت اسناد، به موقع بودن بازیابی آنها، رعایت شرایط موجود در بایگانی، لازم برای اطمینان از ایمنی اسناد. · سازماندهی کار برای نگهداری سوابق جریان اسناد و تعداد پرونده ها، صدور گواهی های آرشیوی بر اساس داده های موجود در اسناد بایگانی. · گزارش های مورد نیاز را تهیه می کند. · در تدوین مقررات و دستورالعمل ها برای نگهداری سوابق و سازماندهی بایگانی شرکت می کند. باید دانست: · قطعنامه ها، دستورات، دستورات، سایر اسناد حاکمیتی و نظارتی نهادهای بالاتر و سایر نهادهای مربوط به کار بایگانی. · · روش پردازش اسناد وارد شده به بایگانی و سیستم فعلی طبقه بندی آنها. · · اصول سازماندهی تولید، کار و مدیریت؛ · قانون کار؛ · · · تحصیلات متوسطه حرفه ای و تجربه کار در امور اداری حداقل 2 سال. · سازماندهی کار دفتر؛ · پردازش به موقع مکاتبات ورودی و خروجی، تحویل آن به مقصد را تضمین می کند. · مهلت های اجرای اسناد و اجرای صحیح آنها را کنترل می کند. · سازماندهی کار در زمینه ثبت، حسابداری، ذخیره سازی و انتقال به بخش های ساختاری مربوطه اسناد کار اداری جاری (از جمله دستورات و دستورالعمل های مدیریت)، در مورد تشکیل پرونده ها و سپرده گذاری آنها. · دستورالعمل هایی را برای نگهداری سوابق در یک شرکت، مؤسسه، سازمان تهیه می کند و اجرای آنها را سازماندهی می کند. · اقداماتی را انجام می دهد تا کارکنان خدمات نگهداری سوابق را با مواد آموزشی و مرجع لازم و همچنین موجودی، تجهیزات، تجهیزات اداری، ابزار فنی کار مدیریتی ارائه دهد. · مدیریت روش شناختی سازماندهی کار اداری در بخش ها، کنترل بر تشکیل صحیح، ذخیره سازی و تحویل به موقع پرونده ها به بایگانی، تهیه گواهی های مربوط به رعایت مهلت های اجرای اسناد را انجام می دهد. · چاپ و تکثیر اسناد اداری را فراهم می کند. · در آماده سازی جلساتی که توسط مدیریت دعوت می شود شرکت می کند و نگهداری آنها، ثبت اسناد سفر، ثبت نام کارمندانی که به سفر کاری وارد می شوند را سازماندهی می کند. · بر کارکنان اداری نظارت می کند. باید دانست: · · سیستم یکپارچه ایالتی کار اداری؛ · · ساختار شرکت، موسسه، سازمان؛ · · طرح های گردش کار؛ · روش تهیه نامگذاری موارد ، موجودی موارد ذخیره سازی دائم و موقت ، گزارش گیری تعیین شده. · زمان و روش ارسال پرونده ها به بایگانی؛ · سیستم های سازماندهی کنترل بر اجرای اسناد؛ · تجهیزات اداری و سایر ابزارهای فنی کار مدیریتی؛ · مبانی اقتصاد، سازمان تولید، کار و مدیریت؛ · قانون کار؛ · مقررات داخلی کار؛ · قوانین و مقررات حمایت از کار. شرایط صلاحیت: · آموزش متوسطه حرفه ای بدون ارائه شرایط لازم برای سابقه کار یا تحصیلات حرفه ای ابتدایی و سابقه کار در این تخصص حداقل 3 سال. · عملکرد به موقع و با کیفیت بالا کپی و تکثیر آثار، از جمله میکروفیلم مستندات فنی برای تمام بخش های ساختاری یک شرکت، موسسه، سازمان را تضمین می کند. · پذیرش اسناد فنی و خدماتی را برای کپی، تکثیر، حسابداری برای دریافت مواد از بخش ها سازماندهی می کند. · تعیین میزان مصرف مواد و صدور محصولات نهایی به مشتریان. · برنامه هایی را برای اجرای کار کپی و تکثیر تهیه می کند. · کار را بین مجریان مطابق با تخصص و صلاحیت آنها توزیع می کند و به کارکنان دستور می دهد. · نیاز دفتر به تجهیزات، مواد را تعیین می کند و از آماده سازی درخواست ها برای دریافت آنها اطمینان می دهد. · زمان و کیفیت کار کپی و تکثیر و همچنین کامل بودن مطالب تحویل داده شده به مشتریان را کنترل می کند. · در تدوین دستورالعمل ها، قوانین و سایر اسناد نظارتی در مورد تکنیک انجام کار کپی و تکثیر شرکت می کند. · اقداماتی را برای بهبود سازماندهی کار کارکنان اداره، معرفی تکنیک ها و روش های کار پیشرفته به منظور کاهش هزینه ها، مصرف مواد، بهبود استفاده از تجهیزات و افزایش بهره وری نیروی کار انجام می دهد. · ایمنی اسناد پذیرفته شده برای کار را تضمین می کند. · کنترل وضعیت محل کار، تجهیزات و تعمیر به موقع آن، رعایت قوانین مربوط به عملکرد تجهیزات و حفاظت از کار هنگام انجام کار کپی و تکثیر. · بررسی علل نقص در اجرای کار کپی و تکثیر و اتخاذ تدابیری برای جلوگیری از آنها. باید دانست: · تصمیمات، دستورات، دستورات، سایر اسناد حاکمیتی و نظارتی مقامات بالاتر در مورد انجام کار کپی و تکثیر. · روشها و ابزارهای انجام کار کپی و تکثیر. · طراحی، اصول عملیات، قوانین نصب و راه اندازی تجهیزات کپی و کپی؛ · انواع مواد مورد استفاده در کپی و تکثیر آثار، خواص و مشخصات فنی آنها. · استانداردها، دستورالعمل ها و سایر دستورالعمل ها برای تهیه اسناد فنی؛ · هنجارها و قیمت ها برای اجرای کپی و تکثیر آثار؛ · تجربه پیشرفته داخلی و خارجی در کپی و تکثیر. · مبانی سازمان کار؛ · قانون کار؛ · مقررات داخلی کار؛ · قوانین و مقررات حمایت از کار. شرایط صلاحیت: · آموزش متوسطه حرفه ای بدون ارائه شرایط لازم برای سابقه کار یا تحصیلات حرفه ای ابتدایی و سابقه کار در این تخصص حداقل 3 سال. · بر کار اداره تایپ نظارت می کند. · مواد را برای چاپ می پذیرد، آن را بین تایپیست ها توزیع می کند، سوابق تولید را نگه می دارد، کار تکمیل شده را تحویل می دهد. · کنترل زمان و کیفیت کار تایپی، ایمنی اسناد پذیرفته شده و فونوگرام ها را تضمین می کند. · وسایل و مواد فنی لازم را برای تایپیست ها برای کار فراهم می کند. · وضعیت ماشین‌های تحریر، ضبط صوت را نظارت می‌کند و اقداماتی را برای رفع نقص آنها انجام می‌دهد. · در اوقات فراغت از وظایف فوق به انجام کارهای تایپی می پردازد. باید دانست: · تصمیمات، دستورات، دستورات، سایر اسناد حاکمیتی و نظارتی نهادهای بالاتر و سایر نهادهای مربوط به نگهداری سوابق. · مفاد اصلی سیستم یکپارچه نگهداری سوابق دولتی؛ · تایپی; · روش حسابداری برای کارهای تایپی؛ · قوانین املا و نقطه گذاری؛ · ترتیب چیدمان مواد هنگام چاپ اسناد مختلف؛ · استانداردهای سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری؛ · قوانین کار برای ماشین تحریر، ضبط صدا؛ · مبانی سازمان کار؛ · قانون کار؛ · مقررات داخلی کار؛ · قوانین و مقررات حمایت از کار. شرایط صلاحیت: · آموزش متوسطه حرفه ای بدون ارائه شرایط لازم برای سابقه کار یا تحصیلات حرفه ای ابتدایی و سابقه کار در این تخصص حداقل 3 سال. · بر کار اکسپدیشن نظارت می کند. · کار دریافت، پردازش، ارسال به مقصد کالاها، اسناد و مکاتبات ورودی را سازماندهی می کند و از ایمنی آنها و تحویل به موقع آنها به مخاطبین اطمینان می دهد. · دستورالعمل هایی را برای اسکورت محموله و اسناد عبوری از سفر تهیه می کند. · در صورت لزوم در بررسی یکپارچگی بسته بندی (ظرف) و وجود پیوست مطابق با اسناد همراه شرکت می کند - در تهیه گزارش در مورد کمبود یا آسیب شناسایی شده. · اقداماتی را انجام می دهد تا کارگران اعزامی را با وسایل مکانیزاسیون کار، موجودی، تجهیزات ویژه، نظارت بر عملکرد مناسب و وضعیت فنی سالم آنها انجام دهد. · کنترل در دسترس بودن روش های لازم حمل و نقل، سازماندهی حمل و نقل مناسب، انجام عملیات بارگیری و تخلیه، قرار دادن و انبار کردن کالاها، اسناد و مکاتبات، اجرای صحیح اسناد پذیرش. · سازماندهی کار بر روی نگهداری سوابق، گردآوری گزارش های ایجاد شده، تهیه گواهینامه در مورد انطباق با زمان تحویل. · نحوه نگهداری و ایمنی کالاها، اسناد و مکاتبات لازم را در حین حمل و نقل آنها فراهم می کند. باید دانست: · تصمیمات، دستورات، دستورات، سایر اسناد حاکمیتی و نظارتی مقامات بالاتر مربوط به سازماندهی امور اداری. · ساختار شرکت، موسسه، سازمان؛ · پذیرش و روش های پردازش مکاتبات؛ · سازماندهی کار اداری؛ · سازماندهی عملیات بارگیری و تخلیه؛ · روش دریافت و تحویل کالا؛ آدرس تامین کنندگان اصلی محموله، انبارهای آنها؛ · فرم اسناد پذیرش و ارسال کالا و قوانین اجرای آنها. · روش تهیه الزامات حمل و نقل، ویژگی های حمل و نقل، انبارداری و ذخیره سازی مواد ارسالی. · روش ثبت نام فرستندگان و گیرندگان کالا، اسناد و مکاتبات، سازماندهی کنترل بر تحویل آنها. · گزارش دهی ایجاد شده؛ · وسایل مکانیزاسیون کار؛ · تجهیزات و موجودی ویژه؛ · مبانی اقتصاد، سازماندهی کار و مدیریت؛ · قانون کار؛ · مقررات داخلی کار؛ · قوانین و مقررات حمایت از کار. شرایط صلاحیت: · آموزش ابتدایی حرفه ای بدون نیاز به سابقه کار یا تحصیلات عمومی متوسطه (کامل) و سابقه کار به عنوان حمل و نقل حداقل 1 سال. · فرآیندهای فناوری را برای کار با اسناد و اطلاعات اسنادی بر اساس استفاده از فناوری سازمانی و رایانه ای (حسابداری، کنترل اجرا، ذخیره سازی عملیاتی، کار مرجع) توسعه و پیاده سازی می کند. · در برنامه ریزی، سازماندهی و بهبود فعالیت های خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت شرکت می کند، وضعیت کار اداری را نظارت می کند. · پیشنهادهایی را برای اطمینان از شرایط کار ارگونومیک، منطقی کردن محل کار برای کارکنان خدمات مدیریت اسناد تهیه می کند. · سیستم های مستندسازی یکپارچه و جداول اسناد را برای اهداف مختلف و سطوح مدیریتی، طبقه بندی کننده اطلاعات اسناد ایجاد می کند. · اجرای سیستم های مستندسازی را سازماندهی می کند. · اقداماتی را برای ساده سازی ترکیب اسناد و شاخص های اطلاعاتی، کاهش تعداد آنها و بهینه سازی جریان اسناد انجام می دهد. · در انتخاب اسناد منتقل شده برای ذخیره سازی دولتی، سازماندهی ذخیره سازی و بررسی ارزش اسناد شرکت می کند. · در تعیین اهداف، طراحی، بهره برداری و بهبود (از نظر پشتیبانی اطلاعات) سیستم های اطلاعاتی و سیستم های کنترل خودکار و همچنین در توسعه آخرین فناوری های اطلاعاتی (از جمله بدون کاغذ) بر اساس استفاده از فناوری رایانه و ریزپردازنده مشارکت می کند. طراحی و به روز رسانی پایگاه های اطلاعاتی و بانک های اطلاعاتی؛ · مطالعه و تعمیم بهترین تجربه داخلی و خارجی در زمینه پشتیبانی اسناد برای مدیریت، تدوین اسناد نظارتی و روش شناختی در مورد مسائل مربوط به پشتیبانی اسناد. · در انتخاب، استقرار و آموزش پیشرفته پرسنل خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت شرکت می کند. باید دانست: · اقدامات قانونی قانونی و نظارتی، قطعنامه ها، دستورات، دستورات، سایر اسناد حاکمیتی و نظارتی مقامات بالاتر مربوط به پشتیبانی اسناد برای مدیریت؛ ·

در میان وظایف سازمانی که باید در فرآیند ایجاد یک سرویس DOW حل شود، وظیفه تنظیم هنجاری کار خود سرویس نیز وجود دارد. وظایف و وظایف ممکن است بسته به نوع سازمان و زمینه قانونی و اجتماعی که در آن فعالیت می کند متفاوت باشد.

ساختار، عملکردها، وظایف خدمات در تعدادی از اسناد سازمانی و اداری محلی - مقررات، دستورالعمل ها، قوانین، مقررات، ساختار و کارکنان، کارکنان، دستورات توزیع وظایف ثابت شده است.

از جمله مهمترین اسناد سازمانی که وضعیت حقوقی کارکنان خدمت مؤسسه آموزشی پیش دبستانی را تعیین می کند، موقعیت خدمت و شرح وظایف است. این اسناد باید بر اساس قوانین جاری، اسناد هنجاری و روش شناختی اقدامات بین بخشی و اسناد سازمانی که فعالیت های خود سازمان را تعیین می کند (منشور، تفاهم نامه انجمن) تدوین شود. توسعه موقعیت و شرح وظایف تضمین کننده انتساب به خدمات کل محدوده عملکردها، ساخت داخلی خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی و همچنین توزیع عملکردها و مسئولیت های کارکنان است.

