Glavne funkcije pomoćnika menadžera. Lični asistent menadžera: odgovornosti i zadaci. Karakteristike dizajna životopisa

Opis posla pomoćnik menadžera daje predstavu o listi obaveza zaposlenika koji se prijavljuje za određeno radno mjesto. DI je pravno značajan dokument. Sastoji se od četiri osnovna i nekoliko sporednih odjeljaka, a ujedno je i jedan od najvažnijih internih dokumenata preduzeća koji reguliše radne odnose.

Primjer opisa posla za pomoćnika menadžera

1. Osnovne odredbe

1. Pomoćnik direktora se zapošljava i razrješava naredbom direktora preduzeća.
2. Pomoćnik je operativno podređen relevantnom rukovodiocu.
3. Za vrijeme prinudnog odsustva (bolest, službeni put i sl.), poslove pomoćnika privremeno se dodjeljuju sekretaru direktora preduzeća.

Pomoćnik direktora mora ispunjavati sljedeće standarde kvalifikacija:

1. kompletan više obrazovanje;
2. Iskustvo u radu kao asistent, sekretar ili izvršni asistent;
3. poznavanje osnova kancelarijske opreme i kompjuterskih programa;
4. dobro poznavanje poslovnog engleskog.

Pomoćnik menadžera mora razumjeti:

• osnovni standardi kancelarijskog rada;
• osnove pregovaranja sa partnerima kompanije;
• Računalni programi traženi u uredu;
• posao engleski jezik na nivou koji je dovoljan da pomogne direktoru u pregovorima i prepisci;
• održavanje toka dolazne i odlazne korespondencije u skladu sa opšteprihvaćenim poslovnim standardima;
• interne akte društva kojima se uređuju pitanja iz njegovog delokruga;
• hijerarhija kompanije i njena struktura;
• stenografske tehnike;
• Pravila ruskog jezika u vezi sa dokumentacijom bez grešaka;
• pravila za korištenje uredske opreme;
• standardi poslovnog bontona.

Pomoćnik upravnika se rukovodi:

• važeći zakoni Ruske Federacije;
• interni dokumenti kompanije;
• tačke ovog opisa posla.

2. Funkcije

Funkcije pomoćnika menadžera:

1. Pomaganje menadžeru u pregovorima i sastancima.
2. Koordinacija aktivnosti sa pomoćnicima drugih rukovodilaca za organizovanje zajedničkih radnih sastanaka i konferencija.
3. Pregled dokumenata i prepiske zajedno sa sekretaricom menadžera, kao i njena početna obrada.
4. Pomaganje menadžeru u sastancima i komunikaciji sa inostranim partnerima.
5. Organizacija optimalnog prijema posetilaca.
6. Pomaganje menadžeru u planiranju njegovog poslovnog rasporeda.
7. Priprema rezimea i drugih dokumenata na osnovu rezultata sastanaka i konferencija.
8. Saopštavanje naloga direktora zaposlenima kompanije u granicama njegove nadležnosti.
9. Obavljanje radnih zadataka od menadžera.
10. Zamjena rukovodioca na sastancima za vrijeme njegovog prinudnog odsustva je u njegovoj nadležnosti.
11. Praćenje ispravnosti toka dokumenata u okviru svoje nadležnosti.
12. Prikupljanje informacija i priprema dokumentacije po nalogu rukovodioca, u okviru njegove nadležnosti.
13. Obezbjeđivanje mjera za održavanje ureda upravnika i njegovog radnog mjesta u radnom stanju.
14. Informisanje menadžera o mogućim problemima u poslovanju kompanije.

3. Odgovornost

Pomoćnik direktora ima sljedeće dužnosti:

1. Za štetu koju je kompanija pretrpjela zbog njegovih nestručnih radnji - u granicama propisanim radnim zakonodavstvom.
2. Za otkrivanje internih podataka kompanije i druge povrede poslovnih normi - u granicama utvrđenim zakonom i aktima društva.
3. Za nepravilno obavljanje radnih funkcija - u granicama utvrđenim relevantnim službenim dokumentima kompanije.
4. Za povrede zakona do kojih je došlo tokom vršenja službene dužnosti - u skladu sa važećim zakonskim propisima.

4. Prava

Za obavljanje radnih funkcija pomoćnik rukovodioca ima sljedeća prava:

1. Informišite menadžera o mogućnostima za optimizaciju obavljanja svojih radnih obaveza.
2. Primaju službene dokumente kompanije, uključujući i povjerljive, neophodne za uspješno obavljanje njihovih funkcija.
3. Primajte informacije, u okviru svoje nadležnosti, od drugih zaposlenih u kompaniji.
4. Daje naloge u ime rukovodioca, u slučajevima kada su dobili odgovarajuća direktna uputstva.
5. Potvrdite dokumente u granicama svoje nadležnosti.
6. Pratiti proces implementacije relevantnih radnih naloga rukovodioca od strane zaposlenih u kompaniji.
7. Učestvujte na radnim sastancima direktora.
8. Zastupati rukovodioca na poslovnim sastancima u slučaju njegove privremene odsutnosti.
9. Zahtevati od menadžmenta kompanije da stvori uslove neophodne za kvalitetno obavljanje svojih radnih obaveza.
10. Primajte beneficije i nagrade u skladu sa pravilima organizacije.

FILES

Zašto vam je potreban opis posla?

Uputstvo je standardni dokument unutar kompanije koji se odnosi na izgradnju radnih odnosa između zaposlenih. Omogućava vam da jasno definirate opseg funkcija i odgovornosti pomoćnika menadžera. Osim toga, kao pravno značajan dokument, pomaže da se utvrde stavovi strana u mogućim pravnim sporovima.

Za menadžera, DI, ako je pravilno napisan, predstavlja dobar alat za izgradnju radnih odnosa bez problema sa njegovim pomoćnikom. A ovaj dokument pomaže asistentu da identifikuje opseg svojih radnih obaveza i odgovornosti koje se od njega očekuju kada se zaposli.

I za pomoćnika i za rukovodioca, instrukcije imaju izuzetno važnu ulogu, koja se svodi na minimiziranje posljedica radnih sukoba.

Šta treba uzeti u obzir pri pisanju CI

Jedinstvena forma opisa poslova još uvijek nije propisana zakonima. Ovo otvara prostor firmama da budu kreativne, posebno u opisima poslova. Međutim, postoje neki općenito prihvaćeni standardi za pisanje DI, oni se uglavnom odnose na broj i nazive odjeljaka:

1. Opće odredbe.
2. Funkcije.
3. Prava.
4. Odgovornost.

Navedenim stavkama mogu se dodati i dodatne stavke koje uključuju, na primjer, opis uslova rada. Izvodljivost njihovog uključivanja utvrđuje menadžment kompanije.

Osnovne odredbe

Ovdje su navedeni kvalifikacijski zahtjevi za zaposlenog. Za radno mjesto asistenta bit će važno napomenuti iskustvo u rukovanju kancelarijskom opremom, neophodan set kompjuterskih programa, kao i po potrebi dobro poznavanje stranog jezika. U rubrici se standardno navodi i ko angažuje pomoćnika i kome odgovara, kao i čime treba da se rukovodi prilikom obavljanja svojih funkcija.

Ako direktor ima nekoliko pomoćnika, onda je bolje sastaviti DI za svakog od njih, navodeći posebne pojedinačne odgovornosti.

Funkcije

Sadržaj ovog odeljka posvećen je što detaljnijem navođenju funkcija koje se očekuju od pomoćnika menadžera. Obično opisuju niz odgovornosti koje su bliske sekretarskim dužnostima, ali su više vezane za komunikaciju s ljudima, a manje za obradu dolaznih poziva i pisama. Također je važno uzeti u obzir posebnosti rada kompanije, jer engleski nije svugdje potreban.

U mnogim kompanijama funkcije izvršnih pomoćnika obavljaju sekretari ili pomoćnici. Stoga je potrebno jasno opisati šta sam menadžer očekuje od pomoćnika: on će biti zamjena za sekretara ili će obavljati neke dodatne dužnosti.

Odgovornost

U ovom odeljku navodi se opseg odgovornosti zaposlenih za kršenje ruskih zakona i pravila kompanije, otkrivanje podataka i druga kršenja. Obično se u odeljku ne navode konkretne mjere odgovornosti jer mogu se materijalno utvrditi samo u toku radnog i pravnog postupka.

Prava

Ovo opisuje skup prava pomoćnika menadžera. Obično je prilično standardan i razlikuje se samo zbog specifičnosti kako same kompanije, tako i odgovornosti određenog asistenta.

Nakon sastavljanja i odobravanja uputstva, ona se štampaju u količinama jednakim broju asistenata. Obično se štampaju na memorandumu kompanije, čime se poštede nepotrebnih muka vezanih za unos podataka u dokument o kompaniji i njenom direktoru. U završnoj fazi potpise i njihove transkripte stavljaju i sam upravnik i njegov pomoćnik. Mogu se dodati i potpisi osoba sa kojima je dogovoreno ovo imenovanje. Pečat kompanije nije potreban u ovom dokumentu.

(profesionalni standard "Specijalist za organizacionu i dokumentaciju za upravljanje organizacijom")

1. Opšte odredbe

1.1. Pomoćnik direktora spada u kategoriju specijalista.
1.2. Za radno mjesto pomoćnika direktora prima se sljedeće lice:
1) sa visokom stručnom spremom - diplomirani inženjer, dodatno stručno obrazovanje;
2) da ima najmanje 3 godine iskustva u profilu organizacije.
1.3. Pomoćnik direktora mora znati:
1) interne i eksterne politike organizacije;
2) principe predstavljanja u državnim organima, jedinicama lokalne samouprave, trećim organizacijama i postupku interakcije sa njima;
3) principe i metode upravljanja;
4) karakteristike formiranja eksternih i unutrašnjih tokova informacija;
5) organizaciona struktura, rukovodstvo strukturne podjele, smjer aktivnosti organizacije i nadležnost strukturnih jedinica i službenika;
6) pravila za formiranje i korišćenje baza podataka;
7) savremene naučne metode i tehnička sredstva koja olakšavaju prikupljanje, obradu, čuvanje i prenos informacija;
8) savremene informacione tehnologije;
9) podzakonski akti, normativna i metodološka dokumenta, državni standardi u oblasti delatnosti organizacije;
10) klasifikaciju upravljačkih informacija, vrste upravljačkih informacija;
11) obrasci za davanje upravljačkih informacija;
12) izvore upravljačkih informacija, metode izbora izvora informacija;
13) zahtjeve za informacijama upravljanja;
14) karakteristike sumiranja informacija, specifičnosti oblikovanja i izrade napomena, sažetaka, prikaza, izveštaja;
15) kategorije potrošača za koje će ovaj pregled ili izveštaj biti namenjen;
16) metode obrade informacija korišćenjem savremenih tehnička sredstva komunikacije i komunikacije, računalna tehnologija;
17) strukturu informativnih publikacija, zavisno od prirode informacije i namene informativnih publikacija;
18) savremenim sredstvima prikupljanje, obrada, sistematizacija informacija;
19) izvori informacija: katalozi biblioteka, časopisi, pretraživači informacione i telekomunikacione mreže Interneta, elektronske baze podataka;
20) funkcionalna namjena pregled (bibliografski, apstraktni, analitički) kao sredstvo orijentacije čitaoca u dokumentarnom ili informacionom toku;
21) karakteristike opšte naučne i pragmatičke funkcije pregleda;
22) pravila za rad sa spoljnim medijima za skladištenje podataka;
23) pojam i specifičnosti bibliografske, apstraktne i analitičke informativne publikacije;
24) referentni pravni sistemi;
25) psihologija poslovne komunikacije, osnove upravljanja konfliktima;
26) pravila za vođenje poslovnih pregovora i protokolarnih događaja;
27) bonton i osnove međunarodnog protokola;
28) pravila za sastavljanje i obradu dokumenata;
29) pravila zaštite poverljivih vlasničkih podataka;
30) informaciono-komunikacione tehnologije;
31) pravila za praćenje izvršenja instrukcija rukovodioca;
32) tehnologiju za praćenje izvršenja instrukcija rukovodioca;
33) interni pravilnik o radu;
34) uslove zaštite na radu i pravila zaštite od požara;
35) ........................ (ostali uslovi za potrebno znanje)
1.4. Pomoćnik menadžera mora biti u stanju da:
1) analizira i bira izvore informacija u skladu sa kriterijumima potpunosti, pouzdanosti i blagovremenosti dostavljanja informacija;
2) prikuplja, obrađuje i analizira informacije u skladu sa utvrđenim zahtevima;
3) prenosi informacije u sistematizovanom obliku;
4) obrađuje i strukturira informacije, formirajući informacione resurse;
5) traže informacije u postojećim bazama podataka, obavljaju informativni i referentni rad na osnovu različitih kombinacija karakteristika pretraživanja;
6) izradi tematski plan za pregled, izveštaj, analitički izveštaj;
7) obrazloži relevantnost problema koji će biti obuhvaćen pregledom, izveštajem, sertifikatom;
8) koristi informacione resurse i sistematizuje informacije prema određenim kriterijumima;
9) pravilno tumači primljene podatke i sistematski ih prikazuje;
10) utvrđuje obim izvora i literature neophodne za pripremu informativno-analitičkih materijala;
11) prezentuje gradivo logičnim redosledom;
12) analizira i vrednuje prezentovani materijal;
13) formatira tekst u odgovarajućem stilu;
14) uređuje tekst dokumenata;
15) formuliše zaključke i preporuke;
16) automatizuje procese prikupljanja, čuvanja i izdavanja informacija;
17) koriste automatizovane uređaje za obradu tekstualne informacije i fototipski uređaji;
18) vrši literarnu i stilsku obradu teksta, proveru logičkog sleda izlaganja, analize i vrednovanja, pisanje zaključaka i preporuka;
19) primenjuje osnove psihologije poslovne komunikacije;
20) sačinjava plan putovanja upravnika;
21) sačinjava isprave neophodne za službeno putovanje, službeno putovanje rukovodioca;
22) sačinjava i sačinjava zapisnike sa sastanaka, sastanaka i drugih skupova, priprema spisak učesnika, dnevni red, liste prisutnih i izradu završnih dokumenata;
23) sastavlja saopštenja za javnost;
24) pregovara sa partnerima;
25) rad u multitasking modu;
26) rad sa velikom količinom informacija;
27) stvara i održava pozitivan imidž organizacije i lidera;
28) koriste računarske i informaciono-komunikacione tehnologije za ekonomičnije i racionalna organizacija informacioni procesi, povećanje njihove fleksibilnosti i dinamike;
29) sastavlja i izvršava dokumente koji sadrže uputstva i naredbe rukovodioca;
30) vodi evidenciju o uputstvima rukovodioca koja zahtevaju kontrolu nad suštinom pitanja;
31) jasno i brzo donosi odluke u procesu rada;
32) analizira radnu disciplinu;
33) šminka analitičke izvještaje i potvrde o rezultatima izvršenja uputstava i naloga rukovodioca;
34) koristi sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima;
35) primenjuje računarsku tehnologiju i informaciono-komunikacione tehnologije za ekonomičnu i racionalnu organizaciju informacionih procesa, povećavajući njihovu fleksibilnost i dinamičnost;
36) rad sa računarom, korišćenje kancelarijskog paketa (uređivač teksta, tabele);
37) obezbediti sigurnost informacija organizacije;
38) ........................ (ostale vještine i sposobnosti)
1.5. Pomoćnik upravnika u svojim aktivnostima rukovodi se:
1) ........................ (naziv konstitutivnog dokumenta)
2) Pravilnik o .................................(naziv strukturne jedinice)
3) ovaj opis poslova;
4) ........................ (nazivi lokalnih propisa,regulisanje radnih funkcija po pozicijama)
1.6. Pomoćnik menadžera direktno izveštava...................................(naziv menadžerske pozicije)
1.7. ........................ (ostale opšte odredbe)

2. Radne funkcije

2.1. Informaciono-analitička i organizaciono-administrativna podrška aktivnostima rukovodioca organizacije:
1) formiranje informacijska interakcija lideri sa organizacijama;
2) analizu informacija i pripremu informativno-analitičkih materijala;
3) organizovanje poslovnih kontakata i protokolarnih događaja;
4) organizacija izvršenja odluka direktora.
2.2. ........................ (ostale funkcije)

3. Poslovna zaduženja

3.1. Pomoćnik direktora obavlja sljedeće poslove:
3.1.1. U okviru radne funkcije navedene u st. 1 tačka 2.1 ovog opisa poslova:
1) bira izvore informacija u skladu sa utvrđenim kriterijumima;
2) obrađuje i tumači informacije za pripremu nacrta odluka;
3) priprema zahtjeve u ime rukovodioca za pribavljanje dokumenata i informacija od državnih organa i organa uprave, javne organizacije i pribavljanje relevantnih informacija i dokumenata;
4) obavještava rukovodioca o rezultatima razmatranja zahtjeva i žalbi;
5) organizuje rešavanje pitanja koja ne zahtevaju neposredno učešće rukovodioca;
6) priprema materijale za učešće rukovodioca u radu različitih struktura u okviru vlasti i opštinske vlasti, javne organizacije;
7) priprema dokumentaciju za zaključivanje ugovora o saradnji sa poslovnim partnerima;
8) obaveštava poslovne partnere i zainteresovane organizacije o odlukama rukovodioca u toku realizacije ugovora.
3.1.2. U okviru radne funkcije navedene u st. 2 tačka 2.1 ovog opisa poslova:
1) prikuplja, obrađuje i analizira informacije radi rešavanja problema koje postavlja rukovodilac;
2) priprema informativno-analitičke materijale;
3) izrađuje tematski plan za pregledni dokument ili izvještaj;
4) utvrđuje obim bibliografskih izvora;
5) bira izvore i literaturu na temu pregleda, izveštaja, analitičkog izveštaja;
6) piše i priprema pregled, izveštaj, analitički izveštaj.
3.1.3. U okviru radne funkcije navedene u st. 3 tačka 2.1 ovog opisa poslova:
1) organizuje i planira poslovne kontakte, sastanke i putovanja rukovodioca;
2) organizuje sastanke, sastanke i događaje koje održava upravnik;
3) priprema materijale za sastanke, vodi i sačinjava zapisnike;
4) priprema prezentacije po nalogu rukovodioca;
5) priprema i održava konferenciju za štampu za direktora;
6) sastaje se sa učesnicima pregovora, dostavlja im informativni materijal i vodi evidenciju pregovora.
3.1.4. U okviru radne funkcije navedene u st. 4. tačka 2.1. ovog opisa poslova:
1) sprovodi dokumentovanje odluke menadžera, sticanje pažnje zaposlenih u organizaciji na usmene naredbe menadžera;
2) koordinira aktivnosti na sprovođenju odluka direktora;
3) vrši kontrolu izvršenja odluka direktora;
4) priprema izveštaje o sprovođenju uputstava i odluka rukovodioca.
3.1.5. U okviru obavljanja poslova obavlja instrukcije svog neposrednog rukovodioca.
3.1.6. ........................ (ostale obaveze)
3.2. ........................ (ostali opisi poslova)

4. Prava

Pomoćnik upravnika ima pravo:
4.1. Učestvuje u raspravama o nacrtima odluka, na sastancima o njihovoj pripremi i implementaciji.
4.2. Zatražite pojašnjenja i pojašnjenja od svog neposrednog pretpostavljenog u vezi sa ovim uputstvima i dodijeljenim zadacima.
4.3. Zatražite, u ime neposrednog rukovodioca, i primite od drugih zaposlenih u organizaciji potrebne informacije i dokumente potrebne za izvršenje zadatka.
4.4. Upoznati se sa nacrtima upravljačkih odluka koje se odnose na funkciju koju obavlja, sa dokumentima kojima se definišu njegova prava i odgovornosti na radnom mestu, kao i kriterijumi za ocjenu kvaliteta obavljanja njegovih radnih funkcija.
4.5. Podnose prijedloge organizacije rada u okviru svojih radnih funkcija na razmatranje neposrednom rukovodiocu.
4.6. Učestvuje u raspravama o pitanjima vezanim za obavljanje dužnosti.
4.7. ........................ (ostala prava)

5. Odgovornost

5.1. Pomoćnik direktora odgovara za:
- za neispravno obavljanje ili neispunjavanje službene dužnosti predviđene ovim opisom poslova - na način utvrđen važećim radno zakonodavstvo Ruska Federacija, zakon o računovodstvu;
- krivična djela i krivična djela počinjena u toku svoje djelatnosti - na način utvrđen važećim administrativnim, krivičnim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije;
- nanošenje štete organizaciji - na način utvrđen važećim radnim zakonodavstvom Ruske Federacije.
5.2. ........................ (ostale odredbe o odgovornosti)

6. Završne odredbe

6.1. Ovaj opis posla je razvijen na osnovuProfesionalni standard „Specijalist za organizaciju ipodrška dokumentaciji upravljanje organizacijom", odobrenoPo nalogu Ministarstva rada i socijalne zaštite Ruske Federacijeod 06.05.2015. N 276n, uzimajući u obzir........................(detalji lokalnih propisa organizacije)
6.2. Upoznavanje radnika sa ovim opisom poslaizvršeno prilikom prijema (prije potpisivanja ugovora o radu).
Činjenica da je zaposlenik pročitao ovaj opis poslapotvrđeno................................(potpisano na listu za upoznavanje, što jesastavni dio ovih uputstava (u časopisu za upoznavanjesa opisima poslova); u kopiji opisa posla,čuva kod poslodavca; na drugi način)
6.3. ........................ (ostale završne odredbe)

Glavni resurs svake organizacije su njeni zaposleni. Oni su ti koji doprinose rastu i prosperitetu proizvodnje. Kompetentni šefovi cijene svoje zaposlenike. Među ostalim značajnim pozicijama posebno se ističe pomoćnik direktora. Odgovornosti i važnost kojih je teško precijeniti. Ovo je desna ruka i glavni savjetnik, organizator događaja i koordinator sastanka. Bez dobrog asistenta, top menadžeru će biti veoma teško da upravlja preduzećem.

Osobenosti i specifičnosti aktivnosti asistenta

Ne postoji pozicija koja bi bila toliko kontradiktorna i dvosmislena u svojim zahtjevima kao pomoćnik menadžera. Obaveze zaposlenih koji se bave ovom vrstom aktivnosti obuhvataju dosta stavki. Osim toga, personalni asistenti se često miješaju sa sekretaricama ili kancelarijskim menadžerima. Iako su to slične, to su različite vrste aktivnosti.

Funkcionalne odgovornosti pomoćnika direktora:

• Osiguravanje radnog dana šefa - raspored, sastanci, potpisivanje dokumenata i službena putovanja;
• obezbjeđivanje udobnog radnog mjesta za top menadžera - briga o mikroklimi, čistoći i udobnosti prostorija;
• rad sa dokumentima menadžera, posebno s dolaznim pismima i pozivima;
• osiguravanje psihološke udobnosti za nadređene;
• vođenje početnih pregovora;
• prijevod;
• pružanje kancelarijskog materijala itd.

Ova lista je mnogo šira i od sekretarskih i administrativnih dužnosti. Međutim, specifičnosti s kojima se zaposlenik susreće na poziciji „osobnog asistenta menadžera“, odgovornosti i nijanse aktivnosti bit će različite za različite poslodavce.

Dešava se da je to uglavnom tajnički posao. Ili je pomoćnik isključivo zaokupljen osiguravanjem udobnosti i reda šefa. Neki pomoćnici su punopravni zamjenici i imaju svoje zaposlenike koji su im podređeni.

Stručni zahtevi poslodavca za kandidata za zvanje „pomoćnik menadžera“, odgovornosti i obrazovne uslove

Zahtjevi za osnovno obrazovanje i radno iskustvo će varirati ovisno o očekivanjima menadžmenta. Najčešće se ovo radno mjesto smatra početnim u karijeri. Međutim, ozbiljan top menadžer će za asistenta tražiti osobu sa određenim profesionalnim i životnim iskustvom.

Minimalni uslov je srednje specijalizirano obrazovanje vezano za administraciju ili jurisprudenciju. Osim toga, poslodavci od kandidata očekuju sljedeće profesionalne kvalitete:

• sposobnost rada u svim uredskim programima;
• velika brzina štampanja;
• pismenost;
• poznavanje najmanje jednog stranog jezika, najčešće engleskog;
• poznavanje osnova programiranja i nestandardnih kompjuterskih programa;
• sposobnost obavljanja kancelarijskog rada i korespondencije u skladu sa zakonskim zahtjevima;
• poznavanje osnova važećeg zakonodavstva;
• kompetentan, održan govor.

Ovo su minimalni uslovi za kandidata za poziciju „lični asistent menadžera“. Odgovornosti se takođe mogu dopuniti, u zavisnosti od delokruga organizacije. U nekim preduzećima preduslov Smatra se da prijem na takav rad uključuje specijalizovano ili srodno obrazovanje. Osim toga, dodatno poslovno obrazovanje ili kursevi napredne obuke smatraju se velikim plusom.

Uslovi za lične osobine asistenta

Pored profesionalnih, pomoćnici top menadžera su obavezni da ispune niz ličnih zahteva. Specifičnosti pozicije „pomoćnika rukovodioca“, dužnosti i karakteristike posla zahtevaju poseban karakter.

Prije svega, ovo:

• otpornost na stres - uostalom, pomoćnik često mora biti prvi koji će nositi gnjev nadređenih i slušati nezadovoljstvo svojih podređenih;
• multitasking – sposobnost da se radi nekoliko stvari u isto vrijeme – najvredniji je kvalitet dobrog asistenta;
• pozitivno razmišljanje - bez ove karakterne osobine pomoćnik menadžera neće moći da se nosi sa dodatnim obavezama, jer njegove aktivnosti često izlaze iz okvira standardne poslovne saradnje;
• visoka sposobnost učenja – želja za učenjem novih stvari i temeljnim razumijevanjem procesa rada treba da bude prisutna u svakom dobrom asistentu.

Ovo su samo osnovne, osnovne karakterne osobine koje su svakom pomoćniku menadžera potrebne da bi bio uspješan. profesionalna aktivnost. Ali najvažniji osobni zahtjev je da temperament i karakteristike ponašanja šefa i pomoćnika ne budu u disonantnosti, već da se idealno nadopunjuju.

Opšte odgovornosti pomoćnika direktora

Asistent radi direktno sa menadžmentom organizacije, obavljajući i lične zadatke i profesionalne odgovornosti. Oni obično uključuju:

• vođenje evidencije menadžera, au nekim slučajevima i cijele organizacije. U nekim preduzećima, pomoćnici upravljaju sekretarijatom organizacije;
• koordinacija aktivnosti upravljanja. Izrada rasporeda poslovnih sastanaka, podsjećanje nadređenih na događaje i aktivnosti različite vrste;
• vođenje korespondencije u ime organizacije;
• primanje i preraspodjela dolaznih telefonskih poziva;
• pružanje menadžeru svih potrebnih informacija na zahtjev.

Dodatne obaveze pomoćnika rukovodioca organizacije

Lični asistent rukovodioca sa dodatnim odgovornostima i funkcijama najčešći je konkurs za ovu oblast aktivnosti. Najčešće, menadžment traži prilično višestrukog zaposlenika sposobnog za proširenje odgovornosti.

Najčešće dodatne odgovornosti su:

• prevod sa stranog jezika, uključujući i tokom pregovora. Menadžment ne može uvijek u potpunosti vjerovati radnicima trećih strana, a ovdje je poznavanje barem engleskog jezika vrlo korisno;
• organizovanje putovanja za menadžera i pratnja na putovanjima. Takve aktivnosti pretpostavljaju da će asistent voditi računa o svim svakodnevnim aspektima: kretanju, naručivanju taksija i hotela, organizaciji obroka i papirologiji;
• pratnja nadređenih na protokolarne događaje;
• usluge u domaćinstvu.

Ova lista je daleko od potpune. Najčešće je prilično teško nedvosmisleno odgovoriti na pitanje koje su odgovornosti pomoćnika menadžera? Ova aktivnost je veoma raznolika. Svaki šef postavlja svoje zahtjeve, najvažnije je osigurati da su svi u skladu sa zakonom.

Radno vrijeme personalnog asistenta

Jedna od glavnih karakteristika ove aktivnosti je zavisnost radnog vremena zaposlenog od menadžmenta. Naravno, standardni radni dan je osam sati. Zapravo, pomoćnici upoređuju svoj režim sa svojim nadređenima.

Ovo „zamućenje“ radnog vremena i potreba da se uvek održava kontakt sa menadžmentom, često obeshrabruje diplomce da nađu slobodna radna mesta. U stvari, ne morate raditi više nego na bilo kom drugom mjestu. Samo vrijeme za odmor i rad postaje nedosljedno.

Opis posla za pomoćnika menadžera

Struktura pozicije „pomoćnik rukovodioca“, odgovornosti, uslovi za obrazovanje i radno iskustvo moraju biti navedeni u opisu posla. Ovo je dokument koji osigurava transparentnost zahtjeva menadžmenta i laku kontrolu nad obavljanjem dužnosti zaposlenika.

Opis posla je normativne prirode i obavezan. Ovaj dokument opisuje sve zamršenosti rada pomoćnika menadžera. Ovo je praktično vodič za akciju. Dokument uključuje ne samo dužnosti, već i prava, odgovornosti i karakteristike rješavanja radnih sporova.

Zbog specifičnosti djelatnosti pomoćnika rukovodioca, posebna pažnja se mora posvetiti izradi opisa njegovog posla. Neophodno je navesti specifičnosti posla, nijanse organizacije rada i odmora, te naknade za prekovremeni rad.

Potrebno je razlikovati opis posla asistenta od istog dokumenta za radno mjesto “pomoćnik projekt menadžera”. Dužnosti potonjeg su često privremene, kao i sam posao.

Osim toga, u opisu posla treba jasno navesti naziv radnog mjesta. Najčešće označavaju “sekretar”, “referentni sekretar”, “direktor”. Uvjerite se da je ovaj unos u skladu sa važećim pravila i bio relevantan.

Šta uključiti u životopis izvršnog pomoćnika

Pozicija personalnog asistenta je odličan početak karijere diplomca. Na taj način možete dobiti svoj prvi posao i steći neuporedivo profesionalno iskustvo. Međutim, čak i za kandidate sa iskustvom ovo radno mjesto može izgledati zanimljivo. Pogotovo ako planirate promijeniti polje djelovanja.

Poznavajući glavne odgovornosti pomoćnika menadžera, nije teško napraviti životopis. Ovaj dokument pretpostavlja da ste pročitali teoretski dio izdanja i da ste spremni za početak. Pažljivo proučite zahtjeve za kandidata i počnite pisati tekst.

Podaci koji se moraju navesti u životopisu za poziciju “pomoćnik” ili “lični pomoćnik rukovodioca”:

1. Puno ime, prezime i patronim u biografiji za stranu kompaniju, prihvatljiva su samo prva dva.
2. Porodični status. Ovo je obavezna stavka - radno mjesto asistenta često uključuje dugo radno vrijeme. Morate biti sigurni da takav raspored neće negativno utjecati na porodične obaveze.
3. Obrazovanje. Navedeno hronološkim redom. Ako još uvijek učite, svakako zabilježite koliko će vam vremena trebati da završite. Često poslodavci angažuju studente završnih godina kao asistente, uz naknadno napredovanje u karijeri. Ovdje navedite svoje poznavanje stranog jezika i nivo znanja.
4. Iskustvo. Tačka iz posljednjeg. Ako ga već nemate, navedite svoje volonterske projekte, sudjelovanje u društvenim aktivnostima ili profesionalnim organizacijama, obrazovne prakse i druge odgovarajuće aktivnosti. Ako ništa ne možete dati, uzmite referencu sa diplomskog odjela i napišite da ste spremni dati.
5. Lične karakteristike. Dajte sebi najiskreniju moguću procjenu. Opišite svoj karakter sa stanovišta klasične psihologije i svakako zabilježite svoje prednosti i slabosti.
6. Dodatne informacije. Ovdje treba da napišete zašto bi poslodavac trebao izabrati baš vas u odnosu na druge kandidate. Takođe, obavezno uključite i dodatne vještine, kao što je posjedovanje vozačke dozvole. U ovom trenutku također će biti korisno pisati o dostupnosti dodatno obrazovanje, kursevi usavršavanja, poslovna edukacija.
7. Kontakti. Ostavite što više načina da vas kontaktiramo: mobilni i kućni telefon, e-mail, Skype, link do stranice socijalna mreža. Navedite samo trenutne informacije.

Pravilno napisan životopis neće proći nezapaženo od strane poslodavca.

Odgovornosti pomoćnika šefa odjeljenja

Obično ljudi koji traže posao traže posao kao lični asistent rukovodioca. Ali lakše je početi napredovati u ovoj niši karijere s pozicijom „pomoćnika šefa prodaje“. Obaveze ovog uposlenika nisu toliko velike, ali su iskustvo i izgledi neuporedivo veći.

Glavna razlika između pomoćnika šefova odjeljenja je u njihovim konkretnijim i usko usmjerenim aktivnostima. Obavljaju poslove vezane za određenu oblast proizvodnje ili upravljanja. Ovo iskustvo je neprocjenjivo za dalje napredovanje u karijeri.

Odgovornosti pomoćnika rukovodioca odjela uključuju sve isto kao i odgovornosti šefa preduzeća. Ali postoji i posebna specifičnost:

• potreba za potpunim poznavanjem suštine procesa proizvodnje, upravljanja ili trgovanja jedinice;
• kontakt sa pomoćnicima iz drugih sektora i pomoćnikom generalnog direktora;
• održavati dokumentaciju specifičnu za odjel.

Izgledi za karijeru ličnog asistenta

Mladi ljudi ovu poziciju vide kao početak karijere. Međutim, morate razlikovati koju vrstu promocije želite. Horizontalno ili vertikalno? U ovom preduzeću, ili je ovo samo početak budućeg životopisa? Od odgovora na ova pitanja zavisi strategija daljeg delovanja.

Uprava cijeni dobre asistente, a to se, nažalost, loše odražava na njih. rast karijere. Šef ne želi pustiti idealnog zaposlenika, pristaje na povećanje plaće i daje dodatne pogodnosti - ovo je opcija za horizontalnu karijeru. Najčešći među personalnim asistentima.

Najlakši način da napredujete u karijeri u određenoj organizaciji je od pozicije pomoćnika do šefa odjela. Takve pozicije se često zapošljavaju s perspektivom da se zaposlenik bolje upozna i obuče. Ako želite vertikalnu karijeru, onda je ovo vaš put.

Radno mjesto pomoćnika menadžera nije vidljivo vanjskom oku, ali je veoma značajno za organizaciju. Kompetentni pomoćnik može poboljšati učinak menadžmenta i na taj način obezbijediti veću dobit preduzeću.

Reći ćemo vam zašto morate u posebnom dokumentu zapisati dužnosti i prava pomoćnika menadžera. Objasnićemo kako sastaviti dokument.

Preuzmite dokument:

Dobro sastavljen opis posla za pomoćnika menadžera će eliminisati nesuglasice i izbjeći sukobe i sudske sporove. Strane razumeju svoja prava i obaveze, zaposleni zna koje su mu obaveze i koje poslovne kvalitete su mu potrebne.

Opis posla pomoćnika šefa organizacije je, u stvari, lista želja (sa engleskog Wish List - lista želja) direktora kompanije. Želje se moraju uzeti u obzir prilikom sastavljanja dokumenta, tako da tada menadžer za ljudske resurse, prilikom zapošljavanja stručnjaka, može odmah utvrditi koliko ispunjava navedene zahtjeve. To će pomoći da se poboljša kvalitet selekcije i skrati vrijeme za pronalaženje odgovarajućeg kandidata.

10 najboljih vještina i vrijednosti izvršnih asistenata: dvije perspektive

Koje nijanse treba uzeti u obzir pri sastavljanju opisa posla za pomoćnika menadžera?

Ne postoji jedinstvena forma regulacije, ali je dosadašnja praksa kadrovskog rada sugerirala optimalnu strukturu opisa poslova. Istovremeno, struktura, nazivi i sadržaj sekcija nisu dogma. Uvijek se mogu dopuniti i korigirati, vodeći se stvarnim radnim uvjetima, specifičnostima područja djelovanja organizacije i funkcionalnošću određene pozicije.

U organizacijama, po pravilu, postoje dvije vrste opisa poslova - standardni i individualni. Kada govorimo o tako važnom dokumentu kao što je opis posla pomoćnika šefa organizacije, naravno, govorimo o individualnom pristupu.

Mora se imati na umu da je pomoćnik desna ruka generalnog direktora. Mora da ima razvijene ne samo profesionalne kompetencije, već i određene lične kvalitete. Stoga je logično utvrditi kvalifikacione zahtjeve ne u odjeljku „Opšte odredbe“, već ih navesti u posebnom dijelu.

Osim toga, ako menadžer ima više pomoćnika, navedite njihove konkretne odgovornosti, područja odgovornosti, pitanja podređenosti i interakcije u posebnim opisima poslova.

Obavezni dijelovi uputstava pomoćnika direktora uključuju:

• Opće odredbe.
• Glavni zadaci i funkcije.
• Kvalifikacijski zahtjevi.
• Odgovornosti pozicije.
• Prava.
• Odgovornost.
• Odnosi.

Fokusiraćemo se samo na nijanse koje se moraju posebno odraziti u opisu posla pomoćnika menadžera.

U odeljku "Opšte odredbe". Obavezno naznačite proceduru za imenovanje, otpuštanje i zamjenu specijaliste. Navedite listu propisa kojih se asistent mora pridržavati u svojim aktivnostima, kao i propisati subordinaciju.

Odjeljak „Opšte odredbe“ u opisu poslova pomoćnika rukovodioca

Preuzmite uzorak

Odjeljak "Glavni zadaci i funkcije" . Navedite za rješavanje kojih glavnih problema u personalni sto Ako ste uključili poziciju pomoćnika direktora, razgovarajte o njegovom području rada.

Saznajte kako definirate granice svoje odgovornosti

Preuzmite i uradite test

U odjeljku "Kvalifikacioni zahtjevi". utvrditi kakvo radno iskustvo iu kojim oblastima je asistentu potrebno, utvrditi uslove za stručno osposobljavanje i stepen stručne spreme. Zakon o radu nalaže da se specijalista ocjenjuje isključivo na osnovu njegovih poslovnih kvaliteta. Ali za efikasno obavljanje dužnosti pomoćnika menadžera nije dovoljno samo stručno znanje. U ovom slučaju, otpornost na stres, sposobnost multitaskinga i sposobnost čuvanja povjerljivosti također su poslovne kvalitete koje se mogu uvrstiti na listu zahtjeva za posao.

Odjeljak "Odgovornosti položaja" - ovo nije samo opis funkcionalnosti, već i zahtjevi za obavljanje ovih funkcija. Trenutno već razvijeno profesionalni standard„Specijalista za organizacionu i dokumentaciju za upravljanje organizacijom“ i ne morate ponovo izmišljati točak. Upoznajte se s ovim profesionalnim standardom i odaberite one iz njega poslovne obaveze, koji će obavljati pomoćnik direktora Vaše kompanije.

Odgovornosti personalnog asistenta rukovodioca u opisu posla

Preuzmite cijeli uzorak dokumenta

U skladu sa profesionalnim standardom, pod opisom poslova odmah možete dati spisak znanja i vještina koje će vam biti potrebne za efikasno obavljanje ovog posla.

Opis poslova pomoćnika rukovodioca: uzorak

Preuzmite upute u cijelosti

Odjeljak "Prava" imajući u vidu radnu funkciju koju obavlja pomoćnik direktora, mora se propisati njegovo pravo da samostalno odlučuje o pojedinim pitanjima i da potvrđuje određene vrste dokumenata. Navedite ova uputstva u uputstvima i dajte listu vrsta dokumenata. Osim toga, u odjeljak prava uključite:

• Primanje informacija, uključujući povjerljive informacije, neophodne za efikasno izvršavanje dodijeljenih zadataka;
• Zahtevati izvršenje određenih dokumenata i izvršavanje određenih radnji, davati zadatke i naređenja i pratiti njihovo blagovremeno sprovođenje.

Odjeljak „Prava“ u opisu posla pomoćnika rukovodioca

Preuzmite uzorak

U odjeljku "Odgovornost". propisuje vrste disciplinskih sankcija, novčane ili administrativne odgovornosti koje se mogu primijeniti na pomoćnika direktora za nekvalitetno i neblagovremeno obavljanje funkcija koje su mu povjerene.

U odjeljku "Odnosi". propisati proceduru interakcije asistenta sa rukovodiocima na drugim nivoima. Ovaj specijalista direktno odgovara samo na generalnom direktoru, ali uputstva mogu dozvoliti i propisati hijerarhiju odnosa sa onima koji upravljaju drugim strukturnim jedinicama.

Preuzmite uzorke opisa poslova

Kako odobriti opis posla pomoćnika rukovodioca

Opise poslova obično sastavlja zaposlenik odjela za ljudske resurse. Opis poslova pomoćnika rukovodioca organizacije nije potrebno usklađivati ​​sa rukovodiocima drugih strukturnih odjeljenja, osim pravne službe. Dokument odobrava direktor kompanije.

Odobreni opis poslova pomoćnika rukovodioca mora biti upoznat sa potpisom na način prihvaćen u organizaciji: na samom dokumentu, na listu za upoznavanje.

Pomoćnik direktora je odgovorna administrativna pozicija povezana sa pružanjem različitih vrsta pomoći rukovodiocu preduzeća, uključujući ekonomsku, pravnu i tehničku.

U stvari, pomoćnik menadžera je sekretarica, kompjuterski specijalista, kadrovski radnik, pravnik i ekonomista spojeni u jedno. Nijedan menadžer ne može bez prvog pomoćnika, koji je spreman da priskoči u pomoć u najnepovoljnijim trenucima za poslovanje, dostavi zaboravljene dokumente na vrijeme, podsjeti na važan sastanak, sasluša i posavjetuje u donošenju prave odluke.

Relevantnost i izgledi za razvoj ove pozicije

Zbog širenja veza između preduzeća, aktivnog korišćenja u svakodnevnom životu i radu, te potrebe da stalno budu u kontaktu sa poslovnim partnerima, mnogi preduzetnici su prinuđeni da nabavljaju pomoćnike.

Pozicija asistenta je izuzetno relevantna u savremeni svet. Evoluirao od obične sekretarice koja služi čaj i odgovara na pozive, ovu profesiju trenutno povezana sa velikom odgovornošću i prisustvom određenih znanja.

Zadržite ovu poziciju ne samo odgovoran, već i vrlo perspektivan, jer nakon što šef ode na unapređenje, postoji prilika da dobije svoje mjesto. Praktično i teorijsko iskustvo stečeno kao asistent će postati najbolja preporuka za viši menadžment i pomoći će vam u budućnosti da dobro napredujete u karijeri.

Prednosti i mane rada asistenta

Pozicija izvršnog asistenta ima i prednosti i nedostatke.

TO pozitivni aspekti pozicije koje se nalaze uključuju:

• bliskost sa nadređenima;
• stalni pristup ažurnim informacijama;
• mogućnost da budete nešto viši od ostalih zaposlenih u kompaniji;
• prilika za upoznavanje zanimljivi ljudi, ostvariti nove korisne kontakte;
• raditi u ugodnom okruženju.

Negativne strane Dužnosti pomoćnika direktora su:

• česta poslovna putovanja;
• nepravilan raspored rada;
• biti u stresnoj situaciji;
• emocionalni slomovi nadređenih;
• potreba da se odrekne privatnog života zarad karijere i posla.

Pomoćnik menadžera mora imati povećanu otpornost na stres. Menadžeri ne mogu uvijek da se nose sa emocijama koje nastanu nakon lošeg dana na poslu, zbog čega njihovi pomoćnici često padaju pod vruće ruke.

Ako još niste registrovali organizaciju, onda najlakši način uradite ovo koristeći online usluge, koji će vam pomoći da besplatno generišete svu potrebnu dokumentaciju: Ako već imate organizaciju, a razmišljate kako da pojednostavite i automatizujete računovodstvo i izvještavanje, tada će vam u pomoć priskočiti sljedeći online servisi koji će u potpunosti zamijeniti računovođa u vašoj kompaniji i uštedite mnogo novca i vremena. Svi izvještaji se generiraju automatski i potpisuju elektronski potpis i automatski se šalje online. Idealan je za individualne preduzetnike ili LLC preduzeća na pojednostavljenom poreskom sistemu, UTII, PSN, TS, OSNO.
Sve se dešava u nekoliko klikova, bez redova i stresa. Probajte i bićete iznenađeni kako je postalo lako!

Uslovi za kandidate za ovu poziciju

Dobar pomagač mora imati znanja iz raznih oblasti. Najčešće ovu poziciju zauzimaju stručnjaci iz oblasti selekcije kadrova, osobe sa pravnim, ekonomskim, tehničkim i humanitarnim obrazovanjem.

Za pomoćnika menadžera je izuzetno važno da takav ima kvalitete, Kako:

• komunikacijske vještine;
• samopouzdanje;
• sposobnost brzog reagovanja na promjenjive okolnosti;
• pravilno izveden govor;
• određena krutost;
• čvrstu životnu poziciju.

Ako je riječ o preduzeću u građevinskoj, tehnološkoj ili drugim specifičnim oblastima, pomoćnik direktora mora imati posebna znanja i vještine. Prilikom odabira asistenta posebna pažnja se poklanja znanju kandidata strani jezici i vještine korištenja kompjuterskih programa.

Poslovna zaduženja

mora:

Položaj asistenta je raznolik, ne možete očekivati ​​da ćete sjediti u kancelariji i povremeno ispisivati ​​potrebne papire.

Prava i odgovornosti

ima pravo na da potpisuje dokumente u ime rukovodioca, ako se to odnosi na njegova ovlašćenja. Osim toga, lice koje obavlja poslove asistenta ima pravo uvida u dokumente koji se odnose na njega službene dužnosti, kao i dobiti informacije za njihovu kvalitetnu implementaciju. Po potrebi ima pravo da uputi zahtjeve u vezi sa prijemom radne dokumentacije nadležnim organima i strukturama.

Jedno od najvažnijih prava asistenta je mogućnost da zahtijeva od menadžmenta da mu stvori odgovarajuće radne uslove:

• obezbjeđivanje radnog mjesta;
• opremanje radnog mesta računarom, faksom, štampačem i skenerom;
• obezbjeđivanje pisaćeg i drugog materijala potrebnog za rad.

odgovoran za nesavjesno ili nedovoljno kvalitetno obavljanje svojih radnih obaveza. U slučaju otkrivanja prekršaja, pomoćnik snosi administrativnu, krivičnu i građansku odgovornost. Kada nastanu materijalni gubici, pomoćnik je dužan snositi odgovornost u skladu sa normama radnog i građanskog zakonodavstva Ruske Federacije.

Karakteristike dizajna životopisa

Prijavljujem se za poziciju pomoćnika direktora morate specificirati u životopisu upućenom direktoru organizacije:

Prilikom pisanja životopisa potrebno je nenametljivo naznačiti prisustvo komunikacijskih vještina, nedostatak emocija zbog povišenog tona i spremnost na neredovno radno vrijeme.

Karakteristike rada u različitim oblastima aktivnosti

U javnoj prijemnoj prostoriji zam

Zamjenik asistenta jednostavno mora biti izuzetno društven. Osim toga, mora znati imena, prezimena i brojeve telefona svih aktivista koji žive na području, okrugu, okrugu čiji je njegov šef zamjenik.

Poslanik treba da ima svoju biračku bazu, kao i spisak problema u okrugu koje treba riješiti. Asistent mora upoznati što više korisnih ljudi, biti spreman da odgovara na pitanja štampe i javnosti, vodi i organizuje pregovore.

Zastupnički pomoćnik mora biti pravno podkovan, imati humanističko obrazovanje i sklonost za psihologiju. Trebali biste se unaprijed pripremiti za nepravilan radni raspored i bez slobodnih dana.

Odjel za ljudske resurse

Obaveze pomoćnika šefa Odjeljenja za ljudske resurse su priprema, dostavljanje, štampanje dokumentacije, odgovaranje na primljene pozive i vođenje radne dokumentacije. Prednosti pozicije su standardizovani raspored rada.

Odjel prodaje

Pomoćnik šefa odjela prodaje mora ovladati osnovama trgovačkog zanata, biti sposoban pronaći kupce i dobavljače, komunicirati sa klijentima i drugim poduzetnicima uključenim u trgovinski sektor.

Glavne kvalitete su komunikacijske vještine i otpornost na stres.

Umetnički direktor

Pomoćnik umjetničkog direktora mora imati umjetnički ukus, komunikacijske vještine sa umjetnicima i kulturnim ličnostima, sposobnost rukovanja dokumentacijom i organiziranje prezentacija, izložbi i raznih vrsta saopštenja za javnost.

Pozicija je pogodna samo za osobe s umjetničkim sklonostima i humanitarnim načinom razmišljanja.

Prednosti i nedostaci rada kao personalni asistent rukovodioca opisani su u sljedećem videu: