El papel del servicio dow en las actividades de la organización. Servicio de soporte documental para la gestión (DOU) en la organización. control de calidad de la preparación y ejecución de documentos, cumplimiento

En las condiciones modernas, cuando el trabajo con la documentación de gestión en muchas instituciones se basa en tecnología informática, las funciones del servicio de la institución de educación preescolar no se limitan solo a organizar el flujo de documentos de la institución, registrar documentos y monitorear su ejecución. El servicio de la institución de educación preescolar participa directamente en el establecimiento de tareas en el desarrollo de sistemas automatizados. sistemas de información para trabajar con documentos, garantizar el acceso a la información y proteger la información, mejorar el trabajo con documentos.

Así, el servicio DOW decide tres conjuntos principales de tareas:

1) Asegurar la documentación de las actividades de gestión.

2)Organización del trabajo con documentos en la institución.

3) Mejorar las formas y métodos de trabajo con documentos.

Las tareas que enfrenta el servicio de una institución de educación preescolar determinan sus funciones.

1. Tareas de asegurar la documentación de las actividades de gestión. se puede solucionar realizando las siguientes funciones:

• Desarrollo y diseño de formularios, asegurando su producción;
• Asegurar la producción, copia y almacenamiento de documentos;
• Control de calidad de la elaboración y ejecución de documentos, cumplimiento del procedimiento establecido para la aprobación y certificación de documentos.

2. Tareas de organización y trabajo con documentos. en la institución se resuelven realizando las siguientes funciones:

• establecer un procedimiento uniforme para la transmisión de documentos (flujo de documentos institucionales);
• procesamiento de reenvío de documentos entrantes y salientes;
• registro y contabilidad de documentos entrantes, salientes e internos;
• control sobre la ejecución de documentos;
• sistematización de documentos, asegurando su almacenamiento y uso;
• organización del trabajo con llamamientos ciudadanos;
• garantizar la seguridad de la información.

3. Tareas de mejora de formas y métodos de trabajo con documentos. incluir las siguientes funciones:

• Elaborar y revisar documentos reglamentarios, instructivos y metodológicos y ponerlos en conocimiento de los empleados de la organización;
• Orientación metodológica y control sobre el cumplimiento de las reglas establecidas para el trabajo con documentos en divisiones estructurales organizaciones;
• Mejorar las calificaciones de los empleados de la organización y consultarlos sobre cuestiones relacionadas con el trabajo con documentos;
• Agilizar la documentación de la organización, realizar trabajos de unificación de documentos, desarrollar una Hoja de Tiempo y un Álbum de formularios de documentos utilizados en las actividades de la organización;
• Desarrollo e implementación de nuevas formas y métodos de trabajo con documentos, mejorando el flujo de documentos de la organización, aumentando la disciplina de desempeño;
• Establecer tareas para desarrollar y mejorar sistemas de información automatizados y bases de datos para trabajar con documentos.

La ciencia de la documentación es una disciplina científica que estudia los patrones de formación y funcionamiento de los sistemas de documentación de gestión. La base del sistema terminológico de gestión de documentos es la terminología de las instituciones de educación preescolar. Tradicionalmente, el campo de actividad asociado al procesamiento de documentos se denomina trabajo de oficina. La norma terminológica define el trabajo de oficina como una rama de actividad que asegura la documentación y organización del trabajo con documentos oficiales. El término "trabajo de oficina" según GOST R 51141 - 98 es sinónimo del término "gestión de documentación"

Las principales tareas y funciones del servicio de una institución de educación preescolar.

Los principales objetivos del servicio son:

1) asegurar la documentación de las actividades de gestión;

2) organización del trabajo con documentos en la institución;

3) mejora de las formas y métodos de trabajo con documentos.

Las tareas de la institución de educación preescolar determinan sus funciones.

El objetivo principal del servicio de una institución de educación preescolar es la organización, dirección, coordinación, control y ejecución de los trabajos de soporte documental para la gestión.

Funciones de la institución de educación preescolar.

