Muestra de cómo completar el registro de carta de porte, formulario 8. Reglas para completar el registro de carta de porte. Quién lo llena y la muestra
Los propietarios de empresas de transporte por carretera a menudo hacen una pregunta sobre el libro de registro de la carta de porte: ¿es necesario conservarlo en 2019? ¿De qué forma debería ser y cuál es el mejor lugar para descargar una muestra gratuita de un libro de registro de viajes? Los propietarios saben que cualquier empresa propietaria de automóviles o camiones debe registrar sus movimientos. Por eso suelen pedir una muestra de un libro de registro de documentos de viaje. A continuación consideraremos en detalle cómo organizar la contabilidad y cómo registrar correctamente el movimiento, con la oportunidad de descargar gratis el libro de registro de emisión de cartas de porte para 2019.
¿Por qué necesitamos un libro de registro para emitir cartas de porte a los conductores?
Debido a que a los contribuyentes se les permite cancelar una parte de los gastos comerciales, las organizaciones necesitan documentación que respalde los costos de mudanza y descarga de activos. En el sector del transporte, uno de estos documentos principales es la carta de porte. Toda la información que se relacione con la ruta de viaje, el conductor, el vehículo utilizado, el transporte de mercancías o pasajeros, deberá contener un libro de registro de boletos de viaje para 2019 y años anteriores. Con base en las normas de la Ley Federal de 8 de noviembre de 2007 No. 259-FZ “Carta del Transporte Automotor y Transporte Eléctrico Terrestre Urbano” y “Detalles y Procedimiento Obligatorio para el Llenado de Cartas de Porte” aprobadas por Orden del Ministerio de Transporte de septiembre 18, 2008 No. 152, este documento o diario es obligatorio para todos los propietarios de vehículos. Además, las cartas de porte deben llevarse en un diario separado.
Muestra de cómo cumplimentar el cuaderno de bitácora de viaje.
Paso uno. Pagina del titulo
Descargue un registro de viaje de muestra para 2019. Página de título.
Al completar la portada del diario contable, se indica el nombre y la forma de propiedad de la organización, el formulario OKPO y se debe indicar el mes y año (período) de mantenimiento del diario. No es necesario poner un sello.
Un ejemplo de cómo completar la portada de una revista.
Paso 2. Parte principal
Para tener en cuenta específicamente el movimiento de cartas de porte, se desarrolló el Formulario No. 8 (código OKUD 0345008), diseñado para unificar los datos necesarios. Fue aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia del 28 de noviembre de 1997 No. 78. Sin embargo, la ley de contabilidad No. 402 del 6 de diciembre de 2011 establece que el uso del Formulario No. 8 no es obligatorio. Una organización tiene derecho a crear de forma independiente un libro de muestra de cartas de porte, siempre que refleje toda la información necesaria.
Descargue el registro de movimiento de la carta de porte, formulario 8
La tabla debe incluir:
- número y fecha en que se emitió la carta de porte;
- información sobre el conductor, su número de personal;
- número de garaje del vehículo (normalmente lo asignan agencias gubernamentales, pero las empresas privadas no lo hacen, por lo que puede dejar esta columna en blanco).
El destino y otra información se escriben en la columna Nota.
Esta información obligatoria debe estar contenida, incluso si la organización determinó de forma independiente cómo deberían ser la carta de porte y el libro de registro.
Puede descargar el diario de viaje, Formulario 8 (2019) en nuestro artículo. Un ejemplo de cómo completar datos tabulares.
Paso 3. Completar el diseño.
Las entradas en el formulario son confirmadas por tres empleados a la vez:
- conductor;
- el que ingresó la información (por ejemplo, el despachador);
- así como el contador que recibió el documento.
Modelo de diario para la emisión de bonos de viaje para 2019. Finalización del registro de bonos de viaje:
Frecuencia de mantenimiento
El ejemplo presentado de la revista para la emisión de documentos de viaje para 2019 se compiló mensualmente y cada vez en una página nueva. Pero las organizaciones y los empresarios individuales pueden hacer las cosas de otra manera: aclarar los períodos durante los cuales se mantienen los registros y completarlos sin dejar líneas en blanco.
