خبرة أجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة. تتمتع قوانين الاتحاد الروسي بأعلى أهمية قانونية

م. أستاذ لارين ، دكتور في التاريخ

إدارة السجلات الفيدرالية للولايات المتحدة

دور الأرشيف الفيدرالي الألماني في إدارة السجلات

خبرة اللغة الإنجليزية في إنشاء نظام إدارة المستندات الإلكترونية والحكومة الإلكترونية

خبرة في إدارة المستندات الإلكترونية في دول أخرى

التقاليد المحلية والخبرة العالمية ، تشير توصيات المجلس الدولي للأرشيف بوضوح إلى أهمية تنظيم الدولة لقضايا إدارة الوثائق. وليس من قبيل المصادفة أن ينعكس هذا المجال من النشاط في مشروع مفهوم تطوير شؤون المحفوظات حتى عام 2020 ، الذي طورته وكالة المحفوظات الفيدرالية. سيكون من الصواب استخدام الخبرة الأجنبية التقدمية في هذه الحالة.

في جميع البلدان المتقدمة ، تؤدي الدولة وظائف إدارة الوثائق ، وهذه الممارسة تبرر نفسها. إن رفض التدخل على مستوى الدولة في تنظيم عمليات الدعم الوثائقي للإدارة سيكون له في النهاية تأثير سلبي على جودة صندوق الأرشيف. هذا الموقف مهم بشكل خاص فيما يتعلق بالاتجاه العالمي للانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية.

يعد تحديد المتطلبات التنظيمية والتوجيه المنهجي والرقابة في مجال إدارة الوثائق من أهم أنشطة هيئات الأرشفة الوطنية في الخارج. تم توضيح هذه النقطة في عدد من العروض التقديمية الرئيسية في 2012 المؤتمر الدولي للأرشيف في أستراليا.

لنبدأ هذه المراجعة من الولايات المتحدة الأمريكية، حيث يُعهد بإدارة السجلات الفيدرالية إلى إدارة المحفوظات والسجلات الوطنية (NARA) - وهي مؤسسة فيدرالية ، وهي خدمة الأرشفة والتوثيق الوطنية (يشار إليها فيما يلي باسم "الأرشيف الوطني الأمريكي"). تشمل الوظائف الرئيسية للأرشيف الوطني للولايات المتحدة التوجيه والمساعدة الفيدراليين للوكالات الفيدرالية في التوثيق المناسب لأنشطتها ونقل الوثائق للتخزين أو الإتلاف.

الأرشيف الوطني الأمريكي مطلوب من أجل:

نشر المعايير والإجراءات والقواعد في مجال إدارة السجلات وإجراء التدريب على إدارة السجلات ،

إجراء البحوث لتحسين ممارسات وبرامج إدارة السجلات ;

جمع ونشر المعلومات عن برامج التدريب والتطورات التكنولوجية والأنشطة الأخرى في مجال إدارة السجلات ؛

تشكيل اللجان والمجالس المشتركة بين الوزارات اللازمة لتبادل المعلومات في مجال إدارة السجلات بين المؤسسات الاتحادية ؛

لفت انتباه الوكالات الفيدرالية والكونغرس الأمريكي باستمرار إلى الحاجة إلى سياسات إدارة السجلات المناسبة ؛

توفير التدريب في إدارة السجلات وتشجيع الوكالات الفيدرالية على توفير التدريب على تطبيق أنظمة وتقنيات إدارة السجلات الهزيلة ؛

فحص (مسح) السجلات والبرامج وممارسات إدارة السجلات في الوكالات الفيدرالية ؛

تقرير إلى اللجان ذات الصلة في الكونغرس الأمريكي وإلى رئيس مكتب الإدارة والميزانية بالولايات المتحدة في يناير من كل عام (وإذا لزم الأمر ، أيضًا في أي وقت آخر) بناءً على نتائج الأنشطة المذكورة أعلاه وعلى امتثال الوكالات الفيدرالية للتوصيات الموضوعة بناءً على نتائج التفتيش (المسح) على إدارة الوثائق والمستندات .

يحتوي قانون اللوائح الفيدرالية الأمريكية على أعمال نشرتها دار المحفوظات الوطنية الأمريكية.

في القسم 36 (الفصل 12) ، تم تخصيص ما يلي مباشرة لإدارة المستندات:

الجزء 1220 “وثائق اتحادية. الأحكام العامة"،

الجزء 1222 "إنشاء وتخزين الوثائق الاتحادية" ،

الجزء 1228 "نقل الوثائق الاتحادية" ،

الجزء 1230 "إدارة الوثائق المصغرة" ،

الجزء 1232 "إدارة الوثائق السمعية البصرية" ،

الجزء 1234 "إدارة المستندات الإلكترونية" ،

الجزء 1236 "إدارة الوثائق ذات الأهمية الخاصة" ،

الجزء 1238 "المساعدة في برامج إدارة السجلات في المنظمات".

من الأنشطة ذات الأولوية للأرشيف الوطني المشاركة في تشكيل الإطار التنظيمي لإدارة الوثائق الإلكترونية في إطار الحكومة الإلكترونية. الأرشيف الوطني هو المطور المسؤول لمبادرة إدارة وثائق الحكومة الإلكترونية.

يتعين على جميع الإدارات الفيدرالية وأقسامها الفرعية الاحتفاظ بالسجلات وفقًا لقواعد الأرشيف الوطني ، ويجب أن تمتثل أنظمة المكاتب الآلية في الإدارات الفيدرالية للمتطلبات التي وضعها الأرشيف الوطني. لهذه الأغراض ، تم إعداد برنامج مبادرة إدارة السجلات الإلكترونية للحكومة الإلكترونية. .

يطور هذا البرنامج إرشادات يمكن للإدارات والهيئات الحكومية استخدامها لإدارة السجلات الإلكترونية ونقل السجلات الإلكترونية إلى التخزين الدائم للأرشيف الوطني ، باستخدام أنواع مختلفة من البيانات والتنسيقات. . نارا توافق على معيار برنامج DOD 5015.2-STD الإصدار 2 لمنتجات برامج إدارة السجلات الإلكترونية .

تحدد هذه المواصفة القياسية المتطلبات الإلزامية والمحتوى الوظيفي للبرامج المستخدمة لإدارة المستندات. يوصي الأرشيف الوطني باستخدام DOD 5015.2 ومنتجاته المعتمدة كأساس لاختيار الحكومات الفيدرالية لأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.

كما طور الأرشيف الوطني "مجموعة أدوات إدارة السجلات الإلكترونية" كدليل منهجي للممارسين.

في عام 2008 أطلقت NARA برنامج أرشيف الوثائق الإلكترونية ، والتي ينبغي أن تساعد الوكالات الفيدرالية في إدارة السجلات. يسمح أرشيف المستندات الإلكترونية بمعالجة وتخزين وإدارة والوصول المستدام إلى جميع أنواع المستندات الإلكترونية ، بغض النظر عن خصائص أجهزة وبرامج الكمبيوتر.

في فبراير 2011 ، أعد الأرشيف الوطني وثيقة "حول إدارة الوثائق الحكومية في السحابة" ، والذي يوفر أحكامًا وتوصيات مفصلة لإدارة السجلات في السحابة ، بما في ذلك المشكلات المتعلقة بعقود شراء خدمات الحوسبة السحابية. تؤكد هذه الوثيقة على وجه التحديد أن الحكومات الفيدرالية هي المسؤولة وحدها عن الامتثال لقواعد العمل المكتبي ، بغض النظر عن مكان تخزين المستندات.

أثيرت أيضًا مسألة إدارة السجلات وحفظ السجلات العامة بشكل عام على أعلى مستوى في الولاية عندما أصدر الرئيس الأمريكي باراك أوباما مذكرة خاصة بعنوان "إدارة السجلات الحكومية" 28 نوفمبر 2011. المذكرة موجهة للقادة الهيئات الفيدراليةويثير بجدية مسألة جودة إدارة السجلات العامة.

تمثل هذه المذكرة بداية إصلاح سياسات إدارة السجلات ، وتحسين العمليات وتشجيع الانفتاح والمساءلة من خلال تحسين حفظ السجلات واتخاذ القرار في الوكالات ؛ مزيد من تحديد ونقل الوثائق التاريخية ذات القيمة المستمرة للأجيال القادمة إلى الأرشيف الوطني الأمريكي (NARA) ؛ مساعدة الإدارات والوكالات التنفيذية (المشار إليها باسم "الوكالات") في تحقيق أهداف تقليل التكلفة وتنظيم أنشطة إدارة السجلات الأكثر كفاءة.

تشير المذكرة إلى أن الهيئات (الوكالات) الحكومية الفيدرالية يجب أن تسعى جاهدة لتحقيق هدفين رئيسيين في عملها.

الهدف الأول: إدخال العمل المكتبي الإلكتروني بما يضمن الشفافية والكفاءة والمساءلة في الحكومة. لهذا الغرض ، تم طرح مهمة لجميع الوكالات الفيدرالية للتبديل إلى أقصى حد لإدارة المستندات الإلكترونية بحلول عام 2019 ، بما في ذلك المستندات الإلكترونية ذات فترة التخزين الدائمة.

بحلول عام 2017 ، يجب على الوكالات الفيدرالية إدارة جميع مستندات البريد الإلكتروني بتنسيق شكل إلكتروني(بلا ​​أوراق بالكامل).

الهدف الثاني لإصدار المذكرة: تحسين تنظيم إدارة الوثائق. للقيام بذلك ، تنص المذكرة على إدخال آلية لتعيين المسؤولين المسؤولين في كل إدارة ، وإجراء تدريب مستمر للموظفين في مجال إدارة الوثائق ، وتطوير قوائم الوثائق وتقديمها إلى NARA.

يجب على NARA ، بصفتها المنفذ الرئيسي لأحكام المذكرة ، إعداد مجموعة من الوثائق التنظيمية والمنهجية لتنفيذ توجيهات رئيس الولايات المتحدة. تحقيقا لهذه الغاية ، في 24 أغسطس 2012 ، أصدر مكتب الإدارة والميزانية لمكتب رئيس الولايات المتحدة والأرشيف الوطني الأمريكي (NARA) مذكرة مشتركة إلى رؤساء المكاتب الإدارية ووكالات إدارة السجلات الحكومية. ووقع الوثيقة جيفري دي زينتس ، القائم بأعمال مدير مكتب الإدارة والميزانية في الولايات المتحدة ، وديفيد س. تحدد هذه الوثيقة الأنشطة الرئيسية لتنفيذ المذكرة الرئاسية ، وتوزع المسؤولية عن تنفيذ أحكامها بين NARA والسلطات الاتحادية ، وتحدد تدابير الرقابة وتوقيت تنفيذها.

مما لا شك فيه ، أن مثال الولايات المتحدة في مجال إدارة السجلات سيكون بمثابة دليل للدول الأخرى لحل مشاكل مماثلة ، ويتطلب مزيدًا من البحث والمراقبة المستمرة.

مهتم أيضًا بالتجربة جمهورية ألمانيا الاتحاديةحيث تحتل قضايا إدارة الوثائق مكانًا هامًا في إطار عمل تقنيات الحكومة الإلكترونية.

أعلى هيئة فيدرالية في مجال الأرشفة في ألمانيا هي هيئة المحفوظات الفيدرالية (Bundesarchiv). يتم تنظيم أنشطتها بموجب قانون المحفوظات الفيدرالي لعام 1988 (Bundesarchivgesetz - B ArchG).

تم تكليف دار المحفوظات الفيدرالية لجمهورية ألمانيا الاتحادية بدور منظمة استشارية للسلطات الفيدرالية في مسائل إدارة السجلات. تنشر دار المحفوظات الفيدرالية مواد معيارية ومنهجية في هذا المجال ، وهي ذات طبيعة استشارية ، ولكنها في الواقع تخدم الوزارات الفيدرالية كأساس للتوجيه في التعامل مع الوثائق.

في "الإجراء العام للوزارات الفيدرالية في ألمانيا" (GGO) - الوثيقة التنظيمية الرئيسية التي تنظم عمل الوزارات بشكل شامل ، إلى جانب بيان لقواعد العمل المكتبي ، تم التأكيد على أن الوزارات الفيدرالية تضع شروطًا أساسية للعمل بالمعلومات في شكل إلكتروني. لتبادل المعلومات بين الوزارات الاتحادية ، هناك شبكة معلومات اتصالات إلكترونية واحدة.

يتم تفصيل ميزات عملية تداول المستندات وإدارة المستندات ، مع مراعاة استخدام المستندات الإلكترونية ، في التوجيه الخاص بمعالجة وإدارة المستندات في الوزارات الفيدرالية ( Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut في Bundesministerien - RegR) ، التي وافقت عليها الحكومة الفيدرالية الألمانية في 11 يوليو 2001.

تعتبر مقاربات المتخصصين الألمان في تنفيذ برنامج الدولة "الحكومة الإلكترونية" ، وهي واحدة من أكبر البرامج في أوروبا ، مثيرة للاهتمام. يتم تنفيذ البرنامج على أساس مفهوم "DOMEA".

"أسد إلي" ( Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang- إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية في أنظمة تكنولوجيا المعلومات) ، هو مفهوم عمل يحتوي على المبادئ الأساسية لانتقال مؤسسات الدولة إلى إدارة الوثائق الإلكترونية ومتطلبات أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية المؤتمتة.

في ألمانيا ، تم اعتماد منتجات البرمجيات للامتثال للمتطلبات الوظيفية للبرامج التي تمت صياغتها في هذا المستند للاستخدام في الإدارة العامة. تعمل "المتطلبات" كأساس لتطوير مواصفات الإدارات وكمعيار لاتخاذ قرارات شراء البرامج.

في سياق الاعتماد ، يتم تقييم الأنظمة وفقًا لدرجة الامتثال للمتطلبات وملاءمة العمل ، وفقًا لمنهجية مطورة خصيصًا. يتم نشر نتائج الاختبارات من قبل وزارة الداخلية. تحصل البرامج التي تفي بالمتطلبات على شهادة رسمية تسهل الترويج لها في سوق برامج الحكومة الفيدرالية. وفقًا لمعلوماتنا ، فقد حصلت أكثر من 10 منتجات برمجية على شهادة DOMEA.

ومع ذلك ، على الرغم من وجود نظام الشهادات ، لاحظ المتخصصون في الأرشيف الفيدرالي وجود مشاكل في تنظيم تفاعل المعلومات بين أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية الفردية.

يعد تنظيم قبول المستندات الإلكترونية في النظام الاتحادي الألماني مهمة جديدة نسبيًا. لحلها ، تم إنشاء قسم خاص كجزء من الأرشيف الفيدرالي. تم تطوير التنظيم وتكنولوجيا العمل وتكوين مجمع البرامج والأجهزة (STC) لقبول المستندات الإلكترونية للتخزين في Bundesarchiv في الأرشيف لمدة عامين من قبل منظمة خارجية متخصصة في إنشاء منتجات البرمجيات. لتخزين المستندات الإلكترونية ، تم تخصيص سعة خادم خاصة. في عام 2009 ، كانت كمية المعلومات المخزنة حوالي 100 جيجابايت.

أنشأ الأرشيف تنسيقًا لتخزين أرشفة المستندات الإلكترونية - PDF -A. هذا هو الشكل الذي أوصى به المجلس الدولي للأرشيف ودعمه ISO 19005-1 2005 ، بصيغته المعدلة في 2007.

يجب على المنظمات التي تنقل المستندات الإلكترونية تعاقديًا إلى Bundesarchiv للتخزين أن تقوم بشكل مستقل بتحويل جميع المستندات المقدمة إلى تنسيق PDF -A. ثم يتم استكمال الصورة الرسومية للوثيقة ببيانات تعريف الوثيقة في XML. بالنسبة للمؤسسات التي لا تستطيع القيام بهذا التحويل والترحيل بمفردها ، يعرض Bundesarchiv القيام بذلك باستخدام PTK الخاصة بهم. في الوقت نفسه ، يتطلب البوندسارتشيف الإزالة التوقيعات الإلكترونيةمن المستندات المنقولة إلى الأرشيف. علاوة على ذلك ، فإن مسؤولية الحفاظ على صحة الوثائق تقع على عاتق المنظمات التي تقدم الوثائق إلى الأرشيف.

في المستقبل ، من المخطط نقل الملفات مع الوثائق الإلكترونية من المنظمة إلى الأرشيف عبر قنوات الاتصالات. ومع ذلك ، يتم تنفيذ هذا النقل الآن باستخدام وسائط تخزين منفصلة (أقراص).

في السنوات الثلاث الأولى ، في المرحلة التجريبية ، قامت المنظمات بنقل المستندات الإلكترونية مباشرة إلى الأرشيف الفيدرالي. في المستقبل ، من المخطط إنشاء أرشيف مؤقت للوثائق الإلكترونية. أي أن تقنية نقل المستندات الإلكترونية إلى تخزين الأرشيف ستكون هي نفسها المستخدمة في المستندات الورقية. أود أن أشير إلى أن المتخصصين في الأرشيف الفيدرالي يسعون جاهدين لتطبيق نفس القواعد على المستندات الإلكترونية التي تنطبق على المستندات الورقية (تكوين الملفات ، وحساباتها ، وما إلى ذلك).

يتم تخزين ملفات المستندات الإلكترونية على أشرطة ممغنطة (كنسخ عمل) وعلى أنواع أخرى من الوسائط لنسخ (حجز) المعلومات.

حول تخزين قاعدة البيانات. يمتلك خبراء الأرشيف الألمان موقفًا سلبيًا تجاه فكرة الاحتفاظ بقواعد البيانات بكل محتوياتها وبرامجها في أرشيفات الدولة. اليوم ، يوصي خبراء المحفوظات بحفظ لقطات دورية لمعلومات قاعدة البيانات (نسخ من المحتوى أو نسخته الإلكترونية). أما معلومات الموقع فهي مخزنة في مركز المعلومات التابع للمكتبة الوطنية والذي يلتزم بحفظ هذه المعلومات بحسب لوائحه.

وبالتالي ، يمكننا أن نستنتج أن المتخصصين الألمان على المستوى الفيدرالي يقتربون من حل مشكلة تخزين المستندات الإلكترونية ، بناءً على الفرص المتاحة ، على أساس حلول عملية مدروسة جيدًا.

المحفوظات الوطنية لبريطانيا العظمى يعلق أهمية كبيرة على قضايا إدارة الوثائق ، وممارسة التوجيه المنهجي على أنشطة أجهزة الحكومة المركزية التي تدير الوثائق.

وتجدر الإشارة إلى أن الأرشيف الوطني لإنجلترا في كيو ، بعد وصول إدارة جديدة في الأرشيف في منتصف العقد الماضي ، قد أخذ دورة حول إدخال تقنيات المعلومات الحديثة في ممارسة عمله وهو العمل بنشاط على مشروع للحفاظ على ما يسمى "التراث الرقمي" ، وبالتالي الاستجابة للتغيرات المستمرة في مجال الإدارة العامة ، والحاسمة في أساليب العمل في إطار "الحكومة الإلكترونية". ولهذه الغاية ، يقوم الأرشيف بتنفيذ مشروع لإنشاء جزء إلكتروني من الأرشيف مخصص لتخزين المستندات الإلكترونية ؛ تم إجراء تغييرات هيكلية.

قدمت إدارة الأرشيف مناصب المديرين لسياسة التكنولوجيا والمعلومات.

يتبع مدير التكنولوجيا الإدارات التي تضمن الحفاظ على الوثائق الإلكترونية في الأرشيف ، بما في ذلك الخدمات الفنية. مدير سياسة المعلومات مسؤول عن عمل الإدارات المسؤولة عن استكمال الأرشيف بالوثائق الإلكترونية: الإشراف على الوكالات الحكومية على تخزين أرشفة الوثائق ، ومساعدتها في فحص قيمة الوثائق ، واختيار التخزين وإتلاف وثائق الأعمال ، نقل المستندات الإلكترونية المختارة للتخزين في الأرشيف وما إلى ذلك ، مما يتيح للمستخدمين الوصول إلى المستندات الأرشيفية في الوضع عبر الإنترنت.

بسبب الاستراتيجية الجديدة في 2008-2009. تم تجميع أكثر من 112 مليون نسخة رقمية من الوثائق في الأرشيف ، وزار 11 مليون باحث (مستخدمين) موقع الأرشيف لأغراض مختلفة .

تتمثل المهمة الرئيسية للأرشيف في اختيار وحفظ الوثائق الإلكترونية للجهات الحكومية في الأرشيف. لهذا الغرض ، تم إنشاء نظام معلومات آلي في الأرشيف (“Open Archive”. نظام معلومات- تطوير وكالة ناسا الأمريكية) بقيمة 3.5 مليون جنيه إسترليني. ومن المقرر أن يتلقى الأرشيف المستندات الإلكترونية عبر قنوات الاتصال الآمنة من الجهات الحكومية بصيغتها الأصلية. أولئك. ينوي الأرشيف الوطني تخزين الوثائق الأرشيفية بالتنسيقات التي تم إنشاؤها بها في الهيئات الحكومية. خلال عام 2009 ، تم التخطيط لحوالي 60 جيجا بايت لدخول الأرشيف. (حوالي 4 ملايين وثيقة). وفقًا للمفهوم المختار ، يتم تنظيم المستندات الإلكترونية في الأرشيف في مجموعة معلومات منفصلة. بشكل عام ، سيتم قبول 2٪ من إجمالي حجم المستندات الإلكترونية التي تم إنشاؤها في الأعمال المكتبية للجهات الحكومية للتخزين.

في الوقت الحاضر ، يتم تطوير تقنية نقل الوثائق الإلكترونية إلى الأرشيف الوطني. يتضمن المراحل التالية: اختيار ED للنقل إلى الأرشيف - إعداد ED للنقل بناءً على برنامج خاص - النقل عبر قنوات الاتصال (كاستثناء ، على وسائط منفصلة (قابلة للإزالة)) - الحجر الصحي ، ومراقبة الجودة - التضمين في مصفوفة المعلومات - إنشاء نسخة احتياطية من مصفوفة المعلومات - توفير البحث والوصول.

تتمثل إحدى المشكلات الرئيسية في الحاجة إلى تغيير المعيار الحالي: فترة 30 عامًا يتم خلالها تخزين الوثائق في أرشيفات الوكالات الحكومية دون حق الوصول إليها من قبل عامة الناس. في حالة الوثائق الإلكترونية الأرشيفية ، من المفترض أن يتم نقل ED إلى قواعد بيانات الأرشيف الوطني بعد 3 سنوات من اكتمالها في العمل المكتبي. جزء مهم من الموارد الإلكترونية المخزنة في الأرشيف هو المعلومات الواردة من المواقع الإلكترونية للهيئات الحكومية.

حاليا ، يقبل الأرشيف تخزين معلومات حوالي 1500 موقع للجهات الحكومية بمعدل 3 مرات في السنة. يتم تنفيذ هذا العمل من قبل وحدة أرشيفية مكونة من أربعة أعضاء بميزانية سنوية قدرها 500000 جنيه إسترليني.

عنصر آخر من عمل الأرشيف الوطني هو بناء ما يسمى الكتالوج الإلكتروني (قاعدة البيانات) ، والذي يوحد جميع المعلومات الأرشيفية الرقمية. يحتل تطوير تنسيق الوصف مكانًا مهمًا ، والذي يتضمن حوالي 40 حقلاً إلزاميًا وقاموس واصفات.

الهدف الاستراتيجي لحكومة المملكة المتحدة هو الانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية. حاليًا ، وفقًا للخبراء ، يتم إنشاء حوالي 95 ٪ من جميع وثائق الهيئات الحكومية في شكل إلكتروني. ومع ذلك ، فإن أهم الوثائق يتم إعدادها وتوقيعها من قبل قادة من مختلف الرتب على الورق.

تم إنشاء شبكة اتصالات حكومية آمنة يتم من خلالها إدارة الوثائق الإلكترونية بين مختلف الجهات الحكومية. لا يوجد حل قياسي لأتمتة المكاتب في الجهات الحكومية.

يشير الخبراء البريطانيون أيضًا إلى تناقض مناهج إضفاء الطابع المعلوماتي على الإدارة العامة لخدمات إدارة المكاتب والمحفوظات وإدارات المعلومات. هناك ممارسة لجذب الوكالات الحكومية لدعم دعم المعلومات المنظمات الخارجيةعلى أساس الاستعانة بمصادر خارجية.

وبالتالي ، يمكننا أن نستنتج أن اتجاه الاستخدام الواسع النطاق للوثائق الإلكترونية في الوكالات الحكومية في المملكة المتحدة يحدث بالفعل. 95٪ من المستندات الإلكترونية بتنسيق الحجم الكليتدفق المستندات هو مؤشر مهم. يتم تبادلها بين المؤسسات من خلال قنوات اتصال آمنة ، تقوم على شبكة معلومات مغلقة. في الوقت نفسه ، يتم فقط تشكيل نظام متماسك وواضح لإدارة دورة حياة المستند الإلكتروني من لحظة إنشائه إلى نقله إلى تخزين الأرشيف أو إتلافه. على أي حال ، فإن تجربة اللغة الإنجليزية لديها أهميةلاستخدامه في ممارسة إنشاء نظام إلكتروني لإدارة الوثائق والحكومة الإلكترونية.