Funciones de servicio soporte de documentación gestión de la organización:

1 Organizativo y metodológico. Elaboración de documentos normativos y metodológicos sobre el trabajo de oficina (instrucciones de soporte documental, nomenclatura de casos, etc.); desarrollo de documentos normativos que regulan las actividades del servicio de soporte de documentación de gestión (reglamentos de servicio, descripciones de puestos de los empleados); organización de formación avanzada para los empleados del servicio de soporte a la documentación de gestión, etc.

2 Tecnológico. Recepción y procesamiento primario de documentos; Revisión preliminar de documentos; Registro de documentos (entrantes, salientes, internos), organizando la revisión de documentos y transfiriéndolos a los albaceas; envío de documentos; Producción de documentos; copiar y reproducir documentos; Formación de casos; preparar casos para su transferencia al archivo, etc.

3 Diseño. Desarrollo de formularios de documentos; desarrollo de formularios de documentos unificados; mejora de formas y métodos de trabajo con documentos, etc.

4 Informativo y analítico. Preparación de proyectos de resolución sobre documentos que requieren consideración de la dirección; preparación de proyectos de cartas oficiales, documentos administrativos y otros; participación en la aprobación de documentos; análisis y síntesis de datos sobre los resultados del control sobre la ejecución de documentos; preparación de resúmenes (informes) sobre el volumen del flujo de documentos; búsqueda de documentos en el archivo de la organización siguiendo instrucciones de la dirección, etc.

5 Pruebas. Control sobre la organización del trabajo con documentos en divisiones estructurales y organizaciones subordinadas, incluso en sucursales, departamentos, oficinas de representación; monitorear el cumplimiento de normas y reglas en el trabajo con documentos; control para garantizar la seguridad de documentos y archivos, etc.

Estructura.

El reglamento sobre una unidad estructural es un acto regulatorio local que define:

1 procedimiento para crear (formar) una unidad

2. posición jurídica de la unidad en la estructura de la organización

3.estructura de división

4. Tareas, funciones, derechos, deberes y responsabilidades de la unidad.

5. el procedimiento para la interacción de la unidad con otras unidades estructurales de la empresa

El reglamento de la unidad estructural se elabora en una copia original, la cual se almacena en la dirección u oficina, una copia a la vez se envía a la unidad estructural correspondiente, al departamento de personal, a la unidad que desarrolló el reglamento. Los reglamentos sobre todas las divisiones estructurales se conservan en la empresa de forma permanente.

El reglamento de la unidad estructural es elaborado por el departamento de organización y retribuciones, servicio de personal o servicio de personal. Se recomienda involucrar al departamento jurídico o jurídico en el trabajo conjunto. El proyecto de Reglamento sobre la unidad estructural está sujeto a la aprobación obligatoria de:

1. alto directivo (si la unidad forma parte de una unidad más grande)

2. Subdirector de la organización, supervisando las actividades de la unidad de acuerdo con la distribución de responsabilidades entre los empleados de la dirección.

3. el jefe del servicio de personal u otra unidad responsable de la gestión de personal

4. el jefe del departamento jurídico o jurídico o con el abogado de la organización

A veces, cada unidad estructural desarrolla estos Reglamentos de forma independiente, lo cual es extremadamente indeseable, ya que los Reglamentos para todas las unidades estructurales deben desarrollarse teniendo en cuenta las reglas y requisitos que son uniformes para la empresa.

La legislación no define los requisitos para el Reglamento sobre divisiones estructurales y las reglas para su desarrollo, por lo que cada empresa decide de forma independiente qué cuestiones de organización de las actividades de una división en particular deben regularse en estos reglamentos locales.

La normativa sobre la unidad estructural podrá incluir los siguientes apartados:

1. Disposiciones generales

2.estructura y niveles de dotación de personal de la unidad

3. metas y objetivos

4.funciones

5. derechos y poderes

6.manual

7.interacción (comunicaciones de servicio)

8.responsabilidad

9.organización del trabajo

Las regulaciones sobre divisiones pueden ser estándar e individuales. Se desarrollan disposiciones estándar para organizaciones y divisiones estructurales similares. Si existe una disposición estándar, se desarrollan otras individuales sobre su base.

El reglamento es elaborado por su titular y firmado por él. Se somete a aprobación el Reglamento firmado por el gerente, quien se expide con una visa dentro de la organización.

1.1 El soporte de documentación para la gestión lo realiza el servicio de Soporte de Documentación para la Gestión (DMS), que opera como una unidad estructural independiente subordinada directamente al jefe de la organización.