منشور سازمان در تنظیم فعالیت های دفتری نقش مهمی ایفا می کند - یک قانون قانونی که روش تشکیل، صلاحیت سازمان، وظایف، وظایف و روش کار را تعیین می کند. منشور بر شکل‌بندی کلی کار اداری تأثیر دارد، زیرا این سند وظایف، جهت‌ها و ویژگی‌های فعالیت‌های سازمان، روش تأیید ساختار سازمانی، ایالت‌ها و رهبری را مشخص می‌کند. مفاد مندرج در منشور پایه سازمانی اولیه را برای جریان اسناد موسسه ایجاد می کند، به تنظیم ارتباطات اطلاعاتی کمک می کند و به شما امکان می دهد محدوده واقعی اسنادی را که در سازمان ایجاد می شود تعیین کنید. بخش منشور که به رویه مدیریت یک سازمان اختصاص دارد، روشی را برای مستندسازی فعالیت های اداری ایجاد می کند و بر این اساس، محدوده اسناد صادر شده توسط مدیریت را تعیین می کند، بر ترتیب فرآیندهای تشکیل اسناد تأثیر می گذارد و پارامترهای جریان اطلاعات و گردش کار را تعیین می کند. .

مقررات مربوط به خدمات یک مؤسسه آموزشی پیش دبستانی را می توان بر اساس موارد معمول یا نمونه تدوین کرد که وجود آنها نمی تواند جایگزین ایجاد یک تدارک فردی شود. هنگام تدوین مفاد فردی، ترکیب وظایف و وظایف سرویس بر اساس شرایط واقعی فعالیت آن مشخص می شود. به عنوان مثال، کارکردهای پیش بینی توسعه پشتیبانی اسناد، یکسان سازی اسناد، راهنمایی روش شناختی در مورد پشتیبانی اسنادی بخش های ساختاری و غیره را می توان به عملکردهای فناوری معمولی برای سایر واحدهای ساختاری اضافه کرد.

این آیین نامه به امضای رئیس سرویس مدیریت سوابق و تأیید رئیس سازمان می رسد. این آیین نامه بر روی سربرگ عمومی سازمان تنظیم می شود و با روسای واحدهای ساختاری که رابطه با آنها ثابت است توافق می شود. این آیین نامه از تاریخ تصویب لازم الاجرا است.

فرم ارائه و ساختار متن در USORD 1 یکپارچه شده است (به بخش 4.1 مراجعه کنید).

در بخش " مقررات عمومی "نام دقیق خدمات اداری، جایگاه آن در ساختار سازمانی سازمان، درجه استقلال مشخص می شود. سرویس DOW باید به عنوان یک واحد ساختاری مستقل ایجاد شود و مستقیماً به رئیس سازمان گزارش دهد. غیر معمول نیست که سرویس PEI بخشی از واحدهایی باشد که وظایف دیگری را انجام می دهند (به عنوان مثال، بخش های اداری و اقتصادی، بخش های اداری، بخش های پرسنلی و نگهداری سوابق و غیره). حتی در مواردی که این واحدها دارای وضعیت مستقل هستند، این رویه حرکت اسناد را پیچیده می‌کند و نمی‌تواند به سازماندهی منطقی پشتیبانی اسناد از مدیریت کمک کند.

در بخش "مفادات عمومی" ساختار داخلی سرویس ثابت شده است. اگر تعداد معینی از بخش‌های داخلی (گروه‌ها، دفاتر، بخش‌ها و غیره) در سرویس DOW وجود دارد، باید فهرست شوند. اگر فقط چند کارمند به عنوان بخشی از خدمات کار می کنند، موقعیت های کارکنان اداری در این موقعیت ذکر شده است.

مورد بعدی در بخش "ضوابط عمومی" فهرستی از قوانین اصلی قانونی و نظارتی فدراسیون روسیه، اسناد نظارتی و آموزشی را ارائه می دهد که سرویس PEI در کار خود توسط آنها هدایت می شود. در عین حال، ابتدا قوانین قانونی فدراسیون روسیه، اسناد قانونی نظارتی، اسناد نظارتی و روش شناختی اقدامات بین بخشی ذکر شده است، سپس اسناد سازمانی و اداری داخلی خود سازمان، که کار سرویس DOW را تعیین می کند.

اگر سرویس DOW دارای مهر و موم (مهر) خود باشد، این مقررات توضیحی در مورد آن، شرایط نگهداری و استفاده از آن ارائه می دهد. این آیین نامه همچنین مسئولیت سرویس DOW را برای ایمنی و تأیید اسناد با مهر سازمان تعیین می کند.

بخش دوم این ماده نامیده می شود "اهداف و مقاصد” و شامل فرمول بندی هدف اصلی ایجاد و بهره برداری از سرویس و وظایف اجرای آن می باشد. بنابراین، وظایف خدمات دفتر کار در حال حاضر شامل سازماندهی، نگهداری و بهبود کار اداری بر اساس یک خط مشی واحد، استفاده از فناوری های نوین اطلاعات در کار با اسناد، راهنمایی روش شناختی و نظارت بر انطباق با رویه تعیین شده برای کار است. با اسناد در تقسیمات ساختاری.

بخش سوم بخش اصلی است. شامل توضیحات جامعی از فعالیت های سرویس DOW است و نامیده می شود "کارکرد".شرح آنها شامل انواع کارهای انجام شده توسط سرویس DOW است. در عین حال، مرسوم است که عملکردها را به ترتیب منطقی آنها بیان کنید: دریافت اسناد دریافتی، پردازش آنها، ثبت نام، بررسی، انتقال آنها به مجریان و غیره. این بخش با انواع کار در زمینه ذخیره سازی اسناد و انتقال آنها به بایگانی پایان می یابد.

در صورت وجود زیرمجموعه های ساختاری در سرویس، زیربخش های مربوط به نام آنها در قسمت "توابع" وارد می شود و برای هر زیرمجموعه سازه توضیحاتی در مورد عملکردها ارائه می شود. این محدوده کار را برای هر بخش از سرویس مشخص می کند. هنگام تهیه یک ماده، رئیس خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی باید به دقت تعیین حدود وظایف سرویس را بین پیوندها یا بخش های فردی در نظر بگیرد تا از تکرار و موازی کاری در کار و همچنین «از دست دادن» یا حذف هر یک از آنها جلوگیری شود. توابع، بدون گنجاندن آن در ارائه. هنگام تدوین این بخش، مرسوم است که مشخص شود که واحد به طور کلی کدام عملکردها را انجام می دهد، و در چه مواردی و به چه شکلی شرکت می کند. بخش باید حاوی جمله بندی واضحی از کار باشد که اجازه درک مبهم آنها را نمی دهد.

وظایف رئیس خدمات مدیریت سوابق ممکن است توسط یک سند جداگانه (شرح شغل، مقررات شغلی) تنظیم شود، اما اغلب اوقات، به جای آنها، بخش " مدیریت"، که در آن موارد زیر ثابت شده است: نام سمت، (رئیس، رئیس، مدیر)، شرایط لازم برای سطح و مشخصات تحصیلی، صلاحیت ها و تجربه عملی رئیس موسسه آموزشی پیش دبستانی. از جمله وظایف، عملکرد هماهنگی فعالیت های خدمات اداری، برنامه ریزی کار آن، نظارت بر کار کارکنان، بهبود ساختار سازمانی، ایجاد یا مشارکت در توسعه حمایت های نظارتی و روش شناختی برای فعالیت های خدمات و مستند است. حمایت از سازمان

مقرراتی وجود دارد که در آن بخش "راهنماها" به سه بخش فرعی تقسیم می شود: وظایف، حقوق، مسئولیت.

از جمله وظایف رئیس سرویس مدیریت سوابق، لزوماً وظیفه هدایت و نظارت بر فعالیت های واحد وجود دارد. اما اغلب در این بخش، مفاد عملکرد برخی از خدمات (به عنوان مثال، بررسی اولیه اسناد دریافتی، تهیه اسناد برای گزارش به مدیریت، کنترل مهلت ها و غیره) را که توسط رئیس انجام می شود، تعیین می کند. خودش این بخش همچنین حقوق رئیس خدمات مدیریت سوابق را تعیین می کند، از جمله معمولاً حق تعیین محدوده مسئولیت.

معاونان آنها (در صورت وجود)، امضاء، تأیید، تأیید اسناد خاص، صدور دستور در مورد طیف خاصی از مسائل، انتصاب و اخراج کارکنان مؤسسه آموزشی پیش دبستانی (یا ارائه اسناد برای این مراحل)، اعمال مشوق یا مجازات و غیره.

به سرپرست خدمات مدیریت سوابق مسئولیت شخصی برای فعالیت های کل سرویس، انجام کلیه عملکردها، ایمنی اسناد، رعایت هنجارها و قوانین تعیین شده برای کار با اسناد و غیره اختصاص داده شده است. GOST R ISO 15489-2007 اختصاص می دهد. مسئولیت کلیه جنبه های مدیریت اسناد، از جمله طراحی، پیاده سازی و نگهداری سیستم های مدیریت سوابق و ویژگی های عملیاتی آنها، و همچنین آموزش کاربران در زمینه مدیریت اسناد و کاربرد سیستم های مدیریت سوابق در عمل فردی. مسئولیت خاص مطابق با استاندارد باید به فردی با اختیارات مناسب در سازمان واگذار شود.

بند پنجم حکم "حقوق"شامل فهرستی از حقوقی است که به طور کلی برای اجرای وظایف و وظایف محول شده به سرویس اختصاص داده شده است. حقوق خدمات DOE شامل حق بررسی سازماندهی کار با اسناد در بخش های ساختاری، الزام مجریان به نهایی کردن اسناد در صورت نقض قوانین تهیه آنها، درخواست اطلاعات از بخش های ساختاری لازم برای انجام وظایف خود و غیره است. تأثیر قابل توجهی بر وضعیت کار با اسناد می تواند به سرویس DOW این حق را بدهد که برای ثبت نام و ارسال اسناد داخلی و خروجی که بر خلاف الزامات تعیین شده تنظیم شده اند (به عنوان مثال، در صورت عدم وجود ویزا یا امضای لازم) قبول نکند. ، با تاریخ های عقب افتاده و غیره). به عنوان مثال، چنین حقی به خدمات دفتری مقامات اجرایی فدرال اعطا می شود: "خدمات دفتری صحت سند، کامل بودن سند و مطابقت تعداد کپی های سند را به لیست پستی بررسی می کند. . اسناد اجرا شده اشتباه به مجری عودت داده می شود.

فصل "مسئوليت"یا به یک مستقل جدا می شود یا با بخش "حقوق" ترکیب می شود و حاوی لیستی از موقعیت های اصلی است که سرویس مسئول انجام وظایف خود است ، وضعیت اسناد و مدارک ، مطابقت آن با الزامات اسناد قانونی و نظارتی ، قابلیت اطمینان اطلاعات، نشت آن، سازماندهی کار سرویس، کار با پرسنل و غیره. یکی از مفاد GOST R ISO 15489-2007 بر اهمیت و اهمیت تعیین مسئولیت برای کار با اسناد تأکید دارد. در عین حال تأکید می‌شود که کلیه کارکنان سازمان (شامل مدیران اسناد، متخصصان حرفه‌های اطلاعاتی مرتبط، مدیریت سازمان، روسای بخش‌های ساختاری، مدیران سیستم‌های مدیریت اسناد و سایر افرادی که با اسناد کار می‌کنند، مسئولیت دارند). جزء وظایف رسمی آنهاست). آیین نامه خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی، سند سازمانی است که باید حاوی اظهارات روشنی از سمت هایی باشد که سرویس دفتری مسئول آن است.

فصل " روابط با سایر بخش های ساختاری»باید منعکس کننده حضور و ماهیت رابطه خدمات دفتر کار با سایر بخش های ساختاری سازمان باشد که در حین انجام وظایف و وظایف آن، تعهدات متقابل، ترکیب و ویژگی های اسناد تهیه شده توسط سرویس کار دفتری همراه با سایر واحدهای ساختاری، زمان ارائه آنها، فراوانی تبادل اطلاعات. به عنوان یک قاعده، این بخش روابط با بخش پرسنل، دبیرخانه بدنه دانشکده، بخش های ساختاری عملکردی و بخش حقوقی را ثبت می کند. در این بخش انواع فعالیت هایی که مؤسسه آموزشی پیش دبستانی در توافق با سایر واحدها انجام می دهد فهرست می شود.

بازنگری وضعیت زمانی انجام می شود که ساختار سازمان تغییر کند، خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی تغییر یابد، نام یا ساختار سازمانی داخلی آن تغییر کند، اشکال و روش های جدید سازماندهی کار معرفی شود و همچنین معرفی فن آوری جدید، زیرا در این مورد توزیع مجدد عملکردها بین بخش های ساختاری وجود دارد. روش بازنگری این ماده یا در بخش پایانی این سند یا در "مقررات کلی" تعیین شده است.

نمونه ای از مقررات مربوط به خدمات یک موسسه آموزشی پیش دبستانی در پیوست 29 آورده شده است.

سند اصلی سازمانی که تعیین حدود وظایف و حقوق بین کارکنان را تنظیم می کند، شرح وظایف است.

شرح شغل سندی است که موقعیت سازمانی و قانونی یک کارمند را در ساختار یک سازمان یا واحد ساختاری مشخص می کند. هم مدیران و هم مجریان باید به توسعه شرح وظایف و کاربرد عملی آن علاقه مند باشند. این سند نقش سازمانی، نظارتی و تنظیمی را ایفا می کند، یک ابزار مدیریتی مؤثر است که به مدیر اجازه می دهد وظایف و حقوق را به وضوح مشخص کند، مسئولیت ها را ایجاد کند، روابط بین پست های فردی را تضمین کند، تکرارها را حذف کند و موازی کاری را در عملکرد همان عملیات توسط کارکنان حذف کند. هر واحد ساختاری سازمان . علاوه بر این، شرح وظایف تعیین قابلیت تعویض کارگران را ممکن می سازد. این سند به مدیران اجازه می دهد تا فعالیت های هر یک از کارکنان خدمات را ارزیابی کنند، به طور عینی اقدامات نفوذ را اعمال کنند.

شرح شغل از نظر مجری که علاقه مند به ایده های روشن در مورد ماهیت و انواع کار، محدوده وظایف، اختیارات، حقوق و مسئولیت های خود و ایجاد روابط است، یک سند سازمانی ضروری است. روانشناسان خاطرنشان می کنند که وجود شرح وظایف به خوبی نوشته شده برای همه موقعیت ها به طور قابل توجهی از وقوع موقعیت های درگیری در تیم می کاهد.

شرح شغل، با توجه به هدف آن، سندی از عملکرد پایدار است، باید برای مدت طولانی استفاده طراحی شود، که به توزیع واضح کارکردها و انواع کار بین کارکنان فردی کمک می کند، تخصص آنها را ثابت می کند.

هنگام توسعه شرح شغل، آنها از کتابچه راهنمای صلاحیت، شرح مشاغل معمولی استفاده می کنند.

کتابچه راهنمای صلاحیت شامل فهرستی تنظیم شده از الزامات برای صلاحیت متخصصان دسته های مختلف، دانش و مهارت های آنها است. مشخصات صلاحیت کارکنان مؤسسه آموزشی پیش دبستانی در پیوست 30 آورده شده است.