المحفوظات الوطنية أستراليا يلعب دورًا رائدًا في إدارة السجلات الحكومية في جميع أنحاء الكومنولث ويصدر تطورات تنظيمية مهمة في إدارة سجلات الأعمال ؛ كان الأرشيف الوطني هو الذي أصدر معيار DIRKS (تطوير نظام إدارة الوثائق).

أصدر الأرشيف الوطني الأسترالي أيضًا معيارًا لحفظ البيانات الوصفية للوكالات الحكومية. . معيار الولاية الأسترالية لإدارة السجلات - AS 4390 لإدارة السجلات ، الذي تم إصداره في عام 1996 - كان بمثابة الأساس للمعيار الدولي ISO 15489-2001 "المعلومات والتوثيق - إدارة المستندات" .

المعيار الدولي للبيانات الوصفية للأعمال ISO 23081 ، صدر الجزء الأول منه في مايو 2004 ، تم تطويره أيضًا بمشاركة نشطة من المحفوظات الأسترالية.

في النمسابدأ مشروع في تطوير ودمج إدارة الوثائق الإلكترونية والمحفوظات ، لضمان الإدارة الصحيحة للوثائق الإلكترونية في جميع أنحاء دورة الحياة.

يتضمن هذا بالفعل إدارة المستندات في الإدارات الفيدرالية من خلال نظام ELAK ("المستند الإلكتروني") والمواصفات التي طورها المتخصصون لتنسيق إرسال المستندات الإلكترونية بين الوكالات يسمى EDIAKT. في الأساس ، يتم تحديد تنسيق حزمة SIP المطبقة (حزمة معلومات التسليم) ، والتي يمكن إدخالها في نظام الأرشيف. الأول في عام 2011 بدأ في استخدام هذا النظام أرشيف الدولةالنمسا.

يمكن متابعة قائمة الدول التي تعمل بنشاط على إدخال الوثائق الإلكترونية. تُعرف تجربة عدد من البلدان الأوروبية ، على وجه الخصوص ، بولندا ، وجمهورية التشيك ، وفرنسا ، والدول الاسكندنافية ودول البلطيق ، والتي تعمل بنشاط ، في إطار تنفيذ توجيهات الاتحاد الأوروبي ، على تعزيز مفاهيم الحكومة الإلكترونية ، وفقًا لذلك ، إدارة المستندات الإلكترونية.

حظيت قضايا إدارة الوثائق في الخارج باهتمام خاص أثناء تطوير وتنفيذ مفهوم "الحكومة الإلكترونية". تشارك هيئات الأرشفة العامة في المملكة المتحدة والولايات المتحدة الأمريكية والنمسا وكندا ودول أخرى في تطوير مفاهيم لإدارة الوثائق الإلكترونية في إطار الحكومة الإلكترونية ، والأرشيف الوطني الأسترالي ، على سبيل المثال ، يدير ويعزز استخدام معيار البيانات الوصفية للولاية AGLS ، طور مكنز الوظائف التفاعلية للحكومة الأسترالية (AGIFT). تسعى خدمات الأرشفة الوطنية إلى تنظيم ، على وجه الخصوص ، اختيار البرامج للعمل مع المستندات الإلكترونية في المنظمات ، فيما يتعلق بإجراء الاختبارات وتطوير المواصفات التقريبية (المتطلبات الوظيفية) أنظمة مؤتمتةإدارة الوثائق. تقوم سلطات الأرشيف بشكل منفصل بالتحقيق والتنظيم في قضايا إدارة قواعد البيانات ووثائق الويب ووثائق البريد الإلكتروني.

في البلدان - يعمل أعضاء رابطة الدول المستقلة وبيلاروسيا وكازاخستان وأوكرانيا بنشاط على حل هذه المشكلة.

هذه البلدان الثلاثة لديها عدد الأحكام العامةعند تنظيم العمل في مجال الدعم الوثائقي للإدارة:

أولاً ، تخضع إدارة الوثائق الرسمية لتنظيم الدولة في جميع مجالات نشاط الشركات والمؤسسات في كل من القطاعين الحكومي والتجاري لاقتصاد هذه البلدان على أساس التشريعات ذات الصلة.

ثانيًا ، يتم تنفيذ تنظيم الدولة لإدارة الوثائق الرسمية في جميع المنظمات ، بغض النظر عن شكلها التنظيمي والقانوني وشكل الملكية ، من قبل هيئة خاصة مفوضة مسؤولة عن المحفوظات. .

وبالتالي ، بناءً على تحليل التجربة الأجنبية ، يمكن استخلاص عدد من الاستنتاجات.

اتجاه توزيع الوثائق الإلكترونية عمليا

الإدارة العامة عالمية.

نجاح إدخال المستندات الإلكترونية والإلكترونية

يتم ضمان سير العمل من خلال وجود سياسة الدولة ودعمها التشريعي.

3. يؤكد تحليل التجربة على الحاجة إلى المشاركة في تنفيذ إدارة الوثائق الإلكترونية لخدمات المحفوظات ، التي تهتم بشكل مباشر بضمان التحكم في دورة حياة الوثائق الإلكترونية.

4. من الواضح أن المستوى العالي من التنظيم لإدارة الوثائق الإلكترونية يتطلب عملاً منهجيًا طويل الأمد يعتمد على تثقيف المتخصصين في نهج احترافي لاستخدام تقنيات المعلومات.

5. كما تشير التجربة الأجنبية بشكل لا لبس فيه إلى أنه يتم التخلي تمامًا عن المستندات الورقية في الظروف الحديثة

غير ممكن. في المستقبل المنظور ، سوف تتعايش المستندات الورقية والوثائق الإلكترونية بشكل متوازٍ وبأعداد كبيرة. يجب أيضًا التأكيد على أن بعض المستندات سيستمر إنشاءها وتخزينها على الورق فقط ، مما يسمح لك بضمان الحفاظ على المعلومات لعدة قرون.

يجب أن يكون لدى كل مؤسسة فيدرالية برنامج إدارة السجلات الذي يضمن الامتثال لقوانين إدارة السجلات ، والتحكم الفعال في إنشاء المستندات وتخزينها في سياق أنشطة المؤسسة ، والتنفيذ والامتثال للمعايير والإجراءات والتقنيات التي وضعتها دار المحفوظات الوطنية الأمريكية لتحسين إدارة السجلات والحفاظ عليها وحمايتها ، واختيار وتخزين أو إتلاف الوثائق ذات القيمة المؤقتة (القسم 3102 من العنوان 44 من قانون الولايات المتحدة).

مذكرة إدارة السجلات الإلكترونية للحكومة الإلكترونيةلرؤساء الإدارات والوكالات التنفيذية - إدارة السجلات الحكومية ، 28 نوفمبر 2011) - [مورد إلكتروني]. - http://www.whitehouse.gov/the-press-office/2011/11/28/presidential-memorandum-managing-government-records .

مذكرة لرؤساء الإدارات التنفيذية والوكالات والوكالات المستقلة // المكتب التنفيذي للرئيس ، مكتب الإدارة والميزانية ، إدارة المحفوظات والسجلات الوطنية. -واشنطن العاصمة. 20408. - 24 أغسطس 2012. - 7 ص.

كازاخستان - لجنة الإعلام والمحفوظات بوزارة الاتصالات والمعلومات بجمهورية كازاخستان.

أوكرانيا - خدمة أرشيف الدولة في أوكرانيا

محاضرة 1. التكنولوجيا الحديثة وتنظيم العمل المكتبي. تقييم الوضع الحالي لدعم التوثيق للإدارة (DOE).

تتكون دورة "تنظيم وتكنولوجيا الدعم الوثائقي للإدارة" من قسمين: "تاريخ تنظيم العمل المكتبي في روسيا" و "التنظيم الحديث وتكنولوجيا الدعم الوثائقي للإدارة".

الغرض من الدورة هو إعطاء الطلاب فكرة عن ميزات تكوين وتطوير أنظمة حفظ السجلات الوطنية في فترات تاريخية مختلفة وتعريفهم بالنظرية والممارسة لتنظيم دعم التوثيق الحديث على أساس مبادئ وأساليب علمية تحسينه.

اهداف الدورة:

تسليط الضوء على مكانة الدعم الوثائقي للإدارة في عمليات الإدارة ؛

للتعرف على تاريخ تطور نظام حفظ سجلات الدولة ؛

لتشكيل مناهج عقلانية للطلاب لحل مشاكل تنظيم العمل بالوثائق في المؤسسة ؛

لتعريف الطلاب بالبنى النموذجية الحديثة لخدمات ما قبل المدرسة ؛

لدراسة التقنيات الحديثة للدعم الوثائقي للإدارة.

التوثيق هو أساس تكنولوجيا التحكم

عمل مكتبي-فرع من النشاط يوفر التوثيق وتنظيم العمل بالوثائق الرسمية..

في البداية ، ظهر المصطلح في الكلام الشفوي (على الأرجح في القرن السابع عشر) وكان يعني عملية حل (إنتاج) قضية: "لتقديم قضية" - لحل مشكلة. في سياق القرار ، أصبح من الضروري توحيد النتيجة ، على سبيل المثال ، تم التوصل إلى اتفاق. لهذا ، تم إنشاء الوثائق من العصور القديمة ، لأن الكلمة المنطوقة قصيرة العمر ، ويمكن نسيانها ، أو تشويهها أثناء النقل ، أو عدم فهمها على هذا النحو. بالفعل في القرن السادس عشر. يتم استخدام الكلمة عملكمجموعة من الوثائق المتعلقة بأي قضية أو قضية. لأول مرة في هذا المفهوم ، تم تسجيل كلمة "حالة" في الوثائق عام 1584.

يشمل العمل المكتبي الحديث:

ضمان إنشاء المستندات بشكل صحيح وفي الوقت المناسب (الوثائق) ؛

تنظيم العمل بالوثائق (إيصال ، تحويل ، معالجة ، محاسبة ، تسجيل ، رقابة ، تخزين ، تنظيم ، إعداد الوثائق للأرشفة ، إتلافها).

بالتوازي مع مصطلح "العمل المكتبي" في العقود الأخيرة ، تم استخدام المصطلح وثائق الإدارة(وزارة الطاقة). يرتبط مظهره بإدخال أنظمة الكمبيوتر في الإدارة ودعمها التنظيمي والبرمجيات والمعلوماتية من أجل تقريب المصطلحات المستخدمة في برامج الكمبيوتر والأدب. حاليًا ، تعتبر مصطلحات "العمل الكتابي" و "الإدارة المستندية" مترادفة وتستخدم للإشارة إلى نفس النشاط.

الدعم الوثائقي للإدارة (DOE) هو نوع من دعم إدارة المنظمة الذي يتضمن إصلاح ونقل وتخزين المعلومات حول حالة المنظمة وإجراءات التحكم لتغيير حالتها. يشمل داو العمليات الرئيسية التالية:

تحديد الإجراءات الرقابية أو البيانات الخاصة بأوضاع المنظمة في وسائل الإعلام الرسمية ، أي. " توثيق"أو" إنتاج المستندات "؛

توفير المعلومات في الوقت المناسب بطريقة رسمية ، أي نقل المستندات أو تدفق ثيقة";

التخزين الفوري والطويل الأجل للوثائق ، أي "تخزين أرشيفية".

دعم التوثيق الإداري هو فرع من النشاط ، والغرض الرئيسي منه هو تزويد الإدارة بالمعلومات حول الوضع في المنظمة من أجل اتخاذ قرارات إدارية مستنيرة ومراقبة تنفيذها.

توثيق هي عملية إنشاء مستند ومعالجته. يعرّف معيار الدولة التوثيق بأنه "تسجيل المعلومات على وسائط مختلفة وفقًا للقواعد المعمول بها".

اليوم ، تعمل المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة كأداة إدارة فعالة وأداة اتصال أهم في العلاقة بين الوكالات الحكومية وسكان البلاد ، وهياكل المجتمع المدني ، والأعمال التجارية.في رأينا ، في سياق الإصلاح على المستوى الوطني ، من الضروري وضع مبادئ موحدة لتوحيد وتوحيد خدمات وتقنيات المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، وكذلك التوثيق - من أجل تفاعل أفضل بين الهيئات الحكومية. يكتسب تنظيم الدولة في مجال دعم التوثيق أهمية خاصة فيما يتعلق باستخدام المستندات الإلكترونية ووسائل الاتصالات الإلكترونية. يطرح النمو في حجم المعلومات والوثائق في السلطات الحاجة إلى المراقبة المستمرة وإدارة هذه العمليات من قبل الدولة.

تشير التقاليد المحلية والخبرة العالمية وتوصيات المجلس الدولي للأرشيف بوضوح إلى الحاجة إلى تنظيم الدولة لإدارة الوثائق ، فضلاً عن خفض معقول في حجم تداول الوثائق في الدولة.

لطالما شاركت خدمة الأرشفة الحكومية في تبسيط وثائق الإدارة في روسيا.

على سبيل المثال ، تضمنت اللوائح الأخيرة الخاصة بخدمة المحفوظات الفيدرالية في روسيا بتاريخ 28 ديسمبر 1998 رقم 1562 المهمة التالية: "التطوير والتحسين ، جنبًا إلى جنب مع السلطات الحكومية الفيدرالية والسلطات الحكومية في الاتحاد الروسيالمحفوظات والعمل المكتبي ، بما في ذلك نظام الدولة للعمل المكتبي وأنظمة التوثيق الموحدة ".

هيئة الإدارة الجديدة - وكالة المحفوظات الفيدرالية (انظر مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 17 يونيو 2004 رقم 290) وفقًا للقرارات المتعلقة بالإصلاح الإداري ، لا تتمتع بوظائف إدارة الوثائق. يتم تكليفها فقط بمهمة تنسيق التسميات النموذجية للقضايا ، والتعليمات الخاصة بالعمل المكتبي للهيئات التنفيذية الفيدرالية ، وكذلك قوائم الوثائق التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة الهيئات الحكومية الفيدرالية والمنظمات التابعة لها ، مع الإشارة إلى فترات تخزينها . كما ترون ، حتى المهمة المجردة للغاية المتمثلة في "تطوير" العمل المكتبي تقع خارج اللوائح. يقدم هذا الوضع حالة من عدم اليقين في احتمالات زيادة تحسين المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة على مستوى الدولة. في الوقت نفسه ، في جميع البلدان المتقدمة ، بشكل أو بآخر ، يتم تعيين وظائف إدارة الوثائق إلى هيئات الدولة ذات الصلة ، وهذه الممارسة تبرر نفسها.

يجب على روسيا الانتباه إلى تجربة الدول الأجنبية. بعد كل شيء ، اليوم ، بعد تنفيذ الإصلاحات الإدارية ، أصبحت وظيفة الدولة لإدارة الوثائق (DOM) لأول مرة في القرون الثلاثة الماضية بعيدة عن أنظار الدولة. لا يمكن لوكالة الأرشفة القيام بمهام التنسيق والرقابة والإشراف في مجال المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. لم يتم إسناد هذه المهمة إلى هيئة حكومية أخرى. بالطبع ، سيؤثر هذا الوضع سلبًا على حالة المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة في البلاد.

في ظل الظروف الحالية ، يتم إعاقة العمل المهم في مشروع القانون الاتحادي "بشأن دعم التوثيق للأنشطة الإدارية" ، والذي تم تطويره خلال السنوات الماضية. يتطلب إصلاح هياكل الدولة معالجة واسعة النطاق للقاعدة القانونية والمنهجية المتراكمة للمؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة.

على وجه الخصوص ، يلزم مراجعة معايير دعم التوثيق المعمول بها على مستوى الحكومة بين الولايات والولايات والمشترك بين القطاعات ، مع مراعاة العمل الجاري بشأن البرنامج الفيدرالي المستهدف "روسيا الإلكترونية (2002-2010)" ، عدد الاتفاقيات والمعايير الدولية في مجالات تبادل المعلومات. في الوقت نفسه ، من الضروري إيقاف النمو غير المنضبط لأحجام تداول المستندات.

يبلغ حجم التوثيق الناتج عن أنشطة الهيئات الحكومية ما يقرب من 250 مليار ورقة من الوثائق سنويًا. في الوقت نفسه ، وجدت المسوحات الانتقائية لجهاز الإدارة العامة أن هناك زيادة سنوية في حجم الوثائق بنسبة 8-15 ٪.

وتجدر الإشارة بشكل خاص إلى زيادة مستوى حوسبة الهيئات الحكومية - وهذا عامل إضافي يؤثر على حالة المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة.

يُظهر تقييم التكاليف المباشرة لتوثيق الإجراءات الإدارية تقلبات كبيرة في المبالغ حسب نطاق ومستوى الإدارة العامة.

تبلغ تكلفة توثيق المستندات ومعالجتها من حيث مستند واحد في المتوسط ​​حوالي 50 روبل. في هذا الصدد ، يتيح لنا التخفيض بنسبة 10٪ في التكوين المحدد للوثائق من خلال التوحيد والتوحيد القياسي توقع تأثير اقتصادي مباشر من خلال تقليل تكلفة توثيق المستندات ومعالجتها. المدخرات تصل إلى حوالي 12.5 مليار روبل.

يسمح تنظيم وظائف الهيئات الحكومية وإجراءات دعم التوثيق الخاصة بها ، من خلال تقليل الوقت المستغرق في توثيق المستندات ومعالجتها (في المتوسط ​​من 15-20 دقيقة إلى 3-4 دقائق) ، لتوفير ما يصل إلى 40-50٪ من إجمالي الوقت المستغرق في عمليات التوثيق. وهذا بدوره سيجعل من الممكن الحصول على تأثير اقتصادي مباشر بما لا يقل عن 2.5 - 3.0 مليار روبل.

في الوقت الحاضر ، يتحول الاقتصاد الروسي من مادة خام في الغالب إلى توسيع إنتاج منتجات عالية التقنية كثيفة العلم والتي تستخدم أعلى الإنجازات العلمية والتكنولوجية والإمكانات الفكرية للبلاد. وفقًا للقرارات السابقة لمجلس الأمن (SC) برئاسة رئيس الاتحاد الروسي ، ينبغي إيلاء الاهتمام الرئيسي لضمان القدرة التنافسية للمنتجات المحلية ، وخاصة في السوق الخارجية. يتطلب ذلك دعم التوثيق والمعلومات للمنتجات في جميع مراحل دورة الحياة التي تفي بالمعايير العالمية ، والتي تم تسجيلها في القانون الفيدرالي "بشأن اللوائح الفنية" بتاريخ 27 ديسمبر 2002 رقم 184-FZ.

في آذار / مارس 2003 ، قررت لجنة أمن المعلومات التابعة لمجلس الأمن في الاتحاد الروسي ، التي لفتت الانتباه إلى مشكلة الإدارة الإلكترونية للوثائق ، ضرورة وضع مجموعة من الإجراءات القانونية التنظيمية في هذا المجال.

إنشاء قواعد وأساليب موحدة موحدة لمؤسسات التعليم قبل المدرسي في هياكل الدولة ، بغض النظر عن تبعية الإدارات ؛

المراقبة والتحكم في الامتثال لقواعد ومعايير تدفق المستندات بين الإدارات وعمليات تكوين المستندات وأحجام تدفق المستندات ؛

العمل العلمي والمنهجي في مجال دعم التوثيق وإدخال أكثر الأساليب عقلانية للعمل مع الوثائق في الحكومة و المنظمات الحكومية;

التطوير المركزي للوائح القياسية لحل المهام الإدارية لمنظمات الدولة ؛

ضمان سلامة الوثائق في الهيئات الحكومية ، وتشكيل الصناديق المستندية كمصادر معلومات للمنظمات ، وتحديد فترات لتخزين الوثائق ، وكذلك الامتثال للأحكام المنصوص عليها قانونًا بشأن الوصول إلى وثائق الهيئات والمنظمات الحكومية ؛

فحص البرمجيات وأدوات المعلومات الأخرى المستخدمة في السلطات والمؤسسات الحكومية للاتصالات الوثائقية الإلكترونية ؛

التدريب المهني والتدريب المتقدم للمتخصصين في مجال التعليم قبل المدرسي.

سيؤدي تنفيذ هذه المهام ، التي تشكل أساس إدارة الوثائق ، إلى تحسين مستوى الجودة والكفاءة المهنية في المجال الاجتماعي والاقتصادي لروسيا والحصول ، من خلال تحسين أنشطة الجهاز الإداري ، على تأثير اقتصادي مباشر كلي في المبلغ. 13.75 - 14.25 مليار روبل. والتأثير ، الذي هو أكبر بكثير من التأثير المباشر ، هو تأثير اقتصادي غير مباشر ينعكس في نمو الناتج القومي الإجمالي والقدرة التنافسية للمنتجين الروس.

بالطبع ، من أجل حل المشاكل المذكورة أعلاه ، هيئة خاصة للدولة على المستوى الخدمة الفيدرالية. الهيئة الإدارية هي الأنسب لهذا الغرض. أرشيفمع الصلاحيات المناسبة.

يتم تعريف عمل المكتب اليوم من خلال المعيار على أنه "فرع من النشاط" يوفر التوثيق وتنظيم العمل مع المستندات "2 ، أي العملية بأكملها من لحظة إنشاء المستند حتى إتلافه أو نقله إلى التخزين في أرشيف".

يظهر المصطلح مبدئيًا في الخطاب الشفوي (على الأرجح في القرن السابع عشر) ويعني عملية اتخاذ القرار نفسها (إنتاج قضية - "القضية المطلوب عرضها" (لحل المشكلة). بما أنه أثناء حل أي قضية ، نشأت المستندات لتوحيد الاتفاق الذي تم التوصل إليه ، القرار الذي تم اتخاذه (نظرًا لأن الكلمة الشفوية قصيرة العمر ، أو قد تُنسى ، أو يتم تشويهها أثناء الإرسال ، أو لم يتم فهمها بالفعل في القرن السادس عشر ، فقد تم استخدام كلمة الحالة على أنها "مجموعة من المستندات تتعلق بأي قضية ، الإصدار "3. لأول مرة ، يتم فهم كلمة" case "في هذا ، مسجلة في المستندات في عام 1584

بالتوازي مع مصطلح "إدارة المكاتب" في العقود الأخيرة ، تم استخدام مصطلح "دعم التوثيق الإداري". يرتبط ظهور هذا المصطلح بإدخال أنظمة الكمبيوتر فيالإدارة والتنظيم والبرنامج والمعلومات الأمان.لتقريب المصطلحات المستخدمة في برامج الكمبيوتر والأدب في مجال العمل المكتبي ، تم استخدام مصطلح "إدارة الوثائق" بالمثل ، والذي يعتبر ، في جوهره ، مرادفًا لمصطلح "العمل المكتبي". على سبيل المثال ، في عناوين معيار الوثائق "نظام الدولة للدعم الوثائقي للإدارة" و "التعليمات النموذجية للعمل المكتبي في الوزارات والإدارات في الاتحاد الروسي".

يشمل المصطلح الأوسع المستخدم اليوم - إدارة المعلومات والوثائق ، بالإضافة إلى العمل التقليدي مع خدمات المستندات والمعلومات ، إنشاء قواعد البيانات وصيانتها والعمل معها.

لطالما تم تنظيم كل من عملية إنشاء المستندات وتنظيم العمل بها من خلال إجراءات تشريعية وتنظيمية وتنظيمية خاصة. في فترة ما قبل الثورة ، كانت أكبر القوانين التشريعية التي حددت تنظيم العمل المكتبي هي "اللوائح العامة" التي وافق عليها بيتر الأول في 28 فبراير 1720 4 ، و "مؤسسة إدارة المقاطعة" لعام 1775 بواسطة كاثرين الثانية ، و "المؤسسة العامة للوزارات" عام 1811. أرست هذه الأعمال المبادئ الأساسية للعمل مع المستندات السارية اليوم (على سبيل المثال ، المحاسبة الإلزامية للوثائق ، التسجيل ، المراقبة ، تكوين الملفات ، إنشاء أرشيف لمؤسسة ، إلخ).

الإجراءات التنظيمية والمنهجية على العمل المكتبي:

يتم إدارة نظام الدولة للدعم الوثائقيو انا.أحكام أساسية. المتطلبات العامة لخدمات دعم الوثائق والتوثيق. - م ،1991.

