Okrugli pečat na bolovanju. Pečati na bolovanju: vrsta, količina i opći zahtjevi. Pečati u državnim organizacijama

Početkom aprila 2015. godine donet je Federalni zakon br. 82-FZ, prema kojem štampa prestaje da bude obavezan atribut organizacija.

Šta bi trebalo da bude

Bez obzira na organizacioni oblik, organizacijski kliše mora sadržavati puni naziv i adresu. Dozvoljeno je naznačiti strani jezik. Regulatorni akti ne regulišu ni veličinu klišea ni njegovu boju.

Štaviše, nije poznato da li je moguće navesti skraćeni naziv kompanije, kao i dopuniti pečat detaljima kao što su natpisi "za dokumente" ili "za račune". Može se zaključiti da je zakonodavstvo stavljanje skraćenog naziva i natpisa ostavilo na diskreciono pravo preduzetnika.

Općenito prihvaćena veličina je 38-42 mm. Pečat kompanije je obično plave ili ljubičaste boje. Ako je izgubljen ili istrošen, kompanija mora proizvesti novi primjerak. Isto se odnosi i na situacije u kojima je organizacija promijenila detalje navedene na otisku (na primjer, adresu ili ime).

Federalni zakon br. 82-FZ dozvoljava mogućnost da organizacija nema pečat, međutim, zakon obavezuje upotrebu pečata na memorandumu striktno izvještavanje, u radnim knjižicama, kao i u gotovinski nalozi. Iz ovoga proizilazi da sve dok pominjanje obaveznog stavljanja na neku dokumentaciju ostane u propisima, preduzeće je dužno da je ima.

Naravno, postoje neki izuzeci od gore navedenih pravila. Dakle, upis u radnu knjižicu zaposlenog može se ovjeriti ne samo plavim pečatom kompanije, već i pečatom kadrovske službe.

Upotreba pečata je obavezna ako društvo u ugovoru sa određenom drugom stranom nije napisalo klauzulu o eventualnom neupotrebi. Ako ne postoji takva klauzula, onda se transakcija može smatrati nevažećom.

Na dokumente se stavlja pečat koji im daje pravnu snagu. Međutim, to nije potrebno za svu dokumentaciju. Na nekima kadrovska dokumenta Možda ćete propustiti dodavanje ovog detalja.

Neki su ovjereni pečatom knjigovodstveni papiri(na primjer, procjene i upute). Sva konstitutivna dokumentacija, ugovori i dodatni sporazumi također moraju biti ovjereni.

Otisak se stavlja pri dnu teksta pored potpisa službenog lica. Pečat se ni pod kojim okolnostima ne smije pojaviti na prijepisu potpisa. Ponekad se na mjestu gdje je pečat stavila oznaka "M". P." ili “Mjesto pečata” i na njega treba staviti otisak.

Primarni

Primarna dokumentacija u preduzeću se odnosi na tzv. primarno računovodstvo, što znači prva faza sumiranja operacija u organizaciji. Primarni dokumenti su oni koji mogu potvrditi postojanje poslovne transakcije. Sve informacije sadržane u "primarni" moraju se odraziti u računovodstvu.

Pečat se stavlja na one primarne papire koji su izrađeni u jedinstvenom obliku. Primjer jedinstvenog primarnog dokumenta je dostavnica napravljena korištenjem . Ako sama kompanija odobri obrazac bilo kojeg primarnog dokumenta, onda stavljanje pečata nije obavezno.

Naredbe

Nalog je interni dokument u organizaciji, tj. on ne ide dalje od toga. Dakle, stavljanje otiska na narudžbu nije obavezno, au većini slučajeva se izostavlja. Ako zaposleni traži da mu dostavi kopiju naloga, onda se kopija ovjerava po svim standardima, sa pečatom i drugim relevantnim podacima.

Pečat se ne stavlja ni na jednu internu dokumentaciju u kompaniji. Jedini obavezan detalj koji mora biti prisutan na nalogu je potpis menadžera.

Memorandumi organizacije

Pečat se stavlja na zaglavlje organizacije u zavisnosti od toga kako je obrazac napravljen. Dakle, ako zaglavlje kompanije pripada obrascima striktnog izvještavanja, onda je potreban otisak na takvom papiru. Ako je zaglavlje organizacije izdano na višebojnom papiru sa logotipom kompanije, onda nema otiska.

Za ovjeru redovnog informativnog pisma na memorandumu organizacije dovoljno je staviti potpis službenog lica. U nekim slučajevima je potreban otisak na memorandumu kompanije. Pečat se stavlja na garantna pisma, kao i na punomoćja (na primjer, za zastupanje interesa kompanije na sudu ili za primanje materijalna sredstva).

Ostalo

Stavljanje pečata na dokument koji nije pečatiran neće dovesti do bilo kakvog postupka. Međutim, ako ovaj detalj ne unesete na papire koji se moraju na ovaj način ovjeriti, posljedice mogu biti nepovoljne.

Isprava koja nije uredno ovjerena gubi pravnu snagu i više se ne može smatrati dokazom u sudskom postupku.

Pored gore navedenih dokumenata, potrebna je i ovjera sledeće vrste papira:

Prilikom punjenja radna knjižica Treba uzeti u obzir sljedeće tačke. Pečat organizacije mora biti na naslovnoj strani knjige. Ako su se lični podaci zaposlenika promijenili - na unutrašnjoj strani korica. Prilikom otpuštanja, obavještenje o otkazu mora uvijek biti popraćeno plavim pečatom organizacije.

Tipični utisci

U zavisnosti od organizacionog oblika preduzeća Otisci pečata mogu se razlikovati po izgledu. Dakle, otisak individualnog preduzetnika je malo jednostavniji od otiska DOO ili CJSC i sadrži manje obaveznih elemenata. Pogledajmo tipične otiske pečata u zavisnosti od tipa i oblika kompanije.

1. Jednostavno. Sadrži naziv organizacije u sredini, a na ivici se nalazi obrazac organizacione aktivnosti, kao i ORGN i kontrolni punkt. Adresa kompanije također može biti uključena u granicu.
2. Sa mikrotekstom. U takvim brtvama, za razliku od prethodnih, postoji složeniji rub, koji ide duž ruba u 2 sloja. Vanjski sloj sadrži manji tekst, koji označava, na primjer, njegov registarski broj. U unutrašnjem sloju ivica, kao i na jednostavnoj štampi, nalazi se adresa, OGRN i, kao i organizacioni oblik kompanije.
3. Sa ukrasnim rubovima. Velike kompanije U svom radu radije koriste fantazijske otiske, u kojima postoji uzorak između unutrašnjeg i vanjskog sloja rubova.
4. Za individualne preduzetnike. Po pravilu, u sredini se nalazi puno ime preduzetnika, a duž ivice su detalji poput adrese, kao i PIB.

Na kojim dokumentima je pečat možete saznati iz ovog videa.

Karakteristike pričvršćivanja

Pečat je obavezan da se stavi na sve ugovore, većinu kadrovskih dokumenata, kao i. Garantna pisma a akti nemaju pravnu snagu osim ako nisu pečatirani. Ništa loše se neće dogoditi ako to stavite na dokument na kojem nije potreban pečat. Međutim, uvijek ga treba postaviti tamo gdje bi njegovo prisustvo kasnije moglo biti potrebno tokom pravnog postupka.

Neke kompanije razvijaju posebne propise ili uputstva za upotrebu pečata. Po pravilu, odobrava ga menadžer i sadrži odjeljke kao što su lista markica koje se koriste u organizaciji, mjesto njihovog skladištenja i postupak upotrebe.

Pečat se stavlja samo uz potpis službenog lica koje ima pravo potpisivanja ove vrste dokumentacije. U pravilu, to je ili čelnik kompanije ili predstavnik od povjerenja.

Pravni smisao ovog detalja je ovjera potpisa tog službenika koji je dio rukovodnog kruga ljudi koji rade u kompaniji čije je ime naznačeno na pečatu.

Otisak se ne može staviti pored potpisa običnog radnika kompanije. Poželjno je da pečat ne preklapa potpis službenika, da je čitljiv i da omogućava razlikovanje svih podataka na njemu.

Ovjera dokumenata pečatom organizacije je poseban način njihove ovjere i potvrđivanja njihove pravne snage. Pečat se stavlja na autentične dokumente koji potvrđuju prava službenika, činjenice o troškovima Novac i materijalnih sredstava, na obračunskim i platnim dokumentima, potvrdama, punomoćjima, na mnogim organizacionim dokumentima (pravilnici, povelje, konstitutivni sporazumi, rasporedi osoblja itd.). Pečat se koristi i u svim slučajevima potvrđivanja prava službenika organizacije, potvrđivanja utroška sredstava i materijalnih sredstava itd.