وجود شرح وظایف استاندارد تا حد زیادی آماده سازی افراد را تسهیل می کند، اما جایگزین آنها نمی شود. از آنجایی که شرح شغل سندی است که وضعیت سازمانی و حقوقی یک کارمند در یک سازمان خاص را تنظیم می کند، باید برای هر موقعیتی که توسط جدول کارکنان این سازمان ارائه شده است تنظیم شود.

منبع اصلی برای توسعه شرح وظایف باید آیین نامه مربوط به واحد ساختاری باشد، زیرا حاوی لیست کاملی از انواع کارهای محول شده به واحد است.

موقعیت و شرح شغل اسنادی مرتبط و مکمل هستند، زیرا وظایف هر کارمند به منظور توزیع طیف وسیعی از عملکردهای انجام شده توسط سرویس DOW ایجاد می شود و از وظایف و وظایف کل سرویس به عنوان یک کل پیروی می کند. شرح شغل وظایف و وظایف را تنظیم می کند، توزیع آنها را بین کارکنان تعیین می کند، محتوا، ماهیت و رویه هر کارمند را تعیین می کند.

متن شرح شغل منوط به الزامات کامل تعریف وظایف، وظایف، مسئولیت ها است. تعریف مبهم و ناقص فعالیت های هر یک از کارکنان منجر به بی ثباتی و ناهماهنگی در اقدامات تک تک کارکنان می شود. هنگام تعیین وظایف کلی، غیر اختصاصی و ساده در متن شرح شغل، یک سند کاملاً رسمی ایجاد می شود که هدف خود را برآورده نمی کند. تمام پاراگراف های شرح شغل باید امکان تفسیر متفاوت از محتوای آن را حذف کند، وظایف و انواع کار را مشخص کند. افعال کنشی باید در حالت نشان دهنده استفاده شوند: "بازرس انجام می دهد"، "منشی سازماندهی می کند"، "مرجع می نویسد" و غیره. - و در عین حال میزان استقلال را در انجام کار منعکس می کند: "در ... شرکت می کند" ، "همراه با ....." ، "مشاهده را سازماندهی می کند ..." ، "ارائه می دهد".

اجرای چک...».

فرم شرح شغل و ساختار متن در USORD 1 یکپارچه شده است (به بخش 4.1 مراجعه کنید).

بخش "مفاد عمومی" نام موقعیت (مطابق با جدول کارکنان)، وضعیت آن و اطلاعات اساسی در مورد آن را تعیین می کند: نام واحد ساختاری، تابعیت کارمند، روش انتصاب و عزل این موقعیت. ، روش جایگزینی این موقعیت در زمان غیبت موقت کارمند. یک پاراگراف جداگانه روش استخدام و اخراج از کار را ارائه می دهد. پاراگراف بعدی شامل الزامات سازمان برای سطح آموزش حرفه ای، تحصیلات، تجربه کار عملی است. هنگام فهرست کردن الزامات آموزش حرفه ای، می توانید از کتابچه راهنمای صلاحیت استفاده کنید یا الزامات اضافی را برای صلاحیت های کارمندان موسسه آموزشی پیش دبستانی، سطح تحصیلات، تجربه کاری ایجاد کنید.

اگر سازمان الزامات بیشتری را برای سطح آموزش حرفه ای اعمال کند، می توان یک بند ویژه را در شرح شغل گنجاند که الزامات دانش حرفه ای را فهرست می کند. به عنوان مثال: «دبیر باید بداند: ساختار سازمانی و فعالیت‌های سازمان، وظایف بخش‌های ساختاری و اسامی رهبران آنها، تقسیم مسئولیت‌ها بین روسای سازمان، قوانین مقررات داخلی کار، کار اداری. قوانین تنظیم و پردازش اسناد، قوانین کار با رایانه و تجهیزات سازمانی، ارتباطات، مقررات ایمنی، هنجارهای آداب رسمی.

علاوه بر این، شرح شغل ممکن است شامل الزامات مهارت های کاری عملی نیز باشد، به عنوان مثال: "منشی باید بتواند: در یک محیط کار بر روی کامپیوتر ورد، ویندوزو برتری داشتن،«تایپ بر روی ماشین تحریر با سرعت ... کاراکتر»، «تهیه و پردازش اسناد رسمی»، «استفاده از ... وسایل ارتباطی».

این بخش شامل یک بند در مورد چارچوب نظارتی برای فعالیت های یک کارمند مؤسسه آموزشی پیش دبستانی است که قوانین و مقرراتی را که آگاهی از آنها در کار ضروری است و همچنین اسناد اداری و سازمانی سازمان که کارمند در فعالیت های حرفه ای خود هدایت می شود.

در بخش "وظایف و توابع اصلی» وظیفه اصلی کارمند، موضوع صلاحیت وی و حوزه کاری به صورت کلی تدوین شده است. در زیر فهرستی از انواع خاصی از کارها که اجرای وظیفه اصلی را تشکیل می دهند، آورده شده است. به عنوان مثال: وظیفه اصلی یک کارمند ثبت اسناد است. در سازمان‌های مختلف، این کار ممکن است شامل انجام کارهایی مانند نگهداری یک یا چند مجله، پر کردن کارت‌های ثبت یا ثبت و کنترل، نگهداری بانک اطلاعاتی رایانه‌ای، انتقال اطلاعات، گردآوری و نگهداری فایل‌های مرجع، سرویس‌دهی درخواست‌های کارکنان مدیریت و غیره باشد. . بنابراین، در شرح وظایف، هر مورد باید بر اساس فناوری کار با اسناد و مدارک اتخاذ شده در سازمان به دقت تدوین شود. در همین بخش ویژگی‌های تهیه و ارسال اسناد، دسترسی کارمند به اطلاعات خاص، قوانین پردازش و انتقال اسناد، روش‌ها و مهلت‌های انجام وظایف، روش اجرای دستورالعمل‌های فردی و استانداردهای اخلاقی که باید در آن رعایت شود، تدوین می‌شود. تیم.

بخش "حقوق" شامل حقوق کارمند خدمات مدیریت دفتر مؤسسه آموزشی پیش دبستانی مانند: تصمیم گیری در مورد مسائل خاص، به دست آوردن اطلاعات برای انجام کار خود، حق تایید انواع خاصی از اسناد، حق کنترل، حق استرداد اسناد برای بازبینی و غیره فرمول روشن حقوق کارمند به ما امکان می دهد مسئولیت وی را که در بخش جداگانه ای اختصاص داده شده است ، تدوین کنیم. وظایف معمولاً عبارتند از: رعایت مقررات داخلی کار، قوانین عملکرد تجهیزات و وسایل ارتباطی، محرمانه بودن اطلاعات رسمی، اطمینان از ایمنی اسناد، رعایت استانداردهای اخلاقی، تابعیت رسمی و غیره.

بخش "مسئولیت" محتوا و اشکال مسئولیت یک مقام رسمی در قبال نتایج و عواقب فعالیت های خود و همچنین عدم انجام به موقع اقدامات یا اقدامات مربوط به وظایف خود را مشخص می کند. مسئولیت را می توان به صورت انضباطی و مادی، اما لزوماً مطابق با قوانین قابل اجرا و با در نظر گرفتن مشخصات سازمان تعیین کرد.

در بخش "اتصالات بر اساس موقعیت(این بخش ممکن است نامیده شود روابط")نحوه تعامل کارمند با سایر واحدهای ساختاری و مسئولان باید مشخص شود. این بخش نقش هماهنگ کننده ای را ایفا می کند و برای ایجاد و تنظیم پیوندها بین واحدهای ساختاری مختلف، ایجاد سلسله مراتب و تعهدات متقابل آنها ضروری است. این بخش دایره ای از واحدهای ساختاری را ایجاد می کند که از آن کارمند اسنادی را دریافت می کند (یا انتقال می دهد) ، به آنها اطلاعات ارائه می دهد ، با آنها در مورد مسائل خاصی همکاری می کند. در اینجا، و همچنین در سایر بخش ها، دقت عبارت از ماهیت روابط ضروری است.

مطابق با قانون کار فدراسیون روسیه، کارمند باید هنگام استخدام با شرح شغل در برابر رسید آشنا باشد. ویزای آشنایی در زیر امضای رئیس خدمات مدیریت سوابق (توسعه دهنده شرح شغل) قرار دارد و شامل کلمات "آشنا با دستورالعمل (روشن)" ، امضای کارمند ، حروف اول ، نام خانوادگی است. و تاریخ

نمونه ای از شرح شغل در پیوست 31 آورده شده است.

وظایف کارکنان اداری و کارمندان مسئول سازماندهی کار با اسناد در زیرمجموعه های ساختاری دستگاه اجرایی فدرال توسط مقررات شغلی تعیین می شود که بخشی جدایی ناپذیر از مقررات اداری سازمان ایالتی است.

ماده 47 قانون فدرال "در مورد خدمات دولتی ایالتی فدراسیون روسیه" 1 روشی را برای توسعه و محتوای مقررات شغلی تعیین می کند. طبق قانون، آیین نامه رسمی باید مقرر کند:

• الزامات صلاحیت برای سطح و ماهیت دانش و مهارت های یک کارمند دولتی و همچنین برای تحصیلات، سابقه خدمت در خدمات کشوری (خدمات دولتی از انواع دیگر) یا طول خدمت (تجربه) در تخصص.
• وظایف رسمی، حقوق و مسئولیت یک کارمند دولتی به دلیل عدم انجام (اجرای نادرست) وظایف رسمی مطابق با مقررات اداری ارگان دولتی، وظایف و وظایف واحد ساختاری و ویژگی های عملکردی موقعیت خدمات کشوری اشغال شده است. در آن؛
• فهرستی از موضوعاتی که یک کارمند دولتی حق دارد یا موظف است مستقلاً تصمیمات مدیریتی و سایر تصمیمات اتخاذ کند.
• فهرستی از موضوعاتی که یک کارمند دولتی حق دارد یا موظف است در تهیه پیش نویس اقدامات قانونی نظارتی و (یا) پیش نویس مدیریت و سایر تصمیمات شرکت کند.
• شرایط و روشهای تهیه، بررسی پیش نویس مدیریت و سایر تصمیمات، روش موافقت و اتخاذ این تصمیمات.
• روش تعامل رسمی یک کارمند دولتی در ارتباط با انجام وظایف رسمی خود با کارمندان دولتی همان ارگان دولتی ، کارمندان دولت سایر ارگان های دولتی ، سایر شهروندان و همچنین با سازمان ها.
• فهرست خدمات عمومی ارائه شده به شهروندان و سازمان ها مطابق با مقررات اداری سازمان دولتی.
• شاخص های اثربخشی و کارایی عملکرد حرفه ای یک کارمند دولتی. قانون فدرال "در مورد خدمات دولتی ایالتی".

فدراسیون روسیه" مقرر کرد که مفاد مقررات شغلی هنگام برگزاری مسابقه برای پر کردن موقعیت خالی در خدمات دولتی، گواهینامه، آزمون صلاحیت و برنامه ریزی عملکرد حرفه ای در نظر گرفته می شود.

دستورالعمل های کار اداری (مدیریت اسناد) - قانون اصلی تنظیم کننده فن آوری کار با اسناد در یک موسسه، قوانین، تکنیک ها، فرآیندهای ایجاد اسناد، روش کار با آنها، لحظات کلیدی سازمانی. در عمل، دستورالعمل سیستم کار اداری را که در یک سازمان خاص توسعه یافته است، اصلاح می کند. روش تهیه دستورالعمل برای کارهای اداری فقط برای مقامات اجرایی فدرال ایجاد شده است. این شامل چندین مرحله است و اهمیت این سند را نشان می دهد.

دستگاه اجرایی فدرال، با در نظر گرفتن شرایط و ویژگی های فعالیت های خود، دستورالعملی را در مورد کارهای اداری تهیه می کند که توسط رئیس دستگاه اجرایی فدرال در توافق با دستگاه اجرایی فدرال در زمینه بایگانی تأیید شده است. این دستورالعمل توسط سرویس مدیریت سوابق بر اساس دستور دستگاه اجرایی فدرال تهیه شده است 1 . اصلاحات دستورالعمل مربوط به کار اداری به دستور دستگاه اجرایی فدرال پس از توافق آنها با آژانس بایگانی فدرال انجام می شود.

دستورالعمل ها با در نظر گرفتن قوانین قانونی و سایر اقدامات قانونی نظارتی فدراسیون روسیه در زمینه اطلاعات، اسناد و بایگانی ها، منشور سازمان (یا مقررات مربوط به مرجع)، اقدامات قانونی نظارتی فعلی، اسناد نظارتی و روش شناختی تدوین شده است. اقدامات بین بخشی، استانداردهای ایالتی، توسعه آرشیو فدرال و مقررات محلی مانند مقررات داخلی سازمان، دستور توزیع وظایف و غیره.

علاوه بر این، هنگام تدوین دستورالعمل ها، ویژگی های کار خود سازمان باید در نظر گرفته شود. در واقع این دستورالعمل سیستم کار اداری سازمان را اصلاح می کند. هم برای کارمندان سرویس DOW و هم برای متخصصانی که با اسناد کار می کنند ضروری است. وجود دستورالعمل یکی از وظایف اصلی سرویس DOW - ایجاد یک رویه واحد برای مستندسازی و کار با اسناد است.

ساختار متن دستورالعمل شامل مفاد کلی، بخش های موضوعی و برنامه های کاربردی است.

در بخش " مقررات عمومی "محدوده دستورالعمل را تعیین کنید (به عنوان مثال، "دستورالعمل برای همه اسناد اعمال می شود"، "... در مورد اسناد اداری"، "... به استثنای موارد

اسناد محرمانه"، "در مورد سازماندهی کار با اسناد حاوی اطلاعاتی که یک راز دولتی است، اعمال نمی شود"، "... اسرار رسمی یا سایر اسرار، داده های شخصی" و غیره). یک بند جداگانه در این بخش باید مسئولیت عدم رعایت الزامات دستورالعمل کار با اسناد را تعیین کند. "احکام کلی" واحدی را ایجاد می کند که مسئول یک رویه واحد برای مستندسازی و سازماندهی کار با اسناد در کل مؤسسه و در بخش های ساختاری آن، تابع اداری و روش شناختی آنها و چارچوب نظارتی و روش شناختی است.

مطابق با قوانین ثبت سوابق، مفاد دستورالعمل ثبت سوابق برای سازماندهی کار با اسناد، صرف نظر از نوع رسانه، از جمله اسناد الکترونیکی، از جمله تهیه، پردازش، ذخیره و استفاده از اسناد با استفاده از فناوری اطلاعات اعمال می شود. . علاوه بر این ، این بخش از دستورالعمل معمولاً قوانین کلی را برای کار با اسناد رسمی تعیین می کند که شامل روش انتقال اسناد هنگام رفتن به تعطیلات ، رفتن به سفر کاری ، بیماری ، اخراج کارمند است. ممنوعیت انتقال اسناد رسمی به اشخاص ثالث؛ افشای اطلاعات و محتوای اسناد و موارد رسمی طبق قانون انجام می شود.