حاليًا ، وفقًا لبرنامج الهدف الفيدرالي ، يتم الانتهاء من تطوير نسخة جديدة من GSDOU - نظام الأحكام التي تحدد القواعد الأساسية للعمل مع الوثائق في المنظمات. النظام موجه أيضًا إلى الهياكل التجارية. ويتكون من جزأين: معياري ومنهجي. في الجزء المعياري ، كما في الوثيقة الحالية ، يتم تحديد المهام والوظائف الرئيسية ، والتنظيم القانوني لأنشطة خدمة دعم التوثيق في المنظمة ، وهيكلها التقريبي ؛ إجراءات إعداد وتنفيذ الوثائق ؛ جميع مراحل العمل معهم: التسليم والمرور والمعالجة والمحاسبة والتسجيل ومراقبة التنفيذ والمعلومات والعمل المرجعي والتخزين التشغيلي للوثائق والبحث عن المستندات والمعلومات ؛ حماية أنظمة استرجاع المعلومات ؛ إعداد الوثائق للأرشيف ؛ إجراء فحص قيمة المستندات ؛ تنظيم تخزين الوثائق.

يتمثل الاختلاف الرئيسي في النظام الجديد في أنه سيكون مجمعًا واحدًا من الوثائق الآلية استنادًا إلى برامج تحرير النصوص الحديثة ، وتدفق العمل الآلي (بما في ذلك البريد الإلكتروني) ، وقواعد البيانات والتخزين الآلي واستخدام الوثائق (بما في ذلك التسميات الآلية للحالات ، وقوائم جرد الحالات وغيرها) 9.

تعليمات قياسية حول العمل المكتبي للسلطات التنفيذية الفيدرالية في الاتحاد الروسي. - م ، 2005.

طبعة جديدة من التعليمات. ويشمل كلاً من الإجراء العام لإعداد وتنفيذ المستندات ، وتفاصيل إعداد أنواع معينة من المستندات: الأوامر ، والتعليمات ، والتعليمات ، والبروتوكولات. يصف الإجراء الخاص بتسجيل المستندات ، وبناء محركات البحث للعمل المرجعي ، وتنظيم التحكم في تنفيذ المستندات ، وإجراءات التجميع والعمل مع تسمية الملفات ، وتشكيل الملفات ، وإجراء فحص لقيمة المستندات ، ومعالجة الملفات ، تجميع قوائم الجرد والتخزين الفوري للملفات ونقلها إلى التخزين الأرشيفي. يحتوي الملحق على نماذج لتسميات الحالات ، وقانون بشأن تخصيص المستندات للتدمير ، وقوائم الجرد ، وما إلى ذلك. كما يتضح من قائمة مختصرة لمحتويات التعليمات ، فإنه يعكس تقريبًا جميع قضايا تنظيم العمل المكتبي. على الرغم من أنه مخصص في المقام الأول للوزارات والإدارات ، إلا أنه يمكن استخدامه وسيجد الكثير من خدمات العمل المكتبية المفيدة للمؤسسات من أي شكل من أشكال الملكية. يمكن استخدامه كأساس لتطوير التعليمات للعمل المكتبي لمنظمة معينة.

القواعد الأساسية لعمل أرشيفات الأقسام. - م ، 1988.

يمكن تقسيم القواعد بشكل مشروط إلى جزأين. يغطي الأول (الأقسام 2-4) بالتفصيل قضايا العمل المكتبي:

متطلبات تسمية القضايا وأنواعها وإجراءات إعدادها وملءها وصيانتها ؛

إجراءات تشكيل القضايا في العمل المكتبي ؛

تنظيم وإجراءات فحص قيمة الوثائق في العمل المكتبي ؛

إجراءات تخصيص المستندات للتدمير ؛ 4 إعداد الملفات لنقلها إلى الأرشيف: تسجيل الملفات (ترقيم ، حفظ ، تصميم إضافي للغلاف ، إلخ) ، تجميع قوائم الجرد ، نقلها إلى الأرشيف.

في جزء آخر من القواعد (القسم 5-14) ، يتم وصف العمل مع المستندات الموجودة في الأرشيف بالتفصيل.

بالنسبة للمؤسسات التجارية التي لا تقدم المستندات للتخزين العام ، ولكنها تحتفظ بها في المنزل ، تعد القواعد أداة لا غنى عنها في تنظيم أرشيفها.

قائمة الوثائق التي توضح فترات التخزين (نموذجي><ми ведомственный) 10 .

اللائحة النموذجية لسير العمل المكتبي بشأن مقترحات وطلبات وشكاوى المواطنين في أجهزة الدولة ، الشركات والمؤسسات والمنظمات.

يصف هذا القانون الأحكام الأساسية لتنظيم العمل مع هذه الفئة من المستندات: ميزات التسجيل ، والمواعيد النهائية ، والحفاظ على ملف مرجعي ، وإنشاء الملفات ، وحفظ الملفات ، والحفاظ على المعلومات التحليلية حول الطعون. يمكن استخدام المنهجية المنصوص عليها في اللوائح لتنظيم العمل مع أي وثائق للأفراد.

المحاضرة 2. تنظيم المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. مهام ووظائف خدمة داو.

الأشكال التنظيمية لدعم التوثيق (العمل المكتبي).

خدمة داو: الغرض والمكان في هيكل المنظمة

الهياكل النموذجية لخدمة المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة في المنظمات ذات المستويات الإدارية المختلفة.

وظائف منسوبي المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة

تقنين العمالة العمالية

التكوين الرسمي والعددي لموظفي خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة.

تنظيم أنشطة خدمة داو.

1. دعم التوثيق كوظيفة إدارية موجود في أي منظمة ، بغض النظر عن شكلها التنظيمي والقانوني وطبيعة ومحتوى الأنشطة والكفاءة وعوامل أخرى. وفقًا للتعريف المنصوص عليه في GOST R 51141-98 ، فإن دعم التوثيق للإدارة هو فرع من النشاط الذي يوفر التوثيق وتنظيم العمل مع المستندات الرسمية.

الوثيقة هي الطريقة الرئيسية لإصلاح ونقل المعلومات الإدارية وغيرها في نظام الإدارة ، ونوعية القرارات المتخذة ، وبالتالي ، فإن فعالية أنشطة المؤسسة تعتمد إلى حد كبير على مدى كفاءة تنظيم العمل مع الوثائق. هذا هو السبب في أنه من المهم للغاية في أي منظمة إيلاء اهتمام خاص لتنظيم خدمة العمل المكتبي وتحقيق التنظيم الأكثر عقلانية للعمل مع المستندات.

للقيام بذلك ، أولاً وقبل كل شيء ، من الضروري حل المشكلات التالية على المستوى التنظيمي:

اختيار الشكل التنظيمي الأمثل للعمل المكتبي ؛

تطوير الهيكل التنظيمي والوظيفي لخدمة العمل المكتبي واختيار الاسم المحدد لها.

تحديد الوظائف والواجبات والحقوق والمسؤوليات بين الوحدات الهيكلية الفردية لخدمة حفظ السجلات والموظفين وتوحيدها في الوثائق التنظيمية والقانونية ذات الصلة ؛

تقنين عمل العاملين في المكاتب ؛

تحديد التكوين العددي والرسمي لخدمة إدارة السجلات ؛

اختيار التقنية المثلى للتعامل مع المستندات وتثبيتها في تعليمات العمل المكتبي ؛

التنظيم العقلاني للوظائف وخلق ظروف عمل مواتية ؛

صقل مهارات العاملين وثقافة التعامل مع المستندات.

السؤال الأول - اختيار الشكل التنظيمي الأمثل للعمل المكتبي - يتم تحديده في المرحلة الأولى من تنظيم خدمة العمل المكتبي. عند حل هذه المشكلة ، ينبغي للمرء أن ينطلق من حقيقة أنه كان هناك تاريخياً ثلاثة أشكال رئيسية لتنظيم العمل المكتبي: المركزية واللامركزية والمختلطة.

يتضمن النموذج المركزي تنفيذ جميع عمليات معالجة المستندات (من استلام المستندات وتسجيلها إلى إرسال المستندات وإنشاء الحالات وتخزينها) في وحدة واحدة - خدمة العمل المكتبي.

يتضمن الشكل اللامركزي لتنظيم العمل المكتبي إنشاء خدمة عمل مكتبية مستقلة في كل وحدة هيكلية ونادرًا ما يتم استخدامها حاليًا. يتم استخدام الشكل اللامركزي للعمل المكتبي فقط في المنظمات المنتشرة إقليمياً ، وكذلك في الإدارات المنفصلة التي تعمل بوثائق محددة.

مع مستندات الوصول المقيد ، والتي يجب فصلها عن مستندات حفظ السجلات المفتوحة.

يتضمن الشكل المختلط من تنظيم العمل المكتبي أداء بعض العمليات المكتبية في خدمة العمل المكتبي ، والبعض الآخر في الإدارات. كقاعدة عامة ، تأخذ الخدمة الكتابية على عاتقها استلام المستندات وإرسالها وتسجيلها وتنظيم سير العمل والتحكم في تنفيذ المستندات ، بينما يتم تنفيذ إنشاء وتنفيذ المستندات وتنظيمها وتشكيل القضايا والتخزين في التقسيمات الهيكلية. بالإضافة إلى ذلك ، مع شكل مختلط من العمل المكتبي ، يمكن تنفيذ نفس العملية التكنولوجية (على سبيل المثال ، تسجيل المستندات الواردة والصادرة) في خدمة إدارة المكاتب وفي الأقسام الهيكلية ، اعتمادًا على فئة المستندات. يتم تسجيل المستندات الموجهة إلى الإدارة في خدمة إدارة السجلات ، والموجهة إلى الأقسام الهيكلية في الأقسام ذات الصلة.

تستخدم معظم المنظمات شكلاً مختلطًا من تنظيم العمل المكتبي ، وغالبًا ما يكون نموذجًا مركزيًا ، على الرغم من أن الأخير له عدد من المزايا بالطبع. يسمح لك الشكل المركزي لتنظيم العمل المكتبي بتركيز جميع العمليات الفنية لمعالجة المستندات في وحدة واحدة ، وترك الوحدات الهيكلية الأخرى للقيام بعمل إبداعي مع المستندات ، مما يجعل من الممكن تكوين قاعدة بيانات واحدة لجميع المستندات الواردة والمنشأة في المنظمة ، وبالتالي توفير وثائق بحث أكثر موثوقية ، وبالتالي ، عمل مرجعي على الوثائق. يحرر النموذج المركزي التقسيمات الهيكلية من الحاجة إلى تشكيل المستندات المنفذة في حالات وتخزينها ، حيث يتم تنفيذ هذا العمل من قبل الخدمة الكتابية. بالإضافة إلى ذلك ، يسمح النموذج المركزي باستخدام أكثر كفاءة وشمولاً للمعدات المكتبية وأجهزة الكمبيوتر لأداء العمليات المكتبية لمعالجة المستندات.

بطبيعة الحال ، مع شكل مركزي ، تؤدي الخدمة الكتابية قدرًا أكبر من العمل مقارنة بالشكل المختلط ، وهذا بالطبع يتطلب عددًا أكبر من العاملين ، وبما أن جميع القضايا تتم معالجتها وتشكيلها وتخزينها في الخدمة الكتابية وبالتالي ، وفقًا لذلك ، هناك عدد أكبر من أماكن المكاتب الخاصة المخصصة لمعالجة المستندات ، وتشكيل وتخزين الأرشيف الحالي للمنظمة. في الوقت نفسه ، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن إدخال الكمبيوتر الحديث ، ولا سيما تقنيات معالجة مستندات الشبكة ، يسمح لك بإنشاء قاعدة بيانات واحدة لوثائق المنظمة ، وفي شكل مختلط ، العمل المكتبي.

يحدد الشكل المختار لتنظيم العمل المكتبي إلى حد كبير تقنية العمل مع المستندات ، والتي يتم إصلاحها في تعليمات عمل المكتب.

2. من المهم التأكيد على أنه في الظروف الحديثة ، عندما يعتمد العمل مع التوثيق الإداري في العديد من المؤسسات على تكنولوجيا الكمبيوتر ، فإن وظائف خدمة إدارة المكاتب لا تقتصر على تنظيم تدفق المستندات للمؤسسة ، والمحاسبة على المستندات ، والمراقبة تنفيذها وتخزين المستندات. تشارك خدمة إدارة السجلات بشكل مباشر في تحديد المهام في تطوير تقنيات المعلومات المؤتمتة للعمل مع المستندات ، وفي توفير الوصول إلى المعلومات وحماية المعلومات ، وفي تحسين العمل مع المستندات.

خدمة إدارة السجلات - إدارة الحالة ، المكتب ، الإدارة العامة ، السكرتارية ، قسم إدارة المكاتب - وحدة هيكلية مستقلة لمنظمة أو مؤسسة أو مؤسسة (يشار إليها فيما يلي باسم المنظمة) ، والتي تؤدي وظيفة الدعم الوثائقي لأنشطة الإدارة (DOE) ) ويرفع تقاريره مباشرة إلى رئيس المنظمة. يتم اختيار الاسم المحدد لخدمة حفظ السجلات اعتمادًا على نوع المنظمة وهيكلها التنظيمي ومكانها في التسلسل الهرمي للهيئات الإدارية ونطاق الأنشطة والميزات الأخرى. في المنظمات الصغيرة ، عادة ما يتم تنفيذ وظائف العمل المكتبي من قبل عامل سكرتير واحد.

3. يتم اختيار اسم معين لخدمة العمل المكتبي بالتزامن مع تطوير الهيكل التنظيمي والوظيفي للخدمة. يحتوي نظام دعم وثائق الدولة للإدارة (GSDM) على توصيات تسمح لك باختيار أنسب اسم للخدمة وهيكلها.

اعتمادًا على حالة المنظمة وأهدافها وأهدافها وعدد الوحدات الهيكلية والمسؤولين ، فإن خدمة PEI لها أسماء مختلفة من الأشكال التنظيمية والهيكل والتكوين الرسمي.

للمؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة في المنظمات إنشاء:

إدارة حالة؛

مكتب؛

القسم المشترك

خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة أو قسم من المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة.

في السلطات التنفيذية الاتحادية (الوزارات والإدارات) - هذه هي إدارة الشؤون ، والتي ، كقاعدة عامة ، لها هيكل معقد. وتشمل: السكرتارية ، التفتيش التابع للوزير ، سكرتارية المجلس ، المكتب.

سكرتارية يتألف من استقبال الوزير ، وسكرتارية الوزير ، واستقبال نواب الوزراء وسكرتيراتهم. تعد الأمانة الوثائق للتقرير وتنظم العمل بالوثائق التي تتلقاها الإدارة.

التفتيش تحت إشراف الوزير يسيطر على تنفيذ الوثائق الحكومية ، والوثائق الإدارية للصلاحيات ، وأوامر الوزير.

سكرتارية مجلس الإدارة مسؤول عن الدعم الفني والتوثيق لاجتماعات مجلس الإدارة.

مكتب يتكون من أقسام هيكلية.

وهي تشمل: بعثة ، ومكتب للمراسلات الحكومية ، ومكتب محاسبة وتسجيل للوثائق ، ومجموعة مراقبة ، ومكتب للطباعة على الآلة الكاتبة أو مركز كمبيوتر لمعالجة المستندات ، ومكتب للنسخ والنسخ ، وغرفة للطباعة ، وأرشيف مركزي .

في المؤسسات المختلفة - الحكومية ، وغير الحكومية ، والبحث ، والتصميم ، والهندسة ، ومؤسسات التعليم العالي - يتم إنشاء قسم لدعم الوثائق أو مكتب. قد يكون لها أقسام فرعية هيكلية (قطاع ، مجموعة) ، أو قد يعهد بصيانة مجال معين من العمل لفناني الأداء (المؤدين).

في مكتب أو قسم المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، يتم إنشاء أقسام للقيام بالمحاسبة وتسجيل المستندات والرقابة والتحسين والعمل مع المستندات وإدخال الوسائل التقنية والنظر في نداءات المواطنين. قد تشمل سكرتارية ، وبعثة ، ومكتب للطباعة على الآلة الكاتبة ، ومكتب للتصوير ، وأرشيف.

في السلطات التنفيذية ، تنشئ الحكومة الذاتية المحلية قسمًا مشتركًا. يتضمن هيكل الإدارة العامة التقسيمات الفرعية مثل المكتب. ومع ذلك ، فإن هيكلها يحتوي بالضرورة على وحدات مثل قسم البروتوكول ، ومجموعة الرسائل ، والاستقبال. يقوم قسم المراسم بإعداد مسودات المستندات نيابة عن الإدارة ، وتحليل المستندات المعدة في الأقسام الهيكلية ، ويقوم موظفوها بإعداد اجتماعات هيئة الإدارة. تقوم المجموعة (مكتب ، دائرة) بالعمل مع مناشدات المواطنين. يستقبل الاستقبال المواطنين الذين يتقدمون بمقترحات وبيانات وشكاوى ذات طابع شخصي.

يجب اعتبار الحقيقة الإيجابية في التضمين في هيكل خدمة DOW لوحدة تعمل على تحسين أشكال وأساليب العمل مع المستندات. يمكن أن يسمى هذا التقسيم الفرعي قسم لتحسين العمل مع الوثائق وإدخال الوسائل التقنية أو مجموعة (قطاع ، مكتب) لتحسين العمل مع الوثائق.

في المكتب وفي الإدارة العامة (قسم المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة) ، بالإضافة إلى وحدة مستقلة ، يمكن إنشاء أمانة تضم جميع الأمناء لرؤساء المنظمة.

الشرط الرئيسي لإنشاء هذه الخدمة ، بغض النظر عن اسمها ، والذي يجب الالتزام به بدقة ، هو كما يلي: "يتم تنفيذ الدعم الوثائقي للإدارة في المنظمات والمؤسسات والشركات من خلال خدمة خاصة ، تعمل كوحدة هيكلية مستقلة ، التابعة مباشرة لرئيس المنظمة ".

في الوزارات والإدارات - إدارة حالة.كقاعدة ، تشمل إدارة الشؤون: السكرتارية (مكتب الاستقبال ، سكرتارية الوزير ، أمانات وكلاء الوزراء ، سكرتارية المجلس ، مكتب المراسم) ، التفتيش تحت إشراف الوزير (رئيس الدائرة) ، المكتب (مكتب الحكومة). المراسلات ، ومكتب المحاسبة والتسجيل ، والبعثات ، ومكتب الآلة الكاتبة (مكتب النسخ ، مكتب teletype ، إلخ) ، قسم الرسائل (الشكاوى) ، قسم تحسين العمل مع المستندات وإدخال الوسائل التقنية ، والأرشيف المركزي) ؛

في المؤسسات (الجمعيات) ، في مؤسسات البحث والتصميم والتصميم ومراكز الكمبيوتر ومؤسسات التعليم العالي وغيرها من المنظمات - من شؤون الدعم الوثائقي للإدارة أو المكتب.في بهم مُجَمَّع،كقاعدة عامة ، تشمل: التقسيمات الفرعية للمحاسبة وتسجيل المستندات ، ومراقبة التنفيذ ، وتحسين العمل مع الوثائق وإدخال الوسائل التقنية ، والنظر في نداءات المواطنين ، والسكرتارية ، والسرعة ، ومكتب الطباعة ، ومكتب النسخ والاستنساخ ، والأرشيف ؛

في الهيئات التنفيذية للسلطة (الإدارات ، مكاتب العمدة ، المحافظات ، إلخ) والجهاز الإداري للمنظمات العامة - القسم المشترك.وتضم الإدارة العامة: الأمانة العامة ، والمكتب ، ومجموعة المراقبة ، ومجموعة البروتوكول ، ومجموعة تحسين العمل بالوثائق ، ومجموعة الرسائل (الشكاوى) ، ومكتب الطباعة ، ومكتب النسخ والاستنساخ ، والأرشيف ؛

في المنظمات التي ليس لديها عمل مكتبي في الهيكل ، يتم تنفيذ وظائفها من قبل كاتب رئيس،في التقسيمات الهيكلية - سكرتير الوحدةأو أي شخص آخر معين.

4. تحل خدمة إدارة السجلات مجموعتين رئيسيتين من المهام:

ضمان إجراء موحد لتوثيق أنشطة الإدارة وتنظيم العمل بالوثائق ؛

تحسين أشكال وأساليب التعامل مع المستندات.

تحدد المهام التي تواجه الخدمة الكتابية وظائفها. ضمان إجراء موحد لتوثيق أنشطة الإدارة يتم حله من خلال أداء الوظائف التالية:

تطوير وتصميم الترويسات ، وضمان إنتاجها ؛

ضمان إنتاج الوثائق ونسخها وتكرارها ؛

الرقابة على جودة إعداد وتنفيذ الوثائق ، والامتثال للإجراءات المعمول بها لاعتماد وتصديق الوثائق.

يتم حل مهمة تنظيم العمل مع المستندات من خلال أداء الوظائف التالية:

إنشاء إجراء موحد لتمرير المستندات (تدفق المستندات للمؤسسة) ؛

معالجة المستندات الواردة والصادرة ؛

تسجيل ومحاسبة الوثائق الواردة والصادرة والداخلية للمنظمة ؛

السيطرة على تنفيذ الوثائق ؛

تنظيم الوثائق وضمان تخزينها واستخدامها لاحقًا في أنشطة الإدارة ؛

تنظيم العمل مع نداءات المواطنين ؛

ضمان حماية المعلومات الوثائقية.

تشمل مهمة تحسين أشكال وأساليب العمل مع المستندات ما يلي:

تطوير ومعالجة الوثائق المعيارية والتعليمية والمنهجية الخاصة بالعمل المكتبي (تعليمات حول العمل المكتبي ، وتسميات القضايا ، وما إلى ذلك) ؛

التوجيه المنهجي والتحكم في الامتثال للقواعد المعمول بها للعمل مع الوثائق في الأقسام الهيكلية للمنظمة ؛

التدريب المتقدم لموظفي المؤسسة ، وتقديم المشورة بشأن التعامل مع الوثائق ؛

تبسيط توثيق المؤسسة ، والقيام بالعمل على توحيد الوثائق ، وتطوير بطاقة التقرير وألبوم نماذج الوثائق المستخدمة في أنشطة المنظمة ؛

تطوير وتنفيذ أشكال وأساليب جديدة للعمل مع الوثائق ، وتحسين سير عمل المؤسسة ، وتحسين انضباط الأداء عند التعامل مع الوثائق ؛

تحديد المهام لتطوير أو تحسين تقنيات المعلومات المؤتمتة المستخدمة عند التعامل مع المستندات.

5. يتم تطوير المعايير في عالم العمل على أساس البحث وهي مصممة لإعادة استخدامها في تحديد تكاليف العمالة المحددة.

وفقًا للغرض منها ، يتم تقسيم المواد المستخدمة لتوحيد عمل الموظفين إلى:

معايير الوقت- الوقت المنظم الذي يقضيه في أداء وحدة من نوع عمل معياري أو عنصره في ظروف تنظيمية وفنية معينة ؛

المعايير السكانية- العدد المنظم للموظفين المهنيين والمؤهلين الضروريين للأداء العالي الجودة لوظيفة معينة في ظروف تنظيمية وفنية معينة ؛

معايير مركزية العمل- النسبة المنظمة لعدد موظفي جهاز الإدارة إلى إجمالي عدد موظفي المؤسسة حسب وظائف الإدارة أو بشكل عام للمؤسسة ؛

معايير الإدارة- معايير عدد العاملين المرؤوسين (أو العاملين في الخدمة) ؛

معايير الخدمة- العدد المنظم للموظفين المدارين (أو المخدومين) (الأقسام الفرعية) ، والتي يجب ، في ظل ظروف تنظيمية وتقنية معينة ، إدارتها (أو خدمتها) بواسطة موظف واحد ؛ نسب عدد فئات الموظفين المختلفة- قيمة منظمة تضمن الاستخدام الأفضل للعمال المعياريين وفقًا لمستوى مهاراتهم في ظروف تنظيمية وفنية معينة ؛ المهام الطبيعية- تحدد على أساس معايير الوقت ، مقدار العمل الذي يجب أن يؤديه المؤدون لفترة تقويمية معينة من الوقت بما يتوافق مع المتطلبات المحددة لجودة نتائج العمل. وفقًا لنطاق التطبيق ، تنقسم معايير العمل إلى قطاعات مشتركة بين القطاعات وقطاعية ومحلية (تُستخدم في مؤسسة منفصلة). تم تصميم المعايير المشتركة بين القطاعات لتوحيد عمل العمال من نفس المهن أو التخصصات المشاركين في تنفيذ العمليات التكنولوجية المتجانسة في مختلف المؤسسات. تم تطوير هذه المعايير للعمليات التكنولوجية الأكثر شيوعًا لنفس أنواع العمل مع ظروف العمل النموذجية وبالتالي يتم توحيدها. على سبيل المثال ، لتوحيد عمل موظفي المكاتب ، تم تطوير معايير زمنية مجمعة مشتركة بين القطاعات للعمل على الدعم الوثائقي للإدارة ويتم تطبيقها (M. ، 1995).