La legislación permite que los conductores obtengan documentos de viaje por hasta 1 mes. Si durante este tiempo el vehículo será utilizado no por uno, sino por dos conductores, entonces se permite emitir a cada uno de los trabajadores su propio "pase" para conducir.
En este caso, a su regreso, todos los documentos recibidos por el contador se ingresan en el formulario contable. Al completar el registro, la mayor parte de la información será la misma, pero está bien.
Donde puedo comprar
Se encuentran disponibles a la venta libros confeccionados para controlar el movimiento de vehículos. Las páginas de dicha revista deben estar numeradas.
Cuando esté completado, deberá ser firmado por al menos dos empleados responsables:
- al que lo guiaba;
- director o contador.
Los mismos requisitos se aplican al registro impreso. Puede descargar el diario de emisión de cartas de porte de forma gratuita siguiendo el enlace de nuestro artículo. Si se inicia dentro de un mes, al final del período debe estar numerado, atado y firmado.
Duración
La ley no indica cuánto tiempo se debe conservar dicho registro, ya sea impreso o comprado en una tienda. Sobre la base de las cartas de porte y su movimiento, se calculan los salarios de los conductores, los impuestos y la base de costos de producción. Dichos documentos primarios, cuya información se ingresa en el diario contable, se almacenan en la organización durante al menos 5 años. Obviamente, el registro en sí debe conservarse durante el mismo período de tiempo.
Antes de destruirlo, es importante asegurarse de que aún no haya expirado el período de conservación del último documento contable. De lo contrario, en caso de ser necesario, no podrá confirmar la existencia y mantenimiento del control. Puede descargar el diario de viaje para el próximo período de forma gratuita en nuestro sitio web.
Las organizaciones y los empresarios individuales que utilizan vehículos de diversas categorías en su trabajo deben emitir cartas de porte a los conductores. Una carta de porte es un documento que otorga al conductor el derecho a utilizar un vehículo. Muestra información sobre la ruta, el consumo de combustible y el rendimiento del conductor.
¡NOTA! A partir del 01/03/2019, la carta de porte se emite estrictamente para un turno o para un vuelo, el que sea más largo. Es imposible redactar una carta de porte durante un mes.
Para saber si existen características específicas de una carta de porte emitida por un empresario individual, lea el artículo. "¿Cuáles son las características de una carta de porte para empresarios individuales (formulario)?" .
Información general sobre el registro de movimiento de la carta de porte
Para controlar el movimiento de las cartas de porte emitidas, se debe llevar un registro del movimiento de las cartas de porte en el Formulario 8, aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia del 28 de noviembre de 1997 No. 78. Sin embargo, desde el 01/01/ 2013 en relación con la entrada en vigor de la Ley "Sobre Contabilidad" del 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ, los formularios unificados ya no son obligatorios.
Por tanto, una organización o empresario individual puede desarrollar su propio formulario de carta de porte o complementar el unificado con la información necesaria. La decisión sobre la forma adoptada del cuaderno de bitácora de viaje se fija mediante orden. Su aplicación también puede especificarse en la política contable.
Lea acerca de cómo se emite dicha orden.
Como regla general, la revista se publica por un período de no más de 1 año, pero si es necesario, este período se puede reducir a 1 mes. El diario de viaje debe conservarse durante al menos 5 años.
El procedimiento para completar el registro de tráfico, registrar y emitir cartas de porte.
El registro de movimiento, registro y emisión de cartas de porte consta de dos partes:
- Una portada en la que está escrito el nombre de la organización o empresario individual, el código OKPO, así como el período para el cual se completa la revista.
- La parte tabular, que indica:
- número de carta de porte y fecha de emisión;
- detalles del conductor y número de personal;
- número de garaje;
- firmas de las personas responsables del mantenimiento de la revista:
- conductor - sobre recibir una carta de porte;
- despachador (empleado que realiza sus funciones): sobre la recepción de documentos del conductor;
- contador: sobre verificar y aceptar la carta de porte para la contabilidad.
También se toma nota si es necesario.
La información sobre todas las cartas de porte emitidas se ingresa en el libro de registro de emisión de cartas de porte. En este caso no hay excepciones. La revista tiene numeración continua y se mantiene en orden cronológico. Una vez que el diario está completamente lleno, el gerente lo cose, lo sella y lo firma.