بخش های موضوعی، به عنوان یک قاعده، با بخش شروع می شود. مراحل صدور اسناد،کجا تعریف شده است:

• مسائل مربوط به فعالیت سازمان مورد نظر که مشمول اسناد اجباری است.
• انواع و انواع اسناد مورد استفاده برای مستندسازی فعالیت های اداری، سازمانی، اطلاعاتی؛
• قوانین کلی برای تهیه و اجرای اسناد؛
• انواع فرم های مورد استفاده در سازمان و ترکیب اطلاعات آنها؛
• قوانین برای تهیه انواع خاصی از قوانین قانونی نظارتی، اسناد اداری، از جمله رویه مشاهده، هماهنگی، تصویب و امضا.
• روش تولید و تکثیر اسناد؛
• قوانین تنظیم و تأیید نسخه ها و ضمائم؛
• روش استفاده و ذخیره سازی فرم ها، مهرها، تمبرها؛
• ترتیب کار مجریان با اسناد.

نگاه کنید به: قوانین اداری در مقامات اجرایی فدرال فدراسیون روسیه. تایید شده فرمان دولت فدراسیون روسیه 15 ژوئن 2009 شماره 477 // СЗ RF. 2009. شماره 25. هنر. 3060.

محتوای این بخش را می توان با گنجاندن بخش های فرعی جداگانه ای که ضوابط تنظیم اسناد و مدارک را برای هیئت دانشگاهی و همچنین معاونت ها تعیین می کند، گسترش داد. تعدادی از سازمان ها مسیری را دنبال می کنند که همه موارد ذکر شده را به یک سند سازمانی مستقل مانند "ضوابط" یا "آیین نامه تنظیم و اجرای اسناد تفکیک می کنند"، منطقی تر است که این هنجارها را در کار اداری گنجانده شود. دستورالعمل ها.

فصل "مدیریت اسناد"شامل می شود:

• روش دریافت، پردازش، توزیع اسناد دریافتی؛
• سازماندهی حمل و نقل و انتقال آنها از یک واحد ساختاری به واحد دیگر.
• موارد اصلی جابجایی اسناد؛
• روش تهیه و ارسال اسناد خروجی؛
• روش حسابداری حجم گردش اسناد؛
• دریافت و پردازش اسناد دریافتی از طریق ایمیل و کانال های فکس.

در این بخش، لازم است نحوه دریافت و پردازش مدارک دریافتی و ارسالی از سازمان از طریق کلیه وسایل ارتباطی مورد استفاده تعیین شود.

در بخش "ثبت اسناد"دستورالعمل کار اداری روش و سازماندهی را برای ثبت اسناد ورودی، خروجی و داخلی ایجاد می کند و شرحی از فناوری اتخاذ شده ارائه می دهد. علاوه بر این، به منظور تجمیع یک رویه واحد برای کار با اسناد، این بخش باید مکان و روش های ثبت اسناد، زمان ثبت اسناد ورودی و خروجی، ساختار شاخص های ثبت اسناد ورودی و خروجی، یک لیستی از اطلاعات مربوط به سند موجود در سیستم اطلاعاتی (و در صورت وجود - و در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی). این بخش باید حاوی اطلاعاتی در مورد ثبت جریان اسناد فردی باشد. به عنوان مثال، در دستگاه های اجرایی فدرال، موارد زیر را می توان به عنوان آرایه های ثبت شده جداگانه از اسناد جدا کرد: اسناد دریافت شده توسط دستگاه اجرایی فدرال از مقامات بالاتر، از ارگان های سرزمینی دستگاه اجرایی فدرال. درخواست شهروندان؛ اسناد دریافتی از خبرنگاران خارجی و غیره

فصل "سازمان کار مرجع"(یا " سیستم بازیابی اطلاعات»- و PS) اصول ساخت اطلاعات و کار مرجع در یک سازمان را تعیین می کند، شامل شرح آرایه های مرجع، قوانین استفاده و در دسترس بودن آنها برای دسته های مختلف کارکنان و بخش های ساختاری مختلف، ترتیب نظام مندسازی و طبقه بندی اطلاعات مرجع است. ، فناوری کار بازیابی اطلاعات.

فصل " سازمان کنترل بر اجرای اسناد» دسته بندی اسناد مشمول کنترل اجباری، روش قرار دادن اسناد برای کنترل، قوانین به تعویق انداختن مهلت اجرا یا پیمانکار، فناوری کنترل، تعهدات مجریان، مهلت های معمول برای اجرا، روش جمع بندی داده ها را تعیین می کند. در مورد نظارت بر اجرای اسناد، روش اطلاع رسانی مدیران از انضباط اجرایی.

فصل " ذخیره سازی عملیاتی اسناد"شامل اصل اساسی سازماندهی ذخیره سازی (متمرکز، غیرمتمرکز یا مختلط)، قوانین ذخیره سازی اسناد در خدمت موسسه آموزشی پیش دبستانی، در بخش های ساختاری و مسئولیت ایمنی اسناد، قوانین تشکیل دسته های خاصی از اسناد است. اسناد در پرونده ها، رویه توسعه و استفاده از نامگذاری پرونده ها، رویه سیستم سازی و نمایه سازی پرونده ها.

در بخش " آماده سازی اسناد برای بایگانی»شامل روش و سازماندهی انجام معاینه (انتخاب اسناد برای نگهداری و انهدام)، قوانین تهیه پرونده برای ذخیره سازی، الزامات شرح پرونده ها و روش انتقال پرونده ها به بایگانی.

ترکیب بخش های موضوعی بسته به شرایط کاری یک سازمان خاص، حوزه های فعالیت و فناوری اتخاذ شده قابل تغییر و تکمیل است.

دستورالعمل ها ممکن است شامل بخش هایی در مورد کار با درخواست های شهروندان، اسناد با محدوده محدود، مکاتبات خارجی، پشتیبانی فنی برای تهیه اسناد (چاپ، ضبط صدا، کوتاه نویسی، فکس و غیره)، در مورد قوانین ذخیره و استفاده از فرم ها باشد. ، مهر، تمبر.

برنامه‌های کاربردی دستورالعمل‌ها باید حاوی حداکثر مطالب مرجع و گویا باشند که به ترتیب بخش‌هایی که هر کدام ارجاعات مناسبی را ارائه می‌کنند، سیستم‌بندی شده‌اند. برنامه‌های کاربردی شامل طرح‌های جریان اسناد، مهر و مهر، فرم‌های نمونه، نمونه‌های پر کردن فرم‌های اسناد، نمونه‌هایی از پردازش انواع خاصی از اسناد، فهرست اسناد کنترل‌شده، اسناد تأیید شده با مهر، و اسناد مشمول تأیید، فرم‌های حسابداری جریان اسناد، اشکال نامگذاری موارد و موارد دیگر

دستورالعمل باید کل فرآیند کار با اسناد، تمام عملیات تکنولوژیکی را در توالی منطقی آنها منعکس کند. این دستورالعمل یک سند نظارتی نه تنها برای خدمات اداری، بلکه برای همه متخصصان دستگاه مدیریت است.

این دستورالعمل توسط سرویس DOW تهیه شده است. اگر آرشیو در سازمانی ایجاد شده باشد، رئیس آن نیز در تهیه دستورالعمل ها شرکت می کند. در صورتی که سازمان دارای خدمات حقوقی باشد، دستورالعمل باید قبلاً با آن موافقت شده باشد.

این دستورالعمل به تأیید رئیس سازمان می رسد و به دستور وی به مرحله اجرا در می آید و پس از آن برای استفاده در کار به کلیه بخش های ساختاری ارسال می شود.

سوالات آزمون

• 1. هنگام ایجاد یک موسسه آموزشی پیش دبستانی چه مسائلی باید حل شود؟
• 2. چه عواملی انتخاب شکل سازماندهی کار با اسناد را تعیین می کند؟
• 3. خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی تاسیس شده توسط اسناد نظارتی و روشی اقدام بین بخشی چیست؟
• 4. چه توابع معمولی به سرویس DOW اختصاص داده شده است؟
• 5. ساختار معمولی مدیریت پرونده چیست؟
• 6. ساختار دفتر چگونه است؟
• 7. تعیین حکم در مورد خدمت موسسه آموزشی پیش دبستانی.
• 8. روند بررسی حکم چگونه است؟
• 9. شرح وظایف چه نقشی در سازماندهی کار موسسه آموزشی پیش دبستانی دارد؟
• 10. چه کسی آیین نامه خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی و شرح وظایف کارکنان آن را تدوین می کند؟
• 11. روند بررسی این مدارک چگونه است؟
نگاه کنید به: GOST R ISO 15489-2007. سیستم استانداردهای اطلاعات، کتابداری و نشر. مدیریت اسناد. الزامات کلی. M.، 2007. قوانین اداری در مقامات اجرایی فدرال فدراسیون روسیه. تایید شده فرمان دولت فدراسیون روسیه 15 ژوئن 2009 شماره 477 // СЗ RF. 2009. شماره 25. هنر. 3060.
• فهرست صلاحیت موقعیت های مدیران، متخصصان و سایر کارکنان. M.: وزارت کار فدراسیون روسیه، 2001. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. نگاه کنید به: فرم های یکپارچه، مواد آموزشی و روش شناختی برای کاربرد آنها. مسکو: VNIIDAD، 1980.
• نگاه کنید به: قوانین اداری در مقامات اجرایی فدرال فدراسیون روسیه. تایید شده فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 15.06.2009 شماره 477 // SZ RF. 2009. شماره 25. هنر. 3060.
• نگاه کنید به: دستورالعمل برای توسعه دستورالعمل برای کار اداری در مقامات اجرایی فدرال. تایید شده به دستور آرشیو فدرال 23 دسامبر 2009 شماره 76. نیازی به ثبت نام دولتی ندارد (نامه وزارت دادگستری روسیه 26 آوریل 2010 شماره 01 / 6756-D K).

14.1. هدف عملکردی، هدف، وظایف، ساختار سازمانی و اندازه خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت

مطابق با GSDOU، پشتیبانی اسنادی برای مدیریت یک شرکت (سازمان، موسسه) توسط یک سرویس ویژه - خدمات پشتیبانی اسنادی برای مدیریت (که از این پس به عنوان سرویس DOW نامیده می شود) انجام می شود. بنابراین، هدف عملکردی سرویس DOW اجرای فعالیت هایی برای پشتیبانی مستند از مدیریت سازمانی مطابق با هدف سازمان و اولویت های توسعه سازمانی آن است.

سرویس PEI فعالیت های خود را به عنوان یک واحد ساختاری مستقل اجرا می کند. با این حال، بسته به ویژگی های سازمان و ویژگی های شرکت، با تصمیم رئیس شرکت، وظایف سرویس DOW ممکن است به واحد ساختاری دیگری (بخش، گروه، و غیره، نگاه کنید به زیر) واگذار شود یا یک مقام ویژه مجاز (مدیر اسناد، معاون مدیر، منشی و غیره).

هدف از فعالیت سرویس DOWسازماندهی حمایت اسنادی مؤثر برای مدیریت شرکت است. بر این اساس، وظایف اصلی سرویس DOW عبارتند از:

در سازماندهی، اجرا، بهره برداری و بهبود سیستم یکپارچه پشتیبانی اسنادی مدیریت سازمانی؛

در بهینه سازی فرم ها و روش های کار با اسناد بر اساس یک سیاست اطلاعاتی یکپارچه و فناوری های مدرن برای پردازش اطلاعات مستند.

در راهنمایی سازمانی و روش شناختی مناسب در مورد انطباق با رویه تعیین شده برای کار با اسناد بخش های ساختاری و مقامات شرکت.

کنترل مؤثر بر رعایت رویه تعیین شده برای کار با اسناد بخش های ساختاری و مقامات شرکت.

اجرای به موقع، کامل و با کیفیت بالا توسط سرویس PEI فعالیت های آن تا حد زیادی با انطباق ساختار سازمانی و قدرت آن با محتوا و دامنه وظایف محول شده برای پشتیبانی اسنادی مدیریت شرکت تعیین می شود. در این راستا، قبل از هر چیز بهتر است روشن شود که ساختار سازمانی و قدرت سرویس PEI دقیقاً چیست.

ساختار سازمانی خدمات پیش دبستانی- این مجموعه ای از زیرمجموعه ها (بخش ها، گروه ها و غیره) است که آن را در چارچوب صلاحیت خود، انجام فعالیت های مورد توافق متقابل در مورد پشتیبانی اسنادی برای مدیریت شرکت تشکیل می دهد. بنابراین، ساختار سازمانی سرویس PEI اولاً با تعداد واحدهای موجود در آن و ثانیاً با ویژگی های تعامل آنها در روند فعالیت های روزانه مشخص می شود.

در نوبتش، تعداد اعضای موسسه آموزشی پیش دبستانیتعداد کل کارکنان است. این به طور مستقیم به تعداد واحدهای موجود در سرویس بستگی دارد. به عبارت دیگر، تعداد کارکنان سرویس PEI چیزی بیش از تعداد کل کارکنان واحدهای تشکیل دهنده آن نیست.

ایجاد ساختار سازمانی بهینه مؤسسه آموزشی پیش دبستانیبر اساس محتوای وظایف محول شده به این واحد برای پشتیبانی اسنادی مدیریت شرکت بر اساس اطلاعات مربوط به ساختارهای سازمانی معمولی ارائه شده در GSDOU ساخته شده است. همانطور که از برنامه GSDOU به شرح زیر است، ساختار سازمانی معمولی سرویس DOW بسته به وابستگی شرکت (سازمان، موسسه) به یک گروه عملکردی خاص و بر اساس ویژگی های محتوای پشتیبانی اسناد برای مدیریت تعیین می شود. شرکت های مربوطه (سازمان ها، موسسات).