معايير الوقت المجمعةمصممة لأداء مجموعة معقدة من أساليب العمل (العمليات) المترابطة تقنياً وتنظيمياً.

يتم حساب المعايير المجمعة لأداء العمليات الفردية بالصيغة:

تستند المعايير إلى معايير العمل التي تحدد مقدار وهيكل تكاليف وقت العمل وهي المعيار الذي تتم مقارنة تكاليف الوقت الفعلي على أساسه من أجل إثبات منطقيتها. عند تقنين العمل ، ينطبق ما يلي:

قواعد الوقت

معايير الإنتاج

معايير الخدمة

المعايير السكانية؛

معايير الإدارة ؛

مهام موحدة.

إذا كانت معايير الوقت تهدف في المقام الأول إلى تحديد معيار الوقت لأداء وحدة العمل ، فإن معايير الخدمة وعدد الموظفين تهدف ، على التوالي ، إلى حساب معايير الخدمة والعدد الإجمالي للموظفين الذين يؤدون قدرًا معينًا من العمل خلال السنة.

عند تجميع معايير الوقت ، يتم أولاً حساب معايير الوقت للعمليات المتكررة الفردية (الأعمال) ، ثم يتم تحديد كثافة اليد العاملة لجميع الأعمال - كمجموع منتجات كثافة اليد العاملة لأداء الأعمال الفردية من خلال عددها. بعد ذلك ، يتم تحديد عدد الموظفين.

المحاضرة 3. التكوين الرسمي والفني للعاملين في المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. الواجبات الوظيفية لموظفي خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. الإطار التنظيمي الذي يحكم تنظيم وتقنية المعلومات ودعم التوثيق لأنشطة المؤسسة.

الإطار التنظيمي والمنهجي لإدارة المستندات (DOE) - مجموعة من القوانين والإجراءات القانونية التنظيمية والوثائق المنهجية ومعايير الدولة التي تنظم تقنية إنشاء المستندات ومعالجتها وتخزينها واستخدامها في الأنشطة الحالية للمنظمة ، بالإضافة إلى أنشطة خدمة العمل المكتبي: هيكلها ووظائفها وطاقمها ودعمها الفني وبعض الجوانب الأخرى.

يتم تطوير الوثائق التنظيمية والمنهجية للمؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة من قبل سلطات وإدارات الدولة المختلفة وفقًا لاختصاصاتها.

تشمل القاعدة المعيارية والمنهجية للمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ما يلي:

الإجراءات القانونية الصادرة عن أعلى هيئات سلطة الدولة وإدارتها ؛

الإجراءات القانونية الصادرة عن الهيئات التنفيذية الاتحادية: الوزارات واللجان والإدارات على مستوى الصناعة وعلى مستوى الإدارات ؛

الإجراءات القانونية الصادرة عن السلطات التشريعية والتنفيذية للكيانات المكونة للاتحاد الروسي وكياناتها الإقليمية ، والتي تنظم قضايا العمل المكتبي ؛

الأفعال القانونية ذات الطبيعة التنظيمية والإرشادية ، وكذلك الوثائق المنهجية بشأن دعم التوثيق للإدارة ، المنشورة من قبل إدارة المؤسسات والمنظمات.

بغض النظر عن الاسم المحدد لخدمة حفظ السجلات وهيكلها ، فإن الأساس القانوني لأنشطتها هو التنظيم الخاص بالخدمة والأحكام المتعلقة بأجزائها الهيكلية ، فضلاً عن التوصيفات الوظيفية للموظفين التي تكون إلزامية لكل منظمة. تحدد هذه الوثائق تحديد الوظائف والواجبات والحقوق والمسؤوليات بين الوحدات الهيكلية الفردية لخدمة حفظ السجلات والموظفين.

اللوائح الخاصة بخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة- قانون قانوني يحدد الوضع التنظيمي والقانوني لوحدة ما في هيكل المؤسسة ، ومهامها ووظائفها وحقوقها ومسؤولياتها ، وكذلك العلاقات مع الوحدات والمؤسسات الأخرى.

المسمى الوظيفي- عمل قانوني يحدد المركز التنظيمي والقانوني للموظف في هيكل المؤسسة والوحدة. واجباته الوظيفية وحقوقه ومسؤولياته وعلاقاته مع الموظفين والإدارات الأخرى.

يتم وضع اللائحة الخاصة بخدمة حفظ السجلات والأحكام المتعلقة بأجزائها الهيكلية ، إن وجدت ، من قبل رئيسها بمشاركة متخصصين مؤهلين على دراية بعمل الوحدة والمنظمة ككل ، ويتم اعتمادهم من الرأس.

تتمثل إحدى وظائف خدمة العمل المكتبي في تحديد التقنية المثلى للعمل مع المستندات وإصلاحه في تعليمات عمل Office. تعليمات عمل المكتب- قانون قانوني يؤسس تقنية إنشاء أو استلام المستندات ومعالجتها وتخزينها واستخدامها في أنشطة المنظمة. تحدد تعليمات عمل المكتب قواعد موحدة لتوثيق الأنشطة وتنظيم سير العمل وحفظ السجلات والتسجيل ومراقبة تنفيذ المستندات وتخزينها. تمت الموافقة على التعليمات من قبل رئيس المنظمة وهي ملزمة لجميع الموظفين.

الغرض من التعليمات هو تحسين العمل مع المستندات وتقليل العدد وتحسين جودة إعداد المستندات وتبسيط سير العمل وتحسين العمل الإداري.

تم تطوير تعليمات العمل المكتبي على أساس أحكام نظام إدارة وثائق الدولة ، ومعايير الدولة للوثائق. تضع الوزارات والإدارات تعليمات للعمل المكتبي على أساس التعليمات المعيارية لعمل المكاتب في الهيئات التنفيذية الاتحادية. تعكس التعليمات باستمرار جميع مراحل العمل مع المستندات من إنشائها أو استلامها إلى التنفيذ و / أو الإرسال و / أو التسليم إلى الأرشيف.

يجب أن تتضمن التعليمات أقسامًا: أحكام عامة ؛ توثيق الأنشطة (متطلبات النماذج ، تسجيل تفاصيل المستندات ، تنفيذ أنواع معينة من المستندات) ؛ تنظيم تداول المستندات (معالجة المستندات الواردة والصادرة ، تسجيل المستندات ، مراقبة تنفيذ المستندات) ؛ تنظيم تخزين الوثائق (إعداد تصنيف الحالات ، تشكيل وتنفيذ القضايا ، تحويل الحالات إلى التخزين الأرشيفي). بالإضافة إلى ذلك ، يُنصح بتضمين أقسام في التعليمات المتعلقة بإنتاج المستندات باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر ؛ تخزين وحساب واستخدام النماذج والأختام والطوابع: استخدام أجهزة الفاكس والبريد الإلكتروني ؛ تصوير المستندات ونسخها وبعضها الآخر. اعتمادًا على خصوصيات أنشطة المؤسسة ، وهيكلها ، وإجراءات تمرير المستندات ، ووجود مجالات عمل منفصلة ، والوسائل التقنية المستخدمة ، وعوامل أخرى. يمكن استكمال تعليمات العمل المكتبي بأقسام أخرى ، على سبيل المثال: توثيق عمل هيئة جماعية (كوليجيوم ، مجلس إدارة ، مجلس أكاديمي ، إلخ) ؛ إعداد الرسائل المرسلة إلى الخارج ، إلخ.

يتم استكمال الأحكام التنظيمية للتعليمات من خلال التطبيقات (عينات من الأوراق ذات الرأسية ; الأنواع الرئيسية للوثائق المصنفات واستمارات التسجيل وما إلى ذلك).

تشمل الوثائق المعيارية والمنهجية التي تنظم مؤسسة التعليم قبل المدرسي ما يلي:

قائمة الوثائق مع شروط التخزين (القياسية والإدارية).

تحدد قوائم النماذج التي طورتها المؤسسات الأرشيفية فترات الاحتفاظ بالوثائق النموذجية لمعظم المؤسسات والمنظمات والشركات. على أساس القوائم القياسية ، يتم تطوير قوائم الإدارات ، بما في ذلك التعداد الأكثر اكتمالاً ومنهجية لتوثيق المنظمات والمؤسسات في نظامهم.

اللوائح الخاصة بخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسةتم تطويرها على أساس المعايير القياسية ، والتي تحتوي على أقصى مجموعة من الوظائف. عند تطوير الأحكام الفردية ، يتم تحديد تكوين مهام ووظائف الخدمة اعتمادًا على الظروف الفعلية لنشاطها. على سبيل المثال ، يمكن إضافة وظائف التنبؤ بتطوير دعم الوثائق ، وتوحيد الوثائق ، والتوجيه المنهجي بشأن تنظيم العمل المكتبي في الأقسام الهيكلية ، وما إلى ذلك إلى الوظائف التكنولوجية النموذجية. وعلى العكس من ذلك ، في حكم معين ، من الممكن استبعاد من الوظائف النموذجية تلك التي لا يتم تنفيذها بواسطة خدمة DOW في هذه المنظمة أو التي تم إصلاحها للوحدات الهيكلية الأخرى.

تم توحيد شكل الموضع وهيكل النص في USORD.

إذا لم يكن للوحدة هيكل داخلي على شكل قطاعات أو إدارات أو مجموعات أو مكاتب ، وما إلى ذلك ، فإن قسم "الهيكل" لا يتم تضمينه في اللائحة. إذا كان للوحدة هيكل داخلي ، يتم تطوير بند مستقل لكل وحدة هيكلية.

تحدد الفقرة الأولى "أحكام عامة" الاسم الدقيق لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ومكانها في الهيكل التنظيمي للمنظمة ودرجة استقلالية الخدمة. خذ بعين الاعتبار صيغتين لهذه الفقرة:

"المكتب هو تقسيم هيكلي مستقل لهيئة الخدمات المشتركة ويرفع تقاريره مباشرة إلى المدير العام".

"المكتب هو جزء من الإدارة العامة لل AO ويرفع تقاريره إلى رئيسها."

في الحالة الأولى ، يتم تحديد استقلالية المكتب ، في الحالة الثانية - قيمتها المساعدة.

علاوة على ذلك ، تشير اللوائح إلى اسم منصب رئيس الخدمة - الرئيس ، الموصي ، المدير ؛ إجراءات التعيين والفصل ومتطلبات مؤهلاته ومدة العمل العملي.

تقدم الفقرة التالية قائمة بالوثائق القانونية والتوجيهية والتنظيمية والإرشادية الرئيسية التي تسترشد بها خدمة PEI في عملها. أولاً ، يتم سرد الوثائق التشريعية والوطنية والمعيارية - المنهجية والمعيارية - الفنية ، ثم الوثائق التنظيمية والإدارية الداخلية.

إذا كان للمكتب ختم (أختام) خاصة به ، فإن اللوائح تعطي أوصافه وتخزينه وشروط استخدامه.

يهدف قسم "المهام الرئيسية" إلى صياغة الأهداف التي تواجه الوحدة ، أي المشكلات التي يجب أن تحلها الوحدة.

يسرد قسم "الوظائف" أنواع العمل أو الأنشطة التي تقوم بها الوحدة بناءً على المهام التي تواجهها.

لتنفيذ المهام الموكلة إليها ، تُمنح الخدمة الكتابية بمجموعة معينة من الحقوق ، والفشل في الأداء وظائف تتحمل المسؤولية المنصوص عليها في اللائحة.

يسرد قسم "الحقوق" الإجراءات التي يتعين على الوحدة ، التي يمثلها رئيسها ، القيام بها من أجل أداء الوظائف الموكلة إليها. عند تجميع هذا القسم ، يجب عليك اتباع نفس القواعد المتبعة عند تجميع القسم المقابل من الوصف الوظيفي (انظر أدناه) ، ولكن فيما يتعلق بالوحدة.

يحدد قسم "المسؤولية" أنواع المسؤولية التي قد يتحملها رئيس الوحدة إذا فشلت الوحدة في أداء وظائفها. تعتبر خدمة إدارة السجلات مسؤولة عن انتهاك الإجراءات المعمول بها للعمل مع المستندات في مؤسسة ، أو ضياع المستندات أو إتلافها ، أو عدم الامتثال لنظام السرية أو السرية في التعامل مع المستندات ، أو عدم اتباع التعليمات والتعليمات. من الإدارة.

في عملية أداء الوظائف المخصصة لخدمة إدارة السجلات ، تتفاعل مع إدارة المؤسسة ، وجميع الوحدات الوظيفية وخدمات الدعم والموظفين الفرديين ، وخدمة إدارة السجلات لمؤسسة عليا ، وسلطات أرشيفية ، وأبحاث أو مؤسسات أخرى على تنظيم وتحسين العمل مع الوثائق. ينظم قسم "العلاقات" روابط المعلومات والتوثيق للوحدة ؛ المستندات الرئيسية التي أنشأها أو استلمها ؛ يشار إلى الأقسام والمنظمات التي يتم التفاعل معها ، وما هي المعلومات التي يتلقاها القسم وتقديمه ، وتواتر وتوقيت التقديم ، وبأي ترتيب وبواسطة من يتم النظر في الخلافات الناشئة في عمل القسم.

وبالمثل ، يجري وضع أحكام ل التقسيمات الهيكلية لخدمة حفظ السجلات: التنظيم الخاص بالأمانة ، واللوائح الخاصة بمكتب البروتوكول ، واللوائح الخاصة بالأرشيف ، إلخ.

إلى جانب لائحة الخدمة الكتابية والأحكام الخاصة بها الأجزاء الهيكلية لكل موظف في خدمة العمل المكتبي ، يتم تطوير التوصيف الوظيفي. الأوصاف الوظيفية تنظم الوضع التنظيمي والقانوني للموظفين وتوفر شروط العمل الفعال. إنها تجعل من الممكن إجراء تقييم موضوعي لأنشطة الموظفين وهي الأساس المعياري لتطبيق التدابير الإدارية على الموظفين. تسمح لك الأوصاف الوظيفية بتنفيذ المبدأ الأساسي للتنظيم العقلاني للعمل - مبدأ تقسيم العمل والتعاون فيه.

لتجميع وصف وظيفي عالي الجودة ، من الضروري إجراء تحليل دقيق وعميق لأنواع العمل الذي يؤديه الموظف الذي يشغل منصبًا معينًا ، وبعبارة أخرى ، وضع وصف للوظيفة أو مكان العمل. يسمح لنا الوصف التفصيلي للعمل المنجز بصياغة مجموعة من المتطلبات لمنصب أو مكان عمل معين ، ومتطلبات المعرفة التي يجب أن يمتلكها الموظف ، ومهاراته ، وخبرته ، وما إلى ذلك.

عند تطوير التوصيفات الوظيفية للعاملين في المكاتب ، يجب أن يسترشد المرء "بخصائص التعريفات والمؤهلات لوظائف الموظفين" (تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم وزارة العمل. السلطات التنفيذية "(خطاب وزارة العمل في روسيا بتاريخ مارس 13 ، 1996 رقم 482-BK) ، إذا تم تصنيف عمال المكاتب على أنهم موظفون مدنيون. كما يتم نشر خصائص التعريفات والمؤهلات سنويًا تقريبًا في شكل دليل تأهيل لمناصب المديرين والمتخصصين والموظفين الآخرين (M: Mintrud Rossii ، 2001).

تغطي خصائص التعرفة والمؤهلات الفئات الرئيسية لموظفي الإدارة - المديرين والمتخصصين وفناني الأداء التقنيين وتحدد مجموعة الواجبات ومتطلبات المؤهلات والتعليم وتوافر المعرفة والمهارات الخاصة.

يتم إعطاء هيكل تقريبي لنص الوصف الوظيفي للعاملين في المكاتب في GSDOU: الأحكام العامة ، وظائف الموظف ؛ الواجبات الرسمية؛ حقوق الموظف العلاقات (الروابط حسب الموقع) ؛ مسؤولية الموظف وتقييم الأداء.

في حالة تبعية خدمة إدارة السجلات لرئيس المؤسسة ، يتم اعتماد التوصيف الوظيفي لموظفيها من قبل رئيس المؤسسة أو نائب رئيس شؤون الموظفين. إذا كانت الخدمة الكتابية تابعة لأحد النواب

محاضرة 4. المبادئ العامة والأسس المنهجية لتنظيم سير العمل.إن دعم المعلومات والتوثيق ، باعتباره أهم وظيفة خدمة للإدارة ، يحتاج إلى منظمة دقيقة ومدروسة.

تعتمد سرعة الحصول على المعلومات اللازمة لاتخاذ القرار على وضوح وسرعة معالجة وحركة المستند. يمكن أن تؤدي المعالجة المتأخرة للوثائق ، وخاصة المالية منها ، إلى عواقب اقتصادية سلبية. لذلك ، يتم دائمًا إيلاء اهتمام كبير للتنظيم العقلاني لسير العمل وسرعة ودقة معالجة المستندات ونقلها للتنفيذ.

تسمى "حركة المستندات في المؤسسة من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال" 1 بسير العمل.

تنقسم جميع وثائق المؤسسة إلى ثلاثة تدفقات للوثائق

المستندات الواردة (الواردة) ؛

المستندات الصادرة (المرسلة) ؛

المستندات الداخلية.

كل من تدفقات الوثيقة لها خصوصيتها من حيث الكمية والمعالجة والحركة.

سيكون عدد مستندات جميع التدفقات للسنة هو حجم تدفق المستندات للمؤسسة. هناك حاجة إلى قيمة سير العمل لحساب العدد المطلوب من موظفي المكتب لحساب فعالية استخدام الميكنة وأتمتة العمل المكتبي. بشكل عام ، يُظهر أيضًا عبء العمل على الجهاز الإداري بأكمله. يتعين على جميع موظفيه التعامل مع المستندات.

في السلسلة التكنولوجية لمعالجة المستندات ونقلها ، يمكن تمييز المراحل التالية:

استقبال الوثائق ومعالجتها الأولية ؛

دراسة أولية وتوزيع الوثائق ؛

التسجيل؛

مراقبة التنفيذ

المعلومات والعمل المرجعي ؛

تنفيذ المستندات وإرسالها.

الدورات الدراسية: نظام إدارة التوثيق

مقدمة

عملية الإدارة بأكملها تتخللها المعلومات ، والتي هي أساس اتخاذ القرار ، وتستند إلى العمل التشغيلي مع الوثائق التي يتم تسجيلها فيها. لذلك ، يعتبر دعم إدارة المعلومات والوثائق (إدارة المكتب) لأي شركة أو مؤسسة أو منظمة أو مؤسسة اليوم أهم وظيفة خدمية للإدارة. تعتمد السرعة والأمثل في اختيار الحل ، وتقديمه للمقاول ، والتحكم في التنفيذ في الوقت المناسب ، وفي النهاية ، تحقيق تأثير اقتصادي في أنشطة شركة أو منظمة أو مؤسسة على تنظيمها العقلاني.

نظرًا لأن العمل المكتبي له مهامه الخاصة ، يجب أن يتم تنفيذه بواسطة وحدة هيكلية مستقلة ، خدمة منفصلة تنظيمية. اليوم ، هذه الخدمة لها أسماء مختلفة: إدارة الحالات ، قسم دعم المعلومات والوثائق ، إدارة العمل المكتبي ، قسم إدارة الوثائق ، الإدارة العامة ، المكتب ، السكرتارية ، إلخ. علاوة على ذلك ، سوف نسميها بشكل عام خدمة DOW أو خدمة العمل المكتبي. في المؤسسات الصغيرة والشركات ، حيث يكون حجم المستندات التي تمت معالجتها صغيرًا ويكون إنشاء وحدة هيكلية خاصة غير عملي ، يتم تعيين جميع الأعمال التي تؤديها الخدمة الكتابية إلى السكرتير المساعد (السكرتير).

خدمة حفظ السجلات كوحدة هيكلية مستقلة يرأسها الرئيس ، والذي بدوره يقدم تقاريره مباشرة إلى رئيس المنظمة.

يتم توفير تنظيم الدولة للعمل المكتبي من قبل وكالة المحفوظات الفيدرالية ، والتي توفر التوجيه التنظيمي والمنهجي المشترك بين القطاعات والرقابة على تنظيم الوثائق في العمل المكتبي للهيئات الحكومية الفيدرالية ، وتنسق تطوير نظام الدولة للعمل المكتبي وأنظمة التوثيق الموحدة .

الفصل 1

1. الهيكل التنظيمي للمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة

يجب معالجة المشكلات التالية عند إنشاء خدمة إدارة الطاقة:

اختيار الشكل التنظيمي الأمثل للعمل المكتبي ؛

تطوير الهيكل التنظيمي والوظيفي لخدمة العمل المكتبي واختيار اسمها المحدد ؛

تحديد الوظائف والواجبات والحقوق والمسؤوليات بين الوحدات الهيكلية الفردية لخدمة العمل المكتبي والموظفين وتوحيدها في الوثائق التنظيمية والقانونية ذات الصلة ؛

تقنين عمل العاملين في المكاتب ؛

تحديد التكوين العددي والرسمي لخدمة إدارة السجلات ؛

اختيار التقنية المثلى للعمل مع المستندات وتثبيتها في تعليمات العمل المكتبي ؛

التنظيم الرشيد لأماكن العمل وخلق ظروف عمل مواتية ؛

· التطوير المهني للعاملين وثقافة العمل بالوثائق.

يعتمد الشكل التنظيمي للعمل المكتبي عادة على حجم المؤسسة والتوزيع الإقليمي لهياكلها ويمكن أن تكون مركزية ولا مركزية ومختلطة.

النموذج المركزي هو تنفيذ جميع العمليات التكنولوجية للعمل مع المستندات من خلال وحدة هيكلية متخصصة (مكتب ، إدارة عامة) أو بواسطة سكرتير الشركة. في هذه الحالة ، يتم تنفيذ الدورة الكاملة للعمليات التكنولوجية لمعالجة المستندات من لحظة استلامها أو إنشائها حتى أرشفتها في مكان واحد: استلام ومعالجة المستندات الواردة ، وتسجيلها ، ومراقبة التنفيذ ، والعمل المرجعي والمعلومات ، وتجميعها وصيانتها تصنيف الحالات وتنظيم المستندات وتخزينها وإرسال المستندات ومعالجة المستندات لنقلها إلى أرشيف المنظمة.

تشمل مزايا الشكل المركزي لتنظيم العمل المكتبي إمكانية إنشاء قاعدة بيانات واحدة لجميع المستندات التي تتلقاها المنظمة والتي تم إنشاؤها فيها ، مما يجعل من الممكن زيادة كفاءة البحث عن المستندات ، وبالتالي تحسين العمل المرجعي على مستندات. يُنصح باستخدام شكل مركزي لتنظيم العمل المكتبي إذا كان لدى المنظمة هيكل تنظيمي وظيفي خطي.

لا يمكن إجراء معالجة مركزية كاملة للوثائق إلا في المؤسسات الصغيرة ، حيث لا يتجاوز حجم تداول المستندات حوالي 10 آلاف مستند سنويًا.

يتضمن الشكل اللامركزي لتنظيم الخدمات الوثائقية إنشاء كل وحدة هيكلية في المنظمة لخدمة خاصة بها من DOW. تقوم هذه الخدمة ، بغض النظر عن خدمة إدارة المكتب المركزي ، بتنفيذ جميع الأعمال مع المستندات: سجلات وتنظيم وتخزين مستندات هذه الوحدة الهيكلية. يستخدم هذا النموذج في المنظمات التي يكون أجهزتها مشتتًا إقليمياً. يوصى باستخدامه في المنظمات التي يتطلب توثيق أنشطتها حماية دقيقة للمعلومات بشكل خاص. مع نموذج لامركزي ، تتلقى الوحدات الهيكلية المراسلات في مظاريف مختومة ، وطباعتها ، وتسجيلها وتنفيذ جميع الإجراءات لمعالجة الوثائق الواردة والصادرة والداخلية ، وإنهاء جميع الإجراءات مع إعداد ونقل الوثائق إلى أرشيف المنظمة.

الشكل الأكثر شيوعًا لتنظيم العمل مع المستندات مختلط. في الوقت نفسه ، يتم تنفيذ جزء من العمليات (على سبيل المثال ، استلام ومعالجة المستندات الواردة والصادرة ، وتسجيلها ، والتحكم في المواعيد النهائية ، والإنتاج ، والنسخ المتماثل ، وتخزين الأرشيف) بواسطة خدمة إدارة المكتب المركزي ، وفي الأقسام الهيكلية والعمليات يتم إجراؤها لإنشاء (طباعة) المستندات وتنظيمها وتخزين العلب ومعالجتها قبل أرشفتها.