El mantenimiento del diario se asigna a un empleado designado por orden del gerente, o a un empleado cuyo contrato de trabajo estipula las responsabilidades de mantener un registro de las cartas de porte.
Las responsabilidades de completar las cartas de porte y su libro de registro se pueden transferir a otra entidad legal o empresario individual sobre la base de un contrato de servicio. En este caso, las responsabilidades de cumplimentar las cartas de porte y su libro de registro recaen en los empleados de la contraparte involucrada.
Descargue un registro de muestra de cartas de porte (formulario 8)
Muchas organizaciones encuentran ciertas dificultades a la hora de cumplimentar un diario de viaje. Para comodidad de los lectores, hemos preparado una muestra de cómo completar el diario de viaje, que puede descargar haciendo clic en el enlace.
Resultados
Se requiere que las organizaciones y los empresarios individuales que utilizan vehículos en su trabajo completen el libro de registro de la carta de porte. Este es uno de los documentos que confirma los costos de combustible que se tienen en cuenta al determinar la base imponible del impuesto sobre la renta. Además, la revista sirve como fuente de información para el cálculo de salarios de los conductores de la organización, ya que refleja en detalle información sobre su trabajo.
Todas las organizaciones que tienen camiones o automóviles en sus libros deben mantener un diario para la emisión de cartas de porte. Naturalmente, aquellos que realicen viajes que sean rentables para la empresa.
ARCHIVOS
La importancia de mantener un documento radica en que en él se registran las hojas de ruta, que, a su vez, son una confirmación de los costos incurridos por la organización. Sin una revista, mantener el orden en el manejo de las cartas de porte y demostrar su existencia en general (para grandes volúmenes de trabajo) es bastante problemático.
Método de administración
La cumplimentación del diario de expedición de cartas de porte se puede organizar exclusivamente en formato papel. No existe la posibilidad de ingresar la información necesaria de forma electrónica (solo si cada uno de los conductores, despachadores y contadores de la organización tiene su propia firma electrónica).
Desde el inicio del mantenimiento, el documento se imprime y, si es necesario, se suministra con hojas adicionales. Al final del período de mantenimiento, se cose, se certifica con la firma del responsable de la organización y se almacena por otros 5 años.
Idealmente, debería estar en uso constante por parte del empleado responsable de emitir y recibir las cartas de porte de los conductores.
Componentes de la revista.
El formulario del documento consta de dos hojas. Una vez terminada, la revista es un libro con una portada y varias hojas impresas y dispuestas en forma de tabla. En la portada, en el centro, está el nombre de la revista indicando el año (mes) de llenado (normalmente su período de vigencia es de 1 año, pero también hay opciones de corta duración, por un mes).
En la parte superior de la portada, la persona que completa escribe el nombre completo de la organización, el código del documento según OKUD (para el formulario interindustrial estándar No. 8 es 0345008, se ingresa inmediatamente en el formulario), el código según a OKPO.
La tabla, que se encuentra en la segunda hoja de la revista, contiene columnas. Cada una de estas columnas asume la siguiente información:
- Número de carta de porte. El documento utiliza numeración continua. Todas las entradas se realizan en orden cronológico.
- Cuándo se emitió la carta de porte (fecha).
- Información sobre el conductor: nombre completo en letras, si está disponible - número de personal.
- Dígitos del número de garaje (no de matrícula) del coche.
- La firma del conductor como garantía de que recibió la carta de porte.
- “Autógrafo” del despachador que aceptó la carta de porte con notas, así como otros documentos sobre el viaje (estos datos se indican en la nota).
- Firma del contador. Se coloca después de que el departamento de contabilidad haya recibido la carta de porte.
- Nota. Esta columna está destinada a datos que son de fundamental importancia para emitir o aceptar cartas de porte. Allí se indican las marcas (o falta de ellas) en los documentos, correcciones, propiedades físicas del papel recibido, etc.
La segunda hoja del diario puede durar tanto como se desee. Lo principal es que las cartas de porte incluidas en el mismo tengan la fecha de emisión adecuada. Un empleado no tiene derecho a ingresar información irrelevante o deliberadamente falsa en el diario.