بنابراین ، در وزارتخانه ها و بخش های فدراسیون روسیه و موضوعات فدراسیون ، وظایف مؤسسه آموزشی پیش دبستانی به بخش امور محول می شود. مدیریت پرونده معمولاً شامل موارد زیر است:

دبیرخانه [پذیرایی، دبیرخانه وزیر (رئیس اداره)، دبیرخانه معاونین وزیر، دبیرخانه هیئت، دفتر پروتکل]؛

بازرسی زیر نظر وزیر (رئیس اداره)؛

دفتر (اداره مکاتبات دولتی، دفتر حسابداری و ثبت، اعزامی، دفتر تحریر، دفتر کپی و کپی، دفتر تله تایپ و غیره)؛

بخش کار با درخواست های کتبی؛

بخش بهبود کار با اسناد؛

در شرکت های دولتی (انجمن ها)، در سازمان های تحقیقاتی، طراحی، طراحی و مراکز کامپیوتری، موسسات آموزش عالی و سایر موسسات مشابه، وظایف سرویس DOW به بخش (دفتر) DOW واگذار می شود. ساختار بخش مؤسسه آموزشی پیش دبستانی (دفتر) معمولاً شامل موارد زیر است:

دبیرخانه؛

اکسپدیشن؛

زیرمجموعه حسابداری و ثبت اسناد (کار دفتری)؛

دفتر تحریر;

زیرمجموعه کنترل بر اجرای اسناد؛

زیربخش برای بهبود کار با اسناد؛

بخش فرعی برای کار با درخواست های کتبی؛

در نهایت، در ساختارهای غیردولتی (انجمن ها، کنسرن ها، شرکت های سهامی اعم از سرمایه گذاری مشترک، تعاونی ها و ...) و همچنین در دولت های محلی و سازمان های عمومی، وظایف موسسه آموزشی پیش دبستانی به اداره کل محول می شود. . اداره کل معمولاً شامل:

دبیرخانه؛

دفتر؛

گروه کنترل بر اجرای اسناد؛

گروه پروتکل؛

گروه بهبود کار با اسناد؛

گروه برای کار با درخواست های کتبی؛

دفتر تحریر;

دفتر کپی و تکثیر؛

در شرایط یک شرکت کوچک (سازمان، موسسه) با حداکثر 100 کارمند. مصلحت است وظیفه پشتیبانی اسنادی مدیریت را به یک مقام ویژه مجاز سپرد. ساختار سازمانی تقریبی خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی یک شرکت سهامی در شکل نشان داده شده است. 14.1.

برنج. 14.1. ساختار سازمانی تقریبی خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی یک شرکت سهامی

در مورد شرکت ها (سازمان ها، مؤسسات) با بیش از 100 کارمند، ساختار سازمانی تقریبی سرویس PEI، نشان داده شده در شکل. 14.2.

برنج. 14.2. ساختار سازمانی تقریبی موسسه آموزشی پیش دبستانی

شرکت هایی با بیش از 100 کارمند

ایجاد مقاومت بهینهخدمات DOW بر اساس حجم وظایف محول شده به این واحد بر اساس اطلاعات مربوط به استانداردهای زمانی تعیین شده برای انجام انواع خاصی از کار در زمینه پشتیبانی اسنادی مدیریت و با در نظر گرفتن الزامات صلاحیت برای کارکنانی که به آنها واگذار شده است انجام می شود. انجام انواع کار مربوطه بنابراین، مطابق با "هنجارهای زمان کار در مورد حمایت اسنادی از ساختارهای مدیریتی دستگاه های اجرایی فدرال"، استانداردهای زمانی برای انجام کارهای زیر تعیین می شود:

پشتیبانی اسناد برای زیرمجموعه های ساختاری دستگاه های اجرایی فدرال؛

تدوین و حفظ نام موارد این واحدها.

مستندسازی فعالیت های نهادهای دانشگاهی؛

اتوماسیون ذخیره سازی آرشیوی اسناد؛

انواع خاصی از کار در زمینه پشتیبانی اسناد (از جمله ثبت، پردازش، ثبت نام، حسابداری، ذخیره سازی و جستجوی اسناد)؛

کار مرجع و تحلیلی روی اسناد.

در مورد الزامات صلاحیت برای کارمندان موسسه آموزشی پیش دبستانی، آنها در "دایرکتوری صلاحیت موقعیت های کارمند" موجود است. این کتابچه راهنما شرایط صلاحیت کارمندان خدمات PEI را از بین روسای بخش های ساختاری این سرویس و همچنین متخصصان و مجریان فنی آن ارائه می دهد.

برای تعیین اندازه تقریبی سرویس PEI، اول از همه، لازم است فهرستی از انواع کارهای انجام شده در طول سال تقویمی توسط هر یک از بخش های ساختاری آن تهیه شود. سپس باید میزان کار انجام شده را محاسبه کنید (برای هر نوع و به طور کلی، و همچنین بر اساس طبقه بندی، بسته به صلاحیت کارگران). بر اساس حجم کل کار انجام شده در مورد پشتیبانی اسنادی از مدیریت، بر اساس هنجار سالانه زمان کار یک کارمند و با در نظر گرفتن زمان صرف شده توسط هنجارها (ماهیت یک بار مصرف) امکان پذیر است. برای تعیین تعداد کارمندان موسسه آموزشی پیش دبستانی (کل و بر اساس دسته کارمندان، بسته به صلاحیت آنها).

برای درک عمیق تر و واضح تر از روش تعیین قدرت بهینه سرویس PEI، از اطلاعات ارائه شده در ضمیمه شماره 2 "استانداردهای زمانی برای کار در زمینه پشتیبانی اسناد برای ساختارهای مدیریتی مقامات اجرایی فدرال" استفاده خواهیم کرد. مطابق با این سند، محاسبه تعداد استاندارد کارکنان طبق فرمول انجام می شود

H n \u003d T در حدود / F p،

جایی که H n - تعداد استاندارد کارمندان، افراد؛ T در مورد - کل زمان صرف شده برای کار در زمینه پشتیبانی اسناد، ساعت؛ F p - صندوق برنامه ریزی شده سالانه زمان کار برای هر کارمند، h.

به نوبه خود، مقدار T در حدود با فرمول تعیین می شود

T در مورد \u003d T n + T nn،

جایی که T n - زمان صرف شده برای کار بر روی پشتیبانی اسناد، محاسبه شده بر اساس استانداردها، h. T nn - زمان صرف شده توسط هنجارها (تعیین شده با روش کارشناسی-ارزیابی) h.

برای محاسبه تعداد تقریبی متخصصان دسته های I و II گروه پردازش اسناد به عنوان بخشی از بخش کار اداری سرویس DOW، از داده های مرجع مشروط ارائه شده در جدول استفاده می کنیم. 14.1.

جدول 14.1

داده های مرجع مشروط برای محاسبه تعداد تقریبی کارکنان مؤسسه آموزشی پیش دبستانی

	نوع کار در زمینه پشتیبانی اسناد		مقدار هنجار، h	تعداد عملیات در سال
	پردازش اسناد دریافتی	متخصص. گربه دوم
	رسیدگی به فکس های دریافتی	متخصص. گربه دوم
	پردازش تلگرام های دریافتی	متخصص. گربه دوم
	پردازش پیام های تلفنی دریافتی	متخصص. گربه دوم
	پردازش اسناد خروجی	متخصص. گربه دوم
	مدیریت فکس خروجی	متخصص. گربه دوم
	پردازش پیام های تلفنی خروجی	متخصص. گربه دوم
	حسابداری اسنادی	متخصص. Icat.
	خدمات مرجع و اطلاع رسانی	متخصص. Icat.
	صدور اطلاعات در صورت درخواست	متخصص. Icat.

بر اساس داده های مرجع، دامنه کار سالانه این بود: برای متخصصان رده II - 14925 ساعت، برای متخصصان رده I - 13975 ساعت (در مجموع 28900 ساعت). ما همچنین فرض می کنیم که حجم انواع کار غیر استاندارد برای متخصصان رده دوم (مشروط) 100 ساعت است. سپس، بر اساس ارزش صندوق برنامه ریزی شده سالانه زمان کار (به ازای هر کارمند) 2000 ساعت، تعداد تقریبی کارمندان (متخصصان دسته های I و II) را در گروه پردازش اسناد بخش مدیریت سوابق وزارت دفاع تعیین می کنیم. سرویس:

T about \u003d T n + T n \u003d 13 975 + 0 \u003d 13 975 (h)؛

H n \u003d T حدود / F n \u003d 13 975: 2000 \u003d 7 (نفر).

T about \u003d T n + T nn \u003d 14 925 + 100 \u003d 15 025 (h)؛

Ch n \u003d T o6 / F n \u003d 15,025: 2000 \u003d 7.5 (افراد).

بنابراین، برای پرسنل مناسب گروه پردازش اسناد بخش مدیریت سوابق سرویس PEI در سال تقویم آینده، هفت متخصص رده I و هشت متخصص رده II مورد نیاز خواهند بود، از جمله یک (0.5) - در ترکیبی. یا به صورت پاره وقت (مثلاً با مدت زمان روز کاری معادل چهار ساعت).

به همین ترتیب، تعداد کارکنان برای سایر بخش های ساختاری موسسه آموزشی پیش دبستانی محاسبه می شود. بر اساس محاسبات، داده های خلاصه بر اساس قدرت سرویس PEI تولید می شود. اطلاعات در مورد تعداد تقریبی کارکنان خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی یک شرکت با بیش از 100 کارمند. در جدول ارائه شده است. 14.2.

جدول 14.2

اطلاعات در مورد تعداد تقریبی کارکنان خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی یک شرکت با بیش از 100 کارمند.

	زیرمجموعه ساختاری				مجموع، شخص
		تیم مدیریت	متخصصین	مجریان فنی
	گروه بررسی تجدیدنظر کتبی
	گروه کنترل اجرا
	گروه اعزامی
	گروه پردازش اسناد
	گروه پشتیبانی رویدادهای پروتکل.
	گروه پشتیبانی سازمانی و روش شناختی
	گروه ذخیره سازی عملیاتی
	گروه ذخیره سازی بایگانی
	تیم آماده سازی پروژه
	گروه تکرار

* از جمله مسئول خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی - 1 نفر.

** رئیس اداره اداری می تواند همزمان وظایف معاونت خدمات موسسات آموزشی پیش دبستانی را انجام دهد.

برای تعیین قدرت بهینه سرویس PEI، علاوه بر مدارک ذکر شده، می توان از موارد زیر نیز استفاده کرد:

استانداردهای سرشماری بخشی که بر اساس استانداردهای استاندارد بین بخشی برای کارکنان شاغل در واحدهای ساختاری اقتصادی و اداری شرکت ها (سازمان ها، موسسات) ایجاد شده است.

استانداردهای زمانی بزرگ شده برای کار در موسسات آموزشی پیش دبستانی.

وظایف اصلی بخش های ساختاری موسسه آموزشی پیش دبستانی

بخش اداریسرویس، همانطور که از نام آن پیداست، در درجه اول عملکرد مدیریت روزانه (اداره) فعالیت های سرویس را انجام می دهد. علاوه بر این، زیرمجموعه های بخش - گروه بررسی تجدید نظر کتبی و گروه کنترل اجرا - یک عملکرد کنترلی را انجام می دهند. در عین حال، گروه بررسی تجدیدنظر کتبی بر ساماندهی مناسب رسیدگی به درخواست‌ها، شکایات، اظهارات و پیشنهادات کتبی شرکت نظارت می‌کند و گروه کنترل اجرای اسناد نیز بر حسن اجرای اسناد و مدارک مؤسسه تولید شده در فرآیند نظارت نظارت دارد. انجام مکاتبات تجاری خارجی و داخلی

بخش پشتیبانیدر گروه های ترکیبی خود برای اطمینان از رویدادهای پروتکل و گروه هایی برای پشتیبانی سازمانی و روش شناختی متحد می شود و عملکرد پشتیبانی را انجام می دهد. این بخش پشتیبانی سازمانی و اطلاعاتی را برای رویدادهای پروتکل با مشارکت مقامات شرکت (از جمله مذاکرات، جلسات، جلسات، کنفرانس ها و غیره) و همچنین پشتیبانی سازمانی و روش شناختی از فعالیت های بخش های ساختاری شرکت (با در نظر گرفتن) ارائه می کند. مشخصات مستندسازی فعالیت های آنها).

بخش کار اداریهمانطور که از نام آن پیداست، در طول فعالیت های خود یک وظیفه اداری، یعنی طیف وسیعی از مسائل مربوط به جابجایی اسناد سازمانی را انجام می دهد. گروه حمل و نقل و پیک، اسناد دریافتی را از مبادی عزیمت (مثلاً از اداره پست) به شرکت تحویل می دهد و اسناد خروجی را به مقصد تحویل می دهد (علاوه بر دفاتر پست، اینها می توانند دریافت کننده مستقیم اسناد نیز باشند). به نوبه خود، گروه پردازش اسناد دریافت، ثبت، ثبت، صدور و آماده سازی برای حمل و نقل خارج از شرکت می شود (این مورد در مورد اسناد خروجی، از جمله اسنادی که باید به فرستنده بازگردانده شوند، اعمال می شود).

بخش ذخیره سازیشامل گروه های ذخیره سازی عملیاتی و آرشیوی اسناد است و وظیفه ذخیره سازی را انجام می دهد. در همان زمان، در گروه اول، ذخیره سازی عملیاتی انجام می شود (تا زمانی که اسناد برای ذخیره سازی دائمی به بایگانی شرکت منتقل شود) و در گروه دوم، که در اصل بایگانی شرکت است، ذخیره سازی دائمی است. انجام می شود (تا زمانی که اسناد به بایگانی دولتی منتقل شود).

عملکرد اصلی بخش اجرای فنی اسنادتهیه پیش نویس و در صورت نیاز نسخه های اضافی از اسناد امضا شده (تأیید شده) است. این بخش شامل دو گروه است - تهیه پیش نویس اسناد و تکرار اسناد.

14.2. تشکیل موسسه آموزشی پیش دبستانی

مطالعه قوانین هنجاری قانونی و اسناد سازمانی و اداری در مورد مسائل پشتیبانی اسنادی مدیریت.

تهیه یادداشتی که نیاز به تشکیل سرویس PEI را اثبات کند.

توسعه پیش نویس ساختار سازمانی موسسه آموزشی پیش دبستانی؛

توسعه یک پروژه برای تقویت خدمات PEI؛

توسعه پیش نویس جدول کارکنان برای خدمات PEI.

تهیه پیش نویس مقررات مربوط به خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی؛

توسعه پیش نویس دستورالعمل در مورد حمایت اسنادی از مدیریت؛

توسعه پیش نویس دستورالعمل برای انواع خاصی از فعالیت ها.

تهیه پیش نویس شرح شغل برای کارکنان مؤسسه آموزشی پیش دبستانی از تیم مدیریت.

توسعه هنجارها برای انجام کار در زمینه پشتیبانی مدیریت اسناد؛

توسعه طرحی برای تعامل موسسه آموزشی پیش دبستانی با سایر بخش های ساختاری شرکت و همچنین با سایر شرکت ها (سازمان ها، موسسات).

تدوین پیش نویس دستور در مورد تشکیل خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی (در مورد ایجاد تغییرات در کارکنان شرکت) و در مورد انتصاب مدیریت خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی: رئیس سرویس و، در صورت پیش بینی جدول کارکنان خدمات، معاون وی (معاونان).

به عنوان یک قاعده، در صورت عدم وجود خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی در شرکت (و همچنین سایر بخش های ساختاری یا مقاماتی که وظایف یک مؤسسه آموزشی پیش دبستانی را انجام می دهند)، تشکیل آن به رئیس بدنه پرسنل شرکت واگذار می شود. (خدمات پرسنل، بخش پرسنل و غیره). تهیه و اجرای تصمیمات و اقدامات مدیریتی لازم توسط رئیس سازمان با تفویض اختیارات لازم (مثلاً تهیه پیش نویس اسناد، جذب نیرو و ...) به زیرمجموعه ها و با همکاری سایر بخش های ساختاری انجام می شود. و مقامات شرکت (به عنوان مثال، با خدمات حقوقی یا مشاور حقوقی، رئیس اداره کار، حسابداری و غیره).