Pečat se stavlja na dokumente u slučajevima predviđenim zakonskim ili drugim regulatornim pravnim aktima. Pečat se stavlja na mjesto bez teksta, bez ličnog potpisa službenog lica;

Jednostavne brtve mogu imati različite oblike: okrugle, kvadratne i trokutaste. Na njemu nije prikazan grb. Jednostavne (bez slike državnih simbola) stavljaju se na potvrde, propusnice, kopije dokumenata i sl. Otisak pečata je stavljen na način da obuhvata dio ličnog potpisa službenika i da je jasno čitljiv.

IN vladine institucije koristiti službeni pečat(sa slikom grba Ruske Federacije) i jednostavnim pečatom ove organizacije sa reprodukcijom državnog grba Ruska Federacija- pečat koji ima zrcalnu sliku državnog grba Ruske Federacije u sredini klišea pečata Državni grb Ruske Federacije stavlja se na pečate saveznih državnih organa, drugih državnih organa, organizacija i institucija. pečati organa, organizacija i ustanova, bez obzira na oblik svojine, koji se daju pojedinim državnim organima, kao i organima koji vrše državnu registraciju akata građanskog stanja.

Otisak pečata koji prikazuje državni grb Ruske Federacije stavlja se na dokumente za koje je potrebna posebna potvrda njihove autentičnosti (stavlja se na dokumente koji potvrđuju prava preduzeća ili službenika, koji evidentiraju utrošak sredstava, kao i one predviđene državni pravni akti).

Spisak uzoraka dokumenti na kojima je stavljen glavni pečat organizacije mogu izgledati ovako:

1. Akti (prijem obavljenog posla, otpis, pregled i sl.).

2. Arhivske informacije.

3. Punomoćja (za prijem inventara i sl.)

4. Ugovori (o nabavci, ugovori, zakup, itd.)

5. Putne potvrde.

6. Pravilnik o organizaciji.

7. Garantna pisma.

8. Procjena troškova.

9. Certifikati.

10. Statut organizacije.

11. Kadrovske karte

12 Naredbe o glavnim aktivnostima i izvodi iz njih

13 Naredbe o osoblju i izvodi iz njih

14 Nalozi za odmor i službena putovanja i izvodi iz njih

Organizacije, preduzeća i organi vlasti izrađuju sopstvenu listu dokumenata na koje se stavlja pečat i objavljuju je u naredbama ili odlukama.

35) Sastav identifikacionih dokumenata. Pravila za upis podataka, ovjerni dokument.

Podaci za identifikaciju dokumenta: pečat odobrenja, potpis, pečat.

Pečat "Odobreno"(“Odobravam”) je svojevrsna potvrda važnosti i relevantnosti sačinjenog i potpisanog dokumenta, kao i svojevrsna sankcija za validnost ovog dokumenta u odnosu na određeni krug zaposlenih, službenika i odjela. preduzeća.

Jedan broj dokumenata dobija pravnu snagu tek nakon što ih odobre rukovodioci ili službenici preduzeća, u čiju nadležnost spada i rešavanje određenih pitanja.

Sljedeće su predmet obaveznog odobrenja:

1. statuti;

2. pravilnik o predstavništvima, filijalama i strukturnim delovima preduzeća;

3. struktura, kadrovska i popunjenost;

4. akti pregleda, revizija, prijema i predaje materijalnih sredstava;

5. opisi poslova;

6. interni pravilnik o radu;

8. cijene rada i pružanja usluga i dr.

Na osnovu specifičnosti svojih aktivnosti, preduzeće mora izraditi listu dokumenata koji podliježu odobrenju i krug službenika koji imaju pravo da odobravaju te dokumente.

Kada dokument odobrava službeno lice, pečat odobrenja dokumenta mora se sastojati od riječi ODOBRENO (bez navodnika), naziva radnog mjesta lica koje odobrava dokument, njegovog potpisa, inicijala, prezimena i datuma odobrenja. . Pečat odobrenja dokumenta nalazi se u gornjem desnom uglu dokumenta.

Potpis. Potpis potvrđuje odgovornost osobe koja ga je stavila za sve navedeno u dokumentu. Ovlašćeni službenici organizacije imaju pravo potpisivanja dokumenata. Takva ovlaštenja su određena lokalnim propisima organizacije (na primjer, poveljama, propisima, naredbama). Dokumentacija strukturne podjele njihovi menadžeri ih mogu potpisati. O nizu pitanja pravo potpisivanja imaju i drugi zaposleni u organizaciji.

Različite vrste dokumenata zahtijevaju različit broj potpisa. Na dokumentima izdatim odjednom se stavlja jedan potpis. Dakle, naloge o glavnim poslovima ili kadrovima, naredbe, telefonske poruke, punomoći (osim punomoćja za prijem materijalnih sredstava) potpisuje jedan službenik. Ako je za sadržaj dokumenta odgovorno više službenika ili strukturnih jedinica, onda se na njega stavljaju dva ili više potpisa (u zavisnosti od broja odgovornih osoba).

Organizacioni i administrativni dokument mora imati potpis službenog lica (potpis ako je dokument izradilo i izdalo više službenika).

Detalj „Potpis“ (detalj 22) uključuje: naziv pozicije osobe koja je potpisala dokument (puna ako dokument nije sastavljen na obrascu dokumenta, a skraćeno - na dokumentu sastavljenom na obrascu dokumenta) ; lični potpis; dešifrovanje potpisa (inicijal, prezime).

Pečat. Atribut “Pečat” je takođe pravno značajan i koristi se za ovjeru potpisa službenog lica na određenim vrstama dokumenata. Otisak pečata je dodatni dokaz autentičnosti dokumenta i njegove pripadnosti nazivu organizacije naznačenom na dokumentu.

Većina dokumenata kreiranih u organizacijama ne zahtijevaju otisak pečata. Otisak se stavlja na dokumente koji odražavaju sljedeće informacije:

O činjenicama od posebnog pravnog značaja (o osnivanju, reorganizaciji ili likvidaciji organizacije i sl.);

Potvrđivanje prava organizacije ili pojedinci(punomoćje);

Evidentiranje činjenica vezanih za finansijsku imovinu i materijalnu imovinu (akti otpisa materijalnih sredstava, nalozi za plaćanje, garantna pisma).

Takvi dokumenti dobijaju pravnu snagu tek od trenutka kada su ovjereni pečatom.

Državne organizacije imaju službeni pečat (sa likom državnog grba Ruske Federacije). U nedržavnim strukturama postoji okrugli pečat koji je ekvivalentan službenom pečatu. Pored zvaničnog (ili ekvivalentnog) pečata, organizacije mogu imati niz jednostavnih okruglih pečata.

36) Oznake na dokumentu, njihovo značenje i dizajn.

Sve faze obrade prolaska i izvršenja dokumenta evidentiraju se oznakama koje pomažu da se utvrdi gdje se trenutno nalazi i u kojoj je fazi izvršenja.

Sljedeće ocjene se smatraju službenim:

· o prijemu dokumenta od strane organizacije;

· rezolucija;

· o kontroli;

· o izvođaču;

· o izvršenju dokumenta i slanju u spis;

· o dostupnosti aplikacije;

· o ovjeri kopije;

· identifikator elektronske kopije dokumenta.

1. Imajte na umu da je dokument primila organizacija nalazi se u donjem desnom uglu dokumenta i sadrži: naziv organizacije primaoca, sledeći serijski broj i datum prijema (po potrebi - sati i minute).

2.Rezolucija.Rezolucija DOKUMENTA- detalj koji se sastoji od natpisa na dokumentu koji je sačinilo službeno lice i koji sadrži odluku koju je donijelo. Tekst rješenja mora biti sažet, jasan i tačan. Rešenje mora sadržavati: prezime, inicijale izvršioca, zadatak, rok, potpis rukovodioca, datum donošenja rješenja. Rezolucija je pisana rukom u gornjem desnom uglu iznad teksta. Ako nema slobodnog prostora, može se postaviti na bilo koji slobodan prostor na prednjoj strani dokumenta.

3. Napomena o izvođaču sa sadržaće: inicijale, prezime izvršioca dokumenta i njegov broj telefona. Nalazi se na prednjoj ili stražnjoj strani posljednjeg lista dokumenta u donjem lijevom kutu.

4. Oznaka inspekcije je pričvršćena desno na gornjoj margini prvog lista pomoću pečata “Kontrola” ili slova “K”.

5.Napomena o izvršenju dokumenta i slanju u spis uključuje sljedeće podatke:

· Zabilježite “U datoteku”, broj datoteke u kojoj će dokument biti pohranjen. Potpisuje i datira izvršilac dokumenta ili rukovodilac odgovarajuće strukturne jedinice.

