Dom Internet Opis poslova pomoćnika direktora preduzeća. Odgovornosti i zahtjevi pomoćnika direktora. Razvoj karijere personalnog asistenta

Opis poslova pomoćnika direktora preduzeća. Odgovornosti i zahtjevi pomoćnika direktora. Razvoj karijere personalnog asistenta

Generalni direktor kompanije ima mnogo odgovornosti. Kako se organizacija razvija, ovaj raspon odgovornosti se širi. Postoji veliki „promet“, na koji menadžer mora da troši vreme umesto da rešava probleme usmerene direktno na razvoj kompanije. To smanjuje efikasnost stručnjaka. Neki poslovi koji ne zahtijevaju visoke kvalifikacije mogu se prenijeti na pomoćnika generalnog direktora.

Funkcija pomoćnika generalnog direktora: osnovne karakteristike

Teško je definisati poziciju pomoćnika generalnog direktora. Činjenica je da se obim odgovornosti ovog specijaliste određuje na osnovu potreba generalnog direktora. Aktivnosti zaposlenog mogu biti fokusirane na jedan aspekt. Pogledajmo pozicije na kojima asistenti rade u praksi:

Službenik. Ovaj stručnjak je odgovoran za rad sa dokumentacijom. Njegovo područje odgovornosti uključuje pozive i razne dnevne zadatke.
Lični asistent. Specijalizovan je za organizaciju radnog dana generalnog direktora, poslovnih sastanaka i konferencija. Specijalista takođe prati menadžera na službenim putovanjima.
zamjenik generalnog direktora. Zaposleni ima pravo da donosi odluke o ograničenom broju pitanja.

U pravilu, u stvarnosti, asistent kombinira funkcije nekoliko stručnjaka. U velikim kompanijama, izvršni direktor može imati dva pomoćnika. Na primjer, neko organizuje radno vrijeme menadžer, a drugi se bavi papirologijom.

Asistent spada u kategoriju menadžera. On odgovara direktno generalnom direktoru. Zahtjevi koji se obično postavljaju zaposlenima:

Više obrazovanje prema relevantnom profilu (na primjer, pravni).
Tri godine radnog iskustva.

Ostali zaposleni, po pravilu, odgovaraju pomoćniku generalnog direktora. Ima široka ovlaštenja: od prava izdavanja naredbi do kontrole rada različitih odjela.

BITAN! Imenovanje pomoćnika nije nimalo pretjerano. Ova mjera omogućava menadžeru da se fokusira na rješavanje problema koji zahtijevaju visoku profesionalnost i kreativnost. „Promet“ se delegira pomoćniku. Ovo značajno povećava efikasnost i generalnog direktora i same kompanije.

Pravna regulativa

Regulisani su poslovi pomoćnika generalnog direktora pravila:

Metodološke preporuke.
Povelja.
Ugovor o radu.
Po naređenju vođe.
Opis posla.

Koje su odgovornosti pomoćnika generalnog direktora?

Odgovornosti pomoćnika generalnog direktora variraju u zavisnosti od veličine kompanije. U malim kompanijama zaposleni su odgovorni za praćenje rada kurira, menadžera i životno održavanje kancelarijskih aktivnosti. U velikim organizacijama generalni direktor obično ima dva pomoćnika. Jedan lični asistent organizuje radni dan menadžera, drugi brine o svim ostalim stvarima. Lista stručnih obaveza može značajno varirati. U svakom slučaju, odgovornosti moraju biti navedene u opisu posla. Pogledajmo listu uzoraka:

Organizacija pregovora, uključujući i telefonski.
Prijem korespondencije.
Organizacija sastanaka i sastanaka: priprema pratećih materijala, praćenje poštovanja propisa, sastavljanje zapisnika, stenografija.
Kontrola izvršenja uputstava generalnog direktora.
Dostavljanje papira upravniku na potpis.
Prijem posjetitelja generalnog direktora.
Organiziranje poslovnih putovanja (na primjer, rezervacija soba, naručivanje karata).
Sigurnost efikasan rad generalni direktor.
Izrada plana radnog dana.
Informativna podrška generalnom direktoru.
Učešće na sastancima i poslovnim sastancima.
Organizacija poslovnih sastanaka.
Organizacija prezentacija.
Izrada izvještaja o troškovima.
Izvršenje ličnih naloga.
Kreiranje baza podataka, virtuelne prezentacije pomoću računara.

Asistent je osoba koja je najbliža izvršnom direktoru. Često njegov radni dan nije standardizovan. Zaposleni rješava širok spektar problema, tako da mora imati odgovarajuće lične kvalitete.

Prava zaposlenih

Pomoćnik generalnog direktora ima sledeća prava:

Upoznavanje sa projektima i odlukama rukovodioca u vezi sa aktivnostima asistenta.
Podobnost potrebne informacije.
Pravo na donošenje odluka u okviru službenih ovlašćenja.

Pomoćniku generalnog direktora mogu se dati veća ovlašćenja. Na primjer, zaposlenik može imati pravo potpisivanja dokumenata.

Odgovornosti dodijeljene asistentu

Odgovornosti koje su dodijeljene asistentu moraju biti navedene u opisu posla. Zaposleni je odgovoran u sledećim slučajevima:

Nepoštivanje uputstava za posao.
Radnje koje krše zakone Ruske Federacije.
Nanošenje štete.

Ako je pomoćnik počinio nedolično ponašanje, vodi se istraga prije nego što se izrekne odgovornost. Potrebno je da se utvrdi stepen krivice. U istrazi učestvuju ključni zaposleni u kompaniji. Na osnovu njegovih rezultata sastavlja se dokument. U zavisnosti od stepena krivice, zaposleniku se može izreći kazna. Asistent također može biti otpušten.

Koje su lične kvalitete potrebne od asistenta?

On lični asistent povjerena široka lepeza zadataka. Neki stručnjaci rade u jednoj oblasti, ali to se ne odnosi na asistenta. Od njega se traži da obavlja više zadataka i da bude svestran. Razmotrimo lične kvalitete koje mora imati pomoćnik generalnog direktora:

Proaktivnost, rad unaprijed.
Sposobnost predviđanja dalji razvoj situacije.
Sprečavanje komplikacija.
Svestranost.
Prilagođavanje okruženju koje se brzo mijenja.
Tečno poznavanje jednog ili više stranih jezika.
Sposobnost rada sa tokovima informacija.
Sposobnost održavanja povjerljivosti.
Sposobnost sistematske analize situacije.
Mogućnost ponude nekoliko rješenja odjednom.
Od srednjeg do naprednog poznavanja računara.
Poznavanje osnova upravljanja vremenom.
Sposobnost koordinacije aktivnosti više zaposlenih.
Diplomacija.
Komunikacijske vještine, sposobnost rješavanja sukoba.
Operativni rad sa velikim količinama informacija.
Dobro pamćenje.
Sposobnost određivanja prioriteta.

Asistent mora biti kompetentan i otporan na stres. Poželjno je poznavanje srodnih specijalnosti (na primjer, poznavanje osnova jurisprudencije).

Kada je generalnom direktoru potreban lični asistent?

Pomoćnik se angažuje ako je generalnom direktoru dodijeljena velika lista odgovornosti. Čak i ako se menadžer nosi sa postojećim zadacima, veliki dio „promet“ može usporiti rad. Asistent se angažuje za obavljanje svakodnevnih poslova. Po pravilu, ovi zaposlenici se pozivaju u velike kompanije. Direktori malih organizacija mogu sami obaviti sav posao.

Opis posla pomoćnik menadžera daje predstavu o listi obaveza zaposlenika koji se prijavljuje za određeno radno mjesto. DI je pravno značajan dokument. Sastoji se od četiri osnovna i nekoliko sporednih odjeljaka, a ujedno je i jedan od najvažnijih internih dokumenata preduzeća koji reguliše radne odnose.

Primjer opisa posla za pomoćnika menadžera

1. Osnovne odredbe

Pomoćnik direktora se zapošljava i razrješava naredbom direktora preduzeća.
Pomoćnik je operativno podređen relevantnom rukovodiocu.
Za vrijeme prinudnog odsustva (bolest, službeni put i sl.), poslove pomoćnika privremeno se dodjeljuju sekretaru direktora preduzeća.

Pomoćnik direktora mora ispunjavati sljedeće standarde kvalifikacija:

završeno visoko obrazovanje;
Iskustvo u radu kao asistent, sekretar ili izvršni asistent;
poznavanje osnova kancelarijske opreme i kompjuterskih programa;
dobro poznavanje poslovnog engleskog.

Pomoćnik menadžera mora razumjeti:

osnovni standardi kancelarijskog rada;
osnove pregovaranja sa partnerima kompanije;
Računalni programi traženi u uredu;
posao engleski jezik na nivou koji je dovoljan da pomogne direktoru u pregovorima i prepisci;
održavanje toka dolazne i odlazne korespondencije u skladu sa opšteprihvaćenim poslovnim standardima;
interne akte društva kojima se uređuju pitanja iz njegovog delokruga;
hijerarhija kompanije i njena struktura;
stenografske tehnike;
Pravila ruskog jezika u vezi sa dokumentacijom bez grešaka;
pravila za korištenje uredske opreme;
standardima poslovni bonton.

Pomoćnik upravnika se rukovodi:

važeći zakoni Ruske Federacije;
interni dokumenti kompanije;
tačke ovog opisa posla.

2. Funkcije

Funkcije pomoćnika menadžera:

Pomaganje menadžeru u pregovorima i sastancima.
Koordinacija aktivnosti sa pomoćnicima drugih rukovodilaca za organizovanje zajedničkih radnih sastanaka i konferencija.
Pregled dokumenata i prepiske zajedno sa sekretaricom menadžera, kao i njena početna obrada.
Pomaganje menadžeru u sastancima i komunikaciji sa inostranim partnerima.
Organizacija optimalnog prijema posetilaca.
Pomaganje menadžeru u planiranju njegovog poslovnog rasporeda.
Priprema rezimea i drugih dokumenata na osnovu rezultata sastanaka i konferencija.
Saopštavanje naloga direktora zaposlenima kompanije u granicama njegove nadležnosti.
Obavljanje radnih zadataka od menadžera.
Zamjena rukovodioca na sastancima za vrijeme njegovog prinudnog odsustva je u njegovoj nadležnosti.
Praćenje ispravnosti toka dokumenata u okviru svoje nadležnosti.
Prikupljanje informacija i priprema dokumentacije po nalogu rukovodioca, u okviru njegove nadležnosti.
Obezbjeđivanje mjera za održavanje ureda upravnika i njegovog radnog mjesta u radnom stanju.
Informisanje menadžera o mogućim problemima u poslovanju kompanije.

3. Odgovornost

Pomoćnik direktora ima sljedeće dužnosti:

Za štetu koju je kompanija pretrpjela zbog njegovih nestručnih radnji - u granicama propisanim radnim zakonodavstvom.
Za otkrivanje internih podataka kompanije i druge povrede poslovnih normi - u granicama utvrđenim zakonom i aktima društva.
Za nepravilno obavljanje radnih funkcija - u granicama utvrđenim relevantnim službenim dokumentima kompanije.
Za povrede zakona do kojih je došlo tokom vršenja službene dužnosti - u skladu sa važećim zakonskim propisima.

4. Prava

Za obavljanje radnih funkcija pomoćnik rukovodioca ima sljedeća prava:

Informišite menadžera o mogućnostima za optimizaciju obavljanja svojih radnih obaveza.
Primaju službene dokumente kompanije, uključujući i povjerljive, neophodne za uspješno obavljanje njihovih funkcija.
Primajte informacije, u okviru svoje nadležnosti, od drugih zaposlenih u kompaniji.
Daje naloge u ime rukovodioca, u slučajevima kada su dobili odgovarajuća direktna uputstva.
Potvrdite dokumente u granicama svoje nadležnosti.
Pratiti proces implementacije relevantnih radnih naloga rukovodioca od strane zaposlenih u kompaniji.
Učestvujte na radnim sastancima direktora.
Zastupati rukovodioca na poslovnim sastancima u slučaju njegove privremene odsutnosti.
Zahtevati od menadžmenta kompanije da stvori uslove neophodne za kvalitetno obavljanje svojih radnih obaveza.
Primajte beneficije i nagrade u skladu sa pravilima organizacije.