بسته به مشخصات وضعیت مدیریتی و اختیارات اعطا شده، رئیس سازمان پرسنل بر اساس دستور مربوطه رئیس شرکت یا بر اساس ابتکار عمل می کند (این مورد فقط در مورد تهیه یادداشت با توجیه مناسب؛ تمام اقدامات بعدی معمولاً در تصمیم رئیس شرکت در یک یادداشت - توجیه تعیین می شود.

مطالعه قوانین قانونی نظارتی و اسناد سازمانی و اداری در مورد مسائل پشتیبانی اسناد از مدیریتدر مرحله مقدماتی تشکیل سرویس PEI اجباری است و به تمام کارهای بعدی یک شخصیت توجیه قانونی می دهد. در این خصوص متذکر می شویم که اصلی ترین قوانین قانونی نظارتی و اسناد سازمانی و اداری تنظیم کننده پشتیبانی اسناد مدیریت عبارتند از:

سیستم دولتی پشتیبانی اسنادی مدیریت؛

استانداردهای دولتی (به ویژه، GOST R 6.30-2003، GOST 51141-98)؛

دستورالعمل های استاندارد برای پشتیبانی مستند از مدیریت (به ویژه "دستورالعمل های معمولی برای کار اداری در دستگاه های اجرایی فدرال"، تصویب شده توسط فرمان آرشیو فدرال 27 نوامبر 2000 شماره 68).

دستورالعمل ها، قوانین، شفاف سازی ها، توصیه ها و سایر اسناد سازمانی و اداری در مورد مسائل و دستورالعمل های خاص PEI، صادر شده در صلاحیت آنها توسط دولت های فدرال، منطقه ای، بخشی، بخش ها و محلی، که تصمیمات آنها برای شرکت الزام آور است.

طبقه بندی اسناد مدیریت (به ویژه OKUD OK 011-93)؛

لیست استاندارد اسناد تولید شده در فعالیت های مدیریت شرکت ها (سازمان ها، موسسات) که شرایط ذخیره سازی آنها را نشان می دهد (به ویژه فهرستی که در 6 اکتبر 2000 توسط کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه تأیید شده است).

فرم های استاندارد اسناد (به ویژه، فرم های اسناد حسابداری کار و دستمزد، تصویب شده توسط فرمان کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه در 5 ژانویه 2004 شماره 1).

اسناد و مواد سازمانی-روشی و هنجاری-روش شناختی (به ویژه "راهنمای یکسان سازی متون اسناد مدیریت" DR-191-98، تهیه شده توسط موسسه تحقیقاتی تمام اتحادیه مدیریت سوابق و بایگانی).

اسناد سازماندهی کار کارکنان (به ویژه "قوانین و مقررات بهداشتی و اپیدمیولوژیکی" SanPin 2.2.2./2.4.1340-03).

اسنادی که الزامات صلاحیت را برای کارمندان ایجاد می کند (به ویژه "کتابچه راهنمای صلاحیت موقعیت های کارمند" که توسط فرمان وزارت کار و توسعه اجتماعی فدراسیون روسیه در 21 اوت 1998 شماره 37 تصویب شده است.

مطالعه این اسناد باید در چارچوب مقررات مربوط به اقدامات محلی شرکت انجام شود، از جمله:

1) اساسنامه شرکت (مقررات مربوط به شرکت)؛

2) مقررات داخلی کار شرکت؛

3) مقررات مربوط به پرسنل شرکت؛

4) کارکنان شرکت.

مرحله بعدی کار تهیه یادداشتی است که نیاز به تشکیل خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی را تأیید می کند و آن را برای بررسی به رئیس شرکت ارائه می دهد. به یاد داشته باشید که یادداشت باید به عنوان یک نامه رسمی کوتاه مورد استفاده در فرآیند تبادل اطلاعات مستند در مکاتبات داخلی یک شرکت باشد. هدف عملکردی سند:

در اطلاع رسانی عینی به رئیس شرکت در مورد وضعیت موضوع درج شده در یادداشت؛

در ارائه توجیهی برای تشکیل سرویس PEI و همچنین پیشنهاداتی در مورد نحوه تشکیل آن مطابق با الزامات قوانین قانونی نظارتی و اسناد سازمانی و اداری در مورد موضوعات پشتیبانی اسنادی برای مدیریت و با در نظر گرفتن موارد مربوطه مفاد قوانین محلی شرکت.

متن نمونه یادداشتی با توجیه لزوم تشکیل موسسه آموزشی پیش دبستانی در پیوست 11 ارائه شده است.

تهیه پیش نویس جدول پرسنلخدمات پیش دبستانی، یعنی سندی که ترکیب کمی و کیفی کارکنان شرکت (به طور کلی و بر اساس بخش های ساختاری) را برای سال تقویمی تعیین می کند. هدف عملکردی سند:

در تعیین حداکثر تعداد کارکنان (برای شرکت و برای واحدهای ساختاری) برای سال تقویمی؛

در مستندسازی اطلاعات مشخص شده در فرم مقرر.

تهیه پیش نویس آیین نامه خدمات یک موسسه آموزشی پیش دبستانی، همانطور که توسط GSDOU ارائه شده است، باید بر اساس یک وضعیت تقریبی و با در نظر گرفتن ویژگی های سازمان و ویژگی های شرکت ساخته شود. مقررات مربوط به خدمات یک مؤسسه آموزشی پیش دبستانی سندی است که قوانین مرتبط سیستماتیک را در مورد موضوعات مربوط به صلاحیت این واحد ساختاری ایجاد می کند. هدف عملکردی سند در مقررات سازمانی و قانونی کلی فعالیت های روزانه سرویس DOW نهفته است. گونه ای از متن آیین نامه نشانگر خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی در پیوست 12 ارائه شده است.

تهیه پیش نویس دستورالعمل حمایت اسنادی از مدیریتمعمولاً بر اساس "دستورالعمل های مدل برای کارهای اداری در مقامات اجرایی فدرال" با در نظر گرفتن مفاد مربوطه سایر اسناد قانونی و سازمانی و اداری در مورد موضوعات موسسات آموزشی پیش دبستانی که در صلاحیت آنها توسط فدرال صادر می شود انجام می شود. دولت های منطقه ای، بخشی، بخشی و محلی، تصمیماتی که برای شرکت اجباری است. هنگام تدوین یک سند، ویژگی های سازمان و ویژگی های فعالیت های شرکت در نظر گرفته می شود.

دستورالعمل موسسه آموزشی پیش دبستانی- این سندی است که روند انجام فعالیت های پشتیبانی اسنادی از مدیریت و همچنین روند اعمال (اجرا) در روند این فعالیت توسط بخش های ساختاری و مقامات شرکت از مقررات مربوطه قانون گذاری و اقدامات قانونی نظارتی هدف عملکردی آن عبارت است از:

در ایجاد یک رویه واحد برای رسیدگی به اسناد سازمانی در جریان فعالیت های روزانه؛

در ایجاد یک رویه واحد برای مستندسازی فعالیت های مدیریتی شرکت.

بخش 1. مقررات عمومی.

بخش 2. الزامات عمومی برای تهیه و ارسال پیش نویس اسناد.

بخش 3. ویژگی های تهیه محتوای انواع خاصی از اسناد.

بخش 4. ویژگی های کاغذبازی.

بخش 5. سازماندهی جریان اسناد شرکت.

بخش 6. موتور جستجو برای اسناد.

بخش 7. کنترل بر اجرای اسناد.

بخش 8. سازماندهی ذخیره عملیاتی اسناد.

بخش 9. تهیه اسناد برای انتقال به بایگانی.

بخش 10. مقررات نهایی.

توسعه پیش نویس دستورالعمل ها برای انواع خاصی از فعالیت های سرویس DOWبر اساس اسناد قانونی و سازمانی و اداری تنظیم می شود که انواع (جهت) فعالیت ها را تنظیم می کند و در صلاحیت آنها توسط دولت های فدرال، ارضی، بخشی، بخش ها و محلی منتشر می شود که تصمیمات آنها برای شرکت لازم الاجرا است. همانطور که در مورد دستورالعمل برای DOW، هنگام توسعه دستورالعمل برای نوع (جهت) فعالیت سرویس DOW، ویژگی های سازمان و ویژگی های فعالیت های شرکت در نظر گرفته می شود.

دستورالعمل نوع (جهت) فعالیت های خدمات PEI سندی است که روند اجرای چنین فعالیت هایی را توسط بخش های ساختاری و مقامات خدمات PEI تنظیم می کند. هدف عملکردی دستورالعمل ایجاد یک رویه توافق شده برای اقدامات بخش های ساختاری و مقامات سرویس DOW در فرآیند اجرای یک نوع (جهت) خاصی از فعالیت است.

تهیه پیش نویس شرح وظایف برای کارکنان مؤسسه آموزشی پیش دبستانیاز بین مدیران بر اساس "دایرکتوری صلاحیت موقعیت های کارکنان" ساخته شده است. شرح شغل- این سندی است که فعالیت های یک کارمند خاص (دسته کارمندان) را تنظیم می کند و روشی را برای اعمال او (آنها) در روند این فعالیت از مفاد مربوطه قوانین قانونی ، نظارتی و قانونی تعیین می کند.

هدف عملکردی شرح شغل عبارت است از:

در تعیین منطقی اختیارات خدماتی و تجاری کارکنان؛

در ایجاد حجم کاری تقریباً یکنواخت برای کارکنان؛

در توزیع کار، بسته به پیچیدگی اجرای آنها و صلاحیت کارگرانی که به آنها منصوب می شوند.

در مرحله تشکیل خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی، پیش نویس شرح وظایف برای کارکنان از بین روسای خدمات - رئیس خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی تهیه می شود و در صورت پیش بینی جدول کارکنان پیش نویس، معاونان او این شرح وظایف توسط رئیس مؤسسه (یا معاون مدیریت وی) در نظر گرفته و تأیید می شود.

پس از اتمام تشکیل خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی، رئیس آن تدوین پیش نویس شرح وظایف را برای سایر کارکنان خود (روسای بخش های ساختاری، متخصصان و مجریان فنی) سازماندهی می کند. پیش نویس این دستورالعمل توسط رئیس موسسه آموزشی پیش دبستانی بررسی و تصویب می شود. متون نمونه شرح وظایف کارکنان پیش دبستانی در پیوست 13 ارائه شده است.

توسعه استانداردهای زمانی برای انجام کار در زمینه پشتیبانی اسنادی مدیریتبر اساس استانداردها و هنجارهای موجود و همچنین هزینه های واقعی زمان کار برای انجام انواع کار مربوطه ساخته شده است. زیر عرف زمانباید به عنوان سندی درک شود که زمان لازم را برای انجام مقدار مشخصی کار توسط کارمندی با صلاحیت مناسب تعیین می کند.

هدف عملکردی هنجارهای زمان برای انجام کار بر روی پشتیبانی اسناد مدیریت است:

در تعیین شدت کار برنامه ریزی شده در مورد حمایت اسنادی مدیریت؛

در تعیین تعداد کارکنان مورد نیاز مؤسسه آموزشی پیش دبستانی.

هزینه های واقعی زمان کار با روش به اصطلاح جیره بندی فنی بر اساس نتایج اندازه گیری در طول یک روز کاری با مدت زمان استاندارد (هشت ساعت) تعیین می شود. هنجار زمان برای انجام یک واحد از نوع کار نرمال شده طبق DOW بر اساس استاندارد زمان عملیاتی محاسبه می شود (تعیین شده بر اساس استانداردهای زمانی فعلی برای انجام انواع کار مربوطه یا بر اساس نتایج اندازه گیری) طبق فرمول

H vr \u003d N´K،

جایی که H vr - مقدار هنجار زمان، h؛ H - مقدار زمان عملیاتی استاندارد، h؛ ضریب K با در نظر گرفتن زمان صرف شده برای نگهداری سازمانی و فنی محل کار، برای استراحت و نیازهای شخصی کارمند (مطابق با "استانداردهای زمان انبوه بین بخشی برای کار در زمینه پشتیبانی اسنادی مدیریت" مصوب مصوبه وزارت کار فدراسیون روسیه 25 نوامبر 1994 شماره 72، ضریب K برابر با 1.1 است.

استانداردهای زمانی برای انواع کار در مورد پشتیبانی اسناد مدیریت تحت هدایت رئیس سرویس DOW ایجاد می شود و پس از آن توسط رئیس شرکت مورد بررسی و تایید قرار می گیرد. تجدید نظر در استانداردهای زمانی زمانی انجام می شود که فناوری کار در مؤسسه آموزشی پیش دبستانی تغییر کند و همچنین اگر مطابق با به هر دلیلی، برای سه ماه یا بیشتر، استانداردهای زمانی تعیین شده قبلی برای انواع کار مربوطه بیش از حد ثابت (هزینه بیش از حد) وجود دارد.

توسعه یک طرح تعامل برای سرویس DOWبا سایر بخش های ساختاری شرکت، و همچنین با سایر شرکت ها (سازمان ها، موسسات)بر اساس ساختار سازمانی شرکت، طرح جریان اسناد شرکت و لیست شرکت ها، سازمان ها و مؤسساتی که این شرکت در جریان فعالیت های خود اطلاعات مستند را با آنها مبادله می کند، ساخته شده است. تهیه پیش نویس سند توسط رئیس سرویس DOW سازماندهی می شود و بررسی و تأیید پروژه معمولاً توسط معاون مدیریت شرکت انجام می شود.

زیر طرح تعاملبه معنای سندی است که به کمک تصاویر گرافیکی مشروط، روابط سازمانی و اطلاعاتی سرویس DOW با بخش‌های ساختاری و مقامات شرکت و همچنین با سایر شرکت‌ها، سازمان‌ها و مؤسساتی که اطلاعات مستند را با این شرکت مبادله می‌کنند، برقرار می‌کند. ثابت هستند. همانطور که از GSDOU به شرح زیر است، سرویس DOW، هنگام انجام فعالیت های خود در سازمان، تعامل دارد:

با تمام بخش های ساختاری شرکت - در مورد مسائل مربوط به مدیریت سازمانی و روش شناختی پشتیبانی اسنادی از مدیریت، و همچنین در روند انجام مکاتبات داخلی در مورد مسائل مربوط به فعالیت های روزانه.

با خدمات حقوقی شرکت - در مورد مسائل حقوقی مربوط به تهیه اسناد؛

با خدمات پرسنلی - در مورد انتخاب، آموزش و چرخش پرسنل موسسه آموزشی پیش دبستانی؛

با خدمات کار و دستمزد - در توسعه و اجرای اقدامات مربوط به بهینه سازی سازمان کار و انگیزه کارکنان مؤسسه آموزشی پیش دبستانی.