6.Označite prisustvo aplikacije upisuje se iza teksta dokumenta prije potpisa. Formatiran je bez pasusa i odvojen je od glavnog teksta dokumenta sa 3 proreda.

7.Napomena o ovjeri kopije prilijepljen na kopije dokumenata i izvode iz dokumenata.

8.Identifikator elektronske kopije dokumenta je oznaka postavljena u donjem lijevom kutu svake stranice dokumenta i koja sadrži naziv datoteke na kompjuterskom mediju, datum i druge podatke pretraživanja instalirane u organizaciji.

Rezolucija. Njegovo značenje. Zahtjevi za rješenje.

Rešenje je odluka službenog lica o pitanju izvršenja isprave, izražena u pisanoj formi ili uputstvo za izvršenje isprave.

ZNAČENJE

Rezolucija konsoliduje naredbu upravnika u vezi sa pitanjem prikazanim u dokumentu. Ovo je kao mali administrativni dokument sastavljen na primljenom dokumentu. Od specifičnosti i jasnoće rezolucije i pravi izbor Izvođač zavisi od kvaliteta zadatka i blagovremenosti izvršenja.

ZAHTJEVI

· Preporučljivo je u odluci navesti: ime izvršioca(a), sadržaj naloga, rok za izvršenje, rok izvršenja, datum, lični potpis rukovodioca.

· Ako je rješavanje nekog pitanja povjereno više izvođača, onda se prvo naznačeno službeno lice smatra odgovornim za rad svih ostalih

· Ako dokument ima standardni rok, onda u rezoluciji možda neće biti naznačen rok

· Pojedinačni rok naveden u odluci ne može sadržavati standardni rok

· R. mora biti prebačen u obrazac za registraciju prilikom registracije dokumenta i predstavlja osnovu za uzimanje dokumenta na kontrolu

· Datum naveden u R. postaje rok za izvršenje dokumenata

· Rukovodilac može napisati rukom na slobodnom polju dokumenta

· Dozvoljeno je sastavljanje R. na posebnom listu formata A6 ili A7 (metoda se koristi u državnim agencijama)

Ne postoji zakon opšte pravilo, prema kojem svi dokumenti moraju biti zapečaćeni. Pečat kao obavezan rekvizit osoblje dokument je strogo neophodan samo u posebno utvrđenim slučajevima, na primjer, u radnoj knjižici.

Osim toga, direktni regulatorni zahtjev za posjedovanje pečata ne primjenjuje se na sve organizacije. Na primjer, pečati se ne pominju u odnosu na društva sa dodatnom odgovornošću i ortačka društva.

Imajte na umu da Savezni zakon od 8. avgusta 2001. br. 129-FZ „O državnoj registraciji pravna lica i individualnih preduzetnika“ takođe ne obavezuje organizacije ili individualni preduzetnik imati pečat. Prilikom registracije pravnih lica, u skladu sa navedenim Zakonom, nije dužno da registracionim organima dostavlja skicu pečata organizacije niti druge podatke o njoj.

Istovremeno, savezni zakoni koji se odnose na druge oblike pravnih lica zahtijevaju pečat. Ovaj zahtjev je definiran u:

stav 5 člana 2 Savezni zakon od 8. februara 1998. br. 14-FZ “O društvima sa ograničenom odgovornošću”;

stav 7 člana 2 Saveznog zakona od 26. decembra 1995. br. 208-FZ „O akcionarska društva»;

stav 3 člana 2 Saveznog zakona od 14. novembra 2002. br. 161-FZ „O državnim i opštinskim jedinstvenim preduzećima“;

Ovim zakonima je utvrđeno da pečat pravnog lica mora biti okruglog oblika, sadržavati puni naziv firme i naznaku lokacije preduzeća.

Dakle, potreba za posedovanjem pečata direktno je utvrđena samo za neke organizaciono-pravne oblike pravnih lica. Međutim, zahtjev za pečatima može se opravdati ne samo direktnom naznakom relevantnog pravnog akta, već i indirektno, iz značenja zakonodavstva. Upravo je ovo tumačenje dato vrhovni sud RF, rješavajući jedan konkretan slučaj: „...u poslovnoj praksi prisustvo pečata za bilo koje pravno lice i privatnog preduzetnika prepoznato je kao obavezno i ​​samo po sebi razumljivo. Bez takvog pečata ne može se otvoriti tekući račun u banci ili drugoj kreditnoj instituciji, transakcije i drugi dokumenti ne mogu biti uredno ovjereni. Pod takvim uslovima, u skladu sa članom 6. Građanskog zakonika Ruske Federacije, dozvoljena je analogna primena građanskog zakonodavstva.

Dakle, pravna lica i individualni preduzetnici moraju imati pečat, inače neće moći pravilno sastaviti određene obavezne dokumente, uključujući i kadrovske dokumente.

Štampanje detalja

Kao što je već spomenuto, određeni zakoni utvrđuju sljedeće detalje kao obavezne: okrugli pečat : puni naziv kompanije i lokacija. Pečat također može sadržavati naziv kompanije na bilo kojem jeziku naroda Ruske Federacije i (ili) stranom jeziku. Ponekad se na pečat (obično u sredini) stavlja zaštitni znak ili drugo sredstvo individualizacije. Ako su odsutni, u sredini se stavlja skraćeni naziv pravnog lica.

Ranije je proizvodnja pečata bila strogo kontrolirana od strane vladinih agencija. Ovo je utvrđeno ranije važećom naredbom Ministarstva unutrašnjih poslova SSSR-a od 13. februara 1978. br. 34 „O odobravanju uputstva o postupku otvaranja preduzeća (radionica), proizvodnih pečata i kalupa za graviranje pečata“. Dakle, pečat organizacije bilo je moguće naručiti iz radionice za štancanje i graviranje samo uz posebnu dozvolu organa unutrašnjih poslova. Za dobivanje takve dozvole bilo je potrebno podnijeti zahtjev uz koji je priložen izvod iz povelje i skica samog pečata. Uputstvom je propisano da pečat mora sadržavati naziv organizacije (ne skraćeno). Za pečate grana postavljeni su posebni zahtjevi. Pa čak i proizvodnja tzv "jednostavne" pečate (pečati opšteg odeljenja ili kadrovske službe, trouglasti pečati, ugaoni pečati, pečati za uverenja) nije bilo moguće bez odobrenja organa unutrašnjih poslova.

Ovo Uputstvo je izgubilo snagu na teritoriji Ruske Federacije zbog objavljivanja Naredbe br. 48 Ministarstva unutrašnjih poslova Ruske Federacije od 14. februara 1994. Međutim, regionalno zakonodavstvo je dosta dugo nakon toga zadržalo licencu postupak za izradu pečata. Na primjer, u Moskvi, da bi dobili dozvolu za izradu pečata, obratili su se okružnom ili gradskom odjelu unutrašnjih poslova (klauzula 4.14 Pravilnika o postupku registracije preduzeća u Moskvi, odobrenog Uredbom Vlade Moskve od 17. septembra). , 1991. br. 97). Ovaj red je postojao u Moskvi do 1997. godine.

Svojevremeno je moskovsko zakonodavstvo postavilo dodatne zahtjeve za obavezne podatke o pečatu. Ovi zahtevi utvrđeni su Privremenim pravilima za proizvodnju i osnovom za uništavanje pečata i pečata na teritoriji Moskve (odobrena naredbom gradonačelnika br. 843-RM od 25. avgusta 1998. godine), koja je postala nevažeća 8. februara 1998. godine. 2005.

Posebno je dato obavezno navođenje sljedećih detalja:

puni naziv organizacije na ruskom jeziku s naznakom organizacionog i pravnog oblika;

lokacija;

glavno stanje matični broj;

broj gradskog registra pečata.

Za "jednostavne" pečate, pored navedenih detalja, dat je i dodatni natpis, na primjer, "sekretarijat", "kancelarija", "uprava poslova", "kadrovska služba", "za račune", "za potvrde" , “za certifikate” itd. .d.

Bilo je moguće, prema nahođenju organizacije, navesti porezni identifikacijski broj (TIN) i porezni broj Sveruski klasifikator preduzeća i organizacije (OKPO).

Za dobijanje dozvole za izradu pečata ili pečata bilo je potrebno dobiti dozvolu od Moskovske registracione komore. Da bi to učinila, organizacija je morala dostaviti skicu pečata (pečata) i drugo Potrebni dokumenti.