1.2 La dirección del servicio de la institución de educación preescolar deberá ser reemplazada por especialistas con educación superior o secundaria especializada en el perfil correspondiente.

1.3 El servicio de la institución de educación preescolar cuenta con sello redondo con la designación de su nombre.

Antes de considerar las principales funciones del servicio de una institución de educación preescolar, es necesario resaltar el propósito y las principales tareas que está diseñado para resolver. El propósito de la institución de educación preescolar. es el suministro oportuno de información documentada a los empleados de la organización (consumidores del sistema de información). Las principales tareas del servicio de una institución de educación preescolar:

Asegurar un procedimiento uniforme para documentar y trabajar con documentos en la organización de acuerdo con los estándares vigentes;

Mejorar las formas y métodos de trabajo con documentos, incluida su automatización.

Conjunto de funciones de la institución de educación preescolar. solucionar estos problemas es típico y regulado” Provisiones generales GSDOU". Consideremos las funciones que revelan las principales áreas de trabajo y su agrupación de acuerdo con las unidades estructurales creadas para llevarlas a cabo.

Nombre de la división	Funciones realizadas
SECRETARÍA (subdirector, subsecretario, secretario técnico)	revisión preliminar y preparación de documentos dirigidos al gerente; preparación y aprobación de documentos en nombre del gerente; servicios de organización y documentación para negociaciones y reuniones, documentación de órganos colegiados de dirección; Servicios indocumentados para directivos: (conversaciones telefónicas, recepción de visitas, organización del trabajo de recepción, servicios organizativos, de información y soporte técnico, organización de reuniones de negocios y viajes de negocios para directivos, etc.)
GRUPO DE PROTOCOLO	desarrollo de planes de trabajo para órganos colegiados; organización y celebración de reuniones de órganos rectores; documentar sus actividades; preparación de proyectos de documentos, cartas y certificados reglamentarios y administrativos; registro de decisiones de órganos colegiados en forma de documentos administrativos, extractos de actas de reuniones, análisis de actas e informes de divisiones estructurales; recepción, registro, organización de almacenamiento, distribución documentos necesarios; trabajos de información y referencia; control sobre la implementación de las decisiones de los órganos colegiados.
DEPARTAMENTO DE MEJORA DEL DESARROLLO (oficina, sector, centro).	- desarrollo e implementación de medidas para mejorar las instituciones de educación preescolar (desde la creación de formularios, incluida la garantía de la seguridad de la información, la creación de una hoja de tiempo y un álbum de formularios de documentos, hasta la mejora del flujo de documentos y el equipamiento organizativo y técnico de las instituciones de educación preescolar); - desarrollo de apoyo normativo y metodológico para las instituciones de educación preescolar; - elaboración de directorios de clasificación de la organización (clasificadores, nomenclatura de casos, listas de documentos con períodos de almacenamiento); - realización de formación avanzada para empleados de instituciones de educación preescolar y especialistas del personal directivo; - consultar a los empleados de la organización y monitorear sus actividades en temas de educación preescolar.
EXPEDICIÓN	- recibir y enviar documentos; - entrega de ellos a unidades estructurales; - contabilidad cuantitativa de documentos entrantes y salientes.
DIVISIÓN DE CONTABILIDAD Y REGISTRO DE DOCUMENTOS	- registro de documentos entrantes, salientes e internos; - formación y mantenimiento de trabajos de información y referencia; - control sobre la correcta preparación y ejecución de los documentos internos y salientes; - preparación de documentos para presentarlos a la dirección para su consideración; - compilar archivos y prepararlos para transferirlos al archivo.
GRUPO DE CONTROL (oficina, departamento, inspección)	- organizar el control de los plazos para la ejecución de los documentos, ponerlos bajo control y sacarlos del control; - regulación de la ejecución e información a la dirección sobre el progreso de la ejecución de los documentos; - organización del control final (análisis de la disciplina de desempeño y validez de los plazos para la ejecución de los documentos).
RECEPCIÓN (grupo de cartas o departamento de llamamientos ciudadanos)	- formación y almacenamiento de expedientes con recursos de los ciudadanos; - análisis y generalización de los motivos del recurso y los resultados de su consideración; organización de la recepción de ciudadanos por parte del liderazgo de la organización (autoridad).
CENTRO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS (departamento, grupo)	- reimpresión de documentos a partir de borradores; - leer y editar textos; - contabilidad del trabajo realizado.
COPIA Y DURANTE EL BUREAU	- copiar documentos; - replicación de documentos; - Preparación productos publicitarios; - contabilidad del trabajo realizado.
ARCHIVO DEPARTAMENTAL	- aceptar documentos de unidades estructurales para su almacenamiento y brindarles asistencia metodológica - monitorear el cumplimiento de las reglas para la formación y almacenamiento de archivos en unidades estructurales - contabilidad, sistematización y almacenamiento de documentos, organización de su movimiento y uso - participación en el desarrollo de documentos normativos y metodológicos sobre asuntos de archivo y institución de educación preescolar: preparación y transferencia de casos al almacenamiento estatal.