با خدمات پشتیبانی اداری، اقتصادی و لجستیکی - در مورد مسائل اطمینان از حمایت اداری، اقتصادی و لجستیکی برای فعالیت های خدمات PEI.

با یک مرکز کامپیوتر - توسعه و اجرای فن آوری های جدید اطلاعات با استفاده از رایانه های الکترونیکی، پردازش عملیاتی اطلاعات مستند.

با حسابداری - در مورد مسائل مربوط به اطمینان از ایمنی، حسابداری برای اشکال اسناد مسئولیت پذیری دقیق.

نمونه ای از طراحی طرح تعامل سرویس DOW در شکل نشان داده شده است. 14.3.

تایید

قائم مقام مدیر مدیریت

امضای I. O. نام خانوادگی

طرح تعامل بین خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی LLC "Service-extra"با بخش های ساختاری و مسئولان شرکت

رئیس خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی امضا I. O. نام خانوادگی

برنج. 14.3. نمونه ای از طراحی طرح تعامل سرویس DOW

در خارج از شرکت، سرویس DOW، به عنوان یک قاعده، تعامل دارد:

با خدمات DOE یک بدنه مدیریتی بالاتر، که در رابطه با آن این شرکت یک موقعیت فرعی (فرعی) را اشغال می کند - در مورد سازماندهی پشتیبانی اسنادی برای مدیریت مطابق با قانون، مقررات و اسناد سازمانی و اداری.

با سازمان ها و مؤسسات تحقیقاتی - در مورد بهبود سبک و روش کار با اسناد.

با شرکت ها، سازمان ها و مؤسساتی که اطلاعات مستند را با این شرکت مبادله می کنند - در فرآیند انجام مکاتبات خارجی؛

سازمان ها، شرکت ها و مؤسسات ارائه دهنده خدمات برای اطمینان از تبادل اطلاعات مستند (همه انواع ارتباطات مورد استفاده توسط شرکت).

با شهروندان فردی (افراد) - پس از دریافت درخواست های کتبی (درخواست، شکایات، پیشنهادات و اظهارات) از این افراد.

تهیه پیش نویس دستورات در مورد تشکیل یک موسسه آموزشی پیش دبستانی(در مورد اصلاحات در کارکنان شرکت و در مورد انتصاب کارکنان مدیریت موسسه آموزشی پیش دبستانی) بر اساس پیش نویس تغییر در جدول کارکنان و ارائه (ها) برای انتصاب در این موقعیت انجام می شود. به یاد بیاورید که یک دستور یک تصمیم مدیریتی مستند از رئیس یک شرکت است که اقدامات بخش های ساختاری و مقامات را در مورد دو یا چند موضوع از فعالیت های روزانه تنظیم می کند.

هدف کارکردی دستور این است که به تصمیمات رئیس شرکت که توسط وی در چارچوب صلاحیت خدماتی و تجاری وی در مورد سازماندهی شرکت اتخاذ می شود ، قدرت قانونی بدهد. متون تقریبی دستورات در مورد ایجاد تغییرات در جدول کارکنان و انتصاب رئیس خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی در شکل ارائه شده است. 14.4 و 14.5.

نشان (لوگو)

JSC "لیدر"

سفارش

پوشچینو، منطقه مسکو

در ایجاد یک سرویس مدیریت اسناد

مطابق با برنامه توسعه سازمانی شرکت برای سال 2004

من سفارش می دهم:

1. برای ایجاد در شرکت از 1 ژانویه 2006، بر اساس گروه کاری دفتر، یک سرویس پشتیبانی اسناد (سرویس DOE). تصویب جدول کارکنان مؤسسه آموزشی پیش دبستانی سال 1385 (پیوست 1 این دستور).

2. برای سال 2006 ساختار سازمانی زیر را برای خدمات PEI ایجاد کنید: گروه اداری. کارگروه اداری؛ گروه آماده سازی فنی اسناد؛ گروه ذخیره سازی اسناد؛ گروه پشتیبانی.

ایجاد نیروی انسانی مؤسسه آموزشی پیش دبستانی برای سال 1385 به تعداد 27 نفر.

3. تصویب آیین نامه خدمت مؤسسه آموزشی پیش دبستانی (پیوست 2 این دستور).

4. تصویب طرح تعامل سازمانی و اطلاعاتی مؤسسه آموزشی پیش دبستانی با مسئولان و بخشهای ساختاری مؤسسه (پیوست 3 این دستور).

5. حکم 211 مدیر کل مؤسسه مورخ 17 آبان 1381 مبنی بر ایجاد گروه روحانی را باطل تشخیص دهید.

6. اعمال کنترل بر اجرای این دستور به معاونت مدیریت کل شرکت
او. ای. عارفیف.

توافق شد:

برنج. 14.4. نمونه ای از دستور اصلاح جدول کارکنان یک شرکت در ارتباط با تشکیل یک موسسه آموزشی پیش دبستانی

نشان (لوگو)

JSC "لیدر"

پوشچینو، منطقه مسکو

در انتصاب P. A. Ivannikov به عنوان رئیس موسسه آموزشی پیش دبستانی

در ارتباط با ایجاد یک سرویس پشتیبانی اسناد
مدیریت (موسسه آموزشی پیش دبستانی خدمات)

من سفارش می دهم:

1. از 1 ژانویه 2006، پتر آفاناسیویچ ایوانیکوف را به عنوان رئیس سرویس مدیریت اسناد (سرویس DOE) منصوب کنید و او را از وظایف رئیس گروه کاری دفتر آزاد کنید.

حقوق رسمی برای P. A. Ivannikov به میزان تعیین کنید
9500 روبل.

2. قبل از 5 ژانویه 2006، رئیس خدمات پرسنلی باید اطمینان حاصل کند که تغییرات لازم در پرونده شخصی P. A. Ivannikov و سایر اسناد حسابداری انجام شده است.

3. تصويب شرح وظايف رئيس مؤسسه آموزشي پيش دبستاني ( پيوست 1 اين دستور ).

4. اعمال کنترل بر اجرای این دستور به معاونت مدیریت کل شرکت
او. ای. عارفیف.

امضای مدیر کل P. A. Dobrynin

توافق شد:

رئیس خدمات پرسنل امضا R. Yu. Yankovskaya

برنج. 14.5. نمونه ای از حکم انتصاب مسئول خدمات یک موسسه آموزشی پیش دبستانی

سوالات و وظایف را کنترل کنید

1. هدف عملکردی سرویس DOW چیست؟

2. اهداف و مقاصد موسسه آموزشی پیش دبستانی چیست؟

3. ساختار سازمانی بهینه سرویس PEI چگونه ایجاد می شود؟

4. قدرت بهینه سرویس PEI چگونه ایجاد می شود؟

5. قدرت عددی تقریبی سرویس موسسه آموزشی پیش دبستانی چگونه تعیین می شود؟

6. وظایف اصلی واحدهای ساختاری موسسه آموزشی پیش دبستانی چیست؟

7. روال کلی تشکیل موسسه آموزشی پیش دبستانی چگونه است؟

8. ساختار دستورالعمل حمایت اسنادی مدیریت چگونه است؟

هدف اصلی سرویس مدیریت سوابق، صرف نظر از نام آن، سازماندهی، مدیریت، هماهنگی، کنترل و اجرای کار بر روی پشتیبانی اسناد است. دستیابی به این هدف مستلزم حل وظایف زیر است:

- بهبود مستمر فرم ها و روش های کار با اسناد؛

- اطمینان از یک رویه واحد برای مستندسازی، سازماندهی کار با اسناد، سیستم های بازیابی اطلاعات، نظارت بر اجرا و آماده سازی اسناد برای انتقال به بایگانی دپارتمان مطابق با اسناد نظارتی و روش شناختی فعلی دولتی.

- کاهش کاغذبازی؛

- توسعه و اجرای اسناد نظارتی و روش شناختی برای بهبود پشتیبانی اسناد در سازمان و در سیستم های تابعه، فناوری های پیشرفته کار اداری.

وظایف یک سرویس مدرن نگهداری سوابق در روسیه از اهداف و اهداف فعالیت آن تعیین می شود و شامل دامنه کامل کاری است که توسط این سرویس انجام می شود.

مطابق با وظایف محول شده، سرویس DOW عملکردهای زیر را انجام می دهد:

1) توسعه، اجرا و نگهداری یک برگه زمانی و یک آلبوم از اشکال یکپارچه اسناد سازمان، ایجاد تغییرات در آنها.

2) اجرای پردازش حمل و نقل، ثبت اسناد و حسابداری و کار مرجع روی اسناد.

3) سازماندهی بررسی به موقع اسناد ورودی و تهیه آنها برای گزارش به مدیریت، نظارت بر اجرای صحیح اسناد ارسال شده برای امضا به مدیریت.

4) تنظیم روند اجرای اسناد، کنترل عبور، اجرا و اجرای اسناد در مدت مقرر. خلاصه کردن اطلاعات در مورد پیشرفت و نتایج اجرای اسناد، اطلاع رسانی سیستماتیک مدیریت در مورد این موضوعات.

5) سازماندهی تولید تایپی، کپی و تکثیر عملیاتی اسناد. توسعه و طراحی فرم های اسناد؛

6) توسعه نامگذاری پرونده های سازمان ، اطمینان از ذخیره پرونده ها و استفاده عملیاتی از اطلاعات اسنادی.

7) سازماندهی کار در مورد پیشنهادات، درخواست ها و شکایات شهروندان.

8) سازماندهی کنترل کار با اسناد در بخش های ساختاری.

9) توسعه (همراه با بخش های ساختاری مربوطه سازمان) اقدامات برای بهبود اشکال و روش های کار با اسناد و همچنین بهبود نظم و انضباط عملکرد.

10) کنترل صحت ثبت پرونده ها در بخش های ساختاری.

11) کنترل بر صحت شکل گیری توسط بخش های ساختاری سازمان پرونده هایی که باید بایگانی شوند.

12) سازماندهی کار بایگانی مطابق با مقررات مربوط به صندوق بایگانی دولتی اتحاد جماهیر شوروی، قوانین، دستورالعمل ها و توصیه های روش شناختی موسسات آکادمی دولتی معماری اتحاد جماهیر شوروی.

13) آموزش پیشرفته کارکنان خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی و آرشیو، برگزاری جلسات و مشاوره در مورد مسائل مربوط به صلاحیت خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی.

14) سازماندهی مشاغل، ایستگاه های کاری، شرایط کار برای کارکنان موسسه آموزشی پیش دبستانی.

2.5. مقررات فعالیت خدماتی
پشتیبانی مدیریت اسناد

سرویس PEI و کارکنان آن فعالیت های خود را بر اساس اسناد سازمانی و قانونی زیر انجام می دهند (شکل 8):

- موقعیت بر روی واحد ساختاری؛

- شرح شغل؛

- دستورالعمل های تجاری

ایجاد مقررات و دستورالعمل ها با هدف توزیع عملکردها و مسئولیت ها و همچنین تنظیم فناوری پذیرفته شده برای کار با اسناد انجام می شود (شکل 8).

لازم به ذکر است که اساسنامه سازمان نقش بسزایی در تنظیم فعالیت های دفتر دفتری دارد. توسعه منشور بر فرمول کلی کار اداری تأثیر می گذارد، زیرا وظایف به طور خاص تعریف شده است که منعکس کننده جهت و ویژگی های فعالیت های سازمان، رویه تصویب ساختار، کارکنان مدیریت و ایجاد مبنای اولیه سازمانی برای گردش کار شرکت است. تقسیم در منشور وظایف و مسئولیت های روسای شرکت به تنظیم پیوندهای اطلاعاتی که در فرآیند انجام این وظایف به وجود می آیند کمک می کند و به شما امکان می دهد محدوده اسنادی را که در مدیریت ایجاد و استفاده می شود تعیین کنید. فعالیت ها.

بخش منشور که به رویه مدیریت یک شرکت اختصاص دارد، ایده اولیه اسناد اداری صادر شده توسط مدیریت را ارائه می دهد، بر ترتیب فرآیندهای تشکیل اسناد تأثیر می گذارد و پارامترهای جریان اطلاعات و گردش کار را تعیین می کند.

وظایف، وظایف، حقوق و تعهدات انجام شده در جریان فعالیت های سرویس اسرا در مقررات مربوط به خدمات اسرا تدوین و تثبیت شده است. مقررات مربوط به خدمات و سازمان بر اساس استاندارد تدوین شده است. هنگام تهیه مفاد فردی، ترکیب وظایف و وظایف خدمات بسته به شرایط واقعی فعالیت آن مشخص می شود.

آیین نامه خدمات پشتیبانی اسنادی به امضای رئیس سازمان حفاظت محیط زیست و تایید مدیریت سازمان می رسد. این موقعیت با روسای آن واحدهای ساختاری که رابطه با آنها در آن ثابت است هماهنگ می شود (پیوست 1). هنگام تغییر ساختار سازمان، تخصیص مجدد خدمات اداری، تغییر ساختار سازمانی داخلی آن، معرفی اشکال و روش های جدید سازماندهی کار، باید در وضعیت تجدید نظر صورت گیرد.

سند اصلی سازمانی تنظیم حدود وظایف و حقوق بین کارکنان، که به عنوان مبنایی برای از بین بردن موازی کاری و تکراری در انجام عملیات فردی، ایجاد روابط بین موقعیت های فردی، شرح شغل است.

برنج. 8. ساختار اسناد سازمانی،
تعیین وضعیت کارکنان مؤسسه آموزشی پیش دبستانی

موقعیت خدمت عنصر اولیه ساختار مدیریت است. تشکیل یک سیستم موقعیت ها به حجم، ترکیب، ماهیت عملکردهای انجام شده در واحد ساختاری، تقسیم و همکاری کار بستگی دارد. شرح شغل یک ابزار مدیریت موثر است که نقش سازمانی، نظارتی و نظارتی را ایفا می کند. علاوه بر این، شرح شغل به شما امکان می دهد تا به طور عینی فعالیت های هر یک از کارکنان خدمات را ارزیابی کنید، به طور عینی اقدامات نفوذ را اعمال کنید.

اولین منبع برای توسعه شرح وظایف، چنین سند نظارتی است راهنمای صلاحیتموقعیت های مدیران، متخصصان و سایر کارمندان، که شامل فهرستی تنظیم شده از الزامات برای صلاحیت متخصصان دسته های مختلف است.

منبع دوم در تهیه شرح وظایف - شرح وظایف استاندارد. آنها برای دسته های خاصی از کارمندان همان نوع مؤسسات یا واحدهای ساختاری (به عنوان مثال، دبیران واحدهای ساختاری) توسعه یافته اند. وجود دستورالعمل های استاندارد تا حد زیادی تدوین دستورالعمل های فردی را تسهیل می کند، اما آنها را جایگزین نمی کند. از آنجایی که شرح شغل سندی است که وضعیت سازمانی و حقوقی یک کارمند را تنظیم می کند، باید برای هر موقعیتی که توسط جدول کارکنان ارائه شده است تنظیم شود.