متغير من النموذج المختلط هو مثل هذا التنظيم للعمل مع المستندات التي يتم فيها نفس العملية التكنولوجية (على سبيل المثال ، تسجيل المستندات أو التحكم في تنفيذها) لبعض صفائف المستندات مركزيًا (في خدمة DOW) ، و للآخرين - اللامركزية (في التقسيمات الهيكلية). في أغلب الأحيان ، يتم تسجيل المستندات الداخلية في أقسام هيكلية - في مكان إنشائها. على سبيل المثال ، في المحاسبة - المستندات المحاسبية ، في قسم شؤون الموظفين - المستندات الخاصة بالموظفين ، إلخ.

يتم اختيار شكل تنظيم العمل المكتبي مع مراعاة حجم المؤسسة وحجم سير العمل وتكوين الأقسام الهيكلية. في المؤسسات الصغيرة (عندما يتم التوثيق مباشرة في الأقسام الفرعية) ، وكذلك في المؤسسات المتفرقة إقليمياً (الموجودة ، على سبيل المثال ، في مناطق مختلفة من مدينة كبيرة) ، يتم اختيار شكل مركزي. في معظم المؤسسات والمنظمات ، يتم استخدام شكل مختلط من تنظيم العمل المكتبي.

الشكل الأكثر عقلانية لتنظيم العمليات والعمليات المكتبية الفردية هو المركزية ، لأنها تسمح بما يلي:

تقليل تكلفة العمليات التجارية ؛

تحسين تنظيم عمل موظفي المكاتب ، وبوجه خاص ، التقنين ؛

ضمان تخصص العمال وقابليتهم للتبادل ؛

استخدام الوسائل التقنية التقدمية والإنتاجية ؛

ضمان وحدة القيادة التنظيمية والمنهجية.

في الظروف الحديثة ، من الممكن جعل الخدمات الكتابية مركزية بالكامل فقط في المؤسسات الصغيرة نسبيًا. في المؤسسات الكبيرة ، يجب على المرء أن يسعى جاهداً من أجل المركزية الملائمة للوظائف الفردية للعمل المكتبي ، مثل استلام وإرسال المستندات ، وتسجيل المستندات ومراقبتها ، واختزال المستندات وطباعتها ، واستنساخها ، والإدارة المنهجية للعمل المكتبي.

في المؤسسات الصغيرة التي ليس لديها إدارات مشتركة ، وإدارات العمل المكتبي ، يتم تنفيذ العمل المكتبي من قبل سكرتير الرئيس.

في كل منظمة محددة ، يتم اختيار شكل تنظيمي واحد أو آخر للعمل مع المستندات من قبل إدارتها وخدمة DOW نفسها. تم تحديد شكل العمل المحدد مع المستندات في تعليمات العمل المكتبي.

2. اسم خدمة داو

عند الحديث عن اسم خدمة DOW ، تجدر الإشارة إلى أن هذه الخدمة يمكن أن يكون لها اليوم أسماء مختلفة ، على سبيل المثال ، إدارة الحالة ، قسم العمل المكتبي ، قسم إدارة الوثائق ، الإدارة العامة ، المكتب ، إلخ. الاسم المحدد لخدمة DOW ليس ذا أهمية أساسية ، ومع ذلك ، عند اختياره ، من المستحسن مراعاة العوامل التالية:

- هيكل الوحدة (له هيكل داخلي أم لا ، إذا كان الأمر كذلك ، فهل هو معقد أم لا) ؛

- متطلبات الاسم (من المستحسن أن يكون الاسم بسيطًا وسهل التذكر والنطق) ؛

- تقاليد العمل الموجودة في المنظمة.

على سبيل المثال ، في نظام إدارة وثائق الدولة ، يوصى باستخدام الأسماء التالية:

في الوزارات والإدارات - الإدارة والتي تشمل كقاعدة عامة:

- سكرتارية (استقبال ، سكرتارية الوزير ، أمانات وكلاء الوزراء ، سكرتارية الكلية ، مكتب المراسم) ، - التفتيش التابع للوزير (رئيس الدائرة) ،

- مكتب (مكتب المراسلات الحكومية ، مكتب المحاسبة والتسجيل ، مكتب الرحلات الاستكشافية ، مكتب النسخ والاستنساخ ، إلخ) ،

- قسم الخطابات (الشكاوي).

- قسم تحسين العمل بالوثائق وإدخال الوسائل التقنية ،

- أرشيف مركزي.

في مؤسسات الدولة (الجمعيات) ، في مؤسسات البحث والتصميم والتصميم ومراكز الكمبيوتر ومؤسسات التعليم العالي والمنظمات الأخرى - قسم دعم التوثيق للإدارة أو المكتب ، والذي يتضمن ، كقاعدة عامة ، ما يلي:

- أقسام المحاسبة والتسجيل والرقابة وتحسين العمل بالوثائق وإدخال الوسائل التقنية والنظر في الخطابات (الشكاوى) ،

- السكرتارية

- البعثة،

- نسخ ونسخ ديوان وأرشيف.

3. الغرض والمهام ووظائف خدمة داو

الغرض الرئيسي من خدمة إدارة السجلات ، بغض النظر عن اسمها ، هو تنظيم وإدارة وتنسيق ومراقبة وتنفيذ العمل على الدعم الوثائقي. يتطلب تحقيق هذا الهدف حل المهام التالية:

- تحسين أشكال وأساليب العمل مع الوثائق ؛

- ضمان إجراء توثيق موحد ؛

- ضمان إجراء موحد للتعامل مع المستندات ؛

- مراقبة تنفيذ المستندات ؛

- تخزين الوثائق.

- توحيد نماذج المستندات ؛

- تقليل تدفق المستندات ، إن أمكن ؛

- العمل المنهجي لتحسين دعم التوثيق في المنظمة ؛

- إدخال التقنيات المتقدمة القائمة على استخدام الحاسب الآلي والتكنولوجيا التنظيمية.

تشمل الوظائف النموذجية لخدمة DOW أنواعًا مختلفة من العمل ، والتي يمكن تقسيمها إلى تكنولوجية وتنظيمية ورقابية ومنهجية.

تشمل ميزات التكنولوجيا:

- تنفيذ المعالجة الأولية (إعادة التوجيه) للوثائق الواردة ؛

- تسجيل الوثائق الواردة والصادرة والداخلية ؛

- إجراء المعلومات والعمل المرجعي على وثائق المنظمة ؛

- إنتاج الوثائق المكتوبة على الآلة الكاتبة (الطباعة على الكمبيوتر) ؛

- النسخ والاستنساخ العملي للوثائق ؛

- تطوير وتصميم نماذج الوثائق ؛

- تجهيز مستندات الشحن.

من بين الوظائف التنظيمية لخدمة وزارة الطاقة:

- التحضير لتقرير لإدارة الوثائق الواردة ؛

- تنظيم النظر في الوثائق في الوقت المناسب من قبل إدارة المنظمة ؛

- تنظيم مسار تنفيذ المستندات ، وتمرير المستندات وتنفيذها في الوقت المحدد ؛

- تنظيم تخزين الوثائق في أقسام هيكلية ؛

- تنظيم عمل الأرشيف وفق القواعد والتعليمات والتوصيات المنهجية للأرشيف الاتحادي ؛

- تدريب متقدم للعاملين في المكاتب والمحفوظات ؛

- تنظيم أماكن العمل لموظفي الخدمة الكتابية ، وظروف العمل لموظفي الخدمة الكتابية ؛

- تنظيم العمل المكتبي بشأن نداءات المواطنين ؛

- تطوير (مع الأقسام الهيكلية ذات الصلة في المنظمة) تدابير لتحسين أشكال وأساليب العمل مع الوثائق.

تشمل وظائف التحكم:

- التحكم في صحة تنفيذ المستندات المقدمة للتوقيع على الإدارة (أي ، المستندات المرسلة والداخلية) ؛

- مراقبة المواعيد النهائية لتنفيذ المستندات ؛

- مراقبة صحة التسجيل والتشكيل في الأقسام الهيكلية لتنظيم القضايا التي سيتم أرشفتها ؛

- تنظيم الرقابة على العمل مع الوثائق في الأقسام الهيكلية ؛

- تعميم المعلومات حول التقدم المحرز ونتائج تنفيذ الوثائق ، وإبلاغ الإدارة بشكل منهجي بهذه القضايا ؛

- ضمان تخزين الملفات والاستخدام التشغيلي للمعلومات الوثائقية.

تشمل الوظائف المنهجية التي تؤديها خدمة DOW ما يلي:

- تطوير مسميات شؤون المنظمة ، وتعليمات العمل المكتبي ، وصحيفة من نماذج المستندات وغيرها من الوثائق التنظيمية المحلية التي تحدد نظام عمل مكتب المنظمة ؛

- إجراء فحص للقيمة العلمية والعملية للوثائق ؛

- عقد الاجتماعات وتقديم المشورة في القضايا المتعلقة باختصاص الخدمة الكتابية.

4. الهيكل التنظيمي للمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة

تتمثل إحدى القضايا المهمة في إعداد العمل المكتبي في منظمة ما في تحديد هيكل خدمة دعم الوثائق الإدارية وتكوينها الرسمي والعددي.

يعتبر الهيكل في نظام الهيئات الإدارية ، أولاً ، اتصالاً مستقرًا ، أي تفاعل عناصر التحكم ، وثانيًا ، كمخطط لتوزيع الحجم الإجمالي لوظائف الهيئة الإدارية بين الوحدات الهيكلية ومخطط لـ تفاعلهم.

يجب أن تحدد بنية خدمة إدارة السجلات التكوين الأمثل لوحداتها الداخلية وتفاعلها وطبيعة التبعية.

يعتمد هيكل خدمة DOW في مؤسسة حديثة على حجم سير العمل ، وكذلك على تقنية العمل مع المستندات ، ويمكن تمثيلها من قبل الأقسام التالية:

- السكرتارية

- الرحلة الاستكشافية (استلام وإرسال المراسلات) ،

- التقسيم الفرعي (قسم ، مجموعة) لتسجيل ومحاسبة الوثائق ،

- التقسيم الفرعي (القسم ، المجموعة) للتحكم في تنفيذ المستندات ،

- تقسيم فرعي (قسم ، مجموعة) للعمل مع نداءات المواطنين ،

- التقسيم (قسم ، مجموعة) لإنتاج الوثائق ،

- إدارة تحسين الأعمال

- مكتب تصوير

- فريق البروتوكول

- فريق التحرير

في مؤسسة كبيرة ذات قدر كبير من سير العمل ، قد تكون جميع الوحدات المذكورة أعلاه جزءًا من خدمة DOW. في المؤسسات ذات الحجم الأصغر وليس مع هذا الحجم الكبير من سير العمل ، من الممكن الجمع بين عدة وظائف في وحدة واحدة أو ، بدلاً من الوحدات الهيكلية ، يتم تنفيذ العمل المقابل من قبل الموظفين الفرديين. في شركة صغيرة ، يقوم سكرتير واحد عادة بكل العمل مع المستندات.

تمت صياغة طريقة إنشاء الهيكل التنظيمي لخدمة المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، اعتمادًا على حجم سير العمل ، لأول مرة في نظام حفظ سجلات الدولة الموحد (إدارة المحفوظات الرئيسية التابعة لمجلس وزراء اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، 1974). وفقًا لهذه الطريقة ، يتم تقسيم جميع المؤسسات ، اعتمادًا على حجم سير العمل ، إلى أربع فئات:

لذلك ، وفقًا للتصنيف أعلاه ، وجد أنه إذا كان حجم تدفق المستندات للمؤسسة يزيد عن 10 آلاف مستند سنويًا ، فمن أجل التنظيم الفعال للعمل مع المستندات ، من الضروري إنشاء خدمة حفظ السجلات (أو خدمة DOE) كوحدة منفصلة. على الرغم من حقيقة أن هذه الطريقة لإنشاء الهيكل التنظيمي لخدمة PEI قد تم اقتراحها منذ أكثر من 30 عامًا ، إلا أنها بشكل عام لا تزال سارية حتى اليوم. في كتابه "سير العمل الفعال: من التقليدي إلى الإلكتروني" يقدم التطوير التالي للهيكل التنظيمي لخدمة وزارة الطاقة ، اعتمادًا على حجم سير العمل (انظر الملحق 1).

يتم عرض وظائف الأقسام الهيكلية في الملحق 2.

5. التكوين الرسمي والعددي لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة

يتضمن التكوين الرسمي لخدمة PEI ثلاث فئات من العمال:

- مدراء

- متخصصون.

- فناني الأداء.

تم تحديد أسماء الوظائف ومتطلبات التأهيل للموظفين من كل فئة في دليل التأهيل لمناصب المديرين والمتخصصين والموظفين الآخرين. تم تحديد أسماء المناصب ورموزها وفئات التعريفة الجمركية في تصنيف عموم روسيا لمهن العمال ومناصب الموظفين وفئات الأجور (OKPDTR - تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم وزارة العمل في روسيا بتاريخ 21 أغسطس 1998 رقم. 37).

يؤكد دليل التأهيل على أن تعيين الموظفين لفئة معينة يتم اعتمادًا على طبيعة العمل المنجز في الغالب والذي يشكل محتوى عمل العامل (تنظيمي - إداري ، تحليلي - بناء ، معلومات - تقني).

- إدارة؛

- رئيس المكتب

- رئيس القسم العام.

- رئيس قسم المراسم.

- رئيس الأمانة ؛

- رئيس البعثة ؛

- رئيس مركز إعداد الوثائق ؛

- رئيس مكتب النسخ والنسخ.

- رئيس مكتب الطباعة.

وتشمل وظائفهم تخطيط وتوزيع العمل ، واختيار وتنسيب الموظفين ، وتنسيق أنشطة الخدمة ككل وأقسامها الهيكلية ، والتحكم في أداء العمل.

- مدير المستندات ؛

- مساعد مدير؛

- مفتش لمراقبة تنفيذ الأوامر ؛

- محرر؛

- عالم اثار؛

- مفتش

- سكرتير المجلس.

- مدقق لغوي.

تتمثل وظائف المتخصصين في أداء المهام الفنية والتشغيلية ، والعمليات الإبداعية لتحليل وتلخيص المعلومات ، ووضع إطار تنظيمي ومنهجي للعمل المكتبي ، وإعداد مسودات الوثائق.

- وكيل شحن

- كاتب ملفات؛

- مختزل.

- سكرتير فني ؛

- التوصيل؛

- مشغل المعدات التنظيمية.

- أمين المحفوظات.

- سكرتير طابع ؛

- سكرتير مختزل ؛

- سكرتير رئيسي.

تتمثل مهمة فناني الأداء الفني في نقل المستندات وتثبيتها والمحاسبة وتسليمها وتخزينها.

يمكن إضافة لقب "كبير" إلى المنصب بشرط أن يقوم الموظف ، إلى جانب الوفاء بالواجبات المنصوص عليها في الوظيفة التي يشغلها ، بإدارة المنفذين التابعين له.

يتم إنشاء إشارة في عنوان المنصب "الرائد" عندما يتم تكليف الموظف بمهام القائد والمنفذ المسؤول في أحد مجالات أنشطة المنظمة أو مسؤولية التنسيق والقيادة المنهجية لمجموعات فناني الأداء.

يتم توزيع المهام بين نواب الرؤساء على أساس الوثائق التنظيمية والإدارية الداخلية ، على سبيل المثال ، أمر. يتم تحديد امتثال واجبات ومؤهلات الموظفين التي تم أداؤها بالفعل مع متطلبات خصائص الوظيفة من قبل لجنة إصدار الشهادات في المنظمة.

من أجل التنظيم الفعال لعمل خدمة العمل المكتبي وجهاز الإدارة ككل ، من الأهمية بمكان أيضًا تحديد العدد الأمثل لموظفي المكتب ، والذي يعتمد بشكل أساسي على حجم العمل الذي تقوم به هذه الوحدة والتكنولوجيا المعتمد (مستوى ميكنة وميكنة العمل بالوثائق).

لتحديد عدد موظفي المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، يتم استخدام الوثائق المعيارية بشأن تنظيم العمل والعمل. يتم تقنين عمل موظفي المكاتب ، بما في ذلك حساب مستويات التوظيف لديهم ، على أساس الوثائق التالية:

1. معايير زمنية موسعة مشتركة بين القطاعات للعمل على الدعم الوثائقي للإدارة. م ، 1995.

2. معايير زمنية للعمل على تحسين دعم التوثيق لإدارة الوزارات والإدارات والمؤسسات والمنظمات. م ، 1992.

3. المعايير الزمنية للعمل على تكنولوجيا الأرشفة المؤتمتة ودعم التوثيق للهيئات الإدارية. م ، 1993.

4. معايير الوقت للعمل على الدعم الوثائقي للهياكل الإدارية للهيئات التنفيذية الاتحادية. م ، 2002.

كقاعدة عامة ، تحديد حجم الوحدة ليس من مسؤولية خدمة PEI نفسها - يتم تنفيذ هذا العمل من قبل إدارات العمل والأجور أو الوحدات الاقتصادية ، ولكن إذا لزم الأمر ، يمكن أيضًا إجراء مثل هذه الحسابات من قبل موظفي خدمة جزيرة الأمير إدوارد. تحتوي الوثائق المعيارية بشأن العمل المذكورة أعلاه على مبادئ توجيهية لتطبيق هذه الوثائق في الممارسة العملية.

الفصل الثاني: الإطار التنظيمي للعمل المكتبي

يكون نشاط أي منظمة مصحوبًا بإنشاء المستندات ؛ يضمن تسجيل وثائق الأعمال وفقًا للقواعد المعمول بها حماية مصالح المنظمة ، ويزيد من كفاءة العمل الإداري.

الإطار التنظيمي للعمل المكتبي عبارة عن مجموعة من القوانين والأفعال القانونية التنظيمية التي تنظم تقنية إنشاء المستندات ومعالجتها وتخزينها واستخدامها في الأنشطة الحالية للمؤسسة وتشمل:

القوانين التشريعية للاتحاد الروسي في مجال المعلومات والتوثيق ؛

المراسيم والأوامر الصادرة عن رئيس الاتحاد الروسي ، وقرارات وأوامر حكومة الاتحاد الروسي التي تنظم مسائل دعم الوثائق على المستوى الاتحادي ؛

الإجراءات القانونية للسلطات التنفيذية الاتحادية (الوزارات ، واللجان ، والخدمات ، والوكالات ، وما إلى ذلك) على مستوى الصناعة ككل وعلى مستوى الإدارات ؛

الإجراءات القانونية للسلطات التمثيلية والتنفيذية للكيانات المكونة للاتحاد الروسي وكياناتها الإقليمية ، والتي تنظم قضايا العمل المكتبي ؛

الإجراءات القانونية ذات الطبيعة التنظيمية والتعليمية بشأن العمل المكتبي للمؤسسات والمنظمات والشركات ؛

معايير الدولة للتوثيق ؛

أنظمة التوثيق الموحدة.

مصنفات المعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية لعموم روسيا ؛

نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة. المتطلبات الأساسية لخدمات دعم الوثائق والوثائق (GSDOU) ؛

الوثائق المعيارية بشأن تنظيم العمل الإداري وحماية العمال ؛

وثائق معيارية بشأن تنظيم التخزين الأرشيفي للوثائق.

يمكن تقسيم الإطار التنظيمي للعمل المكتبي بشكل مشروط إلى جزأين: إدارة دعم توثيق المعلومات

1. الإطار التنظيمي الذي يوفر العملية التكنولوجية للعمل المكتبي.

2. الإطار التنظيمي الذي يضمن تنظيم عمل العاملين في المكاتب.

ينقسم الجزء الأول من الإطار التنظيمي بشروط إلى عدة مجموعات.

المجموعة الأولى هي اللوائح الفيدرالية للعمل غير المباشر ، والتي تؤثر بدرجة أو بأخرى على تنظيم وتكنولوجيا توثيق أنشطة الإدارة وتنظيم العمل مع الوثائق. من بينها القانون المدني وقانون المخالفات الإدارية وقانون العمل. بالنسبة لإدارة المستندات والعمل المكتبي ، فإن قسم القانون الاتحادي "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" ، الذي يحدد النظام القانوني لتوثيق المعلومات ، مهم للغاية. وفقًا للقانون ، يعد توثيق المعلومات شرطًا أساسيًا لإدراجها في مصادر المعلومات. يحدد القانون إجراءات توثيق المعلومات ويسمي سلطات الدولة الملزمة بضمان هذا الإجراء. وفقًا للقانون ، يتم تعيين هذه المهمة إلى سلطات الدولة المسؤولة عن: تنظيم العمل المكتبي ، وتوحيد المستندات ، وأمن الاتحاد الروسي.

المجموعة الثانية من الأعمال المعيارية هي الأعمال القانونية للإدارات المتعلقة بالعمل المكتبي والتي لها طابع مشترك بين الإدارات. وهي تشمل: نظام الدولة للدعم الوثائقي للإدارة (M.، 1991)؛ تعليمات معيارية حول العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية (M. ، 2001) ؛ معايير الدولة للتوثيق (GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات الأعمال الورقية") ؛ المصنفات الروسية للمعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية ؛ قواعد وضع لوائح بنك روسيا (التعليمات واللوائح والتعليمات) المحددة بموجب الأمر رقم 02-395 للبنك المركزي للاتحاد الروسي بتاريخ 15 سبتمبر 1997 "بشأن لوائح بنك روسيا" بشأن الإجراء لإعداد وبدء نفاذ لوائح بنك روسيا "، بالإضافة إلى عدد من اللوائح الصادرة عن وزارة العمل في روسيا ، ولجنة الإحصاء الحكومية في روسيا ، والمحفوظات الفيدرالية ، إلخ.

المجموعة الثالثة من الأعمال المعيارية هي تعليمات معيارية ونموذجية مختلفة للعمل المكتبي لإدارات الكيانات المكونة للاتحاد الروسي وتعليمات لمنظمات محددة.

يتطلب الاتجاه العام لتعزيز الدعم القانوني لحياة الدولة الروسية معالجة مسألة القضاء على الفجوة التشريعية (عدم وجود معيار قانوني واضح بشأن هذه المسألة) في مجال تنظيم إدارة الوثائق. من الضروري تطوير قانون اتحادي "بشأن توثيق أنشطة الإدارة".

تنجم مقترحات تطوير قانون "بشأن دعم التوثيق لأنشطة الإدارة" عن حقيقة أنه في الإدارة الحديثة ودعمها للمعلومات ، يستمر حجم الوثائق في النمو ، وهناك أنظمة "ورقية" و "إلكترونية" متوازية غير مبررة للتوثيق و إدارة المستندات ، هناك مجموعة متنوعة من البرامج والوسائل التكنولوجية والتقنية غير المتوافقة ، ولا يوجد نظام فعال لمراقبة حركة المستندات وتنفيذها.

في الوقت الحاضر ، قام VNIIDAD ، مع عدد من الإدارات ، بإعداد مشروع قانون "بشأن دعم التوثيق للأنشطة الإدارية".

يشار إلى قائمة القوانين الفيدرالية والأوامر ومعايير الولاية والوثائق التنظيمية والمنهجية المستخدمة لتحسين دعم التوثيق الإداري في الملحق 3.

يشتمل نظام إدارة الوثائق على ثلاثة مكونات مترابطة: إعداد وثائق الإدارة ، وتكنولوجيا التعامل مع الوثائق ، وتنظيم الوثائق خلال السنة التقويمية وتنظيم تخزينها في الأرشيف. عند حل كل مشكلة من هذه المشكلات ، يجب أن يسترشد الممارسون بالوثائق التنظيمية والمنهجية الحالية في مجال العمل المكتبي ، والتي تمت الموافقة عليها من قبل لجنة الدولة للاتحاد الروسي للتوحيد القياسي وخدمة المحفوظات الفيدرالية في روسيا.

وفقًا للأحكام الأساسية لـ GSDOU ، وافقت دائرة المحفوظات الحكومية في الاتحاد الروسي في 6 يوليو 1992 على التعليمات النموذجية للعمل المكتبي في الوزارات والإدارات في الاتحاد الروسي 21 ، والتي تحدد إجراءً موحدًا لتنظيم العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية من أجل ضمان التنفيذ في الوقت المناسب للقوانين الاتحادية والمراسيم والأوامر الصادرة عن رئيس الاتحاد الروسي ، وقرارات وأوامر حكومة الاتحاد الروسي وتحسين دعم التوثيق لأنشطة الأقسام الهيكلية للوزارات والإدارات والهيئات الإقليمية للسلطة التنفيذية الاتحادية. تم تحديد إجراءات تجميع واعتماد تصنيفات ملفات المنظمة ، وإجراء فحص لقيمة المستندات ، ومعالجة الملفات ونقلها إلى التخزين الأرشيفي في القواعد الأساسية لتشغيل أرشيفات الإدارات.