Actualmente, en relación con la automatización del trabajo con información documentada, las organizaciones están creando el correspondiente SERVICIO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN, cuyas actividades aún no están reguladas por documentos reglamentarios. Normalmente, las unidades de servicio son departamentos. Mantenimiento sistema electrónico, departamento de información y análisis, etc.

Las principales funciones de este servicio:

˜ introducción de tecnologías de la información basadas en el uso de tecnología informática

˜ creación de un sistema de información integral para la organización.

˜ actividades de operación del sistema de información

˜ diseño y soporte de un sistema de necesidades de información de los consumidores de bases de datos

˜ selección de personal de servicio calificado, etc.

Así, vemos que las funciones del servicio de la institución de educación preescolar, en general, se encuentran tipificadas y agrupadas. Al diseñar un servicio de institución de educación preescolar, cualquier organización o autoridades ejecutivas pueden confiar en las opciones estructurales y funcionales propuestas, teniendo en cuenta las características de su estructura y las particularidades de sus actividades. Si es necesario, es posible combinar varias funciones en un departamento, pero el conjunto de funciones debe estar completamente representado en cualquier organización, incluso si todas las funciones de oficina las realiza una sola persona.

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Forma de organización del trabajo de oficina.

Existen tres formas de organizar el trabajo de oficina:

- centralizado;

- descentralizado;

Mezclado.

En forma centralizada En la organización del trabajo de oficina, todas las operaciones técnicas para el procesamiento de documentos se concentran en una unidad estructural (servicio de institución de educación preescolar), y el trabajo creativo con documentos se lleva a cabo en otras unidades estructurales. Las ventajas de una forma centralizada de organización del trabajo de oficina incluyen la posibilidad de crear una base de datos única de todos los documentos recibidos por la organización y creados en ella, lo que permite aumentar la eficiencia de la búsqueda de documentos y, por tanto, optimizar el trabajo de referencia. en documentos. Es aconsejable utilizar una forma centralizada de organización del trabajo de oficina si la organización tiene una estructura organizativa funcional lineal.

Forma descentralizada La organización del trabajo de oficina implica la creación de un servicio de trabajo de oficina independiente en cada unidad estructural. Es recomendable utilizarlo para tipo divisional. estructura organizativa o en condiciones de desunión territorial de divisiones estructurales de la organización.

Forma mixta La organización del trabajo de oficina implica la realización de algunas operaciones de oficina (recepción, registro, control, reproducción de documentos) en el servicio de una institución de educación preescolar, otras (creación y ejecución de documentos, su sistematización, formación de archivos y almacenamiento) en unidades estructurales. Cabe señalar que con una forma mixta de organización del trabajo de oficina, la misma operación tecnológica, por ejemplo, el registro de documentos entrantes y enviados, se puede realizar tanto en el servicio de una institución de educación preescolar como en las divisiones estructurales, según la categoría. de documentos.

Elegir el nombre de la institución de educación preescolar.

Actualmente, no existen documentos normativos o metodológicos que deban orientar la elección del nombre del servicio de la institución de educación preescolar y la determinación de su estructura, por lo que las organizaciones tienen derecho a tomar decisiones de forma independiente sobre estos temas. Sin embargo, al mismo tiempo Hay varios factores a considerar:

- la naturaleza de las actividades de la organización, su estructura (número de divisiones, número de personal directivo y número total de empleados);

- volumen de flujo de documentos de la organización;

- la presencia de un sistema subordinado (organizaciones subordinadas, sucursales, divisiones, oficinas de representación) y la naturaleza de la relación entre ellos y el órgano de gobierno central.