En cuanto al período de almacenamiento, de acuerdo con las normas existentes, el diario de emisión de cartas de porte se almacena durante al menos 5 años.
¡Punto importante! El diario de emisión de cartas de porte debe contener información sobre todos los documentos emitidos. Si la carta de porte no está registrada, el departamento de contabilidad no tiene derecho a aceptarla.
quien lo llena
Inicialmente, al director de la organización se le asigna automáticamente la responsabilidad de mantener la revista. Pero en la gran mayoría de los casos confía esta responsabilidad a sus subordinados. Esto se puede hacer de dos formas:
- A través de un contrato de trabajo (que establece que es responsabilidad directa de un determinado empleado).
- Por pedido separado. El documento se denominará “Orden sobre el nombramiento de una persona responsable de llevar un diario para la emisión de cartas de porte”. Está compilado en forma libre. Lo principal es que contiene la firma del gerente, detalles de la organización, información sobre el empleado designado y su firma en señal de acuerdo con el contenido.
El empleado asignado no necesita recibir ninguna formación especial para llevar un registro.
El marco legislativo
El formulario adjunto y la muestra de llenado es un formulario intersectorial estándar No. 8, que fue adoptado mediante Resolución No. 78 del Comité Estatal de Estadística del 28 de noviembre de 1997. Se utiliza desde hace mucho tiempo y aún ahora no ha perdido su relevancia.
Sin embargo, desde 2013, el uso de dicho formulario se ha convertido en un procedimiento opcional. Cada organización tiene derecho a elegir de forma independiente qué formulario utilizará para marcar la emisión de cartas de porte.
Una organización puede incluso realizar cambios en los formularios de documentos existentes para su propia conveniencia. Lo principal es que estas acciones están confirmadas por orden separada del gerente con firma y sello, y también están anotadas en las políticas contables de la empresa.
Si utiliza un formulario estándar, tales medidas no serán necesarias. Además, el formulario de diario estándar cumple todos los requisitos que se le aplican. Al realizar cambios en las columnas, el relleno corre el riesgo de encontrarse con una situación de violación de las leyes laborales o tributarias. Por estas y otras razones, el Formulario No. 8 sigue en uso.
Posibles adiciones
Dado que la revista se utiliza desde hace bastante tiempo, varias empresas han añadido sus propias columnas. La práctica ha demostrado que conviene incluir en esta revista:
- La ruta que tomará el coche. Algunos simplemente indican el punto de llegada.
- ¿Qué tipo de carga entrega el vehículo?
- Kilometraje.
- Consumo de combustible que se produjo como consecuencia del viaje, etc.
Naturalmente, todos estos datos se completan solo después de que se devuelve la carta de porte o incluso después de que la recibe el contable de la organización. Cualquier cambio que se realice en el formulario existente, debe estar respaldado por una orden separada del gerente.
El diario de emisión de cartas de porte es uno de los documentos principales que confirman los gastos de combustible de una organización o empresario individual. Si una entidad legal ha elegido un sistema tributario que tiene en cuenta los gastos, entonces este documento es especialmente importante al calcular los impuestos adeudados por la organización.
La mayoría de las organizaciones utilizan vehículos. Pero el funcionamiento del transporte conlleva costes importantes y es importante controlarlos. El documento principal que confirma los gastos y el movimiento del automóvil es la carta de porte. Este es un documento primario que refleja información detallada sobre la ruta, carga, pasajeros, conductor y vehículo. Deben guardarse en un diario especial.
Todas las organizaciones que poseen vehículos deben llevar un registro de cartas de porte (JU) (cláusula 17 de la Orden del Ministerio de Transporte de 18 de septiembre de 2008 No. 152).
La Ley de Contabilidad No. 402 del 6 de diciembre de 2011 abolió el uso obligatorio del formulario de documento unificado - código OKUD 0345008. El formulario No. 8 fue aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia del 28 de noviembre de 1997 No. 78 .
Sin embargo, la institución tiene derecho a mantener registros contables utilizando este formulario opcional No. 8, o necesita aprobar su propia versión en la política contable, que tiene en cuenta las características específicas de las actividades de la organización.