Zašto vam je potreban opis posla?

Uputstvo je standardni dokument unutar kompanije koji se odnosi na izgradnju radnih odnosa između zaposlenih. Omogućava vam da jasno definirate opseg funkcija i odgovornosti pomoćnika menadžera. Osim toga, kao pravno značajan dokument, pomaže da se utvrde stavovi strana u mogućim pravnim sporovima.

Za menadžera, DI, ako je pravilno napisan, predstavlja dobar alat za izgradnju radnih odnosa bez problema sa njegovim pomoćnikom. A ovaj dokument pomaže asistentu da identifikuje opseg svojih radnih obaveza i odgovornosti koje se od njega očekuju kada se zaposli.

I za pomoćnika i za rukovodioca, instrukcije imaju izuzetno važnu ulogu, koja se svodi na minimiziranje posljedica radnih sukoba.

Šta treba uzeti u obzir pri pisanju CI

Jedinstvena forma opisa poslova još uvijek nije propisana zakonima. Ovo otvara prostor firmama da budu kreativne, posebno u opisima poslova. Međutim, postoje neki općenito prihvaćeni standardi za pisanje DI, oni se uglavnom odnose na broj i nazive odjeljaka:

Navedenim stavkama mogu se dodati i dodatne stavke koje uključuju, na primjer, opis uslova rada. Izvodljivost njihovog uključivanja utvrđuje menadžment kompanije.

Osnovne odredbe

Ovdje su navedeni kvalifikacijski zahtjevi za zaposlenog. Za radno mjesto asistenta bit će važno napomenuti iskustvo u rukovanju kancelarijskom opremom, neophodan set kompjuterskih programa, kao i po potrebi dobro poznavanje stranog jezika. U rubrici se standardno navodi i ko angažuje pomoćnika i kome odgovara, kao i čime treba da se rukovodi prilikom obavljanja svojih funkcija.

Ako direktor ima nekoliko pomoćnika, onda je bolje sastaviti DI za svakog od njih, navodeći posebne pojedinačne odgovornosti.

Funkcije

Sadržaj ovog odeljka posvećen je što detaljnijem navođenju funkcija koje se očekuju od pomoćnika menadžera. Obično opisuju niz odgovornosti koje su bliske sekretarskim dužnostima, ali su više vezane za komunikaciju s ljudima, a manje za obradu dolaznih poziva i pisama. Također je važno uzeti u obzir posebnosti rada kompanije, jer engleski nije svugdje potreban.

U mnogim kompanijama funkcije izvršnih pomoćnika obavljaju sekretari ili pomoćnici. Stoga je potrebno jasno opisati šta sam menadžer očekuje od pomoćnika: on će biti zamjena za sekretara ili će obavljati neke dodatne dužnosti.

Odgovornost

U ovom odeljku navodi se opseg odgovornosti zaposlenih za kršenje ruskih zakona i pravila kompanije, otkrivanje podataka i druga kršenja. Obično se u odeljku ne navode konkretne mjere odgovornosti jer mogu se materijalno utvrditi samo u toku radnog i pravnog postupka.

Prava

Ovo opisuje skup prava pomoćnika menadžera. Obično je prilično standardan i razlikuje se samo zbog specifičnosti kako same kompanije, tako i odgovornosti određenog asistenta.

Nakon sastavljanja i odobravanja uputstva, ona se štampaju u količinama jednakim broju asistenata. Obično se štampaju na memorandumu kompanije, čime se poštede nepotrebnih muka vezanih za unos podataka u dokument o kompaniji i njenom direktoru. U završnoj fazi potpise i njihove transkripte stavljaju i sam upravnik i njegov pomoćnik. Mogu se dodati i potpisi osoba sa kojima je dogovoreno ovo imenovanje. Pečat kompanije nije potreban u ovom dokumentu.

Opis posla za pomoćnika menadžera

Opis posla za pomoćnika menadžera kreiran je radi racionalizacije radnih odnosa. Dokument opisuje funkcionalne dužnosti, odgovornosti i prava zaposlenog.

Položaj „pomoćnika menadžera“ u različitim organizacijama može se nazvati različito: lični pomoćnik direktora, pomoćnik direktora, sekretar.

Uzorak tipičnog opisa posla za pomoćnika menadžera

I. Opće odredbe

1. Pomoćnik rukovodioca imenuje se i razrješava nalogom rukovodioca organizacije.

2. Pomoćnik direktora odgovara direktno rukovodiocu kompanije.

3. Za vreme odsustva pomoćnika rukovodioca, njegova prava i funkcionalne odgovornosti se prenose na drugog službenika, kako je navedeno u nalogu za organizaciju.

4. Za pomoćnika rukovodioca postavlja se lice sa visokom stručnom spremom i najmanje godinu dana iskustva na sličnim poslovima.

5. Pomoćnik upravnika se u svojim aktivnostima rukovodi:

zakonodavstvo Ruske Federacije;
Interni propisi o radu, Statut i drugi propisi preduzeća;
naredbe i uputstva rukovodstva;
ovaj opis posla.

6. Pomoćnik upravnika mora znati:

utvrđena procedura za postupanje sa dokumentima u organizaciji;
pravila poslovne komunikacije i bontona;
postupak vođenja izvještajne dokumentacije;
pravila za korištenje uredske i komunikacijske opreme;
osnove rada u uređivaču teksta, tabele;
osnove kancelarijskog rada;
organizaciona struktura preduzeća;
postupak zaključivanja i izvršenja ugovora.

II. Poslovna zaduženja pomoćnika rukovodioca

Pomoćniku upravnika dodeljuju se sledeće funkcionalne odgovornosti:

1. Planiranje radnog dana menadžera: izrada i koordinacija rasporeda sastanaka, posjeta, poziva, prijema i drugih radnji.

2. Lična pratnja rukovodioca na sastancima, prijemima i putovanjima.

3. Tehnička podrška za rad menadžera: naručivanje karata, prevoz; organizacija pregovora i sastanaka.

4. Vođenje zapisnika i drugih dokumenata koji evidentiraju napredak i rezultate sastanaka, sjednica, pregovora.

5. Obavještavanje zaposlenih strukturne podjele organizovanje instrukcija, naredbi upravljanja i praćenje njihove implementacije.

6. Prikupljanje informacija, priprema i davanje rukovodstvu analitičkih, informativnih, referentnih i drugih izvještaja.

7. Obavljanje kancelarijskog posla, primanje korespondencije upućene menadžeru.

8. Registracija posjetilaca za lični termin kod menadžera, organizovanje njihovog prijema.

9. Prijem dokumenata i prijava za potpis od strane menadžera, njihova registracija, računovodstvo i prenos menadžeru.

10. Sastavljanje pisama, zahtjeva i drugih dokumenata u ime uprave.

11. Priprema sastanaka, sastanaka, sastanaka koje održava menadžer. Prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje učesnika o vremenu, lokaciji i dnevnom redu.

12. Obavljanje službenih zadataka rukovodioca.

III. Prava

Pomoćnik upravnika ima pravo:

1. Primite informacije u obimu potrebnom za obavljanje dodijeljenih zadataka.

2. Poslati prijedloge menadžmentu za poboljšanje njihovog rada i racionalizaciju aktivnosti kompanije.

3. Pošaljite zahtjeve odjeljenjima organizacije (u ime menadžera ili na ličnu inicijativu) za pribavljanje dokumenata neophodnih za obavljanje njegovih službenih dužnosti.

4. Zahtevati da rukovodstvo ustanove stvori uslove neophodne za njeno sprovođenje službene dužnosti.

5. Donosite nezavisne odluke u okviru svoje nadležnosti.

6. Imati pristup povjerljivim informacijama kada se ukaže poslovna potreba.

IV. Odgovornost

1. Pružanje lažnih informacija zaposlenima u organizaciji.

2. Nepravilno obavljanje službene dužnosti.

3. Nanošenje materijalne štete organizaciji, državi, njenim suradnicima i zaposlenima.

4. Kršenje rokova za izvršenje postavljenih zadataka.

5. Kršenje odredbi upravljačkih dokumenata, odluka, pravilnika organizacije.

6. Otkrivanje poslovne tajne, ličnih podataka, povjerljivih informacija.

7. Radnje izvan djelokruga njegove nadležnosti.

8. Kršenje radne discipline, sigurnosnih propisa, internog radnog pravilnika, zaštite od požara.

9. Kršenje standarda poslovnog bontona, nepristojan odnos prema poslovnim partnerima, posjetiocima i zaposlenima u organizaciji.

Opis poslova pomoćnika rukovodioca - uzorak

Opis posla za pomoćnika menadžera - dokument koji jasno definiše specifičnosti poslova koje zaposleni obavlja na odgovarajućem radnom mjestu, jer može uključivati širok spektar odgovornosti. Reći ćemo vam na što treba obratiti pažnju prilikom sastavljanja uputa u našem članku.

Ko je pomoćnik menadžera?

Radno mjesto “Pomoćnik generalnog direktora” može podrazumijevati vrlo različite radne funkcije. Zaposlenik kompanije koji radi na ovoj poziciji može u praksi biti:

aktuelni zamjenik direktora kompanije za određene grupe pitanja (na primjer, pravna);
lični sekretar direktora.

Proučimo detaljnije karakteristike uputa za svaku od pozicija.

Opis poslova za pomoćnika generalnog direktora (zamjenika)

U uputstvima pomoćnika direktora o određenoj grupi pitanja prije svega stoji da ovaj službenik:

pripada kategoriji menadžera;
direktno izveštava generalnom direktoru.

Po svojim ovlaštenjima, takav specijalista je zapravo jednak zamjeniku direktora kompanije. Zahtjevi za ovog radnika su prilično visoki kvalifikacioni zahtevi:

dostupnost visokog obrazovanja u specijalizovanoj oblasti (na primjer, pravno);
dugo radno iskustvo - 3 godine ili više.

Osim toga, upute za ovog stručnjaka navode listu izvora koje bi trebao slijediti. U pravilu se radi o veoma složenom skupu dokumenata: može uključivati zakonske propise koji se odnose i na opšte i na posebne zakone iz oblasti delatnosti kompanije, lokalni akti, metodološki, edukativni materijali, izvori koji odražavaju praksu provođenja zakona.

Pomoćnik direktora za posebnu grupu pitanja često ima podređene druge zaposlene i ima veliki broj ovlašćenja da organizuje poslovne događaje, izdaje naredbe i uputstva i prati rad različitih službi kompanije.

Uputstvo za personalnog asistenta direktora

Radno mjesto izvršnog pomoćnika može odgovarati i mjestu sekretara koji obavlja poslove u prijemnom prostoru.

IN opis posla pomoćnika direktora, obavljajući ovu funkciju, može se zabilježiti da:

pripada kategoriji specijalista;
odgovara ne samo generalnom direktoru, već i rukovodiocu službe za upravljanje kadrovima, u smislu sekretarskih funkcija.

Dakle, pomoćnik direktora sa statusom sekretara ima nesrazmjerno manja ovlaštenja od specijaliste čije radne funkcije odgovaraju zamjeniku generalnog direktora. Ovo unaprijed određuje znatno manje stroge kvalifikacijske zahtjeve za ovog zaposlenika. U pravilu, za obavljanje radnog mjesta dovoljno je da ima srednju stručnu spremu, a uslovi za radno iskustvo za sekretara se ne mogu u načelu utvrditi.

Lista izvora koje sekretar mora da prati je takođe znatno uža nego u slučaju stvarnog zamenika direktora. Po pravilu je reč o opštim pravnim normama, kao i lokalnim aktima koji direktno regulišu rad sekretara.

Pomoćnik generalnog direktora preduzeća, koji obavlja poslove sekretara, najčešće nema podređene druge zaposlene. Međutim, može mu se dati ovlaštenje da šalje zahtjeve i naloge drugim zaposlenima ako je to neophodno za obavljanje njegovih radnih funkcija.