En la práctica, se utilizan varios nombres para el departamento de trabajo de oficina: dirección de oficina, oficina, departamento general, departamento de trabajo de oficina, departamento de correspondencia, servicio de trabajo de oficina, servicio de gestión de documentos, departamento de gestión de documentos, departamento de documentación, etc.

La gestión empresarial es, por regla general, una división que tiene una estructura interna. Como parte de la gestión empresarial, existen grupos, sectores, departamentos y otras partes estructurales que brindan contabilidad y registro de documentos, control sobre la ejecución de documentos, trabajo con documentos de órganos colegiados, producción de documentos, copia y replicación de documentos, como así como unidades como secretaría, archivo, departamento de mejora del trabajo de oficina, etc. La gestión de oficinas se crea en grandes organizaciones que tienen una estructura subordinada: autoridades ejecutivas federales (ministerios, servicios, agencias), grandes sociedades anónimas, etc. La gestión de oficina, junto con las funciones puramente laborales de oficina, proporciona apoyo organizativo y metodológico al trabajo de oficina de las organizaciones subordinadas.

Los demás nombres dados (oficina, departamento general, departamento de gestión de oficina, etc.) en términos de contenido pueden considerarse sinónimos. Oficina es quizás el nombre más comprensible y familiar para el servicio de una institución de educación preescolar. Es conveniente porque consta de una palabra, lo que significa que es más fácil de usar, pero en la mente de muchos este nombre está asociado con "rutina de oficina", "papeleo administrativo", es decir, con los aspectos negativos del trabajo de oficina. . Nombre "departamento general" » Mucha gente no entiende esto del todo, ya que la palabra "general" puede implicar cualquier cosa, pero todavía estamos hablando de trabajar con documentos. En este sentido, los nombres son “departamento de gestión de oficinas”, “departamento de gestión documental”, etc. más exitoso. Sobre la base de estas consideraciones, al elegir el nombre del servicio de trabajo de oficina, se debe dar preferencia, si no al nombre "oficina" (debido a su claridad y facilidad de uso), a nombres como "departamento de trabajo de oficina", “departamento de soporte documental”, etc.

Estructura organizativa del servicio de educación preescolar.

En grandes empresas Como parte del servicio de educación preescolar, se identifican grupos funcionales y a cada empleado se le asignan ciertas responsabilidades. El servicio de una institución de educación preescolar puede incluir una secretaría, una expedición, un grupo de control (oficina, departamento), un grupo de cartas (oficina de quejas, departamento de apelaciones públicas), una oficina de mecanografía, una oficina de fotocopias y un archivo.

En medianas empresas Las funciones del servicio de la institución de educación preescolar son realizadas por especialistas individuales en las áreas de trabajo.

En pequeñas empresas El servicio de una institución de educación preescolar está formado por 2-3 personas.

En muchas organizaciones, el servicio de educación preescolar no es una unidad independiente, sino que forma parte del servicio administrativo y económico, del servicio de gestión de personal o del departamento de contabilidad. Sin embargo, organizar el trabajo con documentos es un tipo de actividad completamente independiente que no tiene nada que ver con el apoyo económico o contabilidad. Dado que el servicio DOW en realidad gestiona la documentación y los flujos de documentos de toda la organización, debería ser una unidad independiente, aunque con una plantilla pequeña (pueden ser 2-3 personas), reportando directamente al jefe de la organización o a uno de los subdirectores, que se encargan de la información y documentación. Esto también es de fundamental importancia porque el servicio de la institución de educación preescolar trabaja directamente con la dirección, resuelve problemas de revisión de documentos, supervisa su ejecución, realiza trabajos de referencia sobre documentos siguiendo instrucciones de la dirección y cumple otras instrucciones de la dirección.

Determinación de la composición oficial y la dotación de personal del servicio de la institución de educación preescolar.