En la Orden No. 52n sobre la aprobación de formularios de documentos primarios y registros contables utilizados por organizaciones del sector público, no se especifica la forma del documento.
Cumpliendo los requisitos de la Ley N ° 402-FZ sobre las formas de contabilidad de las transacciones comerciales y las condiciones de la Orden del Ministerio de Transporte N ° 152, determinar la forma y procedimiento para completar la política contable.
Diario para la emisión de cartas de porte, muestra.
Ofrecemos una opción que puede ser desarrollada y aprobada por la organización.
Registro de viaje, formulario 8, descargar
Procedimiento contable
La forma del documento de viaje, como el ZHU, puede desarrollarse y aprobarse de forma independiente o usarse según lo aprobado por la Resolución No. 78. El documento no será válido si falta al menos uno de los detalles requeridos. Están definidos por 402-FZ y la Orden No. 152:
- Nombre del documento.
- Número de documento en orden cronológico.
- Validez.
- Información sobre la organización propietaria del vehículo, incluida OGRN.
- Tipo y modelo de vehículo.
- Placa de matrícula estatal de un coche.
- Lecturas del cuentakilómetros antes de salir y al regresar al garaje (aparcamiento).
- Fecha y hora de salida y regreso al garaje (aparcamiento).
- Firma y nombre completo el empleado responsable que indicó las lecturas del odómetro, fecha y hora.
- NOMBRE COMPLETO. conductor.
- Fecha y hora de los exámenes médicos (exámenes) previos y posteriores al viaje del conductor.
- Sello, firma y nombre completo. el trabajador de salud que realizó el reconocimiento médico.
- Una nota sobre la inspección del estado técnico del coche antes de la salida, indicando fecha y hora (minutos y horas).
- Firma y nombre completo persona responsable de comprobar el estado técnico del vehículo (mecánico, inspector, capataz).
Se lleva a cabo según un algoritmo simple: todos los vales emitidos se indican en el registro, sin excepción. A efectos contables se utiliza la numeración continua respetando el orden cronológico.
La política contable se elabora durante un mes y cada vez en una página nueva, a menos que se establezcan otros períodos en las políticas contables de la organización.
Para obtener más información sobre cómo componer correctamente un viaje, lea el artículo. “Reglas para el registro y mantenimiento de cartas de porte en 2019”.
Ejemplo de bono completado
Diario de viaje, llenado de muestra
Veamos cómo completar el ZHU en una institución presupuestaria, usando un ejemplo. GBOU DOD SDYUSSHOR "ALLUR" opera un turismo Renault Logan. En enero de 2019, el conductor recibió 3 permisos.
Paso 1. Complete la página de título, el código OKPO y el nombre de la organización, indique el período para el cual estamos completando el ZhU.
Paso 2. Complete la parte tabular. Anotamos el número de bono y la fecha de emisión. Indicamos su nombre completo. (completamente) el conductor y su número de personal. Ponemos el número de garaje del coche. En la nota indicamos el destino y otros datos.
Paso 3. Solicitamos al conductor, despachador y contador que firmen el formulario de registro. El resto de comprobantes lo reflejamos de la misma forma.
Luego de llenar la revista por un mes (u otro período que establezca la organización), se debe numerar y coser, sellar, indicar el número de hojas en el reverso de la revista, la fecha del firmware y certificar por el gerente.
Bitácora de viaje, descargue el formulario cumplimentado
Plazos de almacenamiento y responsabilidad.
La legislación actual no establece límites de almacenamiento precisos para este caso. Mantenga el documento archivado y numerado en la organización durante al menos 5 años, ya que contiene información sobre el documento principal (cartas de porte). Determinar mediante orden separada la persona responsable del mantenimiento y almacenamiento del bien. Debajo de la firma, familiarícelo con el procedimiento para mantener el documento.
Si la organización no mantiene un registro de la emisión de cartas de porte, la muestra no está aprobada, las autoridades fiscales pueden multarlo en virtud del párrafo 1 del art. 126 del Código Fiscal de la Federación de Rusia. Es decir, a solicitud de la inspección tributaria, la institución deberá presentar la documentación requerida dentro del plazo establecido. Si no se hace esto, el Servicio de Impuestos Federales impondrá una multa de 200 rublos por cada documento.