من المهام المهمة في تنظيم خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة وضع لائحة بشأن خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة والتوصيف الوظيفي للموظفين. يتم حل هذه المهمة من قبل رئيس خدمة PEI نفسها أو بمشاركة متخصصين مؤهلين. تشكل اللائحة الخاصة بخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة والتوصيف الوظيفي لموظفيها مجموعة من الوثائق التنظيمية والقانونية ، والتي يكمل تطويرها المرحلة التنظيمية لإنشاء هذه الخدمة. يتم وضع اللائحة الخاصة بالوحدة الهيكلية للقسم من قبل رئيس هذه الوحدة بالاشتراك مع رئيس القسم ، ويتم اعتمادها من قبل رئيس القسم أو مدير الشؤون أو رئيس الوحدة الأخرى التي تشمل المكتب. قسم العمل.

اللوائح الخاصة بالتقسيم - وثيقة تحدد الوضع التنظيمي والقانوني للتقسيم في هيكل المؤسسة.

يحتوي نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة على حكم تقريبي بشأن خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، ولكن من الممكن حاليًا وضعها موضع التنفيذ فقط مع مراعاة التغييرات التي حدثت في نظام الإدارة والتي تنعكس في التشريعات الحديثة .

يجب أن يحتوي نص اللائحة الخاصة بخدمة DOW ، وفقًا لـ GSDOU ، على الأقسام التالية:

1. أحكام عامة.

2. أهداف وغايات المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة.

3. وظائف خدمة داو.

4. حقوق ومسؤوليات خدمة DOW.

5. علاقة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة بالوحدات الهيكلية الأخرى.

تنتهي المرحلة التنظيمية لإنشاء خدمة DOW مع تطوير التوصيف الوظيفي. يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن الوصف الوظيفي تم تطويره لوظيفة معينة ، وإذا كان هناك عدة وظائف متطابقة في الوحدة ، ولكن الموظفين الذين يشغلونها يؤدون واجبات مختلفة ، فيجب وضع وصف وظيفي منفصل لكل مجموعة من المسؤوليات الوظيفية . يجب أن ينعكس تعيين مجموعة معينة من المسؤوليات الوظيفية للمنصب في عنوان المستند ، على سبيل المثال: الوصف الوظيفي لمتخصص في المحاسبة وتسجيل المستندات ، والوصف الوظيفي للمتخصص في مراقبة تنفيذ المستندات ، والوظيفة وصف متخصص في التعامل مع نداءات المواطنين ، إلخ.

تتكون التعليمات من الأقسام التالية:

- الجزء العام (المهام الرئيسية للموظف ، إجراءات ملء الوظيفة ، المتطلبات المهنية للموظف ، الشخص الذي يتبعه الموظف مباشرة ، الوثائق والمواد الأساسية التي يجب أن يسترشد بها الموظف في أنشطته يتم تأسيس)؛

- وظائف الموظف (يتم تحديد موضوع المرجع أو مجال العمل المعين للموظف ، قائمة أنواع العمل التي تشكل أداء الوظائف المعينة) ؛

- واجبات الموظف (حدد الواجبات المرتبطة بإعداد المستندات ، واستلام المعلومات ومعالجتها وإصدارها ، بما في ذلك الاستخدام الإلزامي لأشكال وأساليب عمل معينة ، والتي تتطلب الامتثال للمواعيد النهائية لتنفيذ إجراءات محددة ، تحديد إجراءات تنفيذ التعليمات والمعايير الأخلاقية التي يجب مراعاتها في الفريق) ؛

- حقوق الموظف (تحدد حقوق الموظف لتنفيذ المهام الموكلة إليه) ؛

- العلاقات (يشار إلى الأقسام الفرعية والموظفين الذين يتلقون منهم المقاول والذين ينقل إليهم المعلومات ، وتوقيت التحويل ، ومن يشارك في تنفيذ مستندات معينة ، ومن يتم الاتفاق معهم ، وما إلى ذلك)

- تقييم العمل (يتم سرد المعايير التي تسمح بتقييم الدرجة التي يؤدي بها الموظف وظائفه وواجباته ، واستخدام الحقوق ، وما إلى ذلك ، والمعايير الرئيسية هي جودة العمل وحسن توقيت تنفيذه)

يوقع على الوصف الوظيفي رئيس قسم العمل المكتبي ويوافق عليه رئيس أو نائبه المسؤول عن قسم العمل المكتبي.

ينبغي أن تؤخذ القوانين التشريعية والوثائق التنظيمية والمنهجية المتعلقة بحفظ السجلات في الحسبان من قبل المتخصصين في المنظمات والشركات من جميع الأشكال التنظيمية والقانونية.

استنتاج

في العديد من المنظمات ، لا تعد خدمة DOW وحدة مستقلة ، ولكنها جزء من الخدمة الإدارية والاقتصادية أو إدارة شؤون الموظفين أو خدمات المحاسبة. ومع ذلك ، فإن تنظيم العمل مع المستندات هو نوع مستقل تمامًا من النشاط لا علاقة له بالدعم الاقتصادي أو المحاسبة.

نظرًا لأن خدمة DOW تدير فعليًا التوثيق والتدفقات المستندية للمؤسسة بأكملها ، فيجب أن تكون وحدة مستقلة ، وإن كان بها عدد قليل من الموظفين (يمكن أن يكون من 2 إلى 3 أشخاص). في الوقت نفسه ، يجب أن تتبع خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة مباشرة رئيس المنظمة أو نائبه.

البند 5.1 من القسم الخامس من نظام دعم وثائق الدولة للإدارة ، الذي تمت الموافقة عليه من قبل كوليجيوم الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 27 أبريل 1988 ، يحدد الشرط التالي: "الدعم الوثائقي للإدارة في منظمة يتم تنفيذه بواسطة خدمة خاصة تعمل كوحدة هيكلية مستقلة تابعة مباشرة لرئيس المنظمة ".

يمكن تفسير مكان خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة في هيكل المنظمة بالأسباب التالية:

1. تمثيل وحدة هيكلية مستقلة وتقديم تقارير مباشرة إلى إدارة المنظمة ، سيكون لخدمة ما قبل المدرسة مزيد من الكفاءة. وهذا بدوره سيسمح لك بتنظيم عمل أكثر كفاءة مع المستندات.

2. يتعين على المتخصصين ورئيس خدمة جزيرة الأمير إدوارد العمل مباشرة مع إدارة المنظمة: حل مسائل النظر في المستندات الواردة ، والتحكم في تنفيذ المستندات ، وتلخيص نتائج مراقبة تنفيذ المستندات وإبلاغ الإدارة بها للمنظمة ، وإجراء المعلومات والعمل المرجعي على الوثائق ، وما إلى ذلك.

قائمة المراجع والمصادر

1. أندريفا ف. العمل المكتبي - الطبعة الثامنة ، دار إنتل سينتيز للنشر ، 2001. - 192 ص.

2 - بيريزينا ن. العمل المكتبي الحديث / L. Lysenko ، E.P. فورونتسوفا - دار النشر بيتر ، 208. - 224 ص.

3. Bobyleva M.P. الإدارة الفعالة للوثائق: من التقليدي إلى الإلكتروني ، MPEI Publishing House ، 2004. - 172 ص.

4. Kameneva E.M. خدمة DOW: الاسم والهيكل وتعريف عدد الموظفين / الأعمال الورقية وتدفق المستندات في المؤسسة. - 2006. - رقم 7 // delo-press.ru.

5. Kirsanova M.V. العمل المكتبي الحديث ، Infra-M Publishing House ، 2008. - 312 ص.

6. Udovik A. V. تنظيم عمل خدمة الدعم الوثائقي للإدارة //cde.osu.ru

7. يانكوفا ف. تنظيم خدمة دعم التوثيق / أمين مرجعي - 2005. - رقم 1 // www.profiz.ru

الورد

مؤسسة تعليمية حكومية

التعليم المهني العالي

"دون الدولة الفنية

جامعة"

قسم علم الوثائق والتواصل اللغوي

عمل الدورة

حسب الانضباط: "تنظيم وتقنية التوثيق

الدعم الاداري"

في الموضوع: خبرة في تنظيم العمل بالوثائق في الخارج

انتهى العمل:

طالب في السنة الثالثة

مجموعات GDU-32

فاسيلينكو اناستازيا

أناتوليفنا

فحص العمل:

فاتولينا مارينا

فلاديميروفنا

تاريخ التسليم او الوصول:

روستوف اون دون

مقدمة ……………………………………………………………………………… ..3

1. الخبرة الأجنبية في مجال التقييس ………………………………………………؛ 4-11

1.1 تاريخ تكوين وتطوير المنظمة الدولية للتوحيد القياسي ………………………………………………………………………؛ 4-5

1.2 الوضع الحالي للتوحيد القياسي الدولي في مجال إدارة الوثائق …………………………………………………… ..6-11

2. خبرة في تنظيم العمل بالوثائق في الدول الأجنبية ...... 12-20

2.1 خبرة مع الوثائق في كومنولث أستراليا ........................... 12-16

2.1.1 نظام معايير دولة الاتحاد الأسترالي

2.1.2 صندوق الكومنولث للأرشيف ……………………………… .. 14-16

2.1 خبرة مع الوثائق في إيطاليا ………………………………… ... 17-20

3. تحليل الوضع الحالي لإدارة الوثائق في روسيا. 21-27

الخلاصة …………………………………………………………………………… ..28-29

قائمة المصادر المستخدمة ……………………………………………… 30

مقدمة

موضوع عمل الدورة التدريبية ذو صلة ، لأنه من خلال دراسة تجربة تنظيم العمل مع المستندات في الخارج ، يمكنك تتبع الاتجاهات الرئيسية في تطوير العمل المكتبي ، وتحليلها ، وتطبيق هذه الابتكارات في روسيا.

الغرض من العمل هو تحليل تجربة تنظيم العمل بالوثائق في الخارج.

مهام العمل:

لدراسة الخبرة الأجنبية في التوحيد.

تحليل تجربة تنظيم العمل مع الوثائق في الدول الأجنبية.

تحليل الوضع الحالي لإدارة المستندات في روسيا.

لكتابة الدورة التدريبية تم استخدام العمل:

أنظمة؛

موارد الإنترنت؛

الدوريات ("مكتب العمل" ، "سكرتير الأعمال").

طرق البحث هي: التحليل المقارن والتاريخي.

1. الخبرة الأجنبية في التقييس

1.1 تاريخ تشكيل وتطوير المنظمة الدولية للتوحيد القياسي

التقييس الدولي عبارة عن مجموعة من منظمات التقييس الدولية ومنتجات أنشطتها - المعايير والتوصيات والتقارير الفنية وغيرها من المنتجات العلمية والتقنية. هناك ثلاث منظمات من هذا القبيل: المنظمة الدولية للتوحيد القياسي - ISO (ISO) ، اللجنة الكهروتقنية الدولية - IEC (IEC) ، الاتحاد الدولي للاتصالات - ITU (ITU).

المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO) هي شبكة عالمية تحدد المعايير المطلوبة لتشغيل المنظمات التجارية والحكومية والعامة. تم تأسيسها رسميًا في 23 فبراير 1947.

تمت صياغة هدفها الرئيسي في ميثاق ISO: "... لتعزيز تطوير التوحيد على نطاق عالمي لضمان التبادل الدولي للسلع والمساعدة المتبادلة ، وكذلك لتوسيع التعاون في المجالات الفكرية والعلمية والتقنية و أنشطة اقتصادية."

تجمع ISO بين 64 دولة. ISO هي منظمة غير حكومية: أعضاؤها ليسوا مندوبين حكوميين ، على سبيل المثال ، في الأمم المتحدة. ومع ذلك ، تأخذ ISO مكانة خاصة بين المنظمات الحكومية وغير الحكومية. هذا ، من ناحية ، لأن العديد من مؤسسات ISO هي جزء من الهياكل الحكومية في بلدانهم أو تحت وصاية دولتهم. من ناحية أخرى ، فإن الأعضاء الآخرين في ISO هم أفراد خاصون تمامًا ، أنشأتها النقابات المحلية للمنظمات الصناعية.

تشهد الحقائق التالية على حجم أنشطة المنظمة: يشارك أكثر من 30000 خبير في العمل الفني ، والذي يتم تنفيذه في إطار 187 لجنة فنية ، و 576 لجنة فرعية ، و 2057 مجموعة عمل. يتم عقد أكثر من 800 اجتماع للهيئات الفنية المذكورة أعلاه سنويًا في جميع أنحاء العالم. تتجاوز حديقة معايير ISO 14000 عنصر ، ويتم نشر أكثر من 800 معيار جديد ومعدّل سنويًا.

لا تتمتع معايير ISO الدولية بوضع إلزامي لجميع الدول المشاركة. يحق لأي جانب من العالم أن يتكيف معها أو لا يتكيف معها. يرتبط قرار تطبيق معيار ISO الدولي بشكل أساسي بدرجة مشاركة الدولة في التقسيم الدولي للعمل وحالة تجارتها الخارجية. تم تطبيق ما يقرب من نصف معايير ISO الدولية في نظام التقييس الروسي.

وبالتالي ، فإن المهمة الرئيسية للمعايير الدولية هي إنشاء أساس منهجي موحد على المستوى الدولي لتطوير أنظمة الجودة الجديدة وتحسينها وشهاداتها.

1.2 الوضع الحالي للتوحيد القياسي الدولي في مجال إدارة السجلات

من الناحية التنظيمية ، تشمل ISO الهيئات الحاكمة والعاملة. هيئات الإدارة: الجمعية العامة (الهيئة العليا) ، المجلس ، المكتب الفني القيادي. الهيئات العاملة - اللجان الفنية (TC) واللجان الفرعية والمجموعات الاستشارية الفنية (TCG).

الجمعية العمومية هي جمعية الضباط والمندوبين المعينين من قبل اللجان الأعضاء. يحق لكل هيئة عضو تقديم ثلاثة مندوبين كحد أقصى ، ولكن يمكن أن يكونوا مصحوبين بمراقبين. يشارك الأعضاء المراسلون والأعضاء المشتركون كمراقبين.

يقوم المجلس بتوجيه أعمال ISO بين دورات الجمعية العامة. للمجلس الحق في توجيه الأسئلة إلى اللجان الأعضاء للتشاور أو تكليف اللجان الأعضاء بالبت فيها دون دعوة الجمعية العمومية للانعقاد. في اجتماعات المجلس ، تتخذ القرارات بأغلبية أصوات أعضاء لجنة المجلس الحاضرين في الاجتماع. بين الاجتماعات ، وإذا لزم الأمر ، يجوز للمجلس أن يتخذ قراراته بالمراسلة.

سبع لجان تابعة لمجلس ISO: PLACO (المكتب الفني) ، PROFCO (المساعدة المنهجية والمعلوماتية) ؛ CASCO (لجنة تقييم المطابقة) ؛ INFCO (لجنة المعلومات العلمية والتقنية) ؛ ديفكو (لجنة مساعدة البلدان النامية) ؛ كوبولكو (لجنة حماية المستهلك) ؛ REMCO (لجنة المواد المرجعية).

تعد PLACO (PLACO - لجنة التخطيط) مقترحات لتخطيط عمل ISO ، لتنظيم وتنسيق الجوانب الفنية للعمل. يشمل نطاق عمل منظمة PLACO النظر في مقترحات إنشاء وحل اللجان الفنية ، وتحديد مجال التوحيد القياسي الذي يجب أن تتعامل معه اللجان.

تلتزم شركة PROFCO بتقديم المساعدة المنهجية والمعلوماتية لمجلس ISO حول مبادئ وأساليب تطوير المعايير الدولية. تقوم اللجنة بدراسة المبادئ الأساسية للتقييس وإعداد التوصيات لتحقيق أفضل النتائج في هذا المجال. تتعامل PROFCO أيضًا مع المصطلحات وتنظم ندوات حول تطبيق المعايير الدولية لتطوير التجارة.

تتعامل كاسكو (كاسكو - لجنة تقييم المطابقة) مع قضايا تأكيد مطابقة المنتجات والخدمات والعمليات وأنظمة الجودة مع متطلبات المعايير ودراسة ممارسة هذا النشاط وتحليل المعلومات. تضع اللجنة مبادئ توجيهية للاختبار وتقييم المطابقة (إصدار الشهادات) للمنتجات والخدمات وأنظمة الجودة وتأكيد كفاءة مختبرات الاختبار وهيئات إصدار الشهادات. يتمثل أحد مجالات عمل CASCO المهمة في تعزيز الاعتراف المتبادل واعتماد أنظمة الشهادات الوطنية والإقليمية ، فضلاً عن استخدام المعايير الدولية في مجال الاختبار وتقييم المطابقة. أعدت CASCO ، جنبًا إلى جنب مع IEC ، عددًا من الإرشادات حول جوانب مختلفة من الشهادات ، والتي تُستخدم على نطاق واسع في الدول الأعضاء في ISO و IEC: تؤخذ المبادئ المنصوص عليها في هذه الوثائق في الاعتبار في أنظمة الشهادات الوطنية ، وهي أيضًا بمثابة أساس لاتفاقيات تقييم مدى مطابقة المنتجات الموردة بشكل متبادل في العلاقات التجارية والاقتصادية لدول المناطق المختلفة.

تقوم DEVCO (DEVCO - لجنة شؤون البلدان النامية) بدراسة طلبات البلدان النامية في مجال التقييس وتضع توصيات لمساعدة هذه البلدان في هذا المجال. الوظائف الرئيسية لـ DEVCO هي: تنظيم مناقشة على نطاق واسع لجميع جوانب التقييس في البلدان النامية ، وخلق الظروف لتبادل الخبرات مع البلدان المتقدمة ؛ تدريب المتخصصين في التوحيد على أساس مراكز التدريب المختلفة في البلدان المتقدمة ؛ تيسير الجولات الدراسية للخبراء من منظمات التقييس في البلدان النامية ؛ وإعداد كتيبات تدريبية بشأن التقييس للبلدان النامية؛ تحفيز تنمية التعاون الثنائي بين الدول الصناعية والنامية في مجال المواصفات والمقاييس.

تدرس COPOLCO (COPOLCO - لجنة سياسة المستهلك) قضايا ضمان مصالح المستهلكين وإمكانية تعزيز ذلك من خلال التوحيد القياسي ؛ يلخص تجربة مشاركة المستهلك في إنشاء المعايير ويضع برامج لتثقيف المستهلكين في مجال التقييس وتقديم المعلومات اللازمة لهم حول المعايير الدولية. يتم تسهيل ذلك من خلال النشر الدوري لقائمة المعايير الدولية والوطنية ، بالإضافة إلى أدلة مفيدة للمستهلكين: "الاختبارات المقارنة للمنتجات الاستهلاكية" ، "معلومات حول المنتجات للمستهلكين" ، "تطوير طرق قياسية لقياس أداء المنتجات الاستهلاكية "، إلخ.

REMCO (REMCO - لجنة المواد المرجعية) تقدم المساعدة المنهجية إلى ISO من خلال تطوير المبادئ التوجيهية المناسبة بشأن القضايا المتعلقة بالمواد المرجعية (المعايير). وهكذا ، تم إعداد كتاب مرجعي عن المواد المرجعية والعديد من الأدلة: "إشارة إلى المواد المرجعية في المعايير الدولية" ، "اعتماد المواد المرجعية. المبادئ العامة والإحصائية ، إلخ. بالإضافة إلى ذلك ، REMCO هو منسق أنشطة ISO بشأن المواد المرجعية مع المنظمات الدولية للقياس ، على وجه الخصوص ، مع OIML - المنظمة الدولية للقياس القانوني.

تم إسناد تطوير القواعد والمعايير الدولية في مجال المعلومات والتوثيق في ISO إلى اللجنة الفنية رقم 46 "المعلومات والتوثيق" ، والتي يشارك فيها 34 لجنة وطنية - أعضاء ISO ، بما في ذلك الوكالة الفيدرالية للتنظيم الفني والمقاييس روسيا ، Rostekhregulirovanie.

تعمل هذه اللجنة في مجال التوحيد القياسي في مجال أنشطة المعلومات والنشر والفهرسة والتلخيص والأنشطة العملية للمكتبات ومراكز التوثيق والمعلومات والمحفوظات.

وتتكون من أربع لجان فرعية في هيكلها: اللجنة الفرعية رقم 4 "التعاون التقني" ؛ اللجنة الفرعية رقم 8 "الجودة - الإحصاء وتقييم الأداء" ؛ اللجنة الفرعية رقم 9 "تحديد الهوية والوصف" ؛ اللجنة الفرعية رقم 11 إدارة المحفوظات / الوثائق.

قامت اللجنة الفرعية رقم 11 ، التي تم إنشاؤها من أجل تطوير التوحيد القياسي في مجال العمل المكتبي والأرشفة ، بتطوير 3 معايير دولية: جزءان من ISO 15489-2001 "المعلومات والتوثيق - إدارة السجلات" (ISO 15489-2001 ، المعلومات والتوثيق - إدارة السجلات) والجزء الأول من المعلومات والتوثيق ISO 23081 - عمليات إدارة السجلات - البيانات الوصفية للسجلات - الجزء 1: المبادئ). ينظم معيار ISO 15489 إدارة المستندات بأي تنسيق وعلى أي وسائط يتم إنشاؤها واستلامها من قبل المنظمات المختلفة في سياق أنشطتها. يغطي الجزء الثاني من المعيار إجراءات إدارة السجلات في المنظمة وفقًا للمبادئ الموحدة في الجزء الأول من ISO 15489-1: 2001. هذا المستند هو في الواقع تقرير تقني ، والذي يشير ، وفقًا لقواعد ISO ، إلى وثائق المعلومات ولا يتمتع بوضع المعيار ؛ الغرض من تطويره هو تقديم إحدى المنهجيات الممكنة لتنفيذ أنظمة إدارة المستندات ، التي تم إنشاؤها في منظمة بناءً على مبادئ الجزء الأول من ISO 15489-1: 2001. تعتمد هذه المنهجية على التجربة الأسترالية. في الوقت نفسه ، تجدر الإشارة إلى أنه عند مناقشة الجزء الثاني من ISO 15489-1: 2001 ، تم تقديم مقترحات لتضمين التقرير الفني عدة خيارات لمنهجيات تنفيذ أنظمة إدارة الوثائق وبالتالي إزالة التناقضات المرتبطة الخصائص الوطنية لحفظ السجلات وإدارة الوثائق. ولكن نظرًا لتعقيد وتنوع هذه المنهجيات ، فقد تقرر تضمين نسخة واحدة فقط في التقرير الفني وإسناد العمل على تطوير المنهجية اللازمة إلى نطاق أنشطة الهيئات الوطنية للتوحيد القياسي وإدارة الوثائق والمحفوظات.

لذلك ، في معظم البلدان المتقدمة في العالم ، عند تطوير معيار وطني ، يتم إيلاء اهتمام وثيق للجزء الأول من ISO 15489-1: 2001 ، يتم استخدام الجزء الثاني كمساعد (توضيح عدد من أحكام الجزء الأول) وثيقة.

يتعامل معيار ISO 23081 مع البيانات الوصفية للأعمال في أنشطة الإدارة وأنواعها ووظائفها لتوفير عمليات الإدارة والأعمال ، فضلاً عن إدارة البيانات الوصفية.

في مارس 2005 ، تم إصدار ISO 22310 للمعلومات والتوثيق. متطلبات إدارة السجلات / المستندات في المعايير "(ISO / DIS 22310 ، المعلومات والوثائق - متطلبات إدارة السجلات / المستندات في المعايير).

ترتبط اللجنة الفنية رقم 46 في أنشطتها باللجنة رقم 154 "العمليات وعناصر البيانات والوثائق في التجارة والصناعة والإدارة" ، والتي طورت معايير شائعة الاستخدام مثل نماذج ISO 8439-1990. التخطيط الأساسي "(ISO 8439: 1990 ، تصميم النماذج - التخطيط الأساسي) و ISO 8601-2000" عناصر البيانات وتنسيقات التبادل - تبادل المعلومات - تمثيل التواريخ والأوقات "(ISO 8601: 2000 ، عناصر البيانات وتنسيقات التبادل - تبادل المعلومات - تمثيل المواعيد والأوقات).

من بين المعايير التي طورها TC No. 46 ، تجدر الإشارة إلى المعيار الدولي ISO 5127-2001 "المعلومات والتوثيق - المفردات" (ISO 5127: 2001 ، المعلومات والتوثيق - المفردات) ، والذي يحتوي على المصطلحات والمفاهيم الرئيسية المستخدمة في مجال العمل بالمعلومات والتوثيق. يستخدم المعيار في تطوير المعايير المطبقة لعلوم المعلومات ، بما في ذلك المكتبات وإدارة السجلات وسجلات الأرشفة.

تحدد المواصفة القياسية الدولية ISO 2384-1977 "التوثيق - تقديم الترجمات" (ISO 2384: 1977 ، الوثائق - تقديم الترجمات) قواعد لتقديم الترجمات في شكل قياسي ، مما يبسط تطبيقها من قبل فئات مختلفة من المستخدمين.