Al determinar la composición laboral de los trabajadores, uno debe guiarse por el Clasificador de profesiones de trabajadores, puestos de empleados y categorías arancelarias(OKPDTR) y el Directorio de Calificación de Puestos de Gerentes, Especialistas y Otros Empleados (aprobado por Resolución del Ministerio de Trabajo de Rusia de 21 de agosto de 1998 No. 37).

Para determinar la cantidad de personal en una institución de educación preescolar, se utilizan documentos reglamentarios sobre trabajo y organización laboral. Las normas laborales para los trabajadores de oficina, incluido el cálculo de su dotación de personal, se llevan a cabo sobre la base de los siguientes documentos:

1. Estándares intersectoriales integrados de tiempos para el trabajo de soporte documental a la gestión. M., 1995.

2. Normas de tiempo para trabajar para mejorar el soporte documental para la gestión de ministerios, departamentos, empresas y organizaciones. M, 1992.

3. Normas de tiempo para el trabajo en tecnología de archivo automatizado y soporte de documentación para los órganos de gestión. M., 1993.

4. Normas de tiempo para el trabajo de soporte documental para las estructuras de gestión de los órganos ejecutivos federales. M., 2002.

Como regla general, determinar el número de unidades no es responsabilidad de la institución de educación preescolar en sí; este trabajo lo llevan a cabo los departamentos de trabajo y salarios o las divisiones económicas, pero si es necesario, dichos cálculos también pueden ser realizados por empleados de la institución preescolar. servicio de institución educativa. Las normas laborales antes mencionadas contienen pautas sobre la aplicación de estos documentos en la práctica.

Desarrollo de normativa sobre el servicio de instituciones de educación preescolar y descripciones de puestos de los empleados.

Una tarea importante en la organización del servicio de la institución de educación preescolar es el desarrollo de reglamentos sobre el servicio de la institución de educación preescolar y las descripciones de puestos de los empleados. Esta tarea la resuelve el propio jefe del servicio de la institución de educación preescolar o con la participación de especialistas calificados. La normativa sobre el servicio de la institución de educación preescolar y las descripciones de puestos de sus empleados constituyen un conjunto de documentación organizativa y legal, cuyo desarrollo completa la etapa organizativa de creación de este servicio.

Reglamento sobre la división. – un documento que define la posición organizativa y legal de la unidad en la estructura de la institución.

El sistema de documentación de gestión estatal contiene posición aproximada sobre el servicio de una institución de educación preescolar, pero actualmente es posible aplicarlo en la práctica solo teniendo en cuenta los cambios que se han producido en el sistema de gestión y que se reflejan en la legislación moderna.

El texto del reglamento del servicio de las instituciones de educación preescolar, de conformidad con la Institución Educativa del Estado, deberá contener los siguientes apartados:

1. Provisiones generales.

2. Metas y objetivos del servicio de la institución de educación preescolar.

3. Funciones de la institución de educación preescolar.

4. Derechos y responsabilidades del servicio de la institución de educación preescolar.

5. Relaciones entre el servicio de la institución de educación preescolar y otras divisiones estructurales.

El carácter consultivo de la Institución Educativa Presupuestaria del Estado presupone la posibilidad de realizar los cambios y aclaraciones necesarios. En particular, en nuestra opinión, es aconsejable dividir la sección 4 “Derechos y Responsabilidades” en dos secciones: “Derechos” y “Responsabilidad” debido a que son conceptos completamente diferentes.

La etapa organizativa de creación de un servicio de institución de educación preescolar finaliza con el desarrollo de descripciones de puestos. La revista ha publicado repetidamente artículos sobre el desarrollo de descripciones de puestos, por lo que en este artículo nos limitaremos solo a comentarios generales. Hay que tener en cuenta que descripción del trabajo se desarrolla para un puesto específico, y si hay varios puestos idénticos en un departamento, pero los empleados que los ocupan realizan tareas diferentes, se debe desarrollar una descripción de trabajo separada para cada conjunto de responsabilidades laborales. Asignación a un puesto de un complejo específico responsabilidades laborales debe reflejarse en el título del documento, por ejemplo: descripción del trabajo de un especialista en contabilidad y registro de documentos, descripción del trabajo de un especialista en monitorear la ejecución de documentos, descripción del trabajo de un especialista en trabajar con apelaciones de los ciudadanos, etc. .

1 INTRODUCCIÓN 2

2 CONCEPTO DE SERVICIO DOW 4

3 PRINCIPALES TAREAS Y FUNCIONES DEL SERVICIO DOW 6

4 REGLAMENTO REGULADOR DEL SERVICIO DOW 9

5 ESTRUCTURA Y FUNCIONES DE LOS SERVICIOS DOW 14

6 CONCLUSIÓN 26

INTRODUCCIÓN

Actualmente, la mayoría de las organizaciones gubernamentales y empresas comerciales rusas se caracterizan por la ausencia de un sistema ordenado de mantenimiento de registros, a pesar de que es una gestión de registros racional y claramente organizada la que determina el soporte documental para la gestión de la organización, es decir puede aumentar significativamente la eficiencia de la empresa.

El soporte documental para la gestión es una actividad que abarca la organización de la documentación y la gestión de la documentación en el proceso de implementación de las funciones de una institución, organización y empresa, actuando como una unidad estructural independiente. Éste podría ser: dirección empresarial, departamento general, oficina o secretaría. El soporte de documentación para las actividades de gestión de una organización es la función de gestión de servicios más importante, cuya organización racional determina la velocidad y la calidad de las decisiones de gestión y la eficiencia de la organización en su conjunto.

La relevancia del tema del trabajo de curso radica en que el trabajo de oficina es una de las funciones de gestión basada en la organización científica con el uso de tecnología moderna. En las condiciones modernas, el trabajo con la documentación de gestión en muchas instituciones se basa en tecnología informática, las funciones del servicio de soporte de documentación de gestión no se limitan únicamente a organizar el flujo de documentos de la institución, registrar documentos y monitorear su ejecución. El servicio de soporte de documentación para las actividades de gestión participa directamente en el establecimiento de tareas en el desarrollo de sistemas de información automatizados para trabajar con documentos, en garantizar el acceso a la información y la seguridad de la información y en mejorar el trabajo con documentos. Y es que vivimos en una era de progreso científico, donde todo se basa en la mejora de nuevas tecnologías, que nos ayudarán aún más en nuestro trabajo.

Objetivo trabajo del curso es un estudio del problema científico de la gestión de la documentación en una organización, una descripción de la estructura y divulgación de las principales funciones del servicio de soporte documental para la gestión y determinación del propósito en la organización.

Con base en el objetivo, se establecieron las siguientes tareas:

estudiar una publicación periódica que revele el tema del trabajo del curso;

hablar sobre el servicio de documentación de gestión en la organización, enumerar sus principales tareas y funciones;

considerar la estructura de los servicios de documentación de gestión y describir sus funciones principales.

1. CONCEPTO DE SERVICIO DOW

El trabajo de oficina es una rama de actividad que proporciona documentación y organización del trabajo con documentos oficiales.

El trabajo de oficina cubre toda la gama de trabajos sobre la creación y ejecución de documentos, su ejecución y control de plazos, el registro de documentos, la formación de casos a partir de documentos ejecutados, el almacenamiento y uso de casos actuales y su preparación para su archivo. el archivo.

Actualmente, el término "trabajo de oficina" suena más a menudo como "soporte de documentación para la gestión" (DOU).

El soporte documental para la gestión lo realiza un servicio especial, que funciona como una unidad estructural independiente. Éste podría ser: dirección empresarial, departamento general, oficina o secretaría.

SDOU es una unidad estructural organizativa separada de una institución que realiza trabajos con documentos.

La principal tarea del servicio de una institución de educación preescolar es el procesamiento oportuno y la transmisión a los diferentes niveles de la información de gestión necesaria para la implementación de las funciones.

En organizaciones pequeñas, donde el volumen de documentos procesados ​​​​es pequeño y la creación de dicho servicio no es práctica, todo el trabajo de soporte documental para la gestión lo realiza la secretaria del gerente o un empleado especialmente asignado para este trabajo.

El soporte de documentación para las actividades de gestión de una organización es la función de servicio de gestión más importante, cuya organización racional determina la velocidad y la calidad de la toma de decisiones de gestión y la eficiencia de la organización en su conjunto.