Gdje preuzeti primjer opisa posla za pomoćnika direktora

Kako se u praksi pod pomoćnikom direktora preduzeća može podrazumijevati ili njegov zamjenik ili sekretar (2 radna mjesta koja su različita po radnim funkcijama i ovlaštenjima), dajemo primjere instrukcija za zaposlene koji zauzimaju svako od ovih pozicija.

Skinuti opis poslova pomoćnika direktora, obavljajući radnu funkciju sekretara, možete ovdje.

Rezultati

Pomoćnik menadžera je pozicija koja može značiti vrlo različite radne funkcije. Za poslodavca je važno, prvo, da ih vrlo jasno definiše, a drugo, da ih konsoliduje izdavanjem opisa poslova.

Značajke sastavljanja drugih uputa možete proučiti u člancima:

Opis poslova pomoćnika (pomoćnika) generalnog direktora, dužnosti pomoćnika (pomoćnika) generalnog direktora, uzorak opisa poslova pomoćnika (pomoćnika) generalnog direktora

Poslovna zaduženja pomoćnik (pomoćnik) generalnog direktora– ovo je prije svega pomoć izvršnom direktoru kompanije. Opis posla pomoćnika (pomoćnika) generalnog direktora može uključivati posebne zahtjeve (na primjer, poznavanje dva strani jezici) i odgovornosti. U svakom slučaju, uzorak opisa posla za pomoćnika (pomoćnika) generalnog direktora pomoći će vam u izradi kadrovskog dokumenta.

Opis poslova pomoćnika generalnog direktora
(Opis poslova za pomoćnika generalnog direktora)

ODOBRIO sam
CEO
Prezime I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Opšte odredbe

1.1. Pomoćnik (pomoćnik) generalnog direktora spada u kategoriju specijalista.
1.2. Pomoćnik (pomoćnik) generalnog direktora imenuje se i razrješava nalogom generalnog direktora društva.
1.3. Pomoćnik generalnog direktora odgovara direktno generalnom direktoru kompanije.
1.4. Za vrijeme odsutnosti pomoćnika (pomoćnika) generalnog direktora, njegova prava i odgovornosti prenose se na drugog službenika, kako je objavljeno u nalogu organizacije.
1.5. Na zvanje pomoćnika (pomoćnika) generalnog direktora postavlja se lice koje ispunjava sledeće uslove: stručna sprema - viša ili nepotpuna visoka stručna sprema, iskustvo na sličnim poslovima od najmanje godinu dana, poznavanje kancelarijske opreme (faks, fotokopir aparat, skener , štampač), Microsoft Office programi (Word, Excel), kancelarijski rad.
1.6. Pomoćnik (pomoćnik) generalnog direktora se u svojim aktivnostima rukovodi:
— zakonodavni akti Ruske Federacije;
— Statut društva, interni pravilnik o radu i drugi propisi društva;
— naredbe i uputstva rukovodstva;
- ovaj opis posla.

2. Poslovna zaduženja pomoćnika (pomoćnika) generalnog direktora

Pomoćnik generalnog direktora obavlja sledeće poslove: poslovne obaveze:
2.1. Planira radni dan generalnog direktora (sastanci, pozivi, prijemi itd.).
2.2. Pruža tehničku podršku aktivnostima generalnog direktora (naručivanje prevoza, karata; organizovanje sastanaka, pregovora itd.)
2.3. Prati generalnog direktora na sastancima, na putovanjima itd.
2.4. Učestvuje u pregovorima, poslovnim sastancima, specijalnim prijemima; vodi zapisnike i druge dokumente kojima se dokumentuje napredak i rezultati sastanaka i pregovora.
2.5. U ime generalnog direktora koordinira pojedinačna pitanja sa zaposlenima u strukturnim odeljenjima, saopštava im uputstva i naloge rukovodioca; kontroliše izvršenje instrukcija i naloga.
2.6. Prikuplja materijale i informacije potrebne generalnom direktoru, priprema analitičke, informativne, referentne i druge materijale i dostavlja ih direktoru.
2.7. Obavlja kancelarijski rad, prima korespondenciju primljenu na razmatranje od strane generalnog direktora, prihvata dokumente i lične izjave na potpis generalnog direktora, vodi njihovu evidenciju i registraciju i prenosi ih menadžeru.
2.8. Zakazuje termin sa menadžerom i organizuje prijem posetilaca.
2.9. U ime generalnog direktora izrađuje nacrte pisama, zahtjeva i drugih dokumenata.
2.10. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava generalni direktor (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje učesnika o vremenu i mjestu održavanja sjednice, dnevnom redu, njihovoj registraciji), vodi i sastavlja zapisnike sjednica i sastanaka.
2.11. Obavlja pojedinačne službene poslove generalnog direktora.

3. Prava pomoćnika (pomoćnika) generalnog direktora

Pomoćnik (pomoćnik) generalnog direktora ima pravo:
3.1. Primati informacije, uključujući i povjerljive informacije, u obimu potrebnom za rješavanje dodijeljenih zadataka.
3.2. Podnesite prijedloge menadžmentu za poboljšanje vašeg rada i rada kompanije.
3.3. Tražiti lično ili u ime menadžera od odjela preduzeća i drugih stručnjaka informacije i dokumente potrebne za obavljanje njegovih službenih dužnosti.
3.4. Zahtijevajte od menadžmenta da stvori normalne uslove za obavljanje službenih dužnosti i sigurnost svih dokumenata nastalih kao rezultat aktivnosti kompanije.
3.5. Donosite odluke u okviru svoje nadležnosti.

4. Odgovornost pomoćnika (pomoćnika) generalnog direktora

Pomoćnik (pomoćnik) generalnog direktora odgovoran je za:
4.1. Za neizvršavanje i/ili neblagovremeno, nesavjesno obavljanje službene dužnosti.
4.2. Za nepoštivanje važećih uputstava, naredbi i propisa o čuvanju poslovne tajne i povjerljivih informacija.
4.3. Za kršenje pravilnika o radu, radne discipline, pravila sigurnosti i zaštite od požara.

Opis posla: uslovi za pomoćnika rukovodioca, njegova ovlašćenja i prava + saveti za korišćenje njegovih prava

Prilikom formiranja osoblja, rukovodilac bilo koje organizacije mora obavijestiti zaposlenog zaposlenika o njegovim službenim obavezama. Prilikom pisanja uputstava, menadžer mora održavati redosljed svojih odjeljaka i specifičnu strukturu.bKarakteristike profesije obično su opisane, naznačene službeni stav zaposleni u strukturi, zahtjevi, njegova prava i odgovornosti. Pomoćnik menadžera, kao i ostali zaposleni u organizaciji, dužan je da postupa i poštuje sve zahtjeve ovog dokumenta.

Priručnik je napisao menadžer prema utvrđenim standardima i ne bi trebao kršiti Zakon o radu Ruske Federacije. Mora biti dogovoren sa relevantnim službama (advokat, šef kadrovske službe), upoznati sa kandidatom za poziciju i potpisan od strane obe strane. Međutim, neki advokati ne smatraju postojanje takvog dokumenta obaveznim za formalizaciju službenih odnosa.

Izvodljivost opisa posla

pomoć menadžeru u njegovim svakodnevnim aktivnostima;
maksimalne informacije o odgovornostima, funkcijama, zahtjevima zaposlenih;
u slučaju suđenja, lakše će se dokazati neadekvatnost za obavljanje funkcije;
nedostatak detaljnih informacija u ugovoru o konkretnim funkcijama i direktnim odgovornostima određenog zaposlenog;
omogućava kandidatu za poziciju da obrazloženo odbije zbog neispunjavanja uslova za poziciju;
omogućava vam da razgraničite odgovornosti između zaposlenih u organizaciji;
omogućava vam da procenite aktivnosti svakog zaposlenog;

Posjedovanje instrukcija je korisno i za samog asistenta. On jasno zna svoja prava i odgovornosti. Nije dužan da obavlja funkcije koje nisu navedene u uputstvu.

Regulatorno-pravni okvir za izradu opisa poslova

U osnovi izgleda ovako:

važeće zakonodavstvo Ruske Federacije;

Zakonodavstvo dozvoljava da se zaposleniku dodijele bilo koje funkcije ako mu se vjeruje i ima dovoljno znanja, iskustva i kvalifikacija za rješavanje takvih problema. Imajte na umu da menadžer mora formalizirati ovlaštenje po vlastitom nalogu.

Opis posla se sastavlja uzimajući u obzir specifičnosti radnog mjesta i utvrđuje raspon odgovornosti. Trebalo bi da odražava posao koji je stvarno obavljao pomoćnik menadžera.

interna dokumenta:
statut organizacije, naredbe upravljanja, interna pravila i ponašanje.

Pomoćnik se mora brzo snalaziti u regulatornom okviru koji reguliše njegove aktivnosti i rad službenika koji su mu podređeni. On treba da prouči savezno, regionalno zakonodavstvo i regulatorna dokumenta organizacije.

Glavni dijelovi opisa poslova

Struktura je predstavljena u državnim referentnim knjigama o kvalifikacijama zaposlenih. Sadrži sve osnovne uslove za pomoćnika menadžera i ukazuje na njegovo mjesto u strukturi organizacije.

Glavne komponente uputstva:

njegove opšte odredbe. Propisuju se uslovi za upis u kadrove, postupak razrješenja, subordinacija u organizaciji i pravila za zamjenu pomoćnika u njegovom odsustvu. Navedeni su nivoi kvalifikacija, obrazovanja, vještina, iskustva;
zahtjeve i njegove vještine;
poslovne obaveze. Glavne funkcije asistenta su jasno naznačene;
ovlasti. Ovim stavom se utvrđuje stepen kompetencije i prava asistenta;
odgovornost. Propisuje se opšti nivo posebne odgovornosti za greške i povrede učinjene u radu i navodi se njihova lista (na zahtjev rukovodioca);
veze za radnu poziciju. Odjeljak definira krug službene interakcije sa ostalim članovima tima. Naznačeno je s kim i po kojim konkretnim pitanjima je potrebna saradnja.

Pogledajmo svaki odjeljak detaljnije.

Opće odredbe

asistent - specijalista koji mu pomaže u tehničkim i dokumentarnim pitanjima;
imenovanje na poziciju i razrješenje s nje vrši se naredbom šefa organizacije;
u procesu rada pomoćnik poštuje naloge i uputstva samo rukovodioca;
za vrijeme njegovog odsustva obezbjeđuje se odgovarajuća zamjena, naznačuje mjesto njegove zamjene i izdaje se nalog organizaciji da ga zamijeni;
Asistent mora imati specijalizirano visoko obrazovanje. Minimalno dvije godine relevantnog iskustva. Prilikom zapošljavanja može biti potrebna dodatna obuka.

Zahtjevi

Pozicija izvršnog asistenta može uključivati vrlo različite funkcije.

Osoba koja u praksi obavlja ovu funkciju može biti:

u stvari, njegov zamjenik i odgovara direktno menadžeru i samo njemu. Često pod sobom ima i druge zaposlene;
lični asistent. Obavlja poslove sekretara i nalazi se u prijemnom prostoru. Istovremeno, on odgovara ne samo rukovodiocu, već i šefu kadrovske službe u pogledu funkcija sekretarijata.

Takav pomoćnik ima mnogo manje prava i ovlasti od specijaliste čije funkcije odgovaraju zamjeniku direktora. On možda ima srednje obrazovanje u svojoj specijalnosti možda nije ni potrebno.

Pogrešno je identifikovati naznačene pozicije. Jedna uključuje obavljanje uglavnom pomoćnih funkcija, a pomoćnik rukovodioca obavlja organizacione i administrativne funkcije.

Osnovni uslovi za asistenta sa organizacionim i administrativnim funkcijama:

ispunjava uslove iz ugovora o radu, opis poslova;
poznaju pravila korporativnog bontona i poslovne komunikacije;
detaljno poznavati tok dokumenata, izvještajnu dokumentaciju i organizacionu strukturu;
kompetentno voditi poslovne pregovore;
biti u stanju sastaviti važne dokumente;
informisati rukovodioca u oblasti podnošenja važnih izvještaja;
rade na računaru, koriste kancelarijsku opremu (skener i štampač) za obavljanje svojih direktnih dužnosti;
poželjno poznavanje stranih jezika (na nivou komunikacije);
biti u stanju sastaviti standardne ugovore.