في عام 2003 ، المعيار الدولي ISO 14416-2003 "المعلومات والتوثيق - متطلبات تجليد الكتب والدوريات والمسلسلات والمستندات الورقية الأخرى للاستخدام في المحفوظات والمكتبات - الأساليب والمواد" (ISO 14416: 2003 ، المعلومات والتوثيق - متطلبات تجليد الكتب والدوريات والمسلسلات والمستندات الأخرى لاستخدام الأرشيف والمكتبة - الأساليب والمواد).

مما سبق ، يمكننا أن نستنتج أنه ، في الوقت الحاضر ، تم تطوير عدد كافٍ من المعايير في مجال إدارة المستندات التي تسمح بتنظيم إدارة المستندات بأي تنسيق وعلى أي وسائط تم إنشاؤها واستلامها من قبل مختلف المنظمات في سياق أنشطتهم ، وضع قواعد لتقديم الترجمات في شكل قياسي ، مما يبسط استخدامها من قبل فئات مختلفة من المستخدمين.

2.1 خبرة مع الوثائق في كومنولث أستراليا

2.1.1 نظام معايير دولة الاتحاد الأسترالي

إن التجربة الكاملة لأستراليا في مجال إدارة الأفلام الوثائقية هي جوهر إنجازات المتخصصين فيها.

يتم تمثيل نظام التوحيد القياسي للكومنولث الأسترالي بواسطة معايير أستراليا ، وهي منظمة تأسست عام 1922. القاعدة التنظيمية والمنهجية للدعم الوثائقي لإدارة كومنولث أستراليا واسعة جدًا. من الشرعي أن نقول إن أستراليا واحدة من الدول الرائدة في المنطقة. مثال على ذلك هو المعيار الوطني ، AS 4390-1996 ، الذي اتخذته المنظمة الدولية للتوحيد القياسي كأساس لتطوير ISO 15489: 2001 ، وبالتالي يوصى به لجميع البلدان التي يتم تمثيل هيئات التقييس الوطنية فيها في ISO ، كمرجع عند إنشاء المعايير الوطنية الخاصة بهم.

كجزء من أنشطتها داخل ISO ، توفر شركة Standards Australia لعمل اللجنة الفرعية لإدارة المحفوظات / الوثائق المنشأة داخل اللجنة الفنية للمعلومات والوثائق ، التي تشكل أمانتها. هذا الأخير مسؤول عن تطوير وتنفيذ المعايير الدولية التالية:

ISO 15489-1: 2001 ؛

ISO 15489 / TR-2: 2001 ؛

ISO 22310: 2006 ؛

ISO / TS 23081-2: 2007

في عام 2002 ، تبنت أستراليا معيار إدارة الوثائق الوطني المكافئ ISO 15489: 2001 ، AS ISO 15489-2002. تم تطويره من قبل لجنة إدارة الوثائق ، وهي قسم فرعي من المعايير الأسترالية. بعد ذلك ، أنشأت المعايير الأسترالية أيضًا لجنة فنية لإدارة السجلات للامتثال لتقديم وثيقة مصاحبة لـ AS ISO 15489-2002 لتوفير إرشادات عملية حول المراقبة والتدقيق من قبل المنظمات.

على الرغم من أن معيار AS ISO 15489-2002 يكرر إلى حد كبير محتوى معيار AS 4309-1996 ، إلا أن هناك عددًا من الاختلافات المهمة بينهما فيما يتعلق بالمصطلحات والهيكل والنهج لتغطية أنواع مختلفة من القضايا.

تم تطوير وتنفيذ AS ISO 15489-2002 كمعيار دولي ، وتم تغيير بعض المصطلحات للتأكد من أنها تتماشى مع الممارسات الدولية.

AS 4390-1996 والمعايير ذات الصلة تم تنقيحها وتوسيعها وتحديثها ، وبالتالي أصبحت AS ISO 15489-2002. بينما يحتوي AS 4390-1996 على ستة أجزاء ، يحتوي AS ISO 15489-2002 على جزأين (المعيار نفسه ومواد الدعم الفني). وفقًا لذلك ، تختلف المعلومات الواردة في AS ISO 15489-2002 اختلافًا كبيرًا عن تلك الواردة في AS 4390-1996 ، ويرجع ذلك أساسًا إلى الإيجاز والدقة. حاولت المعايير الأسترالية بعد نشر AS ISO 15489-2002 إبراز المكونات الرئيسية لـ AS 4390-1996 التي لم يتم تضمينها في المعيار الجديد ، ونشرها في شكل ملاحق وإضافات إلى القانون المعياري والمنهجي الحالي على تنظيم إدارة الوثائق.

وبالتالي ، يجب التأكيد على أن العولمة ، التي تتميز ، من بين أمور أخرى ، بتوحيد العمليات الاقتصادية والتكنولوجية ، واضحة للعيان في مجال الدعم الوثائقي للإدارة. ومن الأمثلة الصارخة على ذلك التطوير على أساس المعيار الوطني للاتحاد الأسترالي AS 4390-1996 للقانون المعياري والمنهجي الدولي ISO 15489: 2001 واعتماد معايير أصلية في عدد من البلدان التي تكون هيئات التقييس الوطنية فيها ممثلة في ISO.

2.1.2 محفوظات الكومنولث

يتم تمثيل صندوق المحفوظات في كومنولث أستراليا من خلال شبكة من الهيئات المتخصصة المسؤولة ليس فقط عن تخزين وثائق صندوق المحفوظات في البلاد ، ولكن أيضًا عن تطوير القوانين التشريعية والتنظيمية في مجال الأرشفة. تشمل هذه الشبكة: الأرشيف الوطني الأسترالي ، وجمعية المحفوظات الأسترالية ، ومحفوظات الدولة التابعة للاتحاد.

تم تشكيل الأرشيف الوطني الأسترالي في عام 1961 عندما انفصل مكتب أرشيف الاتحاد عن مكتبة أستراليا الوطنية. في عام 1975 ، تم تغيير اسم المؤسسة إلى أرشيفات أستراليا ، وفي عام 1998 حصلت على اسمها الحالي.

في موازاة ذلك ، كان وضع الأرشيف الوطني الأسترالي يتغير أيضًا. كلف قانون المحفوظات لعام 1983 المؤسسات بوظيفة ضمان سلامة وثائق هيئات ومؤسسات الدولة. في عام 2001 ، أصبح الأرشيف الوطني الأسترالي هيئة تنفيذية اتحادية تخضع لسلطة وزير الثقافة والرياضة.

اللقب الرسمي لرئيس الأرشيف الوطني الأسترالي هو "المدير العام". تم إنشاء مجلس إدارة المحفوظات الوطنية في أستراليا بموجب المادة 10 (1) من قانون المحفوظات لعام 1983. ويتألف المجلس من عضو مجلس الشيوخ وعضو في مجلس النواب و 11 عضوًا آخرين يعينهم وزير الثقافة والرياضة. .

من الناحية الهيكلية ، يتم تنظيم الأرشيف الوطني الأسترالي في خمسة أقسام: الوصول والاتصالات ، والخدمات الاستشارية ، والتنسيق الوطني ، وإدارة السجلات والتخزين ، وإدارة المعلومات الحكومية ، يرأس كل منها أحد نواب المدير العام.

الجمعية الأسترالية للمحافظين هي منظمة عامة تم تشكيلها في عام 1975 بسبب نقص الموظفين المؤهلين بين عمال الأرشيف.

تشمل وظائف الجمعية الأسترالية للمحافظين ما يلي:

تعليم الموظفين المؤهلين ، بما في ذلك إجراء التدريبات والحلقات الدراسية المتخصصة ؛

المساعدة في تنظيم تخزين المواد الوثائقية الخاصة بصندوق المحفوظات في البلاد ، والإشراف على الاستخدام السليم لها ؛

المساعدة الشاملة في إجراء البحث العلمي في مجال الأرشفة.

النشر والتعميم بوسائل أخرى للمعلومات المتعلقة بتنظيم محفوظات الكومنولث.

يُعهد باتخاذ القرار بشأن الأنشطة الحالية لجمعية أمناء المحفوظات الأسترالية إلى المجلس ، الذي يتم انتخاب أعضائه بناءً على نتائج التصويت الداخلي.

الهيئات العاملة في جمعية المحفوظات الأسترالية هي فرق عمل تشمل:

فرقة العمل "محفوظات المنظمات" ؛

فرقة العمل "الوثائق الإلكترونية" ؛

فرقة العمل المعنية بقضايا السكان الأصليين ؛

فرقة العمل "محفوظات السلطات التنفيذية المحلية" ؛

فرقة العمل "أرشيف المدارس" ؛

فرقة عمل "أرشيف الجامعات".

تم إنشاء مكتب السجلات العامة في فيكتوريا بموجب قانون السجلات العامة لعام 1973 لجمع وتأمين وتأمين التخزين الدائم طويل الأجل لسجلات حكومة الولاية.

يتولى القسم الثقافي في رئاسة الوزراء وإدارة مجلس الوزراء إدارة أرشيف ولاية فيكتوريا.

يشمل اختصاص محفوظات ولاية فيكتوريا ما يلي:

إعداد المعايير التي تحكم عمليات إنشاء الوثائق الحكومية للدولة ؛

إبداء الرأي لممثلي الجهات الحكومية بشأن تنفيذ أحكام المعايير في الممارسة العملية. إقامة الدورات التدريبية والندوات.

بتحليل الرسم التخطيطي الهيكلي لتنظيم صندوق المحفوظات في كومنولث أستراليا ، يمكننا أن نستنتج أن الهيئات ذات الصلة هي مزيج من منظمة حكومية فيدرالية ، ومنظمة عامة فيدرالية ومنظمات حكومية من الموضوعات ، وتؤدي "وظيفة ثلاثية" :

مطور الإجراءات التشريعية والتنظيمية في مجال الأرشفة.

المراقب المالي - المدقق ، الذي تم استدعاؤه لمراقبة تنفيذ أحكامها في الممارسة العملية ؛

البيئة التعليمية.

لذلك ، يحتل كومنولث أستراليا أحد الأماكن الأولى في العالم في تطوير المعايير في مجال حفظ السجلات والأرشفة ، والعديد من المعايير المعتمدة في الكومنولث أصبحت دولية ، وبالتالي تؤثر بنشاط على تطوير حفظ السجلات في جميع أنحاء العالم.

2.2 تجربة الوثائق في إيطاليا

كان العمل المكتبي في إيطاليا الحديثة موجودًا منذ بداية القرن التاسع عشر - من الوقت الذي كانت فيه الدول الإيطالية تحت سيطرة فرنسا النابليونية. غرست الحكومة الفرنسية في إيطاليا تصنيفًا للوثائق ونظام تسجيل ، لا تزال سماته الرئيسية قائمة حتى اليوم. بعد أربعة عشر عامًا من تشكيل الجمهورية الإيطالية عام 1861 ، فتحت الحكومة في روما - Archivio Centrale dello Stato(أرشيف الدولة المركزية). يقع الأرشيف في روما ، ويخزن المستندات الصادرة عن الهيئات الإدارية المركزية للحكومة الوطنية الإيطالية. بالإضافة إلى ذلك ، يدير الأرشيف التسلسل الهرمي لمنظمات أرشيفية الدولة في جميع أنحاء إيطاليا ويشكل هيكل العمل المكتبي على مستوى الدولة.

يمكننا القول أن العمل المكتبي الحديث في إيطاليا بدأ بإصدار المرسوم الملكي لعام 1900 (حددت الوثيقة المبادئ الأساسية لعمل المكاتب والمؤسسات الأرشيفية لحكومة الولاية). ومع ذلك ، لم يتم تشكيل هيكل العمل المكتبي بالشكل الذي يوجد به رسميًا اليوم إلا في عام 1963. خرج د في ذلك الوقت. Ecreto del Presidente dello Republica(المرسوم الرئاسي) ، الذي حدد المتطلبات الأساسية لتخزين الأرشيف وحفظ السجلات ، والتي ، مع تغييرات طفيفة ، لا تزال سارية حتى يومنا هذا. دعونا ننظر في جوهر هذه المتطلبات.

تم وضع نظام التسجيل الإيطالي في المرسوم الملكي لعام 1900 ولا يختلف كثيرًا عن الأنظمة الأوروبية الأخرى. تتوافق كل فئة من المستندات ، موحّدة بعنوان مشترك أو موضوع مشترك ، مع عدد من المستندات في السجل. كقاعدة عامة ، يتم إنشاء دفتر يومية منفصل لكل فئة من فئات المستندات. كما هو الحال مع معظم أنظمة التسجيل ، فإن كل مستند يتم استلامه أو إنشائه في المكتب يخضع للتسجيل الإلزامي في المجلة. يتم ترقيم المستندات المسجلة على التوالي ؛ يتم الاحتفاظ بسجلات المستندات الواردة والصادرة بشكل منفصل في المجلة. تعد حقيقة تسجيل المستند تأكيدًا رسميًا ليس فقط لوجود المستند ذاته ، ولكن أيضًا على أصالته.

عند تسجيل المستندات الواردة ، يتم إدخال تاريخ الاستلام واسم المرسل وموضوع الحالة في دفتر اليومية. عند تسجيل المستندات الصادرة ، يشار إلى تاريخ الإنشاء والمرسل إليه وموضوع القضية. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تسجيل جميع المستندات في مجلة المكتب الذي تم استلامها إليه.

عادةً ما تستخدم المكاتب الأوروبية نوعًا من مخطط تصنيف الحالة القياسي جنبًا إلى جنب مع السجلات ، وإيطاليا ليست استثناء. بموجب المرسوم الملكي لعام 1900 ، تم إدخال "التصنيف المنهجي حسب التفويض (المهمة)". يوفر هذا النظام المعياري كلاً من فئات الموضوعات العامة والخاصة التي تشكل أساس تسيير الأعمال في الوزارات الحكومية.

تسمح فئات الحالات العامة بتصنيف الوثائق الإدارية المشتركة بين جميع الوزارات أو معظمها (مثل الملفات الشخصية) ، بينما تعكس الفئات الخاصة احتياجات وزارة معينة ، بسبب خصوصيات أنشطتها. تشكل فئات الموضوعات المختلفة تسلسلاً هرميًا للفئات والفئات الفرعية ، يتم تعيين رمز أبجدي رقمي خاص لكل منها. يستخدم نظام مماثل على نطاق واسع في أمريكا الشمالية.

بالإضافة إلى المجلات المذكورة أعلاه ، تستخدم المستشارين الإيطاليين فئة خاصة من مجلات التسجيل تسمى ريبورتوريو. هذه السجلات هي قائمة بجميع الحالات في كل فئة موضوع. تتكون فهارس المجلات من سجلين مع قوائم أبجدية للأشخاص الذين قاموا بإنشاء المستندات أو إرسالها أو استلامها ، بينما يتم إدخال فهارس الموضوعات للوثائق المسجلة في المجلة الثالثة.

يتم نقل المستندات التي انتهى استخدامها النشط من إدارات الحكومة الإيطالية إلى ما يسمى "أرشيفات الإيداع" - المستودعات الوسيطة ، وهي نظام تخزين معقد على مستوى الدولة. مرة واحدة في السنة ، يتم إرسال المستندات من المحفوظات داخل الأقسام إلى أرشيفات الوديع ، حيث يتم تخزينها لمدة 40 عامًا من تاريخ الاستلام. بعد هذه الفترة ، يتم نقل الوثائق ذات القيمة التاريخية إلى مخزن الأرشيف المناسب ، ويتم إتلاف جميع الوثائق المتبقية.

يحدد المرسوم الرئاسي لعام 1963 ، المذكور أعلاه ، فترات الأرشفة لجميع فئات الوثائق الحكومية ، بما في ذلك تلك الخاصة بالحكومة والأقاليم والمحافظات والبلديات.

كما لوحظ بالفعل ، تدير إدارة المحفوظات المركزية ومقرها روما شبكة الدولة لمؤسسات الأرشفة ، والتي تشمل أرشيف الدولة المركزية ، وهيئات الإشراف على المحفوظات ، والمحفوظات الإقليمية للأقاليم والمقاطعات الفردية ، وغيرها من المنظمات.

تعمل هيئات الإشراف على الأرشيف بشكل مستقل عن أرشيف الدولة وتحل القضايا على المستوى الإقليمي فيما يتعلق بالوثائق التي يملكها الأفراد أو المنظمات.

لذلك ، بدأ العمل المكتبي في إيطاليا يتطور في وقت متأخر. كان للحكومة الفرنسية تأثير كبير في مجالات مثل تصنيف الوثائق ونظام التسجيل. اليوم ، لا يختلف نظام المكاتب الإيطالي كثيرًا عن الأنظمة الأوروبية الأخرى.

3. تحليل الوضع الحالي لإدارة الوثائق في روسيا

في الوقت الحالي ، يتم تنظيم التوثيق والتنظيم وتكنولوجيا دعم التوثيق للإدارة في عدة اتجاهات: التنظيم التشريعي ، والتوحيد القياسي ، وتطوير الوثائق المعيارية والمعيارية والمنهجية للعمل على الصعيد الوطني.

تتمتع قوانين الاتحاد الروسي بأعلى أهمية قانونية.

حدد القانون الفيدرالي للاتحاد الروسي "بشأن المعلومات وتكنولوجيا المعلومات وحماية المعلومات" الالتزام بتوثيق المعلومات ، ووضع عددًا من المصطلحات (المعلومات ، والمعلوماتية ، وموارد المعلومات ، والمعلومات الموثقة ، وما إلى ذلك) ، والعلاقات المنظمة الناشئة عن الإنشاء واستخدام تكنولوجيات المعلومات ، التي أُنشئت إلزامية توفير المعلومات لأجهزة الدولة.

والالتزام بالتوثيق مذكور أيضا في قوانين تشريعية أخرى. وهكذا ، حدد القانون المدني للاتحاد الروسي الأساس القانوني ليس فقط لأنشطة الكيانات القانونية ، ولكن أيضًا لتوثيقها. يحدد عدد من المقالات متطلبات تكوين المعلومات (محتوى) الوثائق وتصميمها. نعم فن. يحتوي 52 من القانون المدني للاتحاد الروسي على شرط لمحتوى الميثاق ومذكرة التأسيس ، والتي تعمل على أساسها الكيانات القانونية ؛ فن. 185 و 186 يحددان تفاصيل مثل هذه الوثيقة على أنها توكيل رسمي ؛ في الفن. تم تعريف نموذج التحقق 878 ، إلخ.

نصت تشريعات الاتحاد الروسي بشأن صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والمحفوظات على أن يشمل صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي الوثائق الموجودة على أراضيه ، بغض النظر عن شكل ملكية المنظمات التي تم تشكيلها فيها. لذلك ، يجب نقل العديد من وثائق المؤسسات والمنظمات والشركات ، بعد فترة زمنية معينة ، للتخزين في أرشيفات الدولة بالطريقة المنصوص عليها في الوثائق التنظيمية.

تنظم القوانين التشريعية للاتحاد الروسي متطلبات المستندات المرسلة باستخدام وسائل الاتصال المختلفة (البريد والبرق والفاكس والرسائل الإلكترونية) ، ومتطلبات حماية المعلومات في مراحل مختلفة من إنشائها وتخزينها ، وإعطاء الوثائق الرسمية (القوة القانونية) . كما أنها تحتوي على أساسيات تنظيم عمليات المعلوماتية. ينص القانون على حق ملكية المستندات الفردية ومجموعات التوثيق ، وفئات المعلومات وفقًا لمستويات الوصول إليها.

يحتوي عدد من الإجراءات القانونية على قواعد يجب مراعاتها عند إعداد وتنفيذ وثائق الإدارة. وتشمل هذه الإجراءات ، على سبيل المثال ، قانون الاتحاد الروسي "بشأن العلامات التجارية وعلامات الخدمة وتسميات منشأ السلع" ، الذي يحدد إجراءات تسجيل شعار الشركة موضوع على ورق ذي رأسية ؛ مرسوم حكومة الاتحاد الروسي "بشأن تبسيط تصنيع واستخدام وتخزين وتدمير الأختام والأوراق ذات الرأسية مع نسخ شعار دولة الاتحاد الروسي" ، إلخ.

حاليًا ، وفقًا لبرنامج الهدف الفيدرالي ، تعمل GSDOU - نظام من الأحكام التي تحدد القواعد الأساسية للعمل مع المستندات في المنظمات. النظام موجه أيضًا إلى الهياكل التجارية. يتكون من جزأين: معياري ومنهجي. في الجزء المعياري ، يتم تحديد المهام والوظائف الرئيسية ، والتنظيم القانوني لأنشطة خدمة دعم التوثيق في المنظمة ، وهيكلها التقريبي ؛ إجراءات إعداد وتنفيذ الوثائق ؛ جميع مراحل العمل معهم: التسليم والمرور والمعالجة والمحاسبة والتسجيل ومراقبة التنفيذ والمعلومات والعمل المرجعي والتخزين التشغيلي للوثائق والبحث عن المستندات والمعلومات ؛ حماية أنظمة استرجاع المعلومات ؛ إعداد الوثائق للأرشيف ؛ إجراء فحص قيمة المستندات ؛ تنظيم تخزين الوثائق. إنها مجموعة واحدة من الوثائق الآلية القائمة على برامج تحرير النصوص الحديثة ، وتدفق العمل الآلي (بما في ذلك البريد الإلكتروني) ، وقواعد البيانات والتخزين الآلي واستخدام الوثائق (بما في ذلك التسميات الآلية للحالات ، وقوائم الحالة ، وما إلى ذلك).

GOST R 6.30-2003 USD نظام موحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات التوثيق.

ينطبق المعيار على "المستندات التنظيمية والإدارية المتعلقة بالنظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية (USORD) - القرارات والأوامر والأوامر والقرارات والبروتوكولات والأفعال والرسائل وما إلى ذلك ... المستخدمة في الأنشطة:

الهيئات الفيدرالية لسلطة الدولة ، والهيئات الحكومية التابعة للكيانات المكونة للاتحاد الروسي ، بما في ذلك الكيانات التابعة للاتحاد الروسي ، والتي لها ، إلى جانب اللغة الروسية كلغة وطنية للدولة ، هيئات الحكم الذاتي المحلي ؛

الشركات والمنظمات وجمعياتها ، بغض النظر عن الشكل التنظيمي والقانوني.

حاليًا ، في مجال التعليم قبل المدرسي ، يمكن تحديد العديد من المشكلات وطرق حلها. من الضروري إدخال قانون بشأن التوثيق.

يجب أن يلعب قانون التوثيق للاتحاد الروسي دورًا أساسيًا في حل مشاكل مؤسسات التعليم قبل المدرسي. سيجعل القانون من الممكن إضفاء الطابع الرسمي على المبادئ العامة وأهم أحكام دعم التوثيق ، بما في ذلك الالتزام بتوثيق أنشطة جميع المنظمات ، وأشكال وطرق التوثيق ، والتوثيق الإلكتروني ، وتبادل المعلومات الموثقة لتلبية الاحتياجات لتوثيق مواضيع القانون وتدابير المسؤولية عن الانتهاكات. يجب أن يصبح القانون إطارًا تنظيميًا أساسيًا لن يحل العديد من القضايا الخلافية المتعلقة بإدارة المستندات الإلكترونية والأرشيفات الإلكترونية فحسب ، بل يحدد أيضًا إلى حد ما الاتجاهات والآفاق الإضافية لتطوير أتمتة المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. إن اعتماد قانون بشأن التوثيق مهمة ملحة في المستقبل القريب. لضمان التوحيد ، من الضروري تطوير معايير جديدة.

يتم تسهيل حل المشكلات التكنولوجية للوثائق من خلال VNIIDAD المتقدمة والموافقة عليها من قبل معيار الدولة للاتحاد الروسي GOST 6.30-2003. "USD. ORD. متطلبات الأعمال الورقية." المعيار ، الذي يقدم متطلبات توحيد عناصر التوثيق ، يسهل بشكل كبير إنشاء عمليات معيارية وموحدة وموحدة لكل من التوثيق التقليدي والآلي ، وتخزين ونقل المعلومات الموثقة. من الأهمية بمكان أيضًا التطوير والصيانة (التحديث) اللاحق لمصنفات المعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية لعموم روسيا ، بما في ذلك. نماذج من وثائق الإدارة على مستوى الإدارات والمؤسسات والمنظمات. دعونا ننتقل إلى تجربة البلدان الأخرى. الولايات المتحدة الأمريكية لديها قانون إدارة السجلات الفيدرالية منذ عام 1976. يُقصد بمصطلح "إدارة المستندات" التخطيط والرقابة والتوجيه والتنظيم والتدريب والترويج والأنشطة الإدارية والتنظيمية الأخرى التي تتضمن إنشاء المستندات وتخزينها واستخدامها والقدرة على التخلص من المستندات. في عام 1980 ، تم اعتماد "قانون تقليص العمل بالوثائق" ، بهدف خلق إطار قانوني موحد في هذا المجال من النشاط الإداري. الأرشيف الوطني الأمريكي لديه وحدة قوية مسؤولة عن إدارة السجلات. لنأخذ الأمثلة الأوروبية أقرب إلينا.

إنجلترا: منذ عام 1985 كان هناك برنامج حكومي لتحسين إدارة السجلات. تحت رئاسة مجلس الوزراء ، هناك دائرة إدارية ثانية ، تتعامل مع أرشيف الدولة في بريطانيا العظمى ، بدعم مالي مناسب من الحكومة ، مع إدارة الوثائق على المستوى التقني والتكنولوجي الحديث. في ألمانيا ، حيث تم الارتقاء بالفيدرالية إلى مستوى مبدأ هيكل الدولة ، في 21/06/95 وافقت الحكومة على نظام مركزي للعمل المكتبي على أساس القواعد العامة لعمل الوزارات الفيدرالية. يعتبر المتخصصون في الوثائق والمحفوظات الألمان هذه الحقيقة بمثابة انتصار كبير لهم ، الأمر الذي تطلب جهودًا طويلة الأمد من قبل طاقم العمل والقادة في البوندساركيف. علاوة على ذلك ، فإن هذا القانون ليس الأول في تاريخ ألمانيا. منذ عام 1926 ، كان "القانون الإمبراطوري بشأن الإجراءات العامة للعمل المكتبي" ساري المفعول ، وفي عام 1958 تم وضع "قانون الإجراءات العامة لعمل الوزارات الفيدرالية". من المثير للاهتمام أن مطوري نظام العمل المكتبي الحديث في الوزارات الفيدرالية الألمانية وضعوا إحدى مهامه الرئيسية لإنشاء تسمية موحدة للقضايا للوزارات الفيدرالية ومواجهة إغراء التخلي عن المخططات المنهجية الصارمة لتجميع المستندات وتشفيرها من خلال الحديث تكنولوجيا الكمبيوتر. ويمكن استكمال هذه القائمة بأمثلة أخرى من التشريع ، على سبيل المثال ، جمهورية التشيك ، حيث قانون المحفوظات 1994 / 1997-2002. إن التزام جميع المنظمات ، بغض النظر عن شكل الملكية ، مكتوب بوضوح للحفاظ على الوثائق بالترتيب ، والاهتمام بحساباتها وتخزينها. تمت كتابة قاعدة مماثلة في قانون تشريعي مماثل لبيلاروسيا ودول أخرى. يمكن للمرء أيضًا أن يتذكر تجربة أستراليا ، حيث تم اعتماد معيار إدارة الوثائق الوطنية لأول مرة في العالم في عام 1996 ، والذي يحتوي على توصيات للعمل مع المستندات الورقية التقليدية والوثائق الإلكترونية الحديثة.

ترتبط مشكلة إدارة المستندات الإلكترونية وأتمتة المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ارتباطًا وثيقًا بمشكلة المستند الإلكتروني. في الوقت الحاضر ، قامت العديد من الشركات بتطوير وتنفيذ عدد كبير من أنظمة إدارة المستندات الآلية (ADMS) ، والتي تتميز بمقاربات محددة ووسائل اتصال حاسوبية للتنفيذ. لسوء الحظ ، لا توجد مصطلحات موحدة في هذه التطورات. تحمل منتجات شركات المطورين أسماء مثل: نظام إدارة المستندات ، ونظام كمبيوتر للعمل المكتبي وأتمتة سير العمل ، ونظام إدارة المكاتب ، ونظام إدارة المستندات الموزعة ، والأرشيف الإلكتروني ، إلخ. يشير التنوع في أسماء الأنظمة المطورة والمتطورة فقط إلى أن هذه المنطقة من سوق المعلومات لم تتشكل بعد كقسم مستقل ، وفي بعض الحالات ، تظهر منتجات ASUD كتطورات ذات صلة أو منتج ثانوي عند حلها. مهام أخرى أكثر تعقيدًا. ومع ذلك ، فإن عدد ASUDs ينمو بسرعة كبيرة.

من الممكن صياغة متطلبات معينة لنظام إدارة المستندات الحديث في المؤسسة. بادئ ذي بدء ، يجب على ASUD أداء جميع مهام الدعم الوثائقي للإدارة بالكامل: إعداد المستندات ، وتسجيلها ، والتحكم في التنفيذ ، والبحث عن المستندات ، وتخزينها ، والعمل المرجعي على مجموعة من المستندات. يجب أن يبنى النظام على مبادئ منهجية موحدة وبرمجيات وأجهزة وحلول تكنولوجية وفي إطار الظروف التنظيمية والقانونية الحالية في شكل تشريعات محلية ومعايير الدولة والتعليمات والمتطلبات. يجب أن يضمن ASUD الاستخدام الكامل (التكامل) لمورد المعلومات المتراكم وتنفيذ مبدأ المدخل الفردي للمعلومات واستخدامه المتعدد بشكل موثق وفي الواقع. يجب أن يساعد النظام أيضًا المسؤولين في اختيار مسارات حركة المستندات داخل المنظمة ، مما يوفر الدرجة اللازمة لحماية المعلومات من الوصول غير المصرح به. يجب أن يكون نظام التحكم الآلي في الظروف الحديثة قادرًا على التوسع بمكونات معينة (عدد الأجهزة والتقنيات التقنية ، عدد المستندات (كمية المعلومات) ، عدد المستخدمين) وأن يكون قادرًا على التكيف في حدود معقولة لتغيير المستخدم المتطلبات.

لا ينبغي للمرء أن يعتقد أن هذه المشاكل هي مشاكل روسية حصرا. يهتم عالم الأعمال بأكمله بمشاكل مماثلة. على سبيل المثال ، أظهرت دراسة باللغة الإنجليزية عام 1996 أن ما يقرب من نصف المؤسسات البريطانية التي شملها الاستطلاع لديها مشاكل كبيرة في مجال المعلومات والتوثيق. في هذه المؤسسات ، نظام البحث عن الوثائق الضرورية ضعيف. 77.6٪ من المديرين من مختلف الرتب اعترفوا بأنهم يبحثون عن المعلومات بأنفسهم ، و 18٪ فقط يلجأون إلى المساعدين والأمناء للمساعدة. من غير المحتمل أن يوضح هذا الموقف الإدارة الفعالة.

وبالتالي ، فإن التشريع الحالي يحتوي على عدد كبير من القواعد والقواعد والمتطلبات الإلزامية لتوثيق الأنشطة المختلفة للمنظمات الحكومية وغير الحكومية ، لتنفيذ أنواع معينة من الوثائق ومحتواها وهيكل نصها.

استنتاج

وتجدر الإشارة إلى أنه في الخارج (أوروبا والولايات المتحدة الأمريكية وما إلى ذلك) قد تقدمت كثيرًا في تطبيق تقنيات المعلومات في دعم التوثيق ، وخاصة في مسائل إدارة المستندات الإلكترونيةواستخدام الوثائق الإلكترونية. هذا ، بالطبع ، أول أهم فرق. اعتمدت ISO في عام 2001 معيار إدارة المستندات (ISO: 15489-1-2001) ؛ في أوروبا أيضًا ، في عام 2001 ، تم تطوير واعتماد المواصفة "المتطلبات الأوروبية النموذجية لأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية".

تشير هذه الحقائق إلى أنها في البلدان المتقدمة لا تمثل إدارة الوثائق دون استخدام تكنولوجيا المعلومات. لم يشاركوا لفترة طويلة عمل مكتبيللتقليدية ، كما هو معتاد لدينا ، ومع استخدام تكنولوجيا المعلومات. لديهم أي أوراق تستند إلى استخدام تقنيات المعلومات الحديثة ، ببساطة لا يمكن أن يكون هناك آخر.

الشيء الثاني الذي يجب ملاحظته هو بعض الأساليب المحددة لإدارة المستندات الخاصة بها دإنتاج شجرة التنوبأوروبا الغربية والولايات المتحدة ، والتي ، بالمناسبة ، تنعكس في معيار ISO-15489 ، في القسم الذي يحدد متطلبات عمليات إدارة المستندات. في المعيار ، لا تبدأ عمليات إدارة المستندات بتسجيل المستندات ، ولكن بالفحص وتحديد فترات الاحتفاظ بالمستندات. لديهم أيضًا تسجيل ، لكنه ليس في المقام الأول. بشكل عام ، لا يوجد تناقض في هذا ، لأننا نحدد أيضًا شروط تخزين المستندات ، ولكن يتم ذلك معنا عادةً بعد تنفيذ المستند ، عندما يتم نقله (أو نسخة) إلى الملف للتخزين.

اختلاف آخر: إحدى الوظائف عمل مكتبيفي روسيا هو التحكم في تنفيذ المستندات .. في الشكل الذي يتم فيه تنفيذ هذه الوظيفة في العمل المكتبي الروسي ، ربما لا يتم العثور على هذا في أي مكان. كل دولة لها تفاصيلها الخاصة عمل مكتبيلذلك ، يمكننا القول إن التحكم في توقيت تنفيذ المستندات هو خصوصية روسية.

حاليًا ، في مجال إدارة الوثائق ، تم تطوير عدد كافٍ من المعايير التي تسمح بتنظيم إدارة الوثائق في الرابطة الدولية لتوحيد المقاييس بأي شكل وعلى أي وسائط تم إنشاؤها واستلامها من قبل مختلف المنظمات في سياق أنشطتها ، وضع قواعد لتقديم الترجمات في شكل قياسي ، مما يبسطها.التطبيق من قبل فئات مختلفة من المستخدمين.

تتمثل المهمة الرئيسية للمعايير الدولية في إنشاء أساس منهجي موحد على المستوى الدولي لتطوير أنظمة الجودة الجديدة وتحسينها وشهاداتها.

يحتل كومنولث أستراليا أحد الأماكن الأولى في العالم في تطوير المعايير في مجال العمل المكتبي والأرشفة ، والعديد من المعايير المعتمدة في الكومنولث أصبحت دولية ، وبالتالي تؤثر بنشاط على تطوير العمل المكتبي في جميع أنحاء العالم.

يمكن رؤية العولمة ، التي تتميز ، من بين أمور أخرى ، بتوحيد العمليات الاقتصادية والتكنولوجية ، بوضوح في مجال الدعم الوثائقي للإدارة. ومن الأمثلة الصارخة على ذلك التطوير على أساس المعيار الوطني للاتحاد الأسترالي AS 4390-1996 للقانون المعياري والمنهجي الدولي ISO 15489: 2001 واعتماد معايير أصلية في عدد من البلدان التي تكون هيئات التقييس الوطنية فيها ممثلة في ISO.

يحتوي التشريع الحالي للاتحاد الروسي على عدد كبير من القواعد والقواعد والمتطلبات الإلزامية لتوثيق الأنشطة المختلفة للمنظمات الحكومية وغير الحكومية ، لتنفيذ أنواع معينة من المستندات ومحتواها وهيكل نصوصها.

قائمة المصادر المستخدمة

القانون الاتحادي "بشأن المعلومات وتقنيات المعلومات وحماية المعلومات" بتاريخ 27 يوليو 2006 رقم 149-FZ

نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة. المتطلبات العامة لوثائق وخدمات الدعم المستندي للإدارة. - م. ، 1991

GOST R 6.30-2003 USD نظام موحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات التوثيق

ISO 15489-2001 المعلومات والوثائق - إدارة الوثائق

ISO 23081-1: 2004 المعلومات والتوثيق - عمليات إدارة السجلات - بيانات تعريف المستند

ISO 22310 "المعلومات والتوثيق. متطلبات إدارة الوثائق الواردة في المعايير "

ISO 5127-2001 "المعلومات والتوثيق - المفردات"

ISO 2384-1977 "التوثيق - تنفيذ الترجمات"

AS ISO 15489-2002 "مدير السجلات العام"

DV Volkova أنشطة المنظمة الدولية للتقييس. مكتب العمل 2006 رقم 2.pp 66-70

كما. جولوتنيك. نظام توحيد الدولة في الاتحاد الأسترالي كمؤشر لعمليات العولمة العالمية // Office work 2007.-№4.pp 66-70

... لكلبنوك تجارية لكل خارج البلاد 5 1.1 طبيعة نظام المراقبة 5 1.2 خبرة الشغلبنوك تجارية لكل خارج البلاد 11 2. نظام الإشراف لكل... اجتماعات موقعة وثيقةتحديد ... الائتمان المنظمات. الشيكات الائتمانية المنظماتيستطيع...

1. تحفيز الموظفين لكل خارج البلاد

   ملخص >> الإدارة

   من خلال إنشاء تنظيمي مناسب وثيقةإدخال هذه القاعدة ... آلة كاتبة ، العد عملإلخ في ممارسة البحث التنظيمي الشغل لكل خارج البلادالمستخدمة و ... الفائدة خبرةالشركات الغربية الكبيرة المنظماتالأنظمة الداخلية ...

2. الدعم النفسي والتربوي للأطفال الذين يعانون من اضطرابات النمو المعقدة لكل خارج البلاد

   اختبار العمل >> علم النفس

   ... لكل خارج البلاد 2.1 منظمةتعليم الأطفال الصم المكفوفين لكل خارج البلاد(70-80 ثانية) 2.2 منظمة ... لكل خارج البلاد. من المهم ألا تنظر فقط خبرة، ولكن أيضًا أخطاء الخبراء الأجانب في الشغل... تعليم الصم المكفوفين والمعياري مستنداتمأخوذة في خاص ...

3. تكنولوجيا الشغلمع مستنداتوصول محدود

   الخلاصة >> الصناعة والإنتاج

   ما هي أخطر الحدودحماية المعلومات الالكترونية .. في بداية القضية داخلية المخزون مستنداتالواردة فيه ، في نهاية ... من الحالات. مراقبة لكل الشغلمع مستنداتتم الوصول المحدود من قبل الرأس المنظمات، له...

4. الوضع الاجتماعي للمهاجرين الروس لكل خارج البلاد

   الدورات الدراسية >> علم الاجتماع

   مخصص لخاص المنظمات- خدمات وطنية .. عمولات روسية مستنداتتبين أنها فقط 6 آلاف ... دراسة أو الشغلولكن الباقى لكل خارج البلاد. وجهات الهجرة ... الشغلفي بلد آخر أو معرفة غير كافية لغة اجنبية. ولكن خبرة ...

الكلمات الدالة: العمل المكتبي ، إدارة شؤون الموظفين ، إدارة الدولة والبلديات ، أساسيات إصدار الشهادات والتوحيد القياسي.

الهدف من الدراسة هو تحليل شروط "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة". موضوع الدراسة هو النظر في القضايا الفردية التي تمت صياغتها كأهداف هذه الدراسة.

الهدف من الدراسة هو دراسة موضوع "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة" من وجهة نظر أحدث الأبحاث المحلية والأجنبية حول قضايا مماثلة.

في سياق العمل ، تم إجراء تحليل نظري ومنهجي لموضوع "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة" ، بما في ذلك الجوانب النظرية لدراسة ظاهرة "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة" ، وطبيعة تمت دراسة موضوع "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة".

بعد ذلك ، تم إجراء دراسة حول أهمية "الخبرة الأجنبية في تنظيم إدارة التوثيق" في الظروف الحديثة بمشاركة البيانات الإحصائية والمنشورات العلمية في السنوات الأخيرة.

نتيجة للدراسة ، تم تحديد طرق محددة لحل مشكلة "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة" وإثباتها كميًا ، بما في ذلك بعض الاحتمالات لحل مشكلة "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة" والاتجاهات في تطوير موضوع "التجربة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة".

درجة التنفيذ - تم اختبار المقترحات والأنشطة المحددة في أنشطة المنظمة ، والتي كانت بمثابة الأساس للممارسة التعليمية.

يمكن استخدام التدابير المقترحة مع بعض المواصفات في عمل خدمات الأفراد في الشركات الروسية.

يسمح تنفيذ الإجراءات المقترحة بفهم أكثر دقة للطبيعة والمشاكل الفعلية لـ "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة".

مراجعة المصادر حول موضوع "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة"

في قائمة المراجع المستخدمة في التحضير هذا العمل، تم تقديم 36 مصدرًا ببليوغرافيًا. دعنا نميز بعضها:

المشكلة المعينة "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة" نظر فيها M. Yu. Rogozhin في كتاب "" ، الذي نُشر عام 2009 ويحتوي على 384 صفحة. من وصف الكتاب ، يمكننا أن نستنتج أن

كما ناقش السيد يو. روجوزين مشاكل تنظيم القضايا الحديثة حول موضوع "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة" في دراسة بعنوان "دعم التوثيق للإدارة". تم نشر هذا الكتاب من قبل دار النشر "بروسبكت" عام 2009 ، ويحتوي على 0 صفحة.

يوفر دليل تعليمي وعملي عالمي إجابات لجميع الأسئلة الرئيسية المتعلقة بالتنظيم الفعال للدعم الوثائقي للإدارة (DOE) لمؤسسة (منظمة ، مؤسسة). يتم تقديم مادة الدليل بطريقة شاملة ، على أساس التشريعات واللوائح المتعلقة بقضايا التعليم قبل المدرسي. يشغل المكان الرئيسي في الدليل النظر في قضايا إدارة المستندات (إدارة المستندات) وتوثيق الأنشطة ، بما في ذلك خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة وخدمة الموظفين وقسم المحاسبة في المؤسسة. لرؤساء الشركات ، ونوابهم للإدارة ، وموظفي المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، وأقسام الموظفين والمحاسبة ، وكذلك الطلاب في التخصص 350800 "دعم التوثيق والتوثيق للإدارة".

وقد أثير عدد من قضايا الساعة في كتاب "وثائق الإدارة". حدد ر.إي بولات أهمية هذا الموضوع وحداثة هذا الموضوع في دراسته التي نشرتها في عام 2012 دار النشر "بيزنس برس". يقرأ وصف الكتاب على النحو التالي.

يتوافق محتوى المساعدة التعليمية مع منهج تخصص "التوثيق في قسم شؤون الموظفين" ، والذي تم تضمينه في مجموعة التخصصات الخاصة للتخصص 080505.65 "إدارة شؤون الموظفين" ، بالإضافة إلى منهج تخصص "الدعم الوثائقي" من إدارة شؤون الموظفين "، وهو جزء من الجزء الأساسي من الدورة المهنية الرئيسية النموذجية برنامج تعليميالتعليم المهني العالي في اتجاه تدريب "إدارة شؤون الموظفين" - 080400 ، تم تطويره بواسطة UMO للجامعات الروسية للتعليم في مجال الإدارة. المتطلبات التنظيمية الواردة في المنشور (بما في ذلك تلك التي دخلت حيز التنفيذ في عام 2012) والتوصيات المنهجية لتوثيق أنشطة الإدارة وإدخال نهج منظم لتوثيق الإدارة التنظيم الحديثستكون مفيدة لكل من الطلاب وطلاب الدراسات العليا والمعلمين ، وكذلك الممارسين في مجال توثيق أنشطة الإدارة.

بالإضافة إلى ذلك ، عند دراسة موضوع "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة" ، تم استخدام المصادر الدورية على النحو التالي:

1. خبرة في الخارج التنظيم القانونيالخدمات العامة. أ. فاسيليفا "جورنال القانون الروسي"، العدد 12 ، ديسمبر 2007.
2. حل المنازعات التجارية البديلة. خبرة في الخارج. Stoletova، "HR officer. Personnel management"، No. 10، October 2007.
3. مشكلة التنافسية في إدارة شؤون العاملين بالمنظمة. شابوفالوف ، إدارة شؤون الموظفين ، العدد 18 ، سبتمبر 2007.
4. 1C: المؤسسة 8 - تجربة المنظمة الانتقالية. "BUH.1S" ، العدد 9 ، سبتمبر 2007.
5. تستمر أعمال التحصيل في اكتساب القوة والخبرة. بمعنى آخر. سميرنوف ، "الإدارة في مؤسسة ائتمانية" ، العدد 5 ، سبتمبر- أكتوبر 2007.

عينة مقدمة

العمل المقدم مخصص لموضوع "الخبرة الأجنبية في تنظيم إدارة التوثيق".

مشكلة هذه الدراسة لها صلة بالعالم الحديث. يتضح هذا من خلال الدراسة المتكررة للقضايا المطروحة.

تتم دراسة موضوع "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة" عند تقاطع العديد من التخصصات المترابطة في وقت واحد. يتسم الوضع الحالي للعلم بالانتقال إلى دراسة عالمية لمشاكل موضوع "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة".

تم تخصيص العديد من الأعمال لأسئلة البحث. في الأساس ، المواد المقدمة في الأدبيات التربوية ذات طبيعة عامة ، وفي العديد من الدراسات حول هذا الموضوع ، يتم النظر في قضايا أضيق من مشكلة "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة". ومع ذلك ، يجب مراعاة الظروف الحديثة في دراسة مشاكل الموضوع المحدد.

إن الأهمية العالية والتوضيح العملي غير الكافي لمشكلة "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة" يحددان الجدة بلا شك لهذه الدراسة.

مزيد من الاهتمام بمسألة "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة" ضروري من أجل تعميق وإثبات حل مشاكل موضوعية معينة لموضوع هذه الدراسة.

ترجع أهمية هذا العمل ، من ناحية ، إلى الاهتمام الكبير بموضوع "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة" في العلوم الحديثة ، من ناحية أخرى ، تطوره غير الكافي. إن النظر في القضايا المتعلقة بهذا الموضوع له أهمية نظرية وعملية.

يمكن استخدام النتائج لتطوير منهجية لتحليل "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة".

تكمن الأهمية النظرية لدراسة مشكلة "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة" في حقيقة أن القضايا المختارة للنظر فيها تتقاطع مع عدة تخصصات علمية في آن واحد.

الهدف من هذه الدراسة هو تحليل شروط "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة".

في الوقت نفسه ، فإن موضوع الدراسة هو النظر في القضايا الفردية التي تمت صياغتها كأهداف هذه الدراسة.

الهدف من الدراسة هو دراسة موضوع "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة" من وجهة نظر أحدث الأبحاث المحلية والأجنبية حول قضايا مماثلة.

1. دراسة الجوانب النظرية والتعرف على طبيعة "الخبرة الأجنبية في تنظيم إدارة الوثائق".
2. أن نقول عن أهمية مشكلة "الخبرة الأجنبية في تنظيم التوثيق المساند للإدارة" في الظروف الحديثة.
3. حدد إمكانيات حل موضوع "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة".
4. تحديد الاتجاهات في تطوير موضوع "الخبرة الأجنبية في تنظيم توثيق الدعم للإدارة".

يحتوي العمل على هيكل تقليدي ويتضمن مقدمة والجزء الرئيسي يتكون من 3 فصول وخاتمة وقائمة ببليوغرافية.

تثبت المقدمة أهمية اختيار الموضوع ، وتحدد هدف الدراسة وأهدافها ، وتصف طرق البحث ومصادر المعلومات.

يكشف الفصل الأول أسئلة عامة ، ويكشف الجوانب التاريخية لمشكلة "التجربة الأجنبية في تنظيم إدارة التوثيق". يتم تحديد المفاهيم الأساسية ، ويتم تحديد أهمية سبر الأسئلة "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة".

في الفصل الثاني ، تم تناول المحتوى والمشكلات الحديثة لـ "التجربة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة" بمزيد من التفصيل.

الفصل الثالث ذو طبيعة عملية ، وعلى أساس البيانات الفردية ، يتم إجراء تحليل للوضع الحالي ، بالإضافة إلى تحليل التوقعات والاتجاهات في تطوير "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة" مصنوع.

بناءً على نتائج الدراسة ، تم الكشف عن عدد من المشكلات المتعلقة بالموضوع قيد الدراسة ، وتم استخلاص استنتاجات حول الحاجة إلى مزيد من الدراسة / تحسين حالة القضية.

وبالتالي ، فإن أهمية هذه المشكلة تحدد اختيار موضوع العمل "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة" ، ومجموعة القضايا والمخطط المنطقي لبناءها.

كان الأساس النظري والمنهجي للدراسة هو القوانين التشريعية واللوائح المتعلقة بموضوع العمل.

كانت مصادر المعلومات لكتابة ورقة حول موضوع "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة" هي المؤلفات التربوية الأساسية ، والأعمال النظرية الأساسية لكبار المفكرين في المجال قيد الدراسة ، ونتائج البحث العملي من قبل شخصيات محلية وأجنبية بارزة. المؤلفون والمقالات والمراجعات في الدوريات المتخصصة والمخصصة لموضوع "الخبرة الأجنبية في تنظيم دعم التوثيق للإدارة" ، والمؤلفات المرجعية ، ومصادر المعلومات الأخرى ذات الصلة.