La elección de la forma organizativa de una institución de educación preescolar depende de la decisión de la dirección y de la propia institución de educación preescolar. La regulación de la forma elegida de trabajar con documentos está consagrada en las instrucciones para el trabajo de oficina.

2. PRINCIPALES TAREAS Y FUNCIONES DEL SERVICIO DOW

En las condiciones modernas, cuando el trabajo con la documentación de gestión en muchas instituciones se basa en tecnología informática, las funciones del servicio de la institución de educación preescolar no se limitan solo a organizar el flujo de documentos de la institución, registrar documentos y monitorear su ejecución. El servicio de la institución de educación preescolar participa directamente en el establecimiento de tareas en el desarrollo de sistemas de información automatizados para trabajar con documentos, en garantizar el acceso a la información y la protección de la información y en mejorar el trabajo con documentos.

Metas de la institución de educación preescolar:

Mejorar las formas y métodos de trabajar con documentos;

Introducción de un procedimiento uniforme para trabajar con documentos (su preparación y procesamiento);

Control de ejecución y preparación de documentos para su transferencia a archivo estatal de acuerdo con la normativa vigente;

Reducir el flujo de documentos y el número de formularios de documentos;

Desarrollo e implementación de documentos normativos y metodológicos para mejorar las instituciones de educación preescolar de la organización;

Participación en el desarrollo e implementación de tecnologías progresivas de instituciones de educación preescolar basadas en el uso de tecnología informática y organizacional, computadoras personales.

Así, el servicio de una institución de educación preescolar resuelve tres conjuntos principales de tareas, y de estas tareas se derivan funciones:

1. Asegurar la documentación de las actividades de gestión. Estas tareas se pueden resolver realizando las siguientes funciones:

• desarrollo y diseño de formularios, asegurando su producción;

• asegurar la producción de documentos, copia y replicación;

• control de calidad de la preparación y ejecución de documentos, cumplimiento.

2. Organización del trabajo con documentos en la institución. Estas tareas se resuelven realizando las siguientes funciones:

• establecer un procedimiento uniforme para la transmisión de documentos (flujo de documentos institucionales);

• procesamiento de reenvío de documentos entrantes y salientes;

• registro y contabilidad de documentos entrantes, salientes e internos;

• control sobre la ejecución de documentos;

• sistematización de documentos, asegurando su almacenamiento y uso; organización del trabajo con llamamientos ciudadanos;

• garantizar la seguridad de la información.

3. Mejorar las formas y métodos de trabajo con documentos. Estas tareas incluyen la realización de las siguientes funciones:

• desarrollar y revisar documentos normativos, instructivos y metodológicos y ponerlos en conocimiento de los empleados de la organización;

• orientación metodológica y control sobre el cumplimiento de las reglas establecidas para el trabajo con documentos en las divisiones estructurales de la organización;

• mejorar las calificaciones de los empleados de la organización y consultarlos sobre cuestiones relacionadas con el trabajo con documentos;

• agilizar la documentación de la organización, realizar trabajos de unificación de documentos, desarrollar una Hoja de Tiempo y un Álbum de formularios de documentos utilizados en las actividades de la organización;

• desarrollo e implementación de nuevas formas y métodos de trabajo con documentos, mejorando el flujo de documentos de la organización, aumentando la disciplina ejecutiva;

• establecer tareas para desarrollar y mejorar sistemas de información automatizados y bases de datos para trabajar con documentos.

3. REGULACIÓN REGULADORA DEL SERVICIO DOW

Para un trabajo exitoso y perspectivas favorables para el desarrollo del servicio de educación preescolar, es necesaria una regulación regulatoria del propio servicio de educación preescolar.

El Servicio de Gestión de Documentación (DMS) y sus empleados operan sobre la base de los siguientes documentos organizativos y legales:

• regulaciones sobre la unidad estructural;

• descripciones de trabajo;

• instrucciones de trabajo de oficina.

En la regulación de las actividades del servicio administrativo, el Estatuto de la organización desempeña un papel importante: un acto legal que determina el orden de formación, la competencia de la organización, sus funciones, tareas y procedimiento de trabajo. El desarrollo de la carta afecta a la organización general del trabajo de oficina. La estructura organizativa establecida en el estatuto permite determinar conjuntos de documentos que se utilizarán en las actividades de gestión.