سومین سندی که در تدوین شرح وظایف استفاده می شود مقررات مربوط به واحد سازه. شرح شغل وظایف و وظایف را تنظیم می کند، توزیع آنها را بین کارکنان واحدهای ساختاری تعیین می کند، محتوا، ماهیت و رویه را برای هر کارمند تعیین می کند.

نام بخش های آیین نامه مربوط به خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی	محتوا
مقررات عمومی	تعیین نام دقیق خدمت دفتری، جایگاه آن در ساختار سازمانی سازمان، میزان استقلال، نام سمت رئیس خدمت، نحوه انتصاب و عزل وی از سمت، فهرست. اسناد اولیه قانونی، بخشنامه، نظارتی و دستورالعملی که سرویس DOW در کار خود بر اساس آنها هدایت می شود
اهداف، وظایف خدمات	اهداف و اهداف خدمات فرموله شده است
کارکرد	شرح جامعی از فعالیت های خدمات ارائه شده است: توابع شرح داده شده است، محدوده مسئولیت هر واحد ساختاری برای یک منطقه خاص از کار ثابت است، تعیین حدود عملکردها بین مناطق جداگانه.
حقوق	شامل فهرستی از حقوق اختصاص داده شده به خدمات: حق بررسی سازماندهی کار با اسناد در بخش های ساختاری، درخواست از مجریان برای نهایی کردن اسناد در صورت نقض قوانین برای اجرای آنها، درخواست اطلاعات از بخش های ساختاری لازم برای وظایف خود را انجام دهند
مدیریت	وظایف رئیس سرویس مؤسسه آموزشی پیش دبستانی (هماهنگی فعالیت های سرویس، برنامه ریزی کار آن، نظارت بر کار کارکنان، ایجاد یا مشارکت در توسعه پشتیبانی نظارتی و روش شناختی خدمات)، حقوق وی. داده می شود.
مسئولیت (ممکن است در بخش "راهنماها" گنجانده شود)	پست های اصلی ذکر شده است که رئیس شخصاً مسئول انجام وظایف سرویس ، وضعیت اسناد ، مطابقت آن با الزامات اسناد قانونی و نظارتی ، قابلیت اطمینان اطلاعات ، نشت آن ، سازماندهی است. کار سرویس، کار با پرسنل
روابط با سایر بخش های ساختاری	این نشان دهنده حضور و ماهیت رابطه سرویس DOE با سایر بخش های ساختاری، ترکیب و ویژگی های اسناد توسعه یافته توسط سرویس DOW همراه با سایر بخش های ساختاری، زمان ارسال آنها، فراوانی تبادل اطلاعات است.

موقعیت و شرح وظایف اسناد مرتبط و مکمل هستند، زیرا وظایف هر کارمند بر اساس توزیع کل طیف وظایف انجام شده توسط سرویس دفتری تعیین می شود و از وظایف و وظایف کل خدمات به عنوان یک کل است.

متن شرح شغل منوط به الزامات کامل تعریف وظایف، وظایف، مسئولیت ها است. تعریف مبهم و ناقص فعالیت های هر یک از کارکنان منجر به بی ثباتی و ناهماهنگی در اقدامات تک تک کارکنان می شود. هنگام تعیین وظایف کلی، غیر اختصاصی و ساده در متن شرح شغل، یک سند کاملاً رسمی ایجاد می شود که هدف خود را برآورده نمی کند. تمام پاراگراف های شرح شغل باید امکان تفسیر متفاوت از محتوای آن را حذف کند، وظایف و انواع کار را مشخص کند. افعال کنشی باید در حالت نشانگر استفاده شوند: "بازرس انجام می دهد" ، "منشی سازماندهی می کند" ، "مرجع می سازد" و غیره. در عین حال، میزان استقلال در انجام کار باید به طور دقیق منعکس شود: "در ... شرکت می کند"، "همراه با ..."، "اجرا را تضمین می کند".

در بخش "وظایف و مسئولیت های اصلی"، وظیفه اصلی کارمند این موقعیت، موضوع مرجع و حوزه کاری تدوین شده است. در زیر فهرستی از مسئولیت های شغلی خاص که اجرای وظیفه اصلی را تشکیل می دهند آورده شده است. به عنوان مثال، وظیفه اصلی یک کارمند ثبت اسناد است. در سازمان‌های مختلف، این کار ممکن است شامل انجام کارهایی مانند نگهداری یک یا چند مجله، پر کردن کارت‌های ثبت یا ثبت و کنترل، نگهداری بانک اطلاعاتی رایانه‌ای، انتقال اطلاعات، گردآوری و نگهداری فایل‌های مرجع، سرویس‌دهی درخواست‌های کارکنان مدیریت و غیره باشد. . هنگام تنظیم مسئولیت ها، آنها از فناوری اتخاذ شده در سازمان برای کار با اسناد و از در دسترس بودن وسایل فنی استفاده می کنند. در همین بخش ویژگی های تهیه و انتقال اسناد، دسترسی کارمند به اطلاعات خاص، قوانین پردازش و انتقال اسناد، روش ها و مهلت های انجام وظایف، روش اجرای دستورالعمل های فردی و استانداردهای اخلاقی که باید در تیم رعایت شود

بخش "حقوق" شامل حقوق یک کارمند اداری مانند تصمیم گیری، کسب اطلاعات برای انجام کار، حق تایید انواع خاصی از اسناد، حق کنترل، حق بازگرداندن اسناد برای بازنگری و غیره است. فرمول روشن حقوق کارمند به ما امکان می دهد مسئولیت وی را که در بخش جداگانه ای اختصاص داده شده است ، تدوین کنیم.

بخش "مسئولیت" محتوا و اشکال مسئولیت یک مقام رسمی در قبال نتایج و عواقب فعالیت های خود و همچنین عدم انجام به موقع اقدامات یا اقدامات مربوط به وظایف خود را تنظیم می کند. مسئولیت را می توان به صورت انضباطی و مادی، اما لزوماً مطابق با قوانین قابل اجرا و با در نظر گرفتن مشخصات سازمان تعیین کرد.

دو بخش آخر ارتباط تنگاتنگی با یکدیگر دارند و به شما امکان می دهند معیارهایی را برای ارزیابی کار تعیین کنید.

دستورالعمل برای پشتیبانی اسناد مدیریت- قانون اصلی هنجاری تنظیم کننده فناوری کار با اسناد در یک سازمان، قوانین، تکنیک ها، فرآیندهای ایجاد اسناد، روش کار با آنها، لحظات کلیدی سازمانی. در عمل، دستورالعمل سیستم کار اداری را که در یک سازمان خاص توسعه یافته است، اصلاح می کند.

دستورالعمل ها در هر موسسه با در نظر گرفتن ویژگی های کار آن تنظیم می شود. اساس تدوین آنها دستورالعمل های استاندارد و همچنین اسناد نظارتی و روش شناختی فعلی است.

ساختار دستورالعمل شامل مفاد کلی، بخش های موضوعی و برنامه های کاربردی است.

در بخش " مقررات عمومی "تعیین دامنه دستورالعمل، مسئولیت عدم انطباق آن، واحدی که مسئول رویه واحد برای مستندسازی و سازماندهی کار با اسناد در مؤسسه به طور کلی و در بخش های ساختاری آن، تابع اداری و روش شناختی، نظارتی و نظارتی است. چارچوب روش شناختی

بخش های موضوعی معمولاً با یک بخش شروع می شوند "مستندات"، جایی که تعریف شده است:

- مسائل مربوط به فعالیت این سازمان، مشروط به اسناد اجباری؛

- انواع و انواع اسناد مورد استفاده برای مستندسازی فعالیت های اداری، سازمانی، اطلاعاتی؛

- قوانین کلی برای تهیه و اجرای اسناد؛

- قوانین برای تهیه انواع خاصی از اسناد اداری، از جمله روش مشاهده، هماهنگی، تایید و امضا.

- روش تولید و تکثیر اسناد؛

- قوانین ثبت و تأیید نسخه ها و ضمائم.

- روش استفاده و ذخیره سازی فرم ها، مهرها، تمبرها؛

- ترتیب کار مجریان با اسناد.

محتوای این بخش را می توان با گنجاندن بخش های فرعی جداگانه ای که ضوابط تنظیم اسناد را برای هیئت دانشگاهی و همچنین معاونت ها تعیین می کند، به طور قابل توجهی گسترش داد. برخی از سازمان ها موارد ذکر شده را در یک سند سازمانی مستقل مانند قوانین (یا مقررات) برای تهیه و اجرای اسناد برجسته می کنند.

فصل "مدیریت اسناد"شامل: روش دریافت، پردازش، توزیع اسناد دریافتی. سازماندهی حمل و نقل و انتقال آنها از یک واحد ساختاری به واحد دیگر. موارد اصلی جابجایی اسناد؛ روش تهیه و ارسال اسناد خروجی؛ روش حسابداری برای حجم جریان اسناد.

فصل "ثبت اسناد"سازمان ثبت اسناد ورودی، خروجی و داخلی، شرایط، فرم ها و روش های ثبت نام را ایجاد می کند، شرحی از فناوری اتخاذ شده و روش نمایه سازی اسناد ارائه می دهد.

در بخش "سازمان کار مرجع"اصول ساختمان اطلاعات و کار مرجع در سازمان ایجاد شده است، شرح آرایه های مرجع، در دسترس بودن آنها برای دسته های مختلف کارکنان و بخش های مختلف ساختاری، ترتیب نظام مندسازی و طبقه بندی اطلاعات مرجع، فناوری کار بازیابی اطلاعات ارائه شده است. .

فصل "سازمان کنترل بر اجرای اسناد"دسته بندی اسناد مشمول کنترل اجباری، روش کنترل، فناوری کنترل، تعهدات مجریان، مهلت های استاندارد برای اجرا، روش جمع بندی داده ها در مورد کنترل بر اجرای اسناد، روش اطلاع رسانی به مدیران را تعیین می کند. در مورد نظم و انضباط عملکرد، استفاده از فرم ها و علائم در اسناد.

فصل "ذخیره آنلاین اسناد"شامل قوانینی برای ذخیره اسناد در خدمات اسناد، در بخش های ساختاری و ایجاد مسئولیت برای ایمنی اسناد، قوانین تشکیل دسته های خاصی از اسناد در پرونده ها، روش توسعه و استفاده از نامگذاری پرونده ها، روش سیستم سازی و موارد نمایه سازی

به بخش "تهیه اسناد برای بایگانی"شامل روش و سازماندهی معاینه (انتخاب اسناد برای ذخیره سازی و تخریب)، قوانین آماده سازی پرونده ها برای ذخیره سازی، الزامات توصیف موارد، روش انتقال پرونده ها به بایگانی است.

ترکیب بخش های موضوعی بسته به شرایط کاری و فناوری اتخاذ شده قابل تغییر و تکمیل است.

برنامه‌های کاربردی دستورالعمل‌ها باید حاوی حداکثر مطالب مرجع و گویا باشند که به ترتیب بخش‌هایی که هر کدام ارجاعات مناسبی را ارائه می‌کنند، سیستم‌بندی شده‌اند. برنامه های کاربردی شامل نمودار جریان اسناد، مهر و مهر، فرم های نمونه، نمونه های پر کردن فرم های اسناد، نمونه هایی از پردازش انواع خاصی از اسناد، لیست اسناد کنترل شده، فرم های حسابداری آنها، فرم های نامگذاری پرونده ها و غیره می باشد.

دستورالعمل باید کل فرآیند کار با اسناد، تمام عملیات تکنولوژیکی را در توالی منطقی آنها منعکس کند. این دستورالعمل یک سند نظارتی نه تنها برای خدمات اداری، بلکه برای همه متخصصان دستگاه مدیریت است.

تهیه دستورالعمل توسط دفتر دفتری با مشارکت آرشیو، خدمات حقوقی انجام می شود. این دستورالعمل به تأیید رئیس سازمان می رسد و به دستور وی به مرحله اجرا در می آید و پس از آن برای استفاده در کار به کلیه بخش های ساختاری ارسال می شود.

جدول فرم های یکپارچه اسنادسازمان ها - لیستی از اشکال اسناد مجاز برای استفاده که برای اجرای فعالیت های مدیریتی یک ساختار مدیریتی خاص لازم و کافی است، حاوی شرحی از هر سند، وضعیت قانونی آن و مراحل مستندسازی. کارنامه راهی است برای تثبیت هنجاری هم ترکیب اسناد مورد استفاده در دستگاه و هم روش تهیه آنها. برگه زمانی فقط شامل اسنادی است که ایجاد آنها ضروری است، مشروع و به طور دوره ای تکرار می شود.

جدول ممکن است دارای ستون های زیر باشد:

- کد فرم سند؛

- نام قانون قانونی یا نظارتی که مبنای اعمال یا انتشار سند است.

- نام واحد ساختاری مسئول آماده سازی، فراوانی تدوین؛

- هماهنگی (داخلی و بیرونی) - سازمانها یا واحدهای ساختاری یا مقامات درگیر در این فرآیند مشخص می شوند.

- امضا (موقعیت شخصی که سند را امضا می کند)؛

- تأیید (موقعیت رئیس یا نام نهادی که سند را تأیید می کند).

- چاپ (نیاز به تأیید سند با مهر و موم)؛

- سازمان مخاطب (واحد ساختاری که سند به آن ارائه می شود).

ضمناً اطلاعات مربوط به محل تولید متن سند، ثبت آن، تعداد نسخه های ایجاد شده، تیراژ توزیع، محل اصل و ... را می توان در برگه زمانی وارد کرد.

فرآیند تدوین یک برگه زمانی به سرویس دفتری اجازه می دهد تا کلیه عملیات را با اسناد (موقعیت مجریان و مدیران درگیر در تهیه، امضاء، تأیید، تأیید؛ دفعات ایجاد یک سند، ویژگی های ابزار فنی مورد استفاده برای ایجاد) تجزیه و تحلیل کند. ، ارسال). پس از تأیید رئیس سازمان، برگه زمانی ابزاری برای تثبیت هنجاری مراحل تهیه اسناد می شود. تعمیر و نگهداری برگه زمانی در شرایط کاری (نگهداری) توسط سرویس کار اداری انجام می شود. تعمیر و نگهداری ارائه به موقع تغییرات در اسناد به برگه زمانی - معرفی فرم های جدید توسط مقامات فدرال، لغو فرم های قبلی و همچنین کنترل روی روش استفاده.

استفاده از صفحه گسترده به شما امکان می دهد:

- امکان ایجاد غیرموجه اشکال جدید را از بین ببرید.

- ایجاد یک طبقه بندی واحد از اسناد سازمان مطابق با وظایف و وظایف مدیریتی.

- تعداد انواع و اشکال اسناد را در نظر بگیرید.