Trenutno je registracija pravnih lica i individualnih preduzetnika u nadležnosti savezne vlade, koja ne utvrđuje nikakve dodatne zahtjeve za detalje pečata i njihovu izradu, osim navođenja punog naziva i lokacije. Međutim, pravna lica slijede običaje poslovanja koji su se razvili u praksi i ne ograničavaju svoje pečate samo na obavezne podatke. Naprotiv, uobičajeno je da se navede što više detalja.

Ako organizacija odluči kreirati „jednostavan” pečat, na primjer, za odjel osoblja, ovaj pečat mora sadržavati sve detalje koji se nalaze na „glavnom” pečatu organizacije. Međutim, u sredini, umjesto logotipa, postavljen je natpis “ZA HR Odjel”. Ako organizacija nema odjel za kadrove (na primjer, postoji samo kadrovski inspektor ili kadrovski menadžer), naručivanje pečata za kadrovsko odjeljenje je potpuno nepraktično. Tada dodatni detalji u sredini otiska izgledaju ovako: "ZA HR DOKUMENTE." Međutim, u Pravilniku i Uputstvu je posebno naznačen pečat Odjeljenja za ljudske resurse (odnosno pečat odgovarajuće strukturne jedinice), a ne još jedan „jednostavni“ pečat (međutim, inspektori vrlo rijetko obraćaju pažnju na to).

Ako se u organizaciji odjel za ljudske resurse zove “HR odjel” i njegove funkcije uključuju rad s radnim knjižicama, onda je u središte pečata preporučljivo staviti upravo ovaj dodatni detalj: “HR DEPARTMENT”. Proceduru korištenja ove plombe treba urediti pravilnikom o ovoj strukturnoj jedinici ili drugom lokalnom normativni akt organizacije.

Pečat na ugovoru o radu

Zakon o radu Ruske Federacije (član 67) obavezan je da postoji pismeni ugovor o radu u dva primjerka (jedan za zaposlenog, drugi za poslodavca). Uslovi za sadržaj ugovora o radu utvrđeni su članom 57 Zakon o radu Ruske Federacije (u daljem tekstu: Zakon o radu Ruske Federacije), međutim, zakonodavac ne predviđa obavezno prisustvo pečata pravnog lica ili individualnog preduzetnika na njemu. Istovremeno, nepečatirani potpis predstavnika poslodavca može dovesti do pitanja njegove zakonitosti, posebno ako predstavnik poslodavca potpisuje ugovor o radu, nije rukovodilac pravnog lica (direktor, CEO, predsjednik) i drugo ovlašteno lice (npr. zamjenik šefa, direktor ljudskih resursa i sl.). Sasvim je moguće da tokom „korporativnih ratova“ menadžer, kojeg su osnivači lišili ovlasti, odbije da napusti svoju funkciju i nastavi da „upravlja“ organizacijom, uključujući zapošljavanje zaposlenih i sklapanje ugovora o radu sa njima. Takav „vođa“ više nema pristup pečatima organizacije, pa njegov potpis ostaje neovjeren. To znači da bi odsustvo pečata pravnog lica (individualnog preduzetnika) na ugovoru o radu trebalo da upozori radnika. Obično revizori daju primjedbu ako ugovor o radu nije zapečaćen od strane poslodavca. Zapravo, govorimo o pravnom običaju koji se razvio u industriji radno pravo i propisivanje zapečaćenja ugovora (o radu, puna finansijska odgovornost) i dodatnih ugovora (prilozi) uz iste.

Također je greška ovjeriti potpis poslodavca (njegovog predstavnika) ne pečatom organizacije, već bilo kojim takozvanim „jednostavnim“ pečatom (na primjer, pečatom „za kadrovsku službu“).

Štampanje po narudžbini

Narudžbe nisu pečatirane. To je zbog činjenice da je nalog interni administrativni dokument koji uključuje novoprimljenog radnika u organizacione veze preduzeća. Dakle, kadrovski radnici počinju da vode evidenciju radnog vremena za ovog zaposlenika, unose u radnu knjižicu o imenovanju itd. na osnovu naloga za prijem. Jedinstveni obrazac naloga za prijem radnika u radni odnos ne predviđa ovaj detalj (nedostaje skraćenica „M.P.“). U osnovi personalni nalozi Također je dozvoljeno pisati u bilo kojem obliku, ali u ovom slučaju pečat nije potreban.

Međutim, ne treba zaboraviti da zaposlenik ima pravo zahtijevati kopiju naloga o zapošljavanju (2. dio člana 68. Zakona o radu Ruske Federacije). Kopije naloga za zapošljavanje, kao i druge kopije kadrovska dokumenta koje proizilaze iz organizacije zahtijevaju odgovarajuću sertifikaciju, što je nemoguće bez stavljanja pečata.

Kako ovjeriti kopije kadrovskih dokumenata

Član 62. Zakona o radu Ruske Federacije obavezuje poslodavca da zaposleniku dostavi kopije dokumenata u vezi sa radom, a te kopije moraju biti „propisno“ ovjerene. Pogledajmo tačno kako kopije treba da budu ovjerene i koje propise treba poštovati.

Prema Ukazu Prezidijuma Oružanih snaga SSSR-a od 4. avgusta 1983. br. 9779-X, koji je i danas na snazi, „O postupku izdavanja i overe od strane preduzeća, ustanova i organizacija kopija dokumenata koji se odnose na prava građana” (u daljem tekstu Uredba), tačnost kopije isprave mora biti ovjerena potpisom rukovodioca ili ovlašćenog službenog lica i pečatom (osim u slučajevima kada je za određeni dokument potrebno ovjeravanje).

GOST R 6.30-2003 definira tačno kako bi trebao izgledati natpis o certifikaciji (vidi primjer 1):

ispod atributa “potpis” nalazi se natpis “Tačno”;

stavljen je njegov lični potpis;

dešifruje se potpis (inicijal, prezime);

naveden je datum certifikacije;

pečat je stavljen.

Također u praksi možete pronaći sljedeću potvrdu (vidi primjer 2). Ova metoda osiguranja je potpuno prihvatljiva.

Zaposleni najčešće traže kopiju radne knjižice (npr. za dobijanje stranog pasoša i sl.). Ponekad traže kopiju naloga za nepuno radno vrijeme kako bi „glavni“ poslodavac mogao upisati odgovarajući upis u njihovu radnu knjižicu.

Budući da je riječ o kadrovskim dokumentima koji se čuvaju u kadrovskoj službi, njihove kopije ovjerava inspektor kadrovske službe. Poželjno je da lokalni regulatorni akt organizacije (na primjer, u Pravilniku o kadrovskoj službi preduzeća ili u uputstvu za vođenje kadrovske evidencije) definiše proceduru za takvu ovjeru, kao i odredi koje kopije je dozvoljeno overen pečatom kadrovske službe. Ovo je u potpunosti u skladu sa preporukama GOST R 6.30-2003, koji omogućava da se kopije ovjere pečatom koji se određuje prema nahođenju organizacije (klauzula 3.26).

Naravno, GOST R 6.30-2003 nije općenito obavezujući, on sadrži preporuke. Međutim, Uredba ne stavlja akcenat na vrstu pečata, već definiše samo da se „tačnost kopije dokumenta dokazuje ... pečatom“ (bez preciziranja „pečata organizacije“). Drugim riječima, regulatorni pravni akt je indiferentan prema vrsti pečata koji se stavlja tokom sertifikacije. Dakle, preporuke Državnog standarda Ruske Federacije nisu u suprotnosti s pravilima zakona u ovom dijelu.

Uredba takođe zahteva da se na kopiji navede datum njenog izdavanja i da se naznači da se originalni dokument nalazi u datom preduzeću, instituciji ili organizaciji. U praksi se ovaj zahtjev jedva poštuje, za šta postoji mnogo objašnjenja. Na primjer, odjel za ljudske resurse izdaje kopiju radne knjižice. Jasno je da se njen original, u potpunosti u skladu sa Pravilnikom o vođenju i čuvanju radne knjižice, odobrenim Uredbom Vlade br. 225, čuva u sefu kadrovske službe. Međutim, taj original neće biti tamo zauvek pohranjen, radna knjižica će prije ili kasnije biti predata zaposleniku po otkazu (za razliku od, na primjer, naloga za zapošljavanje koji se čuva najmanje 75 godina). Naznaka datuma izdavanja takođe nema pravni značaj za potvrdu autentičnosti kopije dokumenta. To se radije radi o internom odnosu između zaposlenog i poslodavca, jer je poslodavac dužan da mu najkasnije tri radna dana od dana podnošenja prijave preda kopije dokumenata iz radnog odnosa (čl. 62). Zakona o radu Ruske Federacije). Osim toga, apsolutno nije potrebno stavljati takvu oznaku na sam dokument ako preduzeće vodi evidenciju o izdavanju potvrda i kopije dokumenata.

Pečat u radnoj knjižici

Što se tiče radnih knjižica, ovaj zahtjev je sadržan u Pravilima za vođenje i čuvanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i njihovo pružanje poslodavcima, odobrenim Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. aprila 2003. br. 225 (u daljem tekstu Pravila) i Uputstvo za popunjavanje radnih knjižica, odobreno Rezolucijom Ministarstva rada Ruske Federacije od 10. oktobra 2003. godine br. 69 (u daljem tekstu: Uputstvo).

Dakle, pečat je obavezan na naslovnoj strani i stavlja se pri upisu radne knjižice (tačka 2.2. Uputstva). Da biste to učinili, u donjem desnom uglu nalazi se odgovarajuće polje, označeno skraćenicom „MP“. U ovom slučaju možete koristiti i pečat organizacije i pečat odjela za ljudske resurse.

Pečat se stavlja i na unutrašnju koricu kada se izvrše promjene u podacima sadržanim na naslovnoj strani (tačka 2.3 Uputstva).

Na primjer, najčešći slučaj je da se zaposlenica udala i promijenila svoje djevojačko prezime u prezime svog muža. Kadrovski službenik je suočen sa zadatkom da ove promjene odrazi u radnoj knjižici zaposlenog. Da bi to učinio, jednom tankom linijom precrtava prethodno prezime, omogućavajući da se pročita ono što je precrtano, a iznad njega pažljivo upisuje novo prezime. Uputstva zahtijevaju da se takve izmjene izvrše samo na osnovu relevantnih dokumenata (u ovom slučaju vjenčani list) i upućivanje na njih na unutrašnjoj korici radne knjižice. Takva referenca mora biti ovjerena potpisom poslodavca ili osobe koju on posebno ovlasti i pečatom organizacije (ili pečatom kadrovske službe).

Posebnu pažnju treba obratiti na ovjeru evidencije pri otpuštanju zaposlenog (član 35. Pravilnika). Dakle, pri otpuštanju zaposlenog svi upisi u njegovu radnu knjižicu tokom rada u ovoj organizaciji ovjeravaju se potpisom poslodavca ili osobe odgovorne za vođenje radnih knjižica, pečatom organizacije (kadrovske službe) i potpisom samog zaposlenog.

Imajte na umu da su slični zahtjevi sadržani u Uputstvu o postupku vođenja radnih knjižica u preduzećima, ustanovama i organizacijama (odobreno Rezolucijom Državnog komiteta za rad SSSR-a od 20. juna 1974. br. 162).

Prilikom ovjere evidencije po otkazu, najčešća greška koja se dešava je da kadrovski službenik greškom stavi pečat druge organizacije. To se obično dešava u strukturama tipa holdinga. Tada nastaje situacija kada je certifikaciju izvršila organizacija koja nije u srodstvu sa organizacijom koja je otvorila ovaj blok sa svojim imenom (punim i skraćenim).

Kako popraviti ovu grešku? Nažalost, ni Pravila ni Uputstvo ne daju odgovore na ovo. Mnogi stručnjaci predlažu da se nakon pogrešno zatvorenog bloka evidencije otvori novi blok iste organizacije u obliku punog i skraćenog naziva, izvrši ispravni upis kojim se otkazni zapisnik proglasi nevažećim, ovjeri potpisima i stavi ispravan pečat. Ovakva odluka nije besprijekorna, jer nema osnova da se otkazni zapisnik prizna nevažećim. U ovom zapisniku svi detalji (redni broj zapisa, datum, tekst, detalji narudžbe) odgovaraju stvarnosti. Osim toga, zapisnik o ovjeri ima potpuno samostalnu prirodu i odnosi se ne samo na otpusnu evidenciju, već na cijeli blok evidencije (vidi stav 35. Pravilnika: „po otpuštanju radnika... svi unosi ...su certificirani..."). Čini se potpuno besmislenim priznati sve evidencije kod datog poslodavca kao nevažeće.

Zapis o certifikaciji u ovom slučaju je pogrešan zbog netačnog detalja o „pečatu“. Dakle, to je ono što treba ispraviti. Mnogi ljudi prođu tako što stave ispravan pečat pored njega. Ali prisustvo dva pečata kao detalja u dokumentu izgleda netačno. Zamislite ugovor o radu, zapečaćen od strane poslodavca sa dva pečata, od kojih jedan nije vezan za pravno lice koje ima ulogu poslodavca. Naravno, ovo je neprihvatljivo.

Neki kadrovski službenici predlažu da se izvrši ispravni unos sa sljedećim sadržajem pod sljedećim serijskim brojem:

Oni nude da stave ispravan pečat pored ovog unosa. Međutim, blok evidencije je već zatvoren zapisnikom o otkazu i ovjeren (čak i ako nije u potpunosti ovjeren). Stoga, bivši poslodavac nema razloga da vrši bilo kakve unose nakon toga. A otvaranje bloka zapisa da bi se napravio samo jedan unos za ovjeru je besmisleno, jer takav zapis ne može postojati odvojeno od onih zapisa koji se ovjeravaju.

Dakle, ne postoji idealan izlaz iz ove situacije, bilo kakva ispravka pogrešno stavljenog pečata će na ovaj ili onaj način biti u suprotnosti sa Uputstvima i Pravilima. Čini se da se može izabrati bilo koja od ovih metoda, ali zaposleniku treba dati potvrdu koja potvrđuje period rada kod ovog poslodavca, te savjetovati da ovu potvrdu zadrži radi prezentacije drugim poslodavcima i penzionim organima (ako je potrebno).

Na isti način treba dati objašnjenja ako je greškom stavljen pečat na unutrašnjoj korici radne knjižice („pogrešno je stavljen pečat te i te organizacije“). Na primjer, kada je unosio promjenu prezimena, kadrovski službenik je prilikom ovjere koristio pogrešan pečat. Samo umjesto potvrde u ovom slučaju, prikladno je izdati ovjerenu kopiju naloga, na osnovu koje je u dokumentima organizacije promijenjeno prezime zaposlenika.

Ako je ispod unosa o dodavanju podataka o obrazovanju i/ili struci otisnut pogrešan pečat, tada možete izdati potvrdu sastavljenu u bilo kojem obliku, koja će potvrditi da je odgovarajući upis na omotu napravljen ovim određenog poslodavca.

Ponekad se desi da pečat koji je djelimično ne odgovara nazivu organizacije u naslovu. Ovo može biti greška kadrovskog službenika koji je nepažljivo otvorio blok evidencije. Netačan naziv organizacije je također gotovo nemoguće ispraviti jer nije numerisan. U ovom slučaju rješenje bi bilo i izdavanje potvrde koja potvrđuje odgovarajući period radnog iskustva.

Slična greška se javlja i ako se propusti zapis o promjeni naziva organizacije. Na primjer, Romashka LLC je preimenovana u Romashka revizorska firma LLC, i to se odražava u njenim osnivačkim dokumentima. Shodno tome, prilikom otpuštanja zaposlenog, poslodavac će staviti pečat koji pripada Romashka revizorskoj firmi LLC. Ali pošto su jednostavno zaboravili da naprave zapis o preimenovanju, naziv bloka zapisa ne odgovara detaljima štampe. Odnosno, formalno se smatra da su ove unose napravile dvije različite organizacije.

Dok se blok unosa ne zatvori, vrlo je lako napraviti unos koji nedostaje (tačka 3.2 Uputstva). Ali ako su unosi već zatvoreni, onda više nema razloga za unos koji nedostaje. Naravno, možete otvoriti novi blok zapisa i unijeti nedostajući unos, ali u trenutku kada se takva greška otkrije, zaposlenik možda već radi na novom mjestu. U ovom slučaju ponovo se izdaje potvrda koja odražava podatke o radnom stažu zaposlenog i o preimenovanju organizacije koje se dogodilo tokom njegovog rada. Zaposleni ima pravo da takvu potvrdu predoči na novom radnom mestu, a poslodavac je dužan da na osnovu te potvrde izvrši odgovarajući upis (tačka 27. Pravilnika). Zaposleni treba da zadrži takvu potvrdu kao prateći dokument.

Često postoje radne knjižice u kojima je blok evidencije organizacije zatvoren sa obaveštenjem o otkazu, potpisom kadrovskog službenika i potpisom zaposlenog, ali pečatom organizacije (pečatom kadrovske službe) nedostaje. Ovaj nedostatak se može otkloniti vrlo jednostavno - zaposlenik samo treba doći na svoje prethodno radno mjesto i zatražiti pečat. Glavna stvar je ne odgađati ovo, jer organizacija može promijeniti ime, naručiti nove pečate i uništiti stare. Tada certificiranje pečatom može uzrokovati poteškoće. Ali čak iu ovom slučaju, izdavanje potvrde pomoći će.

Problemi mogu nastati i ako pokušaju da isprave nedostatak pečata kada je prethodna organizacija već likvidirana ili reorganizovana. U tim slučajevima, za prateće potvrde, potrebno je da se obratite pravnim sljedbenicima organizacije ili arhivi u koju su dostavljena kadrovska dokumenta. Međutim, sigurnost dokumenata o osoblju nije uvijek osigurana kako treba, pa je vjerovatno da nećete dobiti arhivsku potvrdu. I tada će odgovarajući blok zapisa zauvijek ostati bez pečata i smatrat će se nepropisno ovjerenim. U principu, naknadni poslodavac može otvoriti svoj blok nakon takvog bloka zapisa. Međutim, evidentiranje radnog staža na osnovu neispravno ovjerenih prethodnih zapisa bit će problematično.

Još složenija situacija nastaje kada u radnoj knjižici nedostaje ne samo pečat, već čak ni zapisnik o otkazu. Tada poslodavac koji zaposli zaposlenog neće moći da vodi takvu knjigu, jer se formalno smatra da zaposleni radi u drugoj organizaciji, iako je u stvarnosti ova organizacija već likvidirana. Ali ako zaposlenik predoči arhivsku potvrdu, iz koje će biti jasno da je otpuštanje izvršeno, „novi“ poslodavac ima pravo pokrenuti vlastiti blok evidencije i, u svom sastavu, odražavati informacije o otpuštanju radnika. radnik sa prethodnog radnog mesta.

Lokacija pečata na dokumentu

Stavljanje pečata na kadrovski dokument takođe nije od male važnosti. Najčešća greška: pečat u potpunosti pokriva lični potpis službenog lica, čime je nemoguće uporediti ga sa potpisima na drugim dokumentima ili na uzorcima potpisa (tj. njegovu identifikaciju kao originalan). Ponekad je takvo pečatiranje namjerno, jer je za službeno lice potpisala neovlašćena osoba. Takav dokument ima sve znakove lažnog dokumenta i ukazuje na nepoštenje takve organizacije.
Općenito je prihvaćeno da pečat pokriva dio naziva radnog mjesta, ostavljajući lični potpis službenika i njegovo dešifriranje otvorenim za čitanje. Slična pravila su oduvijek postojala u SSSR-u, a trenutno su takvi zahtjevi sadržani u resornim aktima koji propisuju određenu proceduru kancelarijskog rada nadležnim državnim organima.

Još jedan nedostatak koji se često nalazi na dokumentima je otisak pečata na dokumentu koji je predebeo ili previše bled, kao i otisak sa slikom koja delimično nedostaje (obično kada je pritisak slab). Preporučujemo da otisak bude jasan i čitljiv.

* * *

Dakle, pečat organizacije na kadrovskim dokumentima je neophodan u slučajevima kada dokument formalizuje sva međusobna prava i obaveze poslodavca i zaposlenog, kao i u slučajevima kada dokument ili njegova kopija potvrđuje bilo koje činjenice ili prava zaposlenog (uključujući bivši uposlenik). Interni dokumenti poslodavca ne podliježu pečaćenju. A pošto pečat ukazuje na važnost dokumenta, ne treba praviti greške prilikom njegovog stavljanja. U suprotnom mogu nastati negativne situacije kako za zaposlenog, koji je lišen mogućnosti da dokaže svoja prava predočavanjem dokumenta, tako i za poslodavca koji rizikuje da bude priveden administrativnoj odgovornosti zbog kršenja procedure vođenja kadrovske evidencije.\

2 U nekim slučajevima, zakon ne spominje navođenje lokacije kao obavezni detalj pečata (klauzula 4, član 3 Saveznog zakona od 12. januara 1996. br. 7-FZ „O neprofitnim organizacijama“).

3 Naredba Moskovske registarske komore od 20. januara 1999. br. 17 „O postupku odobravanja skica pečata i pečata“ (u stvari, dokument je izgubio snagu). Vidi takođe Moskovski zakon br. 44 od 30. juna 2004. „O računovodstvu pečata” (izgubio je na snazi ​​zbog usvajanja moskovskog zakona br. 28 od 22. juna 2005.).

4 Napominjemo da su u radnoj knjižici uzorka iz 1974. godine predviđene čak tri kolone za takve promjene u polju „prezime“. Stoga se u takvim knjigama novo prezime ne upisuje na vrhu, već na dnu, u slobodnoj koloni.

5 Potpis zaposlenog može nedostajati ako je bio odsutan s posla prilikom sastavljanja radne knjižice na dan otpuštanja (na primjer, zbog bolesti i sl.) ili ako sam odbije da potpiše (obično u slučajevima „konflikta“). otpuštanje, „prema članu“).

6 Vidi: „Državni sistem podrška dokumentaciji menadžment. Osnovne odredbe. Opšti zahtjevi za dokumente i usluge podrške dokumentaciji" (odobreno odlukom odbora Glavnog arhiva SSSR-a od 27. aprila 1988., naredbom Glavnog arhiva SSSR-a od 23. maja 1988. br. 33).

7 Vidi: Standardna uputstva za kancelarijski i arhivski rad u carinskim organima (područne carinske službe, carinarnice, carinarnice), odobreno. po nalogu Federalna carinska služba Rusije od 18.10.2004. godine broj 160; Odobreno uputstvo za kancelarijski rad u organima i institucijama tužilaštva Ruske Federacije. naredbom Glavnog tužioca Ruske Federacije od 28. decembra 1998. br. 93.

Koju marku da odaberem i po čemu se marke razlikuju jedna od druge? Zakon će vam pomoći u ovom pitanju. Procedura korištenja pečata i pečata uspostavljena je prije 40 godina i ostala je nepromijenjena. Međutim, postoje nijanse koje treba imati na umu kada radite s pečatima i pečatima.

Kako koristiti pečate u organizaciji

Odredbe o postupku korištenja pečata, utvrđene u Unified državni sistem upravljanje dokumentima (USSD), odobreni su Uredbom Državnog komiteta za nauku Vijeća ministara SSSR-a od 4. septembra 1973. br. 435 i preporučeni za korištenje svim ministarstvima, odjelima i njima podređenim institucijama, organizacijama i preduzećima u upravljanje zapisima. Odredbe o štampi zabilježene u Jedinstvenoj državnoj bazi podataka ostaju na snazi ​​do danas.

Pečat se stavlja na vjerodostojne isprave kojima se potvrđuju prava službenih lica, činjenice utroška sredstava i materijalnih dobara, na obračunske i platne isprave, potvrde, punomoćja, na organizacione dokumente (npr.: propisi, povelje, konstitutivna dokumenta, kadrovske tabele i sl.). Otisak pečata se stavlja iu svim slučajevima kada je potrebno ovjeriti prava službenika organizacije, potvrđujući utrošak sredstava i materijalnih sredstava itd.

Važno je znati:

1. Na dokumente se stavlja otisak pečata kojim se potvrđuje njihova autentičnost i potvrđuje njihova pravna snaga.
2. Pečati se proizvode u strogo ograničenim količinama i isključivo za službene svrhe.

Glavne vrste pečata

Prema namjeni, pečati se dijele na glavne (pečati i pečati pravnih lica) i pomoćne (jednostavne).

Pečati u državnim organizacijama

Član 4. Federalnog ustavnog zakona od 25. decembra 2000. br. 2-FKZ „O državnom grbu Ruske Federacije“ definiše pravo na reprodukciju državnog grba Ruske Federacije na pečatima organa savezne vlade, drugih državnih organa. , organizacija i ustanova, na pečatima organa, organizacija i ustanova, bez obzira na oblik svojine, kojima su data određena državna ovlašćenja, kao i organa koji vrše državnu registraciju akata građanskog stanja.

Šta je pečat? Službeni pečat je okruglog oblika. U sredini je slika državnog grba Ruske Federacije, a oko kruga je naziv organizacije. Grb grada i regije Ruske Federacije stavlja se na pečate predstavničke i izvršne vlasti grada i regije u skladu sa podzakonskim aktima ovog grada ili regije.

Marke u komercijalnim organizacijama

U br vladine organizacije koristi se pečat kompanije, koji je ekvivalentan pečatu. U sredini takvog pečata stavlja se amblem ili skraćenica organizacije koja označava njen naziv, duž kruga - puni naziv organizacije koji ukazuje na njen organizacioni i pravni oblik i njen državni registarski broj (u registarskom registru).

Član 7. čl. 2 Federalnog zakona od 26. decembra 1995. br. 208-FZ „O akcionarskim društvima“ utvrđuje sastav informacija u pečatu kompanije: „Kompanija mora imati okrugli pečat koji sadrži puno ime kompanije na ruskom jeziku i naznaku svoje lokacije. Pečat također može naznačiti naziv kompanije na bilo kojem stranom jeziku ili jeziku naroda Ruske Federacije.”

Organizacije mogu imati jednostavne (pomoćne) pečate. Reproduciraju naziv organizacije, njenu strukturnu podjelu i vrstu pečata. U tom slučaju pečat mora sadržavati dodatni natpis: „Sekretarijat“, „Za račune“, „Za reference“, „Za pakete“, „Za kopije“ itd.

Jednostavne (pomoćne) brtve mogu biti kvadratne, okrugle, pravokutne, trokutaste, ovalne.

Osobe ovlaštene za stavljanje pečata na dokumente trebaju biti svjesne da se otisak pečata koji potvrđuje autentičnost potpisa službenog lica stavlja u prostor bez teksta, bez uzimanja ličnog potpisa službenika.

Dokumenti finansijske prirode ovjeravaju se bez pisanja naziva radnog mjesta i potpisa, na posebno određenom mjestu. Po pravilu, mjesto na kojem se stavlja pečat je označeno simbolom „M.P.“.

Koje dokumente treba ovjeriti glavnim i pomoćnim pečatima

U kancelarijskoj praksi uobičajeno je sastaviti pojedinačnu listu dokumenata za svaku organizaciju koja je ovjerena. Stavlja se na snagu po nalogu rukovodioca ili je dodatak uputstvu za rad sa dokumentima. Organizacija takođe izdaje naredbu (instrukciju) sa spiskom službenika (menadžera) koji imaju pravo potpisivanja dokumenata.

• akti (prijem završenih građevinskih objekata, opreme, izvedenih radova; otpisi; pregledi i dr.);
• arhivske reference;
• arhivske kopije;
• punomoćja (za prijem inventara, vođenje predmeta u arbitraži, itd.);
• ugovori (o finansijskoj odgovornosti, nabavkama, ugovorima, naučno-tehničkoj saradnji, zakupu prostorija; o izradi radova i dr.);
• zadatke (za projektovanje objekata, tehničkih objekata, kapitalne izgradnje; tehničke i dr.);
• zaključci i pregledi;
• prijave (za akreditiv; odbijanje prihvata, itd.);
• rješenja o izvršenju;
• putne potvrde;
• stope potrošnje;
• uzorci otisaka pečata i potpisa zaposlenih koji imaju pravo da obavljaju finansijske i poslovne transakcije;
• garantna pisma (za rad, usluge itd.);
• nalozi (budžetski; bankarski; penzijski; plaćanje (konsolidovani, banci; za prijem i prenos valute, za uvoz, itd.);
• propisi o organizacijama;
• podnesci i molbe (za dodjelu ordena i medalja, nagrada i sl.);
• registri (čekovi; budžetski nalozi dostavljeni banci);
• predračun troškova (za održavanje upravljačkog aparata; za obračun ugovora i sl.);
• sporazumi;
• potvrde (ograničene; o uplati iznosa osiguranja; korišćenju budžetskih izdvajanja za plate; o obračunatim i dospelim plate itd.);
• specifikacije (proizvodi, proizvodi, itd.);
• naslovne liste;
• certifikati;
• povelje organizacija;
• rasporedi osoblja.

Dodatni otisci pečata se stavljaju:

• za ovjeru certifikata;
• na kopijama dokumenata;
• za izvode iz dokumenata;
• knjigovodstvene isprave itd.

Kako koristiti pečate u organizaciji

Pored glavnog i pomoćnog pečata, pečati se koriste u kancelarijskom radu organizacije. Pečat je vrsta pravokutnog pečata. Pečati formalno zamjenjuju rukom pisane zapise u ponavljajućim situacijama iste vrste u papirologiji. U ovom slučaju, pečati su detalji koji su uključeni u davanje pravne snage dokumentu i ubrzavanje protoka dokumenata.

Postoji nekoliko vrsta markica:

• kutak (adresa);
• registracija;
• ograničenja prava pristupa;
• sa detaljima organizacije;
• obeležavanje.

Ugaoni (adresni) pečat koristi se ako organizacija nema štampane ili “elektronske” obrasce. Ugaoni žig se može koristiti za dopisivanje, izdavanje tekućih potvrda itd. U ovom slučaju, ugaoni pečat izrađen u skladu sa potrebnim zahtjevima daje dokumentu službeni karakter. U kutnim pečatima podaci o organizaciji su raspoređeni istim redoslijedom kao na obrascu. Detalji navedeni u kutnim markama i pečatima moraju se podudarati. Veličina ugaonog žiga u pravilu odgovara dimenzijama kutne forme (70x100 mm).

Registracijski pečat sadrži naziv organizacije, polja za označavanje datuma prijema i broj (indeks) pristiglog dokumenta. Takav pečat utvrđuje odgovornost organizacije za dokument i početak perioda izvršenja. Registarski pečat se ne stavlja na priloge uz dokument, već samo na sam dokument.

Pečat ograničenja pristupa se nalazi u gornjem desnom uglu svakog lista dokumenta, na dnevniku registracije dokumenata sa ograničenim pravom pristupa i na paketima sa dokumentima sa ograničenim pravom pristupa. Ovaj pečat može se dopuniti podacima predviđenim zakonom o podacima koji su označeni kao državna tajna i povjerljivim podacima.

Pečat sa podacima o kompaniji, obično male veličine s okvirom. Sadrži kratki naziv organizacije, mjesto registracije, TIN.

Marke za označavanje koriste se za interne potrebe preduzeća (etiketiranje proizvoda, kontejnera i sl.) korišćenjem specijalnog pečatnog mastila. Njihova veličina, oblik i sadržaj nisu regulirani.

Kako čuvati pečate i pečate

Osnovni okrugli pečat Organizaciju mora čuvati šef odjeljenja imenovan naredbom rukovodioca organizacije i čuvati u njegovom sefu. Može se izdati uz potpis ostalim zaposlenima u slučajevima kada je ovaj rukovodilac odsutan duže vrijeme ili postoji potreba za korištenjem pečata vikendom i praznici ili ga koristiti izvan organizacije.

Jednostavni (pomoćni) pečati i žigovičuvaju zaposleni u organizaciji odgovorni za njihovu upotrebu i sigurnost.

Pomoćne marke su pohranjene u stolovima koji se mogu zaključati. Osnovni i jednostavni (pomoćni) pečati, ugaoni (adresni) žig pohranjuju se u zapečaćene sefove (metalne vatrostalne ormare), pristup kojima ima zaposleni koji je primio pečate i pečate i odgovoran je za njihovu sigurnost.

Kako voditi evidenciju pečata i pečata

Za evidentiranje pečata i štambilja potrebno je voditi dnevnik, koji vodi službenik zadužen za sigurnost pečata i štambilja. Dnevnik se mora voditi u skladu sa pravilima za vođenje strogih izvještajnih dokumenata. Svaki list časopisa je numerisan, časopis je vezan, zapečaćen (pečatom) i potpisan od strane rukovodioca organizacije. Časopis se čuva u vatrostalnom ormariću (sef).

Primljeni pečati i pečati moraju se odmah registrovati (vidi).

Za provođenje inspekcije stanja računovodstva i skladištenja pečata i pečata u organizaciji se mogu formirati posebne komisije. Na osnovu rezultata inspekcijskog nadzora sastavlja se potvrda (akt) koja se dostavlja rukovodiocu radi preduzimanja mjera za osiguranje propisnih uslova knjigovodstva i skladištenja pečata i pečata. Prilikom premještanja ili otpuštanja službenika zaduženog za evidentiranje i čuvanje pečata i pečata, rukovodilac imenuje komisiju za provjeru stvarne dostupnosti pečata i pečata.

Rezultati inspekcije se ogledaju u aktu o prijemu i prenosu pečata i pečata drugom službeniku koji je nalogom direktora imenovan da bude odgovoran za njihovo računovodstvo i skladištenje. Akt mora sadržati dodatak sa pečatima i pečatima.

Zamjena i nabavka pečata i štambilja

Zamjena i nabavka pečata (pečata) vrši se na osnovu naloga (uputstva) rukovodioca na preporuku rukovodilaca strukturnih odjela organizacije. Za izradu pečata i pečata naručuje se organizacija (preduzeće) koja proizvodi pečate i pečate. Pečati i žigovi se evidentiraju kod lica koje ih je primilo dok se ne prenesu (predaju) ili zamjene (unište). Pečati (žigovi) koje treba zamijeniti se uništavaju.

Uništavanje pečata i pečata vrši komisija, koja se formira po nalogu rukovodioca organizacije.

Način uništavanja utvrđuje komisija. Uništavanje pečata i štambilja podrazumijeva potpuno uništenje njihove tiskarske površine i forme, što ne dopušta mogućnost restauracije i daljnje upotrebe. Proizvodi od gume, gume i polimera seku se na sitne komade ili spaljuju, a oni od metala se piluju sa dve poprečne linije. Akt o uništavanju pečata i štambilja sastavlja i odobrava upravnik. U dnevniku se pravi bilješka o uništenju pečata (pečata) sa naznakom broja i datuma akta.

U aktu mora biti navedeno:

• vrijeme i mjesto uništenja;
• sastav komisije;
• osnova za uništavanje pečata i pečata;
• naziv i otisci uništenih pečata i pečata;
• način uništavanja;
• zaključak komisije o dovođenju pečata (pečata) u stanje koje isključuje mogućnost njegove restauracije i dalje upotrebe;
• potpise članova komisije.

Akti se čuvaju zajedno sa dnevnikom pečata i štambilja.

Ko je odgovoran za pečate i pečate

Izradu, računovodstvo, zamjenu, skladištenje, prijenos i uništavanje pečata i pečata osigurava osoba imenovana naredbom rukovodioca organizacije. U slučaju njegovog razrješenja, nalog se ponovo izdaje i imenuje drugo odgovorno lice.

Odgovornost za upotrebu i čuvanje pečata i pečata nakon njihovog izdavanja strukturnim jedinicama se nalogom rukovodioca dodeljuje zaposlenima koji su primili te pečate i pečate. Pitanje ko u organizacijama treba da bude odgovoran za računovodstvo pečata i pečata nije regulisano nikakvim regulatornim pravnim aktima. U svakoj organizaciji ovo pitanje se rješava u zavisnosti od karakteristika i razumijevanja značaja ovog posla.

Pečati i pečati se izdaju uz potvrdu u dnevniku zaposlenima koji su lično odgovorni za njihovu upotrebu.

T.V. Voitsekhovich

konsultant na

rad u kancelariji

Čini se da je sve već rečeno o štampanju, a malo je vjerovatno da se išta može dodati. Šta može biti lakše od „pečatiranja” dokumenata koje ste donijeli? Međutim, kada sam se suočio sa polaznicima obuke, shvatio sam da i tako jednostavna manipulacija ponekad izaziva poteškoće i pitanja, te stoga zahtijeva određena pojašnjenja.

Na koje dokumente iu kojim slučajevima je potrebno staviti pečat?

Prije svega, potrebno je zapamtiti da je glavni pečat organizacije ovjeren samo potpisima prvih osoba: menadžera, njegovog zamjenika, glavnog računovođe.

Za overu potpisa šefova odeljenja/odeljenja/odeljenja u strukturi organizacije koriste se pomoćni pečati - pečati strukturnih odeljenja, na primer, „Odeljenje za ljudske resurse“, „Kreditno odeljenje“ itd. naziv odjela na pečatu iu organizacionoj strukturi organizacije mora biti identičan.

Spisak osnovnih dokumenata koji moraju biti overeni pečatom razvio je VNIIDAD 80-ih godina prošlog veka. Na njega se možete osloniti kada razvijate interna pravila za korištenje pečata vaše organizacije. Međutim, ne treba zaboraviti da se mnogo toga promijenilo za tri decenije. Osim toga, lista sadrži dokumente koji podliježu ovjeri glavnog pečata, a zanemaruje njihove pomoćne kolege - pečate strukturnih odjela.

Ugovori;

Čekovne knjige;

Nalozi za plaćanje, instrukcije za prenos sredstava, druge knjigovodstvene isprave koje potvrđuju prolazak sredstava (memoralni nalozi i sl.);

Bankovne kartice i drugi dokumenti sa uzorcima potpisa ovlašćenih lica dostavljeni relevantnim organizacijama za transakcije koje obavlja organizacija;

Arhivske potvrde o radnom stažu, kopije (izvodi) arhivske dokumentacije;

Izvještaji na propisanom obrascu i dr.

Interna uputstva odjeljenja mogu propisati obavezno prisustvo pečata na zahtjevima upućenim trećim organizacijama (na primjer, zahtjevi agencija za provođenje zakona bankama o protoku sredstava na računima sumnjivih organizacija).

Ali nalozi i uputstva za osnovnu delatnost, kao i pisma, osim finansijskih i garantnih pisama, nisu ovjereni pečatima.

Spisak ovjerenih dokumenata pečati strukturnih podjela, treba navesti u lokalnom administrativnom dokumentu organizacije.

Treba imati na umu da većina kadrovskih dokumenata (naredbe, uputstva, itd.) nije ovjerena. Izuzetak je radna knjižica koja mora biti ovjerena naslovna strana(prilikom popunjavanja ili izmjena) i zapisnik o otkazu.

Pečat predškolske obrazovne usluge ovjerene su kopije repliciranih internih dokumenata.

Bilješka

Postoji mnogo kontroverzi oko štampanja na fakturama. Ovo pitanje je stavljeno na kraj Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. februara 2004. br. 84, čiji je stav 12. uključivao potrebnu „M.P.“ je isključen iz standardni obrazac fakture.

Gdje staviti pečat?

Bez obzira na vrstu pečata, postoje univerzalna pravila za njihovo stavljanje na dokumente: pečat se stavlja ili na posebno određeno mjesto (M.P.), ili tako da pokriva kraj naziva radnog mjesta osobe koja je potpisala dokument. Ovaj zahtjev je sadržan u klauzuli 2.6.22 Standardne upute o kancelarijskom radu u saveznih organa izvršna vlast, odobrena naredbom Ministarstva kulture Rusije od 8. novembra 2005. br. 536.

Ako je potrebno ovjeriti certifikacijski natpis na ukoričenom dokumentu, otisak pečata mora pokrivati ​​i dio ovjerenog lista i površinu na koju se list lijepi.

Otisak pečata na priznanici za gotovinski nalog treba da pokrije i onaj dio dokumenta koji ostaje u vašoj organizaciji.

Neprihvatljivo je staviti pečat na lični potpis.

Kako pečatirati?

• Prilikom “štampanja” dokumenata, posebno onih za plaćanje, pokušajte da osigurate da otisak nije dosadan ili mutan. Loše čitljiv ili djelimično odštampan otisak pečata može biti razlog da notar odbije da ovjeri kopiju dokumenta, a da banka odbije da primi nalog za plaćanje na izvršenje. Stoga pravovremeno promijenite (napunite) jastučić za mastilo.
• Nakon zamjene ili ponovnog punjenja jastučića s tintom, prije stavljanja pečata na dokument, napravite kontrolni otisak na nacrtu. Ponekad je potrebno ukloniti višak mastila sa otiska kako bi se izbeglo da otisak bude mutan ili razmazan.
• Kada se pripremate za "pečatiranje" dokumenta, uvjerite se da ispod njega nema ničega. Spajalica, neravnomerno presavijeni listovi dokumenta sa više stranica ili drugi strani predmet koji leži ispod hrpe dokumenata mogu ometati štampanje. Kao rezultat, dobit ćete polovicu ili razmazani otisak.

Print care

Kao rezultat upotrebe, gumeni kliše postaje začepljen prljavštinom, slova postaju poput mrlja. Neuredan pečat na dokumentima ne samo da ne izgleda dobro za organizaciju, već je i razlog za odbijanje prihvatanja određenih dokumenata, poput naloga za plaćanje. Brtvu možete održavati u ispravnom obliku koristeći običnu četkicu za zube, koja može nježno očistiti kliše bez oštećenja primijenjenog dizajna. Nakon čišćenja, brtvu treba isprati pod tekućom vodom i obrisati.

Državni sistem dokumentacione podrške menadžmentu. Osnovne odredbe. Zahtjevi za dokumente i usluge podrške dokumentaciji (odobren od strane Upravnog odbora Glavnog arhiva SSSR-a 27. aprila 1988; naredba Glavnog arhiva SSSR-a od 23. maja 1988. br. 33).

Ponekad organizacije sa podružnicama, delegirajući ovlasti svom predstavniku, pogrešno sastavljaju punomoć: umjesto pečata matične kompanije, stavljaju pečat odjela. Takvo punomoćje je nevažeće.

Prema tački 2.2 Uputstva za popunjavanje radnih knjižica, odobrenih Uredbom Ministarstva rada Rusije od 10. oktobra 2003. br. 69.

Prema klauzuli 35 Pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i njihovo pružanje poslodavcima, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. aprila 2003. br. 225 (sa izmjenama i dopunama od 19. maja 2008. ).