Rukovodilac preduzeća, uzimajući u obzir važnost pozicije svog pomoćnika, može dopuniti navedenu listu, uzimajući u obzir specifičnosti organizacije i njegovog rada.

Odgovornosti pomoćnika menadžera

Asistent ima mnogo obaveza dok radi direktno sa menadžerom.

Glavne odgovornosti su sljedeće:

striktno pridržavati svih uputstava i naredbi uprave;
planirajte menadžerovu dnevnu rutinu za sljedeći dan. Razviti i uskladiti vrijeme posjeta i prijema. Blagovremeno dostaviti raspored menadžeru;
prati menadžera na prijemima i na putovanjima;
primati posjetioce, kreirati liste posjeta rukovodstva, odgovarati na telefonske pozive i dostavljati razne potvrde u skladu sa svojim ovlaštenjima;
podrška aktivnostima menadžera, rješavanje tehničkih problema (organizacija pregovora, sastanaka, rezervacija karata, rezervacija hotela);
priprema sastanke, sastanke, sastanke uprave, obavještava sve učesnike o dnevnom redu i vremenu održavanja sastanka;
vodi zapisnike o napretku i rezultatima sastanaka, sastanaka, pregovora, dokumentuje njihove rezultate;
koordinira rad odjeljenja i odjeljenja organizacije, prema uputstvima i naredbama rukovodioca;
obavještava rukovodstvo rukovodiocima strukturnih odjela, kontroliše vrijeme njihovog sprovođenja;
Primati, registrovati dokumente i prijave koje je upravnik dostavio na potpis i predati ih upravniku;
priprema pisma, molbe i druge dokumente u ime rukovodioca;
obezbjeđuje računovodstvo punomoćja izdatih od strane direktora;
samostalno komunicirati sa zaposlenima u odjelima i drugim organizacijama, rješavati niz novonastalih pitanja koja se mogu riješiti bez menadžera;
dobiti potrebne informacije - prikupiti potrebnu dokumentaciju na zahtjev rukovodioca;
pripremaju vizuelna pomagala i dokumentaciju neophodnu za održavanje sastanaka;
organizuje kancelarijski rad, rukovodi, kontroliše rad kancelarijskih radnika;
primati, registrovati i prezentovati menadžeru prepisku koja se šalje menadžeru;
komunicirati sa posjetiocima. Upoznajte se sa klijentima, osobljem organizacije, vodite evidenciju i organizujte lični prijem posetilaca kod menadžera. Također odgovara na njihova pitanja, koja on može sam riješiti.

Projektni zadaci

Osnovna ovlašćenja i prava asistenta:

registruju, potpisuju dokumente u granicama svoje nadležnosti;
dobiti pristup informacijama koje su zatvorene za širu javnost o poslovnoj potrebi;
studijska dokumenta vezana za vas profesionalna aktivnost;
poznaju strukturu, upravljanje svim odjeljenjima organizacije;
— sastavlja pisma, zahtjeve, druga dokumenta, priprema odgovore na zahtjeve (u ime rukovodioca);
zahtijevaju od predstavnika strukturnih odjela potrebne dokumente i materijale, pribavljaju informacije u obimu potrebnom za obavljanje svojih neposrednih dužnosti;
upoznaje se sa donesenim odlukama, nalozima i uputstvima rukovodioca;
učestvovati na sastancima i sastancima lidera organizacija;
podnese zahtjev rukovodiocu za dozvolu dostavljanja važnih dokumenata strukturnim jedinicama;
podnosite prijedloge za poboljšanje vašeg rada i aktivnosti kompanije;
organizovanje radnog mesta menadžera, stvaranje uslova za uspešan i efikasan rad.

Uzimajući u obzir specifičnosti same organizacije i karakteristike rada asistenta, predložena lista ovlaštenja i prava može se promijeniti, značajno proširiti ili, obrnuto, smanjiti.

Obično su završni stav odredbe o mjerama odgovornosti koje se izriču zaposlenom.

Odgovornosti asistenta

Kazne za kršenje ugovora, opisa poslova, internih propisa, zakona treba da budu samo u skladu sa važećim zakonima. Obično je stepen odgovornosti regulisan Zakonom o radu Ruske Federacije.

Pomoćnik direktora je odgovoran za:

nepravilno obavljanje službenih dužnosti, odbijanje vršenja;
kršenje rokova za završetak traženog posla;
kršenje naredbi, odluka, rješenja načelnika;
radnje koje nisu u njihovoj nadležnosti;
neprijateljski, nepristojan odnos prema partnerima organizacije, posjetiocima, zaposlenima, nepoštivanje poslovne komunikacije i bontona;
primijenjeno materijalna šteta organizacija, njeni izvođači, zaposleni;
davanje lažnih informacija zaposlenima;
nedovoljna kontrola nad aktivnostima podređenih zaposlenih;
otkrivanje ličnih podataka, povjerljivih informacija kojima je pristup ograničen.

Kazne su predviđene za:

neobavljanje službene dužnosti u potpunosti ili nedovoljno savjesno (prema Zakon o radu RF);
krivična djela (prema zakonu: upravni, građanski, krivični);
prouzrokovao materijalnu štetu (prema Zakonu o radu i Građanskom zakonu Ruske Federacije).

Predviđena kazna može biti u vidu lišenja materijalne naknade, pa i otkaza. Na kraju dokumenta treba da budu vize zaposlenih koji ga odobravaju i potpis pomoćnika direktora.

Rukovodilac organizacije izrađuje uputstva, koja odobravaju: pravnik, šef kadrovske službe i zaštita rada. Nakon unošenja izmjena i dopuna, upravnik odobrava. Navedena je njegova pozicija, prezime (sa obrazloženjem), datum odobrenja i potpis.

Njegov potpis potvrđuje saglasnost sa izmenama i dopunama i legalnost ovog dokumenta.

Zaključak

Radno mjesto pomoćnika direktora je veoma višestruko, odgovorno, posebno mjesto. On odgovara direktno samo menadžeru i mora besprijekorno izvršavati sve njegove upute - glavna stvar u njegovom poslu. Povećao je odgovornost za nepošten odnos prema poslu. U tom slučaju posljedice mogu imati za posljedicu štetu i za samog poslodavca.

Asistent mora imati posebne lične kvalitete: posvećenost u obavljanju svojih funkcija, savjesnost, društvenost, biti zahtjevan prema sebi, biti sposoban da komunicira sa velikim brojem ljudi. Mora imati određenu urođenu karizmu i šarm.

Detaljno smo ispitali komponente uputstava, opseg odgovornosti, funkcije i zahtjeve. Mogu se dodati i pojasniti u zavisnosti od specifičnosti i veličine organizacije. Glavna stvar je da instrukcije mora sastaviti menadžer i dogovoriti ih s relevantnim službama. Kandidat za ovu poziciju mora biti upoznat sa njom pod ličnim potpisom i poželjno je da je primi na ruke.

Svakom menadžeru je potreban poslovni pomoćnik, kojem, kada upravlja velikom kompanijom, može povjeriti obavljanje mnogih svojih dužnosti. To mora biti osoba sa potrebnim znanjem, vještinama i kompetencijama, kojoj morate vjerovati u svemu. Asistent je “desna ruka” menadžera, nužno inteligentan, vrijedan, kompetentan, pouzdan pomoćnik, koji ga u odsustvu menadžera u velikoj mjeri može zamijeniti. Ne za ništa kvalifikacioni imenik svrstava ga u specijaliste – menadžera.

Asistent je lice kompanije, vrijedan zaposlenik koji sve radne procese drži pod kontrolom, ne gubeći ništa iz vida, zna da se brzo nosi sa poteškoćama, konfliktima, problemima i preuzima sve organizacione procese. Pomoćnik rukovodioca obavlja svoje radne obaveze pod nadzorom svog neposrednog šefa, kao njegova desna ruka. Pomoćnik obavlja kolosalan broj zadataka različite prirode, oslobađajući na taj način svom šefu vrijeme za globalnije zadatke u kampanji.

Opis posla za pomoćnika menadžera

Opis posla je dokument koji sadrži nekoliko ključnih sekcija: spisak dužnosti, prava i odgovornosti zaposlenih. U uputstvu, koje kandidat za radno mjesto asistenta mora pažljivo proučiti i potpisati, detaljno je navedeno koje su obaveze pomoćnika rukovodioca.

Opće odredbe

Za asistenta se obično postavljaju lica koja imaju visoko obrazovanje, najmanje godinu dana radnog iskustva, poznaju osnove zakonodavstva, poseduju veštine kancelarijskog upravljanja, govore strane jezike, znaju da rade na računaru i brzo kucaju. . Dužnosti pomoćnika direktora zahtijevaju određene lične kvalitete:

marljivost, odgovornost;
pismenost, tačnost;
otpornost na stres, inicijativa;
sposobnost učenja, naporan rad;
pozitivnost, diplomatija;
izdržljivost, upornost;
komunikacijske vještine;
poštenje, lojalnost;
disciplina, organizacija.

Utvrđeni su kvalifikacioni uslovi za pomoćnika rukovodioca profesionalni standard, odobren Naredbom Ministarstva rada od 05.06.2015. br. 276n. Standard definiše sledeće zahteve za zaposlene:

obrazovanje - srednje specijalizirano;
dodatno obrazovanje— program obuke za profesionalnu profesiju;
Nema uslova za iskustvo;
Ne postoje posebni uslovi za prijem na posao.

Funkcije

Profesionalni standard je neophodan da bi ga poslodavac jasno razumio funkcionalni zahtjevi zaposlenom. Ali zakon vam omogućava da birate između zahtjeva standarda i kvalifikacionih priručnika. Rešenjem Ministarstva rada br. 37 od 21. avgusta 1998. godine, u Kvalifikacioni imenik se nalazi radno mesto sekretara rukovodioca. U skladu s njim, poslovi pomoćnika rukovodioca svode se na sljedeće funkcije:

obavljanje poslova na organizacionim i administrativnim poslovima rukovodioca preduzeća;
vođenje evidencije kompanije, izvršavanje instrukcija direktora;
organizovanje procesa prijema posjetilaca, pozivanja i analiziranja prepiske.

Odgovornosti

Nije teško formulisati koje su odgovornosti pomoćnika direktora organizacije: bez obzira na smjer aktivnosti organizacije, funkcije menadžmenta su uglavnom iste. Odgovornosti asistenta uključuju:

izvršavanje ličnih zadataka i zahtjeva šefa;
vođenje dokumentacije;
pratnja šefa na putovanjima i poslovnim događajima;
koordiniranje i distribucija telefonskih poziva, prepiske i posjetitelja;
organiziranje poziva za menadžera;
vođenje korespondencije na papiru i digitalno;
donošenje brzih odluka u hitnim situacijama i pružanje baze informacija šefu;
organiziranje radnih događaja i putovanja za rukovodioca;
praćenje izvršavanja naloga i uputstava nadređenih zaposlenih;
obezbjeđivanje menadžera svim potrebnim materijalima, kancelarijskim materijalom i opremom;
učešće u pregovorima po potrebi;
organizovanje prezentacije kompanije.

Prava

Koje obaveze ima pomoćnik direktora i koja su mu prava određena lokalnim propisima organizacije. Za efikasnije obavljanje direktnog posla, ima smisla u opis posla uključiti pravo na:

daju prijedloge za poboljšanje svog rada i daju menadžmentu projekte za unapređenje rada kompanije;
zahtijevati poštivanje vaših prava prijavljenih ugovor o radu, i stvaranje uslova neophodnih za rad;
donose odluke iz svoje nadležnosti;
primi svu potrebnu dokumentaciju i potrebne podatke za obavljanje službenih dužnosti.

Lista prava se ponekad razlikuje u zavisnosti od vrste aktivnosti.

Odgovornost

Svaki zaposleni ima odgovornost da svoj posao radi kako treba. Nakon što kompanija evidentira koje obaveze pomoćnik rukovodioca ima i upiše ih u opis poslova i druge organizacione propise organizacije, zaposleni odgovara za nepoštenje i nestručnost. Nivo odgovornosti je propisan i podrazumijeva materijalnu, disciplinsku, au nekim slučajevima i krivičnu odgovornost za prekršaje učinjene tokom obavljanja poslova. Odgovornost asistenta može nastati za:

nanošenje materijalne štete organizaciji;
nemar u radu i neispunjavanje obaveza;
obavljanje ličnih poslova tokom radnog vremena;
nepoštovanje pravilnika o internom radu, radnoj disciplini, bezbjednosti i zaštiti od požara;
grubost prema klijentima, zaposlenima i kršenje pravila pristojnosti;
radnje izvan nečije nadležnosti.

Funkcija pomoćnika generalnog direktora: osnovne karakteristike

Službenik. Ovaj stručnjak je odgovoran za rad sa dokumentacijom. Njegovo područje odgovornosti uključuje pozive i razne dnevne zadatke.
Lični asistent. Specijalizovan je za organizaciju radnog dana generalnog direktora, poslovnih sastanaka i konferencija. Specijalista takođe prati menadžera na službenim putovanjima.
zamjenik generalnog direktora. Zaposleni ima pravo da donosi odluke o ograničenom broju pitanja.

U pravilu, u stvarnosti, asistent kombinira funkcije nekoliko stručnjaka. U velikim kompanijama, izvršni direktor može imati dva pomoćnika. Na primjer, jedan organizira radno vrijeme menadžera, a drugi se bavi papirologijom.

Asistent spada u kategoriju menadžera. On odgovara direktno generalnom direktoru. Zahtjevi koji se obično postavljaju zaposlenima:

Visoko obrazovanje u relevantnoj oblasti (na primjer, pravno).
Tri godine radnog iskustva.

Ostali zaposleni, po pravilu, odgovaraju pomoćniku generalnog direktora. Ima široka ovlaštenja: od prava izdavanja naredbi do kontrole rada različitih odjela.

Pravna regulativa

Poslovi pomoćnika generalnog direktora uređeni su propisima:

Metodološke preporuke.
Povelja.
Ugovor o radu.
Po naređenju vođe.
Opis posla.

Koje su odgovornosti pomoćnika generalnog direktora?

Organizacija pregovora, uključujući i telefonski.
Prijem korespondencije.
Organizacija sastanaka i sastanaka: priprema pratećih materijala, praćenje poštovanja propisa, sastavljanje zapisnika, stenografija.
Kontrola izvršenja uputstava generalnog direktora.
Dostavljanje papira upravniku na potpis.
Prijem posjetitelja generalnog direktora.
Organiziranje poslovnih putovanja (na primjer, rezervacija soba, naručivanje karata).
Osiguravanje efikasnog rada generalnog direktora.
Izrada plana radnog dana.
Informativna podrška generalnom direktoru.
Učešće na sastancima i poslovnim sastancima.
Organizacija poslovnih sastanaka.
Organizacija prezentacija.
Izrada izvještaja o troškovima.
Izvršenje ličnih naloga.
Kreiranje baza podataka, virtuelne prezentacije pomoću računara.

Asistent je osoba koja je najbliža izvršnom direktoru. Često njegov radni dan nije standardizovan. Zaposleni rješava širok spektar problema, tako da mora imati odgovarajuće lične kvalitete.

Prava zaposlenih

Pomoćnik generalnog direktora ima sledeća prava:

Upoznavanje sa projektima i odlukama rukovodioca u vezi sa aktivnostima asistenta.
Pravo na primanje potrebnih informacija.
Pravo na donošenje odluka u okviru službenih ovlašćenja.

Pomoćniku generalnog direktora mogu se dati veća ovlašćenja. Na primjer, zaposlenik može imati pravo potpisivanja dokumenata.

Odgovornosti dodijeljene asistentu

Odgovornosti koje su dodijeljene asistentu moraju biti navedene u opisu posla. Zaposleni je odgovoran u sledećim slučajevima:

Nepoštivanje uputstava za posao.
Radnje koje krše zakone Ruske Federacije.
Nanošenje štete.

Koje su lične kvalitete potrebne od asistenta?

Lični asistent je zadužen za širok spektar zadataka. Neki stručnjaci rade u jednoj oblasti, ali to se ne odnosi na asistenta. Od njega se traži da obavlja više zadataka i da bude svestran. Razmotrimo lične kvalitete koje mora imati pomoćnik generalnog direktora:

Proaktivnost, rad unaprijed.
Sposobnost predviđanja daljeg razvoja situacije.
Sprečavanje komplikacija.
Svestranost.
Prilagođavanje okruženju koje se brzo mijenja.
Tečno poznavanje jednog ili više stranih jezika.
Sposobnost rada sa tokovima informacija.
Sposobnost održavanja povjerljivosti.
Sposobnost sistematske analize situacije.
Mogućnost ponude nekoliko rješenja odjednom.
Od srednjeg do naprednog poznavanja računara.
Poznavanje osnova upravljanja vremenom.
Sposobnost koordinacije aktivnosti više zaposlenih.
Diplomacija.
Komunikacijske vještine, sposobnost rješavanja sukoba.
Operativni rad sa velikim količinama informacija.
Dobro pamćenje.
Sposobnost određivanja prioriteta.

Asistent mora biti kompetentan i otporan na stres. Poželjno je poznavanje srodnih specijalnosti (na primjer, poznavanje osnova jurisprudencije).

Kada je generalnom direktoru potreban lični asistent?

Odgovornosti personalnog asistenta rukovodioca

Članci na temu

Lični asistent menadžera je važna figura u organizaciji i u suštini je desna ruka. Uvijek je upoznat sa svim važnim događajima i aktivnostima, kao i sa lokacijom svog neposrednog rukovodioca. Ujedno mu je povjerena velika odgovornost, s kojom će prisustvo određenih vještina pomoći da se nosi. U ovom članku ćemo se osvrnuti na radne obaveze personalnog asistenta i kvalitete potrebne za ovaj posao.

Iz ovog članka ćete naučiti:

ko je lični asistent menadžera?
poslovne obaveze;
lični kvaliteti;
profesionalni kvalitet.

Ko je lični asistent rukovodioca?

dakle, lični asistent menadžera- ko je ovo? Ova pozicija pojavila se na ruskom tržištu rada relativno nedavno. Na osnovu radnih obaveza, možemo rezimirati da je lični asistent isto što i sekretarica menadžera, ali sa proširenim odgovornostima.

Činjenica je da rad personalnog asistenta nije ograničen samo na dužnosti sekretarice: oni uključuju i odgovornosti za zakazivanje, organizaciju događaja itd. Možemo reći da je glavna dužnost personalnog asistenta da rastereti posao menadžera. Odnosno, lični zaposlenik je taj koji obavlja većinu poslova menadžera (naravno, svaki šef pojedinačno određuje opseg).

Ima čak i slučajeva da je izvršni pomoćnik, u stvari, zamjenik, s obzirom na posao koji obavlja. U većini slučajeva, opseg odgovornosti personalnog asistenta, kako je navedeno u opisu posla, znatno je manji nego u praksi.

Poslovna zaduženja

Poslovna zaduženja sekretara regulisani su profesionalnim standardima. Štaviše, ovaj dokument sadrži i listu odgovornosti za zaposlene kao što su pomoćnik sekretara i sekretar menadžera. Poznato je da poštovanje profesionalnih standarda u preduzećima koja nisu u opštinskom i državnom vlasništvu nije obavezno. Međutim, preporuke sadržane u ovoj dokumentaciji odražavaju se u opisu poslova sekretara u privatnim kompanijama.

Pogledajmo šta kaže profesionalni standard o određivanju odgovornosti sekretarice menadžera.

Profesionalni standard ne sadrži takvu profesiju kao lični asistent. Međutim, njegove poslovne obaveze najpotpunije se ogledaju u profesionalnom standardu sekretarice menadžera. Prije svega, podijeljeni su na 2 dijela:

Organizacijska podrška aktivnostima menadžera;
Dokumentaciona podrška za aktivnosti rukovodioca organizacije.

Zauzvrat, organizaciona podrška se sastoji od:

formiranje plana radnog dana za sekretaricu direktora;
organiziranje poziva ( telefonski razgovori) menadžer;
Organizacija poslovnih putovanja;
organiziranje prijema posjetitelja u prijemnom prostoru upravnika;
organizovanje, priprema i servisiranje raznih događaja (sastanci, poslovni sastanci, sastanci itd.);
praćenje izvršenja naloga;
organizovanje i održavanje funkcionalnog radnog prostora u recepciji i kancelariji menadžera.

Navedene dužnosti su poznate i kao izvršno-administrativna podrška, jer u njihovom obavljanju sekretar zapravo obavlja administrativne poslove.

Dokumentaciona podrška uključuje pripremu i izvođenje:

Organizaciona dokumenta;
Upravljačka dokumentacija;
Organizacija rada s dokumentima;
Current skladištenje kućišta;
Obrada sanduka za naknadno skladištenje.

Takođe, dužnosti personalnog asistenta uključuju sposobnost rada sa računarom i u ovom slučaju se individualno postavlja.

Napominjemo da je pomoćnik menadžera, čije se obaveze poklapaju sa gore navedenim, često primoran da obavlja niz ličnih zadataka. Preporučuje se da se ovaj opseg odgovornosti odredi direktno pri zapošljavanju.

Novi članci

Lične kvalitete pomoćnika menadžera

Personalni asistent mora biti što je moguće spremniji da ih izvrši, kako psihički tako i fizički. Pogledajmo najvažnije lične kvalitete koje lični asistent treba da ima.

Otpornost na stres. Ova kvaliteta je obavezna zbog velikog obima posla i odgovornosti personalnog asistenta. Samo hladan um i sposobnost nereagovanja na vanjske podražaje ili hitan način rada pomoći će ličnom asistentu da ne izgubi snagu na samom početku radnog dana.
Komunikacijske vještine. Poznato je da u recepciji menadžera nikad nije tiho: tamo uvek čekaju posetioci ili zvoni telefon. A pomoćnik menadžera je taj koji je primoran da komunicira sa svakom osobom koja želi da ima publiku kod menadžera. Istovremeno, svi imaju različita pitanja, ciljeve i raspoloženja sa svima njima treba pronaći zajednički jezik i zadobiti njihovo povjerenje. Budite sigurni, malo je vjerovatno da će vaš menadžer biti sretan ako mu u kancelariju dođe ljutiti klijent. Stoga će u ovom slučaju zadatak personalnog asistenta biti spriječiti takve situacije, što je nemoguće u nedostatku komunikacijskih vještina.
Attentiveness. Ovaj kvalitet je od velike važnosti pri radu sa dokumentima. Personalni asistent mora biti u stanju da na prvi pogled proceni ispravnost dizajna i pripreme određenog dokumenta. Štaviše, glavni razlog grešaka u dokumentima je nepažnja.
Memorija. Poznato je da je rad sa dokumentima povezan sa velikim brojem propisa i zakona koje personalni asistent mora znati. Osim toga, recepcija svakodnevno prima veliki broj poziva, što se ne smije zaboraviti. Takođe je potrebno zapamtiti imena svih važnih partnera, podatke o njima trenutna drzava poslovi, itd. Sve to zahtijeva od sekretarice dobro pamćenje i sposobnost brzog rada sa informacijama.

Profesionalne kvalitete pomoćnika menadžera

Profesionalni kvaliteti potrebni za rad kao lični asistent rukovodiocu čine impresivnu listu. Da biste ih odredili možete koristiti profesionalni standard za sekretaricu direktora, koji jasno pokazuje koje su vještine potrebne za obavljanje određenih poslova.

Dakle, da bi izvršio organizacionu podršku aktivnostima menadžera, personalni asistent mora imati brojne profesionalne kvalitete.

Razumjeti specifičnosti proizvodnih aktivnosti organizacije;
- Industrijske specifičnosti;
- Obrasci interakcije između organizacije i spoljašnje okruženje;
Biti u stanju komunicirati sa menadžmentom organizacije i njenim odjeljenjima;
Poznavati metode naučne organizacije rada;
- Funkcije samoupravljanja;
- Principi i pravila planiranja radnog vremena;
Biti u stanju postaviti ciljeve. Osnove planiranja;
Znati principe postavljanja prioriteta. Vrste golova.

Za dokumentacione aktivnosti profesionalne kvalitete uključuju:

pravne osnove upravljanja (upravno, radno i ekonomsko pravo);
aktuelni pravni akti, normativna i metodološka dokumenta, državni standardi koji definišu postupak podrška dokumentaciji menadžment;
organizaciona struktura. Rukovodstvo organizacije i odjeljenja, uzorci potpisa osoba ovlaštenih za potpisivanje i odobravanje dokumenata i ograničenja u oblasti njihove odgovornosti;
pravila za dokumentnu podršku aktivnosti organizacije;
postupak rada sa dokumentima;
zahtjeve za dokumentaciju u skladu sa propisima i državni standardi;
pravila za izradu organizacionih dokumenata (odredbe, uputstva, propisi itd.) Vrste dokumenata, njihova namjena;
osnove dokumentarne lingvistike.

Istovremeno, ne zaboravite na obavezno prisustvo stručno obrazovanje i radno iskustvo.

Kako odabrati personalnog asistenta za generalnog direktora

magazin "Generalni direktor"

Suština rada personalnog asistenta je da, znajući specifičnosti i karakteristike aktivnosti vašeg menadžera, preuzmete značajan dio njegovog posla. Na primjer, odgovornosti personalnog asistenta uključuju planiranje i optimizaciju rasporeda rada izvršnog direktora, koordinaciju akcija generalnog direktora, organiziranje sastanaka i pregovora, sastanaka dioničara, odbora direktora, pripremanje službenih putovanja za izvršnog direktora (vidi Funkcije ličnog asistenta rukovodioca).

Funkcije personalnog asistenta rukovodioca

Odgovornosti pomoćnika generalnog direktora uključuju:

Organizacija telefonskih razgovora;
primanje poruka, pisama upućenih menadžeru i, po potrebi, donošenje menadžeru;
priprema sastanaka, sastanaka, uključujući sastanke dioničara, odbora direktora, pregovore (lični asistent sastavlja materijale, obavještava učesnike o mjestu i vremenu održavanja, a također prati poštivanje propisa, vodi zapisnike, sastavlja rezultate, preuzima stenografiju bilješke);
primanje pristigle poslovne korespondencije, evidentiranje i prosljeđivanje rukovodiocu, a zatim saopštavanje odluka generalnog direktora određenim izvršiocima ili samostalno pripremanje odgovora;
praćenje rokova izvršenja uputstava direktora od strane zaposlenih u strukturnim odjeljenjima kompanije;
prihvatanje i blagovremeno dostavljanje dokumenata na potpis;
sastajanje i primanje posjetilaca menadžera;
priprema poslovnih putovanja (vizna podrška, rezervacija karata, hotelske rezervacije);
stvaranje uslova pogodnih za najefikasniji rad menadžera (prati organizaciju radnog mjesta, dostupnost kancelarijskog materijala, potrebne kancelarijske opreme, čistoću u kancelariji menadžera).

Kakav vam je lični asistent potreban?

Glavni sekretar. Pogodno za menadžere kompanija do 25 ljudi. Ova osoba kombinuje funkcije sekretara menadžera sa funkcijama sekretara kompanije. Za menadžera on obavlja samo određene jednostavne poslove (na primjer, pozdravlja posjetitelje, nudi im piće, kuca pisma, obrađuje prepisku).

Zahtjevi. Ovo mora biti disciplinovan izvođač od kojeg se ne traži da bude nezavisan u donošenju odluka ili inicijativi. Ostali zahtjevi uključuju: više ili nepotpuno visoko obrazovanje (važno je da studije ne utiču na rad), velika brzina kucanje, mogućnost korištenja kancelarijske opreme, poželjno jednogodišnje slično radno iskustvo. Neophodno je da osoba koja konkuriše za ovu poziciju bude sklona obavljanju monotonog posla.

Administrativni asistent, poslovni menadžer. Neophodan je menadžerima kompanija sa velikim protokom dokumenata, uglavnom za komunikaciju između menadžera i podređenih. Ova vrsta personalnog asistenta u svom radu mora da kombinuje obavljanje i tehničkih funkcija i funkcija koje od njega zahtevaju nezavisnost i odgovornost, na primer: planiranje rasporeda rada menadžera, organizovanje putovanja, samostalno sastavljanje nekih dokumenata, priprema materijala za pregovore, sastanke , skupštine dioničara, upravni odbori.

Zahtjevi. Visoko obrazovanje, dvije godine iskustva u sličnim poslovima, reprezentativan izgled, poznavanje stranog jezika (po potrebi), dobre organizacijske sposobnosti, uključujući i pregovaračke sposobnosti, te sposobnost samostalnog donošenja odluka.

Stručni asistent. Obično je to neophodno za menadžere velika preduzeća. Muškarci su često pozvani na ovu poziciju. Takav pomoćnik generalnog direktora obavlja dio posla za i za menadžera, a menadžer koristi rezultate. Stručni asistent mora imati posebna znanja i obrazovanje iz predmetna oblast aktivnosti lidera. On ne obavlja tehničke poslove za menadžera, kao administrativni pomoćnik, na primjer.

Zahtjevi. Visoko obrazovanje (specijalizirano), dvije godine sličnog radnog iskustva, znanje stranog jezika (po potrebi), znanje i iskustvo u djelatnosti kompanije, odgovornost, inicijativa. Za ovog radnika je veoma važno da nema pretjeranih ambicija, jer će menadžer uživati u plodovima svog višesatnog mukotrpnog rada i prisvojiti sve lovorike za sebe.

Menadžer ličnih poslova menadžera. Ova vrsta personalnog asistenta je rjeđa od ostalih. Može biti tražen u malim i velikim kompanijama. Potreban je menadžer koji provodi dosta vremena na poslu, ali istovremeno vodi veoma aktivan život van kancelarije, ima veliku porodicu, često odlazi na odmor u inostranstvo i spreman je da poveri neke funkcije organizovanja ličnih poslova. svom pomoćniku. Na primjer, menadžer ličnih poslova može rezervirati i kupiti karte za pozorišta, koncerte i kupiti poklone za prijatelje, rođake i važne partnere. Takođe, često u nadležnosti šefa ličnih poslova spada i organizovanje turističkih putovanja za menadžera i članove njegove porodice (vidi primjer iz prakse: Donje rublje za šefa).

Kuharsko donje rublje

Jedna kandidatkinja za poziciju personalnog asistenta govorila je na intervjuu o svojim radnim obavezama sa prethodnim menadžerom. Lavovski dio njenog radnog vremena zauzimali su lični zadaci (odabir sanatorija za svoju ostarjelu majku, uzimajući u obzir sve preporuke njenog ljekara; saznavanje od sina tinejdžera koji bi poklon želio dobiti za rođendan i naručiti ga putem interneta; nabaviti svježu jagnjetinu za piknik).

Jednog dana njen menadžer je nekoliko sati prije polaska saznao da ide na službeni put. Nije imao vremena da ode kući da se presvuče. Potom je vjerna pomoćnica otišla do najbliže radnje i uz njega kupila komplet donjeg rublja za šeficu, zamjensku košulju i kravatu. Za nju je takav zadatak bio na redu.

Zahtjevi. Visoko obrazovanje, dobro poznavanje rada na računaru, sposobnost korišćenja kancelarijske opreme, dobar izgled, poznavanje jezika (u zavisnosti od specifičnosti ličnih zadataka menadžera), veštine brzog i efikasnog traženja potrebnih informacija na Internetu, sposobnost čuvanja poverljivih informacija. Osećaj takta je veoma važan, posebno u komunikaciji sa rođacima menadžera.

Generalni direktor govori
Jurij Vodilov generalni direktor kompanije "Sibrybprom", Tjumenj

DOO "Sibrybprom" je raznoliko preduzeće specijalizovano za proizvodnju ribljih proizvoda. Ima tri preduzeća u kojima se uzgaja i uzgaja živa riba, tri fabrike za preradu ribe, radionicu za dimljenje i sušenje, skladišta, brodogradilište.

Moj lični asistent radi za mene već osam godina. U početku je bila angažovana kao sekretarica. Naravno, uposlenica je bila posvećena razvoju karijere, pa je s vremenom uspjela postati moj lični asistent.

Šta mi je posebno važno i zašto sam odabrala ovog kandidata? Odlično pamćenje, visok nivo discipline, sposobnost izvršavanja zadataka na vrijeme, sposobnost komunikacije sa ljudima, poznavanje karakteristika ove profesije, adekvatna percepcija zahtjeva od strane menadžmenta i, naravno, usklađenost sa etičkim standardima ponašanja.

Moj lični asistent prima posjetitelje, stvarajući pozitivan imidž menadžera i održavajući visoku reputaciju kompanije. Planiranje radnog dana, organizacija pregovora, sastanaka, sastanaka, priprema neophodna dokumenta, vođenje evidencije i samostalno rješavanje nekih pitanja - sve je to u nadležnosti mog ličnog asistenta. Kada radite u tako bliskom kontaktu, međusobno razumijevanje i ugodno unutrašnje stanje u procesu komunikacije su veoma važni, jer je asistent već bliska osoba!

Generalni direktor govori

Grupa kompanija Galakta je ruski proizvođač votke brendova Poltina i Moroz i Solntse. Kompanija je jedna od 10 najboljih proizvođača votke. Mreža distribucije proizvoda pokriva sve regije Ruske Federacije i sastoji se od više od 100 distributera. U 24 najveći regioni Otvorena su regionalna predstavništva grupe. U 2006. godini ukupan obim proizvodnje preduzeća grupe iznosio je 2.520 hiljada američkih dolara. Broj osoblja je 600 ljudi.

Odgovornosti mog asistenta uključuju:

planiranje radnog dana menadžera;
Organizacija sastanaka i konferencija;
dirigovanje poslovnu korespondenciju;
izvršavanje instrukcija i, naravno, praćenje izvršenja naloga generalnog direktora.

Personalni asistent je desna ruka menadžera, a za razliku od sekretara, on je obdaren određenim ovlastima i širim područjem odgovornosti. Ključni poslovni kvaliteti pomoćnika generalnog direktora su komunikacijske vještine, poznavanje poslovnog bontona, tačnost, tačnost, pažnja i organizacija.

Zašto je važna emocionalna kompatibilnost sa partnerom?

Rad generalnog direktora odvija se u kontaktima sa velikim brojem ljudi, ponekad je komunikacija sa njima izgrađena na rigidnoj osnovi i često dovodi do emocionalne nelagode. Stoga je vrlo važno da osoba koju odaberete za poziciju personalnog asistenta ne samo da posjeduje sve potrebne profesionalne vještine, već je i emocionalno kompatibilna s vama.

Naravno, teško je utvrditi kompatibilnost sa kandidatom tokom intervjua. Postoji samo jedan izlaz - morate slušati svoju intuiciju. Sigurno ste se više puta našli u ovoj situaciji: čini se da kandidat ima sva potrebna znanja i vještine, a ima odlično iskustvo i plate sve vam odgovara, ali vam je neprijatno razgovarati sa osobom, želite da što pre ode, a ne možete da nađete neko konkretno objašnjenje za svoja osećanja. Sve je vrlo jednostavno - ovo je potpuno ista emocionalna nekompatibilnost.

Generalni direktor govori
Regis Lhomme Šef predstavništva Pfizera u Rusiji, Moskva

Pfizer, koji postoji od 1849. godine, razvija i proizvodi farmaceutske proizvode za različite oblasti medicine (kardiologija, onkologija, urologija, psihijatrija, oftalmologija, endokrinologija, dermatovenerologija), uključujući antibiotike nove generacije. Pfizer ima više od 150 lokacija širom svijeta. Svake godine kompanija ulaže značajna sredstva u istraživanje i razvoj novih lijekova. Rusko predstavništvo kompanije (Pfizer International LLC) posluje od 1992. godine.

Moj lični asistent obavlja standardne dužnosti za ovu poziciju: sastavlja dnevni raspored poslovanja, organizuje službena putovanja itd. Pored profesionalnih vještina, za ovu vrstu aktivnosti veoma su bitni i lični kvaliteti: visoka psihološka prilagodljivost, dobra volja, tačnost, sposobnost obraćanja pažnje na detalje, odlične komunikacijske vještine. Asistent uvijek treba da osjeti šta još treba učiniti da se poboljšaju uslovi rada menadžera.

Obilježje dobrog izvršnog pomoćnika je iskrena i stalna spremnost da se pomogne, čak i ako rješenje datog problema nije navedeno u ugovoru. Ova stalna podrška je veoma važna za menadžera, posebno ako radi u zemlji koja mu nije matična i ne poznaje uvek sve njene karakteristike i običaje.

Osoba koja je trenutno na poziciji mog personalnog asistenta radi u kompaniji oko godinu dana. Budući da menadžer i pomoćnik blisko sarađuju, komunikacija bi trebala biti ugodna za oboje. Apsolutno sam siguran da pri odabiru zaposlenika treba voditi računa ne samo o njegovim profesionalnim kvalitetima, već i o tome da li je došlo do međusobnog razumijevanja između vas na intuitivnom nivou, da li ste instinktivno osjećali da ovoj osobi možete vjerovati. Iz svog više od 30 godina poslovnog iskustva, naučio sam važnu lekciju: ponekad se treba češće oslanjati na svoju intuiciju nego na razum.

Kome povjeriti potragu za ličnim asistentom

Postoje dvije opcije: povjerite pretragu ili vašoj HR službi ili agenciji za zapošljavanje (pogledajte i: Kome se ne može vjerovati da će pronaći asistenta).

Kome se ne može vjerovati da će pronaći pomoćnika?

Često menadžer kojem su potrebna dva personalna asistenta povjerava potragu za drugim zaposlenim pomoćniku koji već radi. U ovom slučaju, on se vodi činjenicom da će raditi u paru, pa je potrebno da budu međusobno kompatibilni. Međutim, ova ideja se ne može smatrati uspješnom. Zbog nespremnosti da radi rame uz rame sa konkurentom koji traži povjerenje i pažnju menadžera, prvi pomoćnik može jednostavno izabrati tehničkog sekretara. On će obaviti sve rutinske poslove, ali ako bude potrebno, neće moći u potpunosti zamijeniti prvog pomoćnika.

Generalni direktor, upućujući potragu za personalnim asistentom, mora što detaljnije (do najsitnijih detalja) reći kakva mu je osoba potrebna. Istovremeno, potrebno je utvrditi ne samo odgovornosti, već i uslove za kandidate. Obavezno razjasnite koji su zahtjevi za vas temeljni i obavezni, a koji su neobavezni (odnosno, na šta, tokom odabira, ako su ispunjeni svi fundamentalno važni zahtjevi, možete zažmiriti). Ako su ovi uslovi ispunjeni, osoba odgovorna za selekciju će, s jedne strane, vršiti selekciju kandidata na osnovu osnovnih kriterija i neće prisiljavati menadžera da gubi vrijeme na nepoželjne kandidate, a s druge strane neće odbiti one koji to ne ispunjavaju. odgovara samo jednom ili dva parametra.

Generalni direktor govori
Julia Konelskaya, generalna direktorica Grupe kompanija Galakta, Moskva

Prilikom odabira kandidata za zvanje asistenta koristili smo i interne kadrovska rezerva i eksternih izvora. Prije svega su me zanimali ljudi koji su radili kao pomoćnici menadžera velike kompanije, kao i rukovodioci administrativnog odjeljenja (sa iskustvom u istovremenom vođenju grupe projekata).

Inicijalnu selekciju kandidata izvršila je kadrovska služba. Testirano je da li specijalista ispunjava navedene uslove: provjerene su vještine, identificiran potencijal i motivacija. Tokom intervjua od kandidata je zatraženo da riješi slučajeve stvarnih radnih situacija, a na osnovu rezultata utvrđena je njegova profesionalna podobnost, kao i stepen povjerenja u kandidata prethodnog rukovodioca (Za informacije o tome koja pitanja će pomoći objektivno ocjenjujete kandidata, pročitajte članak „Kako voditi intervju“, br. 4 - 2007.).

Prilikom odabira pazili smo i na usklađenost kandidata sa standardima naše korporativne kulture. Veoma je važna i njegova spremnost da preuzme određeni nivo odgovornosti. Ako je kandidat izvođač, tada ćete prilikom postavljanja zadatka morati potrošiti vrijeme na objašnjavanje metodologije za njegovu implementaciju. Odabrao sam asistenta koji bi mogao samostalno da se nosi sa zadatkom, pronalazeći potrebne resurse i izgrađujući potrebne komunikacije.

Tehnologija odabira sekretarice za voditelja kreativnog tima

Sergej Aleksejev Izvršni direktor strip pozorišta „Kvartet-I“, Moskva

Strip pozorište "Kvartet-I" je 1993. godine stvorila grupa diplomaca estradnog odseka GITIS-a. Pozorišna ekipa uvijek nastupa kao autor svojih predstava (čak i ako su zasnovane na književnom materijalu drugog autora). Pozorište se kontinuirano bavi kreativnim i književnim aktivnostima u okviru pozorišnih, radijskih i televizijskih projekata.

Posao sekretara u pozorištu ima svoje karakteristike. S jedne strane, ovo je druženje poznatih glumaca, kreativna bekstejdž atmosfera, a sa druge strane sekretarica u ovoj sredini mora da radi posao, i to isključivo tehnički posao. Glave mladih djevojaka često ne mogu izdržati takav kontrast. Gotovo sam se pomirio sa činjenicom da moram mijenjati sekretaricu jednom godišnje. Sada mi je, na primjer, počeo raditi moj treći asistent u posljednje dvije godine. Tehnologija odabira je sljedeća:

Objavljujem oglase za personalnog asistenta na našoj web stranici i na nekoliko stranica za posao. Obično ima mnogo odgovora - svako upražnjeno mjesto u pozorištu izgleda privlačnije od sličnog posla u običnoj kancelariji. Ali, nažalost, kandidati misle da će im, budući da idu u pozorište, biti zabavno, a zaboravljaju da ovdje moraju raditi, a ne da se zabavljaju.

Početni odabir radim na osnovu životopisa. Odmah odbacujem biografije glumica, umjetnica, novinara, odnosno ljudi koji su jasno usmjereni na kreativnu karijeru. Jer ova pozicija ih očigledno može zanimati samo sa stanovišta ulaska u pozorišnu gomilu. Tehničko obrazovanje, kao i iskustvo u obradi velike količine informacija, je, naprotiv, adut za kandidata. Zatim procjenjujem slijed stečenih iskustava. Na primjer, kakva bi motivacija mogla biti za osobu koja je prvo radila kao projekt menadžer, a sada traži posao sekretarice?

Sa kandidatima se dopisujem putem mejla i komuniciram telefonom. Prvi utisak se formira iz dopisivanja i načina na koji neko izražava svoje misli. Zatim biram pet ili šest kandidata koji mi se sviđaju za sastanak.

Intervju. Pozivam sve kandidate na razgovor za jedno veče, uz to zovem i svog prijatelja - direktora agencija za regrutovanje. Ja postavljam pitanja iz pozicije subjektivnog prosuđivanja o osobi, a ona kao profesionalni psiholog postavlja pitanja koja pomažu u prepoznavanju, na primjer, motivacije kandidata.

Smislio sam nekoliko test priča (poslovnih slučajeva). Pozivam podnosioca predstavke da razmisli o tome kako bi postupio u datoj situaciji. U odgovorima tražim zdrav razum i podudarnost sa mojim očekivanjima. Na primjer: „Prespavali ste prvi dan na poslu – probudili ste se pola sata nakon što ste započeli posao. Koje su vaše prve akcije? Naravno, očekujem da osoba kaže da će prvo pozvati svog pretpostavljenog, odnosno mene. Ali dešava se da kandidat dugo odbija i kaže da mu se to nikako ne može dogoditi. Još jedan primjer. Opisujem situaciju u kojoj osoba ima zadatak koji mu je dao neposredni rukovodilac, a za njegovo izvršenje je određen tačno sat vremena. Nakon toga, viši šef daje još jedan zadatak, koji takođe zahteva tačno sat vremena da se završi i koji se takođe mora odmah započeti. Međutim, nemoguće je obaviti oba zadatka u isto vrijeme. Onda pitam kako bi se kandidat ponio u ovoj situaciji. Idealan odgovor za mene bi bio da otrčim svom neposredno nadređenom da ga obavijestim o trenutnoj situaciji i zatražim savjet.

Na razgovoru se raspitujem o porodici, aktivnostima mojih roditelja, kako bih shvatila kakva je osoba preda mnom. Uostalom, djevojke koje dolaze na razgovor su uglavnom mlade (18-23 godine) i nemaju radno iskustvo (ili minimalno iskustvo). Dakle, većinu onoga što imaju je položila porodica, drugog uticaja još nije bilo, a ni oni sami još nisu uspjeli da postanu zrele ličnosti.

Nakon svih intervjua, donosim odluku uzimajući u obzir mišljenje direktora agencije za zapošljavanje. Ona govori ko je, po njenom mišljenju, motivisaniji, ko zna šta želi, a ko ne. I osjećaj kontakta s osobom i utjehe iz njegovog prisustva je takođe veoma važan. Došla je jedna djevojka, činilo se da govori inteligentno i koherentno, prošla je sve poslovne slučajeve, ali osjećam da me nervira, želim da brzo ode. Prilikom odabira personalnog asistenta, ovaj subjektivni faktor se ne može zanemariti.

Šta ti se svidjelo kod djevojke koja je tek počela raditi za nas? Prvo, u vrlo jasnim, kompetentnim formulacijama. Drugo, upravo je diplomirala na Moskovskom vazduhoplovnom institutu, što je dobro tehničko obrazovanje. Treći plus je što je uveče radila kao računovođa, tako da ima vještinu sistematizacije i obrade velikih količina podataka.

Opis posla pomoćnika rukovodioca: karakteristike izrade

Opis posla je dokument kojim se utvrđuju poslovi koje obavlja zaposleni, definišu njegove radne obaveze i granice odgovornosti.
Iako je izrada opisa poslova za svaku profesiju ili poziciju u Ruska Federacija nije regulisano radno zakonodavstvo, u velikoj većini organizacija za zapošljavanje (npr državni oblik vlasništvo i privatno), ovaj dokument mora biti dostupan.

Zašto su potrebna uputstva

Opis posla pomoćnika menadžera sadrži što je moguće više informacija

Svrsishodnost izrade opisa posla objašnjava se činjenicom da će u slučaju suđenja bez njega biti teško dokazati da zaposlenik ne ispunjava svoje dužnosti (a iscrpna lista njih je utvrđena u dokumentu s uputama), jer je ugovor o radu sa zaposlenikom u skladu sa dijelom 2. člana 57. Zakona o radu Ruske Federacije sadrži samo poziciju i njegovu opštu radnu funkciju.

Opis posla omogućava poslodavcu da:

Obrazložiti odbijanje kandidata za poziciju zbog neispunjavanja uslova utvrđenih u njoj
Jasno razgraničite odgovornosti između pojedinačnih zaposlenih
Ocijenite učinak zaposlenog kako tokom probnog roka, tako i nakon njega
Opravdati neadekvatnost zaposlenog za radno mjesto koje zauzima (uzimajući u obzir rezultate certifikacije).

Prisustvo opisa posla je korisno i za samog zaposlenog, jer se njime utvrđuju granice njegovih dužnosti i odgovornosti, a niko ne bi trebalo da obavlja funkcije koje nisu predviđene ni ugovorom o radu ni radnim obavezama.

Sekcije za razvoj i uputstva

Uputstvo stupa na snagu od određenog dana, a zaposleni mora biti upoznat sa njim nakon potpisivanja. Preporučljivo je dati zaposleniku kopiju ovog dokumenta (također uz potpis). Prema ustaljenoj praksi, uputstva uključuju standardne pododjeljke:

Opće odredbe
Poslovna zaduženja
Prava
Odgovornost

Važno je zapamtiti da uputstva nisu sastavljena ni za jednog zaposlenog, već za određenu poziciju/profesiju. Stoga, uzimajući u obzir specifičnosti određenog radnog mjesta, uputstvom se utvrđuje opseg odgovornosti koje će zaposlenik obavljati na konkretnom radnom mjestu.

Karakteristike opisa posla pomoćnika menadžera

Pomoćnik direktora - odgovorna pozicija

Pomoćnik direktora je posebna pozicija. Radna funkcija pomoćnika rukovodioca je da organizuje rad svog rukovodioca, kako tehnički tako i organizaciono.

Zakazivanje sastanaka i događaja, planiranje radnog dana, sedmice itd dug period, organizovanje putovanja i događaja, praćenje izvršenja važnih dokumenata - samo su mali deo obaveza kvalifikovanog izvršnog asistenta.

Pogrešno je identifikovati pozicije i, shodno tome, poslove koje obavljaju sekretar, pomoćnik, rukovodilac kancelarije i izvršni pomoćnik. Ako prva radna mjesta podrazumijevaju više pomoćnih funkcija, tada pomoćnik rukovodioca mora imati organizacijske i administrativne funkcije. Nije slučajno što se u kvalifikacionom imeniku ova pozicija svrstava kao menadžer.

Shodno tome, predočeni su uslovi koji se utvrđuju za zaposlenog angažovanog na poziciji pomoćnika rukovodioca kao za rukovodstvo: počev od stepena stručne spreme, do kvalifikacija i prethodnog radnog iskustva. Lične kvalitete su takođe veoma važne.

Budući da ni ugovor o radu ni drugi dokumenti ne sadrže detaljan iskaz o kompetencijama pomoćnika rukovodioca, oni moraju biti što tačnije prikazani u opisu posla. Karakteristike uputstva za poziciju „Pomoćnik menadžera“:

Detaljna definicija projektnog zadatka
Izrada instrukcija sličnih uputstvima menadžera (isključujući, naravno, funkciju neposrednog upravljanja i donošenja pojedinačnih odluka)
Razmatranje povjerljive prirode nekih odgovornosti
Povećana odgovornost za nepoštenje (dato moguće posljedice nanošenje štete poslodavcu)
Sposobnost obavljanja funkcija koje je dodatno delegirao menadžer.

Opšti uslovi za pomoćnika rukovodioca

Često postoje posebni uslovi za poziciju pomoćnika menadžera.

Odjeljak „Opšte odredbe“ može uključiti, pored navođenja uslova za iskustvo i obrazovanje, i potrebne vještine, potčinjavanje i postupak zamjene. Najčešće se uspostavljaju sledeći uslovi:

Više obrazovanje
Iskustvo (obično najmanje 1 godina, ponekad i više)
Poznavanje stranih jezika.
Vještine poslovne komunikacije, pisanja i bontona
Poznavanje kancelarijske opreme
Otpornost na stres

Osim toga, zaposleni na ovoj poziciji mora poznavati lokalne propise preduzeća i slagati se sa zaposlenima i menadžmentom. Što se stranih jezika tiče, vrijedi zahtijevati znanje samo u onim slučajevima ako će ih asistent koristiti praktično u obavljanju svojih dužnosti.

Osoba koja obavlja funkciju pomoćnika rukovodioca mora biti u stanju da koristi i čuva povjerljive informacije.

Odgovornosti i prava

Obično, odgovornosti pomoćnika menadžera uključuju:

Obavljanje direktnih zadataka upravljanja
Planiranje i koordinacija radnog vremena menadžera
Kontrola i organizacija pregovora (telefonskih i usmenih)
Izrada i uređivanje poslovne dokumentacije
Kontrola povjerljivosti i sigurnosti dokumentacije

Funkcije kao što su kopiranje, održavanje baze podataka i drugi tehnički i poslovi podrške obično obavlja sekretar (pomoćnik sekretara). Za uspješan rad Pomoćnik menadžera ima prilično široka prava:

Zastupati interese organizacije tokom sastanaka i telefonskih razgovora
Zatražite sve potrebne informacije i dokumente od zaposlenih kako biste izvršili instrukcije menadžera
U granicama delegiranih ovlaštenja, vodi korespondenciju i pregovore, odobrava dokumente za rješavanje tekućih pitanja.

Naravno, svaka organizacija, uzimajući u obzir prirodu svojih aktivnosti, dopunjuje ili modificira listu prava koja se dodjeljuju zaposlenima.

Ograničenja odgovornosti

Opis posla pomoćnika menadžera omogućava vam da izbjegnete sudske sporove u budućnosti

Prilikom utvrđivanja odgovornosti treba imati na umu pravne norme:

Za neispunjavanje službenih dužnosti - prema Zakonu o radu
Za prekršaje - u granicama upravnog, građanskog i krivičnog zakonodavstva
Za materijalnu štetu - u skladu sa normama Zakona o radu i Građanskog zakona.

Izradom opisa posla za pomoćnika menadžera, uzimajući u obzir norme važećeg zakonodavstva i specifičnosti aktivnosti određene organizacije, ne samo da možete odabrati najprikladnijeg zaposlenika za tako odgovornu poziciju, već i izbjeći moguće sudske sporove u budućnost.

Uslovi rada osobe i njena efikasnost mogu zavisiti od stepena detalja i specifikacije. U konačnici, menadžeru je potreban pravi, savjestan pomoćnik. Takođe treba da skrenemo pažnju našim čitaocima na činjenicu da menadžer može imati nekoliko pomoćnika. Oni mogu imati specijalizaciju za tehnička pitanja, finansijska pitanja itd.

Postoji tip menadžera koji u svom osoblju nema zamjenike. Sve radi sam, a u tome mu jednostavno pomaže nekoliko pomoćnika. On sam donosi sve odluke. Za izradu kvalitetnog opisa posla za pomoćnika menadžera potrebno je u proces uključiti samog menadžera. Inače će to biti samo komad papira.

Video će vas naučiti kako da postanete samopouzdani i prođete intervju za posao:

Primijetili ste grešku? Odaberite ga i kliknite Ctrl+Enter da nas obavestite.

Članak je napisan na osnovu materijala sa stranica: www.sekretariat.ru, www.kaus-group.ru, juristpomog.com.

Sekretar, zamjenik ili lični asistent? Zavisi od situacije! Razmotrimo zahtjeve, odgovornosti i uslove koje treba da sadrži opis posla pomoćnika menadžera-2018.

Iz članka ćete naučiti:

Pomoćnik direktora je prava "desna ruka" izvršnog direktora kompanije. Raspon zadataka koji se dodjeljuju takvom zaposleniku obično je širok. Ako u personalni sto Predviđena je pozicija personalnog asistenta direktora, pokušajte da što detaljnije precizirate njegovu funkcionalnost u ugovoru o radu i opisu posla.

Ispravno napisane upute su korisne za obje strane radnih odnosa. Od prvog dana rada na novom radnom mjestu, zaposlenik će razumjeti šta se od njega traži. Poslodavac će navesti niz službenih ovlaštenja i odgovornosti, za neispunjavanje kojih može biti disciplinski kažnjen ili pokrenuti pitanje nepotpunog službenog postupanja uposlenog. Osim toga, DI navodi sve zahtjeve za praktično radno iskustvo i specijalističke kvalifikacije (vidi članak „ : uslovi koje treba uključiti u sve zaposlene").

Ne propustite: glavni materijal mjeseca od vodećih stručnjaka Ministarstva rada i Rostruda

Potpuni katalog opisa poslova za sve sektore djelatnosti.

Preuzmite dokumente na temu:

Opis posla "Pomoćnik direktora": struktura i sadržaj

Ne postoji jedinstven oblik opisa poslova koji je obavezan za sve poslodavce.

Međutim, postoji zgodan predložak koji se sastoji od nekoliko odjeljaka:

opšte odredbe;
funkcionalne odgovornosti i kvalifikacijske zahtjeve;
prava i ovlasti;
odgovornost;
postupak revizije uputstava.

TO opšte odredbe sadrži podatke o kategoriji kojoj opisano radno mjesto pripada, postupku imenovanja na funkciju i razrješenju sa iste. Ovdje možete naznačiti da je zaposlenik direktno odgovoran generalnom direktoru i da se u svojim profesionalnim aktivnostima rukovodi regulatornim dokumentima koje je razvila kompanija. Navedite glavne dokumente - opis poslova, interni pravilnik o radu, kolektivni ugovor, uputstva o zaštiti na radu.

Znanja i vještine potrebne za efikasno obavljanje mogu se navesti u odjeljku odgovornosti za posao ili zasebno. Pomoćnik direktora mora znati:

struktura preduzeća i karakteristike industrije;
standardi kancelarijskog rada i arhiviranje;
standarde za sistem registracije organizacione i administrativne dokumentacije, poslovna pisma I komercijalne ponude;
radno zakonodavstvo Ruske Federacije;
pravila poslovne komunikacije i osnovne ekonomije.

Ne zaboravite da u DI odrazite glavna prava i područja odgovornosti pomoćnika direktora. Kao i svaki drugi zaposleni, on ima pravo:

upoznaje se sa dokumentima kojima se definišu službena ovlašćenja;
primati informacije i dokumente potrebne za puno obavljanje radne funkcije i zahtijevati stvaranje potrebnih uslova za to;
primaju sve socijalne garancije predviđene zakonskim i lokalnim propisima;
potvrdite i poboljšate svoje kvalifikacije;
upoznati se sa odlukama menadžmenta u vezi sa svojim aktivnostima.

Pomoćnik direktora snosi finansijsku i disciplinsku odgovornost u granicama predviđenim radnim zakonodavstvom Ruske Federacije. Budući da je ovo rukovodeća pozicija, zaposleni se često mora baviti povjerljivim informacijama i ograničenim dokumentima. Za kršenje pravila za rad sa takvim dokumentima, odavanje poslovne tajne i druge prekršaje učinjene prilikom izvršenja radne obaveze, predviđena je upravna, građanska i krivična odgovornost. Za pomoć kadrovskom službeniku - članak “ , koji se mora zaključiti za sve zaposlene.”

Posljednji dio je ispunjen informacijama o postupku i učestalosti revizije uputstva, pravilima za upoznavanje i broju primjeraka.

Upoznavanje zaposlenih sa DI

Svi zaposleni na ovoj poziciji moraju biti upoznati sa DI uz potpis. Ukoliko direktor preduzeća ima više pomoćnika, svaki treba da dobije svoj primerak uputstva i da ga nakon toga zadrži na svom radnom mestu.

Poslovna zaduženja pomoćnika rukovodioca

Najvažniji dio uputstava sadrži opis funkcije posla. Preporučljivo je koristiti jezik koji najpreciznije opisuje rutinske poslove koje rješava pomoćnik direktora, obaveze na poslu i proceduru interakcije sa podređenima. U ovom slučaju se uzimaju u obzir objektivni faktori koji utiču na obim ovlaštenja zaposlenika, na primjer, ukupan broj pomoćnika menadžera i principe raspodjele odgovornosti između njih. Na primjer, odgovornosti pomoćnika direktora mogu uključivati:

Organizacija telefonskih razgovora i poslovnih sastanaka;
, poslovna pisma i druga dokumenta;
priprema konferencija i sastanaka;
zbirka referentnih materijala;
priprema izveštaja, predloga, ;
primanje posjetilaca, olakšavanje razmatranja želja i zahtjeva osoblja;
posjećivanje vladinih agencija u ime nadređenih;
prijem aplikacija, dopisa, zahtjeva;
podrška poslovnim putovanjima (rezervacija karata, rezervacija smještaja).

Prije prenošenja informacija iz profesionalnog standarda u opis posla, uvjerite se da odgovaraju poslovima koje obavlja pomoćnik direktora određene kompanije. Detalji u članku „Kako uzimajući u obzir profesionalne standarde."

Opis poslova pomoćnika rukovodioca: postupak registracije

Da bi projekat DI stupio na snagu, mora biti odobren. Procedura odobrenja je identična shemi koja se koristi pri izradi lokalnih propisa (pogledajte članak „Kako razviti i U organizaciji"). Informacija o poslodavcu i pečat „Odobravam“ mogu se staviti na vrh obrasca, a onda šef kompanije samo treba da potpiše dokument. Drugi, ništa manje uobičajen mehanizam je odobrenje po nalogu. Izdaje se poseban administrativni dokument kojim se jedan ili više DI stavlja na